Связать таблицы в excel как сделать

Добрый день!

Поговорим сегодня о таблицах в AutoCAD, а точнее о их связи с электронными таблицами Excel.

В AutoCAD можно вставить существующую таблицу Excel, при этом сохраняется двусторонняя связь между программами. Если изменить исходную Excel-таблицу, то изменится и связанная с ней таблица в AutoCAD, аналогично при изменении таблицы в AutoCAD поменяется и исходная. Связь поддерживается на уровне данных и форматирования таблиц.

Рассмотрим основные моменты работы на примере создания перечня элементов.

 Задача: есть таблица с перечнем элементов, созданная в Excel

Необходимо импортировать эту таблицу в AutoCAD так, чтобы сохранилась двухсторонняя связь между ними. 1. Запускаем в AutoCAD команду Таблица. В диалоговом окне выбираем пункт На основе связи с данными. В выпадающем списке еще нет никаких связей, мы создадим новую, выбрав соответствующий пункт меню или нажав кнопку рядом

2. В окне Выбор связи данных создаем новую связь с данными Excel

3. Присваиваем ей имя

4. Выбираем файл с перечнем элементов. Для многостраничных таблиц нужно указать необходимый лист с данными, выбрать опцию Связь со всем листом или с диапазоном. После введения всех данных будет доступен предварительный просмотр таблицы

5. Теперь в окне Выбор связи данных выбираем нашу созданную связь и вставляем таблицу в чертеж

6. После создания связи с таблицей в правой части строк состояния появляется символ связи и в виде цепочки

При таком способе создания таблиц на основе данных из таблицы Excel мы получаем не только облегчение рутинной работы, но и возможность всегда пользоваться актуальным данными за счет двусторонней связи между программами.

Вставленная в AutoCAD таблица заблокирована, о чем символизирует символ замка около курсора. В этом случае работает только прямая связь — из Excel в AutoCAD и в самом AutoCAD править таблицу нельзя.

Чтобы изменить блокировку необходимо из контекстного меню таблицы выбрать меню Блокирование, где доступно четыре опции:

• Разблокирование — снятие всех блокировок с таблицы (при этом связь с Excel сохраняется)
• Содержимое заблокировано — блокировка содержимого таблицы, но не ее формата
• Формат заблокирован — запрет изменения формата, но возможность редактирования данных таблицы
• Содержимое и формат заблокированы — полная блокировка таблицы (этот параметр установлен по умолчанию для всех вновь созданных таблиц)

Проще говоря, заблокировав содержимое мы сможем брать данные из любой таблицы Excel и оформлять ее в AutoCAD так, как нам нужно. При этом данные всегда будут актуальны. На нашем примере — перечень элементов создан путем экспорта в Excel из EDA-приложения, вставлен в AutoCAD с разблокированным форматированием и оформлен по ЕСКД средствами AutoCAD.

Попробуем поменять и сохранить исходную таблицу, при этом в строке состояния AutoCAD выйдет сообщение о том, что данные в исходной таблице изменены и будет предложено их обновить. Если сообщения нет, то необходимо из контекстного меню таблицы выбрать меню Связь с данными и пункт Загрузить изменения из исходного файла.

Если разблокировать содержимое или формат таблицы, то можно ее править в самом AutoCAD и в любой момент передать изменения в исходный Excel-файл. В уже известном нам меню Связь с данными есть соответствующие команды:

• Загрузить изменения из исходного файла
• Выгрузить пользовательские изменения в исходный файл — позволяет выгрузить изменения таблицы, сделанные в AutoCAD в исходный Excel-файл (опять же, можно связать как содержимое, так и формат). ВАЖНО! Перед выгрузкой данных убедитесь, что файл с таблицей Excel закрыт!
• Редактирования связи с данными — запускает окно изменений связи с Excel
• Открыть файл связей с данными (не очень удачный перевод на русский язык) — открывает исходную таблицу Excel
• Разорвать связь с данными — удаляет связь — таблицы становятся независимыми.

1. Любую таблицу Excel можно вставить в чертеж AutoCAD. При этом можно вставить как весь лист таблицы, так и его конкретную часть. Можно создать множество таблиц AutoCAD на основе одного файла Excel
2. Вставленная таблица имеет двустороннюю связь с исходным Excel-файлом. Связь поддерживается на уровне данных и уровне форматов. Можно включать/отключать каждый тип связи для каждой таблицы — это дает огромные возможности для совместной работы проектировщиков, сметчиков, плановых служб и пр., когда все всегда пользуются актуальными данными
3. Благодаря возможности блокировки/разблокировки связи формата можно брать за основу любую таблицу Excel и оформлять ее в AutoCAD стандартными средтвами
4. При двусторонней связи всегда есть опасность одновременного внесения изменений, поэтому грамотная организация этого процесса очень важна
5. Связь между таблицами можно разорвать.

С другими приемами работы в AutoCAD можно ознакомиться на одноименной странице блога.

Источник: https://mikhailov-andrey-s.blogspot.com/2012/08/autocad-excel.html

Связывание и внедрение таблиц и диаграмм MS Excel в документы MS Word

Если нам не требуется (а иногда и нежелательно) обновлять в документе таблицу или диаграмму, полученную из Excel, то используем внедрение. При этом в документ помещается статическая копия данных, т.е. внедрённый объект становится частью документа Word и уже никак не связан с источником данных.

Размер файла документа при этом, естественно, увеличивается.

Если же нам нужно поддерживать данные, полученные из Excel, в актуальном состоянии, следует использовать связывание.

При этом в документ помещается ссылка на объект Excel, соответственно, при изменении исходной таблицы или диаграммы данные в документе также изменятся.

Рассмотрим разные способы связывания и внедрения.

ВНЕДРЕНИЕ

1 способ. Через буфер обменаЭто самый простой и очевидный способ. Выделяем на листе Excel диапазон ячеек или диаграмму, любым способом выполняем команду Копировать, переходим в документ Word и выполняем команду Вставить. При этом таблица вставляется как таблица Word с возможностью редактирования средствами Word, а диаграмма в версиях до Word 2007 включительно вставляется как внедрённый объект (см. ниже), а начиная с Word 2010 — как рисунок. Чтобы диаграмма начиная с Word 2010 вставилась как внедренный объект, следует использовать Параметры вставки2 способ. Создание нового объекта

• Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект,
• 
• для версий старше Word 2007 меню Вставка — Объект
• 
• и в раскрывшемся диалоговом окне на вкладке Создание ищем в списке строчку Лист Microsoft Excel и нажимаем ОК 
• 
• После этого на странице документа мы видим фрагмент листа Excel, а также ленту с вкладками (или меню) Excel.
• Тот же результат получится, если на вкладке Вставка раскрыть список под кнопкой Таблица и выбрать вариант Таблица Excel. 
• 
• В версиях до Word 2003 включительно можно использовать кнопку Добавить таблицу Excel на Стандартной панели инструментов.
• 
• Таким образом, мы можем создавать таблицу Excel, используя все возможности этой программы, прямо в документе.

Если мы хотим создать внедрённую диаграмму, то в диалоговом окне Вставка объекта на вкладке Создание выбираем строчку Диаграмма Microsoft Excel. В этом случае будет создан не один лист Excel, а два: на первом будет пример диаграммы, а на втором — исходные данные для неё, которые следует заменить своими исходными данными.

После того как таблица/диаграмма создана, щелчок мыши вне рамки объекта возвращает нас в документ. Если требуется вернуться к редактированию объекта, достаточно сделать по нему двойной щелчок мышкой.

Примечание. Если у Вас параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, а заливка ячеек отсутствует, то таблица будет затенена. На печать, естественно, она будет выводиться без заливки.

3 способ. Создание объекта из файла

Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект и в раскрывшемся диалоговом окне переходим на вкладку Создание из файла. С помощью кнопки Обзор находим в Проводнике нужный файл Excel и нажимаем ОК.

При этом в документ вставляется лист, который был активен при последнем сохранении книги. Но войдя в режим редактирования объекта, можно перейти на любой другой лист.

Изначально лист Excel вставляется в масштабе 100%, из-за этого большая таблица или диаграмма может выйти за край страницы документа. В этом случае размером вставленного объекта управляют с помощью размерных маркеров по углам и по серединам сторон рамки выделения. Кроме того, такие же размерные маркеры доступны, если войти в режим редактирования объекта. 

В чём отличие? Если Вы перемещаете размерные маркеры, находясь в режиме редактирования объекта, то Вы увеличиваете/уменьшаете количество видимых строк/столбцов.

1. Было
2. 
3. Стало
4. 
5. Если же Вы ту же самую операцию делаете, не входя в режим редактирования, то Вы просто растягиваете/сжимаете рисунок
6. Было
7. 
8. Стало
9. 
10. Создать внедрённый объект из файла можно также, перетащив мышкой значок файла Excel на страницу документа Word

Совет. Если Вы планируете внедрять диаграмму в документ, то лучше расположить её на отдельном листе.

Примечание. Иногда после редактирования таблицы и возвращения в Word, мы видим, что таблица отображается не полностью, она как бы «уехала» вверх или влево.

• В этом случае следует вернуться в режим редактирования и обратить внимание, какая ячейка осталась активной. 
• Рекомендуется оставлять активной ячейку в левом верхнем углу Вашей таблички.
• СВЯЗЫВАНИЕ
• 1 способ. Через буфер обмена с помощью Специальной вставки

Выделяем на листе Excel диапазон ячеек или диаграмму, выполняем команду Копировать, переходим в документ Word и даём команду Специальная вставка. Размещение этой команды зависит от версии Word.

В версиях до Word 2003 включительно она находится в меню Правка. Начиная с Word 2007 эту команду можно найти в раскрывающемся списке кнопки Вставить на вкладке Главная. Кроме того, начиная с Word 2010 в контекстном меню присутствует команда Параметры вставки, с помощью которой можно выбрать варианты связывания.

2 способ. Создание объекта из файла.

1. Для установления связи с файлом источником при создании объекта из файла достаточно в диалоговом окне Вставка объекта поставить флажок Связь с файлом
2. При этом в документ вставляется уже не сама таблица, а ссылка на неё. 
3. При последующем открытии такого файла появляется окно
4. Если вы не уверены в надёжности источника связанных файлов, нажмите Нет.
5. Если выбран вариант Да, то данные в таблице документа обновятся в соответствии с последними изменениями в книге Excel. 
6. Если во время изменения данных в электронной таблице документ Word открыт, то связанная таблица обновляется автоматически (по умолчанию).

Чтобы установленная связь работала, требуется, чтобы файл с электронной таблицей не переименовывался и не перемещался. Если всё же такое произошло, то чтобы заново прописать путь к источнику, можно воспользоваться диалоговым окном Связи из контекстного меню связанной таблицы. 

Как видим, в этом диалоговом окне есть возможность Сменить источник, а также Разорвать связь, если таковая больше не требуется. Кроме того, здесь же можно выбрать способ обновления связи: автоматически или по запросу.

В версии до Word 2007 это диалоговое окно также открывается при выполнении команды меню Правка — Связи. 

В Word 2007 его можно открыть, нажав кнопку Office и выбрав команду Подготовить — Изменить ссылки на файлы. 

Начиная с Word 2010 для этого выбираем вкладку Файл — Сведения — Связанные документы — Изменить связи с файлами.

Примеры

Источник: http://www.excelworld.ru/publ/hacks/integration/excel_with_other_office/58-1-0-129

Как сделать, чтобы информация из одного листа автоматически передавалась и отображалась на втором листе

Данная статья о том, как связать таблицы, чтобы данные из одной таблицы автоматически переносились во вторую

Приведу три способа Автоматического переноса данных с одного листа программы «Эксель» в другой.

Первый, самый простой и примитивный способ связи двух таблиц на разных листах документа -вставка данных при помощи опции специальной вставки

Рассмотрим, как соединить две таблицы по шагам.

Первый шаг

Необходимо выделить ту таблицу, из которой будут транслироваться данные во вторую таблицу.

Второй шаг

Копировать информацию сочетанием клавиш ctrl+C или вызвав контекстное меню правой кнопкой мыши и кликнув по пункту меню «Копировать»

Третий шаг

Перейти на лист документа «Excel», в который Вы планируете транслировать информацию из первой таблицы.

Четвертый шаг

После вставки связи следует отформатировать вид ячеек – привести их к надлежащему виду.

Результат вставки связи

Второй способ переноса данных из одной таблицы в другую — это использование сводных таблиц в программе «Excel»

При использовании данного метода роль второй таблицы («реципиента») играет сама сводная таблица.

Как обновить сводную таблицу

При клике правой кнопкой мыши по сводной таблице и нажатии на пункт «Обновить» сводная таблица автоматически перенесет все данные из связанного массива информации («таблицы донора»).

О том, как в «Эксель» создавать сводные таблицы подробно написано в статье:

Как делать сводные таблицы в программе «Excel» и для чего они нужны

Третий способ самый эффективный и наиболее автоматизированный — это использование меню надстройки «Power Query»

Правда нужно отметить, что этот способ подходит только пользователям   Excel 2016 и пользователям Excel 2013и выше с установленной надстройкой «Power Query».

Смысл способа в следующем:

Необходимо открыть вкладку «Power Query». В разделе «Данные Excel» нажимаем кнопку (пиктограмму) «Из таблицы».

Из таблицы -Power Query

Далее нужно выбрать диапазон ячеек, из которых нужно «притянуть» информацию и нажимаем «Ок».

Источник данных для запроса Power Query

После настройки вида таблицы нажмите кнопку «Закрыть и загрузить»

Обновление полученной таблицы происходит кликом правой кнопки мыши по названию нужного запроса в правой части листа (список «Запросы книги»). После клика правой кнопкой мыши в выпадающем контекстном меню следует нажать на пункт «Обновить»

Обновление запроса в PowerQuery

Источник: http://RuExcel.ru/svyazat-tablici/

Как объединить две таблицы и более в одну?

Типичная задача — имеем несколько однотипных таблиц на разных листах рабочей книги. Хотим, чтобы при внесении данных в любую из этих таблиц — данные добавлялись в одну общую таблицу, расположенную на отдельном листе.

Устанавливаем себе надстройку ЁXCEL. Читаем справку.

Приступаем к решению. Переходим во вкладку ЁXCEL главного меню, нажимаем кнопку «Таблицы», в выпавшем списке выбираем команду «Объединить таблицы»:

В открывшемся диалоговом окне выделяем листы с таблицами, которые необходимо объединить и нажимаем «ОК»:

Программа сформирует запрос — объединит таблицы и выведет информационное сообщение:

• Переходим на итоговый лист (тот где хотим вывести общую таблицу), устанавливаем курсор в ячейку «A1«. Переходим в главном меню во вкладку «Данные» в разделе «Получение внешних данных» нажимаем кнопку «Существующие подключения»:
• 
• В открывшемся диалоговом окне выбираем «Подключения в этой книге» — «Запрос из Excel Files» и нажимаем «Открыть»:

В открывшемся диалоговом окне устанавливаем переключатели в положения «Таблица» и «Имеющийся лист», нажимаем «ОК»:

В активном листе будет создана таблица, которая будет объединять таблицы, расположенные на указанных нами листах:

Теперь все таблицы связаны. Добавьте новые строчки в любую из объединенных таблиц. Перейдите во вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Обновить все»:

В итоговой таблице появятся строчки, добавленные в выбранный вами лист.

Чтобы обновление итоговой таблицы происходило автоматически вставьте в модуль каждого листа (кроме Итогового) следующий код (Как вставлять макросы?):

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
ActiveWorkbook.RefreshAll
End Sub

Источник: https://e-xcel.ru/index.php/khitrosti/kak-ob-edinit-dve-tablitsy-i-bolee-v-odnu

Практическая работа по информатике на тему "Связи таблиц в Microsoft Office Excel"

Практическая работа № 6

Связывание таблиц

1. Лист 1 переименуйте в 1 группа и создайте на нем следующую таблицу

Для вычисления общего среднего балла используйте функцию СРЗНАЧ( ).

1. Лист 2 переименуйте в 2 группа и создайте на нем следующую таблицу

Для вычисления общего среднего балла используйте функцию СРЗНАЧ( ).

1. Лист 3 переименуйте в Ведомость, на нем создайте таблицу, которая будет иметь следующий вид

ВНИМАНИЕ! Значения в диапазон ячеек А4:Е13 необходимо ввести с помощью связывания таблиц. Для этого:

• Установить курсор в ячейку, в которой нужно получить данные или формулу с другого листа;
• Ввести знак “=”;
• Перейти на лист, с которого берется исходная информация;
• Выделить ячейку, из которой берется информация;
• Нажать Enter.

Таким образом, в строке формул для ячейки А4 появится следующее: ='1 группа'!A3.

Для ввода остальных фамилий можно применить Автозаполнение.

В ячейку С14 введите =СУММ(B4:B13), в ячейку F14 введите =СУММ(E4:E13).

1. Откройте новую книгу Microsoft Office Excel. Переименуйте рабочие листы: Лист1 – Закупка, Лист2 – Реализация, Лист3 – Цена, Лист4 – Выручка, Лист5 – Доход.

2. На рабочем листе «Закупка» создайте таблицу и внесите данные, в ячейках H4:Н8 – введите формулы суммирования по строкам.

Рис. 4. Общий вид исходной таблицы на рабочем листе Закупка.

1. . На рабочем листе «Реализация» внесите исходные данные в таблицу и оформите, как показано на рисунке.

Рис. 5. Общий вид исходной таблицы на рабочем листе Реализация.

1. На рабочем листе «Цена» создайте и заполните две таблицы –Расходы на закупку и Расчет цен как показано на рисунке 6.

• На листе Цена в таблице Расходы на закупку ячейки А4:А8 связаны с ячейками таблицы Количество закупленной продукции на листе Закупка (А4:А8), осуществите связывание;
• Ячейки В4:В8 являются исходными, т.к. содержат первоначальные сведения о ценах закупленного товара;
• Свяжите ячейки С4, С5, С6, С7, С8 в таблице Расходы на закупку на листе Цена с соответствующими ячейками на листе Закупка (Н4:Н8), используя связывание ячеек;
• В ячейку D4 введите формулу = В4*С4;
• На листе Цена в таблице Расчет цен ячейки А14:А18 связаны с ячейками таблицы Количество закупленной продукции на листе Закупка;
• Ячейки В14:В18 являются связанными с исходными ячейками текущего листа В4:В8;
• Ячейки С4:С8 являются исходными;
• В ячейку D14 введите формулу = В14*С14+В14.

Рис. 6. Общий вид рабочего листа Цена.

1. Создайте и заполните таблицы на листе Выручка, как показано на рисунке 7.

Самостоятельно определите связанные и исходные данные. Выполните связывание ячеек.

Рис. 7. Общий вид рабочего листа Выручка.

1. Заполните и оформите таблицы на листе Доход (рис. 7).

• Обратите внимание, что в таблицах добавились данные столбца Цена закупки из таблицы Расчет цен расположенной на листе Цена.
• В таблице Доход от реализации за полугодие количество проданного товара, число в столбце Н, совпадает с суммой за полугодие на листе Реализация.
• В ячейках E4:E8 находится формула =D4*(B4-C4).
• В строке ИТОГО в ячейке E9 находится формула, суммирующая ячейки E4:E8.
• Выполните связывание ячеек.

Рис. 8. Общий вид рабочего листа Доход.

Создайте на листах Выручка и Доход таблицы по расчету за 2 квартал. Свяжите эти таблицы с соответствующими исходными данными.

1. Постройте круговую диаграмму на листе Доход и проанализируйте распределение дохода по видам продукции.

Контрольные вопросы:

1. Приведите пример абсолютной ссылки, назовите ее основное предназначение.

2. Приведите пример относительной ссылки, назовите ее основное предназначение.

3. Приведите пример смешанной ссылки.

4. Как осуществляется связывание листов?

5. Перечислите основной вид диаграмм.

6. Как осуществляется вставка диаграммы на лист?

Источник: https://infourok.ru/prakticheskaya-rabota-po-informatike-na-temu-svyazi-tablic-v-microsoft-office-ecel-2836932.html

Связывание таблиц Word и Excel

Этот метод можно рекомендовать, когда возникает необходимость переноса данных из таблиц Еxcel для вставки в текстовый документ.

Ранее описанный способ вставки таблицы как графического объекта имеет определенные ограничения, такие, как: невозможность изменения данных, искажения при масштабировании, нечитаемость мелкого шрифта и т.д.

• Второй предложенный способ — вставлять листы Excel непосредственно в документ, — приводит к неоправданному «раздуванию» файла, кроме того, внедренные объекты иногда ведут себя непредсказуемо.
• Однако, используя технологию Automation, объекты можно не только внедрять, но и связывать.
• Сейчас мы свяжем между собой таблицы Еxcel и Word, причем так, чтобы изменения в исходной таблице приводили к изменениям в таблице документа. Итак, у нас есть исходная таблица с расчетами:

1. Создаем в Word точно такую же, но пустую таблицу:

Заголовки не набираем, а специально оставляем пустые строки.

После проделанных операций, на экране должно быть открыты оба окна: окно MS Word с заготовкой и окно MS Excel с расчетной таблицей. Можем приступать к связыванию. Суть его состоит в том, чтобы последовательно, одна за другой, связать ячейки таблицы с необходимыми позициями в текстовом документе.

Для этого:

Перейдите на лист Еxcel и сделайте текущей ячейку, которую необходимо связать с документом (начнем с В1).

Выполняем копирование ячейки (меню Правка-Копировать либо сочетание клавиш Ctrl+C).

Переходим в окно с документом Word и помещаем курсор в позицию для вставки. В данном случае это будет заголовок, расположенный через одну строку над таблицей.

В меню Word выбираем Правка-Специальная вставка. В результате откроется диалоговое окно Специальная вставка, где в области Источник (в левом верхнем углу) указаны координаты выделенной ячейки:

Устанавливаем переключатель в положение Связать.

В списке Как выбираем Неформатированный текст.

Щелчком по кнопке ОК закрываем окно.

Таким образом мы установили связь между текстовой позицией в документе и ячейкой в рабочем листе. Необходимо сразу отметить, что с объединенными ячейками связывание работает не совсем корректно. Аналогично необходимо связать оставшиеся ячейки. Окончательно документ должен выглядеть так:

Теперь мы имеем возможность форматировать таблицу, как нам удобно, при этом изменение данных будет происходить автоматически. Также можно отметить, что таблицу в Word можно использовать как сводную, занося в нее значения из разных листов и даже книг Еxcel.

Режим обновления также можно настраивать. Для этого необходимо:

Выбрать любое вставленное значение в Word и нажать правую кнопку мыши:

В контекстном меню выбрать Связанный объект Лист-Связи.

В открывшемся окне можно выбирать Способ обновления связи:

Способ обновления можно изменять для каждой связи по отдельности, а можно выделить изменить для всех значений или для нескольких сразу.

Данный способ при разовом использовании подходит мало, так как он достаточно трудоемкий на начальном этапе. Однако при частых вычислениях (курсовые, дипломные работы, финансовые отчеты и т.д.) он окупается.

Также при изменении структуры таблицы в Excel происходит нарушение связей, что влечет за собой разрушение целостности таблицы в документе.

Поэтому связывание лучше выполнять после окончательного формирования расчетных таблиц.

Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:

Источник: http://wordexpert.ru/page/svyazyivanie-tablits-word-i-excel

Настройка связей между документом Word и таблицей Excel

Очень многие в своей работе сталкиваются с необходимостью формировать отчёты, сводки, обобщающие документы на основе каких-то вычислений, расчетов, таблиц с исходными данными и их анализа. И часто для выполнения этих задач приходится прибегать к комбинации таких программных продуктов как Word (где формируется итоговый отчет для дальнейшей распечатки или пересылки кому-либо) и Excel (в котором собираются и обрабатываются исходные данные для отчета).

Если разовые задачи не вызывают особых вопросов, то формирование периодических отчетов порой доставляет немало проблем. Рутинное копирование одних и тех же табличек или графиков (с немного изменившимися данными) в одни и те же документы крайне утомляет. Но этот процесс можно автоматизировать. Как это сделать — читайте ниже.

Создание связи между Word и Excel

Самый быстрый и эффективный способ создать связи между файлами — скопировать нужную информацию из одного и вставить в другой, воспользовавшись инструментом «Специальная вставка». Для этого нужно выделить таблицу, ячейку или диаграмму в Excel, перейти в Word, поставить курсор в нужную часть документа и:

— нажать правую кнопку мыши и выбрать пиктограмму с нужным способом вставки

Рис. 1. Вставка связи через правую кнопку мыши

— или выбрать на вкладке «Главная» команду «Вставить» (нажать на стрелочку под иконкой) и в появившемся списке выбрать «Специальная вставка», либо воспользоваться сочетанием клавиш «CTRL+ALT+V». В появившемся окне необходимо активировать пункт «Связать», выбрать вариант вставки и нажать ОК.

Рис. 2. Вставка связи через команду меню или горячие клавиши

В результате вставленный объект будет связан с тем файлом, откуда он был скопирован, и при обновлении исходных данных можно будет быстро обновить связи в документе Word.

Выбор способа вставки данных

Как видно на рисунке 2, есть несколько способов вставки данных в документ. В повседневной работе придется выбирать, по сути, между двумя вариантами — вставить таблицу как картинку (без возможности ее форматирования) или как текст (а значит, с возможностью вносить изменения). Для диаграмм вариант всего один — картинка.

https://www.youtube.com/watch?v=Pv6eIleHG4s

Кроме того, важно отличать связанные объекты от внедренных. Внедрение — операция, которая не рассматривается в этой статье. Суть ее в том, что в документ Word внедряется объект Excel, который позволяет работать с данными в табличном процессоре прямо из документа Word.

При этом исходный файл и текстовый документ никак не связаны. Внедрение используется редко, так как сильно увеличивает размер файла.

В большинстве случаев при выборе способа вставки таблицы следует выбирать текстовый вариант, чтобы иметь возможность настроить форматирование под себя.

Картинки можно вставлять, если форматирование в исходном документе Excel Вас полностью устраивает.

Например, когда нужно вставить в предложение какую-то цифру или текст, которые есть в файле Excel и будут изменяться, или же когда таблица в Word составляется из нескольких разрозненных ячеек Excel (из разных таблиц, листов или даже книг). В таких случаях копируем данные ячеек в нужное место и выбираем способ вставки «Неформатированный текст».

Рис. 3. Сбор одной таблицы Word из разных листов книги Excel

Настройка способа обновления связей и работа с диспетчером связей

Вставленные связи можно обновлять несколькими способами. Например, если на вставленном объекте кликнуть правой кнопкой мыши, то в меню будет кнопка «Обновить связь», нажатие которой приведет к обновлению выбранной связи.

Рис. 4. Обновление через правую кнопку мыши

Можно задать параметры обновления сразу для всех объектов. Для этого нужно вызвать диспетчер связей документа. Проходим по пути «Файл»-«Сведения»-«Изменить связи с файлами» (данная команда доступна, когда в документе есть как минимум одна связь, а сам документ сохранен).

Рис. 5. Открываем диспетчер связейРис. 6. Окно диспетчера связей

В диспетчере показаны все связи файла. В группе «Способ обновления связи» можно выбрать тот вариант, который более предпочтителен или вообще отключить обновление связей. Также для каждой связи можно задать настройку «Сохранять формат при обновлении». Она отвечает за то, чтобы выбранное Вами форматирование не слетало, когда вы обновите связь.

В этом же диспетчере можно разорвать связи, открыть или изменить источник.

Работа со связями через коды полей Word

По своей сути каждая связь представляет собой специальное поле Word. Если в документе со связями Вы нажмете ALT+F9, то увидите, что вместо вставленных данных отобразятся коды этих полей.

Рис. 7. Таблица из рисунка 3, переведенная в режим отображения кодов полей

Работа с ними открывает возможности, которые не предоставляет стандартный диспетчер связей. И хотя коды полей Word — широчайшая тема, выходящая далеко за рамки данной статьи, пару примеров их полезного использования мы приведем:

1) Изменение ссылок на документы сразу во всех связях

Связи с исходными документами осуществляются через прямые ссылки. Если Вы переложили исходный файл, то нужно будет переподтянуть все связи.

В диспетчере связей придется делать это для каждой связи отдельно (даже если выбрать несколько — диспетчер будет по очереди предлагать заменять каждую ссылку).

Если же вы перейдете в режим отображения кодов полей (ALT+F9), то старые ссылки можно поменять на новые простой заменой (CTRL+H или «Главная-Заменить»), указав старый адрес и новый.

2) Использование именованных диапазонов для вставки таблиц

Если вы вставляете в Word таблицу из Excel, то ссылка на нее будет содержать конкретный диапазон ячеек. То есть, если вы добавите в таблицу строки или столбцы — то данные обновятся только в пределах жестко указанного диапазона. Диспетчер связей позволяет изменить диапазон вручную.

Автоматическое же изменение можно настроить, задав в Excel именованный динамический диапазон (урок здесь и здесь, не разберетесь — пишите нашему боту в Telegram, поможем), а в файле Word в режиме правки кодов полей после этого нужно будет заменить прямые ссылки на ячейки на название именованного диапазона.

Другие полезные тонкости работы с офисными программами всегда можно узнать здесь.

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOfBot

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/59affb7afd96b11e8eadd771/59c379a5a867312e013d1a8f

Добавление данных с помощью связанных таблиц Excel

Связанная таблица — это таблица, созданная в Excel и связанная с таблицей в окне PowerPivot.
Преимущество создания и поддержания данных в Excel перед их импортом состоит в том, что можно продолжать изменять данные на листе Excel и в то же время использовать их для анализа в PowerPivot.

Создание связанной таблицы

Имя новой таблицы, появляющейся в окне PowerPivot, всегда совпадает с именем таблицы Excel. Поэтому перед созданием связанной таблице необходимо дать таблице Excel понятное имя.
По умолчанию Excel формирует имена таблиц автоматически (Table1, Table2 и т. п.), но можно легко переименовать их с помощью интерфейса Excel.

Примечание

В Windows Vista и Windows 7 функции в окне PowerPivot доступны на ленте, обсуждаемой в данном разделе. В Windows XP функции доступны в наборе меню. Если в Windows XP необходимо просмотреть, каким образом команды меню связаны с командами ленты, см. раздел Пользовательский интерфейс PowerPivot в Windows XP.

1. В окне Excel выберите данные, которые необходимо представить в виде таблицы.

2. Нажмите кнопку Форматировать как таблицу на вкладке Корневая папка и выберите стиль таблицы.
   Обязательно выберите Таблица с заголовками.

3. Дайте таблице имя, как описано в следующей процедуре.

• В окне Excel на вкладке Работа с таблицами в группе Свойства на вкладке Конструирование введите имя для таблицы.

1. Выберите в окне Excel созданную таблицу.

2. На вкладке PowerPivot в группе Excel щелкните Создать связанную таблицу.

   Новая таблица появляется в окне PowerPivot.
   Данные этой таблицы связаны с выбранной таблицей Excel и могут изменяться в Excel, а не в окне PowerPivot.

Внесение изменений в связанные таблицы

Если переименовать таблицу Excel после создания связанной таблицы, то связь между таблицами будет прервана.
При попытке обновить данные появляется диалоговое окно Ошибки в связанных таблицах.
Чтобы выбрать вариант исправления ошибки, нажмите Параметры.
Изменение имени в окне PowerPivot не влияет на связь.

При переименовании заголовков столбцов в таблице Excel изменения в связанной таблице Gemini применяются автоматически.
Однако если переименовать заголовок столбца в Excel, который используется в связи PowerPivot, то эту связь PowerPivot придется создать заново.
Дополнительные сведения о связях см. в разделе

Связи между таблицами.

Обновление данных в связанных таблицах

По умолчанию таблицы PowerPivot, связанные с таблицами Excel, обновляются автоматически при изменении данных.
Кроме того, их можно обновить вручную в окне PowerPivot или в окне Excel.

• В окне PowerPivot в разделе Работа с таблицами перейдите на вкладку Связанная таблица и в группе Связанные таблицы нажмите кнопку Режим обновления, а затем нажмите кнопку Вручную или Автоматически.

• В окне PowerPivot в разделе Работа с таблицами перейдите на вкладку Связанная таблица и в группе Связанные таблицы нажмите кнопку Обновить все или Обновить выделенные.

• В окне Excel перейдите на вкладку PowerPivot и выберите в группе Данные Excel пункт Обновить все.

Источник: https://technet.microsoft.com/ru-ru/gg413456(v=sql.15)

Связывание электронных таблиц Excel

Информацию в электронной таблице Microsoft Excel можно объединить с извлеченными из чертежа данными.

С помощью создания связи с электронной таблицей Excel можно включить информацию из всего листа или только его части, т. е. именованного диапазона. В диалоговом окне «Связь с внешними данными» можно выполнить следующие действия.

• Задать связь с данными путем выбора файла XLS, с которым требуется связать данные, извлеченные из чертежа.
• Задать соответствие между извлеченными данными чертежа и данными электронной таблицы.
• Выбрать в файле XLS столбцы, которые требуется объединить с извлеченными данными чертежа.

На странице «Исправление данных» предусмотрен доступ к диалоговому окну «Связь с внешними данными», в котором можно настроить связь извлеченных данных со всей электронной таблицей Excel или с диапазоном строк и столбцов.

Для создания связи с электронной таблицей необходимо, чтобы на компьютере, выполняющем извлечение данных, было установлено приложение Microsoft Excel. Если не установлена программа Microsoft Excel или файл XLS не сохранен локально на компьютере, на котором выполняется извлечение данных, установить связь с данными невозможно.

После изменения связанной электронной таблицы, например после добавления строки или столбца, можно обновить таблицу на чертеже в соответствии с этим изменением с помощью команды СВЯЗЬОБНОВИТЬ. Аналогичным образом, при изменении таблицы в чертеже связанную электронную таблицу можно обновить с помощью этой же команды.

Связывание данных заключается в выборе электронной таблицы Microsoft Excel с целью объединения всей таблицы или ее части с извлеченными данными чертежа. Дополнительные сведения о связывании данных см. в разделе «Создание связи таблицы с внешними данными».

В процессе задания соответствия данных создается связь между двумя наборами данных: данные в столбце таблицы извлеченных данных чертежа и данные в столбце электронной таблицы Excel.

В следующем примере рассматривается простая спецификация. Из чертежа извлекаются три столбца данных. В этих столбцах содержатся следующие данные: № детали, Редакция и Количество. В спецификацию можно включить два дополнительных столбца данных из электронной таблицы. В этих столбцах содержатся следующие данные Стоимость и Поставщик.

В данном примере электронная таблица содержит столбец номеров деталей, который имеет заголовок Номер по каталогу и соответствует столбцу Номер детали в таблице извлеченных данных.

В диалоговом окне «Связь с внешними данными» выберите «Номер детали» в качестве столбца для данных чертежа и «Номер по каталогу» в качестве столбца для внешних данных.

Поскольку в столбце данных чертежа и в столбце внешних данных существует по крайней мере одна ячейка соответствующих данных, функция извлечения данных «знает», как связаны между собой оба источника.

Соответствие данных можно проверить путем нажатия кнопки «Проверить соответствие» в диалоговом окне «Связь с внешними данными». При ошибочном соответствии отображается предупреждающее сообщение, указывающее причину. В некоторых случаях правильное создание связи между данными чертежа и данными электронной таблицы невозможно.

Сбой при проверке соответствия данных означает, что невозможно найти допустимое соответствие между данными чертежа и внешними данными (в электронной таблице). Отображаются следующие сообщения об ошибках.

Соответствия между значениями в данных чертежа и внешними данными не обнаружены.

• Если неполадку устранить не удается, объединение внешних данных не происходит. Сравните данные столбца электронной таблицы с данными чертежа и попробуйте найти соответствующие значения. Например, для данных чертежа и внешних данных может быть установлены разные значения точности.

Столбец данных во внешних данных не содержит уникальных значений.

• Столбец внешних данных содержит одну или несколько ячеек с одинаковыми данными. В этой ситуации невозможно однозначно задать соответствие между данными чертежа и внешними данными.

Источник: http://docs.autodesk.com/ACD/2014/RUS/files/GUID-EC74C0C3-22EA-4159-B43C-479102E4639B.htm