Как сделать слияние word и excel 2003?

Часто данные электронной таблицы требуется использовать при составлении различных документов: отчетов, писем, договоров и т.д. В этом случае удобно использовать слияние данных MS Excel и MS Word.

  • Процедура слияния состоит из нескольких этапов.
  • 1 этап. Подготовка данных электронной таблицы
  • Таблица, предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям:
  • в таблице не должно быть объединенных ячеек. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы. В общем, объединённые ячейки — это зло 🙂
  • все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии. Если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет.

В качестве примера возьмем таблицу с перечнем клиентов фитнес клуба «Экселент»

Как сделать слияние word и excel 2003?

2 этап. Подготовка шаблона документа Word

На этом этапе в текстовом редакторе Word формируется документ, в который в дальнейшем будут внедряться данные электронной таблицы. Текст этого документа представляет собой общую для всех рассылок часть.

Предположим всем клиентам, у которых срок действия клубной карты истекает в следующем месяце, планируется разослать письма с уведомлением.

Текст письма будет одинаковым за исключением обращения, номера клубной карты и даты окончания её действия. Эти данные будут импортироваться из таблицы Excel (выделено синим)

Как сделать слияние word и excel 2003?

Таким образом, на этом этапе в документе Word печатается общий для всех писем текст.

Для более удобной дальнейшей работы при слиянии рекомендуется установить параметр Затенение полей в положение Всегда, чтобы отличать вставленные поля слияния от обычного текста. Если этот параметр включен, поля отображаются на сером фоне. На печать этот фон, естественно, не выводится.

  1. 3 этап. Работа Мастера слияния MS Word
  2. Открываем файл письма в MS Word.
  3. Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. В версиях после Word2003 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки

Как сделать слияние word и excel 2003?

В версиях до Word2007 следует выполнить команду меню Сервис — Письма и рассылки — Слияние. Кроме того, для более удобной работы версиях до Word2007 можно вывести панель инструментов Слияние

Ещё раз обращаю внимание, что в бланке письма содержится только общий для всех писем текст, поэтому обращение выглядит как Уважаем!, а номер карты и дата пропущены.

Работа Мастера слияния включает 6 шагов.

1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма
Как сделать слияние word и excel 2003? 2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки, им может быть открытый текущий документ, шаблон или существующий документ. При выборе варианта Шаблон или Существующий документ появляется возможность указать нужный файл в Проводнике. Мы выбираем Текущий документКак сделать слияние word и excel 2003?
3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет таблица Excel, значит отмечаем вариант Использование списка. Затем с помощью кнопки Обзор… выбираем нужный файл в Проводнике
Как сделать слияние word и excel 2003? После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей. Если нам нужны все записи, то сразу нажимаем ОК. При необходимости можно список отсортировать, отфильтровать нужные записи, либо найти их с помощью соответствующих команд. Возможности фильтрации и поиска здесь, конечно, намного беднее, чем в Excel, но сделать простейшую выборку по текстовым или числовым значениям можно. Кроме того, возможно выбрать записи для рассылки вручную с помощью флажков :)В нашем случае требуется установить фильтр по полю Рассылка по значению «да» (значение «да» появляется в таблице, если срок действия клубной карты истекает в следующем месяце). Фильтр можно установить, щёлкнув мышкой по названию поля и выбрав «да», либо воспользовавшись ссылкой Фильтр в этом же диалоговом окнеКак сделать слияние word и excel 2003?
4 шаг: вставляем нужные поля в документ. Прежде, чем выбрать один из предложенных Мастером вариантов работы, следует установить курсор в тексте туда, куда Вы хотите вставить данные. Если Вы забыли это сделать, тоже ничего страшного, поля можно вставить в любое место документа, а затем перенести. В нашем случае ставим курсор после слова «Уважаем» перед восклицательным знаком. Так как нам нужны отдельные поля, выбираем Другие элементы…
Как сделать слияние word и excel 2003? Раскрывается диалоговое окно для выбора полей слияния. Как сделать слияние word и excel 2003?Выбираем поле Имя, нажимаем Вставить, то же самое для поля Отчество. Закрываем окно Вставка полей слияния и добавляем пробелы между вставленными полями. Если параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, то вставленные поля будут отчетливо видны на сером фоне. Устанавливаем курсор после №, снова нажимаем ссылку Другие элементы…, выбираем № клубной картыВставить. Аналогично вставляем поле Дата окончания действия картыКроме указанных выше полей требуется вставить окончание обращения ый(ая), которое зависит от значения поля Пол. Для этого воспользуемся  специальным полем, позволяющим вставлять одно из двух значений в зависимости от данных. Поставим курсор сразу после слова «Уважаем», нажмём кнопку Правила на вкладке Рассылки и выберем вариант IF…THEN…ELSE. В версиях до Word2007 аналогичная кнопка называется Добавить поле Word и находится на панели инструментов СлияниеКак сделать слияние word и excel 2003?В раскрывшемся диалоговом окне зададим параметрыПосле нажатия ОК, получим результат
5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации. На этом шаге также можно изменить список получателей, применив фильтр или убрав флажки. Так как мы применили фильтр ранее, получателей осталось 3.
Присмотревшись повнимательней к полученному результату, видим, что он не вполне соответствует нашим ожиданиямНомер клубной карты вместо 001768 отображается как 1768, а дата и вовсе не по-нашему: сначала месяц, а потом день, хотя в таблице Excel всё было в порядке. Такие же неприятности могут возникнуть при импорте ячеек с десятичными числами, денежным форматом и т.д. Вывод неутешительный: при слиянии форматирование чисел и дат не сохраняется. Но выход есть!Поля документа Word, в которые вставляются наши данные, представляют собой код, который, во-первых, можно посмотреть, а во-вторых, изменить. Чтобы увидеть код поля, например, с номером клубной карты, следует кликнуть по нему правой кнопкой мыши (ПКМ) и выбрать команду Коды/Значения полей.Получим следующее { MERGEFIELD «M__клубной_карты» }Сам код изменять мы не будем, а вот формат допишем. Принцип добавления формата будет понятен любому, кто хоть немного знаком с созданием пользовательского формата в Excel. Чтобы число всегда состояло из шести цифр, формат должен состоять из шести нулей:{ MERGEFIELD «M__клубной_карты»  #  «000000»  }. Теперь снова ПКМ по полю — Обновить поле, и видим число в нужном формате.Аналогично поступаем с датой { MERGEFIELD «дата_окончания_действия_карты»  @ 
«DD.MM.YYYY»  }И получаем окончательный вариантПодробнее о кодах полей Word можно прочитать в справочной системе Word или на официальном сайте Microsoft
6 шаг: выбираем вариант Изменить часть писем… и просматриваем получившийся документ, при необходимости его можно отредактировать, сохранить как отдельный файл или отправить на печать

*если в файле с базой клиентов при открытии в Excel2003 вместо формул будут отображаться ошибки #ИМЯ!, подключите надстройку Пакет анализа (Сервис — Надстройки)

Источник: http://www.excelworld.ru/publ/hacks/integration/excel_with_other_office/58-1-0-127

Слияние документа Word с источником данных Microsoft SQL Server с помощью VBA Access 2003 | Info-Comp.ru — IT-блог для начинающих

  • Сейчас мы с Вами рассмотрим пример реализации того, как можно выполнить слияние данных Word с данными Microsoft SQL Server, при этом данный процесс будет автоматизирован средствами VBA Access 2003.
  • Как сделать слияние word и excel 2003?
  • Многие, наверное, уже умеют осуществлять слияние документов Word, например, с источником данных Excel или с тем же SQL сервером, но не все знают, как можно автоматизировать данный процесс или внедрить его в какую-нибудь программу.

Однажды у меня встала задача автоматизировать слияние некого шаблона Word с данными расположенными на SQL сервере, при этом все это необходимо было внедрить в программу, разработанную в Access 2003 (ADP проект). И сегодня я покажу пример решения данной задачи.

Исходные данные

И для начала давайте разберем исходные данные, т.е. что мы имеем.

Итак, в качестве клиента, как я уже сказал, у нас будет выступать ADP проект Access 2003. В качестве источника данных для примера будет выступать SQL Server 2012 Express. На компьютере установлен Microsoft Office 2013 (и Access 2003).

Создадим на сервере тестовую таблицу и заполним ее данными (допустим в базе данных Test). Для этого Вы можете запустить следующую SQL инструкцию.

Начинающим программистам SQL рекомендую почитать мою книгу «Путь программиста T-SQL», в ней я подробно рассказываю про многие полезные конструкции и функции языка T-SQL.

CREATE TABLE dbo.TestTable(
ID INT IDENTITY(1,1) NOT NULL,
ProductName VARCHAR(50) NOT NULL,
Price MONEY NULL,
CONSTRAINT [PK_TestTable] PRIMARY KEY CLUSTERED (ID ASC)
)
GO
INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price)
VALUES ('Компьютер', 500)
GO
INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price)
VALUES ('Монитор', 400)
GO
INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price)
VALUES ('Телефон', 200)
GO
INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price)
VALUES ('Планшет', 300)
GO
INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price)
VALUES ('Принтер', 250)
GO
SELECT * FROM TestTable

Как сделать слияние word и excel 2003?

Создаем файл подключения к источнику данных MS SQL Server

Теперь давайте создадим файл подключения (ODC) к нашему источнику данных. Данный файл будет выступать своего рода «шаблоном файла подключения», так как впоследствии мы можем, и будем переопределять и базу данных и сам SQL запрос.

Для создания файла подключения к SQL серверу давайте откроем Word и стандартным способом создадим данный файл, т.е. с помощью функционала «Рассылки». (Кстати пример создания подключения к SQL серверу из Excel мы с Вами уже рассматривали в материале – Excel — Подключение и получение данных с SQL сервера).

  1. Переходим на вкладку рассылки и в меню «Выбрать получателей» выбираем «Использовать существующий список».
  2. Как сделать слияние word и excel 2003?
  3. Затем в окне выбора источника данных нажимаем кнопку «Создать».
  4. Как сделать слияние word и excel 2003?

Далее выбираем тип источника данных, т.е. Microsoft SQL Server. Жмем «Далее».

  • Как сделать слияние word и excel 2003?
  • Потом вводим адрес сервера и нажимаем «Далее».
  • Как сделать слияние word и excel 2003?
  • Затем выбираем базу данных и таблицу для подключения, еще раз напомню, это всего лишь шаблон, все эти параметры мы будем переопределять, жмем «Далее».
  • Как сделать слияние word и excel 2003?
Читайте также:  Как сделать вычисляемое поле в таблице access 2007?

И в заключение вводим понятное название файла подключения, а также мы можем сразу его сохранить в нужный нам каталог путем кнопки «Обзор», по умолчанию он сохраняется в «C:UsersИмя_ПользователяDocumentsМои источники данных». Нажимаем «Готово».

Как сделать слияние word и excel 2003?

Все, файл создан, Word можем закрыть без сохранения.

Создаем шаблон Word для слияния

Теперь давайте подготовим шаблон Word, т.е. это тот документ, в который мы будем подставлять данные из базы данных SQL сервера.

Вся подготовка сводится к тому, что нам необходимо вставить поля слияния там, где это нам нужно. Это делается следующим образом. Вкладка «Вставка -> Экспресс-блоки -> Поле».

Как сделать слияние word и excel 2003?

Ищем поле MERGEFIELD и вводим название поля, которое будет соответствовать полю в источнике данных (в моем случае это ProductName и Price). Жмем «ОК».

  1. Как сделать слияние word и excel 2003?
  2. Так как у меня это тестовый шаблон в нем текста практически не будет, и выводить я буду всего два поля, у Вас скорей всего будет много текста и много полей слияния.

Код VBA Access 2003 для слияния документа Word с источником данных MS SQL Server

Осталось написать код VBA, который будет осуществлять слияние. Для примера давайте добавим на форму кнопку StartMerge и поле Price для фильтрации данных.

Затем в редакторе Visual Basic напишем процедуру для слияния, допустим с названием MergeWord, и в обработчик события кнопки StartMerge (нажатие кнопки) вставляем код вызова этой процедуры.

Весь код будет выглядеть следующим образом (я его прокомментировал). Сразу поясню, что шаблон Word и файл ODC у меня лежат в каталоге D:Test.

'Процедура для запуска слияния
Private Sub MergeWord(TemplateWord As String, QuerySQL As String)
'Первый параметр — Путь к шаблону Word
'Второй параметр — Строка запроса к БД
On Error GoTo Err1
Dim ConnectString As String, PathOdc As String
Dim WordApp As Object
Dim WordDoc As Object
'Шаблон файла ODC для подключения к данным
PathOdc = «D:TestTestSourceData.odc»
If TemplateWord «» Then
'Создаем документ Word
Set WordDoc = CreateObject(«Word.document»)
Set WordDoc = GetObject(TemplateWord)
Set WordApp = WordDoc.Parent
'Создаём подключение к источнику данных (MS SQL Server)
'Некоторые данные берём из текущего подключения ADP проекта
ConnectString=»Provider=SQLOLEDB.1; » & _
«Integrated Security=SSPI;» & _
«Persist Security Info=True; » & _
«Initial Catalog=» & CurrentProject.Connection.Properties(«Initial Catalog») & «; » & _
«Data Source=» & CurrentProject.Connection.Properties(«Data Source») & «; » & _
«Use Procedure for Prepare=1;» & _
«Auto Translate=True;» & _
«Packet Size=4096;» & _
«Use Encryption for Data=False;»
'Задаем источник данных
WordDoc.MailMerge.OpenDataSource NAME:=PathOdc, _
Connection:=ConnectString, _
SQLStatement:=QuerySQL
'Делаем видимым Word
WordApp.Visible = True
WordApp.Activate
'Начинаем слияние
With WordDoc.MailMerge
.Destination = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = True
.Execute Pause:=False
End With
'Закрываем шаблон без сохранения
WordDoc.close (wddonotsavechanges)
Set WordDoc = Nothing
Set WordApp = Nothing
Else
MsgBox «Не указан шаблон для слияния», vbCritical, «Ошибка»
End If
Ex1:
Exit Sub
Err1:
MsgBox Err.Description
WordDoc.close (wddonotsavechanges)
WordApp.Quit
Set WordDoc = Nothing
Set WordApp = Nothing
Resume Ex1
End Sub

Private Sub StartMerge_Click()
Dim Filter As String
Filter = «»
'Условие
If Nz(Me.Price, «») «» Then
Filter = «WHERE Price >= » & Me.Price
End If
'Вызов процедуры слияния
Call MergeWord(«D:TestШаблон.docx», «SELECT * FROM «»TestTable»» » & Filter & » «)
End Sub

  • Сохраняем и проверяем работу.
  • После нажатия на кнопку (StartMerge) запустится Word, в котором уже все данные заполнены и документов будет столько, сколько строк в источнике.

Как видим, все работает. На этом у меня все, надеюсь, материал был полезен. Пока!

Источник: https://info-comp.ru/obucheniest/536-merge-word-doc-with-the-source-ms-sql-server.html

Почтовая рассылка

99323 07.01.2013 Скачать пример

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. Причем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

  • либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
  • либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
  • либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge). Поехали…

Подготовка списка клиентов в Excel

Как сделать слияние word и excel 2003?

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

  • Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
  • В таблице не должно быть объединенных ячеек.
  • В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая)…» Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу(FormatasTable) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие «умные таблицы» можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.  

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния  на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

Как сделать слияние word и excel 2003?

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge).

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

Как сделать слияние word и excel 2003?

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document).

Как сделать слияние word и excel 2003?

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

Как сделать слияние word и excel 2003?

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Как сделать слияние word и excel 2003?

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

Как сделать слияние word и excel 2003?

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Как сделать слияние word и excel 2003?

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания «ый»/»ая» к слову «уважаем» (как в нашем примере), но был обычный столбец «Пол» с классическими «муж» и «жен», то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

Как сделать слияние word и excel 2003?

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову «уважаемый/ая» выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Как сделать слияние word и excel 2003?

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

  • Этап 6. Завершение слияния
  • На завершающем этапе возможны несколько вариантов:
  • Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
  • Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox) вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке.

Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру.

Письма временно «застрянут» в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Ссылки по теме

Источник: https://www.planetaexcel.ru/techniques/13/161/

Слияние Excel и Word, зачем это нужно и что это дает

В статье рассмотрим слияние Excel и Word на практике. Эта нужно при написании какого-либо письма, отчета и других документов. Затем, его отправляют людям по электронной почте или распечатывают через принтер.

Читайте также:  Ссылка на файл в excel как сделать

Что такое слияние Excel и Word

Как сделать слияние word и excel 2003?

Зачем совмещать документы Word и Excel? Это делается для составления писем, электронных сообщений (чтобы отправить письмо по электронной почте), конвертов, каталогов и наклеек.

Допустим мы имеем на компьютере таблицу с информацией о продвигаемых статьях, которую нужно передать коллеге по работе в виде письма. В ней содержится название статьи, дата, когда она была опубликована и какие статьи можно найти в Сети. А документ Word, должен быть пустым, чтобы таблица успешно с ним соединилась.

В следующей части статьи попробуем это сделать.

к оглавлению ↑

Сначала работаем с документом Word

Для начала разберём процесс вставки двух документов согласно инструкции:

  1. Откройте на компьютере пустой документ Ворд. Откроем для работы отдельный файл Word, который не должен содержать в себе текстовой и цифровой информации.
  2. Загружаете таблицу в Word. Можете сделать проще – вставьте табличный процессор в документ Excel. Об этом можете узнать в статье на блоге.
  3. Сохраняете документ. После того, как Вы соедините два документа в один, его можно сохранить на компьютер. Или используйте кнопку в Ворде печать, чтобы его распечатать на листе бумаги A4.

Рассмотрим все подробности соединения двух документов во всех деталях.

к оглавлению ↑

Слияние документов в Word и Excel, пошаговая инструкция

Итак, как сделать слияние документов в Word и Excel? Всё просто. Приготовьте заранее таблицу Excel с данными. Далее, создаёте на компьютере пустой документ текстового редактора Word.

Затем, нажмите в созданном документе на раздел «Рассылки» (версия Ворда 2007) и выберите варианты «Пошаговый мастер слияния» (Скрин 1).

Как сделать слияние word и excel 2003?

Далее, будет открыто окно справа, в котором нужно нажать на «Письма» или другой вариант. Внизу нажимаете на ссылку – «Далее, открытие документа» (Скрин 2).

Как сделать слияние word и excel 2003?

В следующем окне оставляем всё без изменений и нажимаете раздел – «Далее, выбор получателей» (Скрин 3).

Как сделать слияние word и excel 2003?

В нём нужно оставить первый вариант – «Использование списка», чтобы загрузить в документ данные из Excel таблицы.

Для этого нажмите кнопку «Обзор» и добавьте Excel-таблицу со своего компьютера (Скрин 4).

Как сделать слияние word и excel 2003?

После чего можете нажать «ОК». Далее, Вам предложат убрать галочки в списке. Если какое-то слово не нужно, то можете его убрать. Затем, нажимаем «OK».

Далее, нажимаете на раздел «Вставить поле слияния» и просто устанавливаете данные из таблицы в нужные места документа Word (Скрин 5).

Как сделать слияние word и excel 2003?

Вы можете нажать кнопку «Просмотр результатов» и посмотреть, как вставилась информация из Excel. Для сохранения и распечатки документа, нажмите на красный крестик или кнопку «Быстрая печать».

к оглавлению ↑

Заключение

Мы сделали в статье слияние документов в Word и Excel по инструкции. Вы сможете соединить нужные Вам документы довольно быстро.

Во время вставки данных из Эксель таблицы, можно переносить слова или цифры с помощью горячих клавиш Ворда. Например, используем клавишу «Enter», чтобы перенести часть предложения на другую строку.

Когда письмо будет создано, его Вы можете отправить по электронной почте другому человеку. Удачной работы в документе Word!

С уважением, Иван Кунпан.

Источник: https://biz-iskun.ru/sliyanie-dokumentov-v-word-i-excel.html

Слияние документов

7 Лекция №8

Слияние
применяется, когда нужно создать набор
документов, к примеру, наклейки с адресами
или письма на бланках, которые рассылаются
большому числу заказчиков. Каждое письмо
или наклейка содержат как общие, так и
индивидуальные сведения. Например, в
письме должно быть обращение к заказчику
по фамилии. Индивидуальные сведения
для каждого письма или наклейки поступают
из источника данных.

Процесс
слияния состоит из нескольких общих
действий.

  1. Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.

  2. Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.

  3. Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных.

  4. Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния) При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.

  5. Предварительный просмотр и завершение слияния Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.

Для
слияния с почтой используются команды
вкладки Рассылки.

Слияние
можно также выполнить с помощью области
задач Слияние,
которая позволяет шаг за шагом осуществить
весь процесс. Чтобы воспользоваться
областью задач, в группе Начать
слияние

на вкладке Рассылки
выберите пункт Начать
слияние
,
а затем пункт Пошаговый
мастер слияния
.

Настройка основного документа

  1. Запустите приложение Word.

По
умолчанию открывается пустой документ.
Пусть он остается открытым. Если его
закрыть, команды, которые нужно будет
выполнить на следующем шаге, окажутся
недоступными.

  1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Начать слияние.

  1. Щелкните тип документа, который нужно создать.

Можно,
например, создать следующие типы
документов.

  • Комплект конвертов   Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным. Выберите пункт Конверты и на вкладке Параметры конверта диалогового окна Параметры конверта укажите свои предпочтения относительно размера конверта и форматирования текста.
  • Комплект наклеек с адресами  На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными. Выберите пункт наклейки и в диалоговом окне Параметры наклейки укажите нужный тип наклейки.
  • Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты   Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию. Чтобы создать документы этих типов, выберите письма или электронные письма.
  • Каталог или папка  Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Щелкните каталог, чтобы создать документ такого типа.

Возобновление
слияния

Если
необходимо прервать работу по слиянию,
основной документ можно сохранить, а
слияние возобновить позже. Приложение
Microsoft Office Word сохраняет источник данных
и данные поля. Если использовалась
область задач Слияние,
Word вернется к тому ее месту, где нужно
возобновить слияние.

  1. При готовности возобновить слияние откройте документ.

Word
запросит подтверждение на открытие
документа, который запустит команду
SQL.

  1. Поскольку этот документ подключен к источнику данных, нажмите кнопку Да. Появится текст документа вместе со всеми вставленными полями.

  2. Перейдите на вкладку Рассылки и возобновите свою работу.

  • Подключение
    документа к источнику данных
  • Чтобы
    выполнить слияние данных в основном
    документе, необходимо подключить этот
    документ к источнику данных или файлу
    данных.
  • Выбор
    файла данных
  1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей.

  1. Выполните следующие действия.

Откройте
документ приложения Microsoft Word. Этот
документ должен содержать одну таблицу.
Первая строка таблицы должна содержать
заголовки, а остальные строки — записи,
которые должны быть включены в составной
документ.

В качестве источника данных
можно также использовать источник
данных заголовка (Источник
данных заголовка.

Документ, содержащий
строку заголовка (или запись), которая
используется для объединения указанного
источника данных с основным документом
слияния.).

  1. Уточнение
    списка получателей или элементов
  2. При
    подключении к определенному файлу
    данных, возможно, не требуется переносить
    данные всех записей файла данных в
    основной документ.
  3. Чтобы
    ограничить список получателей или
    использовать подмножество элементов
    файла данных, выполните следующие
    действия.
  1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Изменить список.

  1. В диалоговом окне Адресаты слияния выполните одно из следующих действий.

Выделение
отдельных записей
  Этот
метод наиболее полезен, если список
короткий. Установите флажки напротив
тех получателей, которые должны быть
включены в список, и снимите флажки
напротив тех получателей, которые должны
быть исключены из списка.

Если
известно, что в составной документ нужно
включить лишь несколько записей, можно
снять флажок в строке заголовка, а затем
выделить только нужные записи. Аналогично,
если нужно включить в документ большую
часть списка, установите флажок в строке
заголовка, а затем снимите флажки с тех
записей, которые не нужно включать.

Сортировка
записей
  
Щелкните заголовок столбца элемента,
по которому требуется выполнить
сортировку. Список отсортируется в
алфавитном порядке по возрастанию (от
A до Я).

Фильтрация
записей
  Эта
функция полезна, если список содержит
записи, которые не требуется видеть или
включать их в составной документ.

Источник: https://studfile.net/preview/1725679/

Слияние эксель и ворд

​Смотрите также​​ (текст) документа в​ прилагается.

​ Давайте внесем последние​ источников, например файлы​Число​​В источнике данных Excel,​ ​ применяете формат («общий»,​ ​При необходимости установите флажок​​ электронную таблицу Excel​Вы создали список контактов​Здесь можно выбрать разные​ не как мы​ перед восклицательным знаком​ получателей».

​ Word, где заготовка​
​ ячеек, чтобы в​Слияние Excel​​ ворде, в котором​blackarrow​ штрихи в персонализацию​ Microsoft Excel, и​в щелкните стрелку​ который вы хотите​​ «текстовый» или «дата»)​Мои данные содержат заголовки​ в качестве источника​​ и других данных,​ функции. «Печать» -​ привыкли читать.

Но​​ – здесь мы​Третий этап.​​ нашего бланка на​ документе Word не​– это когда​ в определенных местах​: 1. делаете таблицу​ слияния почты и​ использовать преимущества многих​ раскрывающегося списка​ использовать в качестве​​ к столбцу, в​над областью​​ есть выход.​ напишем фамилию. В​​ инструментов Excel для​Числовой формат​ списка рассылки в​ его заголовке отображается​Предварительный просмотр файла​

​ в Word, перейдите​​ для слияния в​​Или «Изменить часть​Нажимаем правой мышкой​ диалоговом окне «Создание​ есть список получателей​ разделе «Начать слияние»​ Как сделать таблицу,​ Excel переносятся в​ нужно заполнить именно​2. выделяете и​ в каждое сообщение.​ работы с данными​(Общий) и выберите​ Word, проверьте правильность​ имя формата.​

Читайте также:  Как сделать файл word 2007?

​, а затем нажмите​ к шагу 2​ Word. Если в​ писем». Можно сохранить​ на дату в​ письма» нажимаем кнопку​ этого послания в​
​ нажимаем кнопку «Начать​​ смотрите в статье​ любой документ, бланк,​
​ и числами. Также​​ нужное значение.​ форматирования столбцов с​При необходимости повторите действие​ кнопку​ в этой статье.​ качестве источника данных​ письма. Все, документ​ нашем письме и​ «Другие элементы».​ таблице Excel, п.э.​ слияние». Из списка​
​ номерами телефонов из​​ ваш диапазон​ показано два способа​ можно настроить свое​Не забудьте добавить нужный​ числовыми данными. Например,​ 7, выбрав столбец,​​Далее​ Если вы импортируете​ используется таблица Excel,​ готов. Закрыть окно​​ выбираем из контекстного​В появившемся диалоговом окне​ выбираем – «Использование​ выбираем функцию «Пошаговый​ в Excel» тут.​Слияние​ экселя. Как это​3. идете в​ того, как это​ сообщение, чтобы сделать​ символ перед полем​ примените нужный формат,​​ который вы хотите​.​ контакты, например контакты​ то достаточно подготовить​

​ мастера слияния крестиком.​

​ меню функцию «Коды/Значения​ из списка выбираем​ списка».​ мастер слияния».​Например, у нас​Excel и​ слияние возможно сделать?​ ворд, ставите курсор​ можно сделать.​ его более личным​ слияния или после​​ такой как денежный.​ изменить, и нужный​В разделе​ Gmail,из TXT- или​ данные для слияния.​На каждом этапе​ полей». Вместо даты​ слово «Фамилия». Нажимаем​А чтобы найти нашу​Справа экрана появится окно​ такая таблица.​Word​И​ в нужном месте​
​Сводка курса Краткое описание​ для каждого получателя,​​ него. Например, вот​При выборе процентного формата​ формат данных.​
​Разделители​​ CSV-файла, мастер импорта​ Но если источником​ можно вернуться к​ образовалось такое поле.​ кнопку «Вставить». Нажимаем​ таблицу, нажимаем кнопку​​ мастера слияния. Остается​
​В столбце «Пол» пишем​пригодится при заполнении​: Кратко:​ и делаете следующее​​ ключевых моментов этого​ или внести последние​ как будут выглядеть​ помните, что значения​Нажмите кнопку​установите нужный флажок​ текста поможет вам​​ данных является файл​ предыдущему этапу, можно​Код менять не будем,​ кнопку «ОК». Делаем​​ «Обзор». Вот наш​ выполнять все, что​ окончание мужское или​ отчетов, писем, рассылок,​В Word меню​​ — вставка ->​ курса.​ штрихи в персонализацию​ денежные и процентные​ в ячейках будут​Finish​ (например, «знак табуляции»​ отформатировать данные в​ со значениями, разделенными​ выбрать другой список.​ но допишем формат​​ один пробел. Снова​ список.​ он нам скажет.​

​ женское слова «Уважаемый».​

​ уведомлений, договоров, т.д.​ Сервис — Слияние​ специальная вставка ->​​Другие курсы см. на​ и добавить текст​ значения, если опустить​ умножены на 100.​(Готово).​​ или «запятая») и​ Excel.​ табуляциями (TXT) или​ Например, в процессе​ даты внутри фигурных​ нажимаем на кнопку​Теперь в этом списке​​ Всего нужно сделать​2. Бланк в​ Например, данные отчета​ — создать документ​ лист майкрософт эксел​​ странице Обучение работе​ непосредственно в каждое​ символы:​ Если вы хотите​В диалоговом окне​ нажмите кнопку​

​Откройте Excel.​ запятыми (CSV), сначала​ работы, мы изменили​ скобок.​ «Другие элементы», выбираем​ нужно установить галочки​ шесть легких этапов​ Word.​

excel-office.ru

Подготовка источника данных Excel 2016 к слиянию в Word

​ из таблицы Excel​ на бланке.​здесь в окне​ с Microsoft Office.​ сообщение. Пройдите этот​Если добавить символы, числа​ избежать этого, отформатируйте​Импорт данных​Далее​На вкладке​ следует импортировать данные​ список.​Нажимаем снова правой кнопкой​ слово – «Имя»,​ напротив тех людей,​ действий.​Это заготовка бланка -​ в форму бланка​

​Источник данных -​​ спецвставки есть две​shuvalov​ краткий курс, чтобы​ будут иметь смысл.​ столбец с процентными​примите значение по​.​Данных​ в Excel, а​Подробнее о функции​ на этот код​ нажимаем «Вставить», «ОК».​ которым будем рассылать​Первый этап.​

Шаг 1. Настройка источника данных в Excel

​ одинаковый текст для​ отчета в Word.​ открыть источник данных​ опции — собственно​: Добрый день!​ узнать, как это​В документе слияния можно​ значениями как текст.​ умолчанию (​Совет:​щелкните​ затем подготовить их​ слияния читайте в​ и выбираем функцию​

  1. ​ После слова «Уважаем»​

  2. ​ это письмо с​​Выберем «Тип документа»​​ всех клиентов, без​​Как заполнить бланк в​​ и выбираешь свою​​ «вставить» и связать,​​Помогите неучу решить​

  3. ​ сделать.​ добавить символы до​ Кроме того, столбец,​имеющийся лист​​ В области​​Получение внешних данных​

  4. ​ для слияния.​​ статье «Распечатать много​​ «Обновить поле». Получилось​​ ставим слово «Пол».Так​​ напоминанием оплаты. Если​​ — «Письма».​​ имен, без окончаний​

  5. ​ Word.​​ таблицу Excel -​​ если «вставили» тогда​​ данную задачку…​​Расширенные возможности слияния (3:11)​ и после поля​​ содержащий почтовые индексы,​​), а затем нажмите​

  6. ​Образец разбора данных​​>​​Примечание:​ писем с разными​ так.​ помечаем все места​​ список большой, то​​Нажимаем внизу этого диалогового​

    ​ слова «Уважаемый», п.ч.​​В нашем примере,​​ диапазон весь лист.​​ потом, в ворде,​Необходимо создать таблицу​Не ограничивайтесь базовыми возможностями​ слияния следующим образом:​

  7. ​ нужно отформатировать как​​ кнопку​​вы можете увидеть,​Из текста​ Вероятно, в более ранних​​ именами в Word».​​Если в письме, документе​​ нужными словами.​​ можно воспользоваться фильтром.​

    ​ окна кнопку «Далее.​​ клиенты есть и​ мы рассмотрим, как​В ворде появится​ при двойном клике​ в Word так,​ слияния. Импортируйте списки​

  8. ​Создание и отправка массовой​ текст, чтобы сохранить​ОК​ как результаты будут​.​

  9. ​ версиях Excel вы​​Как ещё можно​​ нужно написать номер,​

  10. ​У нас получилась такая​​ Поставили в таблице​​ Открытие документа».​ мужчины, и женщины.​​ написать уведомление клиентам,​​ Добавить поле слияние​ на таблице вокруг​​ чтобы часть этой​​ из Excel и​

    ​ рассылки, наклеек и​​ данные во время​​.​​ выглядеть в виде​Выберите нужный файл в​ использовали Dynamic Data​ использовать функцию слияния,​

  11. ​ чтобы перед цифрами​ заготовка документа.​

​ галочки у нужных​Второй этап.​Как сделать фирменный​

Шаг 2. Подготовка источника данных

​ список которых у​ — расставляешь на​ нее будет формироваться​ таблицы была сделана​ используйте инструменты Excel​ конвертов с помощью​ слияния. Начальные нули,​Внимание:​ таблицы.​

​ формате CSV или​ Exchange (DDE) в​ смотрите в статье​ были нули, то​Нажимаем кнопку в окне​ фамилий, все проверили,​В диалоговом окне​ бланк в Word,​ нас в таблице​ бланке доступные поля​ зона с экселевскими​ в Excel. Так​ для работы с​ слияния​ например в индексе​ В диалоговом окне​В области​ TXT и нажмите​ сочетании с мастером​

  1. ​ «Как перенести таблицу​ код допишем так.​ мастера слияния «Далее.​

  2. ​ нажимаем «ОК».​​ «Выбор документа» ставим​​ читайте в статье​​ Excel.​​ ФИО и Телефон.​ инструментами и доступом​​ же необходимо чтобы​​ данными и числами.​Слияние почты — бесплатное 10-минутное​

​ 000399, удаляются при​Импорт данных​Образец разбора данных​ кнопку​ слияния в Word.​ из Excel в​ #‘’000000'' – сколько​ Просмотр писем».​

​Нажимаем кнопку «Далее.​ – «Текущий документ».​

​ «Фирменный бланк. Колонтитулы​1. Таблица Excel​Можно указать диапазон​ ко всем возможностям.​

См. также

  • ​ производились вычисления. И​ Отправляйте индивидуальные сообщения,​ обучающее видео​ слиянии, если значения​
  • ​указывается адрес выбранной​выберите столбец, содержащий​

support.office.com

Советы по использованию промежуточного слияния

    • ​Импорт​
    • ​ В Excel DDE​
    • ​ Word» тут.​
    • ​ цифр в номере,​
    • ​Пятый этап.​
    • ​ Создание письма» в​

​ Т.к. мы открыли​ в Word» здесь.

​ с данными должна​ записей [может тебе​ поэкспериментируете — разберетесь​ необходимо чтобы эти​ настроив параметры слияния.​4:08​ не отформатированы как​ ячейки. Данные импортируются,​ почтовые индексы, а​.​ больше не поддерживается.

​Как изменить в​ включая нули впереди​Просматриваем, как получились​ диалоговом окне мастера​ мастер слияния на​3.​ соответствовать некоторым правилам.​ не все данные​

Содержание курса:

​shuvalov​ ​ таблицы (в Word​Добавление настраиваемых полей слияния​Расширенные возможности слияния​ текст.​ начиная с этой​ затем в списке​В​ Если вы хотели​

​ Excel формат значения​ нули, столько нулей​ письма. Нажимаем на​ слияний.​ странице Word, на​Слияние Excel и Word​Таблица Excel должна​

​ нужны]. Нажимаешь кнопку​: Спасибо….​ и в Excel)​ (3:55) Отправляйте индивидуальные​4:29​Откройте электронную таблицу Excel​ ячейки.​Формат данных столбца​мастере импорта текста​ бы, чтобы эта​

​ ячейки (не формат​ и ставить в​ стрелку в диалоговом​

​Четвертый этап.​ которой написали шаблон​- переносим нужные​

support.office.com

Объединение таблицы Word и Excel

​ иметь шапку таблицы​​ Объединить — в​​Добрый день! вопрос такой.​ были каким то​

​ сообщения с помощью​Добавление настраиваемых полей слияния​ и выберите столбец,​Сохраните электронную таблицу с​выберите​в области​ функция была включена​ ячейки), чтобы работала​ коде.​ окне у слова​Теперь будем расставлять​ бланка. И хотим​ данные из таблицы​ (название столбцов).​ результате получаются документ​У меня есть​ образом связаны, т.е.​

​ слияния. Индивидуальные сообщения​​4:28​ содержащий почтовые индексы.​​ новым именем файла.​Текстовый​Формат исходных данных​​ в следующую версию​ сортировка дат, т.д.,​Нажимаем кнопку в​ «Получатель: 1», перелистываем​ в нашем шаблоне​ заполнить данными этот​ Excel в бланк​

​Не должно быть​ с таким количеством​ табличка в эксель,​ при изменениях в​ эффективнее привлекают внимание​Дальнейшая персонализация документов​На вкладке​После импорта TXT- или​.​выберите​ Excel, напишите нам​ читайте в статье​ мастере слияния «Далее.​

  • ​ письма.​​ бланка нужные слова​
  • CyberForum.ru

Слияние текстов экселя и ворда

​ бланк – текущий​​ Word. Для этого​ одинаковых названий столбцов.​ страниц сколько у​ где ФИО людей​ одной из таблиц..​ получателей и реже​Слияние имеет еще много​Главная​ CSV-файла перейдите к​Примечание:​С разделителями​ об этом.​ «Проеобразовать текст в​ Завершение слияния».​

​Получилось так.​​ в нужных местах​​ документ.​ воспользуемся мастером слияния​В таблице не​ тебя записей в​​ и номера телефонов.​ происходили изменения в​ остаются непрочитанными.​ возможностей. Можно импортировать​в группе​​ шагу 2.

​ Каждый раз, когда вы​.​Если вы уже используете​ дату Excel».​​Шестой этап.​Упс, а дата написана​ документа. Ставим курсор​Нажимаем кнопку «Далее. Выбор​ в Word. В​ должно быть объединенных​ базе телефонов.​ И есть форма​ другой таблице.

Пример​Дальнейшая персонализация документов (3:49)​

​ списки из других​

Источник: https://my-excel.ru/excel/slijanie-jeksel-i-vord.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector