Как сделать цветным выпадающий список в excel?

Доброго времени на fast-wolker.ru! В процессе рутинной работы с таблицами всегда возникает желание ускорить ввод значений. Особенно это касается наименований позиций. Зачастую мы имеем один и тот же список,  с которыми постоянно приходится работать, а новые добавляются постепенно.

Каждый раз заносить в таблицу одно и то  же название утомительно; к тому же всегда есть возможность ошибки — поставить лишнюю точку, пробел  и так далее. Сегодня расскажу о способах, который позволяет в ряде случаев ускорить работу. В самых простых примерах, может что-то  подойдет и Вам. Итак…

Как в экселе создать выпадающий список с  выбором нескольких значений

Начну  с самого  простого способа. Его используют, если  в таблице одно и тоже наименование позиции нужно  быстро ввести несколько раз. Обязательным условием является наличие заранее составленного списка наименований и непрерывность, отсутствие в нем пустых строк:

Ставим курсор на  следующую пустую ячейку под списком кликаем правой кнопкой мыши;  из контекстного меню выбираем команду. Или используем сочетание клавиш «Alt+ Стрелка вниз». Такой способ выбора из списка использовать приходиться не слишком часто. Наименования ведь редко повторяются.

Лучше использовать следующий способ — хранение готового списка на другом листе нашей книги. А в нужной  ячейке делать ссылку на данные этого листа.

 Как в эксель сделать выпадающий список с другого листа?

Я таблицу уже создал . Теперь создадим новый  лист в документе и назовем его «база».  Лист потом этот можно скрыть, чтобы случайно не сломать документ. В произвольном месте этого  нового листа сохраним наш  будущий список,  в этом примере его можно дополнить пустыми строками и время от времени добавлять в них новые позиции.

Выделяем нужную область и в верхней левом верхнем углу присваиваем  ей имя «Список_Кондит». У нас есть теперь первый ИМЕНОВАННЫЙ диапазон в нашей книге эксель. Чтобы  потом диапазонами управлять,  нужно открыть вкладку «Формулы» и найти там  «Диспетчер имен»:

Следующий шаг — идем обратно в наш лист где создана  основная таблица. Выделяем в графе нужные строки.  Идем во вкладку «Данные»- «Проверка данных». В строке «тип данных» выбираем «Список»….

А в строке «Источник»  копируем адрес нашего диапазона из «диспетчера имен»…

Теперь из списка можно выбирать готовые значения. Если список длинный, то прокручиваем вниз. Но нельзя  будет менять шрифты, цвета  — то есть форматировать содержимое, искать по букве наименование.

Как в экселе сделать выпадающий список в ячейке с выбором нескольких данных

Следующий  несложный пример демонстрирует  создание связанных списков. Например,  вы заполняете  товары в разрезе категорий.  В документе  мы сделаем список категории и список товаров, который формируется после выбора  категории .

Сначала сделаем в листе «база» наши  будущие списки. У нас  будет три категории товара — полуфабрикаты, рыба и хлебобулочные. И мы заполним ими   три графы.

Сейчас в них немного позиций; ниже будет описано, как сделать, чтобы при добавлении в «базу» новых позиций они автоматом появлялись в списке при выборе. Первым сделаем выпадающий список  категорий в точности так, как это было описано в предыдущем примере.  Идем в «Данные -«Проверка данных». Укажем в качестве диапазона только строку с названиями категорий.

Нажимаем клавишу Enter. Убеждаемся, что в нашей таблице на другом листе в нужных выделенных графах появилась возможность  выбора наших категорий из списка.

Кстати, получившийся результат можно копировать в нижние ячейки -как обычные формулы. Работаем далее. Сначала займемся доработкой наших трех списков на листе «База». Доработаем сначала графу «Полуфабрикаты». Сделаем это, чтобы позже можно было добавлять в «базу» новые позиции, а они автоматом отображались бы в списках.

Ставим курсор в строку из  «Полуфабрикаты,  затем открываем вкладку «Главная» и жмем на  кнопку «Форматировать как таблицу». Дизайн выбираем любой.  Задаем по столбцу нужный вертикальный диапазон, включая  только строки с наименованиями;  ничего кроме диапазона не меняем.

В процессе этих действий нам стал доступен «конструктор таблиц». Обязательно присваиваем нашей( как бы созданной) таблице имя  (в левом верхнем углу) «Полуфабрикаты».

Повторяем действо для граф «Рыба» и «Хлебобулочные».

Завешающий этап.  Встаем в  нужную строку таблицы, как обычно идем в «Данные»-«Проверка данных», выбираем тип «Список» и в качестве диапазона указываем на  соседнюю ячейку , т.е на ранее созданный список, но…

… с использованием в «Источнике» функции ДВССЫЛ. «=ДВССЫЛ($Е$6)». Эта функция возвращает ссылку на наши диапазоны т.е. предыдущие списки, а не содержимое ячейки.  Мы работаем с данными, в функцию просто их подставили. Наименование вводится вручную.

Обратите внимание на «источник». Указана абсолютная адресация столбца и ячейки (через знаки «$»). Чтобы распространить в таком виде на остальные строки, нужно будет указывать для каждой строки свой источник данных. Это долго. Можно аккуратно убрать абсолютную адресацию руками из «источника» и после скопировать ячейку на остальные строки ниже. Тогда «формула»  распространится корректно.

Попробуйте добавить в базу новые позиции; проверьте — появляются ли они теперь автоматически в списке после указании категорий? Должно получиться.

Делаем выпадающий список в ячейке  эксель с выбором по первой букве

Быстро понимаешь, что хорошо бы иметь возможность выбора из списка по первой букве, тогда процесс идет гораздо быстрее. Следующий способ познакомит вас с разработкой в эксель.  Сначала Включим в настройках Excel режим конструктора через «Параметры».

• В режиме конструктора вставим в наш документ элемент управления Active X «Поле со списком«:

Курсор мыши  приобретет  форму крестика. Побудем немного программистами — нарисуем этот элемент в нужной ячейке — так и делаются формы и и окошки которые привычны нам уже давно. В свойствах этого элемента делаем настройки — указываем наш именованный диапазон,  цвет фона, шрифта, есть и другие настройки.

• ListFillRange —  сюда вставляем наш именованный диапазон из «диспетчера имен»;
• LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент — нужно, если данные ее будут использоваться в других таблицах, формулах и т.д;
• ListRows — количество отображаемых строк в списке;
• Font —  выбираем шрифт, размер, стиль;
• ForeColor и BackColor — цвет текста и фона;
• ListRow —  количество возвращаемых  строк в списке;
• PrintObject —  определяет — выводить элемент управления на печать или нет (истина или ложь)

Пока  активен режим конструктора — вы не сможете работать со списком как пользователь. Но вы можете изменять его размеры , свойства , положение на листе. После окончания настроек нужно выключить режим конструктора.

Попробуйте найти имя по букве, посмотрите  что получается. Можно скопировать и разместить на нужных местах созданный нами элемент управления. Такой способ создания списков хорош для серьезных проектов в Excek, может не всем подойти, но у него есть свои плюсы, которых нет в других способах.

Источник: https://fast-wolker.ru/kak-v-eksel-sdelat-vypadayushhij-spisok-delaem-prostye-i-zavisimye-spiski.html

Выпадающий список в Excel

Элемент списка знаком нам по формам на сайтах. Удобно выбирать уже готовые значения. Например, никто не вводит месяц вручную, его берут из такого перечня. Заполнить выпадающий список в Excel можно с использованием различных инструментов. В статье рассмотрим каждый из них.

Как сделать выпадающий список в Excel

Как сделать выпадающий список в Excel 2010 или 2016 с помощью одной командой на панели инструментов? На вкладке «Данные» в разделе «Работа с данными» найдите кнопку «Проверка данных». Нажмите на нее и выберите первый пункт. Откроется окно. Во вкладке «Параметры» в выпадающем разделе «Тип данных» выберите «Список».

Снизу появится строка для указания источников.

Указывать информацию можно по-разному.

• Ручной ввод Введите перечень через точку с запятой.
• Выбор диапазона значений с листа Excel Для этого начните выделять ячейки мышью. Как отпустите – окно снова станет нормальным, а в строке появятся адреса.
• Создание выпадающего списка в Excel с подстановкой данных

Сначала назначим имя. Для этого создайте на любом листе такую таблицу. Выделите ее и нажмите правую кнопку мыши. Щелкните по команде «Присвоить имя».

• 
• 

Введите имя в строку сверху. Вызовите окно «Проверка данных» и в поле «Источник» укажите имя, поставив перед ним знак «=». В любом из трех случаев Вы увидите нужный элемент. Выбор значения из выпадающего списка Excel происходит с помощью мыши. Нажмите на него и появится перечень указанных данных. Вы узнали, как создать выпадающий список в ячейке Excel. Но можно сделать и больше.

Подстановка динамических данных Excel

Если Вы добавите какое-то значение в диапазон данных, которые подставляются в перечень, то в нем изменения не произойдет, пока вручную не будут указаны новые адреса. Чтобы связать диапазон и активный элемент, необходимо оформить первый как таблицу. Создайте вот такой массив. Выделите его и на вкладке «Главная» выберите любой стиль таблицы.

Обязательно поставьте галочку внизу. Вы получите такое оформление. Создайте активный элемент, как было описано выше. В качестве источника введите формулу =ДВССЫЛ(«Таблица1[Города]»)

Чтобы узнать имя таблицы, перейдите на вкладку «Конструктор» и посмотрите его. Можете поменять имя на любое другое. Функция ДВССЫЛ создает ссылку на ячейку или диапазон. Теперь ваш элемент в ячейке привязан к массиву данных.

Попробуем увеличить количество городов. Обратная процедура — подстановка данных из выпадающего списка в таблицу Excel, работает очень просто. В ячейку, куда надо вставить выбранное значение из таблицы, введите формулу:

=Адрес_ячейки

Например, если перечень данных находится в ячейке D1, то в ячейке, куда будут выведены выбранные результаты введите формулу

=D1

Как убрать (удалить) выпадающий список в Excel

Откройте окно настройки выпадающего списка и выберите «Любое значение» в разделе «Тип данных».

Ненужный элемент исчезнет.

Зависимые элементы

Иногда в Excel встречается необходимость создания нескольких перечней, когда один зависит от другого. Например, каждый город имеет несколько адресов. При выборе в первом мы должны получить только адреса выбранного населенного пункта. В этом случае дайте имя каждому столбцу. Выделите без первой ячейки (названия) и нажмите правую кнопку мыши. Выберите «Присвоить имя».

Это будет название города. При именовании Санкт-Петербурга и Нижнего Новгорода Вы получите ошибку, так как имя не может содержать пробелов, символов подчеркивания, специальных символов и т.д. Поэтому переименуем эти города, поставив нижнее подчеркивание. Первый элемент в ячейке A9 создаем обычным образом. А во втором пропишем формулу: =ДВССЫЛ(A9)

Сначала Вы увидите сообщение об ошибке. Соглашайтесь.

Проблема в отсутствии выбранного значения. Как только в первом перечне будет выбран город, второй заработает.

Как настроить зависимые выпадающие списки в Excel с поиском

Можно использовать динамический диапазон данных для второго элемента. Это удобнее, если количество адресов будет расти. Создадим выпадающий перечень городов. Оранжевым выделен именованный диапазон.

Для второго перечня нужно ввести формулу: =СМЕЩ($A$1;ПОИСКПОЗ($E$6;$A:$A;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A:$A;$E$6);1)

Функция СМЕЩ возвращает ссылку на диапазон, который смещен относительно первой ячейки на определенное число строк и столбцов:=СМЕЩ(начало; вниз; вправо; размер_в_строках; размер_в_столбцах)

Мы получили связанные выпадающие списки в Excel с условием на совпадение и поиском диапазона для него.

Мультивыбор

Часто нам необходимо получить несколько значений из набора данных. Можно вывести их в разные ячейки, а можно объединить в одну. В любом случае необходим макрос. Нажмите на ярлыке листа внизу правую кнопку мыши и выберите команду «Просмотреть код».

Откроется окно разработчика. В него надо вставить следующий алгоритм. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Not Intersect(Target, Range(«C2:F2»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Application.EnableEvents = False
If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
Target.Offset(1, 0) = Target
Else
Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
End If
Target.ClearContents
Application.EnableEvents = True
End If
End Sub

Обратите внимание, что в строке

If Not Intersect(Target, Range(«E7»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then

Следует проставить адрес ячейки со списком. У нас это будет E7.

Вернитесь на лист Excel и создайте в ячейке E7 список. При выборе значения будут появляться под ним.

Следующий код позволит накапливать значения в ячейке. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Not Intersect(Target, Range(«E7»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Application.EnableEvents = False
newVal = Target
Application.Undo
oldval = Target
If Len(oldval) 0 And oldval newVal Then
Target = Target & «,» & newVal
Else
Target = newVal
End If
If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
Application.EnableEvents = True
End If
End Sub

Как только Вы переведете указатель на другую ячейку, Вы увидите перечень выбранных городов. Для создания объединенных ячеек в Excel прочитайте эту статью. Мы рассказали, как добавить и изменить выпадающий список в ячейку Excel. Надеемся, эта информация поможет вам.

Источник: https://WindowsTips.ru/vypadayushhij-spisok-v-excel

Как сделать выпадающий список в Excel? Инструкция и видеоурок

Перейти к видеоуроку >>>

Итак, как же создать выпадающий список? В Excel за ввод данных в ячейке отвечает функция (команда) Проверка данных.

Шаг 1. Создадим список значений, которые будем использовать как варианты выпадающего списка. Введем их в столбик где-то вне зоны работы с основной частью таблицы. Например, года рождения учащихся.

Шаг 2. Создадим основную таблицу (если актуально), и определим, в каких ячейках будут выпадающие списки.

В нашем случае ФИО детей будут выводиться в столбце А, а выпадающий список будет напротив каждой фамилии в соответствующей ячейке столбца B: B1, B2, B3 и т.д.

Шаг 3. Сделаем первый выпадающий список.

Для этого щелкнем в первой ячейке, в которой нужно сделать выпадающее меню (в нашем случае это ячейка B1) — на верхней панели Риббон перейдем на вкладку Данные — Проверка данных.

Откроется окно Проверка вводимых значений, в котором мы и сделаем настройки выпадающего списка Excel.

Выбираем Тип данных — Список.

И в Источнике указываем диапазон ячеек, которые будут значениями выпадающего списка (то есть откуда в выпадающем списке будут браться варианты выбора). В нашем случае это столбец H.

Чтобы указать его, нажимаем на кнопку с изображением стрелочки справа от поля Источник.

Окно свернется до полосочки.

И теперь можно выделять мышью диапазон нужных ячеек. Выделив диапазон значений для выпадающего списка, нажимаем кнопку разворачивания окна настройки проверки данных.

Видим, что в Источнике появился выделенный диапазон (в принципе, его адрес можно было вписать вручную в это поле Источник).

Для минимальной настройки выпадающего списка в Excel этого достаточно. Теперь просто нажимаем ОК и в дальнейшем не удаляем столбец со значениями для списка (в нашем случае столбец H). 

Также данные для списка можно писать в Источнике через точку с запятой (по-русски) и через запятую (латинскими символами):

Также в источник можно писать имя нужного диапазона ячеек. Это используется, например, для того, чтобы список значений хранить на другом листе (см. инструкцию ниже).

Как пользоваться выпадающим списком Execl?

• Теперь в выбранной на шаге 3 ячейке появился выпадающий список, но, если ячейка не активна, его не видно.
• Но если щелкнуть мышью в ячейке, то справа от нее появится стрелочка, при нажатии на которую появляется выпадающее меню.
• Можно выбирать любое значение из списка.

Шаг 4. Создаем такие же списки в других ячейках.

Вовсе не обязательно в каждой ячейке выполнять такую настройку, на выпадающие списки распространяются все правила ввода значений и копирования формул.

Чтобы сделать такой же список в нескольких ячейках столбца В, а не только в ячейке B1, выделите ту ячейку, в которой уже есть настроенный выпадающий список.

Наведите курсор на правый нижний угол ячейки так, чтобы он принял форму маленького черного крестика. В этот момент нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, потяните вниз на нужное количество ячеек.

Во всех этих ячейках также будут настроены списки.

Таким образом можно очень быстро заполнить таблицу однотипными данными.

Дополнительные настройки выпадающего списка

Дополнение 1. Подсказка при вводе данных в таблицу

1. Для упрощения работы пользователя с выпадающим списком можно выводить подсказки для него — для этого используется вкладка Сообщение для ввода при создании списка. Укажите заголовок и само сообщение, и оно будет отображаться в Excel, если ячейка со списком будет активной:

Дополнение 2. Сообщение об ошибках

Выпадающий список может жестко ограничивать данные, которые пользователь вводит в таблицу (ведь список создается именно в окне Проверка данных) — то есть пользователь может выбирать только одно значение из списка, но не вводить свое. При неверном вводе данных в ячейку со списком появляется сообщение об ошибке.

• Можно настроить это сообщение при создании или редактировании выпадающего списка во вкладке Сообщение об ошибке.

По умолчанию сообщение об ошибке не дает ввести другие данные — Вид Останов. Но можно также выбрать Предупреждение и Сообщение, которые разрешают ввод иных значений в ячейку.

ЧаВо

1. — Как удалить данные из ячейки, если в ней выпадающий список, а нужно сделать пустую ячейку.
2. — Нужно щелкнуть по ячейке и нажать клавишу DEL.

3. — Как добавить в список новые значения для выбора или удалить ненужные?
4. — Для этого нужно отредактировать список значений списка (в нашем случае в столбце Н) и заново выбрать диапазон значений в окне Настройка вводимых значений.

5. — Как вообще удалить выпадающий список, а не только одно значение?
6. — Зайдите Данные — Проверка данных — Тип данных: Любое значение.

7. — Как сделать выпадающий список с данными, расположенными на другой странице?
8. — Ранее мы говорили, что удобно использовать несколько листов Excel для разных данных, например, для основной таблицы использовать Лист1, а для всех данных, из которых формируются выпадающие списки, можно использовать Лист 2.

Как сделать выпадающий список из данных, расположенных на другом листе? Нужно диапазону с вариантами выпадающего списка присвоить имя (Выделить диапазон — Формулы — Присвоить имя).

• А затем на Шаге 3 в качестве источника указать это имя диапазона.
• Таким образом можно делать, если значения для выпадающего списка находятся на том же или другом листе, что и сам список.

Видеоурок по теме

Спасибо за Вашу оценку. Если хотите, чтобы Ваше имя стало известно автору, войдите на сайт как пользователь

и нажмите Спасибо еще раз. Ваше имя появится на этой стрнице.

Есть мнение? Оставьте свой комментарий:

Порядок вывода комментариев: По умолчанию Сначала новые Сначала старые

Источник: http://pedsovet.su/excel/5672_kak_sdelat_vypadayuschiy_spisok_v_excel

О том, как создать выпадающий список в ячейке excel

Порой, когда необходимо собирать типовую информацию с большого количества людей, приходится ограничивать их в выборе значений, вносимых в ячейку. Это необходимо, чтобы одно и та же информация не вносилась разными людьми по-разному. 

Например, мы собираем информацию об электроприборах, имеющихся у жильцов общежития.

Для статистики необходимо, чтобы люди вносили простые и понятные названия: холодильник, стиральная машина, кондиционер и т.д., но разные люди вносят информацию по-разному; один внес — «холодильник Ористон», второй внес – «холодильник двухкамерный», третий – «холодильный ларь».

Чтобы ограничить выбор значений в ячейке, нужно создать выпадающий список.

1. Ставим курсор в ячейку;
2. Во вкладке меню быстрого доступа «Данные» выбираем пиктограмму «проверка данных» и кликаем по ней левой кнопкой мыши;
3. В появившемся окне в поле «Тип данных» выбираем «Список»;
4. В поле источник записываем необходимые нам значения через разделитель «;» или выбираем диапазон, из которого нужно показывать значения в выпадающем списке;
5. Нажимаем кнопку ENTER или «ОК».

Теперь в ячейке будет выводится список требуемых нам значений. Если попытаться внести данные вручную (не из списка), появится окно с ошибкой «Введенное значение некорректно».Помимо простого выпадающего списка можно реализовать следующие:

Источник: http://RuExcel.ru/spisok/

Выпадающие списки

Хитрости » 1 Май 2011       Дмитрий       319120 просмотров

Excel обладает очень неплохим инструментом для проверки введенных данных. В их число входит создание выпадающего списка. В этом случае в одной ячейке может содержаться несколько значений, организованных в виде списка

Предназначен такой список не только для удобства ввода, но и для контроля вводимых в ячейку данных. Создав такой список можно настроить его так, чтобы пользователь имел возможность вводить в ячейку только значения из списка (такие настройки используются по умолчанию) или использовал список, но мог так же ввести любое значение не из списка.

Создание списков
Необходимо выбрать ячейку(или сразу несколько ячеек), в которую необходимо поместить этот список. В меню выбираем Данные (Data) —Проверка данных (Data Validation).

Переходим на вкладку Параметры (Settings) и в выпадающем списке Тип данных (Allow) выбираем Список (List).

Поле Источник (Source): предназначено как раз для ввода значений, из которых будет состоять выпадающий список. Варианты указания значений:

• Вариант 1
  Ввести список значений вручную (значения в этом случае необходимо заносить через «точку-с-запятой» для русской локализации и через запятую для английской).
  
• Вариант 2
  Указание в качестве источника обычной ссылки на диапазон ячеек
  При использовании обычного диапазона в поле Источник (Source) просто указываем диапазон ячеек со значениями (A1:A10). Для этого ставим курсор мыши в это поле и затем выделяем необходимый диапазон со значениями. Перед адресом диапазона Excel сам поставит знак равно: =$A$1:$A$10
  
  Недостаток данного метода: нельзя применять ссылки на другие листы и книги. Список будет работать только в случае, если ячейки расположены на том же листе, что и сам список. Что порой не очень удобно, поэтому чаще используется Вариант 3.
• Вариант 3
  Указание в качестве источника именованного диапазона
  При использовании именованного диапазона необходимо сначала его создать: Создание именованных диапазонов. Предположим, что мы создали именованный диапазон с именем Список1.
  После создания именованного диапазона в поле Источник (Source) вписываем имя этого диапазона, не забыв поставить перед именем знак равно:
  

Большое преимущество данного способа в том, что если имя имеет область действия Книга, то списки можно создавать из данных, расположенных на любом листе книги. Особенно это полезно для версий Excel 2007 и более ранних, т.к. для них нет возможности в качестве диапазона для выпадающего списка указать данные другого листа(не того, на котором создается сам список).

Параметры списков
Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием (Apply this chages to all other cells with the same settings) — данный пункт понадобится уже после создания списка в ячейках: если на листе есть много разных проверок данных необходимо изменить тип или условия проверки. Выделяете одну ячейку на листе, меняете необходимые параметры проверки данных и ставите данную галку. Нажимаете ОК. Внесенные изменения будут применены для всех ячеек, в которых были такие же условия.

• Вкладка Сообщение для ввода (Input message)
  Указывается текст, который будет отображаться при активации ячейки с проверкой данных:
  это сообщение можно отключить, сняв галку с пункта Отображать подсказку, если ячейка является текущей (Show input message when cell is selected)
• Вкладка Сообщение об ошибке (Error alert)
  Здесь указывается следует ли отображать сообщение об ошибочном вводе или нет, и сам тип выводимого сообщения об ошибке.
  • Останов (Stop), Сообщение (Message) — можно ввести только значение из выпадающего списка. Различается только внешний вид сообщения.
  • Предупреждение (Information) — помимо выбора из списка есть возможность  ввести и другое значение, которое отсутствует в списке. Может пригодится, если жесткий контроль над вводом данных не нужен и у пользователя была возможность добавить какие-то иные данные в ячейку.

• Подробнее с остальными возможностями проверки данных(помимо выпадающих списков) можно ознакомиться в этой статье: Проверка данных
• Скачать пример
•   Выпадающие списки.xls (45,5 KiB, 12 430 скачиваний)
• Так же см.:
  Связанные выпадающие списки
  Что еще умеет Проверка данных

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Источник: https://www.excel-vba.ru/chto-umeet-excel/vypadayushhie-spiski/

Двухуровневый выпадающий список в Excel

Имеется несколько способов создания выпадающего списка. Выбор одного из них зависит от структуры имеющихся у вас данных.

Первый способ основывается на создание «умной» таблицы, заголовок которой содержит значения первого выпадающего списка (группы), а строки таблицы соответствуют значениям второго выпадающего списка (подгруппы). Значения элементов подгруппы должны располагаться в соответствующем столбце группы, как на рисунке ниже.

Формула ДВССЫЛ возвращает ссылку на диапазон заголовков «умной» таблицы. Преимущество использования такой таблицы в том, что при добавлении столбцов, выпадающий список будет автоматически расширен.

Осталось создать второй зависимый выпадающий список – список подгрупп.

Смело повторяем 4 первых пункта описанных выше. Источником в окне Проверка данных для второго выпадающего списка будет служить формула =ДВССЫЛ(«Таблица1[«&F2&»]»). Ячейка F2 в данном случае — значение первого выпадающего списка.

Можно использовать и обычную «неумную» таблицу, однако в этом случае вам придется вручную изменять диапазоны заголовков и строк. В рассмотренном примере это происходит автоматически.

Второй способ создания двухуровнего списка

Второй способ удобно применять, когда данные выпадающего списка записаны в два столбца. В первом идет наименование группы, а во втором – подгруппы.

ВАЖНО! Перед созданием зависимого списка по подгруппам необходимо отсортировать исходную таблицу по первому столбцу (столбец с группой) далее будет понятно зачем это делается.

Для создания выпадающего групп нам понадобится дополнительный столбец, содержащий уникальные значения групп из исходной таблицы. Для создания этого списка используйте функцию удаления дубликатов или воспользуйтесь командой Уникальные из надстройки VBA-Excel.

Теперь создадим выпадающий список групп. Для этого выполните 4 первых пункта из первого способа создания двухуровнего списка. В качестве Источника укажите диапазон уникальных значений групп. Тут все стандартно.

Рекомендация: удобно в качестве источника указывать именованный диапазон. Для его создания откройте Диспетчер имен со вкладки Формулы и присвойте имя диапазону с уникальными значениями.

Теперь самая сложная часть — указать в Источнике динамическую ссылку на диапазон со значениями второго выпадающего списка (списка подгрупп). Решать ее будем с помощью функции СМЕЩ(ссылка, смещ_по_строкам, смещ_по_столбцам, [высота], [ширина]), которая возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячейки или диапазона ячеек на заданное число строк и столбцов.

• Ссылка в нашем случае — $A$1 — верхний левый угол исходной таблицы;
• Смещ_по_строкам — ПОИСКПОЗ(F3;$A$1:$A$67;0)-1 — номер строки со значением искомой группы (в моем случае страны ячейка F3) минус единица;
• Cмещ_по_столбцам — 1 — так как нам необходим столбец с подгруппами (городами);
• [Высота] — СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$67;F3) — количество подгрупп в искомой группе (количество городов в стране F3);
• [Ширина] — 1 — так как это ширина нашего столбца с подгруппами.

Источник: https://micro-solution.ru/excel/drop-down-lists/two-level

Как сделать цветным выпадающий список в excel?

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

1. Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».
2. Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.
3. Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

1. Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
2. Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
3. Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

• Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:
• Добавим в таблицу новое значение «елка».
• Теперь удалим значение «береза».
• Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

1. Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
2. Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
3. Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
4. Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).
5. Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
6. Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.
3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.
4. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
5. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
6. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

1. На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).
2. Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора».

   Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.

3. Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.
4. Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell.

   Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Для таблиц, которые используют постоянные и повторяющиеся данные (например фамилии сотрудников, номенклатура товара или процент скидки для клиента) чтобы не держать в голове и не ошибиться при наборе, существует возможность один раз создать стандартный список и при подстановке данных делать выборку из него. Данная статья позволит вам использовать 4 разных способа как в экселе сделать выпадающий список.

Способ 1 — горячие клавиши и раскрывающийся список в excel

Данный способ использования выпадающего списка по сути не является инструментом таблицы, который надо как либо настраивать или заполнять. Это встроенная функция (горячие клавиши) которая работает всегда. При заполнении какого либо столбца, вы можете нажать правой кнопкой мыши на пустой ячейке и в выпадающем списке выбрать пункт меню «Выбрать из раскрывающегося списка».

Этот же пункт меню можно запустить сочетанием клавиш Alt+»Стрелка вниз» и программа автоматически предложит в выпадающем списке значения ячеек, которые вы ранее заполняли данными.

На изображении ниже программа предложила 4 варианта заполнения (дублирующиеся данные Excel не показывает).

Единственное условие работы данного инструмента — это между ячейкой, в которую вы вводите данные из списка и самим списком не должно быть пустых ячеек.

Использование горячих клавиш для раскрытия выпадающего списка данных

При чем список для заполнения таким способом работает как в ячейке снизу, так и в ячейке сверху. Для верхней ячейки программа возьмет содержание списка из нижних значений. И опять же не должно быть пустой ячейки между данными и ячейкой для ввода.

Выпадающий список может работать и в верхней части с данными, которые ниже ячейки

Способ 2 — самый удобный, простой и наиболее гибкий

Данный способ предполагает создание отдельных данных для списка. При чем данные могут находится как на листе с таблицей, так и на другом листе файла Excel.

1. Сперва необходимо создать список данных, который будет  источником данных для подстановки в выпадающий список в excel. Выделите данные и нажмите правой кнопкой мыши. В выпадающем списке выберите пункт «Присвоить имя…».

   Создание набора данных для списка

2. В окне «Создание имени» задайте имя для вашего списка (это имя дальше будет использоваться в формуле подстановки). Имя должно быть без пробелов и начинаться с буквы.

   Введите имя для набора данных

3. Выделите ячейки (можно сразу несколько ячеек), в которых планируется создать выпадающий список. Во вкладке «ДАННЫЕ» вверху документа нажмите на «Проверка данных».

   Создать выпадающий список можно сразу для нескольких ячеек

4. В окне проверка вводимых значение в качестве типа данных задайте «Список». В строке «Источник:» введите знак равно и имя для ранее созданного списка. Данная формула позволит ввести значения только из списка, т.е. произведет проверку введенного значения и предложит варианты. Эти варианты и будут выпадающим списком.

1. Для создания проверки вводимых значений введите имя ранее созданного списка
2. При попытке ввести значение, которого нет в заданном списке, эксель выдаст ошибку.
3. Кроме списка можно вводить данные вручную. Если введенные данные не совпадут с одним из данных — программа выдаст ошибку
4. А при нажатии на кнопку выпадающего списка в ячейке вы увидите перечень значений из созданного ранее.

Способ 3 — как в excel сделать выпадающий список с использованием ActiveX

Чтобы воспользоваться этим способом, необходимо чтобы у вас была включена вкладка «РАЗРАБОТЧИК». По умолчанию эта вкладка отсутствует. Чтобы ее включить:

1. Нажмите на «Файл» в левом верхнем углу приложения.
2. Выберите пункт «Параметры» и нажмите на него.
3. В окне настройки параметров Excel во вкладке «Настроить ленту» поставьте галочку напротив вкладки «Разработчик».

Включение вкладки «РАЗРАБОТЧИК»

Теперь вы сможете воспользоваться инструментом «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Во вкладке «РАЗРАБОТЧИК» нажмите на кнопку «Вставить» и найдите в элементах ActiveX кнопку «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Нажмите на нее.

Нарисуйте данный объект в excel выпадающий список в ячейке, где вам необходим выпадающий список.

Теперь необходимо настроить данный элемент. Чтобы это сделать, необходимо включить «Режим конструктора» и нажать на кнопку «Свойства». У вас должно открыться окно свойств (Properties).

Но нас на этапе создания интересуют только три основных:

1. ListFillRange — указывает диапазон ячеек, из которых будут браться значения для выпадающего списка. В моем примере я указал два столбца (A2:B7 — дальше покажу как это использовать). Если необходимо только одни значения указывается A2:A7.
2. ListRows — количество данных в выпадающем списке. Элемент ActiveX отличается от первого способа тем, что можно указать большое количество данных.
3. ColumnCount — указывает сколько столбцов данных указывать в выпадающем списке.

В строке ColumnCount я указал значение 2 и теперь в списке выпадающие данные выглядят вот так:

Как видите получился выпадающий список в excel с подстановкой данных из второго столбца с данными «Поставщик».

Источник: http://word-office.ru/kak-sdelat-cvetnym-vypadayuschiy-spisok-v-excel.html

Как сделать выпадающий список в Эксель

В прошлой заметке с помощью формулы массива мы создали отчет. Сейчас давайте его улучшим, добавив выпадающий список с критериями.

Выпадающий список позволяет вводить лишь те данные, которые мы в нем укажем, соответственно, не может возникнуть ошибки, при вводе данных вручную, да и удобство работы с такой таблицей выше.

Предлагаю уникальные элементы списков вынести на отдельный лист (1). Таким образом в столбце A второго листа (2) будут перечислены имена менеджеров, а в столбце B — товары (3).

Элементы выпадающего списка

Теперь создадим выпадающий список из этих данных.

Во-первых, выделим ячейку, в которой впоследствии будем выбирать имя менеджера (1). На вкладке Данные (2) выбираем команду Проверка данных (3). Появится диалоговое окно, в котором в выпадающем меню Тип данных (4) выбираем Список (5):

Создание выпадающего списка

В поле Источник указываем соответствующий диапазон со второго листа.

Выбор элементов выпадающего списка

Аналогичным образом создадим список и для товара.

Проверим работу таблицы. Все работает…

Выпадающий (раскрывающийся) список в Эксель

Ну а если уж все делать по уму, то нужно таким же образом создать выпадающий список для основной таблицы, чтобы при ее заполнении можно было выбирать из списка менеджера и товар. В итоге только сумму заказа пришлось бы вводить вручную. Но эту задачу я оставлю вам. Попробуйте реализовать ее самостоятельно.

Более подробно о том, как сделать выпадающий список в Эксель, смотрите в видео:

Если вы интересуетесь Экселем, подписывайтесь на мой канал

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5c4d8a530aaeef00ac928ac3/5ccd38d714686000b3027642