Как сделать статус в excel?

Можно сделать в Excel выпадающий список для каждой ячейки который представляет из себя небольшой треугольник и если нажать на него то откроется список из которого можно выбрать нужный пункт и он будет отображаться в этой ячейке.

Так раскрывается в Excel выпадающий список в ячейке

Обычно раскрывающийся список в Excel создают для быстрой вставки в таблицу часто встречающихся названий и данных. Создать в эксель выпадающий список можно только на двух листах.

На первом листе составляются столбцы с названиями и данными которые должны отображаться в раскрывающихся списках, а на втором листе делают таблицу с раскрывающимися списками.

Приведу пример как сделать выпадающий список в Excel в таблице в которой будет три колонки: номер магазина, название фрукта, страна поставщик.

Составление списка

Чтобы создать выпадающий список в Excel с подстановкой данных сначала на первом листе составляем три списка.

Создать раскрывающийся список Excel 2010 можно на первом листе, а таблицу на втором

• Первый список с номерами магазинов в которые будут поставляться фрукты.
• Второй с названиями фруктов которые будут поставляться в магазины.
• Третий с названиями стран из которых поступили эти фрукты.

Каждый список должен составляться в один столбик или в одну строку и при этом не иметь пустых ячеек. Обязательно между списками должен быть пробел в виде столбика или строки, в моём случае пробел делается в виде столбца.

В каком порядке в списках вы поставите названия в ячейках в таком порядке они и будут раскрываться в таблице при раскрытии.

Когда списки будут составлены и рассортированы нужно будет произвести форматирование ячеек в Excel отдельно для каждого списка.

Лучше сделать выпадающий список в экселе с форматированием

Форматирование в эксель делается следующим образом. В первом списке с номерами магазинов наводите курсор на любой магазин и нажимаете левую кнопку мыши. Затем нажимаете на панели эксель Форматировать как таблицу и выбираете из предложенных стилей любой стиль и наведя на него курсор мыши нажимаете левую кнопку мыши.

Создать раскрывающийся список в Excel 2010 можно любого стиля

Откроется окошко под названием Форматирование таблицы. В этом окошке нужно поставить галочку у пункта Таблица с заголовками и после этого нажимаете кнопку ОК.

Лучше всего в Excel 2010 сделать выпадающий список форматированным

После того как форматирование в экселе всех списков закончите нужно присвоить каждому списку имя. Для того чтобы присвоить имя в Excel для одного списка нужно выделить весь список, а для этого нужно навести курсор на самый первый магазин в списке, нажать левую кнопку мыши и не отпуская её довести до последнего магазина в списке. После этого можно отпустить левую кнопку мыши.

Прежде чем сделать выпадающие списки в Excel 2010 необходимо создать эти списки

Затем в небольшом поле находящимся в левой части на панеле инструментов эксель нужно вписать название списка в моём случае это будет магазины и после этого обязательно нужно нажать на клавиатуре клавишу Enter. Нужно учесть, что название списка должно быть из одного слова или из нескольких слов но без пробелов между ними. Таким же образом готовим другие списки.

Чтобы сделать выпадающий список в эксель обязательно необходимо присвоить каждому списку имя

Когда все списки получат названия нужно будет проверить их, нажав на всплывающий список, при этом все ваши вводимые названия должны отобразиться.

Таблица с раскрывающимся списком

При создание в Excel выпадающего списка можно не беспокоится о точном количестве строк в таблице так как в неё легко можно будет добавлять строки.

Чтобы в таблице в Excel сделать раскрывающийся список необходимо сначала выделить первый столбец. Потом нужно перейти с вкладки Главная на вкладку Данные.

На этой вкладке нужно как сделать ниспадающий список в Excel нажав в панели инструментов на Проверку данных.

В эксель сделать выпадающий список можно на вкладке Данные

Откроется окошко под названием Проверка вводимых значений. В этом окошке на вкладке Параметры нужно выбрать из всплывающего списка пункт Список, а в появившейся строке источник нужно вписать название списка. Обязательно перед названием списка ставить знак равенства и будет выглядеть так =номер магазина.

Нажав в этом окошке кнопку ОК сразу в первом столбике этой таблицы можно будет производить выбор из списка в Excel. Точно также делаются выпадающие списки Excel и в других столбиках.
Когда таблица будет заполнена рекомендуется произвести её форматирование как и со спискам. Нажмите любую ячейку в таблице, а затем на главной вкладке эксель нажмите Форматировать как таблицу.

Вам предоставят выбрать какой-нибудь стиль. Выбрав стиль сразу откроется окошко в котором нужно нажать ОК.

Добавление и удаление пунктов из всплывающего списка

Из списков можно удалять какие-то пункты, а также можно дополнять списки. Чтобы удалить из списка какой-то пункт нужно открыть лист где находятся составленные списки.

Всплывающий список Excel легко дополнять

Находите в списках ячейку в которой находится пункт который нужно удалить. Наводите курсор на эту ячейку и нажимаете правую кнопку мыши. Откроется контекстное меню в котором нужно выбрать пункт Удалить.

От пункта удалить идут два пункта выбрать нужный нужно в зависимости от того как у вас расположены списки. Если у вас списки расположены в столбец то выбираете пункт Строки таблицы, а если списки расположены построчно то тогда выбираете пункт Столбцы таблицы.

После этого ячейка сразу удалится, а также и в таблице из раскрывающегося списка.
Чтобы добавить в список какой-то пункт нужно открыть лист где находятся составленные списки. Навести курсор на пустую ячейку которая находится сразу под последним пунктом списка и нажимаете левую кнопку мыши.

Теперь вписываете в ячейку нужные данные или название. После этого в таблице при открытии всплывающего списка вы увидите, что новый пункт уже имеется и его можно выбрать.

Видео

В этом видео показано как сделать список в экселе, а затем как с помощью него сделать раскрывающийся список в эксель 2010.

Источник: https://kaknakomputere.ru/sovety/kak-v-excel-sdelat-raskryvayushhijsya-spisok

Выпадающие списки

Хитрости » 1 Май 2011       Дмитрий       319127 просмотров

Excel обладает очень неплохим инструментом для проверки введенных данных. В их число входит создание выпадающего списка. В этом случае в одной ячейке может содержаться несколько значений, организованных в виде списка

Предназначен такой список не только для удобства ввода, но и для контроля вводимых в ячейку данных. Создав такой список можно настроить его так, чтобы пользователь имел возможность вводить в ячейку только значения из списка (такие настройки используются по умолчанию) или использовал список, но мог так же ввести любое значение не из списка.

Создание списков
Необходимо выбрать ячейку(или сразу несколько ячеек), в которую необходимо поместить этот список. В меню выбираем Данные (Data) —Проверка данных (Data Validation).

Переходим на вкладку Параметры (Settings) и в выпадающем списке Тип данных (Allow) выбираем Список (List).

Поле Источник (Source): предназначено как раз для ввода значений, из которых будет состоять выпадающий список. Варианты указания значений:

• Вариант 1
  Ввести список значений вручную (значения в этом случае необходимо заносить через «точку-с-запятой» для русской локализации и через запятую для английской).
  
• Вариант 2
  Указание в качестве источника обычной ссылки на диапазон ячеек
  При использовании обычного диапазона в поле Источник (Source) просто указываем диапазон ячеек со значениями (A1:A10). Для этого ставим курсор мыши в это поле и затем выделяем необходимый диапазон со значениями. Перед адресом диапазона Excel сам поставит знак равно: =$A$1:$A$10
  
  Недостаток данного метода: нельзя применять ссылки на другие листы и книги. Список будет работать только в случае, если ячейки расположены на том же листе, что и сам список. Что порой не очень удобно, поэтому чаще используется Вариант 3.
• Вариант 3
  Указание в качестве источника именованного диапазона
  При использовании именованного диапазона необходимо сначала его создать: Создание именованных диапазонов. Предположим, что мы создали именованный диапазон с именем Список1.
  После создания именованного диапазона в поле Источник (Source) вписываем имя этого диапазона, не забыв поставить перед именем знак равно:
  

Большое преимущество данного способа в том, что если имя имеет область действия Книга, то списки можно создавать из данных, расположенных на любом листе книги. Особенно это полезно для версий Excel 2007 и более ранних, т.к. для них нет возможности в качестве диапазона для выпадающего списка указать данные другого листа(не того, на котором создается сам список).

Параметры списков
Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием (Apply this chages to all other cells with the same settings) — данный пункт понадобится уже после создания списка в ячейках: если на листе есть много разных проверок данных необходимо изменить тип или условия проверки. Выделяете одну ячейку на листе, меняете необходимые параметры проверки данных и ставите данную галку. Нажимаете ОК. Внесенные изменения будут применены для всех ячеек, в которых были такие же условия.

• Вкладка Сообщение для ввода (Input message)
  Указывается текст, который будет отображаться при активации ячейки с проверкой данных:
  это сообщение можно отключить, сняв галку с пункта Отображать подсказку, если ячейка является текущей (Show input message when cell is selected)
• Вкладка Сообщение об ошибке (Error alert)
  Здесь указывается следует ли отображать сообщение об ошибочном вводе или нет, и сам тип выводимого сообщения об ошибке.
  • Останов (Stop), Сообщение (Message) — можно ввести только значение из выпадающего списка. Различается только внешний вид сообщения.
  • Предупреждение (Information) — помимо выбора из списка есть возможность  ввести и другое значение, которое отсутствует в списке. Может пригодится, если жесткий контроль над вводом данных не нужен и у пользователя была возможность добавить какие-то иные данные в ячейку.

• Подробнее с остальными возможностями проверки данных(помимо выпадающих списков) можно ознакомиться в этой статье: Проверка данных
• Скачать пример
•   Выпадающие списки.xls (45,5 KiB, 12 430 скачиваний)
• Так же см.:
  Связанные выпадающие списки
  Что еще умеет Проверка данных

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Источник: https://www.excel-vba.ru/chto-umeet-excel/vypadayushhie-spiski/

Цветовые статусы

Часто возникает необходимость в отчётах акцентировать статус какого-либо процесса при помощи цвета. При этом довольно популярна метафора светофора.

Если всё хорошо — зелёный статус, что-то настораживает — жёлтый, всё плохо — красный. Таким образом, тот, кто смотрит ваши отчёты, имеет возможность по цвету сразу обращаться к проблемным цифрам.

Отчёты становятся более наглядными, интуитивно понятными и экономят время просматривающих.

Ограничения условного форматирования

В Excel есть стандартный инструмент, который решает эту задачу, — условное форматирование при помощи набора значков. Инструмент отличный, но в некоторых ситуациях вам его может быть недостаточно.

Я, например, вижу следующую проблему: данные значки довольно мелкие и хорошо выглядят только в своём оригинальном размере.

Если вам потребуется значок побольше и/или поинтересней, то придётся его делать самому при помощи фигур.

Фигуры

Фигурами в MS Office можно нарисовать всё, что угодно. Серьёзно. Любой сложный рисунок «собирается» из простых элементов. Это вопрос только времени и стараний.

В этой статье мы будем управлять вот такими несложными, но достаточно привлекательными светофорами, которые легко делаются из фигур овал (круг — частный случай овала/эллипса) и кольцо.

Цель

Мы хотим визуализировать соотношение фактических и плановых расходов по проектам при помощи наших светофоров. Вот так:

Пример

Скачать

Последовательность шагов

1. Для начала подготовим данные, на основе которых будем вычислять статусы. На нашем примере это столбцы: Проект, Бюджет, Факт.

2. Подготовим вспомогательную таблицу, на основе которой будем присваивать значения статусов. В нашем случае эта таблица располагается на листе Настройки, оформлена в виде умной таблицы с названием Шкала. Статус G означает Green (зеленый), Y — Yellow (жёлтый), R — Red (красный).

3. В ячейку E3 листа Статусы введена формула =ЕСЛИОШИБКА(ВПР((D3-C3)/C3;Шкала;2);»D»). Как видите, мы находим разницу между фактом и бюджетом и делим её на бюджет. Минимальное значение этого соотношения -1 (минус единица) достигается при нулевых фактических затратах. Этот факт определяет пороговое значение (-1 = -100%) для статуса G в таблице Шкала.

   Порог начала жёлтого цвета вы определяете сами — у меня он 0%. То есть зелёный цвет должен быть у всего, что в диапазоне от -100% до 0%. Жёлтый — от 0% до 15%. Красный — 15% и выше.

   Для выбора значения из Шкалы идеально подходит формула ВПР в своей диапазонной версии, которая ищёт диапазон, в который попадает значение ((D3-C3)/C3) в справочнике (Шкала), и возвращает из справочника содержимое ячейки на пересечении найденной строки и указанного столбца (2).

   Если вычисление функции ВПР (VLOOKUP) оканчивается ошибкой (например, когда Бюджет=0), то формула ЕСЛИОШИБКА (IFERROR) её перехватывает и возвращает в ячейку значение D, что будет означать, что светофор не горит (серый). Формулу из E3 распространяем на E4:E5.

4. Формат данных диапазона E3:E5 устанавливаем в «;;;», что предотвращает появление значений ячеек на экране, чтобы цифры не выглядывали из-за светофоров, которые мы поместим над этими ячейками.

5. Создаём именованный диапазон rngTrafLight для ячеек E3:E5.

6. Создаём из фигур наши светофоры. Круги, цвет которых мы будем менять, называем именами figTL1 для E3, figTL2 для E4 и figTL3 для E5. Располагаем фигуры, там где они должны находиться.

7. В редакторе Visual Basic for Application (Alt+F11) вставляем module с любым именем (у меня TL). Для этого щёлкните правой кнопкой по папке Modules и выберите Insert -> Module. Вставьте в модуль этот код:

8. В редакторе VBA в лист Лист1 (Статусы) поместите код:

9. Проверьте как всё работает.

Попробуйте! Это не сложно, но эффектно.

Источник: http://perfect-excel.ru/publ/excel/makrosy_i_programmy_vba/cvetovye_statusy/7-1-0-53

Формирование списка с помощью формул Excel

Сегодня хотелось бы рассмотреть прием формирования отдельного списка с помощью формул Excel. А рассмотрим мы это на таком примере. Пришел вопрос от читателя моего сайта примерно следующего содержания

Хочу сделать список должников документов в excel. Как сделать так чтобы строка в которой есть слово «нет» (т.е у этого контрагента нет документов), автоматически копировалась на отдельный лист.

То есть, необходимо формировать список на отдельно листе в зависимости от определенного условия. На первый взгляд для решения задачи без макросов не обойтись, но есть определенный прием, который позволяет сделать это с помощью формул. Для наглядности я буду делать это на одном листе, но принцип один, при необходимости можно перенести на отдельный лист.

Итак, посмотрите на рисунок выше, к чему мы должны прийти. Список должников должен автоматически пополняться фамилиями, если в столбце «B» будет появляться слово «Нет». Нам потребуется добавить вспомогательный столбец.

Для удобства мы добавим его самым первым, чтобы можно было использовать функцию ВПР (чтобы искомое значение находилось левее возвращаемого значения), можно было бы использовать функцию ИНДЕКС, в этом случаем вспомогательный столбец можно было разместить где угодно.

В данном столбце мы пропишем такую формулу

=СТРОКА()

 Функция так и прописывается без аргументов. Эта функция возвращаем нам номер строки. То есть если эта функция будет прописана в третьей строке, то результатом будет 3 и так далее.

Единственное, нам нужно, чтобы вычисления номера строки было только в тех строках, где есть слово «Нет». Для этого воспользуемся функцией ЕСЛИ и сделаем проверку.

Если в столбце «B» есть слово «Нет», то вычислять номер строки, если нет, то указать в ячейку пусто. Формула примет следующий вид.

• =ЕСЛИ(B2=»Нет»;СТРОКА(); «»)
• Протягиваем формулу на все строки.
• 
• В итоге мы получили номер строки только в тех ячейках, где напротив в столбце «B» есть слово «Нет».
• Далее переходим в столбец «Е», это тоже будет вспомогательный столбец, здесь мы воспользуемся функцией НАИМЕНЬШИЙ, функция выглядит следующим образом
• =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;k)

где k — это порядок старшинства. Например, если указать 2, то будет выбрано второе наименьшее число из столбца «A».

Нам же нужно, чтобы сначала было самое маленькое число и потом оно должно  увеличиваться, то есть k должно начинаться с единицы и с каждой ячейке должно увеличиваться.

Для этого мы можем сделать еще один дополнительный столбец и прописать пункты по порядку 1, 2, 3 и так далее и сделать ссылку на эти ячейки, но мы попробуем обойтись без вспомогательного столбца.

Вместо k мы можем так же воспользоваться функцией СТРОКА(), которая при протягивании вниз как раз будет увеличиваться на единицу, но так как формулу мы начинаем со второй строки, а нам нужна первая k равная 1, то мы можем прописать СТРОКА()-1, в итоге формула примет вид в ячейке «E2», эту формулу протянем вниз с запасом.

1. =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА()-1)
2. Единственное, что когда все числа из столбца «A» закончатся, то формула будет выдавать ошибку «#ЧИСЛО», поэтому с помощью функции ЕСЛИОШИБКА, сделаем проверку и если возвращается ошибка, то будем указывать пустую ячейку.
3. =ЕСЛИОШИБКА(НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА()-1); ««)

Вот теперь, всё как необходимо. Осталось последнее действие. С помощью функции ВПР, по искомому значению из столбца „E“, возвращаем соответствующие фамилии.

=ВПР(E2;A:B;2;0)

Сделаем так же проверку, если в столбце „E“ будет пустая ячейка, то будет возвращать пусто, если ячейка не пустая, то будем выполнять функцию. Пропишем итоговую формулу в ячейке „F2“ и протянем формулу вниз так же с запасом.

• =ЕСЛИ(E2=»»; «»;ВПР(E2;A:B;2;0))
• Все, теперь ФИО будет автоматически появляться, когда напротив фамилии будет появляться слово «Нет».
• Скачать пример файла https://yadi.sk/i/9HjjoSwzf4jS7

Источник: https://sirexcel.ru/priemi-excel/spiski-i-formy/formirovanie-spiska-s-pomoshhyu-formul-excel/