Как сделать чтобы ячейки в excel меняли цвет?

Microsoft Excel — отличная программа для работы с электронными таблицами, обладающая большим набором функций.

С помощью Excel можно создавать документы, делать различные вычисления, строить графики и многое другое.

Также, с помощью Excel можно сделать так, чтобы цвет ячейки автоматически изменялся в зависимости от того или иного значения. Но как это сделать на практике?

Цвет ячейки в Excel

Excel цвет ячейки в зависимости от

Собственно, для того, чтобы решить проблему, понадобится сам документ Excel. Есть определенная ячейка, значения в которой плавающие, постоянно меняются в зависимости от той или иной ситуации. Для того, чтобы excel менял цвет ячейки самостоятельно, воспользуемся функцией Условное форматирование, расположенной на вкладке Главная в разделе Стили.

Выбрав Условное форматирование, открывается список дополнительных действий, в котором нажимаем Создать правило. При этом, заранее выделяем нужную ячейку или несколько ячеек.

Если похожие правила уже имеются, возможно и не стоит создавать новые. В таком случае можно выбрать пункт Управление правилами.

• После чего откроется окно Диспетчер правил условного форматирования.

Но посмотрим, как добавить новое правило. Нажимаем Создать правило.

Перед нами откроется окно Создание правила форматирования, в котором выбираем Форматировать только ячейки, которые содержат.

1. В нижней части окна в разделе Измените описание правила, выставляем необходимые данные — создаем правило, при котором цвет ячейки в excel должен меняться автоматически при достижении того или иного значения.

Например, нам необходимо, чтобы при достижении значения в ячейке равного 3,50, нужно, чтобы ячейка изменила цвет на оранжевый, при этом цвет текста в этой ячейке стал черным. И в то же время, если значение в ячейке еще не достигло 3,50, она (ячейка) должна быть окрашена в красный цвет, а текст должен быть белым.

Возможно, существуют разные вариации добиться того, чтобы ячейка в excel меняла цвет, но мы поступили таким образом:

Во-первых, мы создаем первое правило, которое говорит нам, что все, что будет меньше 3,50, должно окрашиваться в красный цвет и иметь белый цвет шрифта (текста). Для этого во второй колонке выбираем значение Меньше, а в третьей ставим число 3,50.

С числом определились, теперь выбираем необходимые цвета. Нажимаем Формат, во вкладке Заливка выбираем нужный цвет фона ячейки.

• А во вкладке Шрифт ставим нужный цвет — белый.

Когда цвета и значения готовы, закрываем окна, нажав в обоих случаях Ок. В Диспетчере правил условного форматирования нажимаем Применить. Теперь, все, что меньше 3,50 будет иметь соответствующий вид.

Но так как нам необходимо, чтобы при достижении 3,50, ячейка приняла другой вид, создаем еще одно правило, в котором прописываем аналогичные значения, только вместо пункта Меньше выбираем либо Больше, либо Больше или равно, или же, если существует следующий, так называемый, предел, ставим то же значение Меньше, но число выставляем согласно плану.

В нашем примере видно, что следующим числом является диапазон от 5 до 7, который должен окрашиваться уже в цвет желтый. А дальше диапазон от 7 до 10 с зеленым цветом и т.д. В то же время, всем значениям, что меньше числа 5, мы присвоили оранжевый цвет фона ячейки и черный цвет шрифта.

Таким образом, можно сделать так, чтобы каждый раз не менять цвет ячейки вручную, но чтобы excel делал это автоматически. Microsoft Excel обладает огромными возможностями, поэтому при наличии свободного времени и желания либо в случае необходимости можно изучить и остальные интересные и не менее важные его функции.

Источник: https://winternete.ru/kak-sdelat-chtoby-yachejka-menyala-cvet.html

Подсветка дат и сроков

61202 09.03.2014 Скачать пример

Простой способ

Выделите диапазон с датами на листе и выберите на вкладке Главная – Условное форматирование – Правила выделения ячеек – Дата (Home – Conditional Formatting – Highlight Cell Rules – Date Occuring). В открывшемся окне выберите из выпадающего списка нужный вариант подсветки:

Сложный, но красивый способ

Теперь давайте разберем задачку посложнее и поинтереснее. Предположим, что у нас есть большая таблица поставок каких-либо товаров:

Обратите внимание на дату отгрузки. Если она в прошлом, то товар уже поставлен – можно не волноваться. Если она в будущем – значит мы должны держать вопрос на контроле и не забыть организовать поставку к указанному сроку. И, наконец, если дата отгрузки совпадает с сегодняшней, то надо бросать все дела и заниматься именно этой партией в данный момент (наивысший приоритет).

Для наглядности, можно настроить три правила условного форматирования, чтобы автоматически заливать всю строку с данными по партии в разные цвета в зависимости от даты отгрузки.

Для этого выделим всю таблицу (без шапки) и выберем на вкладке Главная – Условное форматирование – Создать правило (Home – Conditional Formatting – Create Rule).

В открывшемся окне зададим последний тип правила Использовать формулу для определения форматируемых ячеек (Use formula to determine which cell to format) и введем в поле следующую формулу:

Эта формула берет последовательно содержимое ячеек E5, E6, E7… из столбца с датой отгрузки и сравнивает эту дату с сегодняшней датой из ячейки C2. Если дата отгрузки раньше, чем сегодняшняя, то отгрузка уже была.

Обратите внимание на знаки доллара, используемые для закрепления ссылок. Ссылка на $C$2 должна быть абсолютной – с двумя знаками доллара.

Ссылка на первую ячейку столбца с датой отгрузки должна быть с закреплением только столбца, но не строки, т.е. $E5.

После ввода формулы можно задать цвет заливки и шрифта, нажав на кнопку Формат (Format) и применить потом наше правило, нажав на кнопку ОК. Затем повторить всю процедуру для проверки будущих поставок и поставок на текущий день. Для отгруженных партий можно, например, выбрать серый цвет, для будущих заказов – зеленый и для сегодняшних – срочный красный:

Вместо текущей даты можно вставить в ячейку С2 функцию СЕГОДНЯ (TODAY), которая будет обновлять дату каждый раз при открытии файла, что будет приводить к автоматическому обновлению цветов в таблице.

Если подобная подсветка нужна не всегда, а только на определенное время работы с таблицей, то можно добавить к уже сделанному еще и, своего рода, выключатель. Для этого откройте вкладку Разработчик (Developer). Если ее не видно, то сначала включите ее через Файл – Параметры – Настроить ленту и нажмите кнопку Вставить (Insert):

В открывшемся списке инструментов выберите Флажок (Checkbox) из верхнего набора Элементы управления формы и щелкните по тому месту листа, где хотите его разместить. Затем можно задать размеры надписи и поменять ее текст (правой кнопкой мыши – Изменить текст):

Теперь, чтобы использовать флажок для включения-выключения подсветки, нужно связать его с любой ячейкой на листе. Щелкните правой кнопкой мыши по нарисованному флажку и выберите в контекстном меню команду Формат объекта (Format Object) и затем в открывшемся окне задайте любую подходящую ячейку в поле Связь с ячейкой (Cell Link):

Проверьте как все работает. В связанную ячейку Е2 должно выводиться значение ИСТИНА, когда флажок включен или ЛОЖЬ, когда он выключен.

Теперь осталось добавить одно правило в условное форматирование, чтобы наш флажок включал-выключал подсветку дат.

Выделите всю нашу таблицу (кроме шапки) и откройте на вкладке Главная — Условное форматирование — Управление правилами (Home — Conditional Formatting — Manage Rules).

В открывшемся окне должны быть хорошо видны созданные нами ранее правила для подсветки прошлых, будущих и настоящих дат разными цветами:

Жмем кнопку Создать правило (New Rule), выбираем последний тип правила Использовать формулу для определения форматируемых ячеек (Use formula to determine which cell to format) и вводим в поле следующую формулу:

Формат не задаем и нажимаем ОК. Созданное правило должно добавится к общему списку. Теперь необходимо поднять его на первую строчку стрелками (если оно не еще не там) и включить напротив него справа флажок Остановить если истина (Stop If True):

Параметр с малопонятным названием Остановить, если истина делает простую вещь: если правило, напротив которого он стоит, выполняется (т.е. наш флаг Подсветка сроков на листе выключен), то Microsoft Excel останавливает дальнейшую обработку правил, т.е. не переходит к следующим правилам в списке условного форматирования и не заливает таблицу. Что и требуется.

Ссылки по теме

Источник: https://www.planetaexcel.ru/techniques/9/194/

Как сделать так, чтобы цвет ячейки Excel менялся в зависимости от значения. VBA Excel

Если у Вас операционная система установлена на одном локальном диске, а на другом локальном диске Вы храните все данные (как это обычно правильно делается), думаю у Вас были иногда вопросы как перенести некоторые нужные папки на другой локальный диск.Делается это обычно в двух случаях:

1)
Когда места на диске с «виндой» уже мало и нужно перемещать постоянно что-то с папок на другой диск.

2)
В случае если «винда полетела» у вас удалится всё, что было на них. Потому что при переустановке либо всё перезаписывается либо форматируется.Итак, я покажу Вам как в Windows 7 и 8 можно переместить папки избранное, загрузки, изображения, видеозаписи, документы, музыка и рабочий стол.

Первым делом создаем отдельную папку на локальном диске где у Вас не установлена Windows. Нужно обязательно новую создать и переименовать её чтобы потом случайно не удалили или не путались для чего она. Хоть «Папки винды» напишите.

В ней же создаем ещё папки. Для загрузок, рабочего стола музыки, документов и т.п.

• У меня этот путь C:Users1
  
• Видим там такое скопление папок:
• Теперь щелкаем на нужной Вам (например, Рабочий стол) ПКМ и выбираем Свойства
  и далее вкладка Расположение

Я не случайно выделил кнопку Переместить
. Жмём на неё и выбираем созданную папку на другом диске куда хотите сохранитьЖмем Применить
, соглашаемся на предупреждение Ждем когда всё переместиться, затем жмём Ок
в этом окне и всё готово.

Теперь эти же действия проделываем с другими нужными папками (Мои видеозаписи
, Мои документы
, Моя музыка
, Изображения
и т.п.)

1. Ещё есть альтернативный способ — через .
2. Переходим в ветку
3. HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionExplorerShell Folders
4. И смотрим что имеем:

Здесь представлены все папки и пути к ним, Вам нужно лишь знать немного английский язык для того чтобы перевести Personal
— Мои документы, My Music
— Моя музыка, Favorites
— Избранное и т.п.Далее нужно нажать 2 раза на параметре и изменить Значение
на путь к папке, которую создали.Разумеется данный способ подойдет более продвинутым пользователям.

После всех этих манипуляций у Вас места на системном диске освободиться и все последующие действия будут проводиться уже на другом диске.

Узнайте, как на листах Excel быстро изменять цвет целой строки в зависимости от значения одной ячейки. Посмотрите приёмы и примеры формул для числовых и текстовых значений.

В одной из предыдущих статей мы обсуждали, как изменять цвет ячейки в зависимости от её значения . На этот раз мы расскажем о том, как в Excel 2010 и 2013 выделять цветом строку целиком в зависимости от значения одной ячейки, а также раскроем несколько хитростей и покажем примеры формул для работы с числовыми и текстовыми значениями.

Как изменить цвет строки на основании числового значения одной из ячеек

Предположим, у нас есть вот такая таблица заказов компании:

Мы хотим раскрасить различными цветами строки в зависимости от заказанного количества товара (значение в столбце Qty.
), чтобы выделить самые важные заказы. Справиться с этой задачей нам поможет инструмент Excel – «Условное форматирование
».

Как видите, изменять в Excel цвет целой строки на основании числового значения одной из ячеек – это совсем не сложно. Далее мы рассмотрим ещё несколько примеров формул и парочку хитростей для решения более сложных задач.

Как создать несколько правил условного форматирования с заданным приоритетом

В таблице из предыдущего примера, вероятно, было бы удобнее использовать разные цвета заливки, чтобы выделить строки, содержащие в столбце Qty.
различные значения. К примеру, создать ещё одно правило условного форматирования для строк, содержащих значение 10
или больше, и выделить их розовым цветом. Для этого нам понадобится формула:

Для того, чтобы оба созданных нами правила работали одновременно, нужно расставить их в нужном приоритете.

Как изменить цвет строки на основании текстового значения одной из ячеек

Чтобы упростить контроль выполнения заказа, мы можем выделить в нашей таблице различными цветами строки заказов с разным статусом доставки, информация о котором содержится в столбце Delivery
:

• Если срок доставки заказа находится в будущем (значение Due in X Days
  ), то заливка таких ячеек должна быть оранжевой;
• Если заказ доставлен (значение Delivered
  ), то заливка таких ячеек должна быть зелёной;
• Если срок доставки заказа находится в прошлом (значение Past Due
  ), то заливка таких ячеек должна быть красной.

• И, конечно же, цвет заливки ячеек должен изменяться, если изменяется статус заказа.
• С формулой для значений Delivered
  и Past Due
  всё понятно, она будет аналогичной формуле из нашего первого примера:
• =$E2=»Delivered» =$E2=»Past Due»

Сложнее звучит задача для заказов, которые должны быть доставлены через Х
дней (значение Due in X Days
). Мы видим, что срок доставки для различных заказов составляет 1, 3, 5 или более дней, а это значит, что приведённая выше формула здесь не применима, так как она нацелена на точное значение.

1. В данном случае удобно использовать функцию ПОИСК
   (SEARCH) и для нахождения частичного совпадения записать вот такую формулу:
2. ПОИСК(«Due in»;$E2)>0 =SEARCH(«Due in»,$E2)>0
3. В данной формуле E2
   – это адрес ячейки, на основании значения которой мы применим правило условного форматирования; знак доллара $
   нужен для того, чтобы применить формулу к целой строке; условие “>0
   ” означает, что правило форматирования будет применено, если заданный текст (в нашем случае это “Due in”) будет найден.

Подсказка:
Если в формуле используется условие “>0
“, то строка будет выделена цветом в каждом случае, когда в ключевой ячейке будет найден заданный текст, вне зависимости от того, где именно в ячейке он находится. В примере таблицы на рисунке ниже столбец Delivery
(столбец F) может содержать текст “Urgent, Due in 6 Hours” (что в переводе означает – Срочно, доставить в течение 6 часов), и эта строка также будет окрашена.

Для того, чтобы выделить цветом те строки, в которых содержимое ключевой ячейки начинается с заданного текста или символов, формулу нужно записать в таком виде:

ПОИСК(«Due in»;$E2)=1 =SEARCH(«Due in»,$E2)=1

Нужно быть очень внимательным при использовании такой формулы и проверить, нет ли в ячейках ключевого столбца данных, начинающихся с пробела. Иначе можно долго ломать голову, пытаясь понять, почему же формула не работает.

Итак, выполнив те же шаги, что и в , мы создали три правила форматирования, и наша таблица стала выглядеть вот так:

Как изменить цвет ячейки на основании значения другой ячейки

На самом деле, это частный случай . Вместо целой таблицы выделяем столбец или диапазон, в котором нужно изменить цвет ячеек, и используем формулы, описанные выше.

Например, мы можем настроить три наших правила таким образом, чтобы выделять цветом только ячейки, содержащие номер заказа (столбец Order number
) на основании значения другой ячейки этой строки (используем значения из столбца Delivery
).

Как задать несколько условий для изменения цвета строки

• Если нужно выделить строки одним и тем же цветом при появлении одного из нескольких различных значений, то вместо создания нескольких правил форматирования можно использовать функции И
  (AND), ИЛИ
  (OR) и объединить таким образом нескольких условий в одном правиле.
• Например, мы можем отметить заказы, ожидаемые в течение 1 и 3 дней, розовым цветом, а те, которые будут выполнены в течение 5 и 7 дней, жёлтым цветом. Формулы будут выглядеть так:
• ИЛИ($F2=»Due in 1 Days»;$F2=»Due in 3 Days») =OR($F2=»Due in 1 Days»,$F2=»Due in 3 Days»)
• ИЛИ($F2=»Due in 5 Days»;$F2=»Due in 7 Days») =OR($F2=»Due in 5 Days»,$F2=»Due in 7 Days»)

1. Для того, чтобы выделить заказы с количеством товара не менее 5, но не более 10 (значение в столбце Qty.
   ), запишем формулу с функцией И
   (AND):
2. И($D2>=5;$D2 =AND($D2>=5,$D2

Источник: https://ruzatur.ru/kashel/kak-sdelat-tak-chtoby-cvet-yacheiki-excel-menyalsya-v-zavisimosti-ot-znacheniya-vba.html

Сложение значений в зависимости от цвета ячеек в MS EXCEL

Просуммируем значения ячеек в зависимости от цвета их заливки. Здесь же покажем, как подсчитать такие ячейки.

Функции для суммирования значений по цвету ячеек в EXCEL не существует (по крайней мере, в EXCEL 2016 и в более ранних версиях). Вероятно, подавляющему большинству пользователей это не требуется. 

Пусть дан диапазон ячеек в столбце А. Пользователь выделил цветом ячейки, чтобы разбить значения по группам.

Это можно сделать разными способами, приведем 3 из них: с помощью Автофильтра, Макрофункции ПОЛУЧИТЬ.ЯЧЕЙКУ() и VBA. 

С помощью автофильтра (ручной метод)

• Добавьте справа еще один столбец с заголовком Код цвета.
• Выделите заголовки и нажмите CTRL+SHIFT+L, т.е. вызовите Автофильтр (подробнее здесь)
• Вызовите меню Автофильтра, выберите зеленый цвет

• Будут отображены только строки с зелеными ячейками
• Введите напротив каждого «зеленого» значения число 1

• Сделайте тоже для всех цветов

• Введите формулу =СУММЕСЛИ(B7:B17;E7;A7:A17) как показано в файле примера (лист Фильтр).
• Для подсчета значений  используйте функцию СЧЕТЕСЛИ().

С помощью макрофункции получить.ячейку()

Сразу предупрежу, что начинающему пользователю EXCEL будет сложно разобраться с этим и следующим разделом.

Идея заключается в том, чтобы автоматически вывести в соседнем столбце числовой код фона ячейки (в MS EXCEL все цвета имеют соответствующий числовой код).

Для этого нам потребуется функция, которая может вернуть этот код. Ни одна обычная функция этого не умеет. Используем макрофункцию ПОЛУЧИТЬ.

ЯЧЕЙКУ(), которая возвращает код цвета заливки ячейки (она может много, но нам потребуется только это ее свойство). 

Примечание: Макрофункции — это набор функций к EXCEL 4-й версии, которые нельзя напрямую использовать на листе EXCEL современных версий, а можно использовать только в качестве Именованной формулы. Макрофункции — промежуточный вариант между обычными функциями и функциями VBA. Для работы с этими функциями требуется сохранить файл в формате с макросами *.xlsm

• Закройте Диспетчер имен
• Введите в ячейку В7 формулу =Цвет и скопируйте ее вниз.

2. Сложение значений организовано так же как и в предыдущем разделе.
3. Макрофункция работает кривовато:

• если вы измените цвет ячейки, то макрофункция не обновит значения кода (для этого нужно опять скопировать формулу из В7 вниз или выделить ячейку, нажать клавишу F2 и затем ENTER)
• функция возвращает только 56 цветов (так называемая палитра EXCEL), т.е. если цвета близки, например, зеленый и светло зеленый, то коды этих цветов могут совпасть. Подробнее об этом см. лист файла примера Colors. Как следствие, будут сложены значения из ячеек с разными цветами. 

С помощью vba

В файле примера на листе VBA приведено решение с помощью VBA. Решений может быть множество:

• можно создать кнопку, после нажатия она будет вводить код цвета в соседний столбец (реализован этот вариант).
• можно написать пользовательскую функцию, которая будет автоматически обновлять код цвета при изменении цвета ячейки (реализовать несколько сложнее);
• можно написать программу, которая будет анализировать диапазон цветных ячеек, определять количество различных цветов, вычислять в отдельном диапазоне суммы для каждого цвета (реализовать не сложно, но у каждого пользователя свои требования: ячейки с суммами должны быть в определенном месте, необходимо учесть возможность дополнения диапазона новыми значениями и пр.).

Источник: https://excel2.ru/articles/slozhenie-znacheniy-v-zavisimosti-ot-cveta-yacheek-v-ms-excel-0

Выделение сделанных изменений

Хитрости » 1 Май 2011       Дмитрий       34929 просмотров

Предположим есть общий файл, в который вы забиваете исходные данные и отсылаете другим людям.

Но когда вам этот файл присылают обратно — неплохо бы знать в какие ячейки были внесены данные, чтобы люди при этом не выделяли эти ячейки сами каждый раз каким-нибудь цветом(пусть будет красный).

Приведенный ниже код выделяет ячейку как только значение в ней было изменено.

Option Explicit Dim vValue Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) If Target.Count > 1 Then Exit Sub If Target vValue Then Target.Interior.Color = vbRed End Sub   Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Target.Count = 1 Then vValue = Target End Sub

Option Explicit Dim vValue Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) If Target.Count > 1 Then Exit Sub If Target vValue Then Target.Interior.Color = vbRed End Sub Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Target.Count = 1 Then vValue = Target End Sub

Как это использовать. В нужном листе: Правый щелчок мыши по ярлычку листа(изменения в котором хотим отследить) —Исходный текст (View code) -Вставляем приведенный код. Подробнее про модули листа см.здесь.

Но приведенный код работает только в одном листе(том, в модуле которого размещен код). Если необходимо отследить изменения во всех листах книги, то можно использовать следующий код:

Option Explicit Dim vValue Private Sub Workbook_SheetChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range) If Target.Count > 1 Then Exit Sub If Target vValue Then Target.Interior.Color = vbRed End Sub   Private Sub Workbook_SheetSelectionChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range) If Target.Count = 1 Then vValue = Target End Sub

Option Explicit Dim vValue Private Sub Workbook_SheetChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range) If Target.Count > 1 Then Exit Sub If Target vValue Then Target.Interior.Color = vbRed End Sub Private Sub Workbook_SheetSelectionChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range) If Target.Count = 1 Then vValue = Target End Sub

Этот код должен быть вставлен уже не в модуль конкретного листа, а в модуль книги. Что такое модуль книги и где он расположен лучше подсмотреть здесь: модуль книги.

Главное не забывать, что макросы должны быть разрешены. Иначе никакие изменения выделяться не будут.

• Скачать пример:
•   Tips_Macro_Watch_Changes.xls (30,0 KiB, 3 340 скачиваний)
• Так же см.:
  Ведение журнала сделанных в книге изменений
  Выделение сделанных изменений
  Запись изменений на листе в примечания
  Каждому пользователю свой лист/диапазон

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Источник: https://www.excel-vba.ru/chto-umeet-excel/vydelenie-sdelannyx-izmenenij/

Условное форматирование

Подробности Создано 26 Июнь 2013

Вложения:

condformat.xlsx

[Условное форматирование]

20 kB

Форматирование ячеек Excel предназначено для представления информации в удобном наглядном виде, что повышает уровень понимания информации. Какие-то простые одноразовые вычисления можно производить в файлах, совсем не используя форматы ячеек – результат от этого не изменится. Если же предполагается показывать или передавать отчет другим пользователям, то без форматирования не обойтись.

Стандартное простое форматирование ячеек электронной таблицы Excel с использованием цвета фона, шрифта и рамок осваивается пользователями очень быстро. На этом уровне прогресс в оформлении отчетов в большинстве случаев останавливается. Зачастую даже опытные пользователи Excel, способные написать сложную формулу, вообще не используют интерфейсное средство «Условное форматирование».

Между тем, оно, с нашей точки зрения, является одним из самых полезных в процессах финансового моделирования. Под финансовыми моделями здесь понимаются файлы Excel, регулярно использующиеся в работе экономистами для получения результатов через изменение входящих параметров. Это могут быть различные плановые и бюджетные модели, файлы управленческого учета, калькуляции себестоимости и пр.

Excel последних версий предоставляет удобный интерфейс для управления условным форматированием как через простой выбор стандартного условия, так и через традиционный ввод формул.

В версиях Excel до 2007 (формат рабочей книги xls) свойства условного форматирования были привязаны к каждой ячейке по отдельности. Имелось ограничение – не более 3х форматов на ячейку.

В последующих версиях (формат xlsx) это ограничения было снято, к тому же теперь условные форматы хранятся с привязкой к листу независимо от свойств каждой ячейки.

Файл-пример

Файл из приложения к статье создан для демонстрации различных примеров применения условного форматирования. Данные в файле не представляют собой какого-либо практического интереса. Формулы построения отчета о движении денежных средств в данной статье рассмотрены не будут, хотя и могут кому-то пригодится в своих экономических моделях.

Принцип работы условного форматирования

Одной из рутинных операций при работе с экономическими моделями является настройка внешнего вида отчетов после изменения исходных данных.

Например, выделить цветом данные за текущий период, который изменяется с течением времени, или отметить шрифтом определенного важного клиента в наборе меняющихся записей и т.п. Облегчить такую работу можно при помощи условного форматирования Excel.

Оно расширяет возможности стандартного форматирования ячеек таким образом, чтобы отображение менялось автоматически без ручной настройки ячеек в зависимости от изменения внешних условий.

Использовать условное форматирование для нескольких типов задач:

1. Выделение цветом или шрифтом текущей ячейки в зависимости от ее же значения.
2. Окраска текущей ячейки в зависимости от значения другой ячейки.
3. Разделение блоков информации при помощи рамок.
4. Скрытие неактуальных данных при помощи форматов.
5. Графическое отображение данных – аналог диаграмм.

Эти же задачи можно решить при помощи стандартного форматирования ячеек. Преимущество условного форматирования заключается в том, что настройку не требуется производить каждый раз при изменении результатов вычислений. Установленные один раз правила условного форматирования автоматически изменяют внешний вид электронной таблицы в зависимости от меняющейся информации.

Условное форматирование имеет более высокий приоритет перед стандартным.

Так, если ячейка имеет синий цвет фона, а условное форматирование предполагает окраску красным цветом, то цвет отображения ячейки на экране при выполнении заданного условия будет именно красный.

Другие непересекающиеся свойства ячейки могут быть наложены друг на друга (например, заданный шрифт не меняется), либо установлены явным образом.

На практике часто встречается ситуация, когда пользователь говорит о «глюках» форматирования: например, он устанавливает цвет шрифта, а ничего не меняется. Скорее всего, в данном случае к ячейке применено условное форматирование с заданным цветом шрифта, всегда имеющее приоритет перед стандартным форматом ячейки.

Если выполняется одновременно несколько условий, отвечающее за одно и то же свойство форматирования, то применяется первый в списке условный формат. Например, если у ячейки есть два условных формата на ее значение:

1. больше 10 – желтый цвет,
2. больше 20 – синий цвет

В случае любого значения больше 10, ячейка будет окрашена желтым цветом фона. Второй условный формат в данном случае игнорируется.

Чтобы условие работало корректно, надо в диалоге условного форматирования поменять строки местами (кнопки со стрелками в верхней части диалога). Тогда значения от 10 до 20 будут окрашены желтым, больше 20 – синим цветом фона. Еще лучше задавать условия явно – устанавливать промежуток значений «от – до» вместо просто «больше».

При помощи условного форматирования можно изменять только определенный набор свойств ячейки: 

• Цвет фона
• Цвет шрифта, тип шрифта (но не размер или название)
• Тип внешней рамки (ограниченный набор границ)
• Числовой формат (не доступно в xls-файлах)

Изменить отступ, выравнивание, наклон текста, некоторые типы рамок и свойства защиты при помощи условного форматирования нельзя.

Неявное условное форматирование

Цвет шрифта

Кроме использования интерфейсного средства «Условное форматирование», поменять цвет шрифта числовой ячейки можно при помощи стандартного формата.

Диалог «Формат ячейки» предлагает несколько предустановленных вариантов выделения красным цветом отрицательных чисел.

Стандартно пользовательский формат числа представляет собой текстовое выражение, разделенное на 4 блока:

• формат для положительных чисел
• формат для отрицательных чисел
• формат для нулевого значения
• формат для текстового значения

Блоки в выражении разделяются точкой с запятой, цвет текста заключается в квадратные скобки. Кроме красного цвета, можно использовать другие варианты: Черный, Синий, Голубой, Зеленый, Фиолетовый, Красный, Белый, Желтый.

Условие для цвета шрифта

Кроме цвета шрифта в пользовательском формате числа можно даже задавать простые условия, отличающиеся от стандартной разбивки блоков на положительные, отрицательные и нулевые значения. Для этого используется дополнительный блок с условиями, заключенными в скобки.

В примере суммарные поступления от клиентов выделяются синим цветом шрифта, только если значение больше 10000руб (см. диапазон ОДДС!B7:Q11)

Использование сложных условий непосредственно в пользовательском формате числа (кроме цвета) не рекомендуется, так как эта устаревшая особенность Excel, сохраненная в целях обратной совместимости версий. Лучше использовать явное условное форматирование.

Формат для скрытия данных

Еще один часто используемый вариант использования числового формата – это скрытие данных в ячейке при помощи пользовательского формата «;;;» — т.е. для всех вариантов показывать пустоту.

В примере таким образом скрыто выражение в ячейке ОДДС!C2, там хранится сложная формула для вычисления даты по номеру недели. Эта очень важная ячейка, значение которой используется в других условных форматах.

Несмотря на то, что на экране ничего не отображается, значение можно использовать наравне с любой другой ячейкой.

Подробнее о вариантах пользовательского формата числа:

http://office.microsoft.com/ru-ru/excel-help/HP010342372.aspx

Простое условное форматирование

Выделение значения

Один из самых простых вариантов условного форматирования – это цветовое выделение в зависимости от значения числа.

Стандартный диалог Excel (лента Главная Условное форматирование Создать правило Форматировать все ячейки на основании их значений) позволяет задать различные логические условия: равно, не равно, больше, меньше, между.

Сравнивать можно как с константой (числом), так и со ссылкой на другую ячейку. В файле-примере таким образом отформатирован диапазон Платежи!A3:A22. Выделены даты позже даты начала текущей недели – ячейки ОДДС!C2.

Для установки условного форматирования перед вызовом диалога выделите заранее диапазон, на который будет распространяться условие. Это замечание актуально для всех вариантов установки условных форматов ячеек.

Гистограммы

Excel, начиная с версии 2007, предоставил возможность графического условного форматирования ячеек различными вариантами: гистограммы, цветовые шкалы, значки. Это простой, но очень эффектный интерфейс: требуется выделить область ячеек, затем просто выбрать вариант графического условного формата (например, лента Главная Условное форматирование Гистограммы).

В файле-примере таким образом отформатирован диапазон Платежи!C3:C22 – в виде гистограмм показаны значения платежей, хранящиеся в ячейках.

Повторяющиеся значения

Еще один стандартный пример использования условного форматирования – это выделение повторяющихся, либо уникальных значений в диапазоне.

Диапазон с гистограммами Платежи!C3:C22 дополнительно отформатирован по условию выделения жирным шрифтом повторяющихся значений:

Такое форматирование можно было организовать и в старых версиях Excel (xls), условие при этом задается формулой (в координатах примера):

=AND(COUNTIF($C$3:$C$22; C3)>1;NOT(ISBLANK(C3)))

Сложное условное форматирование

Разделение на «простое» и «сложное» условное форматирование здесь просто подразумевает наличие дополнительных навыков по созданию формул и понимание адресации Excel.

Скрытие неактуальных данных

Один из методов скрытия данных в ячейке через пользовательский формат числа уже описан в данной статье. Другой вариант скрытия значения с использованием формата ячейки – это просто окраска шрифта и фона ячейки в одинаковый цвет.

Этот способ применен при условном форматировании отчета на листе ОДДС примера. Даты ранее текущей недели, которая задается в ячейке B2, выделяются белым фоном, тогда как обычный фон для этих ячеек – светло-коричневый. Ячейки с данными об остатках на начало период скрываются за счет использования одинакового светло-серого цвета для шрифта и заливки.

Формула для ячеек сравнивает ячейку с текущей датой с ячейкой, содержащей дату начала недели. Обратите внимание на применение относительной и смешанной адресации (символ «$» в координатах).

Это неверно, правила копирования адресов работают и при применении условных форматов. Но для этого надо вводить формулу вручную или удалять знаки «$» из координат ячеек.

С нашей точки зрения при использовании условного форматирования для диапазонов зачастую понятнее применение R1C1-адресации Excel.

Так, в частности, очевидно, что выражение RC подразумевает текущую ячейку.

Та же запись в A1-адресации без использования «$» требует дополнительной привязки к текущей ячейке, что иногда затрудняет понимание всего выражения.

Условия с применением функций рабочего листа

Условия для форматов могут содержать сложные многоуровневые выражения. Если результат формулы возвращает значение, отличное от нуля, то условие форматирования считается выполненным. Желательно, чтобы результат принимал логическое значение, т.е. TRUE=1 или FALSE=0. Это упрощает понимание выражения условного форматирования.

В примере для диапазона Поступления!A3:D20 установлено условное форматирование с проверкой на начало текстового значения в столбце C:

Разделение диапазонов при помощи рамок

Весьма полезной задачей условного форматирования при вводе массива информации по аналогии с записями базы данных является разделение блоков данных по датам. Проще всего разделять такие блоки прорисовкой границы перед началом данных следующего периода.

В примере для всего диапазона таблицы Поступления!A3:D20 установлено условное форматирование с проверкой на равенство ячейке сверху:

Обратите внимание, что для выбранного диапазона действуют два правила условного форматирования одновременно: первой отвечает за выделение жирным шрифтом, второе — за прорисовку рамки.

Проверка на корректность формулы

Еще одной типичной задачей условного форматирования является проверка больших диапазонов на идентичность, либо наличие формул.

В частности типичной возможностью в задачах финансового моделирования является ввод значения вместо формулы, рассчитывающей значение по умолчанию.

Например, по условиям отсрочки платежа контрагента рассчитывается некоторая сумма, но имеется возможность ее корректировки вручную в той же ячейке по реальным данным оплаты. При этом хочется видеть, в каком месте производилась корректировка, а в каком формула сохранена.

Вот пример подобной функции в модуле VBA:

Option Explicit
Function HasNoFormula(oCell As Range)
HasNoFormula = Not oCell.HasFormula
End Function

В условном форматировании можно использовать выражение:

Этот метод имеет существенные недостатки.

При использовании такой простой функции, условие будет выполняться только, если в ячейке нет никакой формулы; если же там записано «=1+1», то Excel будет считать условием выполненным. Можно явно задавать проверку на равенство определенной формуле в коде VBA, но это существенно усложняет разработку и отладку финансовой модели.

Главной проблемой при использовании UDF VBA является низкая производительность. При копировании такого условного формата на большой диапазон будет заметно запаздывание прорисовки этих ячеек, что не всегда приемлемо в работе.

Другим вариантом решения данной задачи является проверка на равенство формулы непосредственно в условии форматирования.

В примере для всего диапазона таблицы ОДДС!B20:P20 установлено такое условное форматирование:

Как видно из условия, наличие формулы в данном выражении не проверяется – сравнивается только результат. Если он отличен от заданного в формуле, то ячейка выделяется красным цветом (K20).

Если формула слишком сложная, то можно сохранить ее в служебном диапазоне ячеек (который затем можно скрыть), а проверку условного форматирования осуществлять, ссылаясь на этот диапазон.

Еще один пример, расширяющий грани возможного в Excel.Требуется создать фильтр, отбирающий записи в таблице сгруппированных по…
При разработке финансовых моделей типичной задачей является наглядное представление плановых и фактических данных. Пожалуй,…
В статье систематизируются простые приемы обработки больших объемов данных при помощи стандартных методов интерфейса Excel. Информация…

Источник: https://www.excelfin.ru/index.php/soft/183