Как сделать итоговый запрос в access?

Приложение СУБД MS Access – это полноценный помощник для создания и ведения баз данных, заключенных в таблицы и массивы. Если база имеет слишком большой объем, быстро найти необходимые значения довольно сложно.

Именно поэтому в Access существует такая функция, как запросы. Рассмотрим, что это такое, как работает, какие имеет особенности.

Создание запросов в Microsoft Access

Чтобы разобраться, как создавать запросы в Access, нужно знать основные положения работы с СУБД.

Существует два способа выполнить данную процедуру:

• Конструктор запросов.
• Мастер запросов.

Первый способ дает возможность создать любой из всех доступных запросов в ручном режиме, но с небольшой оговоркой, заключающейся в том, что пользователь имеет опыт работы с приложением Access. Также он должен разбираться хотя бы в основных его задачах. Что касается второго способа, то его нужно рассмотреть более подробно.

Легкий путь для новичков

Знающий человек за несколько кликов мышью выбирает те компоненты, которые потребуются пользователю для выполнения запроса, а затем быстро формирует реестр, в соответствии с собранными ключевыми значениями. Если это первое знакомство с СУБД, и пользователь не представляет, как создавать запросы в Access, то выбирается программа Мастер.

В данном режиме можно ознакомиться и разобраться со следующими типами запросов:

• Простой.
• Перекрестный.
• Записи без подчиненных.
• Повторяющиеся записи.

Данный выбор осуществляется уже на первом этапе работы с Мастером. А в дальнейшем, следуя четким указаниям, даже начинающий пользователь легко создаст запрос. Познакомимся с его разновидностями.

Простой запрос

Этот инструмент работы с таблицами собирает нужные данные из указанных пользователем полей. Уже по названию видно, что это самый популярный тип запросов для новичков. Его удобство заключается в том, что такая процедура открывается в новой вкладке. Поэтому ответ на вопрос, как создать запрос в Access 2010, становится очевидным уже после открытия первого меню Мастера.

Перекрестный запрос

Этот тип выборки более сложный. Чтобы разобраться, как создать перекрестный запрос в Access с помощью «Мастера» в данном режиме, нужно кликнуть по этой функции в первом окне.

На экране появится таблица, в которой можно выбрать до трех столбцов, расположенных в оригинале.

Одно из оставшихся не выбранных полей может быть использовано в качестве заголовков таблицы запроса. На третьем этапе процедуры (пересечение) выбирается еще одно значение с вариативностью функцию (среднее значение, сумма, первый, последний).

На фото показано, что перекрестный запрос создан, и что по заданным параметрам совершены необходимые действия.

Повторяющиеся записи

Как понятно из названия, основное предназначение данного запроса – выборка всех одинаковых строк в таблице по указанным параметрам. Выглядит это так:

Кроме того, доступен выбор дополнительных полей, чтобы подобрать соответствие сразу в нескольких строках.

Чтобы выбрать повторяющиеся записи, нужно раскрыть список запросов и создать там новую папку. Далее в окошке «Новый запрос» выбрать строку «Поиск повторяющихся записей». Далее нужно следовать указаниям Мастера.

Записи без подчиненных

• Это последний тип запросов, доступный в режиме «Мастер – Записи без подчиненных».
• В этом случае ведется выборка только тех значений, которые не задействованы ни в одном поле таблиц и запросов, но которые уже созданы.
• Данный тип актуален только в случаях, когда баз данных несколько.

Все эти четыре типа запросов являются базовой точкой для работы со сложными элементами, но позволяют легко разобраться, как создать запрос в базе данных Access.

Функции запросов в MS Access

Разберемся, зачем нужно выполнять описанные выше действия. Задача всех простых и сложных запросов в СУБД Access заключается в следующем:

• Сбор необходимых данных в таблицах, их последующих просмотр, редактирование, добавление новых значений.
• Прекрасный исходный материал для подготовки всевозможных форм отчетности.
• Проведение математических и статистических счетных процедур над целыми массивами данных с выводом итогов на экран (среднее значение, сумма, отклонение, итоги).

Запрос на выборку

Этот тип работы с базами данных является сложным, так как требует участия нескольких таблиц.

Необходимо, чтобы во всех таблицах были общие ключевые поля. В противном случае совершить операцию не получится.

Повторим, как создать запрос на выборку в Access. Сначала нужно создать простой запрос с выбором нужных полей. Уже здесь можно редактировать данные, чтобы привести их в желаемый вид. К слову, внесенные изменения перенесутся и в исходные таблицы, так что этот момент нужно учитывать.

В открывшемся окне конструктора заполняется окно «Добавление таблиц». Здесь нужно добавить те таблицы или запросы, из которых нужно вытаскивать исходные значения.

После добавления можно приступить к заполнению условий запроса. Для этого нам нужна строка «Поле». В ней нужно подобрать те значения из таблиц, которые будут отображаться при запросе.

Чтобы завершить операцию, нужно нажать на кнопку «Выполнить».

Запрос с параметрами

Это еще одна разновидность сложной процедуры, которая потребует от пользователя определенных навыков работы с базами данных. Одним из главных направлений такого действия является подготовка к созданию отчетов с объемными данными, а также получение сводных результатов. Как создавать запросы в Access 2007 с помощью конструктора, будет рассмотрено ниже.

Начинать данную процедуру по выборке данных нужно с создания простого запроса, чтобы выбрать нужные поля. Далее через режим Конструктора обязательно нужно заполнить поле «Условие отбора» и, уже исходя из внесенного значения, будет осуществляться отбор.

Таким образом, на вопрос о том, как создать запрос с параметром в Access, ответ простой — внести исходные параметры для выборки. Чтобы работать с Конструктором необходимо пользоваться Мастером запросов. Там создается первичные данные для фильтрации, которые служат основой дальнейшей работы.

Расширенный перекрестный запрос

Продолжаем усложнять ситуацию. Еще труднее для понимания является информация о том, как создавать запросы в Access, если присутствует несколько таблиц с данными. Перекрестный запрос уже рассматривался выше, как один из вариантов работы с Мастером. Однако, и в режиме «Конструктора» можно создавать подобный запрос.

Для этого необходимо нажать «Конструктор запросов» — «Перекрестный».

Открывается меню добавления исходных таблиц, а также возможность заполнения выборочных полей. Единственное, на что следует обратить внимание, – пункты «групповая операция» и «перекрестная таблица». Их нужно заполнять правильно, иначе процедура не будет выполнена корректно.

Перекрестные запросы – это наиболее простой способ поиска и выборки информации из нескольких источников данных, плюс с возможностью формирования диаграмм и графиков.

Более того, при использовании данной процедуры быстрее выполняется поиск, даже с несколькими вариантами развития.

Конечно, присутствуют и «подводные камни», которые могут помешать в работе. Например, при создании запроса на сортировку базы данных по значению столбцов система выдает ошибку. То есть доступна только сортировка по стандартным пунктам – «возрастание и убывание».

Краткие рекомендации

Подводя итоги, нужно сказать, что решить, как создавать запросы в Access – с помощью Мастера или Конструктора, должен сам пользователь. Хотя, для большинства людей, которые используют СУБД MS Access, больше подойдет первый вариант. Ведь Мастер сам сделает всю работу, оставив для пользователя только несколько кликов мышью, при выборе условий запроса.

Чтобы использовать расширенные настройки, явно необходим опыт работы с базами данных на уровне профессионала. Если в работе задействованы большие базы, лучше всего обратиться к специалистам, дабы избежать нарушения работы СУБД и возможных потерь данных.

Есть один момент, который доступен лишь программистам. Так как основным языком СУБД является SQL, то нужный запрос можно написать в виде программного кода. Чтобы работать в данном режиме, достаточно нажать на строку уже созданного запроса, и в открывшемся контекстном меню выбрать «Режим SQL».

Источник: https://autogear.ru/market/article.php?post=/article/370546/kak-sozdavat-zaprosyi-v-access-poshagovaya-instruktsiya-i-rekomendatsii

Создание запросовв базе данных Access 2007

В СУБД Access 2007 можно создавать queries для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц.

В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный query, выполнение вычислений, создание таблиц. Наиболее распространенным является query на выборку. Применяются два типа запросов: query по образцу (QBE) и query на основе структурированного языка запросов (SQL).

Запросы на выборку используются для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Queries могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах. СУБД Access 2007 включает такие средства создания запросов, как Мастер и Конструктор.

На скриншоте (рисунок 1) средства сортировки и фильтрации выделены скругленным прямоугольником красного цвета.

Рис. 1.

Рассмотрим создание запроса на выборку с помощью Конструктора

Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов (рисунок 2).

Рис. 2.

Откроется активное окно диалога Добавление таблицы (рисунок 3) на фоне неактивного окна «Запрос1». В этом окне можно выбрать таблицы и queries для создания новых запросов.

Рис. 3.

В окне Добавление таблицы следует выбрать несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, а окно «Запрос1» станет активным (рисунок 4).

Рис. 4.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.

Переместим имена полей с таблиц-источников в Бланк. Из таблицы Группы студентов переместим поле Название в первое поле Бланка, из таблицы Студенты переместим поле Фамилии во второе поле, а из таблицы Успеваемость переместим поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины переместим поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

При необходимости можно задать принцип сортировки (по возрастанию или по убыванию) результатов запроса. В строке «Вывод на экран» автоматически устанавливается флажок просмотра информации.

Условия ограниченного поиска или критерий поиска информации вводится в строке «Условия» отбора и строке «Или». Например, введем критерий поиска — «5/A» в строке «Условия» для поля Оценка. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будут отображаться все фамилии студентов, которые получили оценку 5/A (рисунок. 5).

Рис. 5.

Далее надо закрыть окно запроса Запрос1, появится окно диалога Сохранить, ответить — Да и ввести имя запроса, например «Успеваемость студентов». Для запуска запроса дважды щелкнем на query «Успеваемость студентов», откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 6).

Рис. 6.

Далее создаем параметрический query или query с параметрами.

Создаем этот query также как и предыдущий, в режиме конструктора, но только в строке Условия отбора для поля Фамилия введем условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию].

В этом случае в результате выполнения запроса на экране будет отображаться фамилия студента и все дисциплины, по которым он получил оценку.

Закрыть окно запроса на выборку. На вопрос о сохранении изменения ответить — Да и ввести имя запроса, например «Параметрический query». Запустим Параметрический query, дважды щелкнув на нем. В открывшемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить (рис. 8).

Рис. 7.

Затем надо щелкнуть на кнопке ОК, откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 8).

Рис. 8.

В некоторых случаях для создания запросов можно использовать Мастер запросов. После создания запросов на выборку информации из БД Access 2007 можно приступать к формированию форм.

Далее >>> Раздел: 2.4.6. Создание форм для ввода данных в таблицы базы данных Access 2007

Источник: https://www.lessons-tva.info/edu/inf-access/access_5.html

Создание итогового запроса

• Итоговый запрос – это запрос на выборку, который предназначен для выполнения итоговых вычислений по данным.
• Итоговый запрос можно создать с помощью Мастера простого запроса или Конструктора.
• Создание Итогового запроса с помощью Конструктора:

В режиме конструктора Запроса щелкнуть по кнопке «Групповые операции» на панели инструментов.

В бланке Запроса появится строка Групповые операции.

1. Во всех полях автоматически устанавливается значение группировка.
2. Access предоставляет такие групповые операции:
3. Sum – вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе (для числовых и денежных полей);
4. Avq – вычисляет среднее арифметическое значений данного поля в каждой группе (для числовых и денежных полей);
5. Min (Max) – возвращает наименьшее (наибольшее) значение, найденное в этом поле внутри каждой группы (для числовых, денежных и текстовых полей);

Count – возвращает число записей, в которых данное поле имеет значение, отличное от Null. Для того чтобы подсчитать число записей каждой группы с учетом значения Null, надо ввести выражение Count(*) в строку поле, т.е. определить вычислимое поле (для числовых, текстовых, денежных полей, полей типа дата/время);

• Stdev – подсчитывает статистическое стандартное отклонение для всех значений в каждой группе данного поля;
• Var – подсчитывает статистическое стандартное отклонение для всех значений в каждой группе данного поля;
• First – возвращает первое значение поля в группе;
• Last – возвращает последнее значение поля в группе.
• Выражение – позволяет создать вычислимое поле с использованием итоговых функций.
• Условие – позволяет создать в поле условия отбора по группам, если требуется в итоговый запрос включать не все записи.

Если требуется в итоговый запрос включать не все записи, то следует организовать условие по некоторому полю. Для этого в строке Групповая операция поля надо выбрать значение Условие.

Для создание вычислимого поля с использованием итоговых функций в строке поля Групповая операция надо выбрать значение Выражение.

1. Выполнение запроса
2. Выполнение запроса задается одним из следующих способов:
3. Вид – Таблица
4. Запрос — Выполнить
5. В пиктографическом меню щелкнуть кнопку с!
6. Access отобразит Dynaset в соответствии с заданными критериями.
7. Сохранение запроса
8. Чтобы не готовить проект запроса всякий раз заново, его следует сохранить.

Это рекомендуется делать для сложных запросов, в которых содержится много полей, критериев, вычислений. Сохраняется спецификация запроса, а не Dynaset.

Файл – Сохранить – Указать имя запроса – ОК.

Дата добавления: 2016-07-22; просмотров: 1457; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Источник: https://poznayka.org/s46094t1.html

Создание итоговых, параметрических и перекрестных запросов. Формирование отчетов по запросам

• Лабораторная работа № 4
• Цель работы: создание итоговых, параметрических и перекрестных запросов и отчетов по запросам на основе учебной базы «Библиотека».
• Краткие теоретические сведения

Создание итоговых запросов. Иногда нас интересуют не отдельные записи таблицы, а итоговые значения по группам данных.

Например, может понадобиться общая сумма книг для всех читателей за последний месяц или вы хотите узнать средний объем заказов по каждому месяцу прошлого года. Ответы на подобные вопросы дает итоговый запрос.

Для задания вычислений итоговых значений нажмите кнопку «S» (групповые операции) на панели инструментов Конструктора запросов, чтобы в бланке запроса появилась строка «Групповая операция».

Теперь записи по каждому полю будут группироваться, но итоги подводиться не будут. Если выполнить запрос, то вы получите набор записей, содержащий по одной строке для каждого уникального значения поля запроса, но без итогов. Для вычисления итогов замените установку «Группировка» в строке «Групповая операция» на конкретные итоговые функции.

Access предоставляет девять функций, обеспечивающих выполнение групповых операций. Вы можете задать нужную вам функцию, выбрав ее в раскрывающемся списке. Ниже перечислены итоговые функции Access:

1. Sum – возвращает сумму всех значений данного поля в каждой группе. Используется только для числовых или денежных полей.

2. Avg – возвращает среднее арифметическое всех значений данного поля в каждой группе. Используется только для числовых или денежных полей. При вычислении функции Access исключает значения Null.

3. Min – возвращает наименьшее значение, найденное в данном поле внутри каждой группы, для числовых полей возвращает наименьшее значение, для текстовых полей – наименьшее из символьных значений независимо от регистра. Access игнорирует значения Null.

5. Count – возвращает число записей, в которых значения данного поля отличны от Null. Чтобы подсчитать число записей в каждой группе с учетом значений Null, введите в строку «Поле» специальное выражение COUNT (*).

6. StDev – возвращает стандартное отклонение всех значений данного поля в каждой группе. Эта функция применяется только к числовым или денежным полям. Если в группе меньше двух строк, Access возвращает значение Null.

7. Var – возвращает дисперсию значений данного поля в каждой группе. Эта функция применима только к числовым или денежным полям. Если в группе менее двух строк, Access возвращает значение Null.

8. First – возвращает первое значение данного поля в группе.

9. Last – возвращает последнее значение данного поля в группе.

Создание параметрических запросов.

Запрос с параметрами – это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле.

Можно создать запрос, в результате которого выводится приглашение на ввод нескольких данных, например двух дат. В результате будут возвращены все записи, находящиеся между указанными двумя датами.

Также запросы с параметрами удобно использовать в качестве основы для форм и отчетов. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о заказах. При выводе данного отчета на экране появится приглашение ввести месяц, заказы за который интересуют пользователя. После ввода месяца на экране будет представлен требуемый отчет.

Для создания параметрического запроса необходимо сначала создать любой другой запрос или использовать уже имеющийся.

А в нем для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, вводится в ячейку строки «Условие отбора – текст приглашения», заключенный в квадратные скобки.

Для поля, в котором отображаются даты, можно вывести приглашения «Введите начальную дату:» и «Введите конечную дату:» для определения диапазона отбираемых значений. Для этого в ячейку строки «Условие отбора» вводится выражение Between [Введите начальную дату:] And [Введите конечную дату: ].

Замечание. При создании параметрических запросов необходимо определить тип данных для параметров. Это делается с помощью вкладки «Запрос» в пункте «Параметры запроса», где в колонке «Параметр» полностью указывается содержимое квадратных скобок, а затем выбирается тип данных.

Создание перекрестных запросов. Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ.

Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой – заголовки строк.

1. В перекрестном запросе, в котором заголовками столбцов являются, например, названия месяцев, можно вывести их в хронологическом, а не в алфавитном порядке или вывести столбцы только с января по июнь.
2. Для этого:
3. 1) создайте перекрестный запрос с помощью или без помощи Мастера;
4. 2) отобразите его в режиме Конструктора;
5. 3) выберите фоновую область окна Конструктора запроса вне бланка запроса и списка полей;
6. 4) откройте окно свойств запроса нажатием кнопки «Свойства» на панели инструментов;

5) в ячейку свойства «Заголовки столбцов» введите заголовки столбцов в том порядке, в котором их следует выводить в запросе. Заголовки столбцов следует разделять точкой с запятой или использовать символ разделителя списка данной страны. (Для того чтобы найти конкретный символ разделителя списка, откройте окно Язык и стандарты панели управления Windows).

Введенные заголовки столбцов должны точно соответствовать заголовкам столбцов в запросе в режиме таблицы.

Примечания:

1. Если перекрестный запрос выполняется часто или если он используется как базовый для формы или отчета, то описанные выше действия по заданию фиксированных заголовков столбцов позволяют уменьшить время выполнения запроса.

2. При частом использовании одних и тех же заголовков в разных запросах создайте таблицу с одним текстовым полем, в которой сохраняются заголовки столбцов. После этого открывайте таблицу и копируйте заголовки в ячейку свойства «Заголовки столбцов» (Column Headings).

Отчеты. Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

Большинство отчетов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах.

Отчет не должен включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создается.

Присоединенный отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные, такие, как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

Создание отчетов с помощью Мастера. Выбрав в диалоговом окне «База данных» вкладку «Отчеты» и щелкнув по кнопке «Создать», мы получаем диалоговое окно «Новый отчет», позволяющее создать отчет автоматически (автоотчет), с помощью Мастера или вручную.

Операция создания отчета по запросам настолько проста, что сводится к одному щелчку левой кнопки мыши. При отсутствии принтера отчеты создавать все-таки можно.

Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы: Пуск > Настройка > Принтеры > Установка принтера, после чего установить драйвер принтера, либо взяв его с гибкого диска, либо выбрав один из драйверов, прилагающихся к самой операционной системе.

Структура отчета. Отчеты состоят из разделов, а разделы могут содержать элементы управления. Но, в отличие от форм, разделов в отчетах больше, а элементов управления, наоборот, меньше.

Структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания отчета.

Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета. Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.

В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула.

Раздел «Примечания» используют для размещения дополнительной информации.

• Задание к лабораторной работе
• 1. Создать следующие запросы:
• А) итоговый запрос, который выводит список читателей и общее количество заказанных ими книг:
• Закладка «Запросы», «Создание запроса в режиме Конструктора»;
• Добавить таблицы «Читатели», «Выдача книг» и закрыть окно;
• В бланк запроса добавить из таблицы «Читатели» поле «Фамилия», а из таблицы «Выдача книг» – «Код книги»;
• Выбрать из меню «Вид – Групповые операции». По умолчанию в новой строке бланка для всех полей устанавливается элемент «Группировка» и при выполнении запроса итоги не подводятся;
• Для получения итогов для поля «Код книги» в строке «Групповая операция» выбрать функцию Count;
• В поле заголовка этого столбца перед полем «Код книги» ввести «Общее кол-во книг»;
• Установить сортировку по убыванию и сохранить запрос.
• Б) Создать параметрический запрос, который выводит в алфавитном порядке список читателей, заказавших книги в определенный интервал времени, который будет устанавливаться пользователем:
• Создать обычный запрос с помощью Конструктора;
• Добавить таблицы «Читатели» и «Выдача книг», закрыть окно;
• В бланк запроса добавить из таблицы «Читатели» поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», а из таблицы «Выдача книг»―«Дата заказа»;
• Для поля «Фамилия» установить сортировку по возрастанию;
• В строке «Условия отбора» для поля «Дата заказа» ввести выражение: Between [Введите начальную дату:] And [Введите конечную дату:];
• Далее необходимо указать тип каждого параметра: выбирать из меню «Запрос» пункт «Параметры» и в открывшемся окне в столбец «Параметры» ввести имя каждого параметра (в точном соответствии с бланком запроса), а во втором столбце выбрать нужный тип каждого параметра (ДатаВремя) и щелкнуть по кнопке «ОК»;
• Сохранить и выполнить запрос.
• В) Создать параметрический запрос, который выводит книги по первым буквам фамилии автора:
• Cначала создать обычный запрос;
• Добавить таблицы «Книги » и «Издательства»;
• Выбрать поля: «Автор», «Название», «Год издания книги», «Город» и «Название издательства»;
• Для поля «Автор» установить сортировку по возрастанию;

Источник: https://naparah.com/informacionnye-osnovy-sistem-upravleniya/1002382.html

Дополнительные параметры дизайна запроса в Access

Access 2010 предлагает множество опций, которые позволяют создавать и запускать запросы, которые возвращают именно ту информацию, которую вы ищете.

Например, что, если вам нужно найти, сколько чего-то существует в вашей базе данных? Или что, если вы хотите, чтобы результаты вашего запроса автоматически сортировались определенным образом? Если вы знаете, как использовать свои параметры запроса, вы можете проектировать почти любой запрос, который вы хотите получить в Access.

На этом уроке вы узнаете, как изменять и сортировать свои запросы в представлении Query Design, а также как использовать функцию Totals для создания запроса, который может выполнять вычисления с вашими данными. Вы также узнаете о дополнительных вариантах построения запросов, предлагаемых в Access.

Изменение запросов

Access предлагает множество вариантов для того, чтобы ваши запросы работали лучше для вас. В дополнение к изменению критериев запроса и объединению после создания запросов вы можете сортировать или скрывать поля в результатах запроса.

Чтобы изменить запрос:

Когда вы открываете существующий запрос в Access, он отображается в представлении Datasheet, что означает, что результаты вашего запроса будут отображаться в таблице. Чтобы изменить свой запрос, вы должны ввести представление «Дизайн», представление, которое вы использовали при его создании. Существует два способа переключения на представление «Дизайн»:

• На вкладке «Главная» на ленте щелкните команду «Вид». В раскрывающемся меню выберите «Просмотр дизайна».
• В правом нижнем углу окна Access найдите маленькие значки. Щелкните значок «Вид дизайна», который является значком, самым дальним вправо.

В окне «Дизайн» внесите необходимые изменения, затем выберите команду « Выполнить», чтобы просмотреть обновленные результаты.

Вы можете заметить, что Access предлагает другие виды запросов, такие как Pivot Table View , Pivot Chart View и SQL View. Вы можете игнорировать их; эти представления позволяют использовать расширенные функции, которые вам не нужно использовать для этого руководства или для большинства функций Access.

Сортировка запросов

Access позволяет применять сразу несколько видов при разработке вашего запроса. Это позволяет вам просматривать ваши данные точно так, как вы хотите, каждый раз, когда вы его просматриваете.

Сортировка, которая включает в себя более одного отсортированного поля, называется многоуровневой сортировкой .

Многоуровневая сортировка позволяет вам применять начальную сортировку, а затем дополнительно организовывать данные с дополнительными сортировками.

Например, если у вас есть таблица, полная клиентов и их адресов, вы можете сначала отсортировать записи по городам, а затем отсортировать их по алфавиту по фамилии.

Когда в запрос включено несколько видов, Access читает сортировки слева направо . Это означает, что сначала будет применен самый левый вид. В приведенном ниже примере клиенты будут отсортированы сначала по городу, в котором они живут, а затем по почтовому индексу в этом городе.

Чтобы применить многоуровневую сортировку:

1. Откройте запрос и перейдите к представлению «Дизайн» .
2. Сначала найдите поле, которое вы хотите отсортировать. В строке Sort: щелкните стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать либо восходящую, либо нисходящую сортировку.
3. Повторите процесс в других полях, чтобы добавить дополнительные сортировки. Помните, что виды применяются слева направо, поэтому любые дополнительные виды должны применяться к полям, расположенным справа от вашего основного вида. При необходимости вы можете изменить поля, щелкнув поле и перетащив его в новое место.
4. Чтобы применить сортировку, щелкните команду «Выполнить».
5. Результаты запроса появятся с нужной сортировкой.

Вы также можете применять многоуровневые сортировки к таблицам, которые не имеют запросов к ним. На домашней вкладке на ленте, выберите Дополнительно команды раскрывающейся в Сортировка и Фильтрация группы. Выберите «Расширенный фильтр / Сортировка» и создайте многоуровневую сортировку, как обычно. Когда вы закончите, нажмите кнопку Toggle Filter, чтобы применить свой вид.

Скрытие полей в запросах

Иногда у вас могут быть поля, содержащие важные критерии, но вам может не понадобиться фактически видеть информацию из этого поля в окончательных результатах.

Например, возьмите один из запросов, которые мы создали в нашем последнем уроке: запрос для поиска имен и контактной информации клиентов, которые разместили заказы.

Однако нам действительно не нужно было видеть эту информацию в наших окончательных результатах запроса. На самом деле, если бы мы просто искали имена и адреса клиентов, видя, что номер заказа, смешанный с ним, тоже мог даже отвлекать. К счастью, Access позволяет скрыть поля, сохраняя при этом все критерии, которые они содержат.

Чтобы скрыть поле внутри запроса:

1. Откройте запрос и перейдите к представлению «Дизайн».
2. Найдите поле, которое вы хотите скрыть.
3. Установите флажок «Показать :», чтобы снять флажок.
4. Чтобы просмотреть обновленный запрос, выберите команду «Выполнить». Поле будет скрыто.

Чтобы отобразить скрытое поле, просто вернитесь в представление «Дизайн» и еще раз установите флажок «Показать: строка».

Больше типов запросов

К этому моменту вы должны понять, как создать простой или многозадачный запрос с использованием нескольких критериев. Дополнительные запросы предлагают вам возможность выполнять еще более сложные действия с вашей базой данных. Один из них — это итоговый запрос, который позволяет выполнять вычисления с вашими данными.

Итоговые запросы

Иногда установка простых критериев не даст вам результатов, которые вам нужны, особенно когда вы работаете с числами. Вы можете захотеть, чтобы ваши результаты запроса были сгруппированы или подсчитаны каким-то образом. Access 2010 предлагает несколько вариантов, которые делают эти функции возможными. Возможно, самым простым из них является команда Totals.

Когда вы используете функцию Totals в своем запросе, данные в ваших полях будут сгруппированы по значению, что означает, что все элементы одного типа перечислены вместе. Например, в общем запросе на предметы, проданные в нашей пекарне, каждый тип проданного предмета будет указан в одной строке, независимо от того, сколько раз этот товар был продан.

После того, как ваши записи сгруппированы, вы можете выполнять вычисления с ними. Эти расчеты включают:

• Счет(Count), который подсчитывает количество одинаковых элементов в поле
• Сумма, которая добавляет числа в это поле
• Среднее значение, которое находит среднее из чисел, которые происходят в этом поле
• Максимум, который возвращает наибольшее значение, которое было введено в этом поле
• Минимум, который возвращает самое низкое значение, которое было введено в этом поле
• Первый, который возвращает первое или самое раннее значение, которое было введено в этом поле
• Последний, которое возвращает последнее или последнее значение, которое было введено в этом поле

Эти вычисления будут применяться к строкам, содержащим ваши сгруппированные элементы. Например, если вы решили использовать Sum, чтобы узнать, сколько из каждого элемента в меню было заказано, вы получите промежуточный итог для каждого элемента в своем запросе, а не общую сумму всех объединенных элементов.

Чтобы создать общий запрос:

1. Создайте или откройте запрос, который хотите использовать в качестве итогового запроса . В нашем примере мы хотим найти общее количество, которое мы продали в каждом из наших пунктов меню, поэтому мы будем использовать запрос, показывающий нам все пункты меню, которые мы продали. Если вы хотите следовать в нашей базе данных, откройте запрос пунктов меню.
2. На вкладке « Дизайн запроса» найдите группу «Показать / Скрыть», затем выберите команду «Итого».
3. Строка будет добавлена в таблицу в сетке проектирования , причем все значения в этой строке будут установлены в Group By. Выберите ячейку в строке « Всего:» поля, для которого вы хотите выполнить вычисление, и нажмите стрелку раскрывающегося списка, которая появляется.
4. Выберите расчет, который вы хотите выполнить в этом поле. В нашем примере мы хотим добавить количество продуктов, которые мы продали, поэтому мы выберем опцию Sum.
5. Когда вы удовлетворены своим дизайном запроса, выберите команду «Выполнить» на вкладке « Дизайн запросов », чтобы запустить запрос.
6. Результаты запроса будут отображаться в представлении Datasheet запроса, которое выглядит как таблица. Если вы хотите, сохраните запрос, нажав команду «Сохранить» на панели быстрого доступа. Когда появится запрос на его имя, введите нужное имя и нажмите «ОК» .

Источник: https://maxfad.ru/ofis/ms-access/461-dopolnitelnye-parametry-dizajna-zaprosa-v-access.html

MS Access.Выбор данных из таблиц с помощью запросов-действий

Для быстрого изменения, вставки, создания или удаления наборов данных из базы данных используются управляющие запросы или запросы-действия. Создание запросов-действий аналогично созданию запросов-выборок. Отличие лишь в том, что в режиме конструктора запросов необходимо указать тип действий над выбранными записями.

Существует всего четыре типа запросов-действий: Создание таблицы, обновление, удаление, добавление Создание таблицы. Этот запрос позволяет сохранить набор данных, вышедших в ответ на запрос, в виде таблицы. Обновление. Используется для того, чтобы обновить значения некоторых полей для всех записей, вышедших в ответ на запрос. Удаление.

Используется для удаления всех записей, вышедших в ответ на запрос. Добавление. Используется для добавления данных в имеющуюся таблицу. ACCESS отмечает запросы-действия специальными значками.

Особенности работы с запросами-действиями Для того чтобы обезопасить себя от каких-либо случайностей, необходимо перед выполнением запроса-действия создать резервную копию используемой таблицы. Для создания резервной копии таблицы необходимо перейти в окно базы данных, выбрать таблицу, в которой произойдут изменения, а затем воспользоваться командой Правка/Копировать.

Затем выполнить команду Правка/Вставить, и в диалоговом окне указать имя для копии таблицы. Создание запросов на обновление, добавление и удаление невозможно без разрушения целостности данных, поэтому упражняться лучше на созданной копии таблице. Новый запрос желательно создать вначале как запрос на выборку. Так вы сможете проверить правильность отбора записей.

Прежде чем щелкнуть по кнопке Запуск, просмотрите результат в режиме таблице, воспользовавшись кнопкой Вид. Быстрое переключение между режимами Конструктора и Выполнения обычно осуществляется с помощью одноименных пиктограмм, расположенных на панели инструментов.

36. MS Access.Выбор данных из таблиц с помощью итоговых запросов. Создание запросов с вычисляемыми полями. Построитель выражений.

Например, сводную информацию по годам необходимо хранить в течение 5 лет. Для этого создается итоговый запрос и результат его выполнения сохраняется в виде отдельной таблицы. Для этого в режиме Конструктора запросов нужно выбрать команду Запрос/Создание таблицы.

Access выведет на экран диалоговое окно «Создание таблицы», где нужно указать имя таблицы, в которой будут сохранены результаты выборки.

Можно создать поле, в котором будут отображаться результаты вычислений, определенных в выражении, или которое будет управлять значениями поля. Откройте запрос в режиме конструктора. Введите выражение в пустую ячейку в строке Поле. Если выражение содержит имя поля, то это имя необходимо заключить в скобки.

После нажатия клавиши ENTER или перехода в другую ячейку Microsoft Access задаст имя поля по умолчанию в формате «ВыражениеN», где N представляет собой целое число, увеличивающееся для каждого нового поля в запросе, содержащего выражение. Имя находится перед выражением; после имени добавляется двоеточие.

В режиме таблицы это имя служит заголовком столбца. Подстроку «ВыражениеN» можно выделить и ввести вместо нее более содержательное имя, например «НоваяЦена».

Если выражение содержит одну или несколько статистических функций (Sum, Avg, Count, Min, Max, StDev или Var), а бланк запроса включает другое поле или поля, которые необходимо использовать для группировки, нажмите кнопку Групповые операции на панели инструментов (если строка Групповая операция еще не отображена на экране). Оставьте в ячейке Групповая операция группируемого поля значение Группировка, а в вычисляемом поле измените значение Группировка на Выражение. При необходимости введите условия отбора.

Построитель выражений предоставляет возможность поиска и вставки компонентов выражения, которые сложно запомнить, например идентификаторов (имен полей, таблиц, форм, запросов и т. д.), а также имен и аргументов функций.

С помощью построителя выражений можно написать выражение «с нуля» или выбрать одно из готовых выражений для отображения номеров страниц, текущей даты, а также текущей даты и времени.

Формы. Создание форм с помощью мастера. Примеры.

Через формы может осуществляться ввод данных во взаимосвязанные таблицы базы данных, просмотр данных, а также их изменение. Работая с формой, пользователь может добавлять, удалять и изменять записи таблиц, получать расчетные данные.

В процессе работы может осуществляться контроль вводимых данных, устанавливаться ограничения на доступ к данным, выводиться необходимые сообщения.

Формы являются основой разработки диалоговых приложений пользователя для работы с базой данных.

В Access на вкладке Создать есть несколько инструментов для быстрого создания форм, каждый из которых позволяет создать форму одним щелчком мыши. Однако если необходимо выбрать поля для отображения на форме, лучше воспользоваться мастером форм.

В мастере также можно определить группировку и сортировку данных и использовать поля из одной или нескольких таблиц или запросов (при условии предварительного указания связей между таблицами и запросами). Запуск мастера формНа вкладке Создать в группе Формы нажмите кнопку Мастер форм.

Следуйте инструкциям на страницах мастера форм. Примечание. Для добавления к форме полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса на первой странице мастера форм.

Вместо этого повторите указанные действия для выбора другой таблицы или запроса и щелкните все дополнительные поля, которые требуется включить в форму. Для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

Отчеты в MS Access.

В программе Access можно создавать различные типы отчетов, отвечающие разнообразным требованиям. Существует несколько способов создания отчета Access:

АвтоотчетФункция «Автоотчет» позволяет быстро создать отчет, включающий все сведения заданной таблицы или данные, извлеченные в результате запроса. В качестве основы для отчета можно использовать таблицу или результат запроса.

Мастер отчетов Мастер отчетов позволяет быстро создать отчет на основе данных нескольких таблиц или запросов. В качестве основы для отчета можно использовать сочетание таблиц и запросов.

Режим конструктора С одной стороны, создание отчетов в режиме конструктора занимает больше времени, чем создание отчета с помощью мастера отчетов или функции «Автоотчет», но с другой стороны, отчеты, созданные в режиме конструктора, можно настроить таким образом, чтобы они максимально отвечали требованиям пользователя. Например, можно сортировать и фильтровать данные более подробно, нежели это позволяет мастер отчетов. Режим конструктора также открывает больше возможностей для настройки внешнего вида отчета.

MS Access.Создание главной кнопочной формы (меню). Макросы. Примеры.

Главная кнопочная форма (ГКФ) — это главное меню базы данных. Главная кнопочная форма отображается при запуске базы данных и обеспечивает навигацию по базе данных и придает ей законченный вид.

В диспетчере кнопочных форм имеются команды для открытия форм и отчётов, но нет команд для открытия запросов и таблиц. Для открытия кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы.

Сначала в окне базы данных создают макросы с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.

Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

• Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных, (например, «Успеваемость_ студентов») и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм.
• Технология создания кнопочных форм следующая:
• 1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);

2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);

1. 3) создать элементы главной кнопочной формы;
2. 4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;
3. 5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;
4. 6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

Макрос — это набор команд, которые можно применить, нажав всего лишь одну клавишу. С помощью макроса можно автоматизировать любое действие, которое выполняется в используемом приложении, и даже выполнять действия.

Макросы можно использовать для автоматизации выполнения повторяющихся действий при редактировании документа, оптимизации выполнения трудоемких задач и для создания решений, например для автоматизации создания документов.

Источник: https://cyberpedia.su/17x4a70.html