Как сделать условие на значение в access?

Всем привет, сегодня разбираем функцию IIF в запросах Access. Если вы не знаете, как создать условие «ЕСЛИ ТО» в базе данных Microsoft Access, то вы пришли по адресу.

На простых запросах мы разберем принцип работы встроенной функции IIF. С помощью IIf можно определить, является ли выражение истиной или ложью.

Если выражение истинно, IIf вернет одно значение; если ложно, IIf вернет другое значение.

Синтаксис функции IIF: IIf (условие; если истина; если ложь).
1 аргумент — наше условие. Если это условие выполняется, то функция IIF в запросах Access вернет значение второго аргумента, если же условие не выполняется, то функция IIF в запросах Access вернет значение третьего аргумента.

Рассмотрим базу данных «Студенты». Если вы хотите более подробно ознакомится с тем, как создавалась база данных Access Студенты, то переходите по ССЫЛКЕ.

• Рассмотрим 1 пример.

У нас есть таблица СТУДЕНТЫ, известно, что некоторые студенты получают стипендию. Предположим, что сумма базовой стипендии 5000 руб.

Создадим такой запрос, который начислит 5000 руб тем студентам, кто получает стипендию, а всем остальным — 0!
Перейдем в конструктор запросов, нам понадобится дополнительное вычисляемое поле, а также функция IIF в запросах Access.

Результат запроса с функцией IIF представлен ниже:

Рассмотрим 2 пример.
Для 2 примера необходимо в таблицу СТУДЕНТЫ добавить новое логическое поле МЕДАЛЬ.

Студентам, которые имеют стипендию и медаль начислим 7000 рублей, у кого просто стипендия — 5000 руб, остальным -0!
Снова нам поможем функция IIF в запросах Access.

Обратите внимание, что функцию IIF можно использовать в качестве аргумента другой функции IIF.

Рассмотрим 3 пример.
Работаем с таблицей ПРЕПОДАВАТЕЛИ. Мы знаем, сколько получает каждый преподаватель и знаем, сколько у него детей.

Сделаем так, чтобы преподавателям, у которых больше 2 детей, начислялась надбавка 10000 рублей, тем у кого от 1 до 2 детей — 5000 рублей, у кого нет детей — 0!

Хотите больше примеров, где разбирается функция IIF в запросах Access? Переходите по ССЫЛКЕ.

Если вам нужна готовая база данных Access, то ознакомьтесь со списком представленным ЗДЕСЬ.

Источник: https://accesshelp.ru/funkcija-iif-v-zaprosah-access/

Урок "MS Access задание 2"

Практическое задание №2 по программе Microsoft Access

1. С

   Рисунок 1. Таблица «Сотрудник», созданная в режиме конструктора

   оздадим с помощью конструктора таблицу «Сотрудник» со структурой, представленной на рисунке

Для того чтобы обеспечить возможность хранения в базе данных разнообразной информации, Access предлагает большой набор типов данных, некоторые из которых мы использовали при создании таблицы:

• Текстовый – текст длиной до 255 символов;

• Счетчик – счетчик, который автоматически увеличивается на единицу с добавлением каждой новой записи;

• Числовой – числа различных форматов;

• Дата/время – Дата и /или время;

• Денежный – денежные значения различных форматов;

• Логический – величины, способные принимать только два значения: да/нет или 1/0.

Тип поля определяет допустимые символы, которые могут быть использованы при его заполнении. Для некоторых полей осуществляется и более сложная проверка с помощью ввода дополнительных условий в нижнюю часть бланка конструктора запросов.

Размер поля. В поле нельзя ввести больше символов, чем это определено в данном свойстве. Для текстовых полей это ограничение составляет изначально 50 символов. Изменим размер для поля «ФИО» на 60 символов.

Формат поля. Для удобства прочтения даты приема на работу и даты рождения изменим формат их отображения, выбрав в раскрывающемся списке Длинный формат даты.

Условия на значения. Условия вводятся как выражения, которые могут быть как простыми, так и сложными. Допускается также создание диапазонов.

При задании этого ограничения ввод значения в поле будет обязательным, даже если в свойстве поля «Обязательное поле» зафиксировано значение «нет». Зададим условие на значение для поля «Пол».

Для этого в соответствующую строку поместим следующее выражение ”м” or “ж”.

Значение по умолчанию задает содержимое поля, которое записывается в новую запись в том случае, если пользователь не ввел в это поле никаких данных. Для поля «Пол» это значение поставим «м».

Сообщение об ошибке Access выводит в случае, если при вводе значения пользователь нарушил «Условие на значение». Для поля «Пол» в этой строке обозначим: поле «ПОЛ» может иметь значение только «м» или «ж».

1. Создадим таблицу «Кафедры» с полями:

• «Код_кафедры» — ключевое поле типа «Счетчик»;
• «Наименование_кафедры_краткое» — текстовое поле, длина – 8 символов;
• «Наименование_кафедры_полное» — текстовое поле длиной 50 символов.

1. Создадим таблицу «Владение иностранными языками» с полями:

«Код_сотрудника» — ключевое поле типа «Счетчик»

«Название_языка» — текстовое, 20 символов;

«Степень_владения» — текстовое, 20 символов. Организуем для этого поля подстановку из фиксированного набора значений, выбрав в поле «Тип данных» «Мастер подстановки». Список значений: «свободно», «со словарем», «читаю и могу объясняться»

1. Так как таблица «Сотрудник» должна быть связана с таблицей «Кафедра», то необходимо в режиме конструктора перейти в поле «Код_Кафедры» и выбрать в типе данных «Мастер подстановки». Далее необходимо определить поле таблицы-источника «Кафедры», значения которого будут подставляться в описываемую колонку.

   Таким полем является «Код_кафедры». Но так как пользователь вряд ли помнит коды, то кроме этого поля перенесем в список выбранных полей еще и поле «Наименование_кафедры_краткое». Зададим подпись «Кафедра» для столбца подстановки.

   Аналогично задайте связь и для поля «Владение_ин_яз», включив в список выбранных полей все поля соответствующей таблицы.

2. Теперь необходимо скорректировать созданные связи, выбрав команду меню Сервис►Схема данных.

   Дважды щелкните на линии связи между таблицами «Кафедры» и «Сотрудник», и в появившемся окне поставьте галочку в поле «Обеспечение целостности данных».

   Это необходимо для того, чтобы в таблице «Сотрудник» не появлялись коды кафедр, отсутствующие в соответствующей таблице. Аналогично скорректируйте параметры связи для таблицы «Владение иностранными языками.

3. Заполним созданные таблицы следующими данными:

Рисунок 2. Таблица «Владение иностранными языками»

Рисунок 3. Таблица «Кафедры»

Ч

Рисунок 4. Таблица «Сотрудник» в режиме просмотра

асть 2. Создание запросов.

! При создании простого запроса условие отбора записывается в соответствующий столбец в строке «Условие отбора» бланка запроса. Причем допускается записывать не только значение атрибута, но и знаки операторов сравнения (=, >,

Источник: https://infourok.ru/urok-ms-access-zadanie-1583833.html

Субд microsoft access — урок. информатика, 9 класс

• СУБД Microsoft Access (MS Access) относится к системам, ориентированным на пользователя.
• Она позволяет пользователю, не прибегая к программированию, легко выполнять основные действия с базой данных:
• создание БД, редактирование и манипулирование данными.

MS Access работает в операционной среде Windows, может использоваться как на автономном ПК, так и в локальной компьютерной сети. С помощью Access создаются и эксплуатируются личные базы данных, а также БД организаций с относительно небольшим объёмом данных.

Для создания крупных промышленных информационных систем MS Access не годится.

1. Запуск программы
2. Программа запускается одним из следующих способов:
3. 1. Команда Пуск →  Программы  → MS Access

• 2. Ярлык на Рабочем столе → MS Access
• Среда Access имеет интерфейс, характерный для Windows-приложений, и включает в себя следующие составляющие (сверху вниз):
• титульную строку с кнопками управления окном, главное меню, панель инструментов, рабочее поле и строку состояния.
• На рабочем поле открывается окно, соответствующее выбранному режиму работы.

1. Как в любом приложении, в Access существует иерархия режимов.
2. Данные, с которыми работает СУБД, также могут быть выстроены в иерархическую последовательность.
3. На верхнем уровне такой иерархии находятся основные объекты MS Access.
4. К ним относятся: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Таблица — это главный тип объекта. Объекты, составляющие таблицу — записи и поля.

Поле базы данных — это столбец таблицы, включающий в себя значения определённого свойства.

Строки таблицы являются записями об объекте; эти записи разбиты на поля столбцами таблицы.

Запись базы данных — это строка таблицы, которая содержит набор значений различных свойств объекта.

В каждой таблице должно быть по крайней мере одно ключевое поле, содержимое которого уникально для любой записи в этой таблице. Значения ключевого поля однозначно определяют каждую запись в таблице.

• Структура БД изменяется при добавлении или удалении полей.
• Имя поля определяет то, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операций с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
• Тип поля определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
• Размер поля определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
• Формат поля определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
• Маска ввода определяет форму, в которой вводятся данные в поле.
• Подпись определяет заголовок столбца таблицы для данных поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
• Значение по умолчанию — это то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически.
• Условие на значение — это ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип дата).
• Сообщение об ошибке — это текстовое сообщение, которое выводится автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).
• Обязательное поле определяет обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки разрешается ввод пустых строковых данных.

Типы данных

1. Текстовый тип используется для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера.
2. Поле Мемо — это специальный тип данных для хранения больших объёмов текста.
3. Числовой — это тип данных для хранения действительных чисел.
4. Дата/время — тип данных для хранения календарных дат текущего времени.
5. Денежный — тип данных для хранения денежных сумм.

Счётчик — специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование для порядковой нумерации записей.

Логический — тип для хранения логических данных (принимают только два значения да или нет).

Поле объекта ole — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов ole, например мультимедийных до (1) Гб.

Гиперссылка — специальное поле для адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылку автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок — это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

Запрос — результат обращения пользователя к СУБД для поиска данных, добавления, удаления и обновления записей. Результат поиска (выборки) данных представляется в табличном виде.

С помощью  запросов выполняют такие операции, как

1. отбор данных,
2. сортировка данных,
3. фильтрация данных,
4. преобразование данных по заданному алгоритму,
5. создание новой таблицы,
6. автоматическое наполнение таблиц данными,импортированными из других источников,
7. простейшие вычисления в таблицах и др.

Форма — это вспомогательный объект, создается для дополнительного удобства пользователя при просмотре, вводе и редактировании данных.

Отчёт — это документ, предназначенный для вывода на печать, сформированный на основании информации, содержащейся в таблицах и запросах.

Источник: https://www.yaklass.ru/p/informatika/9-klass/modelirovanie-i-formalizatciia-13598/sistema-upravleniia-bazami-dannykh-13411/re-045617ba-194f-4633-be47-3b3a84d42b2d

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2002

Microsoft Access может осуществлять проверку данных, вводимых в поле или запись таблицы. Чтобы проверить значение, вводимое в поле или запись, необходимо задать условие на значение. Кроме того, можно указать текст сообщения, которое должно появиться на экране, если введенные данные не соответствуют данному условию. В Microsoft Access существует два типа условий на значение:

• условия на значение поля;
• условия на значения записи.

Очень важно, что оба типа условий вводятся в систему на уровне таблицы.

Это означает, что проверка вводимых данных на соответствие этим условиям будет выполняться независимо от способа ввода данных, будь то прямое редактирование записей в режиме Таблицы, или импорт (копирование) из другой таблицы, или редактирование записи в форме (на странице доступа к данным). Это позволяет надежно защищать данные от ошибок ввода.

Условие на значение поля позволяет обеспечить ввод корректных данных в поле записи. Проверка введенного значения осуществляется при переходе к другому полю или другой записи.

Если введенное значение не соответствует заданному условию, на экран выводится сообщение, указанное пользователем, или стандартное сообщение, если пользователь не определил свое.

Чтобы определить условие на значение поля, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.
2. В верхней части окна выбрать нужное поле.
3. Открыть на панели свойств поля вкладку Общие (General) и выбрать свойство Условие на значение (Validation Rule), а затем ввести необходимое условие. Задать условие на значение можно при помощи Построителя выражений (рис. 2.35), нажав на кнопку Построителя справа. Выражения, используемые в условиях, возвращают значения Истина (True), и в этом случае данные корректны, или Ложь (False) – данные некорректны. Одним из самых простых выражений, которое может встретиться в условии, является > 0, т. е. в поле могут вводиться только положительные числа. Для ввода более сложных выражений нужно знать правила построения выражений в Access. Эти правила, а также правила пользования Построителем выражений, подробно изложены в разд. «Создание выражений с помощью Построителя выражений» гл. 4.
4. Выбрать свойство Сообщение об ошибке (Validation Text) и ввести сообщение, которое будет выводиться на экран, если данные не соответствуют заданному условию.

Если условие на значение накладывается на поле, которое уже содержит данные, то при сохранении таблицы Microsoft Access выдаст вопрос, нужно ли применять новое условие к существующим данным.

Замечание
Чтобы проверить соответствие текущих данных в таблице условиям на значение, следует на заголовке таблицы в режиме конструктора нажать правую кнопку мыши, а затем выбрать команду Проверка условий (Test Validation Rules).

Рис. 2.35. Применение Построителя выражений при задании свойства Условие на значение

Условия на значение записи отличаются от условий на значение поля тем, что в условиях на значение записи допускаются ссылки на разные поля. Это позволяет использовать такие условия для сравнения значений, введенных в разные поля таблицы. Условия на значение записи проверяются при сохранении записи. Чтобы определить условие на значение записи, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.
2. Нажать на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design) кнопку Свойства (Properties) или, щелкнув правой кнопкой мыши по заголовку таблицы, выбрать из контекстного меню команду Свойства (Properties). Откроется диалоговое окно Свойства таблицы (Table Properties).
3. Третья строка в этом окне – Условие на значение (Validation Rule), которое позволяет ввести выражение для условия на значение записи. Например, в таблице «Заказы» (Orders) нужно указать, что дата исполнения заказа должна быть больше, чем дата размещения. Если воспользоваться Построителем выражений, то видно, что в окне Построителя появилась папка Заказы, а рядом – список полей таблицы «Заказы» (Orders) (рис. 2.36).

   
   Рис. 2.36. Ввод условия с помощью Построителя выражений

   Выделите в списке значение ДатаИсполнения и нажмите на кнопку Вставить (Paste) или просто дважды щелкните мышью по этому элементу. В верхнем поле окна Построителя появится имя поля в квадратных скобках.

   Нажмите кнопку >. Аналогичным способом выберите из списка элемент ДатаРазмещения. В результате в верхнем поле появится выражение [ДатаРазмещения] > [ДатаИсполнения].

   Нажмите кнопку ОК.

   Замечание
   Если в выражениях используются ссылки на название полей таблицы, то они окружаются квадратными скобками.

4. Выбрать свойство Сообщение об ошибке (Validation Text) и ввести сообщение, которое будет выдаваться на экран, если данные не соответствуют указанному условию.

Источник: http://samoychiteli.ru/document18012.html

Создание условия на значение для проверки данных в поле

Применимо к: Microsoft
Office Access 2007

Печать

В этой статье рассматривается добавление
условий на значение в базу данных.
Условия на значение вносят ограничения
на данные, вводимые пользователем в
поле, а также помогают предотвратить
ввод данных неправильного типа или
объема.

Предполагаемое действие:

• Основные сведения об условиях на значение
• Проверка данных при вводе в поля таблицы
• Проверка данных при вводе в формы
• Проверка данных при выполнении операций импорта
• Справочные сведения об условиях на значение

Основные сведения об условиях на значение

Условия на значение вносят ограничения
на данные, которые пользователь может
ввести в поле таблицы или элемент
управления (например, поле ввода) в
форме.

В Microsoft Office Access 2007 предусмотрено
множество способов проверки данных, и
часто некоторые из этих способов
используются для задания условия на
значение.

Условие на значение можно
представить себе в виде набора уровней —
можно использовать некоторые или все
уровни проверки, чтобы обеспечить
правильный ввод данных пользователями.

• Типы данных.Типы данных обеспечивают первый уровень проверки. При разработке таблицы базы данных определяются типы данных для каждого поля в таблице, и эти типы данных служат ограничением на вводимые пользователями данные. Например, в поле типа даты и времени можно ввести только дату и время, а в поле денежного типа можно ввести только денежные данные и т. д.
• Размеры полей.Размеры полей обеспечивают другой уровень проверки. Например, при создании поля для хранения имен можно указать, что оно должно принимать не более 20 знаков. Так можно предотвратить вставку в поле больших объемов ненужного текста недобросовестными пользователями или ошибочный ввод неопытным пользователем имени и фамилии в поле, предназначенное для хранения только имени.
• Свойства таблицы.Свойства таблицы обеспечивают особые типы проверки. Например, если задать для свойстваОбязательное поле (Required)значениеДа, пользователи обязательно должны будут вводить значение в это поле.

Можно также использовать свойство
Условие на значение (Validation Rule), чтобы
ограничить ввод только определенными
значениями, и свойствоСообщение об
ошибке (Validation Text)для предупреждения
пользователей об ошибках.

Например,
использование правила>100 And =[НачальнаяДата]требует ввода конечной даты, совпадающей
с начальной датой или более поздней.

Инструкции по вводу условия на значение
в поле таблицы см. в разделе Проверка
данных при вводе в поля таблицыдалее в этой статье.

• Маски ввода.Маски ввода можно использовать для проверки данных, если требуется, чтобы пользователи вводили значения в определенном формате. Например, с помощью маски ввода можно разрешить вводить даты только в европейском формате (2007.04.14).

Для проверки данных можно использовать
некоторые или все из описанных способов.
Некоторые из этих средств, например
типы данных, входят в состав базы данных
по умолчанию, но можно по своему усмотрению
использовать и другие средства: свойства
полей, условия на значение и маски ввода.

В этой статье рассматривается использование
свойств Сообщение об ошибке (Validation
Text)иУсловие на значение (Validation
Rule)в полях таблицы, запросах и элементах
управления форм. Полное описание других
средств проверки, таких как типы данных,
размеры полей и маски ввода выходит за
рамки данной статьи.

Дополнительные сведения о типах данных
и размерах полей см. в статье Изменение
типа данных для поля. Дополнительные
сведения о масках ввода см. статьюСоздание
маски ввода для ввода значений в поле
или элемент управления в определенном
формате.

Источник: https://studfile.net/preview/2805642/

Access — часть 4

Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

Мастер подстановок

Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

• Лекция 2
• Ввод и редактирование данных
• Ввод данных

В режиме таблицы отображаются все введенные данные. Если же создана только структура таблицы, значит, данных таблице еще нет. В пустой таблица Маркер записи (с изображением треугольного указателя, направленного вправо) обычно установлен в первой строке таблицы.

Для ввода значения в поле (в режиме таблицы) переместите курсор в это поле и наберите значение. Во время редактирования записи маркер записи принимает вид карандаша.

При вводе новой записи (на маркере которой изображен карандаш) автоматически появляется следующая строка (на маркере которой изображена звездочка для обозначения новой-записи).

Маркер новой записи всегда отмечает последнюю строку таблицы.

1. При вводе новой записи курсор обычно размещается в первом поле таблицы.
2. В зависимости от выполняемой операции и типа записи, маркер записи может принимать одну из четырех форм.
3. Маркер текущей записи.
4. Маркер редактируемой записи.
5. Маркер блокированной записи (при работе в
6. многопользовательском режиме).
7. Маркер новой записи.
8. Сохранение записи
9. Добавленная или измененная запись автоматически сохраняется при переходе к другой записи или при закрытии таблицы При этом маркер записи меняет свою форму: карандаш превращается в направленную вправо стрелку.
10. Для сохранения записи нужно ввести допустимое значение в поле первичного ключа Значение первичного ключа проверяется по типу данных, уникальности и другим правилам проверки значения, введенным в свойстве Условие на значение (
    Validation
    Rule
    )

Кнопка Отмена (
Undo
Current
Field
/
Record
), расположенная напанели инструментов, позволяет отменить изменения, внесенные только в текущую запись. После перехода к следующей записи эта кнопка вернется в обычный режим отмены И, изменив следующую запись, вы уже не сможете отменить изменение предыдущей.

Сохранить текущую запись на диске можно с помощью команды Записи->Сохранить запись (
Records
->
Save
Records
) или комбинации клавиш .

Проверка корректности введенных данных

Автоматическая проверка типа данных

Некоторые типы данных Access проверяет автоматически, безо всякого вмешательства. Для полей, содержащих данные этих типов, не нужно заполнять свойства Условие на значение
. Перечислим эти типы данных.

• Числовой (Number)
• Денежный (Currency)
• Дата/время (Date/Time)
• Логический (Yes/No)
• Числовой (Number) и Денежный (Currency) позволяют вводить допустимые числовые значения. Хотя Access дает возможность ввести букву в поле Числовой (Number), при попытке выйти из этого поля появится диалоговое окно с сообщением «Введенное значение не подходит для свойств поля «Тип данных» или Размер поля»» Сообщение об ошибке появится также при вводе других неприемлемых символов или нескольких десятичных точек, а также при попытке ввести чрезмерно большое число для определенного размера поля данных типа Числовой (Number)
• Поля типа Дата/время (Date/Time) проверяют корректность значений даты и времени. Если вы попытаетесь ввести время 44:44:44 или просто букву в поле типа Дата/время (Date/Time), появится диалоговое окно с сообщением об ошибке
• Логический (Yes/No) можно ввести только одно из следующих заданных значений: Да (Yes), Истина (True) Вкл(On) или любое отличное от нуля число для логического Да и Нет (No), Ложь (False), Выкл (Off) или 0 для логического Нет. В свойстве Формат поля (Format) можно определить свои собственные значения типа Логический (Yes/No), но обычно используются стандартные значения
• Методы ввода данных

Ввод данных в поля различных типов осуществляется разными способами. Для некоторых типов данных проверка допустимости значения выполняется автоматически.

Однако при создании некоторых таблиц может потребоваться ввести данные в нестандартных (определенных пользователем) форматах и установить для них правила проверки допустимости в свойстве Условие на значение (ValidationRule). Далее мы рассмотрим различные способы ввода данных. |

Стандартный ввод текстовых данных

Три поля, введенных в таблицу “МоиСтуденты”, были полями типа Текстовый (Text). В полях FamNameName1 для ввода данных использована маска ввода. Если вы вводится значение строчными буквами, оно отобразится: первая буква – прописная, остальные — строчные. Текст можно проверить на наличие особых значений и отобразить в заданном формате.

Иногда в поле типа Текстовый (
Text
) нужно ввести значение, состоящее из нескольких строк. Для добавления новой строки нажмите комбинацию клавиш . Эта возможность полезна для форматирования строк адресного поля, а также поля Memo.

Ввод данных типа Дата/время

Источник: https://mirznanii.com/a/308538-4/access-4