Как сделать сортировку по дате в access?

Инфоурок › Информатика ›Конспекты›11 класс Тема: «Сортировка и отбор данных». Практическое задание. Управление базой данных в СУБД Access.

Важно! Узнайте, чем закончилась проверка учебного центра «Инфоурок»?

Выбранный для просмотра документ Практическое задание. Управление базой данных в СУБД Access..doc

Выбранный для просмотра документ Урок №29.docx

Выбранный для просмотра документ бд.ppt

Как сделать сортировку по дате в access?

Описание презентации по отдельным слайдам:

1 слайд Как сделать сортировку по дате в access? Описание слайда:

ОТБОР И СОРТИРОВКА ДАННЫХ СУБД Access 2010

2 слайд Как сделать сортировку по дате в access? Описание слайда:

Отбор данных с помощью фильтров СУБД Access позволяет производить отбор записей, в ко- торых значения определенных полей удовлетворяют заданным условиям. Отбор данных из базы данных можно производить c помощью фильтров. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, >, < И т. д.).

Простые фильтры содержат условие отбора записей только для одного поля. Сложные фильтры содержат не- сколько условий для различных полей. В результате приме- нения сложного фильтра будут отобраны только те записи, которые удовлетворяют всем условиям одновременно.

Можно сказать, что условия в сложных фильтрах связаны между собой операцией логического умножения.

3 слайд Как сделать сортировку по дате в access? Описание слайда:

Отбор данных с помощью фильтров из реляционной базы данных 1. В операционной системе Windows 7 запустить СУБД Мiсrоsоft Access 2010. Создадим сложный фильтр для отбора данных из базы данных «Процессоры» . 2. Открыть таблицу базы данных «Процессоры», дважды щелкнув по соответствующему значку в окне базы данных. В появившейся Таблице 1 выделить поле Частота

4 слайд Как сделать сортировку по дате в access? Описание слайда:

3. Ввести команду [Главная-Фильтр]. В появившемся списке выбрать пункт Числовые условия и условие отбора Больше … В появившемся диалоговом окне в текстовое поле ввести 3000. 4. Аналогично выполнить пункты 2-3 для поля Наличие нескольких ядер. 5. В появившемся диалоговом окне таблицы будут выведены записи, удовлетворяющие условиям отбора.

5 слайд Как сделать сортировку по дате в access? Описание слайда:

Отбор данных с помощью запросов Запросы позволяют осуществлять отбор данных из баз данных так же, как и фильтры. Различие между ними состоит в том, что запросы являются самостоятельными объектами базы данных, а фильтры привязаны к конкретной таблице или форме.

Запрос является производным объектом от таблицы. Однако результатом выполнения запроса является также таблица, т. е. запросы могут использоваться вместо таблиц. Например, форма может быть создана как для таблицы, так и для запроса.

Запросы позволяют отобрать те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Запросы, как и фильтры, бывают простые и сложные. Простой запрос содержит одно условие, а сложный запрос — несколько условий для различных полей.

В процессе создания запроса можно отбирать не только записи, но и поля, которые будут присутствовать в запросе.

6 слайд Как сделать сортировку по дате в access? Описание слайда:

Отбор данных с помощью запросов из реляционной базы данных 1. В операционной системе Windows 7 запустить СУБД Мiсrоsоft Access 2010. Создадим запрос для базы данных «Процессоры». 2. Ввести команду [Создание-Конструктор запросов]. В появившемся диалоговом окне Добавление таблицы выбрать пункт Таблица1 . Щелкнуть по кнопке Добавить.

7 слайд Как сделать сортировку по дате в access? Описание слайда:

В появившемся диалоговом окне Процессоры: база данных осуществить выбор полей из Таблицы 1, которые будут отображаться в таблице запроса (в строке Вывод на экран: необходимо у этих полей поставить флажки). В полях базы данных, по которым будут отбираться записи для запроса, в строке Условие отбора: необходимо указать условия, которым должны удовлетворять данные в этих полях.

8 слайд Как сделать сортировку по дате в access? Описание слайда:

В появившемся диалоговом окне запроса будут выведены записи, удовлетворяющие условиям поиска. В данном случае (как и с помощью фильтров) будет найден лишь один такой процессор — AMD Antlon Х2

9 слайд Как сделать сортировку по дате в access? Описание слайда:

Сортировка данных В реляционной базе данных записи хранятся в неупорядоченном виде. При выдаче данных пользователю часто бывает удобно их упорядочить, т. е. расположить в определенной последовательности. Упорядочение записей называется сортировкой.

Сортировка записей производится по какому- либо полю.

Значения, содержащиеся в этом поле, располагаются в определенном порядке, который определяется типом поля: • по алфавиту, если поле текстовое; • по величине числа, если поле числовое; • по дате, если тип поля Дата/время и т. д.

10 слайд Описание слайда:

Сортировка данных Сортировка записей может производиться либо по возрастанию, либо по убыванию значений поля. В процессе сортировки целостность записей сохраняется, т. е. они переставляются целиком. Могут реализовываться вложенные сортировки, т. е.

сортировки, которые последовательно производятся по нескольким полям. После сортировки по первому указанному столбцу производится сортировка по второму столбцу и т. д.

Сортировка записей при выдаче их пользователю это упорядочение записей по значениям одного или нескольких полей.

11 слайд Описание слайда:

Произведем сортировку записей из базы данных «Процессоры» по произвольному полю. 1. В окне Процессоры: база данных активизировать объект Таблица1. 2. Выделить произвольное поле базы данных и в контекстном меню выбрать пункт Сортировка …. В зависимости от типа поля (хранящихся в нем данных) сортировка будет выполняться по возрастанию или убыванию значений данного типа.

12 слайд Описание слайда:

В нашей базе данных «Процессоры» в поле Частота имеются две записи (3 и 4), которые имеют одинаковое значение 3200. Чтобы упорядочить эти записи, произведем вложенную сортировку — сначала по полю Частота, а затем по полю Название процессора.

Access позволяет выполнять вложенные сортировки с помощью запросов. 3. В окне Процессоры: база данных активизировать объект Таблица 1 Запрос. 4.

В нижней части запроса в строке Сортировка: ввести из раскрывающихся списков параметры сортировки в выбранных полях.

13 слайд Описание слайда:

5. В режиме Конструктор щелкнуть по кнопке Страница свойств. В появившемся Окне свойств в пункте Порядок сортировки указать последовательность названий полей базы данных, которая будет соответствовать порядку вложенной сортировки.

14 слайд Описание слайда:

В результате получим последовательно отсортированные по двум полям записи из базы данных «Процессоры».

  • Оставить жалобу на материал Пожаловаться

Общая информация

Оставьте свой комментарий

Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.

Источник: https://infourok.ru/klass-tema-sortirovka-i-otbor-dannih-prakticheskoe-zadanie-upravlenie-bazoy-dannih-v-subd-access-2815458.html

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access — Базы данных Access

В этом уроке поговорим на тему «Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access».

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Когда записей в таблице становится достаточно много, большое значение приобретает возможность просматривать их выборочно и в определенном порядке.

С помощью инструментов страницы «ленты» «Главная» можно скрыть некоторые столбцы и записи таблицы, а также отсортировать записи по одному или нескольким полям. Для того чтобы спрятать на время выделенный столбец или группу столбцов, раскройте раздел «ленты» «Записи».

Как сделать сортировку по дате в access?
Нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите в открывшемся меню команду «Скрыть столбцы».

Как сделать сортировку по дате в access?
Как сделать сортировку по дате в access?
Как сделать сортировку по дате в access?
Как сделать сортировку по дате в access?
Как сделать сортировку по дате в access?

В открывшемся окне диалога необходимо отметить галочками те столбцы, которые должны отображаться в представлении данных таблицы. Сделанные в окне изменения сразу отображаются в представлении. Отметьте галочкой скрытый столбец и нажмите кнопку «Закрыть».
Как сделать сортировку по дате в access? Как сделать сортировку по дате в access?

Как сделать сортировку по дате в access?
Как сделать сортировку по дате в access?

В списке значений поля уберите значения, которые не должны отображаться путем снятия галочек напротив каждого из значений. Для применения фильтра нажмите кнопку «ОК».

После применения нового фильтра представление данных обновляется. Поле с установленным фильтром маркируется специальным значком в заголовке.

Для временного снятия фильтра с выделенного поля нажмите кнопку «Удалить фильтр».

При снятии фильтра представление тоже обновляется. Повторно нажмите на эту же кнопку, чтобы включить фильтр снова.

  • Для окончательной очистки фильтра щелкните по стрелке в заголовке столбца таблицы и выберите команду «Снять фильтр с Сумма».
  • Чтобы задать условие для фильтра в виде логического выражения, вызовите снова окно настройки сортировки и фильтров.

Список доступных логических операторов будет зависеть от типа данных поля. Раскройте список «Числовые фильтры». Выберите в списке фильтр «Больше…» и, задав величину для сравнения, нажмите кнопку «ОК».

Теперь на экране будут отражаться только записи, содержащие в поле «Сумма» значения не менее двадцати. К отдельному полю можно применить только один простой фильтр, однако для каждого поля можно определить свой.

В этом случае отображаться будут только записи, удовлетворяющие одновременно всем условиям.

Более сложные фильтры, которые могут включать значения нескольких полей одновременно, задаются с помощью команды «Параметры расширенного фильтра».

Параметры фильтра действуют до закрытия таблицы и не теряются при переключении режима отображения. Если сохранить таблицу, примененный фильтр будет доступен и при следующем её открытии.

Включать и выключать сохраненный фильтр можно с помощью кнопки панели навигации «Без фильтра» — «С фильтром», надпись на кнопке отражает текущее состояние поля.

Нажмите на кнопку с надписью «С фильтром», чтобы отключить фильтр.

Для упорядочивания записей в представлении данных таблицы применяется сортировка по текстовым, числовым значениям или по дате. Сортировка позволяет пользователям находить нужные данные, не просматривая все данные подряд.

Записи можно сортировать по одному или нескольким полям. Для установки порядка сортировки по возрастанию значений поля нажмите кнопку «По возрастанию».
Для сортировки по убыванию значений нажмите кнопку «По убыванию».

  1. Для отмены сортировки по всем полям сразу нажмите кнопку «Очистить все сортировки».

В Microsoft Office Access записи сортируются по возрастанию или по убыванию без учета регистра. Порядок сортировки чисел, текста и специальных знаков зависит от выбранных параметров языка и стандартов для данного компьютера.

При сортировке по нескольким полям сразу результат будет зависеть от порядка применения режима сортировки к этим полям.

В случае, когда надо найти одну или несколько записей по фрагменту текста, входящему в одно из их полей, можно воспользоваться стандартным средством поиска Microsoft Office Access. Нажмите кнопку «Найти» на странице «ленты» «Главная».

  • В окне диалога «Поиск и замена» необходимо задать образец для поиска и выбрать нужные параметры поиска, например, задать область совпадение образца с любой частью поля, просмотр по всем записям.
  • Для перехода на следующую найденную запись нажмите кнопку «Найти далее».
  • После завершения поиска закройте окно.

Источник: https://accesshelp.ru/filtracija-sortirovka-i-poisk-dannyh-v-microsoft-access/

Сортировка дней рождений

75091 04.11.2015 Скачать пример

Во многих компаниях принято отмечать дни рождения сотрудников или поздравлять с ДР клиентов, предлагая скидки именинникам. И тут же возникает проблема: если в компании ощутимо большое количество сотрудников/клиентов, то сортировка их списка по дате рождения дает не совсем желательный результат:

Как сделать сортировку по дате в access?

Поскольку Microsoft Excel воспринимает любую дату как числовой код (количество дней с начала века до текущей даты), то сортировка идет, на самом деле, по этому коду. Таким образом мы получаем на выходе список по порядку «старые-молодые», но из него совсем не видно у кого в каком месяце день рождения.

Читайте также:  Как сделать накладную в Word?

Способ 1. Функция ТЕКСТ и дополнительный столбец

Для решения задачи нам потребуется еще один вспомогательный столбец с функцией ТЕКСТ (TEXT), которая умеет представлять числа и даты в заданном формате:

Как сделать сортировку по дате в access?

В нашем случае формат «ММ ДД» означает, что нужно отобразить из всей даты только двузначные номер месяца и день (без года).

Теперь простая сортировка по вспомогательному столбцу (вкладка Данные — Сортировка) как раз и даст нужный результат:

Как сделать сортировку по дате в access?

Вуаля!

Для полноты ощущений можно добавить к отсортированному списку еще автоматическое отчеркивание месяцев друг от друга горизонтальной линией.

Для этого выделите весь список (кроме шапки) и выберите на вкладке Главная команду Условное форматирование — Создать правило (Home — Conditional formatting — Create Rule).

В открывшемся окне выберите нижний тип правила Использовать формулу для определения форматируемых ячеек и введите следующую формулу:

Как сделать сортировку по дате в access?

Эта формула проверяет номер месяца для каждой строки, и если он отличается от номера месяца в следующей строке, то срабатывает условное форматирование. Нажмите кнопку Формат и включите нижнюю границу ячейки на вкладке Границы (Borders). Также не забудьте убрать лишние знаки доллара в формуле, т.к. нам нужно закрепить в ней только столбцы.

После нажатия на ОК к нашей таблице добавятся симпатичные разделительные линии по месяцам:

Как сделать сортировку по дате в access?

Способ 2. Сводная таблица с группировкой

Этот способ вместо дополнительных столбцов и функций задействует супермощный инструмент Excel — сводные таблицы. Выделите ваш список и на вкладке Вставка (Insert) нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table), а затем ОК в появившемся окне. Перетащите поле с датой в область строк — Excel выведет на листе список всех дат в первом столбце:

Как сделать сортировку по дате в access?

Щелкните правой кнопкой мыши по любой дате и выберите команду Группировать (Group). В следующем окне убедитесь, что выбран шаг группировки Месяцы и нажмите ОК. Получим список всех месяцев, которые есть в исходной таблице:

Как сделать сортировку по дате в access?

Теперь, чтобы увидеть у кого именно из сотрудников день рождения приходятся на конкретный месяц, перетащите поле с именем сотрудника и бросьте его под поле с датой в область строк:

Как сделать сортировку по дате в access?

Задача решена, и не нужно возиться с формулами. Единственный минус этого варианта в том, что Excel не умеет группировать столбцы с пустыми ячейками, т.е. вы должны иметь полностью заполненный датами столбец в исходной таблице.

Ну, вот — можно идти собирать деньги с коллег на очередной тортик или закупать подарки для любимых клиентов 🙂

Ссылки по теме

Источник: https://www.planetaexcel.ru/techniques/6/232/

Как сортировать данные в Access 2016 — манекены 2019

Как сделать сортировку по дате в access?

Очень мало баз данных доступа организованы в приятные удобные алфавитные списки. Вы не вводите свои записи в алфавитном порядке; вы вводите их в том порядке, в котором они приходят к вам. Итак, что вы делаете, когда вам нужен список продуктов в порядке номеров продуктов или список адресов в почтовом индексе прямо сейчас?

Сортировка по одному полю

Решение лежит в командах сортировки, которые невероятно просты в использовании. Команды сортировки находятся на вкладке «Главная лента» в разделе «Сортировка и фильтрация». Две кнопки (Восходящий и нисходящий) выполняют работу достаточно хорошо:

  • Сортировка по возрастанию сортирует ваши записи сверху вниз:
    • Записи, начинающиеся с A , начинаются с начала, а записи, начинающиеся с Z, заканчиваются.
    • Если ваше поле содержит числовые данные (независимо от того, являются ли они истинными числами или короткими текстовыми полями, хранящими почтовые индексы или валютные поля, хранящие цены), сортировка по возрастанию ставит их в порядке от самого низкого до наивысшего.
  • Сортировка Descending сортирует ваши записи снизу вверх:

    • Записи, начинающиеся с Z , находятся вверху, а записи, начинающиеся с A находятся в нижней части списка.
    • Если ваше поле содержит числовые данные, сортировка по убыванию помещает записи в порядке от самого большого числа до самого низкого.

Если после сортировки по восходящему или нисходящему порядку вы хотите вернуть вещи так, как они были — в порядке до нажатия любой из этих кнопок — нажмите кнопку «Удалить сортировку», расположенную чуть ниже кнопок «Восходящий и нисходящий» в группу Sort & Filter.

Сортировка по нескольким полям

Что делать, если вы хотите сортировать по нескольким полям — например, по почтовому индексу, а затем в этом роде вы хотите, чтобы все люди с одинаковым почтовым индексом появится в поле «Фамилия»? Или, может быть, вы хотите отсортировать всех своих клиентов по полю «Статус», а затем в каждой группе клиентов, которая создает, сортировать по текущему балансу? Вам нужно будет использовать следующие шаги, чтобы вставить один тип внутри другого.

Вы можете сортировать несколько столбцов одновременно:

  1. Нажмите заголовок первого столбца для сортировки.

    Весь столбец выделен.

  2. Удерживая клавишу Shift, щелкните заголовок последнего столбца для сортировки.

    Все столбцы от первого до последнего выделены.

    • Выберите либо «Сортировка по возрастанию», либо «Сортировка по убыванию».
    • Сортировка всегда выполняется слева направо.
    • Другими словами, вы не можете сортировать содержимое четвертого столбца и внутри этого содержимого третьего столбца.

Сортировка имеет свою особенность при работе с числами в текстовом поле.

При сортировке поля, которое содержит числа, смешанные с пробелами и буквами (например, уличные адреса), Access присваивает номера, как если бы они были буквами, не номерами.

Такое поведение означает, что Access ставит (скажем) «1065 W. Orange Street» до «129 Mulberry Street». «(Благодаря тому, что ваш компьютер сортирует информацию, 0 во второй позиции 1065 идет до 2 во второй позиции 129.)

Источник: https://ru.howtodou.com/how-to-sort-data-in-access-2016

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2002

Данные, которые хранятся в таблицах базы данных, могут быть эффективно использованы только при условии если существуют простые и доступные средства поиска нужной информации.

Таблицы могут содержать огромное число записей, и хорошая СУБД должна обеспечить возможность быстро и легко найти и отобрать среди них нужные.

Access 2002 является в этом отношении примером того, как можно при выполнении этих операций обеспечить максимальное удобство для пользователей и в то же время эффективность обработки больших объемов данных.

Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены.

Вы привыкли к тому, что табличные данные упорядочены по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа. Но в разных ситуациях мы хотели бы сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). В идеале это должно выполняться легким движением руки. Именно так и позволяет делать Access.

По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу.

Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).

Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню (рис. 2.55) соответствующую команду.

Таким образом можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать – нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE.

Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил.

  • При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми.
  • Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули.
  • При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки.

Как сделать сортировку по дате в access?
Рис. 2.55. Контекстное меню в режиме таблицы

Замечание
Порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диалоговом окне Параметры (Options) при создании базы данных.

Чтобы изменить эту настройку, необходимо выбрать в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), открыть вкладку Общие (General) и в поле Порядок сортировки базы данных (New database sort order) выбрать нужный язык (см. гл. 14).

Совет
Процесс сортировки значительно ускоряется, если предварительно по данному полю был построен индекс.

Если вы изменили порядок сортировки записей в таблице, а потом решили ее закрыть, Access запрашивает, хотите ли вы сохранить изменения макета.

Если вы ответите Да (Yes), то новый порядок сортировки сохранится и воспроизведется, когда таблица будет открыта в следующий раз.

Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выполнить команду меню Записи, Удалить фильтр (Records, Remove Filter/Sort).

Иногда нужно выполнить сортировку по значению нескольких полей. Для этого переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались, во-первых, рядом, а во-вторых, с учетом приоритетов, – приоритеты устанавливаются слева направо, т. к.

первыми будут сортироваться значения в крайнем левом столбце.

После этого нужно выделить все столбцы и нажать, соответственно, кнопку Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов.

Источник: http://samoychiteli.ru/document18023.html

Сортировка и фильтрация записей в Access

Access 2010 дает вам возможность работать с огромным количеством данных, а это значит, что вам может быть сложно узнать что-либо о вашей базе данных, просто взглянув на нее. Сортировка и фильтрация — это два инструмента, которые позволяют настроить, как вы организуете и просматриваете свои данные, что делает его более удобным для работы.

Из этой статьи вы узнаете, как сортировать и фильтровать записи.

О сортировке и фильтрации

По сути, сортировка и фильтрация — это инструменты, которые позволяют организовать ваши данные. Когда вы сортируете данные, вы приводите их в порядок . Фильтрация данных позволяет скрыть неважные данные и сосредоточиться только на данных, которые вас интересуют.

Сортировка записей

Когда вы сортируете записи, вы вводите их в логический порядок , с похожими данными, сгруппированными вместе . В результате сортированные данные часто проще читать и понимать, чем несортированные данные.

Читайте также:  Как сделать фон формы в access?

По умолчанию Access сортирует записи по их идентификационным номерам . Однако есть много других способов записи записей.

Например, информация в базе данных, принадлежащей пекарне, может быть отсортирована несколькими способами:

  • Заказы можно сортировать по дате заказа или по фамилии клиентов, разместивших заказы.
  • Клиенты могут сортироваться по имени или по городу или почтовому индексу, где клиенты живут.
  • Продукты можно сортировать по названию, категории (пироги, пирожные, кексы и т.д.) или цене.

Вы можете сортировать как текст, так и цифры двумя способами: в порядке возрастания и убывания . Восходящий означает идти вверх , так что при сортировке по возрастанию устроят цифры от наименьшего до наибольшего и текста от А до Z .

По убыванию означает спуск или наибольшее значение для чисел и от Z до A для текста.

Сортировка идентификационного номера по умолчанию, отображаемая в ваших таблицах, является восходящей сортировкой, поэтому сначала отображаются наименьшие идентификационные номера.

В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.

Для сортировки записей:

  1. Выберите поле в ячейке, которую вы хотите сортировать. В этом примере мы сортируем по фамилиям клиентов.
  2. Перейдите на вкладку « Главная » на ленте и найдите группу « Сортировка и фильтр ».
  3. Отсоедините поле, выбрав команду « Восходящий» или « Убывание» .
    • Выберите «Восходящий» для сортировки текста от A до Z или для сортировки чисел от наименьшего до самого большого. Мы выберем это в нашем примере, потому что мы хотим, чтобы последние имена были в порядке A-to-Z.
    • Выберите «Спуск», чтобы отсортировать текст от Z до A или отсортировать номера от самых больших до самых маленьких.
  4. Теперь таблица будет отсортирована по выбранному полю.
  5. Чтобы сохранить новый вид, нажмите кнопку « Сохранить» на панели быстрого доступа.

После сохранения сортировки записи будут отсортированы таким образом, пока вы не выполните другой сортировку или не удалите текущий. Чтобы удалить сортировку, просто нажмите команду «Удалить сортировку».

Фильтрация записей

Фильтры позволяют просматривать только те данные, которые вы хотите просмотреть . Когда вы создаете фильтр, вы устанавливаете критерии для данных, которые хотите отобразить. Затем фильтр выполняет поиск всех записей в таблице, находит те, которые соответствуют вашим критериям поиска, и временно скрывает те, которые этого не делают.

Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны.

Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт.

Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.

В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.

Чтобы создать простой фильтр:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы будем фильтровать по городу, потому что мы хотим увидеть список клиентов, которые живут в определенном городе.
  2. Появится раскрывающееся меню с контрольным списком. В отфильтрованные результаты будут включены только проверенные элементы. Используйте следующие параметры, чтобы определить, какие элементы будут включены в ваш фильтр:
    • Выберите и снимите флажки по одному, установив флажки. Здесь мы отменим выбор всех параметров, кроме Cary .
    • Нажмите «Выбрать все», чтобы включить каждый элемент в фильтр. При нажатии кнопки «Выбрать все» второй раз снимите все элементы.
    • Нажмите «Пусто», чтобы настроить фильтр для поиска только записей без данных в выбранном поле.
  3. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен. В таблице наших клиентов теперь отображаются только клиенты, которые живут в Кэри.

Переключение фильтра позволяет включать и выключать его. Чтобы просмотреть записи без фильтра, просто нажмите кнопку Toggle Filter . Чтобы восстановить фильтр, щелкните его еще раз.

Создание фильтра из выделения

Фильтрация по выбору позволяет выбрать конкретные данные из таблицы и найти данные , которые похожи или непохожи на него.

Например, если вы работаете с базой данных в пекарне и хотите найти все продукты, чьи имена содержат слово шоколад , вы можете выбрать это слово в одном имени продукта и создать фильтр с этим выбором.

Создание фильтра с выбором может быть более удобным, чем создание простого фильтра, если поле, в котором вы работаете, содержит много элементов.

Чтобы создать фильтр из выделения:

  1. Выберите ячейку или данные, с которыми вы хотите создать фильтр. Мы хотим увидеть список всех продуктов, содержащих слово « шоколад» в их именах, поэтому в поле «Название продукта» мы выберем слово «шоколад».
  2. Выберите вкладку « Главная » на ленте и найдите группу «Сортировка и фильтр».
  3. Нажмите стрелку раскрывающегося списка «Выбор».
  4. Выберите тип фильтра, который вы хотите настроить:
    • Содержит только записи с ячейками, которые содержат выбранные данные. Мы выберем это, потому что хотим видеть записи, содержащие слово « шоколад» в любом месте названия.
    • Не содержит все записи, кроме тех, которые содержат ячейки, содержащие выбранные данные.
    • Ends With включает только записи, данные которых для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
    • Не заканчивается. Включает все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
  5. Фильтр будет применен. В нашей таблице теперь отображаются только продукты со словом шоколад в их именах.

Создание фильтра из поискового запроса

Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.

Фильтрация текста по поисковому запросу

При фильтрации текста, введя слово для поиска, вы можете использовать некоторые из тех же параметров , которые вы используете при фильтрации с помощью выбора, как Содержит , Не содержит , Ends С , и не заканчивается . Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:

  • Равные значения , которые включают только записи с данными, которые идентичны выбранным данным
  • Не равен , что включает все записи, кроме данных, которые идентичны выбору
  • Начинается с , который включает только записи, данные которых для выбранного поля начинаются с поискового запроса
  • Не начинается с , включая все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля начинаются с поискового запроса

Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице заказов, чтобы отображать только те, которые содержат заметки с определенной информацией, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Примечания» .
  2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Text Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр должен соответствовать введенному вами термину. В этом примере мы хотим просмотреть только записи, чьи заметки указывают, что заказ был размещен для стороны. Мы выберем Contains, чтобы мы могли искать записи, содержащие слово party.
  3. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите слово, которое вы хотите использовать в своем фильтре.
  4. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

Фильтрация чисел с поисковым термином

Процесс фильтрации номеров с поисковым термином аналогичен процессу фильтрации текста. Однако при работе с числами доступны различные параметры фильтрации. В дополнение к Равно и не равно , вы можете выбрать:

  • Больше, чем включать только записи с числами в этом поле, которые больше или равны числу, которое вы вводите
  • Меньше, чем включать только записи с номерами в этом поле, которые меньше или равно числу, которое вы вводите
  • Между включениями записей с цифрами, которые попадают в определенный диапазон

Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице пунктов меню по цене, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Цена» .
  2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Number Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр будет соответствовать вашему поисковому запросу. В этом примере мы хотим создать фильтр, который покажет нам только недорогие предметы. Мы хотим видеть предметы под определенной ценой, поэтому мы выберем Less Than .
  3. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите число или цифры, которые вы хотите использовать в своем фильтре. Мы напечатаем 5, чтобы фильтр показывал нам только пункты меню, стоимость которых не превышает 5 долларов.
  4. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.

Источник: https://maxfad.ru/ofis/ms-access/459-sortirovka-i-filtratsiya-zapisej-v-access.html

Сортировка данных в запросе

В
Access
существует несколько способов сортировки
данных, отобранных посредством запроса.
Быстро выполнить сортировку в ок­не
запроса позволяют команда Сортировка
из меню Записи,
а также кнопки По
возрастанию
и
По убыванию

панели инструментов.

Для это­го следует
включить в запрос поля таблицы, по
которым будут рас­сортированы записи,
и определить способ сортировки — по
возраста­нию или по убыванию. Данные
можно упорядочить по алфавиту, а так­же
по убыванию или возрастанию.

При
алфавитно-цифровой сортировке по
возрастанию данные сортируются в таком
порядке: сначала — эле­менты, начинающиеся
со знаков пунктуации или специальных
симво­лов, затем — элементы, начинающиеся
с цифр, а затем — элементы, которые
начинаются с букв.

Сортировка данных
в таблице по содержимому только одного
столбца не всегда приводит к желаемым
результатам, поэтому иногда требуется
осуществлять сортировку по содержимому
нескольких по­лей.

Примечание:Чтобы
ускорить сортировку, следует размещать
рядом поля, данные которых необходимо
рассортировать.

Через
окно запроса в исходную таблицу можно
вставить новые записи, как при заполнении
таблицы. Добавляемые или изменяемые
данные помещаются в таблицу, на основе
которой создан запрос. В результате
ввода новых данных в таблицу может
нарушиться порядок следования данных
в запросе. Для восстановления порядка
необходи­мо повторить вызов запроса
и сортировку данных.

Выполнить
сортировку данных можно и в окне
конструктора зап­росов. Для этого
необходимо нажать кнопку Открыть
на вкладке Зап­росы
окна базы данных.

В окне выбора таблиц
отметить имя таблицы, в которой следует
выполнить сортировку данных, после чего
нажать кнопки
Добавить
и
Закрыть.

Отметить в списке все имена полей, дважды
щелкнув на заголовке списка, и переместить
его в QBE-об­ласть.

Для нужного полязадать в
строке
Сортировка

способ сорти­ровки.
Сохранить запрос.

Читайте также:  Как сделать разную нумерацию страниц в word 2013?

Применение специальных критериев

До
сих пор мы рассматривали запросы,
выполняющие отбор полей таблицы. При
создании запроса можно задать
дополнительные крите­рии, вследствие
чего он будет осуществлять отбор только
нужных сведений в каждом поле .Для
формирования такого запроса необходимо
в QBE-области
ввести значение в ячейку, расположенную
на пересе­чении строки Условия
отбора
и
колонки с нужным именем.

Критерии,
устанавливаемые в QBE-области,
необходимо заклю­чать в кавычки. Если
Access
идентифицирует введенные символы как
критерий отбора, то заключает их в
кавычки автоматически, а если нет, то
сообщает о синтаксической ошибке.
Программа Access
не мо­жет распознать как критерий
комбинацию символов и знаков подста­новки.

Примечание:В
запросах символы подстановки * и ?
применяются так же, как и во всех
приложениях Microsoft Office 97. Символ звездочки
заменяет любое количество букв или
цифр, а знак вопроса — только один символ.

Все
строки в QBE-области,
расположенные под строкой Условия
отбора
,
служат для задания критериев отбора.
Таким образом, для одного поля можно
определить два, три и более критериев
отбора данных. По умолчанию все элементы
критерия объединяются операто­ром
ИЛИ.
Это значит, что запрос выберет те записи,
которые соот­ветствуют хотя бы одному
критерию.

Чтобы
объединить несколько условий отбора
оператором И,
сле­дует привести их в одной строке.

Например, если необходимо выб­рать
записи из таблицы Зарплата,
в которых указаны оклады от 310 до 1500, то
в столбце Оклад
надлежит ввести следующий критерий:Bet­ween310
and
1500
. Другой
формой записи этого критерия является
выражение >310
And

Источник: https://studfile.net/preview/3180581/page:13/

Сортировка данных в SQL (ORDER BY)

При выборке данных бывает важно получить их в определенном упорядоченном виде. Сортировка может быть выполнена по любым полям с любым типом данных. Это может быть сортировка по возрастанию или убыванию для числовых полей.

Для символьных (текстовых) полей это может быть сортировка в алфавитном порядке, хотя по сути, она так же является сортировкой по возрастанию или убыванию.

Она так же может быть выполнена в любых направлениях – от А, до Я, и наоборот от Я, до А.

  • Суть процесса сортировки заключается к приведению последовательности к определенному порядку. Подробней о сортировки можно узнать в статье «Алгоритмы сортировки» Например, сортировка произвольной числовой последовательности по возрастанию:
  • 2, 4, 1, 5, 9
  • должна привести к упорядоченной последовательности:
  • 1, 2, 4, 5, 6
  • Аналогично, при сортировке по возрастанию строковых значений:
  • Иванов Иван, Петров Петр, Иванов Андрей
  • результат должен быть:
  • Иванов Андрей, Иванов Иван, Петров Петр

Здесь строка «Иванов Андрей» перешла в начало, так как сравнение строк производится посимвольно. Обе строки начинаются одинаковых символов «Иванов «. Так как символ «А» в слове «Андрей» идет раньше в алфавите, чем символ «И» в слове «Иван», то эта строка будет поставлена раньше.

Сортировка в запросе SQL

Для выполнения сортировки в строку запроса нужно добавить команду ORDER BY. После этой команды указывается поле, по которому производится сортировка.

Для примеров используем таблицу товаров goods:

num(номер товара) title(название) price(цена)
1 Мандарин 50
2 Арбуз 120
3 Ананас 80
4 Банан 40
  1. Данные здесь уже упорядочены по столбцу «num». Теперь, построим запрос, который выведет таблицу с товарами, упорядоченными в алфавитном порядке:
  2. SELECT FROM ORDER BY
  3. SELECT * FROM goods – указывает выбрать все поля из таблицы goods;
  4. ORDER BY – команда сортировки;
  5. title – столбец, по которому будет выполняться сортировка.
  6. Результат выполнения такого запроса следующий:
num title price
3 Ананас 80
2 Арбуз 120
4 Банан 40
1 Мандарин 50

Так же можно выполнить сортировку для любого из полей таблицы.

Направление сортировки

По умолчанию, команда ORDER BY выполняет сортировку по возрастанию. Чтобы управлять направлением сортировки вручную, после имени столбца указывается ключевое слово ASC (по возрастанию) или DESC (по убыванию). Таким образом, чтобы вывести нашу таблицу в порядке убывания цен, нужно задать запрос так:

  • SELECT FROM ORDER BY DESC
  • Сортировка по возрастанию цены будет:
  • SELECT FROM ORDER BY ASC

Сортировка по нескольким полям

SQL допускает сортировку сразу по нескольким полям. Для этого после команды ORDER BY необходимые поля указываются через запятую. Порядок в результате запроса будет настраиваться в той же очередности, в которой указаны поля сортировки.

column1 column2 column3
3 1 c
1 3 c
2 2 b
2 1 b
1 2 a
1 3 a
3 4 a

Отсортируем таблицу по следующим правилам:

SELECT FROM ORDER BY ASC, DESC, ASC

Т.е. первый столбец по возрастанию, второй по убыванию, третий опять по возрастанию. Запрос упорядочит строки по первому столбцу, затем, не разрушая первого правила, по второму столбцу. Затем, так же, не нарушая имеющихся правил, по третьему. В результате получится такой набор данных:

column1 column2 column3
1 3 a
1 3 c
1 2 a
2 2 b
2 1 b
3 1 a
3 1 c

Порядок команды ORDER BY в запросе

Сортировка строк чаще всего проводится вместе с условием на выборку данных. Команда ORDER BY ставится после условия выборки WHERE. Например, выбираем товары с ценой меньше 100 рублей, упорядочив по названию в алфавитном порядке:

SELECT FROM WHERE < ORDER BY ASC

Источник: https://space-base.ru/library/?book=75

Сортировка информации в базе данных Ms Access

Цели урока:

Образовательные

  • совершенствовать умение работать с базами данных;
  • раскрыть возможности применения сортировки в базе данных в программе Microsoft Access.

Развивающие

Развивать:

  • логическое мышление, память, познавательный интерес;
  • формирование логических знаний;
  • умение анализировать, творческий потенциал  учащихся.

Воспитательные

Приучать:

  • к правильному поведению в компьютерном классе;
  • воспитывать информационную культуру;
  • к умению общаться, прививать аккуратность.

Методы обучения

  • словесные – беседа.
  • наглядные – демонстрация работы программ.
  • практические – выполнение сортировки.

Оборудование урока

  • Компьютерный класс (6 ПК)
  • Мультимедиа проектор
  • Доска
  • ПО: ОС Windows’XP, Microsoft Access
  • Готовые базы данных в Microsoft Access.
  • ХОД УРОКА
  • ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ   ЭТАП
  • СООБЩЕНИЕ ТЕМЫ И ПОСТАНОВКА  ЦЕЛИ УРОКА
  • Сегодня на уроке мы продолжим работу с базами данных в программе Microsoft Access и выполним на практике сортировку в БД.
  • Цель урока: Совершенствовать практическое применение баз данных и раскрыть их возможность для сортировки и поиска информации в БД.
  • Актуализация знаний и умений
  • — Давайте вспомним, что мы делали на последнем занятии?
  • — выполняли ввод и редактирование данных в созданной базе данных.
  • — Какие два режима отображения таблиц вы знаете?

— Уже созданную таблицу можно открыть в режиме ввода и отображения данных и в режиме конструктора. Покажите, как это сделать.

  1. — Подойдите пожалуйста к моему компьютеру и добавьте запись в предложенную БД
  2. — Какой значок показывает, что запись была изменена?
  3. — Значок пишущего карандаша слева от измененной записи.
  4. ИЗУЧЕНИЕ НОВОГО МАТЕРИАЛА
  5. — Переходим к теме нашего урока – сортировке данных.
  6. — Ребята, скажите, всегда ли данные расположены в удобном для восприятия виде?
  7. — Иногда данные расположены не в том порядке, в каком нужно.
  8. — Сейчас мы узнаем, какие действия можно и нужно выполнить, чтобы достигнуть определенной цели по сортировке и поиску нужных данных.
  9. Сортировка данных – это процесс упорядочения записей в таблице.

Ключ сортировки — поле, по значению которого производится сортировка записей. Ключей сортировки может быть несколько, тогда они называются первичным, вторичным и т. д.

Данные, хранящиеся в базе данных, можно отсортировать. Для этого необходимо указать поле, по которому будет проводиться сортировка (например, Фамилия), и вид сортировки (например, По возрастанию).

В результате такой операции все сведения будут представлены в алфавитном порядке по фамилиям учащихся. Если тип поля — числовой, то записи рассредоточатся по возрастанию или убыванию значений этого поля.

Сначала следует выделить поле, по которому надо произвести сортировку данных (т. е. надо выделить весь столбец нашей таблицы), для чего достаточно щелкнуть на имени поля в заголовке таблицы. Затем нужно щелкнуть на одной из двух кнопок: А/Я или Я/А.

С помощью первой из этих кнопок производится сортировка текстовых данных по алфавиту, а числовых — по возрастанию, с помощью второй данные сортируются в обратном порядке.

Сортировку данных в режиме таблицы рассмотрим на примере БД «Звезды» (Приложение 2).

Выделим текстовое поле Название звезды и выберем Записи — Сортировка по возрастанию. Все записи будут отсортированы по алфавиту относительно поля Название звезды.

Теперь узнаем о самой маленькой и самой большой звезде. Для этого проведем сортировку данных по полю Звездная величина.

  • Выполним теперь сортировку по полям Температура, Расстояние в световых годах.
  • Закрепление изученного материала
  • самостоятельная работа
  • — А теперь, самостоятельно, каждый за компьютером  выполните сортировку данных в БД «Книжный Интернет-магазин» (Приложения 3)
  • ДОМАШНЕЕ   ЗАДАНИЕ
  • Запишите домашнее задание:
  • подготовить схему и данные для создания и наполнения базы данных по школьной тематике или по интересующей тематике.

Предлагаю вам список тем для создания БД. (Приложение 4).

Ваша База данных должна будет содержать не менее 5 полей и 10 записей.

ПОДВЕДЕНИЕ  ИТОГОВ

— Подведём итог сегодняшней работы. Кто напомнит, какова была тема сегодняшнего урока?

  1. — Сортировка информации в базе данных в программе Microsoft Access.
  2. — Что такое сортировка данных?
  3.  — Сортировка данных – это процесс упорядочения записей в таблице.
  4. — Что такое ключ сортировки?
  5. — Ключ сортировки — поле, по значению которого производится сортировка записей.
  6. — Сколько может быть ключей сортировки?

— Ключей сортировки может быть несколько, тогда они называются первичным, вторичным и т. д..

  • — Целью нашего урока было — раскрыть возможность сортировки данных для их упорядочения.
  • Какие возможности этих действий мы рассмотрели?
  • — сортировка по возрастанию.
  • — сортировка по убыванию.

Сегодня на уроке все хорошо работали и получили оценки.  На следующем занятии будем учиться осуществлять поиск в базах данных.

  1. Спасибо за работу, до свидания!
  2. Далее в документе:
  3. — Приложение 1 БД «Ученики»
  4. — Приложение 2. БД «Звезды»
  5. — Приложение 3. БД «Книжный Интернет-магазин»

— Приложение 4. Список тем для создания БД.

Источник: https://videouroki.net/razrabotki/sortirovka-informatsii-v-baze-dannykh-ms-access.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector