Как сделать связь между таблицами excel и word?

17 Фев

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

Имеем:

Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные. 

Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.

Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

• Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!
• У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится. 
• Приступим:

• создадим пустой документ;
• перейдём на вкладку «Рассылки»;
• в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
• выбираем пункт «Обычный документ Word».

Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».

Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».

В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».

Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен. 

Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».

Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».

Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.

1. Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».
2. Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».

Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA. 

Всем удачи! 

Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.

Источник: http://pcandlife.ru/sozdanie-documenta-word-iz-excel/

Слияние данных MS Excel и MS Word

Часто данные электронной таблицы требуется использовать при составлении различных документов: отчетов, писем, договоров и т.д. В этом случае удобно использовать слияние данных MS Excel и MS Word.

• Процедура слияния состоит из нескольких этапов.
• 1 этап. Подготовка данных электронной таблицы
• Таблица, предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям:

• в таблице не должно быть объединенных ячеек. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы. В общем, объединённые ячейки — это зло 🙂
• все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии. Если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет.

В качестве примера возьмем таблицу с перечнем клиентов фитнес клуба «Экселент»

2 этап. Подготовка шаблона документа Word

На этом этапе в текстовом редакторе Word формируется документ, в который в дальнейшем будут внедряться данные электронной таблицы. Текст этого документа представляет собой общую для всех рассылок часть.

Предположим всем клиентам, у которых срок действия клубной карты истекает в следующем месяце, планируется разослать письма с уведомлением.

Текст письма будет одинаковым за исключением обращения, номера клубной карты и даты окончания её действия. Эти данные будут импортироваться из таблицы Excel (выделено синим)

Таким образом, на этом этапе в документе Word печатается общий для всех писем текст.

Для более удобной дальнейшей работы при слиянии рекомендуется установить параметр Затенение полей в положение Всегда, чтобы отличать вставленные поля слияния от обычного текста. Если этот параметр включен, поля отображаются на сером фоне. На печать этот фон, естественно, не выводится.

1. 3 этап. Работа Мастера слияния MS Word
2. Открываем файл письма в MS Word.
3. Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. В версиях после Word2003 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки

В версиях до Word2007 следует выполнить команду меню Сервис — Письма и рассылки — Слияние. Кроме того, для более удобной работы версиях до Word2007 можно вывести панель инструментов Слияние

Ещё раз обращаю внимание, что в бланке письма содержится только общий для всех писем текст, поэтому обращение выглядит как Уважаем!, а номер карты и дата пропущены.

Работа Мастера слияния включает 6 шагов.

1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма
	2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки, им может быть открытый текущий документ, шаблон или существующий документ. При выборе варианта Шаблон или Существующий документ появляется возможность указать нужный файл в Проводнике. Мы выбираем Текущий документ
3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет таблица Excel, значит отмечаем вариант Использование списка. Затем с помощью кнопки Обзор… выбираем нужный файл в Проводнике
	После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей. Если нам нужны все записи, то сразу нажимаем ОК. При необходимости можно список отсортировать, отфильтровать нужные записи, либо найти их с помощью соответствующих команд. Возможности фильтрации и поиска здесь, конечно, намного беднее, чем в Excel, но сделать простейшую выборку по текстовым или числовым значениям можно. Кроме того, возможно выбрать записи для рассылки вручную с помощью флажков 🙂 В нашем случае требуется установить фильтр по полю Рассылка по значению «да» (значение «да» появляется в таблице, если срок действия клубной карты истекает в следующем месяце). Фильтр можно установить, щёлкнув мышкой по названию поля и выбрав «да», либо воспользовавшись ссылкой Фильтр в этом же диалоговом окне
4 шаг: вставляем нужные поля в документ. Прежде, чем выбрать один из предложенных Мастером вариантов работы, следует установить курсор в тексте туда, куда Вы хотите вставить данные. Если Вы забыли это сделать, тоже ничего страшного, поля можно вставить в любое место документа, а затем перенести. В нашем случае ставим курсор после слова «Уважаем» перед восклицательным знаком. Так как нам нужны отдельные поля, выбираем Другие элементы…
	Раскрывается диалоговое окно для выбора полей слияния.  Выбираем поле Имя, нажимаем Вставить, то же самое для поля Отчество. Закрываем окно Вставка полей слияния и добавляем пробелы между вставленными полями. Если параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, то вставленные поля будут отчетливо видны на сером фоне. Устанавливаем курсор после №, снова нажимаем ссылкуДругие элементы…, выбираем № клубной карты — Вставить. Аналогично вставляем поле Дата окончания действия карты Кроме указанных выше полей требуется вставить окончание обращения ый(ая), которое зависит от значения поляПол. Для этого воспользуемся  специальным полем, позволяющим вставлять одно из двух значений в зависимости от данных. Поставим курсор сразу после слова «Уважаем», нажмём кнопку Правила на вкладке Рассылки и выберем вариант IF…THEN…ELSE. В версиях до Word2007 аналогичная кнопка называется Добавить поле Word и находится на панели инструментов Слияние В раскрывшемся диалоговом окне зададим параметры После нажатия ОК, получим результат
5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации. На этом шаге также можно изменить список получателей, применив фильтр или убрав флажки. Так как мы применили фильтр ранее, получателей осталось 3.
Присмотревшись повнимательней к полученному результату, видим, что он не вполне соответствует нашим ожиданиям Номер клубной карты вместо 001768 отображается как 1768, а дата и вовсе не по-нашему: сначала месяц, а потом день, хотя в таблице Excel всё было в порядке. Такие же неприятности могут возникнуть при импорте ячеек с десятичными числами, денежным форматом и т.д. Вывод неутешительный: при слиянии форматирование чисел и дат не сохраняется. Но выход есть! Поля документа Word, в которые вставляются наши данные, представляют собой код, который, во-первых, можно посмотреть, а во-вторых, изменить. Чтобы увидеть код поля, например, с номером клубной карты, следует кликнуть по нему правой кнопкой мыши (ПКМ) и выбрать команду Коды/Значения полей.  Получим следующее { MERGEFIELD «M__клубной_карты» } Сам код изменять мы не будем, а вот формат допишем. Принцип добавления формата будет понятен любому, кто хоть немного знаком с созданием пользовательского формата в Excel. Чтобы число всегда состояло из шести цифр, формат должен состоять из шести нулей: { MERGEFIELD «M__клубной_карты»  #  «000000»  }. Теперь снова ПКМ по полю — Обновить поле, и видим число в нужном формате. Аналогично поступаем с датой { MERGEFIELD «дата_окончания_действия_карты»  @  «DD.MM.YYYY»  } И получаем окончательный вариант Подробнее о кодах полей Word можно прочитать в справочной системе Word или на официальном сайте Microsoft
6 шаг: выбираем вариант Изменить часть писем… и просматриваем получившийся документ, при необходимости его можно отредактировать, сохранить как отдельный файл или отправить на печать

Источник: http://loco.ru/materials/425-slianie-dannyh-ms-excel-i-ms-word

Переносим таблицу из Excel в Word

Задача переноса таблицы из Excel в Word возникает в случае, если составляется большой по объему текстовый документ, содержащий таблицы, требующие вычислений. Примером могут служить курсовые, дипломные работы, тексты диссертаций. Всем, кто столкнулся с такой проблемой, адресована эта статья.

Можно выделить несколько подзадач:

• перенести таблицу с потерей формул и, соответственно, возможности пересчета при изменении данных, но с возможностью изменения шрифта, границ и других параметров форматирования;
• перенести таблицу как графический объект (рисунок);
• перенести таблицу, оставив связь с программой, где она была создана, и, соответственно, возможность изменения результатов вычислений;
• перенести только текст из ячеек.

В первом случае ваши действия таковы:

• выделите исходную таблицу в Excel;
• скопируйте ее любым приемлемым для вас способом;

• в окне Word укажите место нового расположения таблицы, вызовите команду Вставка (кнопка на вкладке Главная или команда в контекстном меню) и выберите первый или второй вариант в Параметрах вставки (результаты обоих вариантов видны на рисунке). Если вы используете для вставки «горячие клавиши» (CTRL+V), то будет произведена вставка с первым вариантом параметров вставки, а возле вставленной таблицы появляется кнопка выбора параметров.

Во втором случае при вставке выберите предпоследний вариант в Параметрах вставки.

После этого вы можете делать с таблицей все, что можно делать с рисунком (вращать, изменять размеры и тому подобное).

В третьем случае при вставке выберите варианты, обозначенные значком ¥ (их два, разница только в оформлении вставленных таблиц).

Оценить достоинство таких способов вставки можно, если изменить данные в исходной таблицы, затем в другой, связанной, в контекстном меню выбрать Обновить связь.

При этом автоматически значения в ячейках таблицы изменятся в соответствии с текущими значениями в файле Excel.

В четвертом случае выберите последний вариант Параметров вставки. Результатом будет структурированный текст без таблицы.

Кроме рассмотренных существуют еще несколько вариантов Специальной вставки таблиц, созданных в Excel. В рамках этой статьи рассмотрим один из них.

Если в окне выбора специальной вставки остановиться на первой команде (Лист Excel) с параметром Вставить, то у пользователя будет возможность при двойном щелчке по таблице переходить в режим редактирования значений (в исходной таблице Excel ничего не изменяется).

Причем редактировать можно будет даже данные персональные или скрытые. Эта возможность появляется при использовании Инспектора документов, который запускается командой Поиск проблем на вкладке Файл.

Такие данные могут существовать в вашей таблице независимо от того, предпринимали ли вы сами действия по их созданию (например, сведения об авторстве, пути к принтеру и некоторые другие).

Доступ к Инспектору документов имеется в версиях программ Microsoft Office после 2013 года.

 

Изучив способы переноса таблиц из Excel в Word, вы сможете не только рационально организовать свою работу, но и обезопасить свои данные.

Источник: https://microsoft-help.ru/26-perenosim-tablicu-iz-excel-v-word.html

Обмен данными между Excel и Word — Microsoft Excel для начинающих

Узнайте, как обмениваться данными Excel с документами Word и другими файлами.

Вставить

Чаще всего вам нужно будет просто вставлять статические данные Excel в документ Word. Для этого:

1. Выделите данные в Excel.
   
2. Кликните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Копировать (Copy) или нажмите Ctrl+C.
3. Откройте документ Word.
4. На вкладке Главная (Home) нажмите команду Вставка (Paste) > Специальная вставка (Paste Special).
   
5. Выберите переключатель Вставить (Paste), а затем в списке Как (As) щелкните по строке Формат HTML (HTML Format).
6. Нажмите ОК.
   

Примечание: Вместо выполнения шагов 4-6, просто нажмите Ctrl+V.

1. Кликните по значку в левом верхнем углу таблицы и добавьте границы.

   Результат:

   

Примечание: Чтобы удалить таблицу, щелкните правой кнопкой мыши по значку в верхнем левом углу таблицы, а затем нажмите кнопку Удалить таблицу (Delete Table).

Связать

Вы можете связать исходные данные Excel с данными, вставленными в Word. Если изменить данные в Excel, данные в Word будут обновляться автоматически.

1. Повторите шаги с 1 по 4, приведенные ранее.
2. Щелкните по переключателю Связать (Paste link). Затем выберите строку Формат HTML (HTML Format).
3. Нажмите ОК.
   
4. Кликните по значку в левом верхнем углу таблицы и добавьте границы.

   Результат:

   

5. Измените данные в Excel.
   

   Результат:

   

Примечание: В документе Word на вкладке Файл (File) выберите Сведения (Info). Затем в нижнем правом углу нажмите кнопку Изменить связи с файлами (Edit Links to files), чтобы открыть диалоговое окно Связи (Links). Здесь вы можете разорвать связь, изменить расположение файла Excel и т.д.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: https://office-guru.ru/excel/obmen-dannymi-mezhdu-excel-i-word-384.html

Лабораторная работа №20 Совместная работа приложений Excel и Word

Существует множество различных способов совместного использования данных программами Microsoft Office.

Например, Word предоставляет несколько способов вставки данных Microsoft Excel в документ Word. Можно скопировать и вставить электронную таблицу Excel в документ Word.

Кроме того, в документ Word можно также вставить электронную таблицу в виде связанного объекта или внедренного объекта.

Связанный объект – это объект (например, электронная таблица), созданный в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный объект может обновляться одновременно с обновлением исходного файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.

Внедренный объект – это объект (например, электронная таблица), вставленный в файл. Будучи внедренным, объект становится частью файла. При двойном щелчке внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан. Все вносимые во внедренный объект изменения отображаются в содержащем его файле.

Связывание и внедрение можно осуществлять как при помощи буфера обмена, так и при помощи диалогового окна «Вставка объекта», которое вызывается командой Объект в меню Вставка.

Для выполнения этой лабораторной работы необходимо ознакомиться со способами совместного использования данных программами Microsoft Office. Внедрение при помощи диалогового окна «Вставка объекта» изложено в лекционном курсе и в рекомендованных источниках информации.

20.2 Цель работы

Приобретение практических навыков работы с программами Microsoft Excel и Word в процессе создания документов, копирования, связывания и внедрения объекта (электронной таблицы) Microsoft Excel в документ Word.

20.3 Постановка задачи

Для выполнения лабораторной работы выполните следующее:

1. создайте документ Word в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1;
2. создайте чистую книгу, заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2, и выполните необходимые вычисления;
3. вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word следующими способами:
   • в виде таблицы Word;
   • в виде внедренного объекта;
   • в виде связанного объекта.

После вставки таблицы Excel в документ Word удалите данные в ячейке G5 во всех таблицах и обновите данные.

Рис. 20.1 Рис. 20.2

20.4 Пошаговое выполнение работы

20.4.1 Включите ПК

Нажмите кнопку Power на системном блоке ПК.

20.4.2 Запустите Microsoft Word и Excel

20.4.2.1 Запустите Microsoft Word, используя команду Главного меню.

После запуска Microsoft Word откроется окно приложения «Документ 1 — Microsoft Word«, в котором отображается пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный. Создайте документ в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.1, и сохраните его.

20.4.2.2 Не закрывая Word, запустите Microsoft Excel.

После запуска Microsoft Excel откроется окно приложения, в котором отображается пустая рабочая книга «Книга 1» с тремя рабочими листами. Создайте новую книгу и заполните рабочий лист в соответствии с прилагаемым образцом, представленном на Рис 20.2. Выполните все расчеты (заполните строки и столбец «Всего» и строку «Итого») в электронной таблице и сохраните файл (рабочую книгу).

20.4.3.1 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде таблицы Word.

Для этого выполните следующие действия:

• выделите диапазон ячеек таблицы;
• нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
• перейдите в документ Word, выберите место вставки таблицы и нажмите кнопку Вставить на панели инструментов.

20.4.3.2 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде внедренного объекта.

Для этого выполните следующие действия:

• выделите диапазон ячеек таблицы;
• нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
• перейдите в документ Word, выберите место вставки внедренного объекта;
• выберите команду Специальная вставка в меню Правка;
• установите переключатель в положение Вставить;
• В списке «Как:» выберите Лист Microsoft Office Excel (объект) и щелкните на кнопке ОК.

20.4.3.3 Вставьте созданную электронную таблицу Excel в документ Word в виде связанного объекта.

Для этого выполните следующие действия:

• выделите диапазон ячеек таблицы;
• нажмите кнопку Копировать на панели инструментов;
• перейдите в документ Word, выберите место вставки связанного объекта;
• выберите команду Специальная вставка в меню Правка;
• установите переключатель в положение Связать;
• В списке «Как:» выберите Лист Microsoft Office Excel (объект) и щелкните на кнопке ОК.

20.4.4.1 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом копирования, и обновите данные во всей таблице.

Для этого:

• удалите число 128 в ячейке G5;
• пересчитайте данные во всей таблице.

20.4.4.2 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом внедрения объекта, и обновите данные во всей таблице.

Для этого:

• выполните двойной щелчок на внедренном объекте (таблице), чтобы он открылся с помощью программы Excel, в которой был создан;
• удалите число 128 в ячейке G5;
• данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны;
• щелкните вне поля внедренного объекта, чтобы вернуться в Word.

20.4.4.3 Удалите данные в ячейке G5 (число 128) таблицы Word, созданной способом связывания объекта, и обновите данные во всей таблице.

Выполните следующее:

• выполните двойной щелчок на связанном объекте (таблице), откроется окно приложения Excel с открытой рабочей книгой;
• удалите число 128 в ячейке G5;
• данные во всей таблице будут автоматически пересчитаны;
• закройте приложение Excel, чтобы вернуться в Word.

Сообщите преподавателю о выполненной работе. После разрешения на завершение работы закройте прикладные программы Microsoft Word и Excel , после чего можете приступить к сдаче тестов по выполненной работе.

Источник: https://www.lessons-tva.info/edu/lab_zan/20.html

Как вставить таблицу из Excel в Word

Excel отлично справляется с обработкой больших массивов данных, сложных расчетов и формированием отчетов. Но что делать, если необходимо создать множество однотипных документов с различающимися реквизитами, например, договоров с клиентами, или осуществить почтовую рассылку по базе контрагентов?

Используйте пошаговые руководства:

Далеко не все знают, как вставить таблицу из Excel в Word. Например, когда готовите отчет для руководства и требуется текст проиллюстрировать цифрами или диаграммами. Самый простой способ: выделить таблицу, нажать ctrl+C, потом переключится в Word и, нажав ctrl+M, вставить таблицу в документ Word.

Узнайте как коллеги решают рабочие вопросы в Excel. В статье ссылки на готовые формы бюджетов,модели для анализа, типовые формы управленческих отчетов

Есть несколько способов вставить таблицу из Excel в Word. Варианты можно просмотреть в меню «Специальная вставка»: вставить как таблицу, вставить как обычный текст, неформатированный, либо в формате rtf, вставить как рисунок, как файл html. Эти функции известны и успешно используются практически всеми, кто  работает с пакетом Microsoft Office.

Скачайте дополнительный материал к статье:

Чем полезен: вы сможете помочь отделу кадров и другим подразделениям компании быстрее вводить данные и готовить отчеты с помощью макросов и формул, комбинаций возможностей Excel.

Объект Excel внутри Word

Microsoft Office позволяет вставлять не только текст, но и так называемые «объекты» из других программ. Это означает, что в документ Word  можно добавить диаграмму из Excel или вставить таблицу как лист Excel.

Таким образом внутри документа, который создан в формате Word, появляется  фрагменты в формате другого приложения. Заметим, что редактировать такую таблицу или диаграмму надо не в программе Word, а в программе Excel.

Это относится и к другим программам Microsoft, но сейчас нас интересует Excel, потому что это один из основных инструментов в работе финдиректоров.

В Word таблица выглядит как графическая картинка, но если дважды кликнуть на нее, откроется панель Excel и объект можно будет редактировать средствами Excel, используя все возможности этой программы.

Как сохранить связь

Теперь расскажем о другой возможности, которую можно активно использовать в работе. Пользователи при вставке объекта часто разрывают связь с исходным файлом Excel, в котором была создана диаграмма или таблица.

Это значит, что при изменении данных в таблице, ее каждый раз надо копировать и вставлять заново. Но если сохранить связь между объектами, то все изменения и правки в исходном файле будут автоматически внесены и в документ Word.

Для этого в меню «Специальная вставка», выберете пункт не «Вставить», а «Связать» (в старых версиях Word: Вставка>Объект>Создание из файла, поставить галочку «Связь с файлом»).

Источник: https://www.fd.ru/articles/157411-sqv-15-m12-ispolzovanie-obektov-excel-v-dokumentah-word