Как в excel сделать остатки?

Хитрости » 31 Октябрь 2016       Дмитрий       18489 просмотров

Для начала, наверное, неплохо бы пояснить что за зверь такой Power Query.
Power Query – специальная надстройка для для Excel 2010 и выше.

Начиная с версии Excel 2016 эта надстройка встроена в Excel и все команды расположены на вкладке Данные -группа Скачать и преобразовать. Для 2010 и 2013 после подключения надстройки появится новая вкладка — PowerQuery.

Что же дает эта надстройка и зачем её вообще устанавливать и применять? Power Query является очень мощным инструментом и позволяет получить данные из различных источников: Excel, CSV, бд Access и SQL, интернет-страницы, OneDrive и многие другие и при этом полученные данные можно сразу же обработать встроенными в Power Query командами и преобразовать в вид, удобный для дальнейшего анализа. Например, для построения той же сводной.

Скачать Power Query для 2010 и 2013 можно по ссылке: http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=313430

Результат — плоская таблица

А из этого вот такая сводная таблица:

Проблемы видны сразу: многоуровневая шапка, несколько столбцов значений. Напрямую из такой таблицы не построить нормальную сводную, в которой можно нормально просматривать и сравнивать данные.

Поэтому в любом случае необходимо эту таблицу преобразовывать таким образом, как показано на втором скрине «Результат — плоская таблица».
Если делать подобное вручную – то уйдет как минимум час, при этом время будет напрямую зависеть от кол-ва строк.

Если же делать это через Power Query – это займет максимум полчаса независимо от количества строк. И то только в первый раз – познакомившись с надстройкой поближе и 10 минут будет за глаза для данной операции.

Я постараюсь пошагово расписать весь процесс с иллюстрациями своих действий. Чтобы удобно было повторять действия из статьи можно скачать файл:

  Пример работы с Power Query (62,9 KiB, 1 355 скачиваний)

В приложенном есть лист, еще не преобразованной ОСВ. Он называется «Не обработанная ОСВ». Так же есть лист с уже подготовленной ОСВ(лист «Оборотно-сальдовая ведомость»), а так же с готовым запросом Power Query, созданной на его основе умной таблицей(лист «Лист2») и сводной таблицей(лист «Лист3»). Итак, приступим. Сначала нам надо подготовить саму оборотно-сальдовую ведомость(в дальнейшем я буду называть её кратко – ОСВ). Для этого выделяем ОСВ от заголовков и до конца, без строки итогов:

Переходим на вкладку Вставка и выбираем – Таблица. Снимаем галку с пункта «Таблица с заголовками» -Ок:

Сразу переходим на вкладку Данные(или на вкладку Power Query) -группа Загрузить и преобразовать —Из таблицы

Появится окно редактора запросов:

Теперь производим преобразования данных, для приведения этой таблицы в нормальную, так называемую «плоскую». Здесь есть два варианта — какой из них использовать выбирать вам:
Вариант 1 (проще в понимании логики, но менее универсальный для таблиц с добавляющимися столбцами)

1. Вкладка Главная –Использовать первую строку в качестве заголовков(на рисунке выше выделено красным). Запоминаем где у нас Сальдо на начало периода, где Обороты за период, где Сальдо на конец периода. Это еще пригодится. Так же это можно сделать с вкладки Преобразование —Таблица —Использовать первую строку в качестве заголовков
2. Еще раз повышаем заголовки(Главная –Использовать первую строку в качестве заголовков) и теперь у нас вместо Оборотов за период и Сальдо только Дебет и Кредит. Поэтому вспоминаем изначальную структуру и к каждому Дебет и Кредит дописываем через нижнее подчеркивание Тип операции: Сальдо на начало периода, Обороты за период и Сальдо на конец периода:
   
3. Теперь выделяем первые 2 столбца(Номер и Наименование), переходим на вкладку Преобразование —Отменить свертывание других столбцов:
   
   Здесь не мешает пояснить, что делает вообще означает данная команда. Несмотря на странное название, делает она очень нужную вещь: она транспонирует все столбцы, отличные от выделенных, преобразуя их в два столбца: в одном будут записаны имена заголовков, в другом значение каждой строки для этого заголовка:
4. Теперь осталось только отделить Типы от Дебета и Кредита. Для этого выделяем столбец Атрибут -правая кнопка мыши —Разделить столбец —По разделителю. В появившемся окне в выпадающем списке «Выберите или введите разделитель» выбираем Пользовательский и записываем в появившееся поле нижнее подчеркивание:
5. Переименовываем столбцы, чтобы получилось что-то вроде этого(главное, чтобы было понятно что в каком столбце):
6. Теперь выделяем столбец с суммой, переходим на вкладку Преобразование и находим там пункт Тип данных. Указываем тип Десятичное число:

Примечание: если на каком-то этапе что-то сделали неправильно – не надо все переделывать и не спешите закрывать окно. В правой части окна запросов есть история проделанных изменений – Примененные шаги.

В этом окне можно удалить один из шагов:

Только удалять надо тоже аккуратно – если пока еще не очень хорошо ориентируетесь в Power Query – лучше удалять только последний шаг, который повлек ошибку.

Если удалить шаг из середины – это может повлечь ошибки в дальнейших шагах, поэтому я не рекомендую удалять шаги из середины истории.

Вариант 2(чуть сложнее в понимании, чем Вариант 1, но этот принцип подойдет для преобразования любых таблиц и будет корректно работать даже если мы добавим столбцы в исходную таблицу)
я тут уже покажу минимум скринов, т.к. большинство уже описано в первом варианте
После того как загрузили таблицу в модель:

1. Вкладка Преобразование —Таблица —Транспонировать
2. Выделяем первый столбец – вкладка Преобразование —Заполнить— Вниз
3. Выделяем два первых столбца -правая кнопка мыши —Объединить столбцы. Разделитель – точка с запятой
4. Транспонируем таблицу обратно: вкладка Преобразование —Таблица —Транспонировать
5. вкладка Преобразование —Таблица —Использовать первую строку в качестве заголовков
6. Выделяем первые 2 столбца -вкладка Преобразование —Отменить свертывание других столбцов
7. Выделяем столбец Атрибут(в котором у нас «Сальдо на начало периода;Дебет» и пр.) -правая кнопка мыши —Разделить столбец —По разделителю -Точка с запятой
8. Переименовываем столбцы в нормальные названия, т.к. в некоторых у нас Атрибут.1, Атрибут.2 и Значение
9. Меняем тип данных для столбца с Суммой: вкладка Преобразование —Тип данных —Десятичное число

На этом преобразования завершены, переходим на вкладку Главная —Закрыть и загрузить. В исходной книге будет создан новый лист, на котором будет создана умная таблица из преобразованных данных.

Теперь на основании этой умной таблицы мы можем создать сводную таблицу(выделяем любую ячейку внутри таблицы -вкладка Вставка —Сводная таблица) или производить другие действия для анализа данных.

При этом очень важный нюанс: не придется делать подобные преобразования каждый раз при изменении данных – если мы внесем изменения в исходную таблицу ОСВ, то для получения актуальных данных и преобразования достаточно будет обновить результирующую таблицу(выделять любую ячейку результирующей умной таблицы -вкладка Конструктор —Обновить). Даже если добавить еще пару столбцов с Дебетом и Кредитом(здесь это не уместно, но в других отчетах с подобной структурой это вполне вероятно) и обновить — то эти столбцы так же будут обработаны и включены в итоговую таблицу.
Если же надо применить все тоже самое для другой таблицы – то выделяем любую ячейку результирующей умной таблицы -вкладка Запрос —Изменить. Находим самый первый шаг в Примененных шагах(как правило он называется Источник – выделяем и в строке формул меняем имя таблицы на имя таблицы нужной таблицы):

Надо ли пояснять, что описанные в статье принципы вполне применимы для любых таблиц с многоуровневыми шапками и не только. Главное понять сам принцип работы с запросами Power Query и после этого преобразовывать разные таблицы в правильные и нужные будет делом пяти минут.

Также см.:
Относительный путь к данным PowerQuery
План-фактный анализ в Excel при помощи Power Query

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Источник: https://www.excel-vba.ru/chto-umeet-excel/kak-iz-oborotno-saldovoj-vedomosti-sdelat-svodnuyu-tablicu-pri-pomoshhi-power-query/

Учет материалов в Эксель

Учет материалов в Excel ведут фирмы с небольшой номенклатурой. Как правило, это индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса. В нашей статье читайте инструкцию, как самому сделать таблицу для учета материалов в Эксель.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Организации на упрощенке 6% с небольшим номенклатурным ассортиментом для учета материалов могут использовать электронную таблицу Эксель.

Вы можете самостоятельно сделать таблицу, в которую нужно вводить приходы и выбытия, и сразу видеть обороты и остатки по каждой позиции.

1. Номенклатура. Здесь добавляют новые материалы и смотрят по ним обороты и остатки;
2. Приходы. Здесь делаю поступления;
3. Выбытие. Здесь отражают списание материалов;

В нашей статье читайте подробную инструкцию, как вести учет материалов в таблице Эксель.

Быстрый перенос бухгалтерии в БухСофт

Создайте номенклатуру

На первом листе таблицы создайте справочник материалов. В нем укажите наименования (1). При необходимости можете добавить поля с дополнительными характеристиками, например, цвет, размер и т.д.

Важно!!! Номенклатура в этом листе не должна дублироваться.

Справа создайте четыре поля (2):

• Остаток на начало;
• Приход;
• Расход;
• Остаток на конец.

В этих полях напишем формулы, которые будут брать информацию из приходов и выбытий. Но сначала создадим приходы и выбытия.

Гость, для Вас открыт бесплатный доступ к чату с бухгалтером-экспертом

Закажите обратный звонок на подключение или позвоните: 8 (800) 222-18-27 (бесплатно по РФ).

Создайте приходы

На этом листе сделайте таблицу приходов. В нашем шаблоне есть поля:

• Номенклатура;
• Кол-во;
• Цена;
• Сумма;
• Поставщик;
• Номер документа;
• Дата документа.

Важно!!! Подбирать материалы для приходов нужно из таблицы с номенклатурой. Делают это с помощью специальной функции – «Проверка данных».

Сначала выделите мышкой ячейки в поле «Номенклатура» (1). Желательно выделить как можно большее количество ячеек вниз, можно даже до конца – сделайте задел на несколько лет вперед.  Затем в разделе «Данные» (2) нажмите на кнопку «Проверка данных» (3). В открывшемся меню выберете тип данных «Список» (4).

Далее кликните на кнопку «Источник» (5), перейдите в лист с номенклатурой и выделите мышкой поле с материалами (6), с как можно большим заделом вниз. Для завершения нажмите кнопку «ОК» (7). Теперь в приходах можно выбирать номенклатуру из списка.

После настройки функции «Проверка данных», выбирать материалы для прихода нужно из списка. Встаньте в ячейку с номенклатурой, нажмите на стрелочку справа (8) и выберете нужную позицию.

После выбора материала, укажите:

• Количество и цену (9);
• Поставщика, дату и номер документа (10).

В поле «Сумма» впишите формулу умножения «=RC[-2]*RC[-1]» (11) и скопируйте ее вниз до конца таблицы (12). Выделите разным цветом накладные поступления, так удобнее искать нужный документ.

Создайте расходы

На этом листе сделайте таблицу расходов. В нашем шаблоне есть поля:

• Номенклатура;
• Кол-во;
• Куда переданы материалы;
• Номер накладной;
• Дата.

Важно!!! Подбирать материалы для выбытия нужно из таблицы с номенклатурой. Делают это с помощью специальной функции – «Проверка данных». Чтобы упростить создание списка, просто скопируйте ячейки с номенклатурой из поступлений и вставьте в ячейки с номенклатурой (1) в расходах.

В нашем примере мы заполнили таблицу расходов тремя накладными на выбытие материалов (2). Мы разделили списания разными цветами, чтобы было просто искать нужный документ.

Сделайте расчет оборотов и остатков материалов

Добавьте в таблицу с номенклатурой нужные формулы. Но сначала, для упрощения формул, выделим определенные области в приходах и выбытиях и присвоим им имена.

Шаг 1

Выделите в поступлениях ячейки с количеством (1), встаньте мышкой в поле слева вверху (2), напишите название для этого диапазона, например, «ПОСТУПЛЕНИЯ_КОЛВО» и нажмите «Ввод».

Мы будем использовать это название в формуле суммирования поступлений. Чем больший диапазон вниз выделите – тем лучше.

Чтобы выделить диапазон до конца таблицы, встаньте в верхнюю ячейку и нажмите одновременно Ctrl + Shift + Стрелка вниз.

Далее выделите в поступлениях ячейки с материалами (3), встаньте мышкой в поле слева вверху (4), напишите название для этого диапазона, например, «ПОСТУПЛЕНИЯ_НОМЕНКЛАТУРА» и нажмите «Ввод». Мы будем использовать это название в формуле суммирования поступлений.

Шаг 2

• Выделите в выбытиях ячейки с количеством (1), встаньте мышкой в поле слева вверху (2), напишите название для этого диапазона, например, «ВЫБЫТИЕ_КОЛВО» и нажмите «Ввод».
• Далее выделите в выбытиях ячейки с материалами (3), встаньте мышкой в поле слева вверху (4), напишите название для этого диапазона, например, «ВЫБЫТИЕ_НОМЕНКЛАТУРА» и нажмите «Ввод».

Шаг 3

В таблице с номенклатурой в ячейке «Приход» (1) напишите формулу =СУММЕСЛИМН(ПОСТУПЛЕНИЯ_КОЛВО;ПОСТУПЛЕНИЯ_НОМЕНКЛАТУРА;RC[-2]).

В этой формуле есть ссылки на диапазоны, которые мы делали в предыдущем шаге.

Эта формула посчитает количество поступившего материала, который указан в поле слева (2). Далее скопируйте эту формулу вниз (3). Теперь в таблице появились данные по количеству поступлений по всей номенклатуре.

1. Далее в таблице с номенклатурой в ячейке «Расходы» (4) напишите формулу =СУММЕСЛИМН(ВЫБЫТИЕ_КОЛВО;ВЫБЫТИЕ_НОМЕНКЛАТУРА;RC[-3]).
2. В этой формуле ссылки на диапазоны, которые мы делали в предыдущем шаге.

Эта формула посчитает количество отпущенного со склада материала, который указан в поле слева (5). Далее скопируйте эту формулу вниз (6). Теперь в таблице появились данные по количеству выбытий по всей номенклатуре.

Шаг 4

• В ячейках «Остаток на конец» посчитайте по формуле складского учета остатки на конец периода.
• В верхней ячейке (1) напишите формулу =RC[-3]+RC[-2]-RC[-1] и скопируйте ее вниз (2).

Шаг 5

Введите вручную остатки на начало периода (1). Теперь в таблице видна полная картина по движению материалов.

Добавьте внизу итоговые суммы с помощью формулы СУММ (2). Оборотная ведомость по материалам готова.

У таблицы Эксель, которую мы сделали в этом примере, есть существенные недостатки перед профессиональными системами складского учета.

Источник: https://www.buhsoft.ru/article/2497-kak-vesti-uchet-materialov-v-tablitse-eksel

Таблица расходов и доходов семейного бюджета в Excel – Домашняя бухгалтерия в таблицах

Содержание:

Зачем контролировать семейный бюджет?

Польза контроля финансового потока очевидна – это снижение расходов. Чем больше вы сэкономили, тем больше уверенности в завтрашнем дне. Сэкономленные деньги можно пустить на формирование финансовой подушки, которая позволит вам некоторое время чувствовать себя комфортно, например, если вы остались без работы.

Главный враг на пути финансового контроля – это лень. Люди сначала загораются идеей контролировать семейный бюджет, а потом быстро остывают и теряют интерес к своим финансам. Чтобы избежать подобного эффекта, требуется обзавестись новой привычной – контролировать свои расходы постоянно.

Самый трудный период – это первый месяц. Потом контроль входит в привычку, и вы продолжаете действовать автоматически. К тому же плоды своих «трудов» вы увидите сразу – ваши расходы удивительным образом сократятся.

Вы лично убедиться в том, что некоторые траты были лишними и от них без вреда для семьи можно отказаться.

Учет расходов и доходов семьи в таблице Excel

Если вы новичок в деле составления семейного бюджета, то прежде чем использовать мощные и платные инструменты для ведения домашней бухгалтерии, попробуйте вести бюджет семьи в простой таблице Excel.

Польза такого решения очевидна – вы не тратите деньги на программы, и пробуете свои силы в деле контроля финансов.

С другой стороны, если вы купили программу, то это будет вас стимулировать – раз потратили деньги, значит нужно вести учет.

Начинать составления семейного бюджета лучше в простой таблице, в которой вам все понятно. Со временем можно усложнять и дополнять ее.

Программы для домашней бухгалтерииВ настоящем обзоре мы приводим результаты тестирования пяти программ для ведения домашней бухгалтерии. Все эти программы работают на базе ОС Windows. Каждое приложение было установлено на компьютер и протестировано по нескольким параметрам.

Главный принцип составления финансового плана заключается в том, чтобы разбить расходы и доходы на разные категории и вести учет по каждый из этих категорий. Как показывает опыт, начинать нужно с небольшого числа категорий (10-15 будет достаточно). Вот примерный список категорий расходов для составления семейного бюджета:

• Автомобиль
• Бытовые нужды
• Вредные привычки
• Гигиена и здоровье
• Дети
• Квартплата
• Кредит/долги
• Одежда и косметика
• Поездки (транспорт, такси)
• Продукты питания
• Развлечения и подарки
• Связь (телефон, интернет)

Рассмотрим расходы и доходы семейного бюджета на примере этой таблицы.

Здесь мы видим три раздела: доходы, расходы и отчет. В разделе «расходы» мы ввели вышеуказанные категории. Около каждой категории находится ячейка, содержащая суммарный расход за месяц (сумма всех дней справа).

В области «дни месяца» вводятся ежедневные траты. Фактически это полный отчет за месяц по расходам вашего семейного бюджета.

Данная таблица дает следующую информацию: расходы за каждый день, за каждую неделю, за месяц, а также итоговые расходы по каждой категории.

Что касается формул, которые использованы в этой таблице, то они очень простые. Например, суммарный расход по категории «автомобиль» вычисляется по формуле =СУММ(F14:AJ14). То есть это сумма за все дни по строке номер 14. Сумма расходов за день рассчитывается так: =СУММ(F14:F25) – суммируются все цифры в столбце F c 14-й по 25-ю строку.

Аналогичным образом устроен раздел «доходы». В этой таблице есть категории доходов бюджета и сумма, которая ей соответствует. В ячейке «итог» сумма всех категорий (=СУММ(E5:E8)) в столбце Е с 5-й по 8-ю строку. Раздел «отчет» устроен еще проще. Здесь дублируется информация из ячеек E9 и F28. Сальдо (доход минус расход) – это разница между этими ячейками.

Теперь давайте усложним нашу таблицу расходов. Введем новые столбцы «план расхода» и «отклонение» (скачать таблицу расходов и доходов). Это нужно для более точного планирования бюджета семьи.

Например, вы знаете, что затраты на автомобиль обычно составляют 5000 руб/мес, а квартплата равна 3000 руб/мес.

Если нам заранее известны расходы, то мы можем составить бюджет на месяц или даже на год.

Зная свои ежемесячные расходы и доходы, можно планировать крупные покупки. Например, доходы семьи 70 000 руб/мес, а расходы 50 000 руб/мес. Значит, каждый месяц вы можете откладывать 20 000 руб. А через год вы будете обладателем крупной суммы – 240 000 рублей.

Таким образом, столбцы «план расхода» и «отклонение» нужны для долговременного планирования бюджета. Если значение в столбце «отклонение» отрицательное (подсвечено красным), то вы отклонились от плана. Отклонение рассчитывается по формуле =F14-E14 (то есть разница между планом и фактическими расходами по категории).

Как быть, если в какой-то месяц вы отклонились от плана? Если отклонение незначительное, то в следующем месяце нужно постараться сэкономить на данной категории.

Например, в нашей таблице в категории «одежда и косметика» есть отклонение на -3950 руб. Значит, в следующем месяце желательно потратить на эту группу товаров 2050 рублей (6000 минус 3950).

Используя наши данные из таблицы расходов, построим отчет по затратам в виде диаграммы.

Аналогично строим отчет по доходам семейного бюджета.

Польза этих отчетов очевидна. Во-первых, мы получаем визуальное представление о бюджете, а во-вторых, можно проследить долю каждой категории в процентах. В нашем случае самые затратные статьи – «одежда и косметика» (19%), «продукты питания» (15%) и «кредит» (15%).

В программе Excel есть готовые шаблоны, которые позволяют в два клика создать нужные таблицы. Если зайти в меню «Файл» и выбрать пункт «Создать», то программа предложит вам создать готовый проект на базе имеющихся шаблонов.

К нашей теме относятся следующие шаблоны: «Типовой семейный бюджет», «Семейный бюджет (месячный)», «Простой бюджет расходов», «Личный бюджет», «Полумесячный домашний бюджет», «Бюджет студента на месяц», «Калькулятор личных расходов».

Подборка бесплатных шаблонов Excel для составления бюджета

Бесплатно скачать готовые таблицы Excel можно по этим ссылкам:

Первые две таблицы рассмотрены в данной статье. Третья таблица подробно описана в статье про домашнюю бухгалтерию. Четвертая подборка – это архив, содержащий стандартные шаблоны из табличного процессора Excel.

Попробуйте загрузить и поработать с каждой таблицей. Рассмотрев все шаблоны, вы наверняка найдете таблицу, которая подходит именно для вашего семейного бюджета.

Таблицы Excel против программы «Домашняя бухгалтерия»: что выбрать?

У каждого способа ведения домашней бухгалтерии есть свои достоинства и недостатки. Если вы никогда не вели домашнюю бухгалтерию и слабо владеете компьютером, то лучше начинать учет финансов при помощи обычной тетради. Заносите в нее в произвольной форме все расходы и доходы, а в конце месяца берете калькулятор и сводите дебет с кредитом.

Если уровень ваших знаний позволяет пользоваться табличным процессором Excel или аналогичной программой, то смело скачивайте шаблоны таблиц домашнего бюджета и начинайте учет в электронном виде.

Когда функционал таблиц вас уже не устраивает, можно использовать специализированные программы. Начните с самого простого софта для ведения личной бухгалтерии, а уже потом, когда получите реальный опыт, можно приобрести полноценную программу для ПК или для смартфона. Более детальную информацию о программах учета финансов можно посмотреть в следующих статьях:

• Программы для домашней бухгалтерии
• Программы для ведения семейного бюджета

Плюсы использования таблиц Excel очевидны. Это простое, понятное и бесплатное решение. Также есть возможность получить дополнительные навыки работы с табличным процессором. К минусам можно отнести низкую производительность, слабую наглядность, а также ограниченный функционал.

У специализированных программ ведения семейного бюджета есть только один минус – почти весь нормальный софт является платным. Тут актуален лишь один вопрос – какая программа самая качественная и дешевая? Плюсы у программ такие: высокое быстродействие, наглядное представление данных, множество отчетов, техническая поддержка со стороны разработчика, бесплатное обновление.

Если вы хотите попробовать свои силы в сфере планирования семейного бюджета, но при этом не готовы платить деньги, то скачивайте бесплатно шаблоны таблиц и приступайте к делу.

Если у вас уже есть опыт в области домашней бухгалтерии, и вы хотите использовать более совершенные инструменты, то рекомендуем установить простую и недорогую программу под названием Экономка.

Рассмотрим основы ведение личной бухгалтерии при помощи «Экономки».

Ведение домашней бухгалтерии в программе «Экономка»

Подробное описание программы можно посмотреть на этой странице. Функционал «Экономки» устроен просто: есть два главных раздела: доходы и расходы.

Чтобы добавить расход, нужно нажать кнопку «Добавить» (расположена вверху слева). Затем следует выбрать пользователя, категорию расхода и ввести сумму. Например, в нашем случае расходную операцию совершил пользователь Олег, категория расхода: «Семья и дети», подкатегория: «Игрушки», а сумма равна 1500 руб. Средства будут списаны со счета «Наличные».

Аналогичным образом устроен раздел «Доходы». Счета пользователей настраиваются в разделе «Пользователи». Вы можете добавить любое количество счетов в разной валюте.

Например, один счет может быть рублевым, второй долларовым, третий в Евро и т.п.

Принцип работы программы прост – когда вы добавляете расходную операцию, то деньги списываются с выбранного счета, а когда доходную, то деньги наоборот зачисляются на счет.

Чтобы построить отчет, нужно в разделе «Отчеты» выбрать тип отчета, указать временной интервал (если нужно) и нажать кнопку «Построить».

Как видите, все просто! Программа самостоятельно построит отчеты и укажет вам на самые затратные статьи расходов. Используя отчеты и таблицу расходов, вы сможете более эффективно управлять своим семейным бюджетом.

Скачать программу «Экономка» Версия: 1.5 (~2.4 Мб) Windows XP/7/8/10

Видео на тему семейного бюджета в Excel

На просторах интернета есть немало видеороликов, посвященных вопросам семейного бюджета. Главное, чтобы вы не только смотрели, читали и слушали, но и на практике применяли полученные знания. Контролируя свой бюджет, вы сокращаете лишние расходы и увеличиваете накопления.

Рассказать друзьям:

Источник: https://rub21.ru/text/tablica-rashodov-i-dohodov-semeynogo-byudzheta-v-excel.php

Cкладской учет в Excel: приход расход остаток

Владельцы магазинов на первом этапе бизнеса пытаются сэкономить, выбирая для складского учета бесплатно программу Excel. В статье расскажем о шаблонах для учета товара в Эксель и предложим более интересный бесплатный вариант для товароучета в магазине, чем стандартный софт.

О чем вы узнаете:

Кому могут помочь электронные таблицы

Учет товара в Эксель используют те предприниматели, которые имеют 2-3 продажи в день и у них достаточно времени переносить данные о продажах в электронные таблицы.

Представим на схеме “эволюцию” товароучета в малом бизнесе. Рисунок мы составили после опроса более 10 предпринимателей, которые на сегодняшний момент являются пользователями товароучетной программы “Бизнес.Ру” (третья ступень).

Большинство из них начинали работать с “тетрадкой” — вели приход и расход товаров в блокноте, но когда было необходимо делать отчет и аналитику, переносили данные из “тетрадочки” в Excel.

• Скачать бланк приказа о проведении ревизии в магазине
• Скачать образец приказа о проведении ревизии в магазине
• Скачать образец акта ревизии

Когда бизнес начал приносить доход больше 15 тысяч рублей в месяц, а продаж становилось по 5-10 в день, появлялась необходимость в использовании специального товароучетного сервиса.

Ведь у Excel есть недостатки: главный — нельзя программу связать с кассовым программным обеспечением (необходимо фиксировать продажи вручную). Поэтому при расширении бизнеса или для борьбы с очередями (если присутствует сезонность), предприниматель использует программу для товароучета, подключенную к кассе (как “Бизнес.Ру”).

При этом недостатке у “Эксель” есть достоинства:

• можно найти в интернете шаблоны для программы складского учета в excel бесплатно;
• также бесплатно можно обучиться их заполнять (по урокам из Youtube или самостоятельно, интуитивно);
• можно самостоятельно на отдельных листах сделать таблицы для отчета по продажам и вести статистику, аналитику и прочий подсчет (однако для этого надо изучить все возможности Excel, на что понадобится не один день).

Как вести складской учет в Excel?

Для ведения складского учета в Excel данные о продажах фиксируются вручную в тетрадку при покупке, а затем вечером, после закрытия магазина проданный товар находят в таблице и количество проданного отмечается.

Таким же образом таблицу обновляют при поступлении товара.

Складской учет в Excel: особенности

Вам подойдет складской учет в Excel, если вы:

• можете обойтись без связи таблицы учета и кассы;
• нет очередей, две-три покупки в день, что позволяет в “окно” между покупателями заполнить таблицу учета;
• нацелены на кропотливую работу с таблицами, артикулами и т.д;
• не используете сканер для занесения товара в базу, а готовы забивать все вручную.

Работа с таблицами в Excel возможна, если товарным учетом занимается один или два человека, не больше. Иначе может возникнуть путаница — сотрудники могут случайно изменить данные, а вы не увидите предыдущую версию.

Чтобы в полной мере оценить все преимущества автоматизации склада попробуйте программу Бизнес.Ру. Программа обладает интуитивно понятным интерфейсом с возможностью настройки под конкретного пользователя. Все вышеперечисленные преимущества уже входят в базовый функционал программы Бизнес.Ру. Попробуйте  онлайн-сервис для автоматизации складского учета Бизнес.Ру бесплатно >>

Рекомендации внедрения складского учета в Excel

Для товароучета в Excel можно использовать готовые шаблоны. Их можно разработать самостоятельно.

Кроме того, необходимо учесть ряд рекомендаций для подготовки к учету товаров в “Эксель”.

1. Перед внедрением учета надо провести инвентаризацию, чтобы определить точное количество остатков товара.

   Почему лучше и как сделать ночную инвентаризацию >>

2. Аккуратно, соблюдая внимательность к деталям, внести данные о товаре — название, артикул. Если речь о продовольственных товарах, то следует сделать в таблице “Эксель” графу “срок годности”.

3. Учитывать отгрузку товара надо не раньше, чем он поступил на склад. Хронология операций по складу важна, так как иначе может исказиться аналитика и итоговые графики поступлений и продаж в месяце.

4. Если вы работаете с несколькими поставщиками, необходимо сделать страницы со справочными данными.

5. Важна дополнительная информация в таблице — данные об экспедиторе или менеджере, у которого делался заказ, может спасти ситуацию, если появилась проблема с заказом.

Первый этап учета склада в Excel — заполнение данных о товаре и формирование столбцов в таблице — может потребовать существенного времени, от трех часов до недели. Все зависит от количества товаров в магазине и ваших навыков работы с таблицами.

5 шагов увеличения эффективности работы склада магазина >>

Структура Excel-шаблона для аналитики продаж

Самое важное для учета товаров в Эксель — подобрать удобный шаблон для занесения данных.

Например, шаблон таблиц продаж может иметь следующие графы:

• название товара;
• артикул;
• единицы;
• количество на складе;
• цена;
• сумма.

Для удобства аналитики необходимо делать новую страницу (Лист) на каждый месяц. Таблица для учета продаж отличается от той, что необходима для складского учета.

Таблица Excel «Складской учет»

Структура шаблона Excel для складского учета должна включать следующие разделы:

1. Артикул — берется по данным производителя, нужен для быстрого поиска товара в списке.

2. Наименование товара. Название товара и краткая характеристика. Например:

• платье “Анфиса” синее;
• платье “Анфиса” красное с цветами;
• сарафан джинсовый мини синий.

Наименование можно придумать самостоятельно или же взять то, что есть у производителя в описании.

3. Единицы измерения. Обычно это штуки, но могут быть погонные метры, кубометры, килограммы и т.д.

4. Остатки (доступно, осталось, бронь — если бронирование товара поощряется).

5. Цена (два столбца — цена продажи и цена покупки).

6. Поставщик.

Кроме того, можно делать и другие столбцы:

• предзаказ (если между заказом товара у поставщика и привозом к вам на склад проходит много времени);
• постоянный покупатель (для выделения постоянных клиентов и назначении им скидки или предоставление особого предложения);
• номер скидки (если при продаже был предъявлен купон и т.д.).

В отдельный лист таблицы Excel необходимо поместить справочник — таблицу с именами поставщиков.

Проблемы при учете товаров Excel

Товарный учет в Excel имеет значительные минусы:

1. Если кто-то из персонала случайно заменил в таблице цифру, нажал “Сохранить”, а затем закрыл файл, найти ошибку будет проблематично.

Источник: https://www.business.ru/article/544-skladskoy-uchet-v-excel-ili-s-pomoshchyu-programm-ucheta-chto-vybrat

Как обнулить остатки на складе?

Очень часто клиенты просят «обнулить склад», т.е. удалить все остатки товара на складе. Невозможно удалить все документы, которые фиксируют движения товаров по выбранному складу. Однако с помощью документа Корректировка остатков можно сделать так, что все остатки товара на складе будут равны нулю. Рассмотрим подробнее как это сделать.

1 шаг Необходимо получить список товаров по выбранному складу. Откройте отчет Дополнения – Ассортимент, поставки — Сверка склада. Выберите нужный склад и скопируйте данные в Excel. Обратите внимание,  что в этом отчете  необходимо , чтобы присутствовал уникальный идентификатор товара (УИД).

Откройте Excel и по правой кнопке мышки по опции Вставить   скопированные данные будут вставлены в Excel.

2 шаг Надо отредактировать   полученный файл в Excel.  Надо удалить лишние столбцы (те столбцы, которые не будут использоваться)  и добавить столбец с нулевым количеством.

В конечном файле должно остаться два стобца – столбец с УИД (внутренний идентификатор карточки товара) и надо добавить столбец с нулевым количеством по всем позициям.

Скопируйте данные из Excel в буфер обмена по кнопке Скопировать.

3 шаг В Трицепсе  по кнопкам Создать – Корректировка остатков создадим  документ Корректировка остатков и загрузим в него скопированные из Excel данные. Загружать данные надо по кнопке Импорт. Столбец УИД будет соответствовать столбцу Уникальный идентификатор, а столбец с нулевыми значениями будет соответствовать столбцу Количество.

4 шаг Не забудьте проверить, что в документе Корректировка остатков выбрали нужный склад

5 шаг Используйте кнопку  Сверка по остаткам  — Сверка только по указанным товарам для автоматического расчета разницы между нулевым количеством товара и количеством товара в программе, т.е. мы фактически указываем программе, что количество товара на складе должно быть равно 0.

6 шаг Проводим документ по кнопке Провести.

После выполнения этих простых действий мы получаем склад,  количество товара на котором равно нулю

Обратите внимание — инструкцию об оформлении инвентаризации на складе можно посмотреть здесь.

Источник: https://netix.ru/kak-obnulit-ostatki-na-sklade.html

Складской учет в Excel. Простая программа для автоматизации складского учета

Программа Excel может стать прекрасным инструментом для складского учета в любой производственной организации или торговой компании, которые ведут учет материалов, готовой продукции и используемого сырья. Электронные таблицы могут помочь в этом нелегком деле.

Где могут использоваться электронные таблицы? Крупные организации для этих целей приобретают готовые решения в электронном формате. Однако такие решения имеют достаточно большую стоимость.

Некоторые сложные программы даже требуют привлечения к работе на складе квалифицированного сотрудника с достаточно высокой заработной платой. Небольшим начинающим компаниям такое не под силу. Но выход есть: для ведения складского учета можно использовать таблицы Excel.

Данный электронный инструмент по популярности уступает только офисной программе Word. Функционала Microsoft Excel будет вполне достаточно для решения основных задач складского учета.

Важные правила

Пользователи, которых интересуют вопросы, связанные с ведением складского учета, с самого начала должны серьезно подойти к вопросу создания собственной компьютерной программы. При этом необходимо придерживаться следующих важных правил.

Изначально все справочники должны быть созданы максимально подробно и точно. В частности, нельзя ограничиваться простым указанием наименований товаров. Необходимо также указывать артикулы, сроки годности, коды и так далее. Обычно начальные остатки вводятся в таблицы в денежном выражении.

Необходимо соблюдать хронологию и вносить информацию о поступлении тех или иных товаров на склад раньше, чем об их отгрузке покупателю. Прежде чем заполнять таблицы Excel, необходимо обязательно выполнить инвентаризацию.

Необходимо предусмотреть, какая дополнительная информация может потребоваться, и ввести ее, чтобы в дальнейшем вам не пришлось уточнять информацию по каждому из товаров.

Ведение складского учета в Excel: рекомендации

Прежде чем приступать к разработке электронных таблиц для обеспечения функционирования вашего склада, необходимо учесть его специфику. В этом случае можно дать следующие общие рекомендации:

1. Следует составить справочники «Поставщики», «Покупатели» и «Точки учета товаров». Последний пункт необязателен для небольших компаний.
2. При использовании относительно постоянного перечня продукции, можно порекомендовать создать номенклатуру в виде базы данных на отдельном листе. Расход, приход и отчеты в дальнейшем требуется заполнять со ссылками на него.
3. В таблице Excel лист с заголовком «Номенклатура» должны содержаться следующие данные: наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и так далее.
4. Формирование отчета происходит посредством инструмента «Сводная таблица».
5. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход».
6. Для отслеживания текущего состояния необходимо создать листы «Остатки» и «Расходы».

Создание справочников

Для того чтобы разработать программу для ведения складского учета в Excel, необходимо создать файл с любым названием. Его название может звучать, к примеру, «Склад». Теперь нужно заполнить справочники.Чтобы заголовки не «перебегали», требуется закрепить их.

Для этого на вкладке «Вид» в программе Excel необходимо кликнуть по кнопке «Закрепить области». Примерно так же выглядит таблица «Покупатели».

Бесплатная программа вполне может обеспечить удобный и частично автоматизированный складской учет, если создать в ней вспомогательный справочник пунктов отпуска товаров.

Собственная программа «Склад»: как создать лист «Приход»

Прежде всего, нужно будет создать таблицу для номенклатуры. Заголовки ее должны выглядеть следующим образом: «Наименование товара», «Сорт», «Единица измерения», «Характеристика, «Комментарий». После этого необходимо выделить диапазон данной таблицы.

В поле «Имя», которое расположено прямо над ячейкой с названием «А» необходимо ввести слово «Таблица 1». Точно так же поступают и с соответствующим диапазоном на листе «Поставщики». При этом нужно указать «Таблица 2». На двух отдельных листах производится фиксация приходных и расходных операций.

Они позволяют вести складской учет в Excel.

Автоматизация учета

Можно сделать складской учет в Excel более удобным, если пользователь будет самостоятельно выбирать поставщика из готового списка, а также выбирать точку учета и наименование товара. Код поставщика и единица измерения при этом должны автоматически отображаться в таблице без участия оператора. Дата, стоимость, номер накладной и количество вносятся вручную.

Программа «Склад» при этом будет автоматически рассчитывать стоимость благодаря использованию математических формул. Все справочники для этого требуется отформатировать в виде таблицы. Для столбца «Наименование» необходимо создать выпадающий список. Для этого нужно выделить весь столбец кроме шапки, найти вкладку «Данные» и нажать на иконку «Проверка данных».

В поле «Тип данных» необходимо найти слово «Список». В поле «Источник» нужно указать функцию «=ДВССЫЛ(“номенклатура!$A$4:$A$8”). Напротив пунктов «Игнорировать пустые ячейки» и «Список допустимых значений» необходимо выставить галочки. Если все будет сделано правило, то при заполнении первого столбца можно будет просто выбрать название товара из списка. В столбце «Ед. изм.

» при этом появится соответствующее значение. Примерно также создается автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код», а также выпадающий список. Чтобы заполнить графу «Стоимость», необходимо использовать формулу умножения. Она должна иметь следующий вид «=цена * количество». Также нужно сформировать выпадающий список под названием «Точки учета».

Он будет указывать место, куда был отправлен поступивший товар. Делается это точно так же, как и в предыдущих случаях.

«Оборотная ведомость»

Теперь, когда вы практически создали удобный инструмент, который позволяет вашей компании вести складской учет в программе Excel бесплатно, остается только научить программу корректно отображать отчет. Для этого необходимо приступить к работе с соответствующей таблицей.

В начало временного периода выставляем нули, поскольку складской учет мы только еще собираемся вести. Если же ранее мы его уже осуществляли, то в этой графе должны будут отображены остатки. Единицы измерения и наименования товаров при этом должны будут браться из номенклатуры.

Со временем вы можете самостоятельно внести коррективы в программу «Склад», чтобы сделать максимально удобным учет вашей продукции.

Источник: http://computerologia.ru/skladskoj-uchet-v-excel-prostaya-programma-dlya-avtomatizacii-skladskogo-ucheta/