Как сделать реестр договоров в Excel?

Реестр договоров — это свод сведений о сделках, совершенных по правилам 44-ФЗ или 223-ФЗ. По каждому закону Казначейство ведет отдельную базу данных.

Реестр договоров (или контрактов) создан для систематизации сделок, подписанных в рамках 44-ФЗ. Он находится на сайте Единой информационной системы (ЕИС). Порядок предоставления сведений не зависит от источника финансирования.

Все заказчики (или уполномоченные лица), компании, относящиеся к бюджетному, государственному и муниципальному финансированию, обязаны предоставлять данные на портал. Из них формируют реестр по 44 ФЗ.

Сведения и документы в электронном виде обязаны направлять заказчики — государственные, муниципальные и бюджетные организации, автономные учреждения, государственные и муниципальные унитарные предприятия, осуществляющие закупки по ч. 5 ст. 15 44-ФЗ.

Единственное исключение — сведения о контракте, который относится к государственной тайне. Для них существует отдельная база. Перечень того, что относится к гостайне, регулирует ст. 9 Закона «О государственной тайне».

За непредставление данных грозит административная ответственность. Штраф на ответственное лицо или руководителя — 20 000 руб. (ч. 2 ст. 7.31, ст. 2.4 КоАП РФ). А если данные не переданы в Казначейству, контракт нельзя оплатить.

После подписания, документам присваивают номер, который позволяет идентифицировать сделку. Унифицированной формы архива нет, традиционно создают образец реестра договоров в Excel. Это простая форма, которую разрабатывают, учитывая особенности компании.

Обязательные данные

В частях 2 и 3 статьи 103 44-ФЗ сказано, что нужно обязательно отразить:

  • наименование и данные о заказчике и поставщике;
  • финансирование;
  • каким способом выбирается поставщик;
  • даты аукционов и заключения контрактов;
  • описание объекта сделки;
  • идентификационный код закупки ИКЗ — набор из 36 цифр, который помогает идентифицировать сделку;
  • копии документов;
  • решение врачебной комиссии, если необходимо.

Дополнительно отражаются все изменения, этапы исполнения или расторжение. В процессе исполнения в программе надо фиксировать сведения о поставке товара и его оплате, информацию о наступлении гарантийного случая, о начислении неустойки и т.д.

Как сделать запись в реестре контрактов

Если сделка осуществлена по 44 ФЗ, заказчик передает сведения о ней в Федеральное казначейство через систему «Электронный бюджет». Работу необходимо начинать с кнопки «Сформировать информацию о контракте»

Как сделать реестр договоров в excel?

Во вкладку «Общая информация» необходимо вносить сведения об основании для подписания контракта, сведений о заказчике и общие данные.

Как сделать реестр договоров в excel?

Программа позволяет искать и выбирать из существующего списка, для этого используйте кнопку «Найти». Если поиск делать в личном кабинете, то результаты отображаются с учетом информации об организации. Например, можно найти уполномоченный орган для компании.

Как сделать реестр договоров в excel?

Выбор параметра «Закупка у единственного поставщика» покажет только такие закупки. Среди всех результатов поиска можно выделить нужную позицию и нажать «Выбрать». Но позицию можно выбрать только одну.

Как сделать реестр договоров в excel?

После указания номера извещения, все поля заполнятся автоматически. Редактировать их нельзя. Если конкурс признан несостоявшимся, то система позволяет перенести его в контракты с единственным поставщиком. Для этого во вкладке «Общие данные» заполните поле «Основание заключения контракта с единственным поставщиком».

Как сделать реестр договоров в excel?

Если в закупке несколько лотов, а несостоявшимся признан только один, то для каждого лота можно указать свою информацию.

Как работать в реестре договоров по 223-ФЗ

Реестр договоров 223 ФЗ содержит информацию обо всех сделках, которые заключены в рамках этого закона. Исключением является:

  • если сведения о сделке относятся к гостайне,
  • если сумма сделки менее 100 000 руб. (для крупных заказчиков, оборот которых превышает 5 млрд. руб, порог составляет 500 000 руб.).

Ведение реестра договоров по 223 ФЗ осуществляет Федеральное Казначейство или уполномоченный орган. Данные передаются через «Электронный бюджет». Заказчику нужно заполнить формы или передать сведения из ЕИС, загрузив соответствующее извещение.

Что передавать

В зависимости от того, на каком этапе передаются сведения, различаются и передаваемые данные. Рассмотрим, как правильно вести реестр договоров. Если сделка только состоялась, необходимо передать:

  • наименование заказчика;
  • сведения о второй стороне;
  • способ и форму закупки;
  • извещение (если оно было);
  • данные о подведении итогов;
  • информацию о самом договоре (в т.ч. его копию).
  • привлекались ли субъекты малого и среднего предпринимательства.

Данные довносятся, если в процессе исполнения привлечены субподрядчики. В этом случае надо передавать информацию о предмете и цене сделки, а также сведения о субподрядчиках: наименование (или ФИО), адрес и ИНН, информацию, что субподрядчик относится к СМП.

В какие сроки нужно передать информацию

Сведения о новом договоре и о субподряде надо передать в течение 3 рабочих дней. Сведения об изменении данных или о расторжении передаются в течение 10 дней. Необходимо указать, что именно изменилось: поменялась ли цена, объем или срок договора.

При расторжении обязательно указывается причина, уточняется было ли расторжение в судебном порядке, односторонний отказ или соглашение сторон. Необходимо прикладывать документы, подтверждающие изменения. На передачу данных об исполнении сделки дается 10 дней.

Если договор исполнялся поэтапно, то информация передается после завершения каждого этапа. Необходимо прикладывать подтверждение оплаты и выполнения условий сделки.

Как передать сведения

Для передачи данных войдите в личный кабинет в системе «Электронный бюджет». Работа начинается в нажатия на ссылку «Реестр договоров». Затем нажмите на гиперссылку «Создать информацию о договоре».

Как сделать реестр договоров в excel?

После выбора организации можно воспользоваться формой поиска.

Как сделать реестр договоров в excel?

Для сохранения введённых данных нажмите «Сохранить». Для перехода к следующему блоку — «Далее». Чтобы ввести данные о поставщике — «Добавить».

Как сделать реестр договоров в excel?

После заполнения информации о поставщике надо нажать на кнопки «Завершить» и «Далее». Это позволит перейти к «Информации о предмете договора».

Как сделать реестр договоров в excel?

Для добавления информации в таблицу нажмите на «Добавить позицию в таблицу». Когда изменения внесены, нажмите на кнопку «Закрыть форму» и ответьте «Да» на вопрос о сохранении.

Как сделать реестр договоров в excel?

После этого можно прикрепить файлы.

Источник: https://gozakaz.ru/reestr-dogovorov-chto-eto-i-kak-s-nim-rabotat/

Реестр договоров

Модуль Документы в программе IT Audit предназначен для ведения реестра договоров с контрагентами и учета трудовых договоров.

Как сделать реестр договоров в excel?

Учет и регистрация договоров в журнале договоров IT Audit

Программа IT Audit работает через офисное приложение и Web-интерфейс

Удобный реестр договоров и документов

Программа позволяет организовать удобное ведение реестра договоров, в том числе и по нескольким организациям. Наряду с договорами в программу могут быть внесены и любые документы.

Договоры и документы вносятся несколькими способами:

  • прикрепление готового файла договора (например, скан договора или договор в текстовом файле Word)
  • создание файла договора на основании шаблона договора

Как сделать реестр договоров в excel?

Реестр договоров

В списке договоров настраиваются необходимые колонки

Таблица со списком договоров настраивается с учетом необходимых полей:

  • рубрика документа
  • организация, от имени которой заключен договор
  • сторона договора: контрагент, сотрудник организации
  • дата и номер регистрации договора по собственной системе регистрации
  • дата и номер регистрации договора по системе регистрации контрагента
  • сумма договора

Как сделать реестр договоров в excel?

Доступные колонки в журнале договоров

Классификация договоров по рубрике

Чтобы быстро отобрать договоры или документы определенного типа, в программе используется столбец рубрика договора. Например, в качестве рубрики документа обычно используют следующие значения:

  • договор поставки
  • договор аренды
  • трудовые договоры
  • приказы о приеме на работу
  • приказы на отпуск

Необходимые рубрики настраиваются в справочнике Рубрики документов.

Как сделать реестр договоров в excel?

Рубрики документов

Уточним ваши задачи и покажем как они решаются в IT Audit

Проведем online-презентацию через TeamViewer. Ответим на вопросы

Заявка на online-презентацию программы

Порой достаточно 5 минут, чтобы показать «изюминки» программы

Как сделать реестр договоров в excel?

Создание договора по шаблону, регистрация договоров

Реестр договоров выгружается в файл Excel

Любые приведенные в реестре договоров данные выгружаются в файл Excel. В программе IT Audit можно сформировать реестр договоров в Excel.

Данные по договорам, выгружаемые в Excel:

  • регистрационный номер и дата договора
  • предмет договора
  • дата окончания договора
  • этапы договора, включая просроченные договорные обязательства
  • стороны договора: организация и контрагент
  • стадия документа
  • рубрика документа
  • информация о проекте, в рамках которого выполняется договор
  • информация о времени создания договора и авторе документа

Зарегистрировать договоры и встроить собственные шаблоны

Направить заявку на демо-версию IT Audit

Создание договора на основании шаблонов договоров производится просто и удобно. При создании договора по шаблону будут создан заполненный следующими данными текстовый файл:

  • реквизиты компании и контрагента
  • информация о руководителях организаций в родительном падеже

Как сделать реестр договоров в excel?

Пример настройки автозаполняемыми значениями преамбулы договора

Настройте шаблон договора и

программа IT Audit будет формировать договор по шаблону

Поиск в реестре договоров

  • наименование контрагента, с которым заключен договор
  • предмет договора
  • вид и группа договора
  • стадия договора (подготовка, согласование, подписание и т.д.)
  • окончание срока действия договора

Как сделать реестр договоров в excel?

Поиск в реестре договоров

  • дата создания и регистрация договора
  • регистрационный номер договора
  • сумма договора
  • участник рабочей группы по договору
  • экземпляр документа: отсутствует, оригинал, копия договора
  • сотрудники, участвующие в подписании договора

Как сделать реестр договоров в excel?

Поиск в реестре договоров по рег. данным

  • Настраиваются необходимые рубрики документов и договоров. Как сделать реестр договоров в excel? Рубрики и шаблоны документов
  • Открывается журнал документов и добавляется новый договор. Как сделать реестр договоров в excel? Журнал документов
  • Выбирается организация, от имени которой будет создаваться договор, и контрагент. Выбор для создания контрагента по договору
  • Будет создан документ и открыта карточка документа для дальнейшего заполнения. Карточка договора. Общая информация
  • На вкладке Файлы карточки документа создайте файл документа по шаблону или прикрепите файлы по договору. Документ можно отсканировать и файл документа автоматически появится в программе IT Audit. Карточка документа. Файлы документа
  • При необходимости вносится срок действия договора. Пользователю заблаговременно будет направлено уведомление об окончании действия договора. Карточка документа. Срок действия документа
  • При необходимости по договору могут быть внесены этапы — договорные обязательства. Если обязательство будет просрочено — пользователь получит уведомление в программе и на электронную почту. Договорные обязательства (этапы договора)

Рассчитать стоимость программы. Конкурентная лицензия 3000 руб.

Заказать внедрение документооборота за 1-2 часа

Ответим на вопросы, покажем как реализовать ваши задачи в IT Audit

Источник: https://RegDogovor.ru/register-contract

Как правильно вести реестр договоров

Законом о контрактной системе и Порядком ведения реестра контрактов (утв. ПП РФ от 28.11.2013 № 1084) установлено, что заключенный контракт размещается в РК в течение 5-ти рабочих дней.

Какие сведения о контракте включать в реестр «подскажет» сама ЕИС. Стоит только нажать кнопочку «Сформировать информацию о контракте» и система выдаст ряд вкладок с «окошками» для заполнения. Вся информация берется из контракта, плана-графика и извещения (если оно размещалось). В идеале: все данные между собой должны совпадать.

Заранее следует уточнить ОКПО поставщика, дату его постановки на учет в налоговом органе, электронный адрес и телефон (эти сведения чаще всего не указываются в реквизитах, но система не даст завершить формирование информации о поставщике без этой информации).

После того, как все требуемые окна заполнены, на вкладке «Документы» ОБЯЗАТЕЛЬНО прикрепляется скан-копия контракта или электронный контракт. Если заключение контракта требовало согласования, то копия документа о согласовании также должна быть прикреплена.

Важно! Не забываем на первой странице скан-копии контракта указывать ИКЗ!

Итак, контракт «встал» на ИСПОЛНЕНИЕ, что делаем дальше…

Изменения, вносимые в контракт на стадии исполнения, отражаются и в РК. Делается это на основании соответствующего документа и в течение 5-ти рабочих дней с даты подписания этого документа.

В выпадающем меню ЕИС сама «выдает» причины, по которым можно изменять условия контракта. На основании выбранной причины система подсказывает, какой документ будет служить основанием для внесения изменений.

После прохождения контроля и публикации изменений предыдущая версия контракта автоматически становится недействительной.

ВНИМАНИЕ! Для того чтобы избежать штрафов и автоматизировать ведение закупок, воспользуйтесь нашим программным обеспечением. Программа проверит ваши закупки на ошибки, рассчитает НМЦК, поможет найти необходимый ОКПД2 и КТРУ, сформирует ПЗ ПГ на следующий год, а также отчет об СМП и СОНО в 10 раз быстрее! Подробнее…

На это нам также дано 5-ть рабочих дней.

То есть, после подписания документа о приемке ТРУ заказчик обязан разместить данный документ в ЕИС с указанием реквизитов документа (наименование, №, дата, количество поставленных ТРУ, сумма оплаты. Если оплата еще не производилась, то в поле ставится «0».

Документ о приемке ОБЯЗАТЕЛЬНО должен быть РАЗМЕЩЕН!

Порядок ведения реестра контрактов по 44-ФЗ регламентирован ст.103 44-ФЗ, а также Постановлением Правительства РФ от 28.11.2013 г. № 1084 «О порядке ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками, и реестра контрактов, содержащего сведения, составляющие государственную тайну».

Читайте также:  Как сделать чтобы в word отображалась одна страница?

Помимо этого Заказчики также должны руководствоваться:

  • Приказом Минфина России от 24.11.2014 г. № 136н «О порядке формирования информации, а также обмена информацией и документами между заказчиком и Федеральным казначейством в целях ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками». В этом приказе отражен порядок взаимодействия между Заказчиками и Федеральным казначейством при ведении реестра контрактов;
  • Приказом Минфина России от 18 декабря 2013 г. № 127н «О порядках присвоения, применения, а также изменения идентификационных кодов банков и заказчиков в целях ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками, реестра контрактов, содержащего сведения, составляющие государственную тайну, и реестра банковских гарантий»;
  • Приказом Минфина России от 23 декабря 2013 г. № 130н «Об утверждении Порядка формирования уникального номера реестровой записи в реестре контрактов, заключенных заказчиками, и реестре контрактов, содержащем сведения, составляющие государственную тайну»;
  • Постановлением Правительства РФ от 28 ноября 2013 года № 1093 «О порядке подготовки и размещения в единой информационной системе в сфере закупок отчета об исполнении государственного (муниципального) контракта и (или) о результатах отдельного этапа его исполнения».

Согласно ч.2 ст.103 44-ФЗ в реестр контрактов включаются следующие документы и информация:

  1. наименование Заказчика;
  2. источник финансирования;
  3. способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
  4. дата подведения результатов определения поставщика (подрядчика, исполнителя) и реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта;
  5. дата заключения контракта;
  6. объект закупки, цена контракта и срок его исполнения, цена единицы товара, работы или услуги, наименование страны происхождения или информация о производителе товара в отношении исполненного контракта;
  7. наименование, фирменное наименование (при наличии), место нахождения (для юридического лица), ФИО (при наличии), место жительства (для физического лица), ИНН поставщика (подрядчика, исполнителя) или для иностранного лица в соответствии с законодательством соответствующего иностранного государства аналог ИНН (подрядчика, исполнителя);
  8. информация об изменении контракта с указанием условий контракта, которые были изменены;
  9. копия заключенного контракта, подписанная усиленной электронной подписью Заказчика;
  10. информация об исполнении контракта, в том числе информация об оплате контракта, о начислении неустоек (штрафов, пеней) в связи с ненадлежащим исполнением обязательств, предусмотренных контрактом, стороной контракта;
  11. информация о расторжении контракта с указанием оснований его расторжения;
  12. идентификационный код закупки;
  13. документ о приемке в случае принятия решения о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги;
  14. решение врачебной комиссии (в случае закупки лекарств).
  15. иные информация и документы.

По сути, в реестр государственных и муниципальных контрактов Заказчиками вносится информация:

  • о  заключении контракта;
  • об изменении контракта;
  • о расторжении контракта;
  • об исполнении контракта.

Согласно ч.3 ст.103 44-ФЗ Заказчик в течение 3-х рабочих дней с даты (заключения контракта, изменения контракта, исполнения контракта, расторжения контракта, приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги) направляет все необходимые документы и информацию в Федеральное казначейство. (Примечание: Согласно п.

2 Порядка, утвержденного Приказом Минфина России от 24.11.2014 г. № 136н,  формирование Заказчиком информации и документов, включаемых в реестр контрактов, осуществляется с использованием государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами “Электронный бюджет”. В свою очередь ИС “Электронный бюджет” интегрирована с сайтом ЕИС).

После этого Федеральное казначейство проверяет предоставленные Заказчиком документы и информацию, и размещает их в ЕИС в течение 3-х рабочих дней с даты их получения.

Хочу обратить ваше внимание на тот факт, что в данном случае речь идет именно о рабочих, а не о календарных днях.

В случае несоответствия предоставленной Заказчиком информации и документов установленным требованиям такие информация и документы не подлежат размещению в реестре контрактов.

Программа позволяет организовать удобное ведение реестра договоров, в том числе и по нескольким организациям. Наряду с договорами в программу могут быть внесены и любые документы.

Договоры и документы вносятся несколькими способами:

  • прикрепление готового файла договора (например, скан договора или договор в текстовом файле Word)
  • создание файла договора на основании шаблона договора

Как сделать реестр договоров в excel?

Реестр договоров

  • Настраиваются необходимые рубрики документов и договоров. Как сделать реестр договоров в excel? Рубрики и шаблоны документов
  • Открывается журнал документов и добавляется новый договор. Как сделать реестр договоров в excel? Журнал документов
  • Выбирается организация, от имени которой будет создаваться договор, и контрагент. Как сделать реестр договоров в excel? Выбор для создания контрагента по договору
  • Будет создан документ и открыта карточка документа для дальнейшего заполнения. Как сделать реестр договоров в excel? Карточка договора. Общая информация
  • На вкладке Файлы карточки документа создайте файл документа по шаблону или прикрепите файлы по договору. Документ можно отсканировать и файл документа автоматически появится в программе IT Audit. Как сделать реестр договоров в excel? Карточка документа. Файлы документа
  • При необходимости вносится срок действия договора. Пользователю заблаговременно будет направлено уведомление об окончании действия договора. Как сделать реестр договоров в excel? Карточка документа. Срок действия документа
  • При необходимости по договору могут быть внесены этапы – договорные обязательства. Если обязательство будет просрочено – пользователь получит уведомление в программе и на электронную почту. Как сделать реестр договоров в excel? Договорные обязательства (этапы договора)

Рассчитать стоимость программы. Конкурентная лицензия 3000 руб.

1. Реестр контрактов по 44-ФЗ: что это такое и где его искать?

Реестр контрактов — совокупность реестровых записей обо всех контрактах, заключенных Заказчиками в соответствии с Федеральным законом о контрактной системе (44-ФЗ).

Исключение составляют контракты, заключенные с единственным поставщиком в соответствии с п.4, 5, 23, 42, 44 и 45, п.46 (в части контрактов, заключаемых с физическими лицами) ч.1 ст. 93 44-ФЗ, а также контракты, сведения о которых составляют государственную тайну.

В списке договоров настраиваются необходимые колонки

Таблица со списком договоров настраивается с учетом необходимых полей:

  • рубрика документа
  • организация, от имени которой заключен договор
  • сторона договора: контрагент, сотрудник организации
  • дата и номер регистрации договора по собственной системе регистрации
  • дата и номер регистрации договора по системе регистрации контрагента
  • сумма договора

Как сделать реестр договоров в excel?

Доступные колонки в журнале договоров

Как вести реестр договоров с помощью Excel

  • На первом листе модели сформируйте реестр договоров, смотрите
  • Данные в реестр вносите вручную сразу после того, как подпишете новый контракт. Заполните все поля таблицы: реквизиты документа  – номер договора , наименование контрагента и работ , сумма
  • оплаты по договору в рублях с НДС.
  • После того как зарегистрируете новый договор в шаблоне Excel, заполните лист «Реестр платежей», смотрите

В первом столбце введите номер договора и нажмите Enter. Вручную укажите дату, когда планируете платеж.

Из листа «Реестр договоров» автоматически подтянутся данные для столбцов «Контрагент», «Наименование работ», «Сумма общая». Формула приравняет значение ячейки «Сумма оплаты» к общей сумме по договору.

Согласно ч.1 ст.103 44-ФЗ ведением реестра контрактов занимается Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий правоприменительные функции по кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации. Таким федеральным органом является Федеральное казначейство (см. Постановление Правительства РФ от 01.12.2004 г. № 703 “О Федеральном казначействе”).

Классификация договоров по рубрике

Чтобы быстро отобрать договоры или документы определенного типа, в программе используется столбец рубрика договора. Например, в качестве рубрики документа обычно используют следующие значения:

Предлагаем ознакомиться:  Особенности банкротства страховых организаций

  • договор поставки
  • договор аренды
  • трудовые договоры
  • приказы о приеме на работу
  • приказы на отпуск

Необходимые рубрики настраиваются в справочнике Рубрики документов.

Как сделать реестр договоров в excel?

Реестр договоров выгружается в файл Excel

Любые приведенные в реестре договоров данные выгружаются в файл Excel. В программе IT Audit можно сформировать реестр договоров в Excel.

  • регистрационный номер и дата договора
  • предмет договора
  • дата окончания договора
  • этапы договора, включая просроченные договорные обязательства
  • стороны договора: организация и контрагент
  • стадия документа
  • рубрика документа
  • информация о проекте, в рамках которого выполняется договор
  • информация о времени создания договора и авторе документа

Создать договор в программе реестра договоров просто и удобно

Создание договора на основании шаблонов договоров производится просто и удобно. При создании договора по шаблону будут создан заполненный следующими данными текстовый файл:

  • реквизиты компании и контрагента
  • информация о руководителях организаций в родительном падеже

6. Как найти нужный контракт в реестре?

Итак, для чего необходимо уметь искать информацию о контрактах в реестре?

Во-первых, как это следует из 4-го раздела настоящей статьи, здесь мы можем найти информацию обо всех контрактах интересующего нас Заказчика. Посмотреть с кем и на каких условиях эти контракты были заключены. Такая информация будет полезна поставщикам при проведении анализа Заказчика и потенциальных конкурентов.

Во-вторых, используя информацию, размещенную в реестре контрактов, поставщик может подготовить справку о своей добросовестности. Эта справка необходима в том случае, когда предложенная цена участника закупок снижена им в ходе торгов более чем на 25% (антидемпинговые меры). Подробнее об антидемпинговых мерах написано в этой статье.

Попав на страницу с реестром, вы можете ввести в поисковую строку номер реестровой записи контракта, идентификационный код закупки или наименование Заказчика и нажать по пиктограмме с изображением лупы в правой части поисковой строки.

Также в окне реестра у вас есть возможность уточнить параметры поиска, нажав по соответствующей гиперссылке, а затем отфильтровать найденную информацию по дате обновления, дате размещения, цене контракта и релевантности. Для более глубокого поиска рекомендую использовать инструмент расширенного поиска. Этот функционал будет вам доступен после нажатия соответствующей гиперссылки.

Как вы видите, здесь значительно больше поисковых параметров, которые позволят сделать поиск максимально гибким и эффективным. Зная название и ИНН Заказчика, либо конкретного поставщика,  можно найти все их контракты и подробно их изучить.

Также можно найти контракты по конкретно взятой отрасли (коду ОКПД2) и в конкретном регионе. То есть умение пользоваться этим реестром и находить в нем нужную информацию является важным навыком в работе любого уважающего себя поставщика.

Эффективно искать необходимую информацию, правильно её интерпретировать, а также проводить предварительный анализ Заказчиков и поставщиков мы обучаем в рамках нашей онлайн школы “Азбука тендеров”.

Источник: https://sserov.ru/pravilno-vesti-reestr-dogovorov/

Журнал регистрации договоров. Образец и бланк 2019 года

Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала.

Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках.

Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации.

Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением.

Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Читайте также:  Как сделать строку прокрутки в excel?

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет.

Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа.

Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями).

Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

  1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
  2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
  3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Как сделать реестр договоров в excel?

Источник: https://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-dogovorov/

Журнал регистрации договоров

Регистрация договоров — не обязательное требование. Но учет документов в отдельном журнале систематизирует заключенные соглашения и позволяет, при необходимости, оперативно найти нужный документ. Разбираем, как организовать учет договорных отношений в вашей компании.

В законе нет строгих требований к процедуре учета и систематизации договоров. Документооборот в этой части коммерческая организация определяет самостоятельно.

Журнал регистрации необходим для систематизации заключенных договоров по ряду идентифицирующих параметров — дата, контрагенты, тип и предмет договора, — и оперативного поиска документов. В реестр можно заносить все договоры, но для кадрового учета необходимо применять отдельный журнал.

Организация учета и хранение

Учет можно организовать централизованно, но если компания большая, удобнее поручить структурным подразделением ведение собственных журналов регистрации договоров. Рационально организовать ведение по типу договорных отношений: хозяйственные, поставки, услуг и т.п. Отдельно регистрируются контракты, заключенные в рамках тендеров, конкурсов.

Журнал регистрации договоров, как правило, открывается с начала календарного года на следующий год или может вестись в течение неопределенного периода – как решит сама организация. Там же регистрируются и последующие приложения, допсоглашения к договорам.

Если в компании нет отдела делопроизводства, ведение реестра можно поручить секретарю или юристу. Чаще всего, договоры учитываются и хранятся в бухгалтерии. Если в вашей компании нет специалистов, готовых помочь с ведением локальных документов, обратитесь за помощью к специалистам сервиса Главбух Ассистент. Они помогут навести порядок в бухгалтерской отчетности и кадровой документации.

В большинстве сегодня реестры ведут электронно. Для записей вручную можно завести отдельный сшив или тетрадь. Правила ведения закрепите в учетной политике.

Договоры нумеруются способом, который определяет сама компания. Сквозная нумерация, начатая с определенного периода (например, с начала года), может дополняться буквенным обозначением и символами, например, нумерация №34-2019-05/ДП означает: договор поставки заключен в мае 2019 года и зарегистрирован под номером 34.

Статьи в помощь предпринимателю:

Форма журнала

Компания самостоятельно устанавливает параметры для идентификации договора в реестре, компания устанавливает самостоятельно. В основном, это такие сведения:

  • порядковый номер записи в журнале,
  • номер регистрации по утвержденному правилу,
  • тип договора,
  • предмет (суть) договора,
  • дата заключения,
  • срок действия,
  • наименование стороны-контрагента,
  • ответственное структурное подразделение (сотрудник, заключивший договор),
  • место хранение журнала.Как сделать реестр договоров в excel?
  • Форма зависит от особенностей и профиля бизнеса, например, в торговой компании логично вести отдельные журналы для договоров с заказчиками и поставщиками.
  • Пример, как выглядит журнал регистрации договоров с поставщиками, образец:
Журнал регистрации договоров ООО«Компания»
Дата начала: 11.01.2019
Место хранения: Отдел поставок
Ответственное лицо: зам. начальника отдела поставок Сидоров К.К.
Дата окончания: «____» __________ 2019 г.
№ п/п Регистрационный номер Вид договора Дата договора Наименование поставщика Предмет договора Срок действия договора Приложения
1 1-2019-01/ДП Договор поставки мебели

Источник: https://www.business.ru/article/2024-jurnal-registratsii-dogovorov

Как вести учет договоров в организации образец — 101Адвокат

Реестры контрактов и договоров — это базы данных, которые ведет Казначейство. В первом содержатся сведения обо всех контрактах, заключенных в соответствии с 44-ФЗ, во втором — о договорах, заключенных по правилам 223-ФЗ. Подавать эти данные обязаны заказчики. Рассказываем, как это сделать в 2019 году.

Реестр договоров используется участниками договорного процесса для учета заключенных сделок и является инструментом внутреннего делопроизводства. Любая сделка после подписания регистрируется ответственными лицами. После того как договор поступил на регистрацию, ему присваивается уникальный номер, по которому он будет числиться в организации.

Стандартной формы реестра договоров нет, поэтому каждая организация составляет его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Для простоты многие ведут реестр договоров в excel, бланк скачать можно будет в нашем материале. В реестр договоров по 44-ФЗ, образец которого можно скачать в статье, включается следующая информация (ч. 2, 3 ст. 103 44-ФЗ):

  • наименование заказчика и поставщика;
  • цена контракта;
  • источник финансирования;
  • идентификационный код закупки;
  • способ определения поставщика;
  • дата подведения результатов закупочной процедуры;
  • объект закупки;
  • реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта

В реестр контрактов по 44-ФЗ можно включать и другие сведения при необходимости. Ведется реестр договоров в excel, образец будет представлен далее.

Чем отличаются базы в закупках

Разберемся, что такое реестр контрактов и реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.

Реестр договоров по 44-ФЗ — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с нормами Федеральной контрактной системы. Обратите внимание, что правильнее называть его реестром контрактов.

В реестр договоров, по нормам закона № 223, включаются сведения о соглашениях, заключенных отдельными видами юридических лиц в результате закупки по нормам ФЗ 223.

Ведется реестр договоров 223-ФЗ и 44-ФЗ на сайте ЕИС.

Есть исключения, они установлены законом. В Казначейство в общем порядке не подают информацию о закупках, которые составляют государственную тайну. Не включаются также данные о закупках на сумму до 100 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Обязанность направлять данные для учета соглашений по 44-ФЗ возложена на заказчиков (либо уполномоченных лиц), а также на бюджетные учреждения, государственные и муниципальные предприятия. Данные в реестр договоров — образец по 223-ФЗ также вносятся заказчиком (либо уполномоченным лицом).

За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.

Как внести сведения в базу по 44-ФЗ

Информация и документы подаются в Федеральное казначейство через систему «Электронный бюджет». Войти в нее можно через Единый портал бюджетной системы РФ, но удобнее это сделать через личный кабинет госзаказчика в ЕИС.

Для того чтобы сформировать сведения о соглашении в личном кабинете Единой информационной системы, необходимо нажать на клавишу «Сформировать информацию о контракте».

После того как откроется форма для заполнения регистрационных данных, исполнителю нужно пошагово заполнить вкладки:

В данной вкладке заполняются все сведения о заключенных соглашениях. Для заполнения формы нужно найти соответствующее извещение, и основные параметры заполнятся автоматически.

Поля «№ закупки», «Уникальный номер позиции плана-графика», «Идентификационный код закупки» и «Способ определения поставщика» недоступны для дальнейшего редактирования.

  1. В блок «Общие данные» вносятся сведения о реквизитах документа, подтверждающего основание заключения контракта, основания для заключения контракта с единственным поставщиком или применения закрытого способа (при необходимости).

Здесь же указывается дата заключения и способ указания цены контракта (выбирается из значений: цена, ориентировочное значение цены или максимальное значение цены), а также наличие авансирования. Цена записывается в валюте соглашения.

Затем записываются количество этапов и дата начала исполнения соглашения.

Номер реестровой записи будет сформирован автоматически после публикации информации о контракте. Дата заполнения документа также заполняется автоматически. После введения данных во все ячейки файл необходимо сохранить и проверить на нарушения.

  1. Дополнительная информация. В этой вкладке надлежит указывать параметры об обеспечении исполнения контракта и информации об экономии при заключении энергосервисного соглашения.
  2. «За счет бюджетных средств» — вкладка, в которой указывается источник финансирования и код бюджетной классификации.
  3. «За счет внебюджетных средств» — аналогичная информация для соглашений, заключаемых по внебюджету.
  4. Объект закупки — сведения о предмете заказа из выбранной позиции плана графика.
  5. Далее заполняются сведения о поставщиках. Данные заполняются в соответствии с реестровыми записями в ЕГРЮЛ, ЕГРНИП.
  6. В завершении формирования информации о контракте необходимо заполнить вкладку «Документы». Для этого нужно отсканировать необходимые документы, если они оформлены на бумажном носителе, и прикрепить файлы к веб-форме. Если документ сформирован в электронном виде (например, по итогам аукциона в электронной форме), нужно прикрепить файл с этим документом. Файлы должны иметь распространенные открытые форматы, чтобы их можно было просматривать с помощью общедоступного программного обеспечения.

Вся вносимая информация и документы должны быть подписаны электронной подписью лица, которое имеет право действовать от имени госзаказчика.

Образец реестра госконтрактов

Расскажем, как заполнить реестр контрактов по 44-ФЗ, образец заполнения 2019 года аналогичен той форме, которая применялась в 2018 г.

Как уже говорилось, он ведется в электронном виде на портале «Электронный бюджет». При необходимости в личном кабинете можно сформировать и распечатать список контрактов.

Для этого нужно нажать на кнопку «Печатная форма реестра контрактов» на любой из вкладок, кроме «Подготовка информации». В форму попадают размещенные данные о контрактах, об изменениях, исполнении или расторжении.

Данные группируются по принадлежности к уровню бюджета и выводятся в отдельных окнах браузера.

Предлагаем образец реестра договоров в excel скачать бесплатно для внутреннего пользования. Его можно использовать для учета соглашений, данные о которых не вносятся в ЕИС.

Срок направления сведений — 5 рабочих дней с даты заключения, изменения, расторжения или исполнения контракта, приемки товаров (работ, услуг) (ч. 3 ст. 103 44-ФЗ).

Заказчик обязан в течение одного рабочего дня внести исправления, если Казначейством выявлены ошибки при проверке. В противном случае информация не будет включена в базу. Также в кратчайшие сроки следует внести изменения, если заказчик самостоятельно обнаружил ошибки.

Для исправления в системе «Электронный бюджет» нужно откорректировать поля с ошибочной информацией, прикрепить правильные документы, затем подписать и направить исправления в систему.

С 01.07.2018 в сведениях о заключении контракта указывается почтовый адрес поставщика.

Читайте также:  Как сделать скрытый лист в Excel невидимым?

После даты направления сведений в реестр в течение 1 часа Федеральное казначейство отправляет заказчику сообщение. После этого в рамках 3 раб. дней Казначейство:

  • проверяет (программно-аппаратными средствами);
  • направляет заказчику протокол, который содержит список выявленных несоответствий и основания, по которым информация и документы не включаются в реестр контрактов.

В течение 1 рабочего дня заказчик обязан устранить замечания и направить сведения повторно.

После даты включения реестровой записи в течение 1 рабочего дня Федеральное казначейство отправляет заказчику в эл. виде извещение о включении реестровой записи в базу контрактов.

Сведения в реестр договоров (образец для соглашений, содержащих государственную тайну) формируются в соответствии с Приказом Минфина № 130н от 23.12.2013. Таким реестровым записям присваивается уникальный номер.

Источник: https://goscontract.info/kontrakt/podaem-svedeniya-v-reestr-kontraktov-i-reestr-dogovorov

Журнал регистрации договоров бланк и образец заполнения 2019

Как сделать реестр договоров в excel?

Журнал регистрации договоров (иногда его также называют реестр) позволяет составить полный перечень заключенных соглашений как с контрагентами, так и с физическими лицами (в первую очередь сотрудниками, подписавшими трудовые договоры).

Ведение этого документа необязательно, хотя в большинстве случаев это в интересах самой компании. Благодаря реестру можно легко найти любой договор, уточнить информацию о дате его заключения и другие сведения.

  • Образец и правила оформления журнала описаны в статье.
  • Скачать бланк журнал регистрации договоров (word)
  • Образец заполнения журнала регистрации договоров (word)
  • Ранее мы приводили образец и пример заполнения журнала регистрации приказов, ознакомиться с ним вы можете здесь.

Назначение и виды документа

Журнал регистрации договоров ведется для того, чтобы:

  • систематизировать все договоры по виду, дате и другим параметрам;
  • быстро найти нужный документ;
  • узнать, заключался ли договор с конкретной организацией/трудовой договор с сотрудником или нет;
  • вести сквозную или иную систему нумерации документов в соответствии с порядком заключения соглашений.

Конкретных требований законодательства к обязательному ведению этого журнала не установлено. Каждая компания вправе сама выбирать, нужен ей такой документа или нет. Однако как показывает практика, в большинстве случаев ведение журнала оправданно, поскольку:

  1. Все трудовые договоры должны идти строго по порядку – №1 с директором, №2, №3 и т.д.
  2. Что касается договоров с контрагентами, их также лучше поставить на учет.

Документ можно вести не только в бумажном виде, но и одновременно дублировать информацию на электронном носителе. Тогда поиск данных по нужному соглашению займет несколько секунд. К тому же пользователь может отфильтровать документы по разным критериям – название, дата составления, контрагент и т.п.

На практике различают несколько разновидностей журналов:

  • по трудовым договорам (обычно их выделяют в отдельную категорию);
  • по договорам с контрагентами (единый список соглашений со всеми юридическими лицами);
  • по отдельным разновидностям документов (например, договор поставки, возмездного оказания услуг, подряда и т.п.).

Обычно компания ведет только 1 общий журнал договоров. Однако если это крупное предприятие, и документооборот идет довольно активно, желательно завести сразу несколько документов. Причем они необязательно должны быть общими для всей организации. Например, собственные журналы могут завести структурные подразделения, отделы и филиалы.

Образец журнала регистрации договоров и правила оформления

Вести журнал может:

  • секретарь
  • другой помощник руководителя
  • юрисконсульт
  • делопроизводитель
  • бухгалтер
  • сотрудник отдела кадров и другие работники, уполномоченные руководителем.

Порядок ведения, примеры заполнения формы журнала необходимо уточнить в отдельной инструкции, которая утверждается распоряжением руководителя. При этом компания может выбрать абсолютно любую форму ведения, поскольку единый образец не разработан.

На титульном листе содержится название документа, указывается ФИО и должность ответственного за его оформления, а также дата начала ведения (в конце прописывают дату окончания). Сам перечень соглашений оформляется в виде таблицы, которая содержит такие данные:

  • номер и дата подписания;
  • вид договора;
  • название контрагента, адрес либо ФИО сотрудника, с которым подписан трудовой договор;
  • кто из сотрудников подписал соглашение от имени компании – ФИО, должность;
  • количество экземпляров;
  • вид документа – оригинал или копия;
  • место хранения (в конкретном отделе, у сотрудника, в филиале и т.п.).

Образец заполненного бланка журнала регистрации договоров выглядит так.

Что касается регистрации трудовых договоров, здесь есть своя особенность. Как правило, в таком бланке содержится дополнительная графа, в которой сотрудник обязан поставить свою подпись. Она подтверждает факт получения оригинала трудового соглашения на руки (обычно подпись ставят в первый день трудоустройства).

Для создания журнала можно приобрести специальный бланк с прошитыми страницами, завести отдельную тетрадь или сшить несколько десятков/сотен листов А4, приклеив титульный лист и корочку. Заполнять реестр можно рукописным или печатным способом. Для этого применяется синяя либо черная ручка. Исправления, зачеркивания и помарки не допускаются.

Хранится документ у ответственного сотрудника, который отвечает и за его заполнение. Часто это секретарь, делопроизводитель или юрисконсульт. Порядок запроса информации из реестра регулируется внутренними актами компании. Как правило, на запрос имеют право только отдельные сотрудники при возникновении заранее определенных причин.

Порядок нумерации документов

Договоры можно нумеровать произвольным способом, однако трудовые соглашения подлежат сквозной нумерации с начала года. По каждому документу нужно указать номер и год подписания – тогда его можно будет однозначно идентифицировать среди множества подобных.

Конкретный порядок нумерации законодательством не регулируется. Поэтому организация может обновлять порядок с каждого нового года либо по истечению другого периода. К тому же в номера документов можно вставлять и другие обозначения – буквы, знаки препинания. Например, ДП №17-2018 – так можно обозначить договор поставки №17, который был заключен с контрагентом в 2018 году.

Источник: https://101advokt.ru/kak-vesti-uchet-dogovorov-v-organizacii-obrazec.html

Реестр договоров

У компаний с большим объемом сделок есть необходимость дополнительного контроля договоров, которые она заключает. Реестр договоров поможет сотрудникам компании.

Реестр договоров — это отдельный перечень соглашений, которые компания заключает в процессе своей бизнес-деятельности. Реестр договоров создают для учета договоров и контроля за их хранением.

Договоры по завершенным сделкам хранят еще некоторое время, чтобы компания могла подкрепить свою позицию в арбитражном споре. Если в компании большой поток документов, отдельный список договоров позволит упорядочить работу.

дают эксперты Системы Юрист.

Для учета договоров оформите отдельную таблицу

Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы. Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами.

Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале.

Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров.

Внесите в реестр не только список договоров, но и данные по каждому соглашению

Независимо от того, какую форму реестра договоров выбрала компания (бумажную или электронную), в таблице недостаточно указать только реквизиты договора. Это будет малоинформативно.

Ведение реестра договоров должно позволять оперативно получить информацию по сделкам компании. Лучше, если вместе с реквизитами вносить конкретные сведения по сделке.

Например, в первую колонку таблицы вписывать дату и номер договора, а в остальных колонках этой же строки отражать:

  1. Предмет договора. Здесь указывают вид договора, а также предмет исполнения (например, «договор поставки» и «получение такой-то оргтехники для офиса»).
  2. Срок договора. Здесь указывают дату, когда договор прекратит действовать. Если договор заключили не неопределенный срок, отмечают «бессрочный». В случае пролонгации договора нужно отметить в этой графе «продлили до такого-то числа» или «продлили без указания числа». Если договор уже прекратил свое действие, это также нужно отметить в данной графе реестра договоров с контрагентами.
  3. Название компании-контрагента, а также его реквизиты. Указывают полное и сокращенное наименование, адрес места нахождения, ИНН, ОГРН и т. д.
  4. Цену договора. Здесь нужно указать не только стоимость сделки, но и порядок, в котором стороны договорились вести взаиморасчеты. Если сделка подразумевает равные периодические платежи, можно вписать сумму такого платежа и период, за который ее нужно вносить. Например, указать размер месячной арендной платы по сделке об аренде.

Помимо таких сведений, в реестр заключенных договоров можно внести дополнительную информацию, например:

Издайте локальный акт о ведении реестра договоров

Для сотрудников, которым поручили оформление реестра договоров и его заполнение, издайте специальный локальный акт. В документе нужно закрепить правила ведения реестра договоров. Это снимет риск, что сотрудники упустят важные детали при работе с реестром. Также эти правила можно перечислить в положении о договорной работе.

В частности, в требованиях к оформлению реестра договоров следует указать:

  • в какой именно срок сотрудники должны передать ответственным за реестр лицам оригинал или копию нового договора;
  • кто именно из ответственных лиц и в какой срок обязан внести в таблицу данные о новом договоре.

В организации может быть несколько отделов, каждый из которых ведет свой реестр регистрации договоров. Например, договорную работу компании контролирует отдел по работе с клиентами, юридический отдел и бухгалтерия.

Чтобы упорядочить работу, в правилах ведения реестра договоров нужно отметить, что реестр юридического отдел имеет приоритет над списками других отделов.

Необходимо, чтобы сотрудники других отделов сверяли свою информацию со сведениями реестра договоров, которым занимаются юристы.

Источник: https://www.law.ru/article/21802-reestr-dogovorov-kompanii

Учет договоров в Excel

Вопрос учета договоров актуален для любой компании. Он позволяет упростить работу с документами, минимизировать их потери, иметь четкую хронологию договорных взаимоотношений с контрагентами.

Небольшие компании зачастую ведут учет в специализированных журналах.

Это удобно, если количество регулярно заключаемых договоров в организации не превышает несколько десятков. Когда объем подписываемых документов сотнями, компания задумывается об использовании электронных таблиц учета договоров.

Одним из наиболее популярных инструментов в данном случае является программа Excel.

Учет договоров в Excel предполагает ведение таблицы-реестра, куда вписываются основные сведения по каждому договору или дополнительному приложению к нему.

К преимуществам рассматриваемого метода можно отнести:

  • Простота и доступность использования.
  • Отсутствие затрат: ведение учета договоров в Excel бесплатно.
  • Возможность сделать простой отчет, сортировку, выгрузку.
  • При необходимости таблицу учета договоров легко распечатать.

За простотой использования Excel для учета договоров скрывается ряд недостатков, которые важно принять во внимание:

  • Программа не позволяет эффективно работать со справочниками контрагентов, ответственных лиц. Корректировка, вносимая в справочные данные, не отражается автоматически в записях таблицы.
  • Учет договоров в Excel не дает возможности осуществлять оперативный контроль сроков исполнения, учитывать мероприятия и события, связанные с конкретным документом.
  • Поиск по нескольким заданным критериям в таблице учета договоров требует значительных временных затрат.
  • Одновременная работа с файлом нескольких пользователей затруднена, в результате плодятся копии реестра.
  • Программа не обеспечивает эффективного хранения, поиска и защиты данных.

Учет договоров в Excel – это просто и бесплатно, однако инструмент может оказаться неэффективным в случае высокой интенсивности документооборота. Понимая это, большинство организаций рано или поздно приходят к выводу о необходимости перехода на специальные программы автоматизации бизнес-процессов.

Текущий рынок программных решений в области документооборота крайне насыщен. Растущее количество предложений затрудняет выбор. Для пользователей важно, чтобы система позволяла быстро и эффективно работать с документами, обладала широкой функциональностью, но при этом могла гибко подстроиться под специфику конкретного бизнеса. Одним из таких решений является ТурбоКонтракт. ТурбоКонтракт – облачная система, предназначенная для создания, согласования и хранения договорных документов. Уникальность функционала сочетается в ней с простотой и доступностью использования. Учет договоров в ТурбоКонтракт позволяет:

  • Автоматически вести реестр документов в системе, отсутствует необходимость в ручной работе.
  • Мгновенно получать необходимую информацию о любом договоре и сопровождающих его документах.
  • Поддерживать высокий уровень безопасности и надежности хранения договоров.
  • Назначать исполнителя и отслеживать поставленные задачи.

Важным преимуществом является то, что использование ТурбоКонтракт не требует установки специального программного обеспечения. Начать работу можно в любой момент с любого компьютера, используя обычный браузер. Кроме того, есть специальные тарифы, позволяющие работать в системе абсолютно бесплатно.

Учет договоров в Excel удобное и быстрое, но краткосрочное решение. Надежность, качество и высокую эффективность работы с документами в долгосрочной перспективе сможет обеспечить только специальная автоматизированная система.

Источник: https://TurboContract.ru/blog/post/uchet-dogovorov-v-tablicah-excel

Ссылка на основную публикацию