Как сделать вложение в Access?

Создание баз данных с помощью приложения MS Access 2003 — задача довольно распространенная по причине включения самого приложения в пакет MS Office, но когда начинаеш читать учебники и руководства по MS Access 2003, то становится малость не посебе от обилия возможных вариантов создания баз данных, с помощью этого приложения. Данная инструкция по созданию базы данных, была написана автором чисто для себя (во время изучения MS Access), в качестве подручного материала по созданию базы данных и использует только какой то один вариант в каждом конкретном случае, не углубляясь в теорию

Создание базы данных начинается с ее планирования, а потом уже создаются остальные части задуманного, согласно разработанного плана действий.

План базы данных My_own_base

1. Адрес — таблица адресов мест хранения поля — КодАдреса(Счетчик), Адрес, Примечание.
2. Помещение — таблица с перечнем помещений для хранения поля — КодПомещения(Счетчик), помещение, примечание.
3. Шкаф — таблица с перечнем шкафов (ящиков)в помещениях поля — КодШкафа(счетчик), шкаф, примечание.
4. Полка — таблица с перечнем полок (секций) в шкафу. поля — КодПолки (счетчик), полка, примечание.
5. Папка — таблица с перечнем папок для хранения документов поля — КодПапки (счетчик), папка, примечание.
6. Документ — таблица содержащая список документов ( с разбивкой — по вышеприведенным признакам) поля — КодДокумента (счетчик), адрес, помещение, шкаф, полка, папка, документ, дата открытия, дата закрытия, аннотация,актуальность (текущая), примечание.
7. Книга — таблица содержащая список книг (с разбивкой — по вышеприведенным признакам) поля — КодКниги (счетчик), адрес, помещение, шкаф, полка, книга, автор, название книги, год издания,номер издания, место издания, формат издания (повесть, роман и т.д.), аннотация, примечание.

Открываем__MS_Access_2003

Создаем новую базу.

Создаем таблицы.

1. Создаем таблицы с соответствующими полями (7шт)с использованием нескольких кнопок
2. Таблицы, Создание таблиц в режиме конструктора,Конструктор, Открыть.

• * поля счетчиков — обязательно ключевые и их заполнение идет автоматически,следует заметить что в MS Access обнуление счетчиков (при необходимости), вопрос решаемый, но достаточно хлопотный.
• Продолжаем создание таблиц.
• Продолжаем создание таблиц, используя этот шаблон (последовательность).И тогда конечный вид для таблицы Документ, будет иметь вид

1. а для таблицы Книги
2. Продолжаем создание таблиц, используя этот шаблон(последовательность).И тогда конечный вид для таблицы Книги, будет иметь вид
3. и здесь Далее
4. и здесь продолжаем˜
5. Здесь из выпадающих списков выбираем соответствующие поля и нажимаем Далее
6. Здесь просто нажимаем Далее
7. Здесь нажимаем Готово
8. и здесь Да
9. Окончание создания таблиц.

Выполняем перечисленные для Подстановки процедуры с полями Помещение, Шкаф, Полка в таблице Книги и с полями Адрес, Помещение, Шкаф, Полка, Папка в таблице Документы Для поля Актуальность в таблице Документы создадим отдельную таблицу. * При этом тип данных в этих полях автоматически поменяется с текстовый на числовой.

• Просмотрим схему данных базы, после выполненных процедур.
• Если сейчас открыть вкладку Подстановка в таблице Книги, то там можно увидеть такую картину“

Т.е. таблицы входящие в базу связаны между собой, база работоспособна и ее таблицы можно наполнять данными.

Но MS Access обладает еще целым рядом расширенных функций для облегчения работы пользователя и их подключением мы сейчас и займемся. Создадим формы для чтения и заполнения таблиц данными.

1. Вот такая форма у нас получилась.
2. Повторяем создание форм для всех таблиц используя приведенный шаблон.
3. Запросы к базе MS Access
4. Создаем запросы на выборку данных из базы
5. Выбираем нужные для формирования запроса поля и нажимаем Далее
6. Вот такой бланк запроса у нас получился

Повторяем создание запросов для таблицы Книги, для других таблиц есть смысл создавать запросы тогда когда в них будет количество полей более 25 (это только мое мнение — можно в принципе создавать поиск и в таблице с 2-3 полями).И вот такая форма запроса для таблицы Книги.

• Поля формы (ширину колонок)можно изменить простым перетаскиванием границ при нажатой правой кнопке мыши
• Отчеты в базах MS Access
• Так же сформируем отчеты для нашей базы данных
• Так же сформируем отчеты для нашей базы данных
• Заключение

Ну вот и все — простейшая база создана и ею можно пользоваться. То что база простейшая отнюдь не означает, что она не может работать полнофункционально, все функции в наличии.

Усложнения возможны за счет формирования более сложных отчетов, создания сложных запросов, более красивого оформления форм, добавления в таблицы, каких то не достающих полей.

По большому счету можно модифицировать и эту базу под свои нужды и вкусы, а можно и создать новую базу, взяв за основу эту базу.Удачи в творчестве.

Источник: http://pc.krognet.com/izbrannye-html/13-sozdanie-bazy-dannykh-s-pomoshchyu-ms-access-2003.html

Создание форм в Access для ввода данных

Microsoft Access является полезным приложением, поскольку позволяет создавать и хранить данные во многих связанных таблицах, предлагая большую эффективность и стандартизацию, чем электронные таблицы.

Таблицы являются основой базы данных.

Но, в отличие от обычных таблиц Excel, где ввод данных — очень медленная и утомительная процедура, создание форм в Access-формах выполняется с использованием удобных многочисленных функций.

Простые формы доступа

Все формы основаны на одной или нескольких таблицах базы данных, поэтому перед созданием форм сначала необходимо создать первичную таблицу. Существует много способов создания формы в Access. Программа создает базовую форму всего за один клик, поэтому пользователь может получить полностью настроенную форму с нуля.

Чтобы выбрать форму, необходимо войти на вкладку «Создать» на ленте меню, и найти раздел «Формы». При нажатии этой кнопки автоматически создается базовая форма, основанная на исходной таблице, выделенной на левой панели навигации. Это самый простой вариант для создания форм в Access, хотя предоставляет меньшую гибкость.

Разделенная форма фактически отображает данные из двух таблиц. Одна часть выглядит как электронная форма, расположенная ниже. Простая форма в Access показывает только одну запись, разделенная же имеет несколько строк, чтобы пользователи вводили много данных на экране. Этот тип формы полезен для ввода длинных списков, у которых столбцов не много.

Создание проекта с нуля

После того как будет выбран один из вариантов формы, пользователь приступает к созданию формы для ввода данных в Access с нуля, применяя дополнительные функции программы. Для этого нужно перейти в Дополнительные формы -> Мастер форм и далее нажать стрелку раскрывающегося списка «Больше форм», найти опцию для Мастера форм. После чего Access проведет пользователя по этапам создания формы и даст возможность использовать множество настроек, создавая баланс между программой, чтобы Access выполнила большую часть работы, и пользователем, создающему форму самостоятельно.

Существует много вариантов, которые можно реализовать с помощью создания форм MS Access. Можно создать два основных типа форм:

1. Связанные формы.
2. Несвязанные формы.

Связанные формы (Bound Forms) взаимодействуют с некоторыми базами данных, такими как оператор SQL, запрос или таблица. Этот вид используется для ввода или редактирования данных в базе.

Несвязанные формы (Unbound Forms) не зависят от источника данных. Они могут быть в форме диалоговых окон и коммутационных площадок, используемых для навигации с базой данных в целом. Существует много режимов создания форм в Access.

Типы связанных форм:

1. Форма единого элемента, самая популярная, когда записи отображаются в одной записи единовременно.
2. Несколько элементов, отображает ряд записей за один раз из связанного источника данных.
3. Сплит-форма, разделяется на половину, горизонтально или вертикально. Одна отображает элемент или запись, а другая — предоставляет данные нескольких записей из базового источника данных.

База данных Access

Для создания форм access формы имеется несколько способов. Для этого нужно открыть базу данных и войти на «Создать». Во вкладке «Формы» в правом углу нажать кнопку «Мастер форм». На первом экране выбирают поля, которые нужно будет отобразить в форме. Алгоритм действия:

1. В мастере форм выбрать tblProjects для таблиц/запросов и несколько необходимых полей, таких как ProjectStart, ProjectName, ProjectID, и ProjectEnd. Они перейдут в рабочие поля.
2. Выбрать tblTasks для таблиц / запросов и разместить по полям.
3. Нажать «Далее».
4. Выбрать вид упорядочивания создания форм и отчетов в access. Если нужно создать плоскую форму, выбирают организацию tblTasks, а при создании иерархической формы, можно упорядочить данные с помощью tblProjects.
5. Выбрать форму с подформами (s) и затем нажать «Далее». На следующем экране можно выбрать макет для своей подформы. По умолчанию выбран Datasheet View. Он похож на Table View.
6. Нажать «Далее».
7. На следующем экране необходимо указать имя формы и «Готово».

Создание форм в Microsoft Access через дополнительную форму выполняют через раскрывающееся меню «Дополнительные формы». Далее нужно создать форму «Несколько элементов», форму Datasheet, форму «Сплит» или форму «Модальный диалог».

Это обычно связанные формы. Выбрать объект, который нужно привязать к этой форме. Это не относится к формам модального диалога.

Выбрать объект в навигационной панели, выделить tblEmployees, появится форма «Несколько элементов», в которой будут перечислены все данные.

Мастер приложения

Перед созданием форм Access их можно увидеть на экране и использовать для просмотра данных в таблице. Для этого существуют кнопки навигации в нижней части экрана: первая запись, следующая запись, предыдущая запись, завершающая запись, которые позволяют перемещаться по таблице. Можно также ввести новейшую запись, нажав кнопку «Новая». Алгоритм создания форм в субд. Access следующий:

1. Нажать вкладку «Создать» на ленте и кнопку «Мастер форм».
2. В раскрывающемся списке «Таблицы / Запросы» выбрать «Члены клуба», и нажать двойной шеврон (>>), чтобы переместить все поля в окно справа.
3. В списке параметров макета выбрать Columnar и «Далее».
4. Назвать форму и «Готово».
5. Отредактировать форму и прикрепить изображение. Можно добавить логотип или другое изображение в форму, нажав вкладку «Главная»> «Вид»> «Дизайн» для формы.
6. Открыть «Инструменты дизайна форм»> «Дизайн» и нажать «Вставить изображение» > Обзор.
7. Найти изображение, которое будет использоваться в форме, выбрать его, а затем перетащить, чтобы создать окно.
8. Чтобы изменить размер изображения, нажать мышью, выбрать «Свойства» и перейти на вкладку «Формат».
9. Установить режим размера для увеличения и выравнивания изображения в верхнем левом углу, а затем использовать размерные ручки для определения размера.
10. Можно изменить размер некоторых текстовых полей формы, если они слишком большие.
11. После окончания выбрать «Главная»> «Вид»> «Форма», чтобы вернуться к использованию и просмотру формы.

Альтернативная форма доступа

Способы создания форм в Access позволяют сделать ввод данных более удобным для пользователей, используя бесплатные альтернативы. Microsoft Access — это сложный инструмент базы данных с трудным процессом обучения. Существуют более интуитивные альтернативы с аналогичными функциями. Прежде чем будет создана форма, пользователю придется импортировать базу данных. Набор информации:

1. Начать с избрания «Пустое содержимое базы данных».
2. Импортировать данные, используя «Внешние данные» в правом верхнем углу экрана.
3. Выбрать XML-файл на вкладке «Внешние данные».
4. Перейти в папку, в которую разархивировали файл, и выбрать, где будет предоставлено меню импорта XML.
5. Нажать OK для импорта в новую базу данных.
6. В левом столбце будут указаны доступные объекты базы данных, и если все работает исправно, пользователь должен увидеть импортированные объекты данных contact_information и member и дважды кликнуть их, чтобы открыть элемент.

Настраиваемые объекты дизайна

Создание базы данных в Access-формах позволяет предоставлять пользовательский доступ и настраивать объекты дизайна. Хорошо разработанная форма может повысить эффективность и точность ввода. На вкладке «Инструменты компоновки форм» содержатся поля настройки формы. Выбор его приведет к экрану с настройками дизайнерских форм и эстетических возможностей. На вкладке «Главная» нужно найти опцию и просмотреть доступные виды форм. Design View предоставляет более подробное представление о структуре формы, чем представление макета. Он также позволяет изменять форму без каких-либо помех.

Большинство задач могут выполнятьсякак в представлении Design View, так и в Layout View, но есть некоторые свойства формы, которые могут быть изменены только в Design. Layout View предоставляет более визуальный макет для редактирования формы. Он имеет близкое сходство с фактической формой.

Большинство модификаций форм могут быть сделаны в представлении макета, но в некоторых случаях Access сообщает, что нужно переключиться на Design View, чтобы внести определенные изменения. Когда активирована функция «Формирование дизайна форм», ленточная панель добавляет три новые позиции вверху под заголовком «Инструменты дизайна форм»:

1. Дизайн-изменение цветов и тем. Добавляет в форму кнопки, поля, метки и другие объекты.
2. Упорядочить — меняет макет и выравнивает объекты в форме.
3. Формат — изменение текста, фоновых изображений и фигур чертежа.

Инструмент быстрой разработки

Мастер Access Form Wizard — это полезный инструмент форм, который открывает возможности проектирования, предоставляя варианты для столбцов, строк, размеров таблиц, языков и тем. Можно использовать мастер создания форм Access, чтобы быстро решить, какой стиль формы подходит для базы данных и предпочтений пользователя. В зависимости от данных есть несколько других форматов, а также элементы управления дизайном, чтобы помочь пользователю в навигации:

1. Мастера форм.
2. Дополнительные опции.

Использование мастера открывает новые параметры, добавляет новые поля и убирает ненужные. Эта добавленная гибкость обеспечивает высокое качество управления и экономию времени.

Вместо создания форм с нуля можно использовать Мастер форм и настроить его по своему усмотрению. Это экономит время и повышает эффективность, позволяя сразу начать работу.

Удобный интерфейс позволяет создавать нужные поля двойным щелчком.

Формы четырех форматов

Один из этих четырех форматов имеется в каждой конфигурации базы данных Access, с которой столкнется пользователь. В работе нужно применять панель свойств.

Это полезная боковая панель, расположенная на вкладке «Инструменты компоновки форм», содержит множество важной информации о форме и может быть использована для быстрого редактирования, изменения и переключения множества опций с удобной подсказкой в левом нижнем углу экрана.

Виды форматов:

1. Единая таблица — одна форма, соответствующая одной таблице базы данных. Она функциональная, базовая и может применяться для выполнения ряда задач.
2. Форма одиночной таблицы с полем поиска: использует только одну единственную настройку базы данных, поиск позволяет отображать данные из другой таблицы или базы данных, или создавать обобщенные значения диапазона данных.
3. Форма Master / Detail — одна основная форма направляет множество подформ.
4. Форма Master / subform — дополнительными полями поиска в главном или подчиненном виде.

Блокировка разделов

Защита доступа к базе данных от других пользователей нужна тогда, когда владелец не хочет, чтобы кто-то вмешивался в тонко настраиваемую внутреннюю работу таблиц и запросов и особенно кодов VBA. Доступ предоставляет ряд способов предотвращения случайного изменения данных пользователями в формах. Один из вариантов — установить свойства управления Enable и Locked для предотвращения ввода данных. Например, при создании подчиненной формы Access, которая будет применяться для внесения изменений в адреса клиентов.

Первое управление — это поле поиска, используемое для нахождения клиентского номера. Когда, например, выбирается номер, имя и адрес клиента автоматически отображаются в соответствующих элементах управления.

Однако если не нужно, чтобы другие пользователи вносили изменения в поле «Имя клиента», можно его заблокировать. Далее следует перейти к списку свойств, которые нужно редактировать. Изменения будут применяться ко всей форме.

Примерно на полпути вниз по списку свойств можно увидеть варианты редактирования.

Порядок наложения запрета:

1. Изменить каждое свойство на ПО.
2. Перейти к представлению дизайна и в раскрывающемся списке свойств листа выбрать форму.
3. Переключить режим «Разрешить макет» на «Нет». Это останавливает доступ всех дополнительных пользователей к виду макета, где они могут непосредственно редактировать форму.
4. Теперь сохраняют форму для этого преобразовывают файл из.accdb в.accde, ограничивая любые дальнейшие изменения дизайна или редактирование полей.
5. Сохранить текущую базу данных в важном месте.
6. Перед конвертированием файла в Access убедиться, что сделана копия (или две) исходного файла базы данных. В случае ее повреждения она будет главной копией.
7. Перейти в файл> Сохранить.

Командные кнопки Access

Создание кнопочной формы в Access используется для обеспечения доступа к функциям базы данных, таких как открытие связанных форм, сохранение или печать данных. Они также используюется для запуска одного действия или для нескольких, которые помогают другим функциям получить доступ к базе данных. Например, пользователь может создать кнопку команды в форме, чтобы открыть другую.

Чтобы запустить Command Button, пользователям необходимо написать процедуру или макрос события в свойстве On Click. Шаги для создания главной кнопочной формы Access следующие:

1. Выбрать и открыть форму, в которую нужно вставить кнопку Command.
2. Закрыть все формы, запущенные в системе, чтобы избежать путаницы.
3. Нажать мышью по форме и открыть ее в режиме разработки.
4. Выбрать вкладку «Дизайн» в панели «Лента» и нажать значок кнопки.
5. Пользователи могут заметить, что их курсор превратился в знак плюса и должны использовать его для рисования или создания структуры кнопки в своей форме.

После того как пользователь решил создать новую кнопку, на экране автоматически появляется Мастер создания кнопочной формы в Access. Обычно кнопка может вызывать предустановленную функцию в форме и запускаться на Macro или через специальный код VBA.

Пользователи закрепляют эти изменения, выбрав «Операция формы» в «Окна»> «Печать текущей формы» из окна действий, затем нажать дальше.

Пользователь может выбрать два варианта: использовать изображение или значок на кнопке Command или использовать текстовое название.

Чтобы применить изменения в форме, нужно нажать «Готово». Указать имя, используя мастер кнопок команд. После внесения всех необходимых изменений нужно сберечь форму. Проверить форму, чтобы убедиться, что она работает правильно.

MS Access поддерживает особый порядок создание формы. Удобный пользовательский интерфейс проектирования форм позволяет настроить базовую форму, нажав всего лишь на один значок. Встроенные менеджеры программы — отличный способ изменить дизайн форм вручную и настроить форму доступа с нуля.

Источник: https://www.syl.ru/article/386704/sozdanie-form-v-access-dlya-vvoda-dannyih

Вопрос по ms-access-2010, ms-access, access-vba – Отображение нескольких вложений в формах и отчетах Microsoft Access 2010

Первоначально я был очень рад обнаружить поле вложения в Access 2010.

Это особенность, которая эстетически раздражает моего пуриста внутренней базы данных, но мой внутренний ленивый дерьмо отвечает за это, и на первый взгляд это выглядит так, как будто это может сделать один из моих текущих проектов намного проще / проще.

К счастью, он автоматически отображает изображения / значки в формах и отчетах, но (почему всегда есть, но!), Он отображает только первый, и мне нужно, чтобы он отображал их все.

Конечно, вы можете прокручивать вложения по одному, но яя уверен, что мой клиент выигрално это, несмотря на его просьбу, чтобы я завершил проект в MS-Access, который, похоже, имеет только очень элементарные встроенные опции для отображения: / НО …

Я вполне могу ошибаться, яУ меня почти нет опыта MS-Access. Мой фон кодирования — твердый стек LAMP и сеть, поэтому яЯ глубоко неосведомлен о том, чтоПредлагаются в экосистеме Windows / Access. Я подозреваю, что есть отличные инструменты отчетности сторонних производителей, которые обеспечивают очень гибкую компоновку, но мне нужно видеть все вложения в форме, а не только отчеты.

Допустим, у меня есть три изображения в одном из тех полей вложений, которые я хочу отобразить. Я могу создать запрос:

После чего я могу создать непрерывную форму:

поле. Я намерен использовать поле для хранения файлов .jpg и .pdf для двух элементов управления изображениями, которые я создал путем перетаскивания поля из свойств в форму. Я назвал их ctlImage и ctlFeatures.

Я использую эту форму в качестве немодального всплывающего окна с кнопки дополнительной информации в форме каталога продукции.

До сих пор я мог искать записи в каталоге продуктов и использовать выбранный результат поиска в списке, чтобы открыть форму с предложением where, чтобы установить форму сведений для текущей записи.

Когда я пытаюсь манипулировать ctlImage в поисках типа изображения, единственным свойством, которое отображается в intellisense, является ctlImage.value. Я надеялся назначить ctlImage для jpg и ctlFeatures для pdf. Вот код frmProducts btnMoreInfo_Click и код frmCatalogDetails на случай, если один испортит другой.

Private Sub btnMoreInfo_Click()
Dim db As DAO.Database
Dim rs As DAO.Recordset
Dim str As String
Dim row As Long
Set db = CurrentDb
Set rs = db.OpenRecordset(«tblProducts», dbOpenSnapshot)

If Me.lstSearchResults.ItemsSelected.Count > 0 Then

‘ Debug.Print Me.lstSearchResults.Column(0)
row = Me.lstSearchResults.Column(0)
rs.MoveFirst
rs.FindFirst «ProductID=» & row
Debug.Print rs(«Description»)
DoCmd.OpenForm «frmCatalogDetails», acNormal, , «ProductID=» & Me.lstSearchResults.Column(0, Me.lstSearchResults.ItemsSelected), acFormReadOnly, acWindowNormal

Else
MsgBox «You must select a product»
Exit Sub
End If
End Sub

и каталог детали

Option Compare Database
Dim db As DAO.Database
Dim rs As DAO.Recordset
Dim fld As DAO.Field

Private Sub Form_Load()

Set db = CurrentDb

‘Set rs = db.OpenRecordset(«tblProducts», dbOpenSnapshot)

‘Set fld = rs(«image»)

Debug.Print rs(«ProductID»)
Debug.Print rs(«Description»)
‘me.ctlImage.ControlSource =

‘Me.ctlImage.CurrentAttachment = fld.Value
End Sub

Утверждения rs закомментированы, потому что у меня возникли проблемы с распознаванием rs из родительской формы. Я получаю переменную с блоком не установлена, но если я делаю rs.openRecordSet, то набор записей возвращается к первой строке.

Помимо вашего ответа выше, я видел очень мало о том, как манипулировать объектом вложения, и помощь была трудной, посколькуt даже крышка доступа внутри поля крепления. Я нахожусь в точке, где я буду больше спрашивать, чем отвечать на эту тему, и я очень ценю время, которое многие из вас тратят на выработку ответа.

Источник: https://vike.io/ru/70576/

Вложение

Тип данных (Attachment) — это новый тип, появившийся в программе Access 2007. Он позволяет вставлять файлы в запись БД почти так же, как вы вкладываете файлы в

ваши сообщения электронной почты. Access хранит файлы, вставленные в поле типа как часть вашей таблицы, встроенную в файл вашей БД.

Тип данных хорошо подходит для вставки в запись изображения, короткого звукового файла или документа из другого приложения пакета Office, такого как Word или Excel.

Вы можете создать таблицу People (люди) с изображением каждого человека, включенного в список контактов, или каталог изделий с изображением товаров, которые вы пролаете.

В этом случае у данных типа — очевидные преимущества, поскольку они хранятся в файле вашей БД, и вы никогда не потеряете их след.

Но данные типа не так привлекательны в случае больших файлов или файлов, требующих частой корректировки. Если вы поместите часто корректируемый документ в БД Access, он не будет доступен для быстрого редактирования, печати и поиска.

Вам придется запустить программу Access и найти соответствующую запись, прежде чем вы сможете открыть ваш документ.

Предупреждение

Дважды подумайте, прежде чем связываться с вложенными файлами. Как вы уже знаете, объем, который может занимать БД Access, ограничен двумя гигабайтами.

Если вы начнете сохранять большие файлы в ваших таблицах, то можете просто превысить его.

Лучше хранить большие документы в отдельных файлах, а затем записывать имя файла в текстовое поле или поле с типом данных Гиперссылка (Hyperlink).

Применяя тип данных , убедитесь в том, что задано свойство поля Подпись (Caption), определяющее текст, который появляется в заголовке столбца для этого поля. (Часто для заголовка используется имя файла.) Если свойство не задано, в заголовке столбца отображается скрепка, но без текста.

На листе данных поле с типом данных легко узнать, т. к. рядом с ним расположена пиктограмма скрепки (рис. 2.17).

Вложения помечаются пиктограммой скрепки и числом в скобках, сообщающим о количестве вложенных файлов. В данном примере все значения в поле Picture с типом данных пустые за исключением Count Chocula, у которого оно равно двум

Для вложения файла или просмотра списка вложенных файлов дважды щелкните кнопкой мыши пиктограмму скрепки. Вы увидите диалоговое окно Вложения (Attachments) — рис.2.18.

Далее перечислены действия, которые можно выполнить с помощью окна Вложения (Attachments).

Вставить новый вложенный файл. Щелкните мышью кнопку Добавить (Add). Затем найдите и укажите новый файл и нажмите кнопку ОК. Вы увидите новый файл в конце списка файлов.

Удалить вложение файла. Выберите в списке нужный файл и щелкните мышью кнопку Удалить (Remove).

Сохранить копию вложенного файла. Выберите нужный вложенный файл, щелкните мышью кнопку Сохранить как (Save As) и затем укажите место на вашем компьютере для сохранения копии. Или щелкните мышью кнопку Сохранить все (Save All) для сохранения копий всех вложенных в это поле файлов. Если вы меняете данные копии, содержимое вложенного файла в вашей БД не меняется.

Редактировать и просматривать вложенный файл. Выберите вложенный файл и щелкните мышью кнопку Открыть (Open). Программа Access скопирует вложенный файл во временную папку па вашем компьютере, ту, в которой сохраняется кэшируемая интернет-информация.

Если вы сохраняете файл, Access отслеживает изменения, автоматически обновляет вложенный файл и затем удаляет временный файл. Если вы закроете окно Вложения (Attachments) до того, как закрыли файл, то Access предупреждает о том, что ваши корректировки не будут отражены в вашей БД. На рис. 2.

19 показано, что происходит.

К сожалению, у типа данных мало параметров управления. Далее перечислены некоторые ограничения этого типа данных.

Вы не можете ограничить количество разрешенных вложений файлов в поле типа . У всех полей этого типа практически нет ограничения на количество вложенных файлов (хотя вы не можете вложить два файла с одним и тем же именем).

• §Вы также не можете ограничить типы файлов, предназначенных для вложения.
• §Вы не можете ограничить и размер файлов, предназначенных для вложения.

Рис. 2.19. Вверху: в данном примере файл «The Story of the Count.doc» все еще открыт.

Если вы продолжите, то все изменения, которые вы вносите (или любые изменения, которые вы внесли к данному моменту и не сохранили), не будут отражены в БД.

Внизу: если программа Access замечает, что вы сохраняли ваш файл с тех пор, как открыли его впервые, она спрашивает вас о том, хотите ли вы обновить БД последней сохраненной версией файла. (Для того чтобы избежать подобных треволнений, вкладывайте только те файлы, которые вы не собираетесь редактировать.)

Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.

Источник: http://crypto.pp.ua/2011/05/vlozhenie/

Использование данных типа Вложение

Тип данных Вложение (Attachment) можно использовать для хранения нескольких файлов в одном поле, причем в этом поле можно хранить файлы разных типов. Например, в таблице ТОВАР можно в поле с типом данных Вложение добавить несколько файлов со сведениями о товаре: сертификат происхождения, сертификат качества, инструкцию по эксплуатации, рекламации, фотографии, схемы и т. д.

Вкладывать файлы можно только в базы данных, созданные в приложении

Access 2007/2010 в новом формате файла accdb.

Тип данных Вложение (Attachment) предлагается для хранения изображений и документов вместо типа данных Поле объекта OLE (OLE Object). Вложениям необходимо значительно меньше места для хранения и не требуется применения программ, называемых OLE-серверами.

В соответствии с правилами нормализации каждое поле в реляционной базе данных должно содержать только один элемент данных. В противном случае поиск данных будет затруднен или даже невозможен.

Чтобы избежать этих нарушений, Access по мере добавления файлов вложения создает системные таблицы, которые неявно используются для нормализации данных.

Использование данных типа Поле МЕМО

В таблице ПОКУПАТЕЛЬ предусмотрено поле ОПИСАНИЕ, которое будет содержать текстовое данное большой длины — характеристику покупателя. Для такого поля выберите тип данного — Поле МЕМО (Memo). Ввод данных в это поле можно выполнить непосредственно в поле таблицы, либо через область ввода, вызываемую нажатием комбинации клавиш +.

Если тексты описаний покупателей подготовлены в некотором текстовом редакторе, например Microsoft Word, и хранятся в отдельных файлах, для этого поля может быть задан тип Поле объекта OLE (OLE Object) или Вложение (Attachment).

Access 2007/2010 в поле с типом данных MEMO обеспечивает хранение форматируемого текста. Это единственный тип данных в Access, который имеет встроенную поддержку хранения и отображения форматированного текста.

Если в поле нужно хранить форматированный текст, создайте поле MEMO и затем в режиме конструктора выберите для свойства Формат текста (Text Format) значение Формат RTF (Rich Text) вместо Обычный текст (Plain Text).

В режиме таблицы для выбора этого свойства предназначена кнопка Параметры поля МЕМО (Memo Settings) на ленте Работа с таблицами | Поля (Table Tools | Fields) в группе Свой-

ства (Properties). Сообщение системы о преобразовании формата показано на рис. 3.20.

Текст поля MEMO в формате RTF отображается как форматированный, хранится и интерпретируется как формат HTML, допускает использование общих

Рис. 3.20. Сообщение при выборе для свойства Формат текста значения Формат RTF

К тексту в формате RTF Access допускает применение таких параметров форматирования, как шрифт, размер, цвет, различные виды начертания, выравнивания текста, нумерованные и маркированные списки, уменьшение и увеличение отступа абзаца.

Можно применить форматирование ко всему содержимому поля или его части, редактируя поле в режиме таблицы или в форме. Можно также применить форматирование ко всему полю при просмотре отчета в режиме макета.

Чтобы применить параметры форматирования к тексту RTF, выделите текст, который нужно форматировать, и используйте команды групп Форматирование текста (Text Formatting ) на ленте Главная (Home). Кроме того, после выделения текста мышью появляется мини-панель инструментов, которая содержит кнопки параметров форматирования (рис. 3.21).

Использование данных типа Гиперссылка

Специальный тип данных Гиперссылка (Hyperlink) позволяет хранить гиперссылки в полях таблиц базы данных.

Поля с типом данных Гиперссылка (Hyperlink) используются для перехода к документам, созданным в различных приложениях Microsoft Office и сохраняемым в файлах на локальных или сетевых дисках, в том числе к другим базам

данных, к страницам веб-серверов в Интернете или интранете. При щелчке мышью на гиперссылке осуществляется переход к документу, который открывается создавшим его приложением. Гиперссылки в полях записываются как URLили UNC-адреса. Отображается в поле как подчеркнутый текст, заданный при определении гиперссылки.

В таблице ПОКУПАТЕЛЬ предусмотрено поле ЛИЧ_ДОК, в котором может храниться, например, ссылка на некоторый документ, характеризующий покупателя, или ссылка на его веб-страницу или на его базу данных.

Для создания гиперссылки в этом поле откройте таблицу в режиме таблицы. Введите в поле текст, который должен отображаться в поле и в то же время определит содержание открываемого по гиперссылке документа, например Все о покупателе.

Нажмите правую кнопку мыши и выберите в контекстном меню команду Гиперссылка |

Изменить гиперссылку (Hyperlink | Edit Hyperlink). В открывшемся окне Изменение гиперссылки (Edit Hyperlink) выберите папку и файл, который хранит нужный документ (рис. 3.22).

Щелчком на поле с этой гиперссылкой открывается установленная почтовая программа, например Outlook Express или Outlook, и окно нового сообщения с заполненными полями Кому и Тема.

Для создания гиперссылки на веб-страницу запишите в поле, например, такой текст: Страница покупателя#http://comp.ru/gorod/firm/mircom.htm#Реквизиты.

По такой гиперссылке будет выполняться переход на страницу фирмы, хранящуюся на сервере в папке, определяемой путем /gorod/firm/ в файле mircom.htm. Причем будет открыт раздел с именем Реквизиты, а в поле гиперссылки будет за-

писано Страница покупателя. Если открыть окно Изменение гиперссылки (Edit Hyperlink), то можно убедиться, что введенная в поле информация размещена в соответствующих областях.

Страница покупателя — в области Текст (Text), а вся остальная часть — в области Адрес (Address). Очевидно, что как отображаемый текст гиперссылки, так и адрес может непосредственно вводиться в окне Изменение гиперссылки (Edit Hyperlink).

Кроме того, адрес может формироваться путем выбора ранее просмотренных страниц.

Использование данных типа Дата/время

Втаблице ДОГОВОР для сохранения даты заключения договора предусмотрено поле ДАТА_ДОГ. Выберите для этого поля тип данного Дата/время (Date/Time). Для отображения данных этого типа может быть выбран один из сле-

дующих форматов поля: Полный (General Date), Краткий (Short Date), Средний (Medium Date) или Длинный формат даты (Long Date). В режиме конструктора образцы дат в каждом из форматов показаны в строках списка при выборе формата.

ВAccess 2007/2010 с полем даты автоматически связывается элемент управления Календарь, отображаемый при переходе в поле даты значком справа от него.

Источник: https://studfile.net/preview/3009981/page:32/

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL.

Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных.

Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

1. Запустите MS Access 2007.
2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться. Внимание! Первым полем принято устанавливать уникальное значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.
3. После создания необходимых атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
4. Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новым название и выберите «Режим таблицы».
5. Заполните таблицу необходимыми значениями.

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
2. Нажать на кнопку «Схема данных».
3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
5. Нажмите кнопку «Выполнить».
6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.
7. А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:
8. SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

• а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса.

В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет.

Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели (КодПреподавателя INT PRIMARY KEY, Фамилия CHAR(20), Имя CHAR (15), Отчество CHAR (15), Пол CHAR (1), Дата_рождения DATE,

Основной_предмет CHAR (200)); где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

1. Кликните по кнопке «Выполнить».
2. Откройте созданную таблицу.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

• для заполнения кортежа: INSERT INTO ПреподавателиVALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
• для редактирования записи: UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
• для удаления: DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

1. Откройте интересующую таблицу.
2. Перейдите во вкладку «Создание».
3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы». Совет! Рекомендуется использовать «Разделенную форму» – кроме самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще более наглядным.
4. С помощью навигационных кнопок переходите к следующей записи и вносите изменения.

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

1. Перейдите во вкладку «Создание».
2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
4. Добавьте необходимый уровень группировки.
5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
6. Настройте вид макета для отчета.
7. Выберите подходящий стиль оформления. Внимание! В официальных документах допускается только стандартный стиль оформления.
8. Просмотрите созданный отчет.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Источник: https://geekon.media/sozdanie-bazy-dannyx-v-ms-access-2007/

Работа с формами в Access

Хотя вы всегда можете вводить данные непосредственно в таблицы базы данных, вам может быть проще использовать формы. Использование формы для ввода данных в Access, позволяет убедиться, что вы вводите нужные данные в нужном месте и в формате. Это поможет сохранить точность и согласованность вашей базы данных.

В этой статье будут рассмотрены преимущества использования форм в базе данных. Вы рассмотрите примеры различных форм и компонентов формы. Наконец, вы узнаете, как использовать формы для ввода новых записей, просмотра и редактирования существующих.

Зачем использовать формы?

Многие из нас часто заполняют формы, что мы почти не замечаем, когда нас просят использовать их. Формы настолько популярны, что они полезны как для человека, запрашивающего информацию, так и для лица, предоставляющего ее. Это способ требовать информацию в определенном формате, что означает, что человек, заполняющий форму, точно знает, какую информацию включить и куда ее поместить.

Это справедливо и для форм в Access. Когда вы вводите информацию в форму в Access, данные идут именно туда, куда она должна идти: в одну или несколько связанных таблиц.

Хотя ввод данных в простые таблицы довольно прост, запись данных становится более сложной, так как вы начинаете заполнять таблицы записями из других источников в базе данных.

Например, таблица Orders в базе данных хлебобулочных изделий может ссылаться на информацию о клиентах, продуктах и ценах, полученных из связанных таблиц. Запись с информацией об одном заказе может выглядеть так:

Записи в этих таблицах включают идентификационные номера записей из других таблиц. Вы не можете многому научиться, просто взглянув на эти записи, потому что идентификационные номера не рассказывают вам о данных, к которым они относятся.

Плюс, потому что вам нужно взглянуть на две таблицы, чтобы просмотреть один заказ, у вас может быть сложное время, даже находя нужные данные.

Легко видеть, как просмотр или ввод многих записей таким образом может стать трудной и утомительной задачей.

Форма, содержащая те же данные, может выглядеть так:

Как вы можете видеть, эту запись гораздо легче понять при просмотре в форме. Изменение записи было бы проще, потому что вам не нужно было бы знать номера идентификаторов для ввода новых данных.

Когда вы используете форму, вам не нужно беспокоиться о вводе данных в нужные таблицы или в правильном формате; форма может справиться с этими вещами.

Там нет необходимости идти туда и обратно между таблицами или тщательно искать в таблице для определенной записи, потому что формы позволяют вам видеть целые записи по одному.

Мало того, что формы облегчают процесс ввода данных для пользователей, но они также обеспечивают бесперебойную работу базы данных. С формами разработчики баз данных могут точно контролировать, как пользователи могут взаимодействовать с базой данных.

Это полезно, потому что сохранение данных, согласованных и организованных, необходимо для точной и мощной базы данных.

Работа с формами

Чтобы работать с формами в Access, вам нужно знать, как открыть форму, а также как просматривать и редактировать информацию в форме.

Чтобы открыть существующую форму:

1. Откройте свою базу данных и найдите область навигации.
2. На панели «Навигация» найдите форму, которую вы хотите открыть. Формы отмечены
   значком.
3. Дважды щелкните имя формы. Он откроется и появится как вкладка в панели вкладок документов.

Ввод и изменение данных

В зависимости от используемой базы данных формы, с которыми вы работаете, могут включать специальные инструменты и функции, которые позволяют вам выполнять общие задачи одним нажатием кнопки.

Вы увидите примеры этих инструментов в интерактивных приложениях на следующей странице.

Однако независимо от того, какой тип формы вы работаете с вами, вы можете следовать тем же процедурам для выполнения определенных основных задач.

Как добавить новую запись

Существует два способа добавить новую запись в форму:

• В группе «Запись» на вкладке «Главная» ленты выберите команду «Создать».
• На панели навигации «Запись» в нижней части окна нажмите кнопку «Новая запись».

Как найти существующую запись для просмотра или редактирования

Существует два способа поиска и просмотра существующей записи с использованием формы, и оба они используют панель отклонения n в нижней части экрана:

• Чтобы просмотреть записи по одному, щелкните стрелки навигации. Стрелка вправо приведет вас к следующей записи, а стрелка влево приведет вас к предыдущей.
• Для поиска записи введите слово, которое, как вы знаете, содержится в этой записи в окне навигации.

Чтобы сохранить текущую запись:

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Записи».
2. Нажмите кнопку «Сохранить». Текущая запись будет сохранена.

Чтобы удалить текущую запись:

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Записи».
2. Нажмите команду Удалить. Запись будет удалена навсегда.

Использование функций формы

Точная процедура, которую вы используете для заполнения формы, будет зависеть от содержания и дизайна формы, которую вы используете. Формы в вашей базе данных могут быть похожи на примеры в двух интерактивных документах ниже. Между ними они включают большинство функций, с которыми вы обычно сталкиваетесь в формах.

Источник: https://maxfad.ru/ofis/ms-access/458-rabota-s-formami-v-access.html