Как сделать таблицу Ганта в Excel?

Диаграмма Ганта — это инструмент планирования, управления задачами, который придумал американский инженер Генри Гант (Henry Gantt). Выглядит это как горизонтальные полосы, расположенные между двумя осями: списком задач по вертикали и датами по горизонтали.

На диаграмме видны не только сами задачи, но и их последовательность. Это позволяет ни о чём не забыть и делать всё своевременно.

Кому пригодится диаграмма

Если вы фанат планирования и любите красивые графики, диаграмма Ганта для вас. Она поможет и с запуском интернет-магазина, и в подготовке к масштабному мероприятию. В быту диаграмма пригодится для самостоятельного планирования свадьбы, ремонта или строительства дома, путешествия или подготовки к сессии.

К примеру, фрилансер с диаграммой Ганта будет уверен, что сможет взяться ещё за один проект. А невеста, глядя на график, не будет переживать, что ничего не успевает.

Пригодится инструмент и для презентации проекта. Заказчик или начальник увидит объём и сроки работ и поймёт, почему дизайн сайта, например, делается три месяца, а не неделю.

С чего начать работу с диаграммой ганта

В первую очередь надо создать таблицу с исходными данными. Делать это можно где угодно: хоть на листке бумаги, хоть сразу в программе для построения диаграммы.

Для таблицы нужны три типа данных: название задачи, дата начала и длительность или прогнозируемая дата окончания задачи. Учитывайте сроки, ресурсы и бюджет проекта, чтобы указать реалистичную дату окончания.

• К примеру, вы решили вдвоём сделать косметический ремонт в спальне. Таблица будет выглядеть так:
• Если ремонт делает рабочая бригада, то сроки каждой задачи будут иными.

Где и как строить диаграмму Ганта

Есть программы, в которых строить диаграмму нужно в несколько этапов. А есть специализированные инструменты, в которых достаточно нажать на пару иконок.

Выбор инструмента зависит от масштаба и ценности проекта. Если вы делаете диаграмму для себя, можно использовать бесплатные решения или пробные версии программ. Крупным компаниям, работающим с дорогими проектами, лучше подойдут профессиональные программы.

1. Microsoft Excel

• Цена: 5 199 рублей на один ПК или лицензионная подписка от 269 рублей в месяц.
• Бесплатный период: 1 месяц.

Одна из самых популярных программ для работы с таблицами и графиками. Для многократного создания диаграмм можно использовать шаблон.

2. LibreOffice Calc

Аналог MS Excel от некоммерческой компании The Document Foundation.

Чтобы построить диаграмму Ганта, создайте таблицу с исходными данными. В три столбца впишите названия задач, даты их начала и продолжительность в днях.

Затем выделите диапазон со значениями (выделять названия столбцов не нужно) и запустите мастер диаграмм с помощью соответствующей иконки или через меню «Вставка» → «Диаграмма».

Выберите линейчатую диаграмму с накоплением. У вас получится диаграмма с обратным порядком задач.

Чтобы перевернуть вертикальную ось, кликните по ней и выберите «Формат оси…». Затем на вкладке «Масштабирование» кликните «В обратном направлении».

Чтобы вывести даты на горизонтальную ось, кликните по ней и выберите «Формат оси…». Во вкладке «Числа» найдите нужный формат даты. Затем во вкладке «Масштабирование» снимите галочки «Автоматически» для пунктов «Максимум», «Минимум» и «Основной интервал».

В появившихся полях проставьте значения:

1. Минимум — дата начала первой задачи.
2. Максимум — дата окончания последней задачи.
3. Основной интервал. Если задачи краткосрочные, то нужен небольшой интервал (1), чтобы на графике были видны точные даты начала и конца. А если задачи и сам проект долгосрочные, то лучше выбрать больший интервал, чтобы график не получился слишком длинным.

Для удобства чтения во вкладке «Подпись» параметров оси Y установите «Ориентацию текста» на 90 градусов.

Чтобы оставить только отображение данных о длительности, нажмите на цвет ненужных линий правой кнопкой мыши, выберите «Формат рядов данных». Во вкладке «Области» в выпадающем меню выберите «Нет». У вас получится простейшая диаграмма Ганта.

3. Microsoft Project

• Цена: от 1 875 рублей в месяц.
• Бесплатный период: 1 месяц.

Специализированный продукт компании Microsoft для управления проектами. Сюда встроены привычные инструменты Microsoft, такие как Excel, PowerPoint и даже Skype для бизнеса. Есть дополнительные надстройки.

1. Подходит для средних и крупных компаний, которые хотят не только визуализировать данные, но и полноценно управлять проектами, портфелями проектов и ресурсами.
2. Шаблон диаграммы встроен в программу, так что от вас потребуется минимум усилий.

4. OnlyOffice

• Цена: от 60 рублей в месяц.
• Бесплатный период: 1 месяц.

Программа для управления проектами. При регистрации доступны функции CRM, почтового сервера, работы с документами, корпоративного чата и блога.

Диаграмма строится автоматически после внесения всех задач в структуру проекта. Зависимости и сроки можно устанавливать прямо на графике, перетаскивая задачи мышью. Интерфейс интуитивно понятный, есть подсказки.

5. Smartsheet

• Цена: от 14 долларов в месяц.
• Бесплатный период: 1 месяц.

Источник: https://Lifehacker.ru/diagramma-ganta/

Как построить диаграмму Ганта

Диаграмма состоит из блоков, расположенных на двух осях: по вертикали располагаются задачи, из которых состоит проект, а время, запланированное на их выполнение, служит горизонтальной осью диаграммы Ганта.

Начала горизонтальных полос — время, когда задача начинает выполняться, конец линии, соответственно, — запланированное время окончания. Задачи могут (но вовсе не обязаны) быть зависимы друг от друга. В таких случаях между ними создается линия взаимосвязи, обозначаемая стрелкой.

На иллюстрации выше вы видите, как вертикальной линией отмечен на диаграмме сегодняшний день: граница, разделяющая уже выполненное и то, что еще в процессе.

Также по ней можно судить о степени выполнения задач — по заполненности цветом соответствующих им линий.

Инструменты для создания диаграмм Ганта позволяют маркировать задачи различными цветами, вводя визуальное кодирование разных категорий, например, выделив красным то, что связано с программированием, а желтым — с дизайном.

Еще одной важной частью планирования по этому методу являются вехи. Ими отмечаются узловые моменты проекта, показывающие дедлайн по нескольким задачам, а значит, закрытие целого этапа проекта.

Одно из главных свойств диаграммы Ганта, про которые нельзя забывать, — это инструмент планирования. Диаграмма гибка и задачи в ней взаимосвязаны. Так что сдвиг сроков одной может приводить к изменению времени выполнения остальных и увеличению (или уменьшению) времени реализации всего проекта.

Почти полвека составить диаграмму Ганта было целым приключением: линованный ватман, цветные полоски бумаги, кнопки. К концу работы над проектом лист покрывался ровным слоем дырочек, а кое-где и рвался. Уже к середине работ менеджер забывал сдвинуть время окончания какой-нибудь задачи, а через несколько проектов в замене нуждалась и доска, к которой крепились диаграммы.

Со временем появились куда более удобные стикеры, кто-то догадался лепить диаграммы из пластилина или собирать из LEGO. До сих пор многие любят бумажные прототипы в UX или картонные макеты в архитектуре — сюда же можно отнести и эти способы. Но хорошенько подумайте, готовы ли вы тратить время не на реализацию проекта, а на возню, пусть и развивающую мелкую моторику.

К сегодняшнему дню созданы куда более технологичные методы, позволяющие и автоматизировать ведение диаграмм и работать с ними удаленно. С такими программными решениями мы и познакомим вас дальше.

Как известно, в главном бухгалтерском инструменте люди ведут расчеты, используя его как калькулятор, собирают системы для ведения домашнего бюджета и даже пишут игры (и играют в них). Понятное дело, довольно быстро кто-то додумался и до того, как построить диаграмму Ганта в Excel.

Этот трюк можно провернуть и в других программах для табличной работы с данными. Как и все, связанное с Excel, это довольно просто, но долго. Сначала вам понадобится создать таблицу с данными, внеся в нее колонками список задач, их планируемую длительность и даты начала и окончания.

Затем в пункте меню «Вставка» выберите «Линейчатую гистограмму с накоплением».

Кликнув правой кнопкой по появившейся пустой диаграмме, перейдите к «Выбору источника данных». Добавляя в «Элементы легенды», соотнесите ряды гистограммы с данными созданной вами таблицы. Для этого поочередно кликайте на пустые поля «Имя ряда» в диалоговом окне и соответствующие им ячейки в таблице.

Для того, чтобы назначить имена рядов, кликните по иконке с таблицей рядом с полем «Значения», а после этого выделите диапазон дат в таблице (или введите диапазон ячеек вручную).

Закончив гистограмму, выделите ее и, кликнув правой кнопкой, в пункте «Формат оси» выберите «Обратный порядок категорий». Это позволит отобразить данные в логичном для методологии Ганта порядке.

Добавив пустое пространство и выключив разлиновку ячеек, вы, наконец, получите готовую диаграмму.

Впрочем, если вы не хотите возиться с таблицами, построением гистограмм и прочими штуками, похожими на работу бухгалтера, можно просто использовать Excel как разлинованный бумажный лист, раскрашивая ячейки.

Подсказка: чтобы не сбить сроки связанных задач, двигая одну из них, и точно не забыть про остальные, используйте вставку новых столбцов. Но и вручную проверять свою диаграмму не забывайте!

Excel — это, конечно, хорошо. Но сегодня существует множество куда более удобных специализированных инструментов. В том числе и для диаграмм Ганта. Во-первых, почти все программы, предназначенные для управления проектами, начиная с MS Project и заканчивая Smartsheet, имеют функции трекинга времени, выполненные как раз в форме удобных диаграмм.

Но есть и специализированные инструменты, например, Ganttpro, целиком заточенная под эту задачу. Выбрав один из них, вы сможете иметь доступ к своим диаграммам, где бы вы ни находились. Вдобавок службы поддержки, обычно доступные в любое время, вместе с системами подсказок для начинающих помогут быстро освоить функционал. (Впрочем, там он куда проще и понятнее, чем в Excel).

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

Источник: https://skillbox.ru/media/management/kak_postroit_diagrammu_ganta/

Как может помочь диаграмма Ганта в управлении проектами

Диаграмма Ганта — отличный помощник в планировании задач.

Если вы не знаете, как построить дом, проводите ремонт, планируете свадьбу или путешествие, а может у вас есть масштабное мероприятие, к которому вам надо готовиться — именно этот вид онлайн-графиков поможет составить расписание, записать все планы и подготовку удобным образом. Работая на дому, вы сможете знать, браться ли вам за еще один проект или нет, а так же вы сможете легко контролировать сроки.

Что это такое

Это один из видов графиков, построение которого делается в ms project, подходящий для управления задачами и планирования планов проектов. Она изобретена инженером из Америки, Генри Гантом.

Выглядит она следующим образом: это несколько горизонтальных полосок, они расположены между двумя осями. Вертикально список задач, горизонтально — даты проекта.

Все задачи располагаются последовательно, так что вы не сможете что-то забыть и с успехом доведете проект до конца, выполнив каждую задачу своевременно.

СПРАВКА: Первая диаграмма Ганта была создана в 1910 году для планирования проектов одной строительной компании. С тех пор ее устройство почти не поменялось, а она всё так же помогает выполнять проекты в срок.

Методологические основы работы

Еще один пример. Вашей компании нужно запустить производство какого-либо продукта. Первое в любом проекте — его план. Для его создания расписываются все нужные для этого мероприятия с их сроками. Это может быть согласование ТЗ, расчет цен на производство, заключение сделки, маркетинговые исследования рынка и многое другое.

Без использования диаграммы Ганта выполнение всех задач в нужный срок будет практически невозможным, поэтому следует расписать все мероприятия и сроки в графике и следить за их выполнением в нужное время. Так, использовав график, получится провести нужные работы в срок и отследить время, нужное на полное выполнение плана.

Помимо задач и дат, на этой схеме можно записать и отслеживать многие другие данные, например:

• Даты (начало работы и выполнения первой задачи, даты для каждого звена в плане и дата окончания проекта).
• Общие сроки работы по проекту.
• Ответственные ресурсы за каждую задачу.
• Трудоемкость.
• Процент выполнения.

И другие важные данные, для каждого проекта — свои.

Сделать календарный план не составляет никаких сложностей, нужно просто разобраться в этом и регулярно обновлять данные.

Область применения

Основная область применения графика Ганта — планирование проектов и планов. Это нужно во многих отраслях, и для разработки планов и слежения за сроками выполнения. Как никак, её применяют и в быту (как в первом примере — провести ремонт без плана действий будет сложно), и в производстве, и в управлении проектами. Подробнее об областях применения:

В системах управления компанией

Управление компанией не может обойтись без планирования каких-либо задач и назначения сроков. При этом, многие задачи в управлении зависят друг от друга, и вручную трудно вычислить, когда надо начать и закончить какую-либо задачу. Также показывает нагруженность каждого сотрудника и время, необходимое на завершение какой-либо цели.

В проектах

Как и было упомянуто ранее, одной из основных областей применения графика Ганта является планирование и разработка каких-либо проектов. Это могут быть как бытовые (ремонт, строительство), так и бизнес-планы (заключение сделки, запуск бренда).

Планирование проектов неразрывно связано с корректировкой планов, уточнениями и наблюдением за временем. Всё это удобнее проводить при помощи этой диаграммы. Она поможет вам не запутаться при расписании какого-либо плана и достичь более высокого качества проекта.

В управлении процессами в промышленном производстве

Для старта производства определенной продукции всегда нужно выполнить какие-либо процессы по порядку: согласование ТЗ, поддержка оборудования, расчет цен и прочее.

Ни одно предприятие не сможет запустить производство, не распланировав его. Именно для этого используют графики Ганта, и на каждый этап производства дается определенный срок.

Как — никак, в промышленности порядок играет важную роль, а каждая задача как нигде зависима от другой.

В строительстве

Не менее важно планирование и в строительстве. В этой отрасли диаграммы Ганта и были использованы впервые. В XX веке такие графики помогали точно рассчитать время и растраты на любой строительный проект.

Пример — план работ по модернизации водной и канализационной систем, куда входят: комплектация (закупка стройматериалов), обустройство канализационных шахт (определить места выхода, отделать стены и пол, провесть трубы) и работы по водоснабжению (определить места выхода воды, горячей и холодной). Всё это выполнить в срок будет сложно, если не использовать диаграмму Ганта.

Основные программы, в которых можно строить

Пусть первые графики Ганта и были начерчены на бумаге, сейчас же графики можно создать на компьютере разными способами. Можно сделать её в любой программе для создания таблиц. Например:

Microsoft Excel

Microsoft Excel — одна из самых популярных программ для создания таблиц. Чтобы сделать диаграмму Ганта, можно выбрать шаблон графика при создании нового файла.

Но для того, чтобы создать график Ганта вручную, используйте следующий алгоритм:

1. Нужно создать таблицу. Для начала вам нужны основные данные — имя задачи, дата выполнения и продолжительность (в днях). В столбце А пишите имя задачи, начиная со 2 строки. При этом, первую строку не заполняйте — так программа не будет использовать столбцы A и B как категорию осей.
2. После создания таблицы переходим к самой схеме Ганта. Для ее создания выделите нужный диапазон (всю вашу таблицу) и вставьте (через панель Вставить, где вы найдете все виды диаграмм) линейчатую гистограмму с накоплением. Нажмите кнопку ОК. Всё лишнее вручную удалите из вашего графика.
3. Выберите ось по вертикали и вызовите окошко «Формат оси«.
4. Здесь найдите Параметры оси. Выберите флажки «Горизонтальная ось пересекает… для отображения даты в нижней части«, а затем «обратный порядок категорий… по порядку, начиная с верхней«. Выполнив эти действия, можете закрывать окно и переходить к следующему пункту.
5. Выбирайте нужный вам ряд исходников и вызывайте окно «Формат ряда«.
6. Открыв это окно, в разделе Заливка выберите настройку Нет заливки, затем в настройках Цвет границы установите положение Нет линий. После этого можете закрывать окно. Так вы скроете ряды данных.
7. Далее вы сможете отредактировать формат графика вручную. Особенно удобно это делать в версиях Excel 2010 и выше.

ВАЖНО! При создании диаграммы Ганта в любой из программ следует начать с таблицы, в которой будут все необходимые данные.

LibreOffice Calc

Принцип создания графика Ганта в программе LibreOffice Calc очень схож с принципом её создания в Excel.

1. Как и в прошлой схеме, для начала сделайте таблицу с вашими исходниками — названия целей, даты начала и конца проекта и каждой задачи, сроки на выполнение.
2. Выделите нужный диапазон с данными (опять же, не стоит выделять названия типов сверху — только сами данные)
3. Создайте Линейную гистограмму с накоплением, как это делалось в прошлой программе.
4. По горизонтали нужно вывести даты. Для этого в окне «Формат оси«, в подпункте «Числа« выберите формат даты. В подпункте Масштабировать убирайте флажки «Автоматически« возле показателей «Минимальное« и «Максимальное«.
5. В появившихся окнах введите — для окна Минимальное — первый день (начало первой задачи), для окна Максимальное — последний день (окончание последней)
6. Остальные шаги так же проделайте вручную, например, удалите ненужные линии, оставив их без заливки.

Microsoft Project

Создание диаграммы Ганта в программе Microsoft Project точно не займет у вас много времени. Дело в том, что шаблон графика уже вставлен в программу, поэтому вам понадобится только выбрать его при создании нового файла и подставить туда нужные данные.

OnlyOffice

OnlyOffice — одна из интернет-утилит для управления и планирования. Здесь создать график так же легко — точнее, он строится сам, после назначения всех нужных задач и дат непосредственно в структуру проекта. Сроки можно установить и изменить прямо на графике, перетащив нужную вам задачу мышью. Интерфейс программы понятен и прост.

Источник: https://prodvigaem.pro/blog/diagramma-ganta/

Шаблон диаграммы Ганта в Excel

Если вы можете контролировать всё, что происходит в проекте, без каких-либо инструментов, держа информацию в голове — вы невероятно круты.

Несколько проектов у фрилансера, множество задач по одному проекту у предпринимателя, разные аспекты и нюансы одной задачи у специалиста узкой тематики — всё это требует контроля, запоминается с трудом, а простая табличка, список или чек-лист выручают только в самом начале.

Мы не будем рассматривать полный вариант этого инструмента, а возьмём упрощённую версию — в конце статьи вы сможете скачать шаблон для создания своей версии работы над задачами.

Проблемы выполнения плана, отслеживания эффективности, аналитики

Контроль большого количества задач с разной длительностью (а иногда находящихся в работе одновременно) весьма затруднителен. Нужно мониторить процесс выполнения: следить, какой процент уже выполнен, сколько осталось, какие задачи выполняются наиболее эффективно — данные такого наблюдения помогают анализировать работу над проектом и улучшать её в дальнейшем.

• А в ситуациях, когда нужно контролировать работу сотрудников, и вовсе сложно уследить за текущими их действиями.
• Или — если вы хотите видеть, на какой стадии в данный момент ваш проект, отданный на аутсорс — тоже волнительно — особенно когда вы работаете с аутсорсером впервые, или поставленная перед ним задача состоит из нескольких этапов.
• Совместить требования и предпринимателя, и заказчика, и исполнителя может один простой инструмент.

Диаграмма Ганта поможет

Американский управленец Генри Гант считается основоположником удобного метода оценки эффективности с помощью диаграмм, хотя подобное создавали учёные и ранее, но именно его способ, созданный в начале XX века был признан наиболее прикладным и получил широкое распространение, поскольку был опубликован на английском.

Основные признаки диаграммы — простота использования и возможность решить сразу несколько вопросов, связанных с контролем, а именно:

• что нужно сделать по текущему проекту;
• когда нужно начать и когда закончить проект или конкретную задачу;
• сколько времени будет потрачено на каждый этап;
• кто занимается конкретной задачей;
• какие части проекта взаимосвязаны между собой.

Два варианта диаграммы Ганта для микробизнеса

Для предпринимателя или фрилансера важно не осложнить себе работу, поэтому мы предлагаем два простых варианта.

1. Известно начало и окончание задачи.
2. Известно начало и длительность задачи.

Первый вариант связан со сроками извне, которые приходится соблюдать, независимо от течения проекта. Например, с оплатой налогов, началом или окончанием договора с партнёром, событием, к которому привязан текущий проект.

Светлана — руководитель небольшого агентства по проведения праздников.

Василий и Ольга — её заказчики, будущие молодожёны — как и положено, переживают, как бы не случилось на свадьбе заминок, связанных с необязательностью разных исполнителей.

Светлана сотрудничает с несколькими ресторанами, где нужно контролировать расстановку столов, меню, наличие нужного оборудования, а также с другими участниками торжеств: владельцами лимузинов, кондитерами, флористами и так далее.

Чтобы понимать, кто, когда и что делает, Светлане необходимо держать руку на пульсе и контролировать действия всех участников одновременно, а ещё и постоянно отчитываться перед Ольгой и Василием, чтобы ослабить их и без того натянутые нервы.

1. Для проектов, как у Светланы, подходит такой вариант диаграммы (картинка кликабельна).
2. Здесь мы видим, что именно нужно сделать за всё время проекта, когда определённая задача должна быть закончена, какой процент на данный момент выполнен.

Выставляем дату начала задачи, дату её завершения — и сразу видим, сколько она займёт времени, что позволяет планировать другие дела.

По двойному клику на шкалу можно задать ей определённый цвет, тем самым связав однотипные задачи.

Например, для Светланы такими задачами могут стать выпечка свадебного торта для основного торжества и капкейков для пикника по случаю девичника: один исполнитель, разные сроки, но возможность проконтролировать сразу обе задачи.

Второй вариант — для тех, кому необходимо спланировать начало или завершение процесса, если известна его длительность.

У Бориса небольшая мастерская по пошиву сумок и обуви. Он решил выпустить новую линейку продукции и для этого ему необходимо особое оборудование.

Борис заказал оборудование и знает, что оно будет доставлено через три недели.

За это время ему необходимо найти специалиста по настройке этого оборудования и работе на нём (или обучиться самому), закупить расходные материалы, запланировать рекламу, договориться с точками сбыта.

• В таких ситуациях удобно использовать таблицу, где вы задаёте не дату окончания, а длительность задачи (картинка кликабельна).
• Борис первой задачей ставит поставку нового оборудования, а дальше — планирует свои действия, исходя из этих сроков.

Кто может использовать диаграмму Ганта

Этот способ планирования, контроля и анализа процессов подходит:

• фрилансерам: глядя на список задач и наглядные сроки их выполнения, они смогут планировать месячную работу, понимать, осилят ли ещё одного заказчика в текущем периоде, спрогнозируют работу по каждому проекту;
• предпринимателям с наёмными сотрудниками: диаграмма покажет, кто и что делает в данный момент, кого следует дополнительно простимулировать, а кто опережает сроки и, возможно, достоин поощрения;
• частным специалистам: в проектах узкой специальности приходится учитывать множество нюансов, за которыми в таком формате следить будет гораздо проще;
• заказчикам, которым важно отслеживать процесс работы исполнителя;
• исполнителям, которым важно открыто демонстрировать заказчику прогресс выполнения заказа.

Вы можете скачать шаблон диаграммы Ганта в Excel и создать свой график выполнения задач — просто заполните таблицу своими данными (в обычных ячейках), а таблица рассчитает вам даты завершения или длительность задач (в ячейках, подсвеченных оранжевым) и нарисует наглядную диаграмму прогресса каждой задачи.

Источник: https://www.azconsult.ru/prostaya-diagramma-ganta/

График выполнения работ на диаграмме Ганта в Excel

К нам обратилась компания, занимающаяся строительным аудитом с задачей автоматизации процесса создания графика выполнения работ в виде так называемой диаграммы Ганта. На диаграмме необходимо отслеживать ход выполнения работ, а также мониторить опережение или отставание от графика.

После небольшого опроса сотрудников, выяснилось, что почти все делают данный график вручную, закрашивая (и постоянно перекрашивая) ячейки цветом.

Несколько человек использовали собственные шаблоны с условным форматированием, однако они тоже были не автоматизированы, так как большую часть данных и формул приходиться вводить вручную.

Вид графика до автоматизации:

В результате небольшого аудита было сформировано несколько проблем.

Проблема №1: формирование шапки графика с указанием даты начала и завершения работ. Для удобства работы необходим шаг графика, например, месяц, треть месяца. Вручную это неудобно, так как для графика нужны опорные даты, которые, при таком шаге графика приходится расставлять вручную.

Проблема №2: многоуровневая нумерация. Из-за большого количества строк и многоуровневой структуры приходиться совершать много ручной работы. Нумерация должна иметь вид 1.1.1.1, где каждое следующие число определяет порядковый номер пункта списка в иерархии.

Проблема №3: расстановка формул. Так как формулы необходимо вставлять в зависимости от уровня вложенности пункта приходится их расставлять и проверять для всего графика вручную, при этом в графике могут быть десятки, а то и сотни строк.

Проблема №4: удобное визуальное представление дат проверки по документам и по факту, с возможность переключения между ними. В текущем варианте для переключения между этими датами нужно заново вводить дату в поле текущей даты.

Как мы решали задачу

Формирование шапки графика с указанием даты начала и завершения работ

Этот функционал мы реализовали следующим образом. При вводе дат в поля «Дата начала» и «Дата завершения» даты в шапке автоматически меняются.

При этом в 4 строке выставляется часть месяца в зависимости от настройки шага график, происходит форматирование ячеей и рассчитываются опорные даты.

А изменяя шаг графика можно выбрать уровень детализации графика. Список вариантов шага графика: месяц, полмесяца, треть месяца, четверть месяца и день. Однако, при желании можно выбрать абсолютно любую длину шага.

Многоуровневая нумерация

Следующий этап удобный способ нумерации.

Для нумерации строк достаточно лишь выбрать глубину вложенности пункта работ в столбце «A», и программа сама проставит все номера в столбце «B» и подсветит полужирным шрифтом верхние уровни иерархии.

Уровень вложенности выбирается из выпадающего списка в ячейке. При этом, при желании, можно настроить маркировку не только цифрами, можно выбрать любой тип маркировки, например, буквы, римские цифры и любые другие обозначения.

Расстановка формул

Теперь, когда есть функционал выбора глубины вложенности можно реализовать автоматическую расстановку формул.

При нажатии на кнопку «Перестроить график» программа анализирует иерархию работ и расставляет все формулы, а также вставляет строку итогов.

Например, в приведенном выше примере, готовность рассчитывается как средневзвешенное от значений подуровня. И такая формула проставляется каждому пункту работ, если у него есть подуровни.

К автоматически выставляемым формулам относятся:

1. Формулы дат. Для пунктов, у которых есть подуровни в столбцы «Начала работ» и «Окончания работ» вставляются формулы, которые гарантируют, что уровень иерархии будет включать все временные интервалы подуровня. Например, если мы на уровне 2 перенесем дату окончания работ на срок, который лежит позже даты окончания работ верхнего уровня, то дата верхнего уровня автоматически измениться на новую, чтобы включить в себя новый временной промежуток. Это касается всех уровней. То есть если мы изменим дату на 4 уровне, то при необходимости даты изменятся на 3, 2 и 1 уровнях. Это экономит время и уменьшает количество ошибок.
2. Длительность в днях. Рассчитывается как разность между датами окончания и начала работ. В принципе тут нет ничего особенного, но тем не менее экономит время и выглядит лаконичней, чем протягивание формул с запасом.
3. Отставание в днях. Формула, учитывающая сроки работ, дату проверки и процент готовности. Результат отображается в днях. При этом отставания имеет красный цвет, а опережение зеленый. Что удобно при беглом визуальном анализе. Так же формула учитывает такие случаи как нулевая готовность при дате проверке до начала работ, в таком случае в отставание будет указан 0. То же самое касается и случая 100% готовности при дате проверке после даты окончания работ.

Удобное визуальное представление дат проверки

При вводе дат в поля «Дата отчета по фотографиям» и «Дата отчета по документам» на графике отображается красная линия, показывающая положение введенной даты на графике, в зависимости от того какой типа отчета выбран в разделе «Дополнительные».

Итог

Для решения поставленной задачи достаточно вставить наименования работ, проставить уровни иерархии и нажать кнопку «Перестроить график».

После чего уже вводить даты и уровни готовности в нижние уровни иерархии, при этом график и верхние уровни будут автоматически перестраиваться и заполнятся.

Таким образом довольно сложный отчет может быть сформирован при минимуме затраченного времени.

Источник: https://micro-solution.ru/portfolio/excel/chart-gant

Диаграмма Ганта в Excel

Диаграмма Ганта — эти тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для планирования проектов, иллюстрации плана, графика работ и т.п. Представляет собой набор горизонтальных полос, ориентированных вдоль оси времени.

Давайте по шагам разберемся как построить диаграмму Ганта в Excel.

Шаг 1. Формирование плана проекта

Любой проект начинается с формирования плана и определения сроков по каждой задаче. Таким образом, примерный план проекта обычно выглядит следующим образом:

Составление плана проекта

Шаг 2. Построение данных для диаграммы Ганта

Однако с такими данными Excel работать не умеет, поэтому создадим вспомогательную таблицу с видоизмененными данными (вместо даты окончания проекта поставим длительность, т.е. количество дней необходимых для реализации данного этапа проекта):

Создание вспомогательной таблицы для диаграммы

Шаг 3. Создание линейчатой диаграммы с накоплением

Выделяем диапазон данных и строим линейчатую диаграмму с накоплением. Для этого переходим в панели вкладок на Вставка -> Диаграмма -> Линейчатая -> Линейчатая с накоплением:

Создание линейчатой диаграммы с накоплением

Шаг 4. Удаление ненужных элементов и форматирование свойств диаграммы

В текущей диаграмме много ненужных элементов, которые мешают восприятию данных. Для начала необходимо скрыть ряд данных «Начало», сделаем его невидимым — нажимаем правой кнопкой мыши на ряд и выбираем Формат ряда данных -> Заливка -> Нет заливки:

Скрытие первого ряда диаграммы

По умолчанию данные по вертикальной оси у нас расположены в неправильном положении — снизу вверх. Меняем в настройках на обратный порядок — нажимаем правой кнопкой мыши на вертикальную ось и выбираем Формат оси -> Параметры оси -> Обратный порядок категорий:

Форматирование осей диаграммы

Также убираем остальные ненужные элементы и форматируем свойства:

• Легенда — удаляем легенду за ненадобностью;
• Горизонтальная ось дат — Excel автоматически определяет минимальную и максимальную границы, поэтому мы вручную вводим планируемые даты начала и окончания проекта (Формат оси -> Параметры оси -> Максимальное и минимальное значения)и выбираем шкалу делений (например, 1 день, 7 дней и т.д.);
• Название диаграммы — добавляем название проекта или плана.

Резюме

Пошаговый план создания диаграммы:

1. Формирование плана проекта;
2. Построение данных для диаграммы Ганта;
3. Создание линейчатой диаграммы с накоплением;
4. Удаление ненужных элементов и форматирование свойств диаграммы.

Удачи вам и до скорых встреч на страницах блога Tutorexcel.ru!

Источник: https://tutorexcel.ru/diagrammy/diagramma-ganta-v-excel/

Диаграмма ганта в excel — как построить

В многофункциональной программе Microsoft Excel кажется есть все, что делает любую работу более быстрой и простой.

Использовать ее можно для различных целей — от функций обычного калькулятора до иллюстрации данных для решения задач. В данной статье разберем, как создается диаграмма ганта в excel.

Которая необходима на первой стадии планирования работы, тем самым оповещая на первоначальном совещании план и степень участия каждого работника фирмы.

Что это такое — диаграмма Ганта

Диаграммы Ганта — это тип столбчатых гистограмм, которые помогают задать временные рамки по управлению проектами, распланировать поставленные задачи, а также определить их длительность. Проще говоря, диаграмма состоит из горизонтальных полос, направленных по оси времени. Полосы отражают конкретную задачу проекта, начало и конец которых показывает длительность работ.

Как построить — пошагово

Необходимо распределить данные таким образом, чтобы видеть название этапов, даты их начала и окончания, а также длительность дней их выполнения.

Выделяете левой кнопкой мыши столбцы с названием работ и сроком их начала (в примере диапазон А2:В11). На верхней панели выбираете раздел Вставка и щелкаете Линейчатая с накоплением.

Появляется вот такая вставка:

Затем необходимо добавить данные о сроках выполнения каждого этапа. Для этого выделяете диапазон с данными по длительности (С3:С11), щелкаете правой кнопкой мышки и выбираете в меню строку Копировать.

Кликаете на поле с диаграммой в любом месте и нажимаете команду Вставить. Теперь в линейчатой диаграмме с накоплением синие полосы показывают даты начала выполнения задач, а красные — продолжительность.

Редактирование

1. Удалите ненужное название и легенду справа, чтобы освободить пространство.
2. Исправим расположение этапов проекта, которые изначально отобразились в обратном порядке. Выделяете вертикальную ось и, щелкнув правой кнопкой мыши, выберите опцию Формат оси.

Нужно поставить галочку рядом с Обратный порядок категорий. Чтобы горизонтальная ось была внизу, выбираете В максимальной категории и закрываете окно.

Чтобы обесцветить синюю часть полос, щелкаете правой кнопкой мышки по одной из них и выбираете в меню Формат ряда данных.

Затем в появившемся окне выбираете вариант нет заливки, цвет границы: нет линий.

Осталось настроить горизонтальную ось. Чтобы избавится от отступа перед началом первого этапа, проделайте несколько действий:

Кликаете в таблице на ячейку с первой датой проекта. Правой кнопкой выбираете Формат ячеек, группу Число, формат Общий. Смотрим на число в поле Образец. В данном примере 43525. Нажимаете кнопку Отмена.

Щелкаете по оси диаграммы и выбираете команду Формат оси. В группе Параметры оси задаете фиксированное значение просмотренного выше числа. Измените значение Цена основных делений на 5 — для каждого следующего дня.

• Изменяя параметры значений, следите как меняется вид диаграммы и выберите подходящий.
• В группе Выравнивание имеет смысл изменить направление текста для подписи даты:
• В группе Число изменяете лучший формат даты:

Чтобы добавить подписи данных, нужно щелкнуть правой кнопкой по одному из элементов ряда и выбрать соответствующее действие:

1. Теперь осталось подстроить ее размеры в документе и диаграмма Ганта готова.
2. Как видите, диаграмма Ганта — это лучший способ презентовать проектный план специфическим способом иллюстрации.

Источник: https://mir-tehnologiy.ru/diagramma-ganta-v-excel/