Как сделать справочник в access?

Скачать базу данных access Учёт платежей по потребительским кредитам
Как сделать справочник в access? Курсовая база данных «Учёт платежей по потребительским кредитам» создана в access 2010 и преобразована в access 2003, поэтому откроется в access 2003, 2007, 2010, 2016.
Скачать базу данных access Автосервис (3 версия)
Как сделать справочник в access? Курсовая база данных «Автосервис» создана в access 2010 и преобразована в access 2003, поэтому откроется в access 2003, 2007, 2010, 2016.
Скачать базу данных access Туроператор
Как сделать справочник в access? Курсовая база данных «Туроператор» создана в access 2003, поэтому откроется в access 2003, 2007, 2010, 2016.
Скачать базу данных access ЖКХ (Жилищно-коммунальное хозяйство)
Как сделать справочник в access? Курсовая база данных «ЖКХ (Жилищно-коммунальное хозяйство)» создана в access 2003, поэтому откроется в access 2003, 2007, 2010, 2016.
Скачать базу данных access Учёт международных телефонных разговоров
Как сделать справочник в access? Контрольная работа база данных «Учёт международных телефонных разговоров» создана в access 2007, поэтому откроется в access 2007, 2010, 2016.
Скачать базу данных access Автохозяйство
Как сделать справочник в access? Курсовая база данных «Автохозяйство» создана в access 2003, поэтому откроется в access 2003, 2007, 2010, 2016.
Скачать базу данных access Учёт строительных объектов
Как сделать справочник в access? Курсовая база данных «Учёт строительных объектов» создана в access 2007, поэтому откроется в access 2007, 2010, 2016.
Скачать базу данных access Учёт литературы
Как сделать справочник в access? Курсовая база данных «Учёт литературы» создана в access 2007, поэтому откроется в access 2007, 2010.
бд Информационная система по учёту и ремонту компьютерной техники
Как сделать справочник в access?
БД Магазин стройматериалов
Аналог базы данных access магазина продуктов, канцтоваров, бытовой техники, компьютерной техники, мебели, автозапчастей.  Как сделать справочник в access?

Источник: http://access.avorut.ru/load/

Microsoft Access упражнение "телефонный справочник"

Упражнение 1. Телефонный справочник

Задание:Составить простой телефонный справочник в виде обычного списка телефонов с указанием для каждого телефона номера, имени абонента, его адреса и его категории (друзья, родственники, мастерские, магазины и т.д.).

Шаг 1. Начало работы с Microsoft Access

  1. Запустите Microsoft Access. Самый надежный способ — через меню кнопки «Пуск» (см. рис. 1). Однако, если ваш компьютер настроен соответствующим образом, сделать это можно и через ярлык, расположенный на рабочем столе.

Как сделать справочник в access?

Рис. 1. Запуск MS Access через главное меню

  1. Укажите в открывшемся диалоговом окне, что вы хотите создать новую базу данных (см. рис. 2). Если подобное диалоговое окно вам предложено не было, то вызовите его, дав команду меню «Файл Создать»

Как сделать справочник в access?

Рис. 2. Создание новой базы данных

Вам будет предложено задать имя файла создаваемой базы данных (выберите свой каталог и укажите имя файла, например,telephone).

Обратите внимание, что в MS Access, имя файла задается ДО создания новой базы, а не ПОСЛЕ того, как вся работа проделана и остается только сохранить результат (как, например, в MS Word или Excel). Сделано это из соображений обеспечения сохранности данных. Все изменения, вносимые в базу данных, сразу же отображаются и в ее файлах (а поэтому программе с самого начала надо знать их имена). Таким образом, сводится к минимуму риск потери важных данных даже при непредвиденных сбоях (например таких, как отключение электропитания).
  1. Перед вами откроется окно «База данных» (см. рис. 3). Это окно является исходным элементом управления Microsoft Access.

Как сделать справочник в access?

Рис. 3. Окно «База данных»

На левой панели окна «База данных» сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов Access (таблицы, запросы, формы и т.д.). На правой — элементы управления для создания новых объектов. Сюда же добавляются и создаваемые объекты. Окно имеет панель инструментов для осуществления основных операций с объектами (открытие, редактирование, удаление и т.п.).

Шаг 2. Создание таблиц базы данных

  1. Запустите конструктор создания таблиц, сделав двойной щелчок по соответствующему элементу управления или нажав кнопку «Конструктор» на панели инструментов. Перед вами откроется окно проектирования структуры таблицы (см. рис. 4).

Как сделать справочник в access?

Рис. 4. Окно проектирования структуры таблицы

В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой список полей с указанием имени поля, типа данных и описания (необязательный параметр).

В столбце «Имя поля» набирается произвольное имя поля, а в следующем столбце («Тип данных») указывается тип для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка.

Обратите внимание, что кнопка раскрывающегося списка с типами данных является скрытым элементом управления. Она появляется лишь только после выбора соответствующего поля бланка. Надо иметь в виду, что в Microsoft Access очень много таких скрытых элементов, которые не отображаются, пока ввод данных не начат. При изучении программы рекомендуется специально «прощелкивать» пустые поля бланков в поисках скрытых элементов.

В нижней части окна задаются индивидуальные свойства для каждого поля. Наборы свойств могут различаться, их состав определяется указанным типом данных поля. При необходимости вы можете изменять значения свойств (в рамках допустимого для выбранного типа данных).

  1. Задайте структуру основной таблицы проектируемой нами базы данных. Будем считать, что все данные в нашей базе — текстовые. Задайте имена полей, их описания и длины, согласно приведенной ниже таблице:

    Имя поля Описание Длина
    Номер Номер телефона 12
    Имя Имя абонента 25
    Адрес Адрес абонента 40
    Код_категории Категория абонента 2
  2. Укажите наличие ключевого поля (в нашем примере поле «Номер»). Это можно сделать через контекстное меню (нажав правой кнопкой мыши на строке соответствующего поля и выбрав пункт «Ключевое поле» выпавшего меню), дав команду меню «Правка Ключевое поле» или нажав на кнопку  панели инструментов Microsoft Access.

О том, что поле задано ключевым, свидетельствует значок ключа рядом с именем поля в окне проектирования структуры таблицы (см. рис. 4).

Ключевое поле (первичный ключ) — это одно или несколько полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Значения в ключевых полях не должны повторяться. Ключевые поля используются для установления связей между таблицами (об этом далее).
  1. Сохраните в текущей базе данных созданную таблицу. Сделать это можно с помощью команды меню «Файл Сохранить» или с помощью кнопки  панели инструментов Microsoft Access. Укажите имя сохраняемой таблицы: «ТЕЛЕФОНЫ».

Закройте окно проектирования структуры таблицы и обратите внимание на то, что в окне «База данных» появился новый элемент — только что созданная таблица «ТЕЛЕФОНЫ». Обратите также внимание, что созданная таблица была сохранена не в виде отдельного файла на диске, а в структуре базы данных.

  1. Категорию абонента в созданной таблице мы обозначили кодом. Это было сделано с расчетом, что в структуре базы данных будет еще одна таблица с расшифровками кодов (словарь категорий).

    Такой подход имеет ряд преимуществ, к которым можно отнести, например, упрощение (автоматизацию) ввода данных об абонентах, гибкое управление списком категорий, исключение ошибок в обозначении категорий, экономию ресурсов памяти компьютера и др.

Создайте с помощью конструктора таблицу — словарь категорий. Пусть все поля в ней будут текстовыми. Их имена, описания и длины приведены в таблице:

Имя поля Описание Длина
Код Код_категории 2
Наименование Наименование категории 12

Обязательно задайте ключевое поле — «Код». Сохраните таблицу под именем «КАТЕГОРИИ»

Шаг 3. Настройка связей между таблицами

  1. В структуре нашей базы данных уже есть две таблицы. Однако, они пока существуют независимо и наша цель сделать так, чтобы в таблице «ТЕЛЕФОНЫ» вместо кодов категорий абонентов подставлялись их полные наименования из таблицы «КАТЕГОРИИ». Для этого необходимо настроить подстановочные параметры поля «Код_категории», а также задать параметры связей между таблицами.

  2. Откройте таблицу «ТЕЛЕФОНЫ» в режиме конструктора, перейдите к типу данных поля «Код_категории» и из раскрывающегося списка выберите «Мастер подстановок». Перед вами откроется диалоговое окно, где вам будет предложен ряд вопросов о параметрах настраиваемого подстановочного поля (см. рис. 5).

Как сделать справочник в access?

Рис. 5. Диалоговое окно мастера подстановок

Укажите следующие параметры (на каждом шаге нажимайте кнопку «Далее»):

    • Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса
    • Значения будут выбираться из таблицы «КАТЕГОРИИ»
    • В столбец подстановки включить поле «Наименование» (надо выделить это поле и кнопкой  переместить его из окна доступных полей в окно выбранных полей)
    • Оставить предложенные параметры ширины столбцов и скрытия ключевого столбца
    • Оставить подпись «Код_категории» для подстановочного столбца

После нажатия кнопки «Готово» вам будет выдано предупреждение о необходимости сохранить таблицу. Согласитесь с этим.

Все параметры, которые были заданы в процессе работы с мастером подстановок, доступны на вкладке «Подстановка» окна проектирования структуры таблицы. Откройте эту вкладку и посмотрите, какие параметры и соответствующие им значения были заданы. Посмотрите на содержимое этой вкладки для других полей. Если по каким-либо причинам вам надо из подстановочного поля сделать «обычное», то на вкладке «Подстановка» укажите «Тип элемента управления» — «Поле».

Закройте окно проектирования таблицы «ТЕЛЕФОНЫ».

  1. Настроим параметры связи между таблицами. Связь уже была создана (в процессе настройки подстановочного поля), но для обеспечения целостности данных требуется ее дополнительная настройка.

Откройте окно «Схема данных» (см. рис. 6). Для этого надо нажать кнопку  на панели инструментов Microsoft Access или выбрать пункт меню «Сервис Схема данных».

Как сделать справочник в access?

Рис. 6. Окно «Схема данных». Показано также окно добавления таблиц.

При первом обращении к окну «Схема данных» вам сразу будет предложено и окно добавления новых таблиц (показано на рис. 6). В дальнейшем это окно можно будет вызвать через контекстное меню окна схемы данных, пункт меню «Связи Добавить таблицу» или кнопку  панели инструментов.

Добавьте в схему данных таблицы «ТЕЛЕФОНЫ» и «КАТЕГОРИИ». Закройте окно добавления таблиц.

В окне «Схема данных» отображаются окошки со списками полей выбранных таблиц. Связи между полями отображаются в виде линий. При необходимости, здесь же можно и создавать новые связи между полями. Это делается перетаскиванием мышью имени одного поля на имя другого поля. Между данными полями устанавливается связь и сразу же предлагается настроить ее параметры. Удалить связь можно выделив ее мышью и нажав клавишу DEL на клавиатуре (или дав команду меню «Правка Удалить»). Таким же образом удаляются и лишние таблицы из окна схемы данных.
  1. Откройте окно «Изменение связей» для настраиваемой связи (см. рис. 7). Это можно сделать через контекстное меню линии связи или выделив линию связи щелчком мыши и дав команду меню «Связи Изменить связь».

Как сделать справочник в access?

Рис. 7. Окно «Изменение связей»

Установите флажок «Обеспечение целостности данных». Можно также согласиться на каскадное обновление и удаление связанных полей, однако для нашей базы данных это не является необходимым. Дайте подтверждение на изменение связей (нажмите кнопку «ОК»).

Включение флажка «Обеспечение целостности данных» позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других полей окажутся без связи. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым, и оба поля должны иметь одинаковый тип. Флажки «каскадное обновление связанных полей» и «каскадное удаление связанных полей» обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Обратите также внимание, что концы линии связи в окне схемы данных после включения флажка обеспечения целостности данных помечены знаками «1» и «бесконечность». Это означает, что в качестве значений поля из связанной таблицы могут выступать только значения из соответствующего поля основной таблицы и каждое значение из поля основной таблицы может много раз встречаться в поле связанной таблицы (связь «один ко многим»).
  1. Сохраните макет схемы данных, дав команду меню «Файл Сохранить» или нажав кнопку  на панели инструментов. Закройте окно «Схема данных».

Шаг 4. Заполнение базы данных информацией

  1. Вся действия, которые мы до настоящего момента производили с базой данных, были направлены на создание ее структуры.

    Это этап проектирования базы данных, при котором с базой данных работает ее разработчик.

    После того, как структура базы данных задана и наступает момент заполнения базы данных информацией, начинается этап эксплуатации базы данных. В рамках этого этапа с базой данных работает пользователь.

Читайте также:  Как сделать чтобы word 2003 открывал docx?

Заполнение нашей базы данных начнем с таблицы «КАТЕГОРИИ», так как данные этой таблицы будут в дальнейшем использоваться при заполнении таблицы «ТЕЛЕФОНЫ».

  1. Откройте таблицу «КАТЕГОРИИ». Это можно сделать, дважды щелкнув мышью по значку таблицы в окне «База данных» или выделив этот значок и нажав на кнопку «Открыть» указанного окна. Мышью задайте размеры окна таблицы, а также размеры отдельных полей. Заполните таблицу следующим образом:

Как сделать справочник в access?

Рис. 8. Окно таблицы «КАТЕГОРИИ»

После заполнения таблицы данными — закройте ее. Вам будет предложен вопрос о сохранении макета таблицы. Обратите внимание, что речь идет о сохранении макета (т.е. таких параметров, как ширина столбцов и т.п.

), а не введенных данных. Вводимые данные записываются сразу же после завершения заполнения всех полей записи (при переходе к заполнению полей новой записи).

Если макет таблицы в процессе работы не изменялся, то никаких дополнительных вопросов не предлагается.

  1. Откройте таблицу «ТЕЛЕФОНЫ», заполните ее приведенными ниже данными:

    Номер Имя Адрес Категория
    45-14-15 Петр Иванович Улица Большая, 1 Родственники
    31-98-16 Дядя Коля Переулок Маленький, 15 Родственники

    Источник: https://multiurok.ru/files/microsoft-access-uprazhnieniie-tieliefonnyi-spravo.html

    Домашняя телефонная книга

    Для разработки телефонного справочника воспользуемся офисной программой Microsoft Access. Открыть программу можно двумя способами, используя меню кнопки «Пуск» => ВСЕ ПРОГРАММЫ => MicrosoftOffice =>, или ярлык MicrosoftAccess 2010, размещенный на Рабочем столе компьютера. Откройте программу любым из предложенных способов.

    В открывшемся диалоговом окне выберите Новая база данных, в поле Имя файла справа введите имя создаваемой базы данных telephone directory.

    Чтобы изменить расположение, в котором будет создан файл, нажмите кнопку Обзор (Изображение раскрытой папки справа от поля Имя файла), выберите новое расположение и нажмите кнопку ОК, а далее командную кнопку Создать. В MS Access имя файла задается ДО создания новой базы.

    Все изменения, вносимые в базу данных, отображаются в ее файлах, что позволяет минимизировать риск потери большого количества данных даже при непредвиденных сбоях (например, отключение электропитания).

    Microsoft Access создаст базу данных и откроет пустую таблицу (с именем «Таблица1») в режиме таблицы.

    Как сделать справочник в access?

    На левой панели окна «База данных» сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов Access (таблицы, запросы, формы и т.д.). Сюда же добавляются и создаваемые объекты. Окно имеет панель инструментов для осуществления основных операций с объектами (открытие, редактирование, удаление и т.п.).

    Начинаем проектировать телефонную книгу. Телефонная книга будет состоять из двух таблиц: первая таблица будет содержать номера телефонов, ФИО и адрес абонентов, а также код категории, вторая таблица будет содержать код категории и наименование категории.

    Так как первая таблица была создана автоматически, сформируйте наименования столбцов таблицы, как указано на рис.

    Как сделать справочник в access?

    Дважды кликнув на наименование поля (например, наименование поля Код), получаем мигающий курсор в имени поля. Введите название поля, которое запланировано, а именно, Номер телефона.

    Далее открывается окно типов данных, которые могут быть размещены в данном поле. Выберите поле Текст. Используя левую клавишу мыши, добавьте следующее поле Как сделать справочник в access?. После заполнения всех полей таблицы перейдите в режим конструктора, воспользовавшись пиктограммой ( ) на ленте Главная. Перед переходом в режим конструктора MSAccess попросит присвоить имя первой таблице. Назовем ее «Телефонный справочник», далее ОК.

    Как сделать справочник в access? Как сделать справочник в access?

    В столбце «Имя поля» наберите произвольное имя поля, а в следующем столбце («Тип данных») укажите Тип для этого поля, который выбирается из раскрывающегося списка.

    В нижней части окна (Свойства поля) задаются индивидуальные свойства для каждого поля. Наборы свойств могут различаться, их состав определяется указанным типом данных поля. При необходимости можно изменять значения свойств (в рамках допустимого для выбранного типа данных). Значения свойств полей в нашей базе изменять не будем.

    Для успешной работы базы данных установим ключевое поле (в нашем примере это поля «Номер телефона» [Телефонный справочник] и «Код» [Категории]). Чтобы установить ключ, перейдем в режим конструктора таблицы.

    Далее выделяем наименование поля, которое содержит уникальные значения и нажимаем на пиктограмму с изображением ключа . О том, что поле задано ключевым, свидетельствует значок ключа рядом с именем поля в окне редактирования структуры таблицы.

    Как сделать справочник в access?

    Закройте таблицы Категория и Телефонный справочник, при закрытии появляется окно диалога, предлагающее сохранить изменения в созданных таблицах. Подтвердите сохранение изменений, выбрав командную кнопку ДА (ОК).

    Обратите внимание на то, что в окне ВСЕ ОБЪЕКТЫ Accessпоявились новые элементы – только что созданные таблицы «ТЕЛЕФОННЫЙ СПРАВОЧНИК» и «КАТЕГОРИИ», сохраненные не в виде отдельных файлов на диске, а в структуре базы данных.

    Заполним таблицы.

    Первой откройте таблицу «КАТЕГОРИИ», дважды кликнув левой клавишей мыши по наименованию таблицы в окне ВСЕ ОБЪЕКТЫ ACCESS => Таблицы или с помощью контекстно независимого меню, установив курсор мыши на наименование таблицы и, нажав правую клавишу мыши, выбрать из ниспадающего списка команд команду ОТКРЫТЬ.

    После заполнения таблицы данными закройте ее. Вводимые данные записываются сразу же после завершения заполнения всех полей записи (при переходе к заполнению полей новой записи). Если макет таблицы в процессе работы не изменялся, то никаких дополнительных вопросов не предлагается.

    Откройте таблицу «Телефонный справочник» и заполните ее приведенными ниже данными:

    Таблица «ТЕЛЕФОННЫЙ СПРАВОЧНИК»

    Телефонный справочник
    Номер телефона ФИО абонента Адрес Код категории
    499-126-4411 Анна Егоровна Чернова Москва, ул. Большая, 1 РД
    916-587-1122 Иван Петрович Рут Москва, Маленький пер., 15 РД
    985-214-2311 Ольга Иванова Москва, Пр-т Центральный, 21 ДР
    499-658-2146 ГИПЕРМАРКЕТ Москва, Мастеров пер., 5 МС
    495-758-6633 ЦВЕТОЧНЫЙ МАГАЗИН Москва, ул. Фиалковая, 28 МГ
    903-478-1349 Андрей Сидоров Москва, Аллея Звезд, 4 ДР
    499-516-1243 Светлана Геннадьевна Короткова Москва, ул. Родная, 8 РД

    При заполнении КОДА КАТЕГОРИИ надо иметь в виду, что коды категорий двухсимвольные.

    В структуре нашей базы данных уже есть две таблицы. Однако они пока существуют независимо и наша цель сделать так, чтобы в таблице «ТЕЛЕФОНЫ» вместо кодов категорий абонентов подставлялись их полные наименования из таблицы «КАТЕГОРИИ». Для этого необходимо настроить подстановочные параметры поля «КОД КАТЕГОРИИ», а также задать параметры связей между таблицами.

    Настроим параметры связи между таблицами. Связь уже была создана (в процессе настройки подстановочного поля), но для обеспечения целостности данных требуется ее дополнительная настройка.

    Для настройки связей воспользуемся пиктограммой ( ) ИЗМЕНЕНИЕ СВЯЗЕЙ.

    В открывшемся окне, используя командную кнопку Новое…, настраиваем связи между полями Код таблицы КАТЕГОРИИ и поля Код категории таблицы ТЕЛЕФОННЫЙ СПРАВОЧНИК окна Создание.

    Установите флажок «Обеспечение целостности данных». Можно также согласиться на каскадное обновление и удаление связанных полей, однако для нашей базы данных это не является необходимым. Подтвердите изменение связей (нажмите кнопку «ОК»).

    Закройте макет СХЕМЫ ДАННЫХ, используя кнопку ЗАКРЫТЬ. На вопрос о сохранении схемы подтвердите желание Сохранить «Да/ОК». Закройте окно «Схема данных».

    Естественно, электронный справочник удобней, чем традиционная телефонная книга. Во-первых, можно редактировать (изменять) телефоны абонентов, которые размещены в электронном телефонном справочнике. Во-вторых, можно быстро выбрать нужного абонента с полным набором необходимой информации: ФИО абонента, Адрес, Номер телефона. Это делается с помощью запросов.

    Чтобы создать запрос, необходимо воспользоваться вкладышем СОЗДАНИЕ и выбрать блок ЗАПРОСЫ. В блоке воспользуемся пиктограммой ( ) Конструктор запросов. В открывшемся окне будет дана возможность добавить таблицы. Сделайте это и закройте окно добавления таблиц. Перед вами откроется бланк запроса по образцу: 

    Бланк запроса по образцу состоит из двух частей. В верхней части расположены списки полей тех таблиц, на основе которых делается запрос. Нижняя часть содержит таблицу, которая определяет структуру запроса, т.е. структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.

    Строка «Поле», как правило, заполняется перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка, остальные поля заполняются автоматически или выбором необходимых значений из списка.

    Перетащите поля «Номер телефона», «ФИО абонента» «Адрес» «Наименование категории» и «Код» в формируемую таблицу. Можно указать ;параметр «Сортировка» (по возрастанию) для поля «Код категории». Это обеспечит группировку отображаемых записей по категориям.

    Добавьте в поле «Код» условие «РД», в соответствии с которым из всего списка телефонного справочника будут выбираться номера телефонов Родственников.

    Сохраните запрос под именем «Телефоны родных», закройте бланк запросов по образцу и посмотрите результаты выполнения запроса, активировав пиктограмму ВЫПОЛНИТЬ.

    Таблицы и запросы обеспечивают не только хранение и обработку информации в базе данных, но и позволяют пользователям выполнять базовый набор операций с данными (просмотр, пополнение, изменение, удаление).

    Вместе с тем, в Microsoft Access существуют специальные объекты, которые призваны упростить повседневную работу с базой данных.

    К таким объектам относят, в первую очередь, формы и отчеты.

    Формы служат для упрощения операций ввода и изменения данных в таблицах, просмотра на экране результатов работы запросов. Отчеты, в свою очередь, служат для создания печатных документов, которые содержат информацию из базовых или результирующих таблиц.

    Источник: http://life.mosmetod.ru/index.php/item/domashnyaya-telefonnaya-kniga

    Создание базы данных в MS Access. Знакомимся с СУБД

    Как сделать справочник в access?Всем привет!

    СУБД или системы управления базами данных служат для обработки и сортировки различной информации. Вообще довольно сложно представить себе ее внекомпьютерный аналог. Хотя, отчасти, базы данных и напоминают картотеку, но информация, которая содержалась на карточках, была статичной и неизменчивой.

    Когда мы говорим о базах данных, нам нужно понимать , что каждая из них содержит в себе два отдельных объекта:

    1. Собственно сама база или огромный массив информации и данных;
    2. Сама программа, которая позволяет получить ответ на нужный нам запрос (СУБД). Причем, тот документ, который сформируется согласно нашему запросу, создастся тут же, а не будет выведен из какого-то «укромного места» самой программы. Именно в способности моментально сформировать  из громаднейшего объема информации, необходимые данные в надлежащем виде и заключается смысл любой СУБД.

    Базы данных применяются практически везде – начиная с крупных предприятий и Интернета до небольших офисов. О мощных промышленных СУБД мы говорить не будем, потому что это уже узкая специализация.

    Но об одной довольно распространенной и практически всем доступной СУБД упомянуть все, же стоит, тем более эта система управления базами данных входит в комплект Microsoft Office и называется Access.

    Программа отличная и я думаю, новичкам стоит начинать знакомиться с миром СУБД именно с нее.

    Итак, среди всех продуктов входящих в пакет Office, Microsoft Access всегда стоял особняком. Оно и понятно – применение Access в домашних условиях найти очень сложно, если просто невозможно. По возможностям и сложности интерфейса, Access скорее ближе к профессиональным программам. Для Access масштабы маленького офиса или дома очень малы.

    Поэтому и происходит такая статистика, что из десяти пользователей, установивших Microsoft Access, всего лишь один запускает эту программу))) Шутка, конечно. Но в каждой шутке есть доля… шутки))) да, и всего лишь один из ста работает с Access постоянно.

    Как показывает практика – человек, знающий и умеющий работать в Access, имеет гораздо больше шансов преуспеть и в карьерном плане, да и при трудоустройстве.

    Знание баз данных это доступ к целой Вселенной информации и «способность видеть мир в трех измерениях». Кстати, эта фраза буквальна. Напомню, что в Word человек работает в линейном мире или одномерном мире.

    В Excel, на его поле, поделенном на клеточки, мы уже «видим» два измерения.

    Но Excel, безусловно, не сравнится с Access! Да, и тем, кто уже владеет Excel, знакомство с Access не покажется сложным – по внешнему виду они очень похожи.

    Access, в качестве основы, использует все те же таблицы, которые нам знакомы по Excel, причем все возможности работы с ними остаются на месте.

    У Вас, наверное, возник вполне резонный вопрос: «А в чем собственно отличие?» При работе с одной таблицей, отличий практически нет. Кроме того, в таком случае лучше так и использовать Excel, меньше будет проблем.

    Но вот если нам приходится работать с целыми системами таблиц, то здесь Access покажет себя во всей красе!

    Все таблицы в Access, кроме того что они равноправны, они еще и взаимосвязаны! Отсюда и еще одно добавление к базам данных – реляционные базы данных, это означает, что база данных имеет взаимосвязанную табличную форму организации.

    Если в Excel мы видим отдельные или автономные документы, то в Access мы можем наблюдать целый механизм, а вене организм, который живет по определенным законам – в любой момент времени, любая таблица может поделиться с Вами содержащейся в ней информацией. Вот и получается что пользователю остается лишь выстроить эти закономерности, – какие и сколько таблиц будет находиться в базе, а также как они будут взаимодействовать между собой.

    • К созданию базы данных в Access можно подойти двумя способами:
    • 1. С помощью Конструктора (для опытных пользователей) – здесь можно задать все параметры основных таблиц:
    • — номенклатуру полей;
    • — тип содержащихся данных;
    • — установить формы вывода данных и связи.

    2. С помощью Мастера (для новичков) – здесь предлагается определенное количество уже готовых шаблонов различных типов таблиц для создания небольшой базы данных.

    Для домашнего пользования вполне достаточно будет простой базы данных с двумя – тремя связанными таблицами. Например, если мы решили создать базу данных всех песен, которые содержатся на нашем жестком диске с полными дискографиями исполнителей, их фотографиями, биографиями и т.д. и т.п. 

    А вот в условиях даже небольших предприятий приходится уже работать с десятками, а то и с сотнями таблиц. Достаточно взглянуть на любой шаблон Мастера Access — бывает, что и этих таблиц не хватает.

    Такую базу данных создавать трудновато конечно, но оно того стоит!

    Вспомним хотя бы о взаимосвязи данных. В Excel очень удобно установить эти связи между ячейками, когда при изменении одной ячейки пересчитываются данные и значения в остальных, но только в одной таблице или, в крайнем случае – Книге.

    А если представить, что при изменении одного значения, моментально, пересчитываются и изменяются данные в СОТНЯХ таблиц?! Это возможно только в Access! При желании, можно добиться этого и в Excel, но это очень долгая и кропотливая работа.

    Как правило, создание базы данных в Access включает в себя несколько комплексов работ:

    1. Проектирование базы данных – наверное, самый сложный этап. Номенклатура полей, выверка их значений, связи между таблицами могут занять дни, а то и недели… Создание сложных баз уже требует навыков программирования и работу со сложными формулами. После этой стадии у нас уже будет готова полностью рабочая оболочка, но пока что пустая. Ее и нужно будет заполнять необходимыми данными;
    2. Формы ввода и вывода данных. Для упрощения и удобства заполнения всех таблиц следует выбрать форму – типовой бланк. В Access встроена довольно приличная библиотека всевозможных форм, но иногда, все же, приходится прибегать к помощи Конструктора;
    3. Ввод данных – монотонная, долгая и нудная работа. Заполнение базы данных может длиться даже дольше чем ее разработка. Зато, если мы все правильно сделали на начальных этапах, никаких трудностей не возникнет. После того, как база данных заполнена, у нас будет сырой массив информации, работать с которым как с таблицами не имеет никакого смысла. Поэтому нужно сделать еще кое-что.
    4. Вывод данных. Как я уже говорил выше – именно возможности Access по выводу информации и отличают базу данных от простых экселевских таблиц. Напомню, что при работе с таблицами Excel нам всегда нужно иметь перед глазами всю информацию, переходя с таблицы на таблицу и устанавливая для каждой, фильтры. Access работает по-другому и дает нам точный и лаконичный ответ.

    Представим себе что нам нужно извлечь необходимые данные сразу из нескольких таблиц базы данных, а также представить все это дело в максимально удобном для просмотра и последующей распечатки виде.

    Следовательно, нам нужно сделать запрос к базе, – какие ячейки, из каких таблиц, в каком порядке нас интересуют.

    Для удобства отображения информации мы снова воспользуемся формами, но в этот раз их роль будет гораздо важнее.

    Форма – это один из важнейших элементов базы данных. Таким образом, делая выборку из нескольких таблиц, форма должна представить пользователю не просто данные, но и результаты вычислений, сделанных на их основе.

    Для того, чтобы не просто лицезреть на экране монитора результаты наших запросов, но еще и распечатать их, в Access есть еще один интересный инструмент – Отчеты. Отчет, по сути, та же форма, но только красиво оформленный с различными атрибутами – небольшой вступительный текст, фирменный бланк и т.д. и т.п. 

    Естественно все эти формы и запросы составляются единожды и в дальнейшем, пользователю, для получения информации из базы данных потребуется лишь несколько секунд. Итак, а стоит ли связываться с Access? Я надеюсь, Вы сами себе сможете ответить на этот вопрос, учитывая то, как часто Вам нужно обращаться к базе данных, какой сложности будут Ваши выборки, насколько объемен массив информации.

    На сегодня у меня все. И по традиции жду Ваших комментариев.

    Да, ну а если Вы хотите научиться самостоятельно создавать полноценные базы данных в Access, то рекомендую мощнейший видеокурс Андрея Домостоя «Как создать базу данных в MS Access»

    Источник: http://ComputerLikbez.ru/znakomimsya-s-subd-ms-access.html

    Создание и редактирование таблицы базы данных

    • Раздел 7 База данных Access
    • Лабораторная работа 1
    • Создание и редактирование таблицы базы данных
    • Цель работы: научиться создавать, заполнять и редактировать
    • Таблицы баз данных
    • Содержание работы
    • 1 Создание таблицы БД в режиме конструктора.
    • Ввод данных в ячейки таблицы
    • 3 Выполнение операций с БД.
    • Создание таблицы БД в режиме конструктора

    База данных (БД) – поименованная совокупность данных, предназначенная для использования в одном или нескольких приложениях, например, телефонный справочник – это БД телефонных номеров объектов, список студентов группы – БД студентов, составляющих академическую группу, энциклопедия – БД статей терминов и т.д.

    Access — это система управления базами данных (СУБД), т.е.

    комплекс программ, предназначенный для хранения больших массивов данных в определенном формате (формате таблицы) и их автоматизированной обработки, например, расчет налогов, заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, составлять сложные отчеты.

    Access входит в состав пакета приложений MS Office, который работает под управлением операционной системы Windows, поэтому в Access все операции (вырезать, копировать, вставить данные из любого приложения Windows и др.) выполняются по одним правилам. Данные Access просто комбинировать с данными СУБД Paradox, Dbase, с табличным процессором Excel.

    Access — это реляционная СУБД (от англ. relation- отношение) Это означает, что БД может содержать несколько связанных между собой отношениями таблиц БД, что помогает упростить структуру данных, исключить их дублирование и облегчить выполнение работы.

    Основные различия между таблицей базы данных (БД) и электронной

    таблицей Excel:

    1. В системе адресации — в таблице Excel адресуется и обрабатывается каждая ячейка отдельно, а в таблице БД – текущая запись (строка) со всеми полями.

    2. В таблицу Excel можно сразу вводить любые данные, а в таблице БД её полям сначала нужно задать тип вводимых данных.

    3. Файл Excel сначала создаётся, а потом сохраняется командой Сохранить (Сохранить как…), а для БД Access при её создании в памяти сразу организуется своя папка, а затем в неё автоматически сохраняются все таблицы, формы, запросы и отчёты БД.

    В пакете MS Office приложение MS Access 2010 использует предыдущую версию СУБД — Access 2007 с некоторыми изменениями, которые относятся, в основном, к внешнему виду (интерфейсу) окон.

    По умолчанию БД, созданные в Access сохраняются в формате Access 2007 (.accdb) что не совместимо с предыдущими версиями Access.

    Все средства Access активированы по умолчанию, так что дополнительно их включать, как в Access 2002,не надо.

    В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей – Мастера, Шаблоны, Выражения, встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications), позволяющий программировать сложные процедуры обработки данных и др

    Мастер(Wizard) — специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа.

    Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем сама создает этот объект, выполняя всю черновую работу.

    В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

    Шаблон – заготовка базы данных конкретного типа (Склад, Контакты, Ресурсы, Расходы и др.

    ), в которой уже созданы таблицы с заданными полями, формы, отчёты и форматы вывода отчётов на печать. Пользователю остаётся только заполнить таблицы БД своими данными.

    При необходимости можно выбрать поля таблицы и форматы распечатки из предлагаемых списков, ненужные таблицы шаблона БД можно удалить.

    Построитель выраженийиспользуется для создания сложных математических и логических формул и выражений как для проверки различных условий, так и для выполнения вычислительных операций.

    БД может содержать следующие составляющие — таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты. Все они в Access хранятся в одном файле.

    1. Таблица –массив для хранения данных, состоит из записей (строк) и полей (столбцов) в таблице данных Access
    2. Запрос –средство обработки данных в таблице, служит для просмотра, анализа и изменения данных из нескольких таблиц БД.
    3. Форма – фрагмент таблицы данных, служащий для ввода, редактирования, просмотра и удаления данных.
    4. Отчёт –средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации.
    5. Объект –идентификатор,формула, рисунок, диаграмма, таблица,

    отчёт, форма и др. элемент данных или БД.

    Выполнение операций с БД

    1 Редактирование данных. Редактирование данных производится средствами Windows – поставить курсор в нужную ячейку, удалить старые данные клавишами Del (символ справа) или Backspaсе (символ слева) и ввести новые данные.

    Удаление записей после их выделения выполняется нажатием клавиш Space (Пробел), Delete, Backspaсе, отмена удаления – клавишей Escape. При этом появляется окно подтверждения удаления записей.

    Если таблица большая, то поиск редактируемых данных производится с помощью команды вкладки ГлавнаяНайти– рисунок 1.5.

    Для этого нужно перевести курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем открыть вкладку Главная и нажать кнопку Найти.

    В появившемся окне Поиск и замена ввести образец искомых данных и щелкнуть по кнопке Найти далее. Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку.

    Как сделать справочник в access?

    Рисунок 1.5 Поиск, замена и сортировка данных

    Для замены большого количества одинаковых данных на другое значение нужно в окне Поиск и замена перейти на вкладку Заменить, ввести образцы того, что надо найти и на что заменить и щелкнуть по кнопке 3аменить или 3аменить все.

    2 Сортировка данных. Кнопки сортировки на вкладке Главная в разделе Сортировка и фильтр позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию данных. Для выбора поля сортировки нужно поместить курсор в любую его запись и щелкнуть по кнопке сортировки — данные отобразятся в отсортированном порядке — рисунок 1.5.

    В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних полей, а затем выполнить по ним сортировку. сортировка записей начнётся с крайнего левого выделенного столбца.

    записи таблицы будут отсортированы сначала по левому столбцу, затем (для одинаковых значений в нём) – по второму столбцу и т.д.

    Для восстановления прежнего порядка записей используется команда Удалить сортировку.

    3 Отбор данных с помощью фильтра. Фильтр — это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры трех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и расширенный фильтр.

    Фильтр по выделенному фрагментуслужит для быстрого отбора записей по выделенному образцу.

    Например, требуется просмотреть в таблице записи только о врачах – нужно выделить слово Врач в любой из записей, щелкнуть по кнопке Выделение , и Access покажет в таблице только те записи, для которых значение в столбце Должность равно Врач. При этом в строке состояния окна таблицы присутствует слово Фильтр, а кнопка Удаление фильтра , на которой изображена воронка — выделена, что означает, что используется фильтр. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты. Установки фильтра не пропадут; но он будет отключен.

    Фильтр по выделенному последовательно выполняет все критерии выбора при каждом использовании кнопки Выделение .

    Например, при установке курсора в столбец Должность в записи, в которой значение поля равно Доцент, и щелчке мышью по кнопке Выделение можно увидеть только записи обо всех доцентах.

    Если затем поместить курсор в столбец Должность и выделить слово Информатика (если такая дисциплина присутствует в таблице), а затем щелкнуть по кнопке Выделение, то появятся только записи о доцентах, которые преподают информатику.

    Если нужно просмотреть значения, которые не удовлетворяют этому критерию, допустим, всех преподавателей, кроме доцентов, читающих информатику, следует щелкнуть правой кнопкой мыши (курсор должен находиться внутри таблицы) и выбрать в контекстном меню команду Исключить выделенное. Будут выбраны все записи, кроме недавно выбранных (инверсный выбор).

    Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок Выделение или Параметры расширенного фильтра . После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка по кнопке Применить фильтр будут выбраны записи, соответствующие измененному фильтру.

    Расширенный фильтр. Более сложные условия фильтрации можно задать кнопкой Расширенный фильтр… . При этом открывается окно с названием БД и словами «Таблица1Фильтр1» в заголовке.

    В верхней части окна приведены списки полей всех таблиц БД, в нижней – строки Поле: Сортировка:, Условие отбора:, или:.

    В ячейки строки Поле: нужно мышью переместить названия полей из списков полей, щелкнуть по ячейке строки Сортировка: и выбрать вид сортировки, в строках Условие отбора:, или:. указать необходимые критерии фильтрации и щелкнуть по кнопке Применить фильтр.

    4 Печать документов БД. Выполняется командой вкладки Файл Печать или сочетанием клавиш Ctrl+P. MS Access автоматически подгоняет распечатку на каждой странице.

    Параметры печати устанавливаются в диалоговом окне «Печать» – все страницы или выделенные записи, количество копий, разбор распечатки по копиям. Кнопка Свойства выводит диалоговое окно настройки принтера.

    Кнопка Настройка позволяет определить поля и заголовки документа – рисунок 1.6.

    Перед печатью следует просмотреть данные для того, чтобы определить, как будет выглядеть таблица на распечатанной странице. Для этого служит кнопка Предварительный просмотр на вкладкеФайл Предварительный просмотр. При этом появляется окно предварительного просмотра, в котором можно управлять параметрами просмотра.

    • Рисунок 1.6 Печать документа
    • Пример 1 — Создание БД
    • 1 Создать БД «Справочник» на своём flash-диске.
    • 2 создать таблицу «Тренеры» для БД «Справочник».

    3 Определить поля таблицы в соответствии с табл. 1.1 с учётом следующих требований:

    1. ввести ограничения на данные в поле Код; эти данные должны иметь тип Счётчик или Числовой, начинаться с 1 и не должны повторяться.
    2. данные в полях Фамилия, Имя, Отчество должны иметь максимальный Размер поля 15 символов.
    3. данные в поле Должность имеют размер до 15 символов, текст по умолчанию – Тренер, возможные слова – Главный тренер, Старший тренер.

    данные в поле Телефон должны иметь тип Целое длиной не больше 11 знаков. Задать текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле «Телефон».

    • задать размер поля Вид спорта не более 10 символов, вводимыми словами могут быть только Бокс, Борьба и, Плавание, значение по умолчанию — слово Бокс.
    • ввести ограничения на данные, вводимые в поле Дата рождения, формат данных должен быть Краткий.
    • Создание таблицы БД.

    § в окне БД на ленте вкладок выбрать Создание, щелкнуть по кнопке Конструктор таблиц — появится окно рис. 1.3 (или по кнопке Таблица — появится окно рис. 1.2 и далее перейти в режим конструктора из вкладки Файл Режим).

    § в режиме Конструктор ввести названия полей (рис.1. 3), для определения типа данных каждого поля нужно щелкнуть мышью в соответствующей ячейке и выбрать из появившегося списка нужный тип данных (числовой, текстовый и т.п.). Числовое поле отличается от Счётчика тем, что для него числа вводятся пользователем, а для поля типа Счётчик номера полей вводятся автоматически.

    Рисунок 1.7 Окно БД «Справочник»

    Во вкладке Общие для поля Код в ограничении Индексированное поле выберите из списка вариант Да(Совпадения не допускаются).

    Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Справочник в соответствии с табл. 1 выполните действия, аналогичные указанным выше. При этом для полей:

    Фамилия, Имя, Отчество— замените пункт Размер поля с 50 на 15, т.к. вряд ли эти поля будут содержать более 15 символов,

    1. Телефон — установить пункты Размер поля – тип Целое, Условие на значение — ввести

    Источник: https://lektsia.com/6xa72.html

    Работа с формами в Access

    Хотя вы всегда можете вводить данные непосредственно в таблицы базы данных, вам может быть проще использовать формы. Использование формы для ввода данных в Access, позволяет убедиться, что вы вводите нужные данные в нужном месте и в формате. Это поможет сохранить точность и согласованность вашей базы данных.

    В этой статье будут рассмотрены преимущества использования форм в базе данных. Вы рассмотрите примеры различных форм и компонентов формы. Наконец, вы узнаете, как использовать формы для ввода новых записей, просмотра и редактирования существующих.

    Зачем использовать формы?

    Многие из нас часто заполняют формы, что мы почти не замечаем, когда нас просят использовать их. Формы настолько популярны, что они полезны как для человека, запрашивающего информацию, так и для лица, предоставляющего ее. Это способ требовать информацию в определенном формате, что означает, что человек, заполняющий форму, точно знает, какую информацию включить и куда ее поместить.

    Это справедливо и для форм в Access. Когда вы вводите информацию в форму в Access, данные идут именно туда, куда она должна идти: в одну или несколько связанных таблиц.

    Хотя ввод данных в простые таблицы довольно прост, запись данных становится более сложной, так как вы начинаете заполнять таблицы записями из других источников в базе данных.

    Например, таблица Orders в базе данных хлебобулочных изделий может ссылаться на информацию о клиентах, продуктах и ценах, полученных из связанных таблиц. Запись с информацией об одном заказе может выглядеть так:

    Фактически, чтобы увидеть весь заказ, вам также нужно будет посмотреть таблицу Order Items , где записываются элементы меню, составляющие каждый заказ.

    Записи в этих таблицах включают идентификационные номера записей из других таблиц. Вы не можете многому научиться, просто взглянув на эти записи, потому что идентификационные номера не рассказывают вам о данных, к которым они относятся.

    Плюс, потому что вам нужно взглянуть на две таблицы, чтобы просмотреть один заказ, у вас может быть сложное время, даже находя нужные данные.

    Легко видеть, как просмотр или ввод многих записей таким образом может стать трудной и утомительной задачей.

    Форма, содержащая те же данные, может выглядеть так:

    Как вы можете видеть, эту запись гораздо легче понять при просмотре в форме. Изменение записи было бы проще, потому что вам не нужно было бы знать номера идентификаторов для ввода новых данных.

    Когда вы используете форму, вам не нужно беспокоиться о вводе данных в нужные таблицы или в правильном формате; форма может справиться с этими вещами.

    Там нет необходимости идти туда и обратно между таблицами или тщательно искать в таблице для определенной записи, потому что формы позволяют вам видеть целые записи по одному.

    Мало того, что формы облегчают процесс ввода данных для пользователей, но они также обеспечивают бесперебойную работу базы данных. С формами разработчики баз данных могут точно контролировать, как пользователи могут взаимодействовать с базой данных.

    Они могут даже устанавливать ограничения для отдельных компонентов формы, чтобы обеспечить ввод всех необходимых данных и что все они введены в допустимом формате.

    Это полезно, потому что сохранение данных, согласованных и организованных, необходимо для точной и мощной базы данных.

    Работа с формами

    Чтобы работать с формами в Access, вам нужно знать, как открыть форму, а также как просматривать и редактировать информацию в форме.

    Чтобы открыть существующую форму:

    1. Откройте свою базу данных и найдите область навигации.
    2. На панели «Навигация» найдите форму, которую вы хотите открыть. Формы отмечены
      значком.
    3. Дважды щелкните имя формы. Он откроется и появится как вкладка в панели вкладок документов.

    Ввод и изменение данных

    В зависимости от используемой базы данных формы, с которыми вы работаете, могут включать специальные инструменты и функции, которые позволяют вам выполнять общие задачи одним нажатием кнопки.

    Вы увидите примеры этих инструментов в интерактивных приложениях на следующей странице.

    Однако независимо от того, какой тип формы вы работаете с вами, вы можете следовать тем же процедурам для выполнения определенных основных задач.

    Как добавить новую запись

    Существует два способа добавить новую запись в форму:

    • В группе «Запись» на вкладке «Главная» ленты выберите команду «Создать».
    • На панели навигации «Запись» в нижней части окна нажмите кнопку «Новая запись».

    Как найти существующую запись для просмотра или редактирования

    Существует два способа поиска и просмотра существующей записи с использованием формы, и оба они используют панель отклонения n в нижней части экрана:

    • Чтобы просмотреть записи по одному, щелкните стрелки навигации. Стрелка вправо приведет вас к следующей записи, а стрелка влево приведет вас к предыдущей.
    • Для поиска записи введите слово, которое, как вы знаете, содержится в этой записи в окне навигации.

    Чтобы сохранить текущую запись:

    1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Записи».
    2. Нажмите кнопку «Сохранить». Текущая запись будет сохранена.

    Чтобы удалить текущую запись:

    1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Записи».
    2. Нажмите команду Удалить. Запись будет удалена навсегда.

    Использование функций формы

    Точная процедура, которую вы используете для заполнения формы, будет зависеть от содержания и дизайна формы, которую вы используете. Формы в вашей базе данных могут быть похожи на примеры в двух интерактивных документах ниже. Между ними они включают большинство функций, с которыми вы обычно сталкиваетесь в формах.

    Простая форма.

    Сложная форма.

    Источник: https://maxfad.ru/ofis/ms-access/458-rabota-s-formami-v-access.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector