Как сделать заявку в excel?

от AleksPayne · 01.06.2019

Здравствуйте, друзья сайта itswat.ru. Людям определённых профессий приходится работать с большим количеством всевозможных документов – внутренних, входящих, исходящих и других. В крупных организациях, где число документов гигантское, система их учёта чётко отлажена.

Для создания электронных реестров используются профессиональные программы, лицензия на которые стоит прилично. Но что делать небольшой, только родившейся и ещё не раскрученной компании, или скромному предпринимателю? Документов не слишком много, но они есть и все очень важные.

Их потеря может выйти боком, а платить ежемесячно за профессиональное ПО – лишние и пока неуместные траты. Мой ответ – используйте Excel и с помощью нескольких функций систематизируйте и учитывайте свои «важные бумажки». Итак, тема данного материала — как создать реестр документов в Excel.

Содержание

1. Что можно поместить в реестр?
2. Пошаговая инструкция
2.1. Папка
2.2. Название
2.3. Документ

Что можно поместить в реестр?

Реестр в Excel можно создать для чего угодно, например, для договоров с партнёрами, клиентами или подрядчиками. Ниже вы можете увидеть картинку – шаблон таблицы с заголовками столбцов, отражающими данные, которые необходимо учесть.

Вы можете сделать также реестр платежей. Тоже прикреплю фото примера, может, кому-нибудь пригодится.

Я же буду создавать реестр текстовых документов, содержащих описания товаров, которые я когда-то составлял по просьбе одной бизнесвумен, по чистой случайности, завалявшиеся на моём ноутбуке. Делаю я это не по необходимости, а для того, чтобы наглядно продемонстрировать вам весь процесс. Это и будет пошаговая инструкция.

Уяснив принципы, вы легко сможете адаптировать её под себя, изменив шапку таблицы и выбрав только те действия, которые понадобятся именно вам. Я использую Excel 2007, но версия не принципиальна.

Вы можете работать в Excel 2010 или более поздних годов выпуска, ничего не потеряете, так как во всех редакциях используемые мной функции также присутствуют, а разделы меню и команды находятся там же, где и раньше.

Пошаговая инструкция

Друзья, вот план того, что нам предстоит сделать для создания удобного и функционального реестра документов:

1. Создаём новый документ, задаём ему имя и сохраняем как «Книга с поддержкой макросов».

1. Выделяем примерную область значений, выбираем раздел «Вставка», элемент «Таблица», подтверждаем наличие заголовков.

1. Заполняем названия заголовков. В моём случае это «Номер», «Заказчик», «Папка», «Название», «Документ» и «Директория».

1. Приступаем к заполнению столбцов.
2. Столбец «Номер» заполняется просто. Необходимо ввести в первую строку значение 1, а во вторую – 2, выделить обе заполненные ячейки, зацепиться за маленький чёрный квадратик в правом нижнем углу выделенной области и протащить его вниз на нужное количество строк. В нижних ячейках автоматически проставятся значения от 1 до …(зависит от нас).

1. Столбец «Заказчик» можно заполнить вручную или способом, описанным для столбца «Название» при условии, что имена заказчиков – это по совместительству названия папок в общей директории.

1. В столбце «Папка» я хочу видеть адрес папки, в которой располагается конкретный документ и при этом сделать его ссылкой, при нажатии на которую Excel будет перебрасывать меня в эту папку. Для этого я воспользуюсь функцией «ГИПЕРССЫЛКА». Подробнее опишу ниже.
2. В столбце «Название» мне нужно отобразить имена документов, но вводить их все вручную очень долго. В Excel существует небольшая хитрость, позволяющая в разы ускорить процесс и автоматически заполнить ячейки названиями всех документов, находящихся в указанной папке. Это возможно благодаря функции «Файлы», ищите алгоритм чуть ниже.
3. Столбец «Документ» будет содержать рабочую ссылку на нужный файл, нажатие на которую спровоцирует его открытие. Как это сделать, ищите чуть ниже.
4. Столбец «Директория» — это всё тот же адрес папки, но без гиперссылки. Он нужен для того, чтобы заполнить предыдущие столбцы.

Папка

Чтобы получить активный адрес папки, где расположен нужный документ, воспользуемся функцией «Гиперссылка»:

1. Ставим курсор в первую ячейку соответствующего столбца.
2. Копируем адрес нужной папки.

1. Вставляем его сразу в «Директорию», он пригодится в дальнейшем.

1. Нажимаем в строке значений на fx и находим нужную функцию или вписываем вручную =ГИПЕРССЫЛКА(«адрес папки»).

1. Ещё один способ, на мой взгляд, самый удобный – щёлкаем в нужной ячейке ПКМ (правой кнопкой мыши), в меню выбираем команду «Гиперссылка», в открывшемся мастере отыскиваем нужную папку и подтверждаем действие.

1. Так придётся делать для каждого документа, но если учесть, что большое количество их расположено в одной и той же папке, то процесс не должен отнять много времени. Для последующих документов, являющихся соседями первого по директории, адрес можно просто скопировать.

Название

С названием немного сложнее:

1. Добавляем к адресу, помещённому нами в «Директорию» ещё один обратный слеш и звёздочку, то есть *.

1. Выбираем раздел меню «Формулы», функцию «Диспетчер имён».

1. А в её мастере команду «Создать».

1. Задаём имя, в моём случае это будет «Название».

1. В строке «Диапазон» пишем =ФАЙЛЫ( и щёлкаем курсором по соответствующей ячейке в столбце «Директория», закрываем скобку).

1. Нажимаем ОК и «Закрыть».
2. Ставим курсор в первую ячейку столбца.
3. Вписываем туда формулу =ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1), где Название – это имя, заданное нами на четвёртом шаге данного алгоритма, а -1 обозначает, что данная ячейка стоит второй в столбце.
4. Нажимаем «Энтер» и видим, что в столбце появились имена всех файлов, расположенных в указанной папке.

1. Таким методом можно поместить в реестр названия не всех файлов, а выборочно в зависимости от формата. Для этого предварительно в адресе папке, указываемом в столбце «Директория», после звёздочки следует написать расширение файла, например, *docx, xls или jpeg. Это актуально, когда в одной папке находятся вперемешку файлы разных форматов – таблицы, картинки, текстовые документы и любые другие.

Если что-то вам по моим картинкам и описанию не понятно, то посмотрите следующую подробную инструкцию в формате видео.

Документ

Друзья, столбец «Документ» содержит то же название, но являющееся ссылкой. Чтобы этого добиться, следует проделать все те же действия, что и в предыдущем алгоритме до шага 8.

Мы их опустим, так как повторно делать одно и то же не нужно. Теперь немного усложняем формулу. Она примет вид =ГИПЕРССЫЛКА(ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1)).

После её размещения и ввода строки заполнятся теми же названиями, но являющими собой активные ссылки.

Вот, кажется, и всё. Старался описать алгоритм наиболее подробно. Меня ещё недавно спросили, как создать реестр сведений о доходах физических лиц, то есть формировать справки 2-НДФЛ и вести их учёт в программе «Налогоплательщик ЮЛ». Тема, в общем, та же, но программа другая, поэтому я решил посвятить ей отдельный материал. До скорых встреч.

Источник: https://itswat.ru/reestr-dokumentov-excel/

Создаем формы в Excel

Если вам приходилось работать с таблицами из множества колонок, да еще к концу рабочего дня и в условиях дефицита времени, то, наверняка, вы случайно вводили данные в ячейку не той строки, в лучшем случае спохватывались и исправляли ошибку сразу, в худшем — ошибка выплывала позже в самый неподходящий момент. Как защитить себя от подобных ситуаций? Есть очень удобное средство — формы. Их созданию и работе с ними посвящена эта статья.

Начнем с того, что не во всех версиях Excel сразу доступна волшебная кнопка Форма. В этом случае предварительно настройте Параметры (перейти к ним можно на вкладке Файл). Здесь вы также можете сразу не найти то, что нужно добавить на ленту.

Поэтому сначала измените вариант в поле Выбрать команды (в данном случае нужен вариант Все команды). Чтобы добавить найденную в списке команду Форма, нужно выбрать имя вкладки, где разместится кнопка и создать новую группу.

Теперь щелкните по кнопке Добавить и проверьте, появилась ли новая команда в новой группе.

После этих манипуляций на вкладке Данные появится группа Работа с формами (это название задаете вы, когда создаете группу при настройке параметров Excel), а в ней нужная вам кнопка.

Форму нельзя создать, если шапка таблицы занимает несколько строк — это минус.

Но здесь можно «схитрить»: вставьте после настоящей шапки пустую строку, оформите заголовки строк в одну строку, для этой строки после создания формы установите нулевую высоту (Формат — Размер ячеек —Высота строки — 0).

Осталось только щелкнуть на любой ячейке таблицы и на кнопке Форма. Готово, можно работать. Вы видите строку, относящуюся только к одному человеку, причем все названия граф в одной форме.

Названия кнопок — настоящие подсказки для пользователя.

Нужна новая строка — Добавить, не нужна существующая — Удалить, нужно перейти к какой-либо впереди — Далее, позади — Назад.

Единственной «неочевидной» является кнопка Критерии. Она позволяет включать фильтр, чтобы быстрее находить нужные строки, если их очень много. При задании критерия можно использовать такие знаки, как «*» и «?», критериев может быть несколько (но задать их нужно в пределах одного окна). Для отключения фильтра используйте кнопку Правка.

Выбор поля формы можно делать щелчком мыши или клавишей ТАВ. Добавлять новую строку в таблицу можно с помощью соответствующей кнопки или нажатием ENTER, когда заполнено последнее поле.

Конечно, использовать ли форму или работать с таблицей напрямую, решать вам. Но чтобы выбрать оптимальный способ работы, нужно попробовать разные варианты. Сведения о форме в Excel из этой статьи помогут вам это сделать.

Источник: https://microsoft-help.ru/42-sozdaem-formy-v-excel.html

Справочник в MS EXCEL

Справочник состоит из двух таблиц: справочной таблицы, в строках которой содержатся подробные записи о некоторых объектах (сотрудниках, товарах, банковских реквизитах и пр.) и таблицы, в которую заносятся данные связанные с этими объектами.

Указав в ячейке лишь ключевое слово, например, фамилию сотрудника или код товара, можно вывести в смежных ячейках дополнительную информацию из справочной таблицы.

Другими словами, структура Справочник снижает количество ручного ввода и уменьшает количество опечаток.

Создадим Справочник на примере заполнения накладной.

В накладной будем выбирать наименование товара, а цена, единица измерения и НДС, будут подставляться в нужные ячейки автоматически из справочной таблицы Товары, содержащей перечень товаров с указанием, соответственно, цены, единицы измерения, НДС.

Таблица Товары

Эту таблицу создадим на листе Товары с помощью меню , т.е. в формате EXCEL 2007(см. файл примера). По умолчанию новой таблице EXCEL присвоит стандартное имя Таблица1. Измените его на имя Товары, например, через Диспетчер имен ()

К таблице Товары, как к справочной таблице, предъявляется одно жесткое требование: наличие поля с неповторяющимися значениями. Это поле называется ключевым. В нашем случае, ключевым будет поле, содержащее наименования Товара. Именно по этому полю будут выбираться остальные значения из справочной таблицы для подстановки в накладную.

Для гарантированного обеспечения уникальности наименований товаров используем Проверку данных ():

• выделим диапазон А2:А9 на листе Товары;
• вызовем Проверку данных;
• в поле Тип данных выберем Другой и введем формулу, проверяющую вводимое значение на уникальность:

=ПОИСКПОЗ(A2;$A:$A;0)=СТРОКА(A2)

При создании новых записей о товарах (например, в ячейке А10), EXCEL автоматически скопирует правило Проверки данных из ячейки А9 – в этом проявляется одно преимуществ таблиц, созданных в формате Excel 2007, по сравнению с обычными диапазонами ячеек.

Проверка данныхсрабатывает, если после ввода значения в ячейку нажата клавиша ENTER.

Если значение скопировано из Буфера обмена или скопировано через Маркер заполнения, то Проверка данных не срабатывает, а лишь помечает ячейку маленьким зеленым треугольником в левом верхнем углу ячейке.

Через меню можно получить информацию о наличии данных, которые были введены с нарушением требований Проверки данных.

Для контроля уникальности также можно использовать Условное форматирование (см. статью Выделение повторяющихся значений).

Теперь, создадим Именованный диапазон Список_Товаров, содержащий все наименования товаров:

• выделите диапазон А2:А9;
• вызовите меню
• в поле Имя введите Список_Товаров;
• убедитесь, что в поле Диапазон введена формула =Товары[Наименование]
• нажмите ОК.

Таблица Накладная

К таблице Накладная, также, предъявляется одно жесткое требование: все значения в столбце (поле) Товар должны содержаться в ключевом поле таблицы Товары.

Другими словами, в накладную можно вводить только те товары, которые имеются в справочной таблице Товаров, иначе, смысл создания Справочника пропадает.

Для формирования Выпадающего (раскрывающегося) списка для ввода названий товаров используем Проверку данных:

• выделите диапазон C4:C14;
• вызовите Проверку данных;
• в поле Тип данных выберите Список;
• в качестве формулы введите ссылку на ранее созданный Именованный диапазон Список_товаров, т.е. =Список_Товаров.

Теперь товары в накладной можно будет вводить только из таблицы Товары.

Теперь заполним формулами столбцы накладной Ед.изм., Цена и НДС. Для этого используем функцию ВПР():

• =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;2;ЛОЖЬ);»»)
• или аналогичную ей формулу
• =ИНДЕКС(Товары;ПОИСКПОЗ(C4;Список_Товаров;0);2)
• Преимущество этой формулы перед функцией ВПР() состоит в том, что ключевой столбец Наименование в таблице Товары не обязан быть самым левым в таблице, как в случае использования ВПР().
• В столбцах Цена и НДС введите соответственно формулы: =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;3;ЛОЖЬ);»») =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;4;ЛОЖЬ);»»)
• Теперь в накладной при выборе наименования товара автоматически будут подставляться его единица измерения, цена и НДС.

Источник: https://excel2.ru/articles/spravochnik-v-ms-excel

Управляем платежами с помощью Excel

• Как построить в Excel модель для управления платежами?
• Как настроить Журнал входящих заявок?
• Как визуализировать представленную в нем информцию?
• В чем преимущества такой модели управления платежами?
• Эффективное управление платежами невозможно без единого информационного поля. Современный программный продукт по учету заявок на исходящие оплаты и планированию реестра платежей должна обеспечивать:

• быстрый и удобный учет поступающих заявок на исходящие платежи;
• расстановку приоритетов в оплате;
• планирование расхода денежных средств;
• отображение списка заявок с неоплаченными, частично или полностью  оплаченными счетами;
• отображение сводной информации о заявках в нужных аналитиках;
• отслеживание и контроль расходования финансовых средств;
• возможность оперативной работы с диалогами и фильтрами ввода данных;
• быстрый поиск по базе данных;
• формирование многофункциональных отчетов по центрам финансовой ответственности, платежам за вчера, статьям бюджета и другие отчеты по требованию руководства.

Рассмотрим, как реализовать все вышеперечисленное в финансовой модели Excel и обеспечить в компании эффективное управление исходящими платежами. Начнем с поэтапной настройки Excel-модели.

Этап 1. Прорабатываем справочники и аналитики

Перечень справочников и аналитик определяется спецификой компании, проблемными зонами, точками контроля, а также требованиями руководства.

Задействованные аналитики представлены на рис. 1. Их набор типичен для любой информационной среды по управлению платежами.

Центры финансовой ответственности (ЦФО) определяются системой бюджетирования компании. Руководители ЦФО несут ответственность за своевременное инициирование и согласование заявок на платежи. Дополнительно регламентируют, на какие виды платежей имеет право подавать заявки каждый ЦФО.

Если системы бюджетирования в компании нет, перечень ЦФО определяется штатным расписанием и должностными обязанностями персонала. При необходимостив качестве ЦФО указывают отдельного сотрудника.

Руководитель ЦФО при направлении в финансовую службу компании заявки на исходящий платеж обязан:

• предоставить документ на оплату — счет, договор, акт сверки и т. п.;
• обеспечить договорную документацию согласно политике безопасности компании;
• проконтролировать исполнение контрагентом, которому планируется перечисление денежных средств, обязательств по сделке.

В рассматриваемой Excel-модели три приоритета платежей:

• высокий;
• средний;
• низкий.

Их может быть больше, но финансовые специалисты не рекомендуют использовать более пяти, так как это снижает управляемость платежами.

Платеж может иметь один из трех статусов: заявлен, оплачен, частично (частичная оплата). При необходимости перечень расширяют:

• на согласовании или утверждении. Это поле дополнительно можно разбить на несколько составляющих, например по должностям ответственных лиц, принимающих участие в согласовании. Тогда финансовый директор из реестра платежей сразу будет видеть, какие заявки одобрены на предыдущих этапах, а какие еще проходят согласование и у кого;
• приостановлены, аннулированы и др.

Это легко сделать, так как каждая таблица с аналитиками отформатирована как «умная» — каждую можно легко дополнить, не сбивая настроек Excel-модели.

Однако если будет задействовано больше статусов, их нужно будет отражать в Журнале заявок. Это увеличит трудозатраты учетного персонала на документооборот и обработку заявок.

В настоящее время компании часто входят в холдинг или группу. Чтобы сформировать сумму заявок на платежи внешним поставщикам и поставщикам из числа группы, задействуют аналитики: группа, внешний.

В условиях дефицита денежных средств часто исключают платежи аффилированным компаниям, оплачивают только внешним контрагентам. В таблице 1 первая позиция — «– без контрагента». Она введена в Справочник, чтобы в Журнале заявок не оставлять пустые поля.

Ее используют для таких платежей, как зарплата, налоги, социальные взносы (на усмотрение руководства).

В таблице 2 представлен фрагмент Справочника статей движения денежных средств. Его функции:

• увязать заявки на исходящие оплаты с бюджетом;
• систематизировать заявки;
• упростить ввод заявок — не нужно указывать в Журнале содержание счета (за пигменты, подшипники, ремни, электродвигатели и т. д.).

Важно предусмотреть информативную цифровую кодификацию статей движения денежных средств (ДДС). Коды и статьи соединены сцепкой (рис. 2) =A2&» «&B2, добавлены пробелы (в кавычках).

Для заполнения графы «Приоритет» применен выпадающий список (см. рис. 2): вкладка Данные → Работа с данными → Проверка данных. В окне Проверка вводимых значений указывают Тип данных → Список.

О. Цветаева, бизнес-консультант

Источник: https://www.profiz.ru/se/3_2019/plateji_i_excel/

Скачать бланк заказа в Excel для сайта

Бланки заказа в Excel, содержащие сложные расчеты требуются предприятиям, производящим или реализующим сложные изделия. Например, мебель, изделия из камня, изделия из дерева, технику, оказывающие услуги по строительству домов и так далее. Ссылки на скачивание таких бланков в формате Excel размещают на сайте компании, для того, чтобы клиент мог скачать бланк из браузера.

Бланк заказа сложного изделия предполагает наличие многих условий. Часть этих условий могут быть выполнены одновременно, другие условия исключают друг друга. Так, например, в бланке заказа клиент не должен выбрать одновременно несколько видов мебельных фасадов. Другой пример — бланк заказа не позволит выбрать размер изделия меньше или больше технологически возможных.

Пример таблицы ограничений для бланка в Excel:

Размеры, которые невозможны по технологии производства, будут недоступны в бланке заказа. Таким же образом можно ограничить значения, вносимые во все поля бланка заказа в Excel. Например, поле «цвет» можно ограничить списком возможных цветов, поле «тип покрытия» — списком возможных материалов и так далее.

В бланк заказа в Excel вносятся поля для заполнения заказчиком: наименование организации, контактные данные, тип заказа, дата заказа и так далее. В бланке заказа также обычно присутствуют реквизиты организации-исполнителя: логотип, адрес сайта, контактные данные. Дополнительно к ячейкам бланка можно добавить примечания с пояснениями для заказчика.

В бланке заказа в Excel также присутствует таблица для расчета различных параметров заказа: размеров изделия, количества расходных материалов, стоимости изготовления заказа.

Количество, расположение, ограничения для значений, вносимых заказчиком в бланк заказа, в Excel зависят от требований, предъявляемых при производстве изделия. Для расчетов стоимости, количества требуемых материалов и т.д.

используются формулы, включающие в себя несколько уровней условий. Например, нельзя рассчитать стоимость заказа, если некорректно внесены данные в какую-то ячейку бланка заказа.

В расчетах параметров заказа возможно применение любых ограничений: текстовых, числовых, цветовых, формульных.

Бланки заказа со сложными расчетами трудно реализовать прямо в браузере. Поэтому для создания таких бланков со многими условиями используют MS Excel. Пользоваться таким бланком смогут также клиенты, у которых установлен OpenOffice.

Образец бланка заказа в Excel содержит в себе примеры использования условий и ограничений, необходимых для производства заказа. При несовместимости условий, выбранных заказчиком, справа от бланка заказа появляется предупреждающая надпись.

Листы бланка заказа в Excel защищены от несанкционированных изменений, поэтому заказчик не сможет произвольно менять поля бланка. Распечатывается бланк заказа на одном листе:

Заказать индивидуальный бланк в Excel для своего предприятия Вы можете здесь.

Источник: http://vExcele.ru/index/blank_zakaza/0-30

Автоматическое заполнение бланков документов данными из Excel

Как известно, табличный редактор Excel используется для работы с табличными данными, а текстовый редактор Word для работы с текстами. И одно и другое приложение широко используются пользователями для подготовки различного рода документов, таких как договоры, сметы, акты выполненных работ, квитанции, путевые листы, доверенности и так далее.

Кроме того, зачастую различные реестры и базы данных с информацией по клиентам, продавцам, покупателям, поставщикам и подрядным организациям создаются в приложении Excel, а сами данные из этих реестров используются для составления документов и заполнения шаблонов в текстовом редакторе Word.

Далее рассматриваются варианты автоматизации при заполнении документов данными из рабочих книг Excel.

Заполнение бланков Excel данными активного рабочего листа

Большое количество документов создается пользователями в табличном редакторе Excel, это всевозможные приказы, ведомости, графики, журналы, ордера, акты, чеки, счета и счет-фактуры. Все это изобилие документов требует своего заполнения.

Какие-то бланки заполняются специальными программами по учету финансово-хозяйственной деятельности, такими как 1С или SAP, какие-то просто распечатываются для дальнейшего заполнения их вручную, а какие-то требуют своего заполняются на компьютере с последующей печатью.

Процесс заполнения бланков документов в Excel можно автоматизировать. Одним из способов автоматизации является использование надстройки для заполнения подготовленных бланков документов.

• Надстройка для Excel позволяет выбрать как один, так и несколько бланков документов и быстро заполнить их данными активного рабочего листа, предварительно подготовленными для этого.
• 
• надстройка для заполнения бланков и шаблонов в Excel

Заполнение бланков Excel исходными данными по списку

В случаях, когда в качестве исходных данных используется готовый список значений, можно использовать надстройку, которая заполняет выбранные бланки и шаблоны по каждой строке списка в отдельности.

Эта надстройка отличается от описанной выше программы тем, что предыдущая надстройка заполняет бланки документов одним набором исходных значений, а эта программа осуществляет заполнение документов сразу по всему списку данных.

Если нужно запустить процесс заполнения не по каждой строке, а по каким-то отдельным, то используются стандартные фильтры Excel.

2.  Надстройка также позволяет выбирать сразу несколько шаблонов для заполнения.
3. 
4. надстройка для заполнения бланков и шаблонов в Excel по списку

Источник: http://macros-vba.ru/nadstrojki/excel/261-avtomaticheskoe-zapolnenie-blankov-dokumentov-dannymi-iz-excel

Как создать документ в Экселе (Excel)?

 Всем привет, у меня уже есть похожая статья, где я описывал как создать новый документ Ворд, теперь пришла очередь Майкрософт Эксель! 

 Ms Excel – это текстовый документ, который имеет оформление в виде таблиц и более того к полям таблицы можно применять различные математические функции. Вообще МС Эксель имеет очень много функций, но данная статья о том, как создать новый текстовый файл Эксель. 

Способ №1. Как создать новый документ Excel на рабочем столе. 

 Чтобы создать новый документ Эксель на рабочем столе или в необходимой рабочей папке делаем следующее: 

1. Переходим на рабочий стол Виндовс или в рабочую папку 
2. Кликаем правой кнопкой мыши по пустому месту 
3. В появившемся меню ищем кнопку «Создать», далее нажимаем на «Электронная таблица MS Excel» 
4. Теперь на рабочем столе или папке у вас появится файл с названием «Электронная таблица Excel», обычно после создания файла эта надпись выделена синим цветом, это означает что мы можем задать свое название документу Эксель. 

Вот и все! Теперь вы можете открыть данный файл и создать необходимую вам таблицу! Не забывайте переодически сохранять документы в которых вы работаете.  

Способ №2. Как сделать новый документ в Экселе. 

Во втором способе я вам рассказать, как создать другой файл Эксель из самой программы. Для этого следуем инструкции: 

1. Мышкой нажимаем кнопку «Пуск» в левом нижнем углу. И ищем папку «Microsoft Office …», нажимаем на нее и открываем программу MS Excel.   Если у вас установлена Windows 7, то после «Пуска» переходим во вкладку «Все программы» и следуем также как описано выше! 
2. Открылась программа Эксель, выбираем пункт «Пустая книга«, теперь вы можете в ней работать, но чтобы создать документ Экселя, вам необходимо его сохранить. 
3. В левом верхнем углу нажимаем кнопку «Файл». 
4. Далее нажимаем «Сохранить». 
5. Вам будет предложено место для сохранения нового документа, поставьте необходимую папку для сохранения нового файла Эксель и задайте ему нужное название. 
6. Нажмите кнопку «Сохранить или Ок». 

Вот и все! Ничего сложного в этом нет, не торопитесь и у вас все получится! 

Как создать новую таблицу в одном документе Экселя 

В экселе можно создавать несколько рабочих окон, таблиц, вкладок, листов называйте их как хотите, но сам Эксель подписывает их как «Лист 1, Лист 2 и т.д.» 

Каждый лист в документе Excel можно назвать как вам необходимо — это позволяет делать документ многогранным и очень полезным, вы можете хранить разные отчеты или таблицы расчетов в одном файле Экселя. Очень удобно не правда ли? 

Итак как сделать несколько документов в одном Ексель файле?  

1. Для начала создайте документ Ексель, как описано выше или откройте уже существующий документ.

    

2. Теперь внимательно внизу страницы ближе к левому краю, вы должны увидеть надпись «Лист 1 (Sheet 1)» или «Любое название связанное с информацией в этой таблице».

    

3. Рядом с этой вкладкой вы найдете кнопку в виде «Плюсика (+)», она бывает слева или справа от вкладки «Лист 1». Нажав на «Плюсик» вы создадите новый лист документа в Экселе.

     

4. Чтобы переключиться между таблицами, просто щелкните на необходимый лист левой кнопкой мыши! 
5. Чтобы изменить название листа для удобства, щелкните по нужному листу дважды быстро, у вас откроется окно, где вы сможете задать свое название новой таблице или переименовать старую таблицу. 

Так же вы можете прочитать другие наши статьи на тему — как самостоятельно научиться работать в Ворде и Экселе.

Вот и все! Желаю удачи и успехов!

Если вам понравилась статья, пожалуйста поделитесь ей в своих социальных сетях с помощью кнопок ниже. Спасибо!

Источник: https://4todelat.ru/ms-office-dlya-chajnikov/kak-sozdat-novyj-tekstovyj-dokument-eksel

Форма заявки на поставку товара. Образец 2019 года

Заявка на поставку товара – документ, который обычно требуется в тех случаях, когда компания-заказчик бронирует партию товара на складе у предприятия-поставщика для дальнейшего своевременного получения.

Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявки на поставку товара .docСкачать образец заявки на поставку товара .doc

На какие товары можно формировать заявку

Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:

• стройматериалы,
• канцелярские принадлежности,
• хозяйственные товары,
• мебель,
• технику,
• оборудование и т.д.

Порядок получения товара

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

1. Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
2. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Плюсы и минусы заявки

Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период.

Позитивный момент

Ее основное преимущество заключается в том, что она гарантирует то, что как только необходимая продукция появится на складе поставщика, она будет забронирована под этого конкретного заказчика.

Негативный момент

Правда при этом, если вдруг возникнет необходимость заменить этот товар на какой-то другой, не указанный в документе, могут возникнуть сложности, как и в случае отказа заказчика от ранее отправленной заявки.

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.

В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).

Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.

Кто составляет заявку

Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры.

Образец заявки на поставку товара

• На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.
• Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.
• Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.

1. В «шапку» вписываются:
   • название той фирмы, которой она адресована,
   • название компании–заказчика,
   • дата, номер и место составления документа,
   • данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
2. Далее в документ нужно внести:
   • наименование заказываемых товарно-материальных ценностей,
   • их количество,
   • размер,
   • вес,
   • тару,
   • прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).

   При большом объеме товара эту часть бланка рекомендуется оформлять в виде таблицы.

3. Также в заявку при необходимости можно внести условия поставки, в частности, требования к упаковке, транспортировке, конкретную дату или период и т.п.

При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.

На что обратить внимание при оформлении заявки

1. Как к содержательной части заявки, так и к ее оформлению, никаких особенных требований не предъявляется: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе форматов А4, А5, от руки или напечатав на компьютере.

2. Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг).

3. Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).

Заявка составляется обычно в двух экземплярах, один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.

Источник: https://assistentus.ru/forma/zayavka-na-postavku-tovara/

Рекомендации по созданию форм бюджетов в Excel

Фото Бориса Мальцева, Кублог

Без планирования и контроля оплат не может существовать ни одно предприятие: ежедневно руководителю компании необходимо принимать решение, как распределить денежные средства, расставлять приоритеты по оплатам. Помочь ему в этом может Бюджет движения денежных средств (БДДС) — документ, в котором собраны все поступившие заявки на оплату и информация об имеющихся в компании свободных денежных средствах. В статье приведены формы понедельного планирования БДДС, рассмотрены механизмы прогнозирования поступления выручки от продаж в оптовом и розничном направлениях, даны рекомендации по созданию форм бюджетов, рассылаемых распорядителям статей затрат.

Контроль бюджета

Существенная составляющая системы контроля — контроль казначейского исполнения бюджета, то есть контроль поступления и расходования денежных средств, которые запланированы в БДДС.

Оперативный контроль бюджета движения денежных средств, как правило, осуществляет бюджетный контролер. Руководствуясь утвержденными лимитами денежных средств, он определяет статьи бюджета для финансирования сверхплановых расходов.

Финансовый контролер оценивает каждую поступающую заявку на осуществление расчетов и выясняет, не превышает ли она лимит по соответствующей статье бюджета.

Превышение лимитов в бюджетном периоде возможно только по специальному распоряжению уполномоченного должностного лица (финансового или генерального директора). Когда речь идет о перераспределении расходов между различными бюджетными статьями, эти полномочия закрепляют за финансовыми контролерами.

План движения денежных средств на месяц

Планирование денежных потоков на текущий месяц нужно начинать с общего плана бюджета движения денежных средств, пример которого представлен в табл. 1.

В общем виде БДДС состоит из следующих блоков:

1. План остатков денежных средств на начало месяца.
2. План поступления денежных средств от основной деятельности (выручка от продаж, бонусы от поставщиков, доходы от субаренды помещений и др.).
3. План операционных расходов, который состоит из двух частей:

• план оплат поставщикам за товар;
• план оплат по прочим расходам по операционной деятельности.

1. План потока по финансовой деятельности: сальдо между кредитами к получению и гашению минус проценты по кредитам к уплате.
2. План потока по инвестиционной деятельности: разница между доходами от продажи основных средств и платежами по приобретению и ремонту основных средств.

В результате мы получаем плановый чистый поток за рассматриваемый период и выводим прогноз остатка денежных средств на конец периода.

Таблица 1. Бюджет движения денежных средств, руб.
Код	Статья	Контрагент	Задолженность на 1-е число	Начисления/ Продажи/ Поставки	Бюджет	Задолженность на 31-е число
001	Остаток на начало периода	65 000
На расчетном счете	50 000
В кассе	15 000
100	Поступления от продаж	185 000	1 210 000	1 105 000	290 000
101	Розничные продажи	25 000	1 000 000	925 000	100 000
102	Оптовые продажи	150 000	200 000	170 000	180 000
103	Прочие поступления	10 000	10 000	10 000	10 000
200	Расходы от операционной деятельности	505 200	965 500	1 117 700	353 000
200.1	Оплата поставщикам	450 000	650 000	800 000	300 000
Оплата поставщикам	ООО «Альфа»	300 000	450 000	550 000	200 000
Оплата поставщикам	ООО «Омега»	150 000	200 000	250 000	100 000
200.2	Операционные затраты	55 200	315 500	317 700	53 000
201	Выплата зарплаты	50 000	125 000	125 000	50 000
201.1	Окладная часть	Сотрудники	50 000	100 000	100 000	50 000
201.2	Премии	Сотрудники	25 000	25 000	—
202	Затраты на персонал	2200	5000	7200	—
202.1	Такси	ООО «Такси»	1500	3000	4500	—
202.1	Такси	ООО «Экспресс»	2000	2000	—
202.2	Медицинский осмотр	Поликлиника № 1	700	700	—
203	Затраты на содержание здания	3000	73 000	73 000	3000
203.1	Аренда помещений	ООО «Терем»	25 000	25 000	—
203.1	Аренда помещений	ООО «Теремок»	30 000	30 000	—
203.2	Коммунальные расходы	Горводоканал	15 000	15 000	—
203.2	Коммунальные расходы	ТеплоЭлектроСтанция	—
203.3	Охрана	ЧОП «Добрыня»	3000	3000	3000	3000
218	Налоги в бюджет	—	112 500	112 500	—
218.1	НДС к оплате	45 000	45 000	—
218.2	Налог на прибыль	15 000	15 000	—
218.3	Налог на имущество	—
218.4	НДФЛ	15 000	15 000	—
218.5	Налоги с зарплаты	37 500	37 500	—
300	Итого поток от операционной деятельности	244 500	–12 700
400	Поток от финансовой деятельности	1 500 000	–25 000	1 500 000
Привлечение кредитов	Банк № 2	500 000
Гашение кредитов	Банк № 1	500 000
Оплата процентов по кредитам	Банк № 1	25 000
500	Поток от инвестиционной деятельности	–15 000	–5000	–10 000	–10 000
Доход от продажи ОС	—
Покупка ОС	—
Ремонт ОС	ИП Иванов П. А.	15 000	5000	10 000	10 000
600	Чистый поток от деятельности	–47 700
002	Остаток на конец периода	17 300

Если в результате планирования на конец периода прогнозируются отрицательные денежные остатки, бюджет подвергается корректировке за счет сокращения плана оплат. Поэтому для понимания ситуации лучше сразу добавить в БДДС информацию о текущей задолженности перед поставщиками, плановых затратах на предстоящий месяц и прогнозной задолженности на конец месяца с учетом заложенных в бюджет сумм оплат.

В нашем примере чистый поток по месяцу прогнозируется отрицательным (–47,7 тыс. руб.), но за счет начальных остатков в 65 тыс. руб. мы в состоянии выполнить заявленный бюджет на данный месяц.

При этом мы наращиваем дебиторскую задолженность от наших покупателей со 185 тыс. руб. до 290 тыс. руб. и уменьшаем кредиторскую задолженность перед поставщиками товара с 450 тыс. руб. до 300 тыс. руб.

В целом по месяцу картина оптимистичная.

Однако стоит обратить внимание, что в этом месяце планируется перекредитовка в 500 тыс. руб.: у нас заканчивается срок кредита в Банке № 1, мы рассчитываем получить кредит на такую же сумму в Банке № 2.

И если получить кредит в Банке № 2 мы сможем чуть позже, чем истекает срок гашения в Банке № 1, то в течение месяца нам нужно накопить на счетах 500 тыс. руб. (примерно половина нашей месячной выручки).

То есть почти полмесяца мы не сможем тратить большие суммы на операционные расходы: все платежи по ним начнутся только после получения кредита в Банке № 2.

Конечно, есть обязательные платежи, которые никак нельзя отложить на вторую половину месяца (оплата аренды, коммунальных платежей, выплата заработной платы согласно графику). Следовательно, нам нужен подневной или понедельный план движения денежных средств, которого в дальнейшем мы должны четко придерживаться, чтобы не испортить себе кредитную историю в Банке № 1.

Составим понедельный план движения денежных средств на следующий месяц, где спланируем поступление выручки и обязательные к оплате расходы, после чего выведем суммы, которые мы можем выделять на прочие платежи.

План поступления выручки по неделям

План поступления выручки от розничного и оптового направления формируется по разным принципам. Поступления от оптовых клиентов легко спрогнозировать через отсрочку платежа.

Для этого воспользуемся штатным отчетом «Валовая прибыль», который находится в блоке «Продажи» закладки «Отчеты» на панели инструментов Excel (рис. 1).

Настроим отчет «Валовая прибыль» под наши требования:

1. Заходим в настройки отчета, нажимаем галочку «Расширенная настройка».
2. На закладке «Общие»:

• задаем период продаж, за который ожидаем поступления денежных средств от клиентов (обычно он равен максимальной отсрочке, предоставляемой нашим покупателям);
• в блоке «Параметры» нажимаем галочки «Выводить общие итоги» и «Выводить детальные записи»;
• в блоке «Показатели» оставляем только «Стоимость продажи, руб.» и «с НДС», на остальных показателях убираем галочки (рис. 2).

1. На закладке «Группировки» удаляем все группировки, которые предусмотрены отчетом по умолчанию (рис. 3).

1. На закладке «Отборы» устанавливаем отбор: нас интересуют продажи только оптового подразделения (рис. 4).

1. На закладке «Дополнительные поля» выводим поля «Покупатель» и «По датам», для всех полей в столбце «Размещение» задаем тип «В отдельных колонках», в столбце «Положение» — «Вместо группировки» (рис. 5).

1. Нажимаем на кнопку «Сформировать» и получаем отчет, который представлен в табл. 2.

Таблица 2. Отчет «Валовая прибыль» на основе представленных настроек
Покупатель	По дням	Стоимость продажи, руб.
ООО «Горизонт»

01.06.2016

1. 50 000

Источник: https://www.klerk.ru/boss/articles/456334/

Организация учета заявок клиентов при помощи Excel и Интернет-технологий — Трюки и приемы в Microsoft Excel

В настоящее время всемирная сеть Интернет чрезвычайно популярна, и даже небольшие фирмы стараются ее использовать для информационного обмена со своими партнерами.

В этой статье мы рассмотрим примеры еще двух разработок, базирующихся на приложении Microsoft Excel, однако функциональность автоматизированных книг будет заметно отличаться от задач предыдущих материалов.

Основное отличие связано с использованием Интернет-технологий.

Что касается содержания листов книг, то оно достаточно типично — информация о фирмах, номенклатуре товаров, заказах от наших покупателей, оплаченных квитанциях и т. д. Основная особенность разработок связана с тем, что мы обеспечим возможность ввода и просмотра данных непосредственно на веб-сайте нашими клиентами.

Представители этих организаций при посещении сайта должны пройти процедуру авторизации доступа (указать свой уникальный пароль) и далее сформировать заявку на необходимый товар с указанием количества.

Это будет составлять одиу часть нашей разработки, в которой кроме приложения Microsoft Excel мы воспользуемся популярными Интернет-технологиями.

Другая часть разработки связана с передачей необходимой информации (размещенной в книге Microsoft Excel) с компьютера, расположенного в нашей организации, на сайт. Подобная передача необходима при изменениях в сведениях по номенклатуре и данных о фирмах. Также необходимо организовать еще и просмотр сформированных заказов на сайте в книге Microsoft Excel.

Для реализации поставленных задач, кроме программирования на языке VBA потребуется еще и программирование веб-сервера. Учитывая такую новизну поставленной цели, нам придется познакомиться с языком гипертекста HTML (Hypertext Mark-up Language — язык разметки гипертекста), языком написания серверных сценариев РНР и системой управления базой данных MySQL.

Подобного перечисления не стоит бояться. Конечно, по каждой из названых тем написано немало книг. Однако в этой статье мы попробуем рассмотреть используемые Интернет-технологии в процессе описания практических примеров решения офисных задач.

Технические действия на страницах подробно прокомментированы, и вы легко сможете их повторить на своем компьютере. Вам потребуется только загрузить из Интернета бесплатный программный продукт, который нам потребуется в качестве средства разработки. Это система Денвер — популярный набор для веб-разработчика.

Непосредственно технические действия для загрузки и установки данной системы далее будут подробно описаны.

Мы воспользуемся языком гипертекста HTML, а также языком написания сценариев для веб-сервера.

Для тех читателей, которые намереваются познакомиться с Интернет-технологиями подробнее, можно рекомендовать ряд отличных изданий на данную тему.

Источник: http://excelexpert.ru/organizaciya-ucheta-zayavok-klientov-pri-pomoshhi-excel-internet-texnologij