Предметный указатель в word 2007 как сделать

Сноски предназначены для добавления к тексту комментариев, объяснений, указания источника информации. Сноски бывают обычные (в конце страницы) и концевые (в конце всего текста). Для работы со сносками предназначена панель «Сноски». Для вставки обычной сноски необходимо нажать кнопку «Вставить сноску» (Ctrl+Alt+F). В тексте, в том месте где находился курсор появится значок сноски, а внизу страницы — горизонтальная разделительная линия и номер сноски.

Для вставки концевой сноски предназначена кнопка «Вставить концевую сноску» (Ctrl+Alt+D).

Для более тонких настроек сносок служит окно панели «Сноски».

Сноски нумеруются автоматически в соответствии с выбранной пользователем системой нумерации. При добавлении новой сноски или удалении существующей остальные перенумеровываются.

Перемещаться между сносками можно при помощи кнопки «Следующая сноска».

Для удаления сноски необходимо ее выделить, а затем нажать клавишу Delete.

Перекрестные ссылки

Перекрестные ссылки служат для быстрого перехода к нужному элементу документа.

В Ворде 2007 можно создавать перекрестные ссылки на следующие элементы: заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы. Инструменты для работы с перекрестными ссылками находятся на панели «Названия».

• Перекрестные ссылки создаются только между элементами одного документа.
• Введите текст, с которого будет начинаться перекрестная ссылка.
• Нажмите кнопку «Перекрестная ссылка».

1. В открывшемся окне в выпадающем списке «Тип ссылки» надо выбрать тип элемента, на который будем ссылаться.
2. В выпадающем списке «Вставить ссылку на» надо указать данные, которые следует добавить в документ.
3. Для того, чтобы иметь возможность перехода к ссылаемому элементу флажок «Вставить как гиперссылку» должен быть установлен.

Перекрестные ссылки вставляются в документ в виде полей. Переключаться между режимами отображения кодов полей и значений полей можно при помощи сочетания клавиш Alt+F9.

Изменить текст самой ссылки можно прямо в документе.

Оглавление

Оглавление — это список заголовков документа.

Для того чтобы быстро сделать оглавление документ должен быть отформатирован согласно встроенных форматов уровней структуры или стилей заголовков.

Затем, установив курсор в месте вставки оглавления, нажмите кнопку «Оглавление» панели «Оглавление». В открывшемся окне выберите нужный формат оглавления.

При необходимости тонких настроек оглавления нажмите «Оглавление..»

Для быстрой правки уже существующего оглавления сделайте щелчок в поле оглавления.

Предметный указатель

Предметный указатель — это список терминов, встречающихся в документе, с указанием страниц где они расположены.

Предметный указатель можно создать для следующих элементов:

• отдельных слов, фраз, символов;
• разделов;
• ссылок.

Для работы с этим элементом форматирования предназначена панель «Предметный указатель».

Чтобы использовать в качестве предметного указателя какой-либо фрагмент текста, его необходимо выделить, затем нажать кнопку «Пометить элемент» на панели «Предметный указатель».

При пометке текста в документе добавляется специальное скрытое поле.

Для окончательной сборки предметного указателя нажмите кнопку «Предметный указатель» и при необходимости в появившемся окне произведите окончательные настройки.

Закладки

Закладки предназначены для быстроты и удобства навигации по документу — они позволяют быстро переходить к ранее помеченным местам в тексте. Для того, чтобы сделать закладку необходимо установить курсор в нужном месте документа и нажать кнопку «Закладка» на панели «Связи» ленты «Вставка».

В появившемся окне необходимо ввести имя закладки. Следует иметь ввиду, что имя должно начинаться с буквы и не содержать пробелов.

При помощи этой же кнопки и окна можно перемещаться по закладкам, добавлять новые и удалять ненужные.

Библиография — это список литературных или других источников, которые использовались при подготовке документа. Как правило, она помещается в конце текста. При вставке цитат надо указывать источник откуда они взяты, поэтому понятия «библиография» и «цитаты» тесно взаимосвязаны.

Данные элементы форматирования присутствуют, как правило, в научных работах, поэтому, более подробно на них останавливаться не будем.

Источник: http://www.teachexcel.ru/microsoft-word/slojnoe-formatirovanie-dokumentov-word-2007.html

Как вставить алфавитный (предметный) указатель в документ

Любовь задала вопрос:

Как делать алфавитный указатель в Word?

Алфавитный указатель (в Справке Word он именуется Предметным указателем) это список некоторых слов (например,терминов), встречающихся в документе и выстроенных в алфавитном порядке для удобства поиска. Указатель содержит номера страниц, на которых данные слова упоминаются в тексте документа.

Я думаю, все видели такие указатели, например, в технических книгах, учебниках. Как правило, алфавитный указатель располагается в конце документа и выглядит примерно так:

 

Предполагается, что вы готовите или уже подготовили какой-то объемный документ (рукопись книги, отчет, реферат, курсовую работу, дипломную работу, диссертацию и т.п.). Создавать алфавитный указатель лучше всего в процессе подготовки документа, хотя ничто не мешает это сделать и непосредственно перед распечаткой и/или публикацией документа.

Как я уже сказал выше, указатель — это список слов. Чтобы добавить нужные слова в указатель, необходимо сначала выделить их и нажать сочетание клавиш «Alt»+«Shift»+«X». Откроется диалоговое окно Определение элемента указателя:

Поле «Основной» уже содержит выделенное вами слово. Вы можете просто нажать кнопку Пометить и это слово будет занесено в указатель.

Если вам нужно, чтобы указатель ссылался на все страницы документа, где встречается данное слово, то нажмите кнопку Пометить все.

В результате этих действий в текст будет вставлено поле (следует за выбранным словом) следующего вида:

Поле «Дополнительный» служит для ввода дополнительного элемента указателя к основному термину. Например, в вашем документе встречается термин «Панель инструментов».

Как известно, в редакторе Word 2003 существует много самых разных панелей: Форматирование, Стандартная, Таблицы и границы, Колонтитулы, Рисование, Формы и др.

Таким образом, вы можете сделать элементом указателя основной термин «Панели инструментов» и добавить к нему дополнительный термин, например, «Формы». В результате, вы получите указатель такого вида:

Группа переключателей «Параметры» диалогового окна содержит три радиокнопки, выбор одной из которых приводит к следующим результатам.

Перекрестная ссылка с полем ввода. Допустим, в документе есть словосочетание «Сочетание клавиш», для которого создан соответствующий элемент указателя. Далее в тексте встречается другое словосочетание — «Комбинация клавиш».

Очевидно, что эти словосочетания идентичны друг другу. Таким образом, можно выделить «Комбинация клавиш», вызвать окно добавления элементов указателя и выбрать переключатель Перекрестная ссылка. А в поле ввода ввести См. Сочетание клавиш.

В результате мы получим указатель такого вида:

Пользователь (читатель) увидит, что в указателе есть ссылка на другой элемент и перейдет к нему, а затем уже от него перейдет на страницу документа, где встречается данное словосочетание.

Текущая страница. Данная радиокнопка отмечена по умолчанию. Это значит, что выбранное слово будет ссылаться в указателе на текущую страницу документа, ту, на которой вы пометили это слово.

Диапазон страниц. Выбор этого переключателя позволит установить в указателе диапазон страниц, на которых встречается нужная информация по выбранному элементу указателя, например так: Панель инструментов, 12-15. Чтобы использовать эту возможность предварительно нужно создать закладку для диапазона.

Выделите весь текст, на который будет ссылаться элемент указателя. Вставьте закладку для этого фрагмента. Затем вызовите окно определения элемента указателя и введите в поле «Основной» ваш текст для элемента указателя (замените имеющийся там текст).

Далее выберите переключатель диапазон страниц и в поле закладка выберите из списка вашу закладку для выбранного фрагмента текста. Нажмите кнопку Пометить.

В диалоговом окне Определение элемента указателя можно также задать формат номера страницы для указателя: Полужирный или Курсив.

После того, как вы пометили во всем документе необходимые вам термины и фразы, которые должны быть в указателе, необходимо сформировать указатель.

Для этого поместите курсор ввода в то место документа, где должен размещаться ваш указатель, в меню Вставка наведите курсор мыши на пункт Ссылка и выберите из раскрывшегося списка команду Оглавление и указатели. Откроется одноименное диалоговое окно:

Выберите необходимый формат указателя, тип размещения элементов указателя, наличие и количество колонок указателя, язык и нажмите кнопку ОК. Алфавитный (он же предметный) указатель будет вставлен. При выборе необходимых параметров указателя вы можете наблюдать соответствующие изменения в образце и, таким образом, решать, подходит вам тот или иной параметр или нет.

Чтобы вставить указатель в редакторе Word 2007 перейдите на вкладку Ссылки и в группе команд Предметный указатель нажмите кнопку Предметный указатель. Откроется диалоговое окно Указатель, в котором установите те параметры, которые вам необходимы, и нажмите кнопку ОК.

Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:

Источник: http://wordexpert.ru/page/kak-vstavit-alfavitnyiy-predmetnyiy-ukazatel-v-dokument

Оглавления и указатели. Списки

В текстовом процессоре MS Word предусмотрена значительная степень автоматизации многих действий по оформлению отдельных структурных элементов документа. Это вставка сносок, колонтитулов, создание оглавлений (или содержаний) и предметных указателей.

Опишем процедуру создания оглавления.

Для того чтобы оглавление могло быть вставлено автоматически, при наборе или форматировании документа все заголовки определенного уровня должны быть оформлены с помощью соответствующего стиля заголовка (ЗАГОЛОВОК1, ЗАГОЛОВОК2 и т.д.). Всего в иерархии заголовков возможно девять уровней.

Затем в соответствующем месте документа (если это оглавление, то в начале, если содержание — в конце) осуществляется вставка оглавления.

Это можно проделать одним из способов: меню Вставка ==> Ссылка ==> Оглавление и указатели или через панель инструментов Структура, инструмент Оглавление .

Рис. 1. Диалоговое окно Оглавление и указатели, вкладка Оглавление

В диалоговом окне необходимо выбрать формат оглавления (т.е. один из вариантов оформления), ориентируясь на образец; заполнитель между последним словом пункта оглавления и номером страницы; задать, если необходимо, количество уровней заголовков в структуре документа, по которым собирается оглавление.

После этого оглавление можно вставить. Если что-либо в его оформлении не устраивает, вставку можно повторить. Довольно часто по ошибке стилем заголовков оформляют не являющиеся таковыми абзацы. Естественно, что они попадают в оглавление.

Необходимо очистить у них формат заголовка, задав нужный стиль, и повторить вставку оглавления или произвести обновление оглавления: панель инструментов Структура, кнопка Обновить оглавление .

Создание указателей и сносок

При работе с большими документами, например, техническими, достаточно большую помощь в поиске нужной информации может оказать предметный указатель. Как известно, чаще всего предметный указатель содержит перечень терминов и страницы, на которых они упоминаются.

Создание предметного указателя происходит в два этапа.

На первом этапе должны быть помечены один за другим все термины и другие элементы текста, которые предполагается включить в указатель. Делается это следующим образом. Прежде всего, термин выделяется в тексте. Затем обращаемся к меню Вставка ==> Ссылка ==> Оглавление и указатели, вкладка Указатель.

Рис. 2. Диалоговое окно Оглавление и указатели, вкладка Указатель

В этом окне нажимается кнопка Пометить, что открывает ещё одно окно Определение элемента указателя.

Рис. 3. Диалоговое окно Определение элемента указателя

Здесь задаются основной и дополнительный (если необходимо) элементы указателя, для правильной ссылки должен быть установлен переключатель текущая страница, можно указать формат номера страницы. Затем выбирается кнопка Пометить (кнопка Пометить все может быть выбрана в том случае, когда во всем документе нужно отметить текст, заданный как основной).

Теперь можно, не закрывая окно Определение элемента указателя, перейти к следующему элементу.

Второй этап заключается собственно во вставке предметного указателя. Для этого курсор устанавливается в то место документа, где должен быть указатель, и через меню Вставка ==> Ссылка ==> Оглавление и указатели, вкладка Указатель, выбрав кнопку ОК, вставляем указатель.

Аналогично оглавлению предметный указатель может быть изменен и обновлен. В документе MS Word можно использовать два вида сносок — в конце страницы и в конце документа.

Для добавления сноски используется меню Вставка ==> Ссылка ==> Сноска, после чего в диалоговом окне задаются все параметры сноски: положение сноски — внизу страницы или в конце документа, формат номера и область применения заданных изменений.

Рис. 4. Диалоговое окно Сноски

После нажатия кнопки Вставить набирается текст сноски.

Колонтитулы

На каждой странице документа (вверху или внизу) может размещаться повторяющийся текст – колонтитул.

Для вставки нового колонтитула выбирают меню Вид ==> Колонтитулы. При этом основной текст становится недоступным для редактирования, можно работать лишь с колонтитулом.

С помощью панели инструментов Колонтитулы можно перемещаться между верхним и нижним колонтитулом.

Щелчок по кнопке Закрыть на панели инструментов Колонтитулы завершает работу с колонтитулом. Для редактирования колонтитула достаточно сделать двойной щелчок в его области. Удалить колонтитул можно, удалив его содержание.

Рис. 5. Панель инструментов Колонтитулы и область ввода верхнего колонтитула

Списки

Для организации различного рода перечислений целесообразно использовать списки. Могут быть созданы два вида списков: маркированные (когда пункт помечается специальным значком — маркером) и нумерованные.

Обычно маркированные списки применяют в тех случаях, когда не предполагается в дальнейшем ссылаться на тот или иной пункт списка. Нумерованные списки определяют порядок пунктов и позволяют ссылаться на них.

MS Word может автоматически создать маркированные или нумерованные списки при вводе текста, или может быстро добавить маркеры или номера к существующим строкам текста.

При вводе текста можно задать начальный номер списка, дальнейшие пункты будут нумероваться автоматически. Другой способ — использовать инструменты и на панели инструментов Форматирование.

Работу со списком можно осуществлять и посредством обычного (Формат ==> Список) или контекстного меню.

Рис. 6. Диалоговое окно Список

Списки могут быть организованы в иерархическую структуру. Для этого используется вкладка Многоуровневый в диалоговом окне Список.

При оформлении списков могут быть использованы стандартные или определенные пользователем стили (Формат ==> Список, вкладка Список стилей.)

Рис. 7. Выбор стиля списка

Вопросы и задания

1. Какие дополнительные структурные элементы могут быть оформлены средствами MS Word в автоматическом режиме?
2. Что необходимо предпринять, чтобы в дальнейшем можно было автоматически создать оглавление?
3. Какие варианты добавления оглавления можно использовать?
4. Какое количество уровней может быть использовано в оглавлении?
5. Как изменить оглавление, если в него попали посторонние пункты?
6. Какие варианты обновления оглавления существуют?
7. Для чего нужен предметный указатель?
8. Какие этапы включает составление предметного указателя? Подробно опишите эти этапы.
9. Каково назначение сносок? Какие сноски существуют?
10. Как вставить сноску в текст? Что нужно при этом задать?
11. Какие виды списков существуют? В каких случаях используют списки?
12. Как воспользоваться многоуровневым списком?
13. Какие возможности предоставляет оформление списков с использованием стилей?
14. Используя многоуровневый список, оформите список учащихся нескольких классов.
15. Создайте в каком-либо большом документе колонтитулы, включив в верхний колонтитул название главы и подраздела, а в нижний — копирайт и дату последнего обновления документа. © А.П. Шестаков, 2008-2009 Сайт создан в системе uCoz

Источник: http://comp-science.narod.ru/Word/ogl.htm

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office 2003

Предметные указатели представляют собой списки, расположенные в алфавитном порядке.

В них перечислены ключевые слова и термины, использованные в документе, и указаны номера страниц, на которых они расположены, что позволяет быстро найти требуемую информацию.

Процесс создания предметного указателя состоит из двух этапов: сначала отмечают слова, которые будут использованы в указателе, затем создается сам указатель.

Отметка слов, которые будут использованы в указателе

На экране отобразится окно Определение элемента указателя (Mark Index Entry) (рис. 10.9). Чтобы создать основной элемент указателя, отредактируйте имеющийся или введите новый текст в поле Основной (Main entry). Элемент указателя создается путем вставки оформленного как скрытый текст поля ХЕ.

Если поле {ХЕ} не видно в окне документа, нажмите кнопку Непечатаемые символы (Show/Hide) на панели инструментов Стандартная.

Составной частью основного элемента указателя является дополнительный элемент, который вводят в поле дополнительный (Subentry), Например, элемент предметного указателя «Газеты» может включать дополнительные элементы «Известия», «Московский комсомолец».

Кнопка Пометить все (Mark All) позволяет отметить все вхождения искомого текста с учетом регистра букв. До окончания выбора элементов указателя диалоговое окно Определение элемента указателя (Mark Index Entry) остается открытым.

Чтобы записать текущий номер страницы выбранному элементу указателя, установите переключатель в положение Текущая страница (Currentpage). Нажатие клавиши ALT + SHIFT + O позволяет отметить элемент оглавления.

Рис. 10.9. Диалоговое окно, используемое для создания предметного указателя

Создание таблицы указателей

После того как вы отметили в документе элементы указателя, можно создать таблицу указателей следующим образом:

• установите курсор в то место, куда будет вставлен готовый указатель;
• выберите команду Ссылка (Reference), Оглавление и указатели (Index and Tables) в меню Вставка (Insert), а затем откройте вкладку Указатель (Index) (рис. 10.10);
• выберите в поле Форматы (Formats) один из встроенных форматов, который будет использован для создания таблицы указателей.
• чтобы дополнительные элементы располагались под основными, в группе Тип (Type) установите переключатель в положение с отступом (Indented). При установке переключателя в положение Без отступа (Run in) дополнительные элементы будут располагаться на одной строке с основными;
• найдите все элементы указателя;
• отсортируйте элементы указателя в алфавитном порядке;
• найдите и удалите дубли;
• отобразите указатель в документе.

Рис. 10.10. Диалоговое окно Оглавление и указатели с открытой вкладкой Указатель

Источник: http://samoychiteli.ru/document19105.html

Информационные технологии в подготовке научных публикаций

Предметный указатель содержит список терминов и тем, рассматриваемых в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются. Чтобы его создать, в документе следует пометить элементы предметного указателя, а затем выполнить сборку предметного указателя.

Предметный указатель можно создать для следующих элементов: отдельных слов, фраз или символов; разделов, которые располагаются на нескольких страницах; ссылок на другие элементы.

После того, как текст выбран и помечен как элемент предметного указателя, Microsoft Office Word добавляет в документ специальное поле XE (элемент предметного указателя), содержащее помеченный основной элемент предметного указателя и сведения о перекрестных ссылках, предоставленные пользователем.

Примечание: поле — набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.)

Создание простейшего предметного указателя

Чтобы использовать в качестве элемента предметного указателя существующий текст, его выделяют; чтобы ввести в качестве элемента предметного указателя собственный текст, устанавливают курсов в место, куда требуется вставить элемент указателя; на вкладке «Ссылки» в группе «Указатель» выбирают команду «Пометить элемент» (Рис. 1).

Рис. 1

После чего отобразиться диалоговое окно «Определение элемента указателя» (Рис. 2)

• Рис. 2
• Чтобы создать основной элемент предметного указателя, в котором используется текст, введенный пользователем, в поле «основной» вводят текст (оно будет заполнено если предварительно текст был выделен).
• Чтобы выбрать формат номеров страниц для отображения в предметном указателе, устанавливают флажок «полужирный» или «Курсив» в группе «Формат номера страницы».
• Чтобы отформатировать текст предметного указателя, выделяют текст в поле основной, щелкаяю по нему правой кнопкой мыши, а затем выберите команду «Шрифт», задают необходимые параметры форматирования.

Чтобы пометить элемент предметного указателя только в текущем месте, нажмают кнопку «Пометить». Чтобы пометить все вхождения данного текста в документ, нажимают кнопку «Пометить все».

После того как элементы предметного указателя помечены, следует выбрать вид указателя и собрать указатель, поместив его в выбранное место в документе:

• текстовый курсор поемещают в том месте документа, куда требуется поместить предметный указатель.
• на вкладке «Ссылки» в группе «Предметный указатель» выплянют щелчок по кнопке «Предметный указатель». (Рис. 1)

Рис. 3

В диалоговом окне «Указатель» (Рис. 3) настраивают его внешний вид при помощи команд:

• «Форматы» — позволяет выбрать готовый формат
• «Тип» — позволяет выбрать будет оражена иерархия («с отступом») или нет («без отступа»)
• «Язык» — позволяет выбрать язык отображения терминов
• «Колонки» — указать количество колонок
• «номера страниц по правому краю» — указать положение страниц

Примечание: если после того как указатель был уже сформирован помечались новые элементы (или удалялись уже помеченные)указатель необходимо обновить (командой «Обновить указатель» группы «Предметный указатель»)

 видео-урок «Создание предметного указателя» 

Источник: https://kito.bspu.by/admin-panel/vendor/kcfinder/upload/files/project_14/word/link/subject_heading.html

Как делать предметный указатель в ворде. Лекция: Microsoft Word: Создание предметного указателя

Предметный указатель содержит список терминов, используемых в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются. Для создания предметного указателя необходимо пометить в документе элементы предметного указателя, а затем выполнить сборку предметного указателя. При пометке элемента предметного указателя Word добавляет в документ специальное поле XE
.

Перед созданием индекса вы должны создать записи.

• Щелкните местоположение документа, в который вы хотите вставить запись.
• Нажмите еще раз в диалоговом окне.
• При необходимости отредактируйте запись и нажмите «Вставить».

Теперь, когда есть записи индекса, вы можете создать индекс.

Чтобы быстро создать индекс. Если вы добавляете, удаляете или изменяете текст записей индекса, вы должны обновить индекс. Чтобы облегчить жизнь читателю вашего окончательного документа, вы хотите проиндексировать ключевые термины вашего текста. Начните с указания в преамбуле вашего документа, которую вы хотите загрузить.

Предметный указатель можно создать для следующих элементов: отдельных слов, фраз или символов; разделов, которые располагаются на нескольких страницах; ссылок на другие элементы.

После того как все элементы предметного указателя помечены, следует выбрать вид указателя и собрать указатель. Word найдет все должным образом помеченные элементы, отсортирует их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе.

Затем, в продолжение преамбулы, введите команду. Где вы хотите поместить индекс. Конечно, вы предпочли бы, чтобы слово индексировалось только один раз и позволяло компьютеру делать все остальное, но эта процедура не обладает гибкостью. Для того, чтобы индекс был эффективным, требуется три компиляции.

Укажите записи индекса

После смерти герцога Бургундского, когда было предложено пойти и бросить святую воду, покойный Король решил, что если бы там присутствовали княгини Лотарингии, ни они, ни герцоги и сверстники не будут бросать.

Вы можете использовать этот метод для классификации членов одного семейства в хронологическом порядке, а не в алфавитном порядке их имени. Вы также можете использовать его для форматирования внешнего вида записи индекса.

Предметный указатель, помимо основного, может иметь несколько дополнительных уровней. Например, элемент предметного указателя Города
Париж
, Нант
и другие. В свою очередь, дополнительные элементы могут иметь элементы третьего уровня. Например, элемент предметного указателя Париж
может иметь дополнительные элементы Лувр
, Пале-Рояль
и другие.

Вы можете создавать подзаголовки. Легкость, с которой вы создаете индекс содержимого, будет прямо пропорциональна тому, что вы знаете о сложностях вашей программы обработки текста.

Для индексов контента применяются два правила, независимо от используемого вами программного обеспечения. Во-первых, вы должны предоставить своей странице название «Содержание указателя».

Во-вторых, ваша страница индекса содержимого должна быть размещена после страницы авторского права, посвящения и предисловия. Однако вы можете упростить свою задачу с помощью таблиц.

Ручная пометка элементов указателя

• Проще всего пометить основной элемент указателя.
• Чтобы добавить дополнительный элемент указателя, введите текст основного элемента в поле Основной
  , а текст дополнительного элемента в поле Дополнительный
  .
• Чтобы добавить элемент третьего уровня, введите текст дополнительного элемента указателя, двоеточие (:), а затем — текст элемента третьего уровня.

Обратите внимание, что существует несколько вариантов для таблиц с двумя столбцами. Просто оставьте заголовки в таблице пустыми.

Нажмите, где вы хотите ввести индекс содержимого, в меню «Вставка», перейдите к «Ссылки» и нажмите «Индексы и таблицы». В поле «Параметры таблицы содержимого» нажмите Выберите вкладки, введенные в поля ввода таблицы. Очистите стили и установите флажок уровня штриховки.

Эта операция особенно рекомендуется для папок, содержащих много сообщений электронной почты.

• Когда вы закончите добавлять элементы, нажмите «Закрыть».
• Нажмите вкладку «Таблица содержимого».
• Нажмите кнопку «Параметры».

Если отсканированные документы включены в число индексированных файлов, убедитесь, что их можно искать в тексте.

Автоматическая пометка элементов указателя с помощью файла словаря

Можно создать файл со словами, которые потом будут использоваться для автоматической пометки в тексте документа.

Файл словаря представляет собой обычный файл Word, содержащий специально организованную таблицу. Местонахождение и имя файла значения не имеют.

Чтобы улучшить эффективность поиска, желательно разделить длинные документы на меньшие файлы, размер главы. Вы также можете добавить информацию о свойствах документа, чтобы упростить поиск в файле.

Прежде чем индексировать библиотеку документов, очень важно организовать структуру документа на вашем локальном диске или томе сетевого сервера и проверить имена файлов между различными платформами.

В многоплатформенном поиске имена файлов могут быть усечены и поэтому их сложно восстановить. Чтобы обойти эту проблему, рассмотрите следующие рекомендации.

Таблица в файле должна состоять из двух столбцов.

В ячейки первого столбца введите текст, который следует найти в документе и пометить как элемент указателя. Чтобы был помечен весь текст, который следует включить в указатель, включите в первый столбец словаря все возможные формы искомого текста.

В ячейки второго столбца введите текст, который будет отображен в предметном указателе.

Удалите расширенные символы, такие как акцентированные и неанглийские символы, из имен файлов и папок.

Информация, которую вы вводите или изменяете в этом диалоговом окне, также появляется в свойствах свойств документа при открытии файла.

Создать индекс для коллекции

При добавлении данных, которые должны быть включены в свойства документа, имейте в виду следующие советы. Например, не добавляйте важный термин для параметра «Тема» для некоторых документов и параметр «Ключевые слова» для других.

Например, не используйте биологию для некоторых документов и естественных наук для других. Используйте параметр «Автор», чтобы определить группу лиц, ответственных за документ. Автором документа процедуры найма может быть, например, офис управления персоналом.

Если вы используете номера деталей в документе, добавьте их в качестве ключевых слов. Используйте опцию «Объект» или «Ключевые слова», индивидуально или в комбинации, для категоризации документов по типу.

Например, для одного и того же документа вы можете ввести отношения как элемент для объекта, а месяц или еженедельно — как ключевые слова, соответствующие ключевым словам.

• Введите описательное название в поле «Название».
• В диалоговом окне «Результаты поиска» отображается имя файла документа.
• Всегда используйте один и тот же вариант для получения подобной информации.
• Используйте одно последовательное слово для обозначения той же информации.

Все эти файлы должны быть доступны пользователям, которые хотят искать индекс.

Например, для того чтобы в документе было помечено любое упоминание слова Париж
, необходимо создать такой элемент таблицы:

Париж	Париж
Парижа	Париж
Парижу	Париж
Парижем	Париж
Париже	Париж

Если требуется создать дополнительные элементы указателя, в ячейку второго столбца введите основной элемент, затем двоеточие (:) и дополнительный элемент.

Не включать номера Выберите этот параметр, чтобы исключить из индекса все номера в тексте документа. Исключение номеров может значительно уменьшить размер индекса и ускорить поиск.

Не отображать сообщение в документах, измененных во время поиска. Когда этот параметр не выбран, при поиске в измененных документах после последнего создания индекса отображается сообщение.

Введите свойство, сделайте выбор из меню «Тип» и нажмите «Добавить». Эти поля индексируются и отображаются во всплывающих меню дополнительных критериев, чтобы их можно было искать в выбранных индексах.

Слова Используйте этот параметр, чтобы исключить определенные слова из результатов поиска в индекс. Введите нужное слово, нажмите «Добавить» и, если необходимо, повторите процедуру.

Незначительное слово может содержать до 128 символов и поддерживает прописные и строчные буквы.

Например, для того чтобы в документе было помечено любое упоминание города Париж
, а в предметном указателе слово Париж
было представлено как дополнительный элемент к основному элементу Город
, необходимо создать такой элемент таблицы.

Определение элементов предметного указателя может быть долгим и затруднительным. С помощью Word можно легко создать предметный указатель в два шага: пометив элементы и построив указатель.

Текстовый тег Используйте этот параметр, чтобы можно было искать в отмеченных листовых узлах в документах с логической структурой тегов. Настройки пользовательских свойств, слов и тегов применяются только к текущему индексу.

Эти настройки можно применять глобально ко всем индексам, которые вы создаете, изменяя настройки по умолчанию для настраиваемых полей, слов и тегов на панели «Каталог» диалогового окна «Настройки». Вы также можете добавить краткое описание содержимого каждой папки или документа.

Использование таблицы во время определения индекса гарантирует единообразную информацию.

Проверить индекс

• Тип проиндексированных документов.
• Поддерживаемые параметры поиска.
• Имя контакта для контакта или номер телефона для набора по любым запросам.
• Список номеров или терминов, исключенных из индекса.

Вы можете обновлять, воссоздавать или очищать существующий индекс.

Пометка элементов указателя

Создание предметного указателя

После того как элементы предметного указателя были помечены, его можно поместить в выбранное место в документе.

Если после создания предметного указателя будут добавлены новые элементы, для их отображения следует обновить предметный указатель. Щелкните предметный указатель и нажмите клавишу F9. Или нажмите на вкладке Ссылки
кнопку Обновить указатель
.

Если внесенные вами изменения многочисленны или если вы часто используете этот параметр, вместо создания нового индекса время поиска может увеличиться. Перестроить Создайте новый индекс, заменив существующую папку индекса и ее содержимое.

Пусто Удалить содержимое индекса без удаления самого файла индекса.
. Вы можете настроить параметры индексирования применительно ко всем индексам, которые вы создали позже.

Некоторые предпочтения можно игнорировать для определенного индекса, выбирая новые параметры в процессе создания индекса.

Примечание:
Отказ от ответственности относительно машинного перевода
. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека.

Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft.

Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

В окне «Настройки» в разделе «Категории» выберите «Каталог». Многие из вариантов идентичны тем, которые описаны для процесса создания индекса.

Перемещение коллекций и их индексов

Вы можете создать и протестировать индексированную коллекцию документов на локальном жестком диске, а затем перенести ее на сетевой сервер или диск. Определение индекса включает относительные пути между файлом определения индекса и папками, которые содержат индексированные документы. Если относительные пути не изменены, вам не нужно будет повторно создавать индекс при перемещении индексированной коллекции документов.

Источник: https://www.mbclubs.ru/accident/how-to-make-an-index-in-a-word-lecture-microsoft-word-creating-an-index.html

Информатика и информационные технологии: Дополнительные возможности MSWord 2007

Дополнительные возможности MS Word 2007

Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• что такое колонки;
• что такое перенос и разрыв страницы;
• основные пункты меню «Таблица»;
• понятия: рисунок; изображение; картинка; фигурный текст; диаграмма;
• основные графические возможности MS Word;
• что такое оглавление и предметный указатель;
• что такое стили и как их использовать;
• что понимается под схемой документа;
• понятие «перекрестная ссылка».

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• создавать и редактировать колонки текста;
• создавать и форматировать таблицы средствами MS Word;
• преобразовывать текст в таблицу и наоборот;
• использовать многочисленные форматы, заложенные в MS Word;
• создавать и форматировать рисунки средствами MS Word;
• пользоваться приложением WordArt;
• создавать и изменять стили оформления заголовков;
• использовать в работе схему документа.

После изучения материала Вы будете обладать навыками:

• форматирования страниц документа MS Word;
• использования таблиц и графических элементов при работе с приложением MS Word 2007;
• создания и редактирования автоматического оглавления средствами MS Word 2007;
• создания и форматирования предметного указателя в MS Word 2007;
• работы с перекрестными ссылками.

Основные понятия к теме 6

• Колонка
• Нумерация заголовков
• Оглавление
• Параметры страницы
• Режим предварительного просмотра
• Таблица, экспресс-таблица
• Указатель (индекс)

Для работы с колонками откройте вкладку Разметка страницы и выберите команду Колонки в режиме разметки (рис. 6.1), так будут видны колонки и их расположение на странице.

Более детально настроить параметры колонок можно при помощи диалогового окна «Колонки», которое вызывается командой Другие колонкивнизу окна (рис. 6.1).

Для создания колонок выделите часть текста и выберите команду Колонки. Текст разделится на равные части.

Чтобы сделать принудительное разделение в определенном месте, поставьте туда курсор, выберите команду Разрывы и в открывшимся списке — команду Столбец.

Создание таблиц и работа сними

На вкладке Вставить в разделе Таблицыоткрывается диалоговое окно, с помощью которого можно создавать таблицы.

Можно создать таблицу по трафарету (рис. 6.2), задав количество ячеек в диалоговом окне. Кроме того, имеется набор экспресс-таблиц, к которым можно добавлять свои варианты.

Для ввода текста в таблицу необходимо щелкнуть на любой ячейке. Для перехода к следующей ячейке используется клавиша или →.

Каждая ячейка таблицы может быть отформати-рована отдельно. Инструменты форматирования распо-ложены на дополнительной вкладке Работа с таблицами > Макет.

На этой же вкладке расположены инструменты редактирования таблицы: добавления и удаления строк и столбцов, автоподбор ширины столбца и прочее. Размер ячеек можно изменить и вручную, перетаскивая границу мышью.

Для объединения ячеек выделите те, которые надо объединить, и выберите команду «Объединить ячейки» на вкладке Макет.

С помощью инструмента «Ластик»  (вкладка Конструктор) удаляются границы между объединенными ячейками. Протащите ластик горизонтально, если хотите объединить строки, и вертикально, если хотите объединить столбцы. Чтобы разбить ячейки, можно воспользоваться карандашом, расположенным рядом с ластиком.

Word может преобразовать как текст в таблицу, так и таблицу в текст. Преобразовать можно что угодно: обычные абзацы, списки, даже импортированную графику.

Вставка оглавления, указателей и названия

Всякий большой документ нуждается во вспомогательных информационных средствах, которые облегчают его чтение и поиск информации в нем. Самым распространенным из таких средств является оглавление, в котором перечислены заголовки, возможно с указанием номеров страниц. Другим примером является предметный указатель, или индекс, в котором перечислены ключевые термины данного документа.

Используются также списки иллюстраций, таблиц и т.п. Составление такого рода списков вручную для большого документа — очень трудоемкий процесс, который часто приводит к ошибкам.

Оглавлениемназывается список заголовков тем данного документа, перечисленных в том порядке, в котором они идут в документе. Обычно для каждого элемента оглавления указывается фактический номер страницы, на которой он находится.

Указателем(или индексом) называется список слов и выражений, встречающихся в данном документе и имеющих в нем особое значение.

Например: указатель специальных терминов (такой указатель обычно называется предметным указателем), указатель собственных имен, указатель географических названий и другие указатели в зависимости от специфики документа.

Как правило, элементы указателя перечислены в алфавитном порядке. Обычно для каждого элемента указателя указываются фактические номера страниц, на которых он встречается.

Бывают одноуровневые и многоуровневые указатели. В одноуровневом указателе все элементы равноправны и расположены в алфавитном порядке. В многоуровневом указателе элементы верхнего уровня могут иметь подчиненные элементы нижнего уровня, которые расположены непосредственно после элемента верхнего уровня и также перечислены в алфавитном порядке.

В оглавления и указатели элементы попадают либо автоматически, в соответствии с каким-то формальным критерием, например имеющие определенный стиль или определенное словосочетание, либо по указанию пользователя, который должен отметить включаемый элемент с помощью специального кода поля.

Самым простым и часто используемым случаем является автоматическая сборка оглавления из абзацев, имеющих встроенные стили «Заголовок 1» — «Заголовок 9».

Создание и изменение стилей

Для основного текста рекомендуется использовать стиль «Обычный», а для названия разделов — стили «Заголовок 1», «Заголовок 2», «Заголовок 3» и т.д. в соответствии с уровнем.

Команда Изменить стилипозволяет изменить набор стилей, применяемый в документе, а диалоговое окно Стили, вызываемое стрелкой внизу раздела, позволяет создавать и изменять стили.

Нумерация элементов в большом документе — очень удобное средство, но при его использовании возникает одна техническая сложность. При вставке или удалении нумерованного элемента в середине документа нужно перенумеровать все следующие элементы. Word 2007 имеет несколько средств, автоматизирующих эту операцию.

1. Автоматическая нумерация заголовков. Это средство позволяет автоматически поддерживать иерархическую нумерацию заголовков в большом документе. Суть состоит в том, что заголовки (и только они) рассматриваются как элементы многоуровневого списка.

   Производится это так же, как и обычная вставка нумерованного списка, отличие состоит в том, что в диалоговом окне Изменение многоуровневого списка нужно раскрыть список Связать уровень со стилем и последовательно выбрать все стили, которые должны участвовать в построении многоуровневого списка, указывая их уровень.

2. Автоматическая нумерация названий. Название в Word 2007 (рис. 6.

   4) — это некоторый пояснительный текст, относящийся к определенному объекту в документе, например подпись под рисунком или заголовок программы.

   Название состоит из метки,номера и собственно пояснительного текста. Название вставляется в документ с помощью команд Вставка > Названия… и диалогового окна Вставить название (рис. 6.4).

Для использования автоматической нумерации разделов необходимо произвести следующие действия:

1) на вкладке «Абзац» Главной ленты откройте диалоговое окно; 2) в нижней части окна выберите команду Определить новый многоуровневый список; 3) выберите закладку Многоуровневый, а затем тип списка. Нажмите кнопку «Изменить…». На экране появится окно (рис. 6.5); 4) нажмите на кнопку «Больше». В списке Уровень выберите «1», а в поле Связь уровня со стилемвыберите «Заголовок 1»; 5) затем в списке Уровень следует выбрать «2», а в поле Связь уровня со стилем —«Заголовок 2» и т.д. до 6-го уровня.

По окончании связывания стилей с уровнями списка нажмите кнопку «OK» в окнах Изменение многоуровневого списка и Уровень. В результате этого когда Вы задаете стиль для какого-либо заголовка, у него автоматически появится соответствующий номер. Пример текста с автоматической нумерацией заголовков разделов показан на рис. 6.6.

Для вставки оглавления откройте вкладку Ссылки и выберите Оглавление. В открывшемся окне выберите «Автособираемое оглавление».

1. При создании документа необходимо использовать соответствующие стили для заголовков, иначе Word не сможет их определить.
2. Для автоматического изменения нумерации страниц в оглавлении или добавления новых пунктов необходимо нажать на нем правую кнопку мыши и выбрать пункт «Обновить значения полей» в контекстном меню.
3. Если вы использовали для заголовков другие стили, откройте диалоговое окно «Оглавление».

В диалоговом окне «Оглавление» присутствуют две кнопки: Параметры и Изменить. Первая из них позволяет определить, какие стили наряду или вместо встроенных стилей заголовков следует использовать для сборки оглавления.

Вторая кнопка позволяет изменить форматирование стилей элементов оглавления.

Именно использование кнопки Параметры позволяет собирать различные списки, построенные по тому же принципу, что и обычное оглавление, например списки иллюстраций.

Режим предварительного просмотра

Режим предварительного просмотра документа перед печатью дает возможность просмотреть, как текст разбивается на страницы, и выявить проблемы с разметкой. Для открытия окна предварительного просмотра нажмите кнопку MS Office, выделите команду Печать и в правой части окна выберите команду Предварительный просмотр (рис. 6.7).

Word автоматически разбивает документ на страницы. Когда текст достигает конца страницы, Word переходит на следующую страницу и вставляет мягкий разрыв страницы. Может потребоваться поставить принудительный, жесткий разрыв, например после окончания титульного листа или в начале нового раздела. Для вставки принудительного разрыва страницы нажмите комбинацию клавиш .

Задание параметров страницы

По умолчанию в Word поля (пустое пространство между текстом и краем бумаги) задаются равными 2,54 см сверху и снизу и 3,17 см с левой и с правой стороны страницы. Для изменения величины полей воспользуйтесь вкладкой «Поля» диалогового окна «Параметры страницы».

Для установки размеров всех полей используйте счетчики: верхнее, нижнее, левое, правое. Изменения в установке полей отображаются в окне предварительного просмотра. Поле «Переплет» используется для введения дополнительного поля в документ.

Если щелкнуть на кнопке Печать, то Word будет использовать текущие установки принтера. На принтер отправится одна копия документа. Для изменения установок принтера выберите команду «Печать» из меню «Файл» — откроется соответствующее диалоговое окно.

В диалоговом окне «Печать» Вы можете:

• выбрать другой принтер;
• распечатать определенные страницы документа;
• распечатать сводные сведения о документе (кто и когда его создал, сколько в нем слов, символов и т.д.);
• задать режим вывода на печать: страницы только четные, только нечетные, и те и другие;
• установить нужное число копий;
• осуществить печать в файл для последующей распечатки документа на другом принтере.

Установите нужные параметры печати и щелкните на кнопке «ОК», чтобы отправить документ на печать.

Имеется возможность отпечатать не сам документ, а его фрагменты — сноски, использованные стили и т.д. Для этого в окне Печать имеется специальное окно списка. Если нет необходимости предварительно устанавливать параметры печати, можно сразу пустить документ на печать, щелкнув кнопку Печать на панели инструментов «Стандартная».

1. Разбивка текста документа на несколько колонок (в том числе отдельного участка) делает данный редактор удобным для подготовки печатной продукции, такой как книги, журналы, газеты.

2. Возможность вставлять таблицы упрощает процесс создания бланков и технической документации.

3. Оформленный документ может быть отпечатан с использованием команды Печать… из меню Файл.

4. Перед выполнением команды Печать… можно предварительно просмотреть документ, чтобы окончательно увидеть, как он будет выглядеть отпечатанным.

   Для этого имеется команда Предварительный просмотр в меню Файл, при выполнении которой на экран выводится макет документа, где имеется возможность его постраничного просмотра в различном масштабе, а также возможность печати из режима просмотра.

   Просмотреть документ можно и путем активизации кнопки Предварительный просмотр панели инструментов «Стандартная».

1. Каким образом можно расположить текст в две колонки?

2. Приведите способы создания таблицы.

3. Какие действия необходимо выполнить для создания предметного указателя?

4. Перечислите свои действия в случае, если вам необходимо отредактировать созданное оглавление.

5. Как изменить параметры страницы выделенных разделов?

6. Что необходимо сделать, чтобы распечатать документ, используя возможности текстового редактора MS Word 2007?

Задания для самостоятельной работы

Выполните задания к теме 6 в тетради-практикуме.

Источник: http://www.e-biblio.ru/xbook/new/xbook331/book/part-007/page.htm