Как сделать расписание уроков в access?

Всем привет! В этом уроке разберем пошаговое создание таблиц в базе данных Access. От вас потребуется только читать и повторять. Поехали!
Цель: научиться создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами; освоить приемы наполнения таблиц конкретным содержанием.

Руководитель малого предприятия, выполняющего сборку персональных компьютеров из готовых компонентов, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах комплектующих.

Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при согласовании спецификации изделия, — в ней указаны розничные цены на компоненты.

1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск — Программы — Microsoft Office — Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Новая база данных.

Создание БД Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

3. На боковой панели выберите место, где будет храниться база данных, дайте файлу имя: Комплектующие. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access и щелкните по кнопке Создать. В результате на экране должно появиться окно новой базы данных. Автоматически будет запущен режим создания первой таблицы:

4. Перейти из режима таблицы в режим конструктора, выбрав его в меню:
Когда программа запросит имя таблицы, ввести название: Комплектующие и нажать Ok. Откроется окно конструктора, в котором мы будем создавать структуру таблицы:

Создание Таблицы Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

5. Для первой таблицы введите следующие поля:

Обратите внимание на то, что в данном случае поле Цена задано не денежным типом, а числовым. Данные, относящиеся к денежному типу, имеют размерность, выраженную в рублях (если работа выполняется с версией Microsoft Access, локализованной в России).

Но стоимость компонентов вычислительной техники выражать в этой единице измерения не принято. Для сравнимости цен разных поставщиков обычно используют “условные единицы”.

В таких случаях удобно использовать поле числового типа, чтобы не перенастраивать всю СУБД.

Таблица «Комплектующие» — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

6. Щелкните на поле Цена. В нижней части бланка задайте свойство Число десятичных знаков, равным 2.

7. Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле. Поскольку здесь ни одно поле явно не претендует на “уникальность”, используем комбинацию полей Компонент и Модель. Выделите оба поля в верхней части бланка (при нажатой клавише SHIFT). Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.

После этого рядом с этими полями будет отображаться «ключ». 8. Закройте окно Конструктора (обычное закрытие – через «крест» в верхнем правом углу окна конструктора).

На запрос сохранения изменённой структуры таблицы ответить согласием.

• 9. Повторив действия пунктов 4-8, создайте таблицу Поставщики, в которую входят следующие поля:
• Для этого нужно выполнить следующее: меню Создать — Таблица.
• Выбрать режим Конструктора.

Обратите внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не сравнивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т.д.

Это типичное текстовое поле.
Ключевое поле можно не задавать – для текущей задачи оно не требуется.
10. В левой боковой панели окна базы данных двойным щелчком откройте по очереди созданные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием (по 10 записей).
11.

Закончив работу, закройте таблицы и завершите работу с программой.

В этом уроке на простом примере было показано Пошаговое создание таблиц в базе данных Access. Если было интересно, то рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

1. Продолжение следует…
   УРОК 1: Пошаговое создание таблиц в базе данных Access
   УРОК 2: Создание межтабличных связей в базе Access
   УРОК 3: Создание запроса на выборку данных в базе Access
   УРОК 4: Создание запросов с параметром в базе Access
   УРОК 5: Создание перекрёстного запроса в базе Access
   УРОК 6: Создание запросов на изменение в базе Access
2. УРОК 7: Создание и заполнение форм в базе Access

Источник: https://accesshelp.ru/poshagovoe-sozdanie-tablic-v-baze-dannyh-access/

Урок-практикум "Создание простейшей базы данных в Microsoft Access 2007"

Лабораторно-практическая работа № 1«Создание простейшей базы данных в MicrosoftAccess 2007(с помощью шаблонов и конструктора таблиц). Ввод и сортировка записей».

Выполните следующие задания.

Задание 1. Создание пустой базы данных с помощью шаблонов таблиц.

Порядок работы

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access. Для этого выполните: Пуск — Все программы — Microsoftoffice — MicrosoftofficeAccess 2007.

2. Перед Вами откроется окно следующего вида:

1. Выберите команду Новая база данных. Затем введите имя файла –База работников и нажмите кнопку Создать. Перед Вами откроется окно следующего вида:

1. Выберите команду Создание — Шаблоны таблиц — Контакты.

Перед Вами появится таблица с заголовками:

Заполните ее следующими данными (см. таблицу).

1. У Вас должна получится таблица как на рисунке (см. рис.). Сохраните таблицу () под именем Работник.

1. В данной таблице отсортируйте столбец «Организация» по алфавиту (Главная — ).

Задание 2. Создание пустой базы данных с помощью конструктора таблиц.

Порядок работы

1. Создадим таблицу под именем «Студент» с помощью конструктора таблиц.

Для этого выполните команду: Создание – конструктор таблиц.

Перед Вами откроется окно:

1. Заполните Имя поля следующими данными (заголовками столбцов):

• КодСтудент, Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Номер телефона, Специализация.
• И соответственно Тип данных:
• КодСтудент – СЧЕТЧИК,
• Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Специализация – ТЕКСТОВЫЙ,
• Номер телефона – ЧИСЛОВОЙ.

У Вас должно получиться как на рисунке (см. рис.)

1. Далее Нажмите сохранить () и назовите таблицу «Студент». Он автоматически запросит создать ключевое поле, нажмите кнопку ДА (КодСтудент будет Ключевое поле

).

1. Затем двойным щелчком левой кнопкой мыши щелкните слева на таблицу Студент: таблица, перед Вами откроется таблица для заполнения (см. рис.).

1. Заполните эту таблицу следующими данными (см. таблицу) и сохраните.

   1. КодСтудент
   2. Фамилия
   3. Имя
   4. Отчество
   5. Адрес
   6. Номер телефона
   7. Специализация
   8. 1
   9. Иванов
   10. Сергей
   11. Александрович
   12. г. Новороссийск
   13. 457896
   14. технолог
   15. 2
   16. Петров
   17. Сергей
   18. Петрович
   19. г. Москва
   20. 7458962
   21. технолог
   22. 3
   23. Гаврелеева
   24. Ольга
   25. Ивановна
   26. г. Москва
   27. 3698521
   28. бухгалтер
   29. 4
   30. Соколова
   31. Инна
   32. Олеговна
   33. г. Новороссийск
   34. 852967
   35. бухгалтер
   36. 5
   37. Мухина
   38. Олеся
   39. Петровна
   40. г. Москва
   41. 8625471
   42. технолог
   43. 6
   44. Апареева
   45. Анна
   46. Романовна
   47. г. Люберцы
   48. 748596
   49. технолог
   50. 7
   51. Глинкина
   52. Дина
   53. Евгеньевна
   54. г. Люберцы
   55. 919597
   56. технолог
   57. 8
   58. Сорина
   59. Ольга
   60. Сергеевна
   61. г. Москва
   62. 9191954
   63. бухгалтер

2. Результаты покажите учителю.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1. Создайте таблицу в MicrosoftofficeAccess 2007 на основе шаблона «События». (В той же базе данных «База работников» создайте таблицу №3 под именем «Проведение выставок», выбрав команду Создание — Шаблоны таблиц — События). И заполните таблицу 5-6 записями (название выставок и дат придумайте сами). Сохраните.

Задание 2. Создайте таблицу в MicrosoftofficeAccess 2007 с помощью конструктора таблиц. (В той же базе данных «База работников» создайте таблицу №4 под именем «Студенты и задания»).

• Заполните Имя поля следующими данными (заголовками столбцов):
• КодСтудент, Фамилия, Описание задания, Начальная дата, Конечная дата, Замечания.
• И соответственно Тип данных:
• КодСтудент – СЧЕТЧИК,
• Фамилия, Описание задания, Замечания – ТЕКСТОВЫЙ,
• Начальная дата, Конечная дата – ДАТА/ВРЕМЯ.
• И заполните эту таблицу следующими данными (см. таблицу)

1. КодСтудент
2. Фамилия
3. Описание задания
4. Начальная дата
5. Конечная дата
6. Замечания
7. 1
8. Иванов
9. Электронная почта

21.03.09

Источник: https://infourok.ru/urokpraktikum-sozdanie-prosteyshey-bazi-dannih-v-microsoft-access-634167.html

Этапы созданиябазы данных Access 2007

Рассмотрим этапы создания БД «Деканат» с помощью СУБД Access 2007. Сначала составляем модель «сущность – связь» для базы данных «Деканат». Этапы проектирования модели «сущность – связь» изложены в разделе «Создание БД. Этапы проектирования».

После создания модели запускаем приложение Access 2007. Открывается окно приложение Access 2007 на странице Приступая к работе с Microsoft Access 2007. В разделе Новая пустая база данных щелкаем на пиктограмме Новая база данных. В правой части окна появится информация об имени файла и указана директория для его хранения. По умолчанию имя файла — База данных1.accdb.

Изменить имя файла и путь к директории для хранения файла БД можно в окне «Файл новой базы данных» щелкнув на пиктограмме «Поиск расположения для размещения базы данных». Установив имя файла — Деканат_2007.accdb и требуемое имя директории в окне «Файл новой базы данных», надо щелкнуть на кнопке ОК, окно закроется.

Далее необходимо щелкнуть на кнопке Создать, чтобы создать пустую базу данных. При создании новой пустой базы данных окно приложения Access 2007 открывается на контекстной вкладке «Режим таблицы». В окне отображается новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица, представленная на Рис. 1.

Рис. 1.

Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных. Для этого необходимо щелкнуть на пиктограмме Вид и выбрать режим Конструктор.

. Рис. 2.

Откроется окно Сохранение, в котором надо указать имя Группы студентов и нажать кнопку ОК.

Рис. 3.

Откроется таблица Группы студентов в режиме Конструктор

Рис. 4.

Создаем структуру таблицы Группы студентов. В первую строку колонки «Имя поля» вводим код группы студентов (КодГруппы) и нажимаем клавишу Enter. Курсор переместится в колонку Тип данных. Access по умолчанию назначает тип данных — Счетчик. Нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Описание, при необходимости вводим описание данных.

Первой строке таблицы (поле КодГруппы) Access по умолчанию назначает поле первичного ключа. Для первичного ключа в свойствах поля устанавливается значение Индексированного поля: Да (Совпадения не допускаются).

Далее заполняем вторую строку (второе поле таблицы), Имя поля — Название, Тип данных — текстовый. Третья строка: Имя поля — Курс, Тип данных — числовой и четвертая строка Имя поля — Семестр, Тип данных — числовой.

При этом для имени поля «Название» в разделе свойства поля необходимо установить размер поля — 6.

Рис. 5.

Затем создаем структуры остальных трех таблиц в соответствии с характеристиками таблиц-объектов Студенты, Дисциплины, Успеваемость. Обязательно соблюдайте указанную последовательность создания структуры таблиц.

Необходимо отметить, что в структуре таблицы «Студенты» для поля КодГруппы (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных — мастер подстановок.

В структуре таблицы «Успеваемость» для поля КодСтуденты (вторичный ключ) и поля КодДисциплины (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных — мастер подстановок.

Структуры остальных таблиц: Студенты, Дисциплины, Успеваемость:

Рис. 6 Рис. 7 Рис. 8

После этого необходимо установить логические связи между всеми таблицами.

Далее >>> 2.4.3. Установка связей между таблицами в СУБД Access 2007

Источник: https://www.lessons-tva.info/edu/inf-access/access_2.html

Создание базы данных «расписание»

Введение.

Дипломная работа посвящена анализу
проектирования баз данных, а также освещению методов построения форм и отчетов
на примере построения программы ведения электронной документации учебного
заведения.

В качестве инструмента построения базы данных использован Microsoft
Access.

С самого начала эту СУБД отличала простота использования в сочетании с
широкими возможностями по разработке законченных приложений.

• Актуальность темы.
• В настоящее время, несмотря на повышение
  компьютеризации общества, в сфере образования до сих пор нет средств,
  позволяющих в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и
  отчетности.
• Одной из составных задач можно рассматривать
  проблему составления расписания учебного процесса, а так же оперативную
  корректировку расписания при возникновении необходимости в этом.

О своевременности и актуальности
рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени
администраторы заведений и преподаватели тратят на оформление различной
документации и отчетов. Огромное количество учебных заведений и отсутствие
предложений в данной сфере гарантируют высокую потребность в данном продукте.

Базы данных (БД) составляют в настоящее время
основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически
во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки информации
имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в
виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным
средством представления структур данных и манипулирования ими.

СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

Одно из основных назначений СУБД – поддержка
программными средствами представления, соответствующего реальности.

Краткое описание предметной области.

Предметной областью называется фрагмент
реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений.
В предметной области выделяются информационные объекты – идентифицируемые
объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых
хранятся в БД.

1. В данной курсовой работе разработана база
   данных “Расписание” для автоматизации и уменьшения времени составления
   расписания занятий в ВУЗах.
2. Расписание включает в себя следующие таблицы :
3. 1 Преподаватели
4. 2 Аудитории
5. 3 Группы
6. 4 Занятия
7. 5 Время пары
8. 6 Расписание

Таблица 1.Преподаватели Таблица 2.Аудитории

Преподаватели
Код преподавателя	Ф И О
1	Акимов А.В..
2	Александрова О.А.
3	Кирилов Н. Я
4	Павлековская И.М.
5	Рунова Л.Д.
6	Новиков И С

Аудитория
Код аудитории	Здание	Этаж	Номер
1	Л	3	743г
2	Л	2	211е
3	Л	5	214е
4	Л	4	421г
5	Л	3	311ж

Таблица 3.Группы

Группы
Код группы	Факультет	Специальность	Курс	Номер
1	Информатики	Информационные системы	2	пи
2	Юриспреденции и права	Правовед	3	ВЛИ-605Г
3	Информатики	Прикладная информатика (в экономике)	3	СЛИ-508У
4	Экономики	история эк.наук	4	ГДР-111Х
5	Экономики	Маркетинг	2	БУГ-123АГА
6	1

Таблица 5.Время пары Таблица 4.Занятия

Занятия
Код занятия	Тип занятия
1	Базы данных
2	Программирование
3	Операционные Системы
4	Менеджмент
5	Философия

Время пары
№пары	Начало	Конец
1	10-00	11-30
2	11-40	12-20
3	12-30	14-00
4	14-10	16-40
5	16-50	17-30
6	17-40	18-30

Таблица 6.Расписание

Расписание
Код занятия	Дата	№пары	Группа	Тип занятия	Преподаватель	Аудитория
4	12.02.2007	2	СЛИ-508У	Программирование	Александрова О.А.	211е
5

Источник: https://www.km.ru/referats/4308D99462994E38A930FA3BE1DBBED3

Объединяя все таблицы, получим схему базы данных «Школа» в формате, в котором она выглядит в окне схемы данных приложения Microsoft Access

Рисунок
3 – Схема базы данных «Школа»

4.2 Нормализация
отношений

Проведем нормализацию
полученных отношений. Проверим отношения
на первую нормальную форму (1НФ). Отношение
находится в 1НФ, если все его атрибуты
простые.

Рассматривая на примере таблицы
«Учителя», мы видим, что атрибут «ФИО
учителя» является составным, так как
он состоит из трёх компонентов, то есть
его можно разделить на 3 независимых
атрибута, так как в данной БД эти
компоненты по отдельности не используются,
то мы принимаем данный атрибут за
простой. Все остальные атрибуты, являются
простыми.

Проверим отношения
на вторую нормальную форму (2НФ). Отношение
находится в 2НФ, если оно находится в
1НФ и каждый неключевой атрибут
функционально полно зависит от составного
первичного ключа. Например, в таблице
«Расписание», неключевой атрибут «Номер
урока» не зависит от части составного ключа в целом, а зависит от него в целом
.

Проверим отношения
на третью нормальную форму (3НФ). Отношение
находится в 3НФ, если оно находится в
2НФ и каждый не ключевой атрибут
нетранзитивно зависит от первичного
ключа, другими словами не зависит
функционально от любого другого не
ключевого поля. Транзитивная зависимость
отсутствует, так как неключевые атрибуты
не зависят друг от друга.

• 5 ФИЗИЧЕСКОЕ
  ПРОЕКТИРОВАНИЕ
• 5.1 Составление
  форм, запросов и отчетов
• Доступ ко всем
  компонентам, а именно, формам и отчетам
  осуществляется через окно главной
  кнопочной формы, которая запускается
  автоматически при открытии базы данных.

1. Рисунок 4 — Главная
   кнопочная форма
2. В БД содержатся
   следующие таблицы (рис.5-11):
3. Рисунок 5 – Таблица
   «Учителя»

Рисунок 6 – Таблица
«Кабинет»

Рисунок 7 – Таблица
«Кружки»

Рисунок 8 – Таблица
«Занятия»

Рисунок 9 – Таблица
«Ученики»

• Рисунок 10 – Таблица
  «Расписание»
• Рисунок 11 – Таблица
  «Классы»

Создадим формы:

1. Рисунок 12 — форма
   содержащая информацию о учителях
3. Рисунок 13 – форма
   для кабинетов

Рисунок 14 – форма
для кружков

Рисунок 15 – форма
для классов

Рисунок 16 – форма
для расписания

Создадим запросы:

Рисунок 17 – запрос
«Учителя с высшей категорией»

Рисунок 18 – запрос
«MAX и MIN педагогическим стажем»

Рисунок 19 –
запрос «общее количество часов в год»

Создадим запросы
с параметром:

Рисунок 20 –
запрос «Кружки проходящие в понедельник»

Рисунок 21 –
Перекрестный запрос «Расписание кружков
и учителей»

Рисунок 22 –
Перекрестный запрос «Расписание»

Создадим отчеты:

• Рисунок 23 – отчет
  «Кружки».
• Рисунок 24 – отчет
  «Расписание уроков».
• Рисунок 25 – отчет
  «Наличие и отсутствие классного
  руководства».

Рисунок 26 – отчет
«Классы».

Рисунок 27 – отчет
«Кабинеты».

Рисунок 28 – отчет
«Ученики».

5.2 Защита данных

Как только данные
структурированы и сведены в базу данных,
возникает проблема организации доступа
к ним множества пользователей. Очевидно,
что нельзя позволить всем без исключения
пользователям беспрепятственный доступ
ко всем элементам базы данных.

В любой
базе данных существует конфиденциальная
информация, доступ к которой может быть
разрешен лишь ограниченному кругу лиц.
Так, в данной БД информация, доступная
к изменению может считаться, например,
ценах на продаваемый товар. Это — один
из аспектов проблемы безопасности в
СУБД.

Достаточно отметить, что в самом
общем виде требования к безопасности
реляционных СУБД формулируются так:

• Во-первых, данные в любой таблице должны быть доступны не всем пользователям, а лишь некоторым из них.
• Во-вторых, некоторым пользователям должно быть разрешено обновлять данные в таблицах, в то время как для других допускается лишь выбор данных из этих же таблиц.
• В-третьих, для некоторых таблиц необходимо обеспечить выборочный доступ к ее столбцам.
• В-четвертых, некоторым пользователям должен быть запрещен непосредственный (через запросы) доступ к таблицам, но разрешен доступ к этим же таблицам в диалоге с прикладной программой.

Схема доступа к
данным во всех реляционных СУБД выглядит
примерно одинаково и базируется на трех
принципах:

• Пользователи СУБД рассматриваются как основные действующие лица, желающие получить доступ к данным. СУБД от имени конкретного пользователя выполняет операции над базой данных, то есть добавляет строки в таблицы (INSERT), удаляет строки (DELETE), обновляет данные в строках таблицы (UPDATE). Она делает это в зависимости от того, обладает ли конкретный пользователь правами на выполнение конкретных операций над конкретным объектом базы данных.
• Объекты доступа — это элементы базы данных, доступом к которым можно управлять (разрешать доступ или защищать от доступа). Обычно объектами доступа являются таблицы, однако ими могут быть и другие объекты базы данных — формы, отчеты, прикладные программы и т.д. Конкретный пользователь обладает конкретными правами доступа к конкретному объекту.
• Привилегии (priveleges) — это операции, которые разрешено выполнять пользователю над конкретными объектами. Например, пользователю может быть разрешено выполнение над таблицей операций SELECT (ВЫБРАТЬ) и INSERT (ВКЛЮЧИТЬ).

Таким образом, в
СУБД авторизация доступа осуществляется
с помощью привилегий. Установление и
контроль привилегий — прерогатива
администратора базы данных.

Привилегии
устанавливаются и отменяются специальными
операторами языка SQL — GRANT (РАЗРЕШИТЬ)
и REVOKE (ОТМЕНИТЬ).

Оператор GRANT указывает
конкретного пользователя, который
получает конкретные привилегии доступа
к указанной таблице. Например, оператор

GRANT
SELECT,
INSERT
ОN
Клиенты TO
Битов

Привилегии легко
установить, но легко и отменить (что
особенно характерно для нашей страны).
Отмена привилегий выполняется оператором
REVOKE. Пусть, например, пользователь Битов
утратил доверие администратора базы
данных и последний решил лишить его
привилегий на включение строк в таблицу
Клиенты. Он сделает это, выполнив оператор

REVOKE
INSERT
ON
Клиенты FROM
Битов

Конкретный
пользователь СУБД опознается по
уникальному идентификатору (user-id). Любое
действие над базой данных, любой оператор
языка SQL выполняется не анонимно, но от
имени конкретного пользователя.

Идентификатор пользователя определяет
набор доступных объектов базы данных
для конкретного физического лица или
группы лиц. Однако он ничего не сообщает
о механизме его связи с конкретным
оператором SQL.

Например, когда запускается
интерактивный SQL, как СУБД узнает, от
имени какого пользователя осуществляется
доступ к данным? Для этого в большинстве
СУБД используется сеанс работы с базой
данных.

Для запуска на компьютере-клиенте
программы переднего плана (например,
интерактивного SQL) пользователь должен
сообщить СУБД свой идентификатор и
пароль. Все операции над базой данных,
которые будут выполнены после этого,
СУБД свяжет с конкретным пользователем,
который запустил программу.

Для современных
баз данных с большим количеством
пользователей актуальна проблема их
объединения в группы. Традиционно
применяются два способа определения
групп пользователей. Согласно первому,
один и тот же идентификатор используется
для доступа к базе данных целой группы
физических лиц (например, сотрудников
одного отдела).

Это упрощает задачу
администратора базы данных, так как
достаточно один раз установить привилегии
для этого «обобщенного» пользователя.
Однако такой способ в основном предполагает
разрешение на просмотр, быть может, на
включение, но ни в коем случае — на
удаление и обновление.

Другой способ
заключается в том, что конкретному
физическому лицу присваивается уникальный
идентификатор. В этом случае администратор
базы данных должен позаботиться о том,
чтобы каждый пользователь получил
собственные привилегии.

Источник: https://studfile.net/preview/720477/page:2/

Бесплатные шаблоны расписаний в Excel

Попробуйте бесплатную версию Smartsheet

Расписание – важная часть нашей жизни. С помощью расписаний мы не только распределяем наше время, но и уменьшаем стресс, оцениваем наш прогресс в выполнении работы и готовим себя к непредвиденным событиям.

Не важно, создаете ли вы список дел или планируете мероприятие. Чем бы вы ни занимались, расписание поможет следовать намеченным целям и не упускать ничего из виду.

Шаблон – самый простой способ создания расписания. В этой статье вы найдёте описание самых лучших шаблонов расписания на день, неделю и месяц в Excel, а также пошаговые инструкции по поиску подходящих для ваших задач шаблонов и их индивидуальной настройки.

Вы также узнаете, как использовать шаблон расписания в Smartsheet, инструменте для управления работой на основе электронных таблиц, который позволяет создавать расписания быстрее, чем в Excel, предлагая при этом больше параметров форматирования и возможностей сотрудничества. 

В Excel можно найти большое количество шаблонов расписаний, включая расписания на месяц, неделю и расписания с заметками. Эти шаблоны уже содержат форматирование, так что вам нужно лишь добавить в них свои данные.

Как же узнать, какой из доступных шаблонов расписаний самый простой в использовании? Мы уже просмотрели существующие шаблоны и нашли самые лучшие шаблоны расписания на день, неделю и месяц в Excel. 

Итак, подходящее вам расписание выбрано. Это может быть расписание на день, неделю или месяц. Теперь вам необходимо определить структуру, тип длительности (понедельник-пятница или суббота-воскресенье), настроить параметры предоставления доступа и печати. Все эти факторы следует принимать во внимание, поэтому выбрать, какой шаблон использовать, может быть не так уж и просто.

При поиске подходящего шаблона обратите внимание на следующее: 

1. Временной промежуток или длительность расписания. 

В первую очередь, необходимо определить, какое расписание вам требуется: на день, неделю или месяц.

Расписание на день – единственный шаблон, который содержит длительность в часах (с интервалами в 30 минут), длительность расписания на неделю представляет собой разбивку на утро, день и вечер, в то время как шаблон на месяц содержит минимальную степень детализации – длительность измеряется в днях.

Выбор подходящего для типа шаблона зависит от событий, задач и проектов, которые нужно будет отслеживать при помощи расписания. Например, если вам нужно структурировать список задач или встречи, лучше всего подойдут расписания на день. Если же необходимо отслеживать более длительные задачи или повторяющиеся события, вам нужен шаблон, охватывающий больший временной промежуток. 

2. Кто будет пользоваться этим расписанием? 

Подумайте, кто будет иметь доступ к вашему расписанию? Будет ли это документ только для вас, где вы будете отслеживать личные задачи? Или это расписание домашних работ и задач, которое вы планируете распечатать и прикрепить к холодильнику на кухне или отправить по электронной почте членам вашей семьи? Или это будет документ, которым вы будете пользоваться на работе, и который смогут использовать и редактировать ваши коллеги и внештатные сотрудники?

Если вы планируете предоставлять доступ к документу более чем одному человеку, мы рекомендуем найти онлайн версию этого шаблона, чтобы вам было удобнее предоставлять доступ, сотрудничать и редактировать документ в реальном времени. Если же это будет ваш личный документ, убедитесь, что вы нашли шаблон с наиболее подходящими для ваших задач вариантами индивидуальной настройки и возможностями печати. 

3. Какие события и проекты необходимо отслеживать? 

Вы можете выбирать степень детализации для длительности вашего расписания, но вы также должны определить, какие детали необходимо добавить в ваш шаблон, и количество элементов, которые шаблон должен отображать.

Чтобы понять, насколько сложными и детализированными будут ваши события или проекты, запишите на лист бумаги несколько событий, которые вы планируете добавить в расписание.

Укажите все детали, которые вы хотите отметить в расписании (название задачи, подробные сведения, ответственное за исполнение лицо, срок выполнения, местоположение, контактные данные и т.д.). Это упражнение поможет понять, сколько места находимо иметь в вашем расписании.

В шаблоне расписания на неделю в Excel каждый день разбит на утро, день и вечер, поэтому вы сможете настроить размеры необходимого для каждой из этих частей места. 

Основные способы использования:

• Расписание занятий в школе/университете: расписание занятий представляет собой высокий уровень просмотра всех ваших занятий. Вы можете быстро заполнять расписание сведениями о предметах, такими как название предмета, номер аудитории и время проведения занятий, и таким образом лучше управлять своим временем в течение недели.
• Расписание домашних работ: организуйте список ваших дел по хозяйству. Для этого распечатайте шаблон расписания на неделю, заполните его ежедневными задачами, например, уборка пылесосом, влажная уборка, уборка пыли, а затем назначьте ответственного за выполнение каждой задачи члена семьи.
• Расписание смен работников: с помощью расписания смен работников вы всегда будете уверены, что работники выходят на работу по правильному расписанию. Назначайте рабочие часы для каждого работника и определяйте их рабочее место или должность (менеджер, кассир, техническая поддержка, работа в приёмной). Вы даже сможете добавить столбец с выработкой часов за неделю для каждого работника.
• Маршрут путешествия: с маршрутом путешествий на неделю вы никогда не пропустите самолёт, поезд или автобус. Отслеживайте места отправления и прибытия, номера рейсов, местоположения аэропортов, бронь гостиничных номеров и многое другое. Все важные данные будут находиться в одном месте, а вы никуда не будете опаздывать.
• Расписание проекта: координируйте задачи, конечные результаты, сроки выполнения, исполнителей и другие элементы проекта при помощи расписания проекта. Будьте уверены, что ваш проект будет выполнен в срок и управляйте распределением ресурсов. 

 Загрузить бесплатный шаблон на неделю в Excel (Пн-Пт)

 Загрузить бесплатный шаблон на неделю в Excel (Сб-Вс)

Шаблон расписания на день обычно охватывает также субботу и воскресенье и включает длительность в часах с 30-минутными интервалами. Такой тип расписания предлагает наиболее детализированное представление, позволяя вам отслеживать даже самые мелкие задачи в течение дня. 

Основные способы использования:

• Личный планировщик встреч/совещаний: управляйте всеми вашими ежедневными личными встречами и совещаниями. Расписание на день можно распечатать и носить с собой, чтобы оно всегда было под рукой.
• Планировщик списка задач: вместо того, чтобы записывать все ваши задачи в нескончаемый список, разбейте их на части и распределите по дням недели, чтобы вы каждый день точно знали, что нужно сделать. Назначайте задачи на разное время дня и вычёркивайте уже сделанные.
• Расписание кормления ребёнка: записывайте точное время кормления вашего малыша в течение дня, чтобы придерживаться правильного графика. Вы также может отслеживать длительность кормления и добавлять общее количество кормлений в день.

 Загрузить бесплатный шаблон на день в Excel

Шаблон расписания на месяц предлагает очень подробную детализацию целого месяца. Каждому из 12 месяцев в 2016 году отведена отдельная вкладка файла Excel.

Основные способы использования:

• Сезонное техническое обслуживание: напоминайте себе о том, что подошло время сменить фильтры или масло в машине, подготовить дом или дачный участок к зиме, заменить батарейки в пожарных извещателях и т.д. при помощи расписания сезонного обслуживания. Добавьте все элементы для отслеживания в начале года и повесьте расписание в вашем гараже или на холодильник. 
• Планировщик меню на месяц: планируйте ваши приёмы пищи на целый месяц с помощью планировщика меню. Запишите ваши идеи для завтрака, обеда, полдника и ужина для каждого дня месяца, распечатайте это расписание и используйте его как список покупок, когда вы в следующий раз пойдёте в магазин.
• Расписание мероприятий: используйте расписание мероприятий на месяц для координации десятков запланированных мероприятий и задач. Добавляйте сроки выполнения и исполнителей, чтобы убедиться, что вы не выбиваетесь из графика. 

Загрузить бесплатный шаблон на месяц в Excel

Сделать настройки вашего расписания на день, неделю или месяц индивидуальными в Excel очень просто. Вы можете выбрать цветовой код для определённых элементов, например, для приёмов у доктора или дней рождения, или изменить тип и размер шрифта. Вы также можете добавить логотип в календарь, если вы используете его во время работы с клиентами.

1. Форматирование шрифта

1. Чтобы изменить размер шрифта заголовков, выделите все заголовки. На вкладке «Главная» вы можете выбрать тип и размер шрифта.
2. Чтобы форматировать дату или время маркеров, выделите целый столбец или все поля дат. На вкладке «Главная» вы можете изменить тип и размер шрифта. 

2. Изменение цвета

Вы можете изменить цвет шрифта или фона вашего расписания. Использование цветового кода может быть полезным для выделения определённых мероприятий или задач.

1. Чтобы изменить цвет фона целой строки, кликните по иконке в виде ведёрка с краской, а затем выберите цвет заливки. 
2. Чтобы выбрать цветовой код для мероприятия, поместите информацию о задаче или встрече в поле даты. Затем выберите текст, кликните по иконке в виде ведёрка с краской и выберите подходящий цвет заливки.

3. Добавление изображения

Придавайте вашему расписанию индивидуальность, добавляя изображения, например, логотип вашей компании.

1. На вкладке «Вставка» выберите «Иллюстрации». Загрузите изображение, которое вы хотите использовать. 

1. Изображение будет добавлено в вашу таблицу, после чего вы сможете переместить его в нужное место. 

Если вы хотите добавить логотип или изображение в верхнюю часть расписания, вам может понадобиться вначале добавить место для размещения этого элемента.

1. Правой кнопкой мыши кликните по первой строке всей таблицы и выберите «Вставить».

1. Выберите «Вставить строку». 

1. Повторите эти действия, чтобы добавить нужное количество строк.
2. Чтобы сделать фон для новых строк белым, выделите новые строки, кликните по иконке в виде ведёрка с краской и выберите белый цвет.
3. Чтобы удалить линии разметки над строкой названия, выберите строку названия, кликните по иконке «Границы» и выберите опцию «Без границы».

Теперь у вас есть дополнительное пустое место в верхней части, чтобы разместить ваше изображение. 

В дополнение к выбору самого лучшего шаблона расписания для ваших задач вам необходимо будет решить, какие возможности для печати и совместного использования онлайн будут у этого шаблона. 

Многие люди распечатывают свои расписания и потом вешают на стену или холодильник. Если же речь идёт о планировщике списка задач к выполнению или персональных встреч и совещаний, многие хранят их в своём бумажнике или сумочке для удобства доступа и использования.

Распечатанное и доступное всем расписание может быть полезным, но в целом бумажный календарь с большей вероятностью сделает вашу жизнь более хаотичной и неорганизованной. Если вы забудете или потеряете календарь, вам придётся начинать всё с самого начала.

Если кто-то захочет отредактировать или добавить данные в календарь, вы не будете знать, кто внёс эти изменения, если только вы не сможете узнать этого человека по почерку.

И наконец, место в таком календаре всегда ограничено, он быстро заполнится и будет выглядеть неопрятно, с большим количеством изменений и дополнений.

Если вам нужен гарантированный доступ к вашему расписанию в любое время суток, выберите решение для сотрудничества на основе облачных технологий. Вам необходимо наличие возможности в любое время просматривать и редактировать ваше расписание на смартфоне или компьютере.

Кроме того, перенеся расписание в облако, вы сможете сэкономить большое количество бумаги.

Если вы планируете открывать доступ к этому календарю другим людям, онлайн инструмент поможет эффективнее осуществлять коммуникацию и вносить изменения.

Вы сможете видеть, что было отредактировано, а также выбирать уровень предоставляемых прав, назначая пользователям права наблюдателя, редактора или администратора.

Smartsheet представляет собой инструмент для управления работой на основе электронных таблиц, предлагающий набор эффективных функций для сотрудничества и общения.

Smartsheet содержит десятки встроенных шаблонов, а также функции для предоставления доступа, поэтому он идеально подходит как для простого планирования задач к выполнению, так и для более комплексных расписаний проектов.

Индивидуализировать шаблоны очень просто: просто кликните правой кнопкой мыши по столбцу, чтобы переименовать заголовок, или дважды кликните по любой ячейке, чтобы добавить необходимые сведения. Вы также можете изменять цвета, шрифты или переключаться между представлениями Ганта, календаря или сетки.

Ниже представлены 14 шаблонов расписаний в Smartsheet: 

Эти шаблоны расписания на неделю охватывают все 7 дней недели, с понедельника по воскресенье. Многие шаблоны используют иерархии для организации информации, содержащие дочерние строки, которые вы можете свернуть или развернуть, чтобы спрятать или отобразить нужные даты или задачи. 

Все эти шаблоны подчёркивают функции Smartsheet по организации сотрудничества.

Например, в расписании занятий на неделю вы можете выбрать цветовой код для занятий, так что вы сможете быстро визуально представить ваше расписание на неделю.

В шаблоне планировщика обедов вы можете добавлять ссылки на любимые рецепты для быстроты доступа, а в расписании уборки дома на неделю, вы можете назначать домашние дела определённым людям, чтобы всей семье было чем заняться.

• Планировщик обедов на неделю
• Расписание уборки дома на неделю
• Расписание занятий на неделю
• Рабочее расписание на неделю
• Простое расписание на неделю
• Расписание рабочих смен на неделю
• Маршрут путешествия

Расписания на неделю в Smartsheet разбиты на 30-минутные интервалы в промежутке от 7:00 до 21:00.

Если вам нужно расписание, охватывающее больший или меньший промежуток времени, просто кликните правой кнопкой мыши по ячейке и выберите «Удалить строку» или «Вставить строку».

Используйте символы (звёзды) в списке дел к выполнению на день, чтобы назначать приоритет и устанавливать напоминания для ежедневных встреч, собраний и рабочих задач, чтобы никогда ничего не упускать из виду.

1. Рабочее расписание на день
2. Список дел на день
3. Расписание встреч и приёмов на день

Эти шаблоны включают в себя все месяцы 2016 года, и вы сможете сами определять, сколько места вы хотите отвести для каждого месяца путём добавления или удаления строк.

Если вы хотите изменить какую-либо дату в расписании (например, вам нужно изменить год), просто введите первые несколько дат вручную, затем выделите эти ячейки и перетащите правый нижний угол выделенной группы ячеек вниз для автоматического заполнения.

• Добавляйте обсуждения непосредственно в шаблон расписания проекта, чтобы разгрузить ваш ящик электронной почты, автоматически создавайте динамичные диаграммы Ганта и используйте символы, чтобы быстро сообщать о текущем статусе, приоритете и прогрессе.
• Расписание мероприятий на месяц
• Расписание проекта с диаграммой Ганта на месяц
• Спортивный реестр и расписание на неделю
• Шаблон расписания проекта

Наша жизнь сейчас как никогда наполнена событиями, отслеживать которые часто бывает достаточно сложно. Нам нужно держать под контролем списки дел, встречи, собрания, сроки выполнения задач и многое другое, так что всем нам было бы полезно иметь какой-то единый центр для контроля за событиями в личной жизни и на работе.

Расписания играют ключевую роль в упорядочивании всего вокруг.

С расписанием мы можете сделать многое: организовывать мероприятия, уборку в доме, путешествия и рабочие смены.

Присматривая расписание для себя, обратите внимание на шаблоны с заранее встроенными и простыми для редактирования функциями, а также с дополнительной функциональностью для сотрудничества между пользователями (предоставление доступа, обсуждения, символы и т.д.). Узнайте, как легко и просто можно создать расписание.

Создать расписание в Smartsheet

Попробуйте бесплатную версию Smartsheet

Источник: https://ru.smartsheet.com/best-excel-schedule-templates