Как сделать отчет в access 2007?

Access обладает обширным набором возможностей и инструментов для работы с базами данных. Перед пользователями, использующими эту программу, могут ставиться самые разные задачи, которые нужно уметь решать. В этой статье разберёмся, как создать отчёт в Access, что это такое и для чего он нужен. Давайте же начнём. Поехали!

Отчёты в Microsoft Access служат для вывода на экран либо печати информации из базы данных. Любой отчёт можно создать на основе таблицы или на основе запроса. Делается это очень просто, всего в пару кликов.

Как сделать отчет в access 2007?

Для начала у вас должна быть готовая таблица, с данными которой вы будете работать. Затем выделите нужную таблицу в окне «Все объекты Access», расположенном слева, перейдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Отчёт» в одноимённом разделе. Всё готово. Перед вами будет сформированный программой отчёт на основе информации, содержащейся в таблице.

Как сделать отчет в access 2007?

После этого вы можете перейти на вкладку «Конструктор», чтобы отредактировать поля, разделы и прочее. Чтобы выйти из режима конструктора, щёлкните правой клавишей мыши по вкладке таблицы и выберите пункт «Представление отчёта». Не забудьте сохранить перед выходом.

Как сделать отчет в access 2007?

Для более сложных случаев используйте «Мастер отчётов», соответствующая кнопка находится в той же вкладке «Создание», этот инструмент пригодится в том случае, если необходимо оперировать с данными из нескольких таблиц сразу.

Как сделать отчет в access 2007?

В открывшемся окне выберите из списка те таблицы и запросы, из которых будут взяты поля (их также необходимо указывать). Закончив, нажмите кнопку «Далее». В следующем окне вам будет предложено выбрать подходящий вид представления данных. Затем вы можете сгруппировать выбранные поля по своему усмотрению. Просто выберите нужное поле и нажмите на кнопку со стрелкой.

Далее, откроется окно сортировки записей. Делать сортировку необязательно, поэтому вы можете пропустить этот этап. В следующем окне выберите «Макет» (ступенчатый, блок, структура) и «Ориентацию» (книжная, альбомная). Оставьте отмеченным пункт «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». После этого остаётся ввести название и нажать кнопку «Готово».

Как сделать отчет в access 2007?

Чтобы исправить общий вид и некорректно отображаемые данные, перейдите в режим конструктора. Там вы можете выделять отдельные поля и перемещать их при помощи стрелок на клавиатуре или мышкой.

Убрать большие промежутки между столбцами, можно не переходя в «Конструктор». Достаточно передвинуть границы курсором мыши. В случае, если часть данных у вас отображаются в виде решёток «#», просто увеличьте эти поля и информация будет отображена корректно.

В режиме конструктора можно изменять цвет текста, подложки, заголовки.

Существует возможность создания определённых ячеек, в которых будет рассчитываться сумма, разница или произведение на основе данных из таблиц или запросов.

Для этого выделите нужное поле и нажмите кнопку «Итоги», расположенную на панели инструментов в разделе «Группировка и итоги».

В появившемся меню выберите «Число записей» или «Количество значений» в зависимости от того, какие перед вами стоят задачи.

Как сделать отчет в access 2007?Как сделать отчет в access 2007?

Ещё один способ создания — «Конструктор отчётов». Нажав эту кнопку, перед вами появится область, в которую нужно добавить поля при помощи соответствующей кнопки в ленте инструментов.

Теперь вы будете знать, как сделать отчёт в Microsoft Access. Это позволит вам лучше работать с базами данных. Оставляйте в х своё мнение об этой статье: оказалась ли она полезной, и спрашивайте, если что-то осталось непонятным.

Источник: https://nastroyvse.ru/programs/review/kak-sozdat-otcet-access.html

Создание отчета в Access с помощью мастера — Базы данных Access

В этом уроке поговорим на тему «Создание отчета в Access с помощью мастера». Создание отчета с помощью мастера не требует специальных знаний и сводится к выбору таблиц, входящих в отчет, определению списка полей отчета и порядка их размещения.

В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.

Чтобы запустить мастер отчетов, необходимо нажать на кнопку Мастер отчетов в группе «Отчеты» на вкладке Создание.

Создание отчета в Access с помощью мастера

После запуска мастера построения отчета, на экране откроется окно диалога. в котором необходимо определить поля будущего отчета (рисунок 4.1). Необходимо нажать кнопку раскрытия списка Таблицы и запросы и из списка таблиц баз данных выбрать таблицу, для которой создается отчет.

При этом в списке Доступные поля появляется перечень всех полей выбранной таблицы. Необходимо из данного перечня перенести в список Выбранные поля — поля, которые надо поместить в создаваемый отчет. Завершив выбор полей, необходимо нажать кнопку Далее для перехода к следующему шагу.

На втором шаге создания отчета с помощью мастера необходимо определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей (рисунок 4.2). Если поля не группировать, отчет произведет итоговые вычисления по всем полям с числовым типом данных для всей таблицы или запроса, на которых он основан. Можно для группировки выбрать одно поле.

В этом случае отчет обеспечит для группы промежуточные вычисления, а для таблицы целиком — итоговую сумму. Можно применять до четырех группировок, вложенных одна в другую. Этот отчет включает итоговое вычисление, промежуточные результаты и подпромежуточные результаты для всех групп.

Поля, по которым будет осуществляться группировка, помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом. Access предлагает свой вариант группировки данных. Можно согласиться с предложенным вариантом или задать свой, используя кнопки окна диалога (таблица 4.1).

Как сделать отчет в access 2007?
Рис. 4.1 — Окно диалога для выбора полей отчета

Как сделать отчет в access 2007?
Рис. 4.2 — Создание отчета в Access с помощью мастера отчетов, шаг второй

Как сделать отчет в access 2007?
Таблица 4.1 — Назначение кнопок окна диалога при определении группировки

Установив группировку данных, можно изменить интервал группировки, для этого необходимо нажать кнопку Группировка. Появляется диалоговое окно «Интервалы группировки». Данное окно позволяет проводить группировку по диапазону значений в записи, что предпочтительнее, чем группировка по отдельным записям.

Если, например, используется поле с датой как основа для группировки, данные можно сгруппировать в отдельные группы для каждого года или провести группирование по месяцам этих данных в поле. Виды диапазонов, которые можно задавать, зависят от типа данных.

Диалоговое окно «Интервалы группировки» включает в себя поля, на основе которых проводится группировка. Справа от каждого поля в окне имеется раскрывающийся список, который можно использовать для выбора соответствующего интервала для типа данных этого поля.
Для перехода к следующему окну диалога надо нажать кнопку Далее.

В этом окне диалога задается порядок сортировки записей внутри каждой группы (до четырех полей) и вычисления, выполняемые для записей, на задание которых можно перейти по кнопке «Итоги…» (рисунок 4.3). Для числовых полей можно вывести на экран среднюю сумму, минимальное или максимальное значения.

Читайте также:  Как сделать редактирование в Excel?

Для возврата в окно сортировки необходимо нажать кнопку ОК.
На следующих двух шагах создания отчета с помощью мастера необходимо определить вид макета отчета и стиль оформления.

На заключительном шаге создания отчета можно задать имя отчета и выбрать один из двух вариантов дальнейшей работы с отчетом:

  • просмотр отчета;
  • изменение структуры отчета.
  • Как сделать отчет в access 2007?
    Рис 4.3 — Создание таблиц с помощью Мастера отчетов, шаг третий
  • Для закрепления темы Способы создания отчета в Microsoft Office Access смотрим видеоурок:

Источник: https://accesshelp.ru/sozdanie-otcheta-v-access-s-pomoshhju-mastera/

Отчеты в базе данных Access 2007

Отчет(report)— это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде, удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

  • В MicrosoftAccess 2007для созданияотчетовможно использовать различные средства (рис. 1):
  • § Мастер отчетов
  • § Конструктор отчетов
  • § Инструмент Report
  • § Пустой report

Как сделать отчет в access 2007?

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора.

Режиммакета — это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режимконструктора.

Мастер отчетов. Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

§ В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастеротчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Созданиеотчетов.

§ В поле Таблицыиотчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.

§ Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 1).

Как сделать отчет в access 2007?

§ Все «Доступныеполя» переведем в «Выбранныеполя«, выделив их и щелкнув на кнопку >>.

§ На следующем шаге (Добавитьуровнигруппировки?) щелкаем далее.

§ На шаге «Выберитепорядоксортировкизаписей«. В раскрывающемся списке выберем «Фамилия» для сортировки по возрастанию.

§ На шаге «Выберитевидмакетадляотчета«. Выбираем: Макет — блок, ориентация — книжная. Щелкнуть на кнопкеДалее.

§ На шаге » Выберитетребуемыйстиль«. Выбираем — Изящная.

§ Следующий шаг — «Задайтеимяотчета«. Вводим имя — Студентымастер_отчетов. Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета.

ВыбираемПросмотреть, щелкаем на кнопке Готово.

Report открывается в режиме Предварительногопросмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.

Как сделать отчет в access 2007?

§ Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.

  1. Редактирование:
  2. 1) Удалите поля КодСтудента в верхнем колонтитуле и области данных;
  3. 2) Удалите поля КодГруппы в верхнем колонтитуле и области данных;
  4. 3) На место поля КодГруппы переместить поле «Название» из списка «Группы студентов»;
  5. 4) Переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
  6. 5) Измените надпись в заголовке страницы, введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.

6) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

Форматирование: 1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»

2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. Report в режиме конструктора примет вид, представленный на рисунке 5.

3) Перейдите в режим предварительного просмотра. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим «Предварительный просмотр» (рис 6).

Как сделать отчет в access 2007?

Инструмент Отчет. Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Report.

В этом случае report формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается report.

Но созданный report можно будет изменить в режимемакета или конструктора.

Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу (например, Студенты), на основе которой нужно создать report. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Report. На экране будет отображен простойОтчет на основе текущей таблицы Студенты.

Средство Пустой отчет. Инструмент «Пустойreport» позволяет создавать reports с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустойreport в группе Отчеты на вкладке Создание.

В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область «Список полей» существующих таблиц.

Щелкнув на знак «+» таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.

Перетащите требуемые поля из этого списка в report, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы «Элементыуправления» на вкладке Формат, можно доработать report, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режимеконструктора. Сохраните report.

Источник: https://cyberpedia.su/3xfacb.html

Начало работы с Access 2007

Microsoft Access 2007

Прикладная программа Microsoft Access 2007 предназначена для создания базы данных. В Access 2007 используются логически связанные таблицы. СУБД Microsoft Access 2007 обеспечивает удобное и надежное управления данных, которые хранятся в таблицах.

Суть создания базы данных в Microsoft Access 2007 состоит в том, что сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить таблицы новой базы данных.

Кроме того, желательно создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в БД и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.

БД можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов. Templates не всегда соответствуют требуемой базе данных, но с их помощью можно быстро создать базу данных близкую к той, что требуется, а затем ее можно изменить и наполнить своими данными.

При запуске прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница «Приступая к работе с Microsoft Access 2007», представленная на Рис. 1.

Как сделать отчет в access 2007?

При создании базы данных на основе шаблонов можно выбрать требуемый template на странице «Приступая к работе с Microsoft Access 2007» из «Категории шаблонов» или шаблоны «Из Microsoft Office Online».

При выборе, например шаблона Факультет в категории Локальные templates, справа в окне приложения появится описание БД. Ниже, в текстовом поле указано имя файла: Факультет.

accdb и пиктограмма папки, с помощью которой можно сохранить файл в требуемую директорию (по умолчанию указана папка Мои документы).

Читайте также:  Как сделать вычисляемое поле в таблице access 2007?

Имя файла и директорию для хранения файла можно изменить. Затем надо щелкнуть на кнопке Создать. В результате появится окно базы данных Факультет: база данных (Access 2007) — Microsoft Access.

В области редактирования будет отображаться Список факультета, который необходимо заполнить.

Если область переходов закрыта, то ее необходимо открыть, нажав клавишу F11 или щелкнув на кнопке «Открыть/закрыть границу области переходов».

Начало работы с Access 2007

Для создания новой пустой базы данных необходимо щелкнуть на пиктограмме «Пустая база данных» в разделе «Новая пустая база данных», справа в окне приложения появится текстовое поле с именем файла: База данных1.

accdb и пиктограмма папки для сохранения файла в требуемый каталог. По умолчанию указано имя файла, имя каталога и диска, в котором будет сохранен файл. Имя файла, директории и диска для хранения файла можно изменить.

Необходимо отметить, что Access 2007 для новых баз данных по умолчанию использует формат файла Access 2007 (.accdb), но файл новой базы данных можно сохранить и в формате Access 2002-2003(.mdb) или формате Access 2000 (.mdb). Скриншот окна сохранения файла БД представлено на рис.2.

Как сделать отчет в access 2007?

После выбора директории, диска, имени файла и формата БД надо щелкнуть на кнопке Создать. Файл базы данных с выбранным именем будет сохранен в указанную папку, и откроется окно Microsoft Access 2007.

В этом окне приложения отображается окно БД с назначенным именем на вкладке Режим таблицы и новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица, представленные на Рис. 3.

Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных.

Как сделать отчет в access 2007?

Уже сохраненную базу данных в формате файла Access 2007 можно также сохранить в других форматах, щелкнув на кнопке «Office» в окне БД и выбрав команду «Сохранить как». В появившемся окне диалога щелкнуть на требуемый формат.

Рассмотрим окно приложения Microsoft Access 2007. В верхней части окна расположены: кнопка Office, панель быстрого доступа с пиктограммами (сохранить, отменить), Строка заголовка и кнопки изменения размеров окна.

Ниже расположена Лента, которая состоит из вкладок (Главная, Создание, Внешние данные, работа с базами данных и другие вкладки, которые появляются в зависимости от режима работы).

В приложении Access 2007 применяются контекстные инструменты, которые появляются при работе с определенным объектом.

Так, например, при работе с таблицей появляются контекстные инструменты для объекта Таблица под названием «Работа с таблицами», которые имеют две вкладки: Режим таблицы и Конструктор.

Лента заменяет используемые в Access 2003 меню и панели инструментов, кроме меню Office и панели быстрого доступа. На Ленте отображаются определенные наборы команды в зависимости от того, какая вкладка выбрана.

Группы команд на выбранной вкладке сгруппированы по выполняемым действиям. Так на вкладке Режим таблиц отображаются группы команд Представление, Поля и столбцы, Форматирование и тип данных, Связи.

Имена перечисленных групп команд отображаются внизу Ленты.

Под лентой расположены слева Область переходов, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект. В области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.).

В списке Все объекты Access можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в области переходов этот объект будет отображаться в окне редактирования.

Внизу окна Access расположена Строка состояния и Кнопки режимов просмотра.

Источник: https://megaobuchalka.ru/2/958.html

Отчеты в реляционных БД

Определение 1

Отчет является объектом базы данных, используемым при выводе структурированной информации на экран, на принтер или в файл. С помощью отчетов можно извлекать из таблицы или запроса базы данных нужную информацию и представлять ее в удобном для восприятия виде. Отчет состоит из заголовка, области данных, верхнего и нижнего колонтитулов, примечания и при этом он разбит на страницы.

В Microsoft Access 2007 отчеты можно создавать с помощью различных средств:

  • Мастера отчетов;
  • Конструктора отчетов;
  • Инструмента Отчет;
  • Пустого отчета.

Замечание 1

Целесообразнее отчеты создавать с помощью Мастера или других вышеназванных инструментов, а дорабатывать их, дополняя необходимыми изменениями, можно используя режим макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусматриваются 2 режима, с помощью которых можно внести изменения и дополнения в отчет: режим макета и режим конструктора.

Режим макета является наиболее наглядным режимом редактирования и форматирования отчетов, чем режим конструктора. В случае, когда режим макета не имеет возможности выполнения изменений в отчете, то в таком случае применяют режим конструктора.

Как сделать отчет в access 2007?

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Мастер отчетов

Создание отчета с помощью Мастера отчетов выполняется следующим образом:

  • в окне базы данных Access нужно щелчком открыть вкладку Создание и потом нажать кнопку Мастер отчетов из группы Отчеты. В результате появляется диалоговое окно Создание отчетов;
  • в поле Таблицы и отчеты щелчком открыть ниспадающее меню и выбрать в нем в качестве источника данных необходимую таблицу;
  • щелкнув на кнопке ОК, получим вид окна Создание отчетов;
  • все Доступные поля нужно перевести в Выбранные поля, выделив их при этом и нажимая кнопку >>;
  • следующий шаг (Добавить уровни группировки?) пропускаем, щелкая Далее;
  • на шаге Выберите порядок сортировки записей в раскрывающемся списке нужно выбрать Фамилия (поле имеющееся в таблице описываемой БД, вы можете выбрать любое нужное вам поле) для сортировки по возрастанию;
  • на шаге Выберите вид макета для отчета необходимо выбрать Макет — блок, Ориентация — книжная. Потом нажать кнопку Далее (рис.2);
  • на шаге Выберите требуемый стиль нужно выбрать Изящная;
  • следующим шагом является задание имени отчета. Необходимо ввести (Имя отчета)_мастер_отчетов. Затем просмотреть отчет и внести изменения в макет отчета. Требуется выбрать команду Просмотреть, щелкнуть на кнопке Готово. После чего отчет откроется в режиме Предварительного просмотра, который позволит увидеть, как будет внешне отображен отчет в напечатанном виде;
  • теперь нужно выполнить переход в режим Конструктора и выполнить редактирование и форматирование отчета. Чтобы перейти из режима предварительного просмотра в режим конструктора требуется в области переходов произвести нажатие правой кнопки мыши на имени отчета и в контекстном меню осуществить выбор режима конструктора. На экране появляется отчет в режиме Конструктора (рис. 3).

Редактирование отчетов

Замечание 2

Перед дальнейшим описанием отметим, что поля вашего отчета будут соответствовать полям вашей таблицы. В описанном ниже примере подразумевается таблица, содержащая поля: код группы, код студента, фамилия, имя, отчество студента, пол, дата и место его рождения.

Редактирование отчета можно провести следующим образом:

  • нужно удалить поле КодСтудента в верхнем колонтитуле и в области данных;

  • затем удалить поле КодГруппы в верхнем колонтитуле и в области данных;
  • на место поля КодГруппы перемещаем поле Название из списка Группы студентов;
  • нужно переместить влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных;
  • затем изменить надпись в заголовке страницы (введите название своего учебного заведения) и нажать Enter;
  • необходимо переместить Надпись. В Нижнем колонтитуле выделите поле =Now() и перетащите его в Заголовок под название (в приведенном примере это Студенты). Дата отобразится под заголовком.
Читайте также:  Как сделать тесты в powerpoint?

Для форматирования необходимо:

  1. Выделить заголовок (в рассматриваемом примере это Студенты).
  2. Изменить гарнитуру, стиль написания и цвет шрифта, а также цвет фона.
  3. Далее необходимо перейти в режим предварительного просмотра. Для перехода в этот режим нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим Предварительный просмотр.

Инструмент Отчет

Чтобы быстро создать отчет, т.е. создать его одним щелчком мыши необходимо применить инструмент Отчет (рис.1). В данном случае отчет будет сформирован на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете отобразятся все записи таблицы или запроса, на базе которых создается отчет. Однако созданный отчет можно затем изменить в режиме макета или конструктора.

Для создания отчета с помощью указанного инструмента необходимо:

  • в области переходов выделить таблицу (в примере, Студенты), на основе которой будет создаваться отчет;
  • потом перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Отчет. На экране отобразится простой Отчет на основе текущей таблицы.

Средство Пустой отчет

С помощью инструмента Пустой отчет создаются отчеты с нуля в режиме макета. Для этого щелкнем Пустой отчет в группе Отчеты на вкладке Создание.

В результате в окне редактирования Access 2007 появляется Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна отобразится область Список полей существующих таблиц.

Щелчком мыши на знаке «+» таблицы (в примере, Студенты) открывается список нужных полей.

Затем необходимо перетащить нужные поля из этого списка в отчет, нажав и удерживая левую кнопку мыши. Используя инструменты группы Элементы управления во вкладке Формат, доработаем отчет, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. И в завершении сохраните отчет.

Источник: https://spravochnick.ru/bazy_dannyh/bazy_dannyh_i_subd_na_primere_microsoft_access/otchety_v_relyacionnyh_bd/

Создание отчетов в Access

Если вам нужно поделиться информацией из своей базы данных с кем-то, но не хотите, чтобы этот человек действительно работал с вашей базой данных, подумайте о создании отчета .

Отчеты позволяют организовывать и представлять ваши данные в удобном для читателя, визуально привлекательном формате.

Access 2010 упрощает создание и настройку отчета с использованием данных из любого запроса или таблицы в вашей базе данных.

В этом уроке вы узнаете, как создавать, изменять и печатать отчеты.

Создание отчетов

Отчеты дают вам возможность представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате для печати. Access 2010 позволяет создавать отчеты из таблиц и запросов.

Чтобы создать отчет:

  1. Откройте таблицу или запрос, который вы хотите использовать в своем отчете. Мы хотим распечатать список заказов в прошлом месяце, поэтому мы откроем наш запрос заказов.
  2. Выберите вкладку «Создать» на ленте и найдите группу «Отчеты». Нажмите команду «Отчет».
  3. Access создаст новый отчет на основе вашего объекта.
  4. Вероятно, некоторые ваши данные будут расположены на другой стороне разрыва страницы. Чтобы исправить это, измените размер полей. Просто выберите поле, затем щелкните и перетащите его край, пока поле не станет нужным.

    Повторяйте с дополнительными полями, пока все ваши поля не подойдут.

  5. Чтобы сохранить отчет, нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа. При появлении запроса введите имя для своего отчета и нажмите «ОК».

Подобно таблицам и запросам, отчеты можно сортировать и фильтровать. Просто щелкните правой кнопкой мыши поле, которое вы хотите сортировать или фильтровать, затем выберите нужную функцию сортировки или фильтрации.

Удаление полей

Вы можете обнаружить, что ваш отчет содержит некоторые поля, которые вам действительно не нужны. Например, наш отчет содержит поле Zip Code, которое не обязательно в этом списке заказов. К счастью, вы можете удалять поля в отчетах, не затрагивая таблицу или запрос, где вы вытащили ваши данные.

Чтобы удалить поле в отчете:

  1. Щелкните любую ячейку в поле, которое вы хотите удалить.
  2. Нажмите клавишу «Удалить».

Когда вы удаляете поле, обязательно удалите его заголовок. Просто выберите заголовок и нажмите клавишу «Удалить».

Печать и сохранение отчетов в режиме предварительного просмотра

Хотя вы можете печатать отчеты с помощью команд в представлении Backstage, вы также можете использовать Предварительный просмотр. Предварительный просмотр показывает, как ваш отчет будет отображаться на распечатанной странице. Он также позволяет вам изменять способ отображения отчета, распечатывать его и даже сохранять его как другой тип файла.

Чтобы распечатать отчет:

  1. На вкладке «Главная» ленты выберите команду «Просмотр» и выберите «Предварительный просмотр» в раскрывающемся списке. Ваш отчет будет показан, как он появится на распечатанной странице.
  2. При необходимости измените размер страницы, ширину поля и ориентацию страницы, используя соответствующие команды на ленте.
  3. Нажмите команду «Печать».
  4. Появится диалоговое окно «Печать». Задайте любые параметры печати, затем нажмите «ОК».

Сохранение отчетов

Вы можете сохранять отчеты в других форматах, чтобы они могли отображаться вне Access. Это называется экспорт файла, и он позволяет просматривать и даже изменять отчеты в других форматах и программах.

Access предлагает варианты сохранения отчета в виде файла Excel, текстового файла, PDF, файла XPS, вложения электронной почты, текстового файла или HTML-документа . Поэкспериментируйте с различными вариантами экспорта, чтобы найти тот, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям.

Чтобы экспортировать отчет:

  1. На вкладке «Главная» ленты выберите команду «Просмотр» и выберите «Предварительный просмотр» в раскрывающемся списке.
  2. Найдите группу данных на ленте.
  3. Выберите одну из опций типа файла на ленте или нажмите «Дополнительно», чтобы просмотреть параметры сохранения отчета в виде файла Word или HTML.
  4. Сохраните файл.

Если вы сохраняете отчет как файл PDF или XPS:

  1. Выберите место, где вы хотите сохранить отчет.
  2. Поместите курсор в текстовое поле имени файла и введите имя для своего отчета, если вы хотите назвать его чем-то иным, чем заголовок отчета.
  3. В раскрывающемся меню «Сохранить как» выберите PDF или XPS .

  4. Выберите качество файла , щелкнув Стандарт для отчетов, которые вы планируете распечатать, или Оптимизирован для отчетов, которые вы планируете использовать в основном в Интернете.

  5. После того как вы удовлетворены своими настройками, нажмите «Опубликовать», чтобы сохранить отчет.

Если вы сохраняете отчет как любой другой тип файла:

  1. Нажмите «Обзор», чтобы указать местоположение и имя файла, затем нажмите «Сохранить».
  2. В диалоговом окне «Экспорт» установите флажки, чтобы выбрать нужные параметры сохранения, если это применимо.
  3. Нажмите «ОК», чтобы экспортировать отчет.
  4. Появится диалоговое окно с уведомлением о том, что ваш файл был успешно сохранен. Нажмите «Закрыть», чтобы вернуться к вашему отчету.

Источник: https://maxfad.ru/ofis/ms-access/462-sozdanie-otchetov-v-access.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector