Как сделать связанные выпадающие списки в Excel легко?

Выпадающие списки – очень удобный объект, который используется практически во всех приложениях. Кроме этого, они очень популярны на веб-страницах, поскольку намного проще данные выбирать, чем вносить их вручную. Особенно подобные формы востребованы при регистрации. Но их также часто используют и в Экселе. В данной статье мы рассмотрим, как сделать выпадающий список в редакторе Excel.Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

Для этой цели существует несколько способов. Рассмотрим их более внимательно. Первым делом необходимо создать таблицу с небольшим перечнем.

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

Простой способ

Для того чтобы произошла подстановка данных из таблицы, достаточно выполнить следующее.

  1. Перейдите на первую пустую клетку после вашего списка.

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

  1. Сделайте правый клик. Затем выберите указанный пункт.

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

  1. В результате этого появится следующий список.

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

  1. Для перехода по нему достаточно нажать на горячие клавиши Alt+↓.

Эту комбинацию можно будет использовать всегда. В дальнейшем необязательно вызывать контекстное меню.

  1. Затем для выбора можно использовать только стрелочки (↓ и ↑). Для того чтобы вставить нужный продукт (в нашем случае), достаточно нажать на клавишу Enter.

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

Данный способ отлично работает и тогда, когда в таблице содержатся повторяющиеся значения. При этом в выпадающем списке будут только уникальные записи.

Обратите внимание на то, что этот метод не работает, если вы выберите клетку, выше которой нет никакой информации.

Стандартный

В этом случае необходимо:

  1. Выделить нужные ячейки. Перейти на вкладку «Формулы». Нажать на кнопку «Определенные имена». Выбрать пункт «Диспетчер имён».

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

  1. Затем кликнуть на «Создать».

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

  1. Далее нужно будет указать желаемое имя (нельзя использовать символ тире или пробел). В графе диапазон произойдет автозаполнение, поскольку нужные ячейки были выделены в самом начале. Для сохранения нажмите на «OK».

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

  1. Выберите ячейку, в которой будет раскрываться будущий список. Откройте вкладку «Данные». Кликните на указанную иконку (на треугольник). Нажмите на пункт «Проверка данных».
  2. Нажмите на «Тип данных». Необходимо задать значение «Список».
  3. Вследствие этого появится поле «Источник». Кликните туда.
  4. Затем выделите нужные ячейки. Ранее созданное имя автоматически подставится. Для продолжения нажимаем на «OK».
  5. Благодаря этим действиям вы увидите вот такой элемент.

Если вы сделаете активной другую ячейку, то иконка выпадающего списка исчезнет. Она отображается только тогда, когда эта клетка становится активной. Поэтому не стоит пугаться и думать, что у вас всё исчезло.

Как включить режим разработчика

Для того чтобы использовать более продвинутые объекты, нужно использовать вкладку «Разработчик». По умолчанию она отключена. Для того чтобы её активировать, необходимо следовать следующей инструкции.

  1. Перейдите в раздел «Параметры».
  2. Откройте категорию «Настроить ленту». Затем поставьте галочку напротив пункта «Разработчик». Для сохранения информации кликните на «OK».

Элементы управления

Для создания списков при помощи этого инструмента, необходимо сделать следующее:

  1. Выделите свою таблицу данных. Перейдите на вкладку «Разработчик». Кликните на иконку «Вставить». Нажмите на указанный элемент.
  2. Также изменится иконка указателя.
  3. Выделите какой-нибудь прямоугольник. Именно таких размеров и будет ваша будущая кнопка. Её необязательно делать слишком большой. В нашем случае это только пример.
  4. После этого сделайте правый клик мышкой по этому элементу. Затем выберите пункт «Формат объекта».

В окне «Форматирование объекта» необходимо:

  • Указать диапазон значений для формирования списка.
  • Выбрать ячейку, в которую будет выводиться результат.
  • Указать количество строк будущего списка.
  • Нажать на «OK» для сохранения.
  • Кликните на этот элемент. После этого вы увидите варианты для выбора.
  • Вследствие этого вы увидите какое-нибудь число. 1 – соответствует первому слову, а 2 – второму. То есть в этой ячейке выводится лишь порядковый номер выбранного слова.

ActiveX

Для того чтобы воспользоваться этим элементом, необходимо выполнить следующие операции.

  1. Перейдите на вкладку «Разработчик». Нажмите на иконку «Вставить». На этот раз выберите другой инструмент. Он выглядит точно так же, но находится в другой группе.
  2. Обратите внимание на то, что у вас включится режим конструктора. Кроме этого, изменится внешний вид указателя.
  3. Нажмите куда-нибудь. В этом месте появится выпадающий список. Если вы хотите его увеличить, то для этого достаточно потянуть за его края.
  4. Кликните на указанную иконку.
  5. Благодаря этому в правой части экрана появится окно «Properties», в котором вы сможете изменить различные настройки для выбранного элемента.

При этом значения и свойства будут меняться в зависимости от того, какой элемент будет активен в данный момент. Здесь вы сможете изменить всё, даже шрифт.

  1. В поле «ListFilRange» укажите диапазон ячеек, в котором находятся ваши данные для будущего списка. Заполнение данных должно быть очень аккуратным. Достаточно указать одну неправильную букву, и вы увидите ошибку.
  2. Далее необходимо кликнуть правой кнопкой мыши по созданному элементу. Выберите «Объект Combobox». Затем – «Edit».
  3. Благодаря этим действиям вы увидите, что внешний вид объекта стал другим. Исчезнет возможность изменения размера.
  4. Теперь вы можете спокойно выбрать что-нибудь из этого списка.
  5. Для завершения необходимо отключить «Режим конструктора». После этого книга примет стандартный внешний вид.
  6. Также необходимо закрыть окно свойств.

Убрать объекты ActiveX довольно просто.

  1. Перейдите на вкладку «Разработчик».
  2. Активируйте «Режим конструктора».

Округление в Эксель

  1. Нажмите на горячую клавишу Delete.
  2. И всё сразу же исчезнет.

Связанные списки

Для того чтобы создать двухуровневые списки, нужно выполнить несколько простых операций:

  1. Создайте какую-нибудь похожую таблицу. Главное условие – нужно добавить для каждого пункта несколько дополнительных вариантов выбора.
  2. Затем выделите первую строку. Не целиком, а только возможные варианты. Вызовите контекстное меню при помощи правого клика. Выберите пункт «Присвоить имя…».
  3. Укажите желаемое имя и сохраните настройку. Вставка диапазона ячеек произойдет автоматически, поскольку вы предварительно выбрали нужные клетки.
  4. Повторяем те же самые действия и для остальных строчек. Выберите любую клетку, в которой будет расположен будущий список товаров. Откройте вкладку «Данные» и нажмите на инструмент «Проверка данных».
  5. В этом окне необходимо выбрать пункт «Список».
  6. Затем кликнуть на поле «Источник» и выбрать нужный диапазон ячеек.
  7. Для сохранения используйте кнопку «OK».
  8. Выберите вторую ячейку, в которой будет создан динамический список. Перейдите на вкладку «Данные» и повторите те же самые действия.

В графе «Тип данных» снова указываем «Список». В поле источник укажите следующую формулу.

=ДВССЫЛ(B11)

В качестве аргумента указываем ссылку на ту ячейку, в которой у нас подгружается ассортимент товаров. Более подробно о ней можно прочитать на сайте Microsoft.

  1. Обязательно сохраните все внесенные изменения.
Читайте также:  Как сделать нумерацию строк в Word?

После нажатия на «OK» вы увидите ошибку источника данных. Ничего страшного тут нет. Кликните на «Да».

Дело в том, что в данный момент в клетке «Товар» у нас ничего не выбрано. Как только там будет какое-нибудь слово, нужный список автоматически загрузится.

  1. Выберите что-нибудь из предлагаемых товаров.
  2. Только после этого вы увидите, что во второй ячейке появились варианты выбора для соответствующего пункта.
  3. Попробуйте указать что-то другое из вашего ассортимента. И вы увидите, что список сразу же изменится. Это очень удобно, поскольку ситуации, когда второе «меню» зависит от первого, бывают очень часто.

Связанные с поиском списки

В вышеописанном методе нужно было создавать дополнительные «имена» для каждого пункта. Но можно сделать и иначе. Представьте, что у вас на листе расположено огромное количество данных. Кроме этого, эта информация может меняться, дополняться или удаляться. Как быть в этом случае? Вручную каждый раз всё настраивать заново – очень плохая затея.

В подобных ситуациях нужно использовать динамическое построение выпадающих списков. Это делается следующим образом.

  1. Создайте какую-нибудь таблицу, которая будет выглядеть следующим образом. В правой части мы указали уникальные записи в первом столбце. В нашем случае – это города.

Как пронумеровать строки в таблице Эксель

  1. Выберите любую клетку. Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите на инструмент «Проверка данных».
  2. Выбираем нужный тип данных. В источнике указываем необходимый диапазон. Сохраняем при помощи кнопки «OK».
  3. Кликните на другую ячейку и повторите описанные ранее действия по вызову такого же окна.
  4. Указываем точно такой же тип данных, но в источнике на этот раз указываем следующую формулу.

=СМЕЩ($B$1;ПОИСКПОЗ($F$6;$B:$B;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($B:$B;$F$6);1)

После сохранения появится ошибка о том, что источник пустой. Нажимаем на кнопку «Да».

  1. Выберите что-нибудь из предлагаемых вариантов.
  2. Затем проверьте, что во второй ячейке появились именно те записи, которые соответствуют выбранному городу.
  3. Попробуйте выбрать другой город – список изменится автоматически.

Данный способ удобен, когда в таблице находится очень большое количество информации. При этом она может размещаться хаотично, а не последовательно, как в нашем примере.

Самое главное, чтобы значения в первом столбце писались одинаково. Достаточно допустить одну опечатку, и эта строка не попадет во вторую ячейку, поскольку происходит дословный поиск значений.

Мультивыбор

Для того чтобы сделать двойной выбор, нужно выполнить следующее.

  1. Сделайте правый клик по названию листа, на котором расположена таблица и будущий выпадающий список.
  2. В контекстном меню выберите пункт «Просмотреть код».
  3. В появившемся окне вбейте следующий код.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

On Error Resume Next

If Not Intersect(Target, Range(«B11»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then

  • Application.EnableEvents = False
  • NewSelectWord = Target
  • Application.Undo
  • BeforeWord = Target
  • If Len(BeforeWord) 0 And BeforeWord NewSelectWord Then
  • Target = Target & «,» & NewSelectWord
  • Else
  • Target = NewSelectWord
  • End If
  • If Len(NewSelectWord) = 0 Then Target.ClearContents
  • Application.EnableEvents = True
  • End If
  • End Sub

Затем вернитесь к книге и выберите что-нибудь.

Повторите это действие еще раз.

Благодаря этому коду теперь можно выбирать несколько значений. Все описанные выше методы этого сделать не позволяли, так как всегда происходило затирание ранее выбранного слова.

Для очистки этой клетки нужно использовать клавишу Delete.

Во всех остальных случаях значения будут только накапливаться.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели всевозможные способы для создания выпадающих списков в редакторе Excel. Если у вас что-то не получается, возможно, вы используете неподходящую таблицу.

Еще раз внимательно посмотрите на используемые формулы, поскольку там могут быть опечатки. Также очень важно проверить правильность ссылок на ячейки.

Если у вас отсутствует вкладка «Разработчик», значит, вы её неправильно активировали или же упустили этот момент из виду.

Источник: https://os-helper.ru/excel/kak-sdelat-vypadayushhij-spisok.html

Как сделать связанный выпадающий список в «Эксель», зависящий от значения в соседней ячейке

  • При создании какой-либо формы для заполнения самый лучший способ введения данных — это выпадающие списки.
  • Они позволяют стандартизировать варианты ответов и не дают возможности человеку заполняющему фурму вносить свои фразы и слова, предлагают готовые ответы, которые в дальнейшем легко анализировать и обрабатывать.
  • Существует один незначительный недостаток выпадающих списков – для большого количества вариантов ответа списки получаются очень длинными.

Как сократить длину выпадающих списков?

Для сокращения длины списка его следует разбить на несколько списков сформированных по разным критериям. И сделать так, чтобы в ячейке появлялся список соответствующий нужному критерию.

Например, существует список различных продуктов, этот список очень большой, чтобы упростить список следует разделить продукты по категориям: фрукты, овощи, молочные, мясные и т.д.

Список продуктов.
Бананы Перловая каша
Ванильный сахар Петрушка
Горох сушеный Просо
Горчица молотая Рис
Греча Рыба Сом
Грибы Сало копченое
Дрожжи сухие Сахар обычный
Желатин Сахарная пудра
Какао порошок Свинина
Какао порошок Сгущённое молоко
Карри (специя) Сливки молочные
Картофель Сливочное масло
Кефир Сметана
Килька в томате Смородина
Консервированная кукуруза Сода
Консервированный горошек Соевый соус
Корица Соль
Котлеты свиные Спагетти
Кофе Суповой набор куриный
Крабовые палочки Суповой набор мясной
Крахмал Сухие грибы
Крупа кукурузная Сыр
Крыжовник Творог зернистый
Курица (филе, бедра, окорочка) Тесто
Лавровый лист Томатная паста
Лимон Укроп сушеный
Лук Уксус обычный
Макароны Фасоль
Малина Чай зеленый
Манка Чай Каркаде
Маргарин Чай черный
Масло растительное Черный перец
Масло сливочное Чеснок
Мед Шпинат
Перец Яблоки
Яйца

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?В зависимости от того, какую категорию будет выбирать человек, выпадающий список будет выдавать ему только наименования из соответствующей категории.

Как реализовать зависимый выпадающий список?

  1. Для начала необходимо присвоить ячейкам имя:Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?
  • Выделяется диапазон ячеек;
  • Во вкладке «формулы» выбирается кнопка «присвоить имя»;
  • Ячейкам присваивается имя соответствующее их категории (например, для овощей имя «Овощи»);Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

На новом листе создается форма для заполнения:

  • В первой ячейке создается выпадающий список, состоящий из имен ячеек (категорий: овощи, фрукты и т.д.)
  1. Выбирается вкладка «Данные» -> «Проверка данных»Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?
  2. Выбирается «Список» и указывается диапазон, из которого будут выбираться значения.Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?
  3. Нажимаем «ОК»Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?
  • Во второй ячейке создается список, зависящий от первого.Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

Создается список аналогично с первым, но в качестве источника данных выбирается не диапазон ячеек, а функция ДВССЫЛ(). В качестве аргумента функции указывается адрес первой ячейки со списком категории.Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

Читайте также:  Как сделать поиск по выпадающему списку в Excel?

Источник: http://RuExcel.ru/zavisimost/

Как создать в Excel связанные (зависимые) выпадающие списки

Под связанными списками понимаются несколько (минимум – два) выпадающих списков, когда содержимое последующих зависит от выбора пользователя в предыдущих. Например, в первом списке можно выбрать категорию товара, а во втором – увидеть товары из выбранной категории. Давайте рассмотрим несколько способов создать такие списки.

Способ 1. Функция ДВССЫЛ (INDIRECT)

Этот фокус основан на применении функции ДВССЫЛ (INDIRECT), которая умеет делать одну простую вещь – преобразовывать содержимое любой указанной ячейки в адрес диапазона, который понимает Excel. Т.е. если в ячейке лежит текст «А1», то функция выдаст в результате ссылку на ячейку А1. Если в ячейке лежит слово «Маша», то функция выдаст ссылку на именованный диапазон с именем Маша и т.д.

Возьмем, к примеру, вот такой список моделей автомобилей Toyota, Ford и Nissan:

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

Выделим весь список моделей Toyota (с ячейки А2 и вниз до конца списка) и дадим этому диапазону имя Toyota на вкладке Формулы (Formulas) с помощью Диспетчера имен (Name Manager), кнопка Создать (Create). Затем повторим то же самое со списками моделей Ford и Nissan, задав имена диапазонам Ford и Nissan соответственно.

При задании имен помните о том, что они не должны содержать пробелов, знаков препинания и начинаться обязательно с буквы. Поэтому если бы в одной из марок автомобилей присутствовал бы пробел (например, Land Rover), то его пришлось бы заменить в ячейке и в имени диапазона на нижнее подчеркивание (т.е. Land_Rover).

Теперь создадим первый выпадающий список для выбора марки автомобиля. Выделите пустую ячейку и нажмите кнопку Проверка данных (Data Validation) на вкладке Данные (Data).

Затем из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и в поле Источник (Source) выделите ячейки с названиями марок (ячейки A1:C1 в нашем примере).

После нажатия на ОК первый выпадающий список готов:

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

Теперь создадим первый выпадающий список для выбора марки автомобиля

Теперь создадим второй (зависимый) выпадающий список, в котором будут отображаться только модели выбранной в первом списке марки. Так же как в предыдущем случае, откройте окно Проверки данных, но в поле Источник нужно будет ввести вот такую формулу: =ДВССЫЛ(F3) или =INDIRECT(F3), где F3 – адрес ячейки с первым выпадающим списком (замените на свой).

Все. После нажатия на ОК содержимое второго списка будет выбираться по имени диапазона, выбранного в первом списке.

Минусы такого способа:

  • В качестве вторичных (зависимых) диапазонов не могут выступать динамические диапазоны, задаваемые формулами типа СМЕЩ (OFFSET). Для первичного (независимого) списка их использовать можно, а вот вторичный список должен быть определен жестко, без формул. Однако, это ограничение можно обойти, создав отсортированный список соответствий марка-модель (см. Способ 2).
  • Имена вторичных диапазонов должны совпадать с элементами первичного выпадающего списка. Т.е. если в нем есть текст с пробелами, то придется их заменять на подчеркивания с помощью функции ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE), т.е. формула будет выглядеть как =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(F3;» «;»_»)).
  • Надо руками создавать много именованных диапазонов (если у нас много марок автомобилей).

Способ 2. Список соответствий и функции СМЕЩ (OFFSET) и ПОИСКПОЗ (MATCH)

Этот способ требует наличия отсортированного списка соответствий марка-модель вот такого вида:

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

Для создания первичного выпадающего списка марок можно воспользоваться обычным способом, описанным выше, т.е.

  • дать имя диапазону D1:D3 (например, Марки) с помощью Диспетчера имен (Name Manager) с вкладки Формулы (Formulas).
  • выбрать на вкладке Данные (Data) команду Проверка данных (Data Validation).
  • выбрать из выпадающего списка вариант проверки Список (List) и указать в качестве Источника (Source) =Марки или просто выделить ячейки D1:D3 (если они на том же листе, где список).

А вот для зависимого списка моделей придется создать именованный диапазон с функцией СМЕЩ (OFFSET), который будет динамически ссылаться только на ячейки моделей определенной марки. Для этого:

  • Нажмите Ctrl+F3 или воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager) на вкладке Формулы (Formulas).
  • Создайте новый именованный диапазон с любым именем (например, Модели) и в поле Ссылка (Reference) в нижней части окна введите руками следующую формулу:
    =СМЕЩ($A$1;ПОИСКПОЗ($G$7;$A:$A;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A:$A;$G$7);1)
    =OFFSET($A$1;MATCH($G$7;$A:$A;0)-1;1;COUNTIF($A:$A;$G$7);1).

Ссылки должны быть абсолютными (со знаками $). После нажатия Enter к формуле будут автоматически добавлены имена листов – не пугайтесь.

Функция СМЕЩ (OFFSET) умеет выдавать ссылку на диапазон нужного размера, сдвинутый относительно исходной ячейки на заданное количество строк и столбцов. В более понятном варианте синтаксис этой функции таков: =СМЕЩ(начальная_ячейка; сдвиг_вниз; сдвиг_вправо; размер_диапазона_в_строках; размер_диапазона_в_столбцах).

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

Таким образом:

  • начальная ячейка – берем первую ячейку нашего списка, т.е. А1.
  • сдвиг_вниз – считает функция ПОИСКПОЗ (MATCH), которая, попросту говоря, выдает порядковый номер ячейки с выбранной маркой (G7) в заданном диапазоне (столбце А).
  • сдвиг_вправо = 1, т.к. мы хотим сослаться на модели в соседнем столбце (В).
  • размер_диапазона_в_строках – вычисляем с помощью функции СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF), которая умеет подсчитать количество встретившихся в списке (столбце А) нужных нам значений – марок авто (G7).
  • размер_диапазона_в_столбцах = 1, т.к. нам нужен один столбец с моделями.

В итоге должно получиться что-то вроде этого:

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

Ссылки должны быть абсолютными (со знаками $)

Осталось добавить выпадающий список на основе созданной формулы к ячейке G8. Для этого:

  • выделяем ячейку G8.
  • выбираем на вкладке Данные (Data) команду Проверка данных (Data Validation).
  • из выпадающего списка выбираем вариант проверки Список (List) и вводим в качестве Источника (Source) знак «равно» и имя нашего диапазона, т.е. =Модели.

Источник: http://pivot-table.ru/kak-sozdat-v-excel-svyazannye-zavisimye-vypadayushhie-spiski.html

Как быстро и правильно сделать выпадающий список в Excel

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

Назначение этого инструмента

Если при работе с электронной таблицей требуется постоянно вводить определенный диапазон данных, то намного удобнее выбирать необходимое значение ячейки из предложенных вариантов, сократив поиск нужного. Для таких целей можно использовать выпадающие списки. Правда, об их организации необходимо позаботиться предварительно, на этапе создания самой базы данных или таблицы.

Чаще всего они используются в двух случаях:

  1. При необходимости ввода одинаковых значений.
  2. Чтобы не произошел ввод в ячейку некорректных и ошибочных данных.

Многие в работе предпочитают использовать связанный выпадающий список в Excel, который существенно сокращает возникновение ошибок при вводе и поиске нужного значения. Ведь от выбора в первой ячейке будет зависеть перечень данных, что появятся в последующих.

Читайте также:  Как сделать пробел между словами в Excel?

Встроенные возможности

Многие пользователи, которые работают с таблицами в Microsoft Excel знают, что при нажатии в рабочем листе сочетания клавиш Alt + стрелка вниз, появится перечень уже введенных ранее значений. Но он неудобен по двум причинам:

  1. Пользователю для выбора будут предложены только те значения, которые вводились ранее.
  2. Если потребуется ввести данные в ячейку, по соседству с которой пустая, то значения для поиска нужного варианта не появятся.

Поэтому следует знать, как можно сдавать собственные выпадающие списки.

Как создать самому

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?Прежде чем начинать создавать свой выпадающий список, потребуется выделить ячейку или их диапазон, где инструмент будет появляться. Затем в меню выбираемся команда Данные – Проверка данных. Перед глазами появится диалоговое окно с определенными закладками. Для создания потребуется перейти на «Параметры». Здесь уже следует выбрать в поле «Тип данных» установить «Список».

И также потребуется заполнить поле «Источник». Здесь буду располагаться значения, из которых пользователь будет выбирать. Существует несколько вариантов выбора.

  1. Все данные, которые будут появляться в выпадающем списке, можно ввести вручную. При этом все значения следует разделять для русской версии точкой с запятой, а для английской – запятой.
  2. В качестве значений может выступать обычная ссылка на диапазон ячеек. В указанном поле следует просто установить диапазон ячеек, из которых будет формироваться в дальнейшем список. Существенным минусом такого варианта является то, что нельзя использовать ссылки на другие листы или книги.
  3. Именованный диапазон ячеек может также выступать в качестве источника. Правда, его следует предварительно создать. После того как диапазон будет создан, следует в поле «источник» внести имя списка, поставив, естественно, перед ним знак равно. Преимуществом такого метода является то, что пользоваться списками очень удобно в пределах одной книги, особенно актуальна такая возможность для версии Microsoft Excel 2007.
  4. Очень удобно использовать для значений в выпадающем списке именованные динамичные диапазоны, например, прайс-листы. В таком случае при добавлении новых строк будет автоматически изменяться и сам список. Каждый раз перед поиском нужного значения перечень данных будет обновлен.
  5. В некоторых случаях очень удобно использовать связанные выпадающие списки в Excel, когда от выбора в одной ячейке будет зависеть диапазон параметров для выбора в другой.

Основные параметры списков

Чтобы выпадающий список получился максимально полезным и отвечал всем потребностям пользователя, также важно правильно использовать его параметры, о которых будет рассказано ниже.

Как сделать связанные выпадающие списки в excel легко?

  1. Маркер «распространить изменения на другие ячейки с тем же условием». Такой маркер очень удобен, если на листе существует несколько ячеек с одинаковыми параметрами. Установив значения для одной ячейки с помощью установки маркера можно распространить его по остальным аналогичным.
  2. Вкладка «Сообщение для ввода». Если заполнить это поле, то при установке курсора на требуемую ячейку будет появляться сообщение. При необходимости сообщение всегда можно отключить, сняв соответствующую галочку.
  3. Вкладка «Сообщение об ошибке». В этой вкладке настраивается само сообщение, которое будет выдаваться при неправильных данных. Именно здесь указывается тип выводимого сообщения и нужно ли его отображать при неправильном вводе. «Останов», «Сообщение» – не допускают ввода других данных, кроме значений в предложенном перечне, а «предупреждение» – это возможность вводить дополнительно свои значения, кроме предложенных, в списке.

Существует несколько вариантов, как можно самостоятельно сделать описанный инструмент в Excel, но на сегодняшний день рассмотренный способ создания наиболее распространен и востребован.

Источник: https://komp.guru/microsoft/excel/kak-bystro-i-pravilno-sdelat-vypadayushhij-spisok-v-excel.html

Как быстро создать многоуровневые (каскадные) выпадающие списки в Excel

Мир вокруг нас полон иерархических структур. Зачастую при разработке форм в Microsoft Excel мы сталкиваемся с задачей организации выбора показателей, имеющих некую иерархию, например, адреса (страна-город-улица-дом), организационная структура предприятия (департамент – управление – отдел-сотрудник) или же номенклатура товаров магазина.

Почти каждый пользователь Excel умеет создавать в ячейке выпадающий список, более продвинутые могут создать второй, связанный с первым выпадающий список.

А можно ли создавать более сложные системы списков в Excel? На самом деле да, причем количество уровней таких списков ничем не ограничено и определяется только вашей потребностью. Рассмотрим методику, которая позволяет быстро и без особого труда строить многоуровневые выпадающие списки.

Основа методики – организация исходной информации в «Умных таблицах», т.е. специально структурированных объектах Excel. «Умную таблицу» можно создать клавишами Ctrl+T или кнопкой Таблица на вкладке Вставка, после чего таблице необходимо задать имя (во всплывающей при её выделении вкладки Конструктор).

Основное преимущество данной методики состоит в том, что полученная система является полностью динамической, т.е. в неё можно добавить любые данные, даже целые ветви иерархии, и они автоматически попадут в выпадающие списки.

Особенность заключается в том, что названия нижестоящих таблиц должны соответствовать элементам вышестоящих. В качестве примера рассмотрим фрагмент 6-уровневой иерархии товаров магазина, оформленной в «Умных таблицах»:

Первая таблица Группы_товаров связывает группы товаров и категории: в магазине 2 группы товаров – поля Продукты_питания и Одежда, каждая из которых включает по 2 категории товаров: продукты питания состоят из элементов Молочные_продукты и Мясо, одежда – Верхняя_одежда и Спортивные_товары.

Обратите внимание! Элементы таблицы будут являться одновременно названием для нижестоящих таблиц. К именам таблиц предъявляются специальные требования: имя должно начинаться с буквы, не должно содержать пробелов и специальных символов.

На следующем уровне создаются таблицы, связывающие категории и виды продукции: в приведенном примере создана таблица с именем Молочные_продукты, содержащая поля Молоко (подразделяется на козье и коровье) и Сыр (подразделяется на твердый и полутвердый), а также таблица с именем Мясо, содержащая поля Красное_мясо (подразделяется на говядина и свинина) и Птица (подразделяется на курицу и индейку).

Остальные данные организуются по такому же принципу.

Список первого уровня является первичным, т.е. задается абсолютно и не является зависимым, это может быть список таблиц книги, список полей конкретной таблицы или список элементов конкретного поля конкретной таблицы, в зависимости от ваших потребностей.

Следующие списки будут связанными, т.е. зависеть от выбранного значения вышестоящего списка. Список может быть 2 уровня, т.е. ссылаться на один вышестоящий список, или 3 уровня, т.е. ссылаться на два вышестоящих списка (например, на список с именем таблицы и список с именем поля таблицы).

Источник: http://xn—-btbktgundek1hji.xn--p1ai/connected-drop-down-lists-excel.html

Ссылка на основную публикацию