Как сделать слияние документов в word?

Иногда у нас возникает необходимость объединить несколько файлов Ворд в один. На этой странице мы рассмотрим два способа, как это можно сделать. Но прежде, чем приступить к объединению нескольких документов в один, убедитесь, что все документы лежат у вас в одной папке. Сделали? Тогда приступим.

Объединяем документы с помощью «Текст из файла»

• Этот способ поможет вам соединить несколько файлов в один, но знайте, что при этом будет потеряно форматирование в готовом документе.
• Шаг 1.
  
• Создайте новый пустой документ: иконка «Офиса», затем «Создать».
• Шаг 2.
  
• Перейдите на вкладку «Вставка», найдите в разделе «Текст» кнопку «Объект» и нажмите на стрелочку вниз.
• Шаг 3.
  
• В диалоговом окне выберите «Текст из файла».
• Шаг 4.
  
• Выберите все файлы, которые вы желаете объединить в один.

Чтобы выбрать все сразу файлы нажмите CTRL + A. Если вы желаете выбрать несколько файлов подряд, то выделите первый из них, затем зажмите клавишу SHIFT и выберите последний — промежуточные выделяться автоматически.

Если вам нужно выбрать, к примеру, все нечетные файлы, то выделяйте их левой кнопкой мыши, держа клавишу CTRL.

Шаг 5.

Объединяем документы с помощью скрипта VBA

Прежде чем приступить к запуску следующего скрипта, прошу вас, проделайте эти инструкции:

1. Соберите все документы, которые вы будете объединять в одну папку и пронумеруйте их в том порядке, в котором они должны быть. Например так: часть 1, часть 2 и т.д. Необходимо это сделать для того, чтобы в процессе объединения документов не был перепутан материал.
2. Откройте документ с тем материалом, который будет размещен самый первым, и только после этого приступайте к запуску скрипта.

1. Шаг 1.
   
2. В окне Ворда нажмите на сочетание клавиш ALT + F11 для запуска Visual Basic Application.
3. Шаг 2.
   

Шаг 3.

VBA скрипт, чтобы объединить несколько файлов ворд в один.

Sub MergeDocuments()
Application.ScreenUpdating = False
MyPath = ActiveDocument.Path
MyName = Dir(MyPath & «» & «*.doc»)
i = 0
Do While MyName «»
If MyName ActiveDocument.Name Then
Set wb = Documents.Open(MyPath & «» & MyName)
Selection.WholeStory
Selection.Copy
Windows(1).Activate
Selection.EndKey Unit:=wdLine
Selection.TypeParagraph
Selection.Paste
i = i + 1
wb.Close False
End If
MyName = Dir
Loop
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Удачи в изучении. Переходите к другим урокам.

Формат PDF универсален. Он поддерживает внешние ссылки, что делает его незаменимым для всемирной паутины. Вся компьютерная техника и современное печатное оборудование распознают его. Поэтому ПДФ так популярен. Но вот работать с ним не так-то легко. Основная проблема пользователей склейка 2 и более документов. Рассмотрим способы, как можно объединить несколько PDF файлов в один документ.

Использование программных продуктов

Формат PDF разработала компания Adobe Systems. Именно она и предлагает многофункциональную платформу Adobe Acrobat (русскоязычный интерфейс) для работы с файлами. Программа доступна в сети, но является платной. Компания предоставляет недельную бесплатную версию, но потом продукт все равно придется купить.

Преимущество использования «родной» платформы — исключены ошибки при работе с документами. Если с PDF приходится работать часто и склеивать важные электронные бумаги, лучше приобрести лицензионный продукт.

Его инсталляция на ПК или ноутбук стандартная. Процесс может занять от 3 до 7 минут. После установки Adobe Acrobat компьютерную технику лучше перезагрузить.

Объединяют файлы с помощью платформы следующим образом:

Существуют и другие программные продукты для склеивания 2 и более документов — PDF Split and Merge, PDF Combine, PDFBinder, PDFCreator, Foxit Phantom, BullZip PDF Printer, Altarsoft PDF Reader, PDF-ShellTools и др.

Все они доступны в сети интернет. Многие являются условно бесплатными, имеют русскоязычный интерфейс.

Foxit Phantom
Установка программного продукта стандартная. Процесс займет до 10 минут. Интерфейс очень схож с Microsoft приложениями. После инсталляции и вызова программы действуют так:

PDFBinder

Чтобы совместить документы, действуют так:

Использование онлайн-сервиса

Если пользователь редко сталкивается с необходимостью объединять несколько ПДФ файлов в один документ, то устанавливать на ПК или ноутбук программные продукты не рационально. Проще воспользоваться одним из многих виртуальных ресурсов:Среди перечисленных сервисов есть англоязычные и русскоязычные ресурсы.

Оба типа сервисов будут удобными и понятными в использовании, поскольку их кнопочное графическое меню исключает необходимость владеть иностранным языком. Наиболее быстрый и понятный для новичков будет сервис free-pdf-tools. Здесь в левом меню на странице описаны доступные операции с файлами. Чтобы приступить к операции, нужно выбрать меню «Объединить PDF».

Далее действуют так:

Раньше объединять различные файлы можно было только вручную, однако сейчас это можно сделать быстрее благодаря использованию современных компьютерных программ. Мы расскажем о том, как объединить одинаковые файлы в Word и PDF. Также вы узнаете, можно ли объединять файлы разного формата.

Объединение файлов в Word

Объединить файлы в один в Word достаточно просто. Скачивать и устанавливать для этого специальные программы не нужно. Необходимо сделать следующее:

1. Открыть исходный файл, куда необходимо добавить другие материалы.
2. Найти вкладку «Вставка», выбрать «Текст».
3. Нажать на иконку «Вставить текст».
4. Выбрать «Текст из файла» в открывшемся меню.
5. В открывшемся окне «Вставка файла» выбрать нужный документ и нажать «Вставить».

Таким образом в Word можно вставить текстовые файлы, рисунки и колонтитулы.

Как объединить файлы в PDF

Для того чтобы объединить файлы в один PDF, необходимо сначала установить специальную программу. О вариантах использования приложений и адреса ресурсов, где их можно скачать, вы узнаете из последнего раздела нашей статьи. А сейчас мы предоставляем инструкцию по объединению файлов PDF на примере программы Combine.

1. Открыть программу Combine после ее установки.
2. Нажать на иконку «Проводник» (должен открыться список файлов).
3. Отметить галочкой, какие файлы необходимо объединить.
4. Нажать кнопку «Объединить в PDF».
5. Выбрать, куда будет сохраняться файл, и нажать «Начать».
6. Нажать «Закрыть», когда появится сообщение «Процесс конверсии завершен».

После этого автоматически откроется папка, куда был сохранен объединенный файл.

Соединение файлов разного формата в один

Объединить разные материалы в один файл PDF можно с помощью программы Adobe Acrobat. Чтобы создать общий файл для документов разного вида, необходимо сделать следующее:

1. Открыть программу и выбрать последовательно «Файл» — «Создать» — «Объединить файлы в один документ PDF».
2. Нажать на кнопку «Добавить файлы» и выбрать нужные материалы.
3. При необходимости изменить порядок следования файлов или страниц.
4. Нажать «Объединить файлы».
5. Выбрать поочередно «Файл» — «Сохранить как PDF».
6. Дать имя файлу и сохранить.

Онлайн-ресурсы для скачивания программ

• Скачать бесплатно программу для объединения файлов PDF «Combine», «Adobe Reader” можно .
• Если у вас нет возможности установить программы на ПК, то воспользуйтесь этим ресурсом — smallpdf.com . Здесь можно объединить файлы PDF онлайн, перетянув их мышкой в рабочую область сайта. Услуга предоставляется абсолютно бесплатно.
• На сайте mergefil.es можно объединить несколько файлов разного формата в один. Например в PDF можно объединить следующие материалы: MS Word, MS PowerPoint, MS Excel, изображения, HTML и txt файлы. При этом их необходимо загрузить на данный сайт и выбрать последовательность расположения документов.

Программа Word
– это самый популярный и пожалуй наиболее распространенный текстовый редактор во всем мире. Ее используют все компьютерные пользователи: от учеников школ при написании рефератов и докладов, ученых при написании различных научных трудов до копирайтеров, пишущих статьи на тему заработка в интернете

. Иногда случается, что документы выходят слишком большими и мы разделяем их на несколько разных файлов или изначально нам приходится работать с разными файлами Word
. В этом случае требуется объединение информации из разных файлов.

Как объединить несколько файлов W
ord в один документ
? Самый простой способ решить эту проблему – это копирование и последующая вставка данных.

В том файле который хотим вставить выделяем весь текст (Ctr+A
) и нажимаем копировать (Ctr+C
), а в файле в который хотим вставить информацию нажимаем вставить (Ctr+V
).

Но при большом количестве страниц текста или при значительно числе объединяемых файлов, это может отнять у Вас целую уйму времени. Поэтому, гораздо удобнее создать в документе Wordдля перехода к другим документам специальную ссылку, также можно использовать специальную функцию.

Объединение документов Word

Объединение документов Word можно провести следующими двумя способами:

В удобном для Вас месте файла создаем гиперссылку. Для этого пользуемся правой кнопкой мыши и выбираем нужный нам пункт меню:

На мой взгляд не совсем удобный способ, так как документы будут открываться в другом окне и Вам придется все время переходить между ними. Но в принципе это тоже объединение документов Word, так как в одном документе у Вас будет ссылка на другой.

2. Используем специальные функции Word.

• В документе Word нажимаем на вкладку Вставка
  и выбираем Разрыв страницы:
  
• Делаем это для того, чтобы вставляемый документ отобразился со следующей страницы. На той же самой вкладке Вставка
  нажимаем Объект
  и загружаем в наш документ какой-либо нужный Вам объект или текст из другого файла Word:

Нажимаем Текст из файла а в открывшемся окне выбираем нужный нам документ. Требуемый вам текст из выбранного файла автоматически вставится в исходный документ на новую страницу. Проделайте также с другими, требующими объединения документами Word.

Именно таким способом я объединял несколько вордовских документов
, когда писал статью
заработок на играх

об отличных играх с выводом реальных денег

и
Money Birds
.

Объединение документов Word данным способом гораздо удобнее
, чем простое копирование и вставка данных. В том случае если у объединяемых файлов был использован разный стиль оформления текста, используйте функцию Форматировать по абзацу.

И тогда все получится очень красиво. Объединить несколько файлов Word в один документ совсем несложно, поэтому при выполнении какой-либо серьезной работы изначально разбейте ее на несколько небольших этапов и работайте над каждым из них по отдельности.

А по завершении всех этапов просто объедините их.

Вам также будет интересно:

Реклама

Источник: https://erfa.ru/sliyanie-dvuh-dokumentov-word-ispolzovanie-programmnyh-produktov.html

Слияние данных MS Excel и MS Word

Часто данные электронной таблицы требуется использовать при составлении различных документов: отчетов, писем, договоров и т.д. В этом случае удобно использовать слияние данных MS Excel и MS Word.

• Процедура слияния состоит из нескольких этапов.
• 1 этап. Подготовка данных электронной таблицы
• Таблица, предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям:

• в таблице не должно быть объединенных ячеек. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы. В общем, объединённые ячейки — это зло 🙂
• все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии. Если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет.

В качестве примера возьмем таблицу с перечнем клиентов фитнес клуба «Экселент»

2 этап. Подготовка шаблона документа Word

На этом этапе в текстовом редакторе Word формируется документ, в который в дальнейшем будут внедряться данные электронной таблицы. Текст этого документа представляет собой общую для всех рассылок часть.

Предположим всем клиентам, у которых срок действия клубной карты истекает в следующем месяце, планируется разослать письма с уведомлением.

Текст письма будет одинаковым за исключением обращения, номера клубной карты и даты окончания её действия. Эти данные будут импортироваться из таблицы Excel (выделено синим)

Таким образом, на этом этапе в документе Word печатается общий для всех писем текст.

Для более удобной дальнейшей работы при слиянии рекомендуется установить параметр Затенение полей в положение Всегда, чтобы отличать вставленные поля слияния от обычного текста. Если этот параметр включен, поля отображаются на сером фоне. На печать этот фон, естественно, не выводится.

1. 3 этап. Работа Мастера слияния MS Word
2. Открываем файл письма в MS Word.
3. Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. В версиях после Word2003 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки

В версиях до Word2007 следует выполнить команду меню Сервис — Письма и рассылки — Слияние. Кроме того, для более удобной работы версиях до Word2007 можно вывести панель инструментов Слияние

Ещё раз обращаю внимание, что в бланке письма содержится только общий для всех писем текст, поэтому обращение выглядит как Уважаем!, а номер карты и дата пропущены.

Работа Мастера слияния включает 6 шагов.

1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма
	2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки, им может быть открытый текущий документ, шаблон или существующий документ. При выборе варианта Шаблон или Существующий документ появляется возможность указать нужный файл в Проводнике. Мы выбираем Текущий документ
3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет таблица Excel, значит отмечаем вариант Использование списка. Затем с помощью кнопки Обзор… выбираем нужный файл в Проводнике
	После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей. Если нам нужны все записи, то сразу нажимаем ОК. При необходимости можно список отсортировать, отфильтровать нужные записи, либо найти их с помощью соответствующих команд. Возможности фильтрации и поиска здесь, конечно, намного беднее, чем в Excel, но сделать простейшую выборку по текстовым или числовым значениям можно. Кроме того, возможно выбрать записи для рассылки вручную с помощью флажков 🙂 В нашем случае требуется установить фильтр по полю Рассылка по значению «да» (значение «да» появляется в таблице, если срок действия клубной карты истекает в следующем месяце). Фильтр можно установить, щёлкнув мышкой по названию поля и выбрав «да», либо воспользовавшись ссылкой Фильтр в этом же диалоговом окне
4 шаг: вставляем нужные поля в документ. Прежде, чем выбрать один из предложенных Мастером вариантов работы, следует установить курсор в тексте туда, куда Вы хотите вставить данные. Если Вы забыли это сделать, тоже ничего страшного, поля можно вставить в любое место документа, а затем перенести. В нашем случае ставим курсор после слова «Уважаем» перед восклицательным знаком. Так как нам нужны отдельные поля, выбираем Другие элементы…
	Раскрывается диалоговое окно для выбора полей слияния.  Выбираем поле Имя, нажимаем Вставить, то же самое для поля Отчество. Закрываем окно Вставка полей слияния и добавляем пробелы между вставленными полями. Если параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, то вставленные поля будут отчетливо видны на сером фоне. Устанавливаем курсор после №, снова нажимаем ссылкуДругие элементы…, выбираем № клубной карты — Вставить. Аналогично вставляем поле Дата окончания действия карты Кроме указанных выше полей требуется вставить окончание обращения ый(ая), которое зависит от значения поляПол. Для этого воспользуемся  специальным полем, позволяющим вставлять одно из двух значений в зависимости от данных. Поставим курсор сразу после слова «Уважаем», нажмём кнопку Правила на вкладке Рассылки и выберем вариант IF…THEN…ELSE. В версиях до Word2007 аналогичная кнопка называется Добавить поле Word и находится на панели инструментов Слияние В раскрывшемся диалоговом окне зададим параметры После нажатия ОК, получим результат
5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации. На этом шаге также можно изменить список получателей, применив фильтр или убрав флажки. Так как мы применили фильтр ранее, получателей осталось 3.
Присмотревшись повнимательней к полученному результату, видим, что он не вполне соответствует нашим ожиданиям Номер клубной карты вместо 001768 отображается как 1768, а дата и вовсе не по-нашему: сначала месяц, а потом день, хотя в таблице Excel всё было в порядке. Такие же неприятности могут возникнуть при импорте ячеек с десятичными числами, денежным форматом и т.д. Вывод неутешительный: при слиянии форматирование чисел и дат не сохраняется. Но выход есть! Поля документа Word, в которые вставляются наши данные, представляют собой код, который, во-первых, можно посмотреть, а во-вторых, изменить. Чтобы увидеть код поля, например, с номером клубной карты, следует кликнуть по нему правой кнопкой мыши (ПКМ) и выбрать команду Коды/Значения полей.  Получим следующее { MERGEFIELD «M__клубной_карты» } Сам код изменять мы не будем, а вот формат допишем. Принцип добавления формата будет понятен любому, кто хоть немного знаком с созданием пользовательского формата в Excel. Чтобы число всегда состояло из шести цифр, формат должен состоять из шести нулей: { MERGEFIELD «M__клубной_карты»  #  «000000»  }. Теперь снова ПКМ по полю — Обновить поле, и видим число в нужном формате. Аналогично поступаем с датой { MERGEFIELD «дата_окончания_действия_карты»  @  «DD.MM.YYYY»  } И получаем окончательный вариант Подробнее о кодах полей Word можно прочитать в справочной системе Word или на официальном сайте Microsoft
6 шаг: выбираем вариант Изменить часть писем… и просматриваем получившийся документ, при необходимости его можно отредактировать, сохранить как отдельный файл или отправить на печать

Источник: http://loco.ru/materials/425-slianie-dannyh-ms-excel-i-ms-word

Созданние группы документов с помощью слияния word

В прошлый раз мы рассмотрели возможность рассылки электронных писем с персональными данными с использованием инструмента «Слияние» списку адресатов, взятому из папки контактов Outlook. Ниже я расскажу как с помощью того же элемента «Слияние» создать и распечатать документы с автоматической вставкой данных по каждому клиенту, взятых из таблицы Excel.

Для начала нужно подготовить таблицу с данными. Для этого в верхней строке листа Excel вводим названия полей, и в соответствии с ними заполняем строки по каждому клиенту (Рис.1).

Рис.1

Далее открываем Word и создаем шаблон документа для последующего слияния. В нашем случае это будет простой вывод данных по каждой закупке.

После создания шаблона начинаем слияние. Для этого переходим на вкладку «Рассылки», жмем «Начать слияние» и выбираем пункт «Письма» (Рис.2)

Рис.2

Теперь настала очередь выбрать источник данных. Для этого на той же вкладке «Рассылки» жмем на кнопку «Выбор получателей» и выбираем пункт «Использовать существующий список» (Рис.3).

Рис.3

В появившемся окне выбираем нужный файл Excel и жмем «Открыть», далее жмем Ok и в следующем окне выбираем лист Excel, в который мы ввели данные, и еще раз Ok(Рис.4).

Рис.4

Далее в нужные места шаблона вставляем поля слияния из «списка получателей». Для этого устанавливаем курсор на место вставки, жмем «Вставить поле слияния» и выбираем необходимое поле (Рис.5).

Рис.5

В итоге получаем подготовленный документ (Рис.6, Серым выделены поля слияния).

Рис.6

И наконец приступаем к печати. Нажимаем на кнопку «Найти и объединить», выбираем пункт «Печать документов…» (Рис.7).

Рис.7

В появившихся окнах выбора страниц для печати и выбора принтера жмем Ok (если, конечно, вам не нужно внести изменения в параметры печати), и получаем документы следующего вида (Рис.8).

Рис.8

Источник: http://blog.depit.ru/ispolzovanye-sliyaniya-v-office/

Процесс создания комплекса документов в MS Word при помощи функции слияния на примере ООО А (стр. 2 из 8)

— Новый формат файла
. Новые форматы MicrosoftOfficeOpenXML уменьшают размер файла и помогают избежать потери данных [5].

1.2.
Слияние писем

• Многие финансовые и другие организации общаются со своими клиентами или сотрудниками с помощью писем, рассылок и рекламных буклетов, которые рассылают всем людям, состоящим в списке рассылок.
• Самый простой способ создать набор документов, полностью идентичных, за исключением определенной части информации – такой как имя, адрес и обращение в письме – использовать процесс, называемый слиянием [5].
• Чтобы легко объединить основной документ с источником данных, в Word можно использовать мастер Слияния (MailMerge).

Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков.

Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии.

Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных [12].

Процесс слияния писем объединяет статичную информацию из одного документа и меняющуюся информацию из другого документа следующим образом.

— Основной документ
. Это такой документ как письмо или электронное сообщение, содержащий статичный текст, который будет находиться во всех документах для слияния, и метка-заполнители, называемые полями слияния
, которые сообщают приложению Word, в какое место следует вставить меняющуюся информацию.

— Источник данных
.

Это структурный документ, такой как список покупателей, он может быть в виде таблицы Word, рабочего листа MicrosoftOfficeExcel, таблицы базы данных MicrosoftOfficeAccess или списка контактов MicrosoftOfficeOutlook, содержащий наборы информации (называемые записями
) в соответствующем формате. Можно использовать существующий источник данных или создать новый в процессе слияния писем.

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий:

1. Настройка основного документа
. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.

2. Подключение документа к источнику данных
. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.

В процессе слияния писем необязательно использовать все записи из источника данных. Можно фильтровать данные и исключить некоторые записи.

3. Уточнение списка получателей или элементов
. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных.

Если файл данных — это список рассылки, то элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки.

Если нужно создать копии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи), которые требуется включить в список, можно выбрать.

5. Предварительный просмотр и завершение слияния
. Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть [12].

Конечным результатом является одна копия объединенного документа для каждой записи из источника данных.

Также можно объединить основной документ и источник данных в новый документ, в котором каждый из объединенных документов отделен от другого разрывом страницы.

Затем можно персонализировать объединенные документы перед печатью и сохранить документ для последующего использования.

Если не нужно изменять или сохранять объединенные документы, можно объединить основной документ и источник данных непосредственно в принтере или в сообщении электронной почты [5].

Подготовка данных для слияния

Перед тем, как выполнить слияние документов, нужно указать на существующий источник данных или создать новый.

Источник данных состоит из матрицы строк и столбцов, в которой каждая строка содержит одну запись, например, полное имя и адрес клиента, а каждый столбец содержит определенный тип информации, называемый полем
, например, имя клиента.

Каждое поле определяется в источнике данных заголовком столбца, называемым именем поля
, который располагается в первой строке источника данных (см. рис.1.1.).

Так как имена полей также используются как поля слияния в основном документе, они не могут содержать пробелов. Чтобы имена полей были читабельны и при этом не содержали пробелы, следует начать каждое слово с большой буквы или заменить пробелы подчеркиваниями.

Если источник данных содержит много записей, которые часто меняются, можно создать их в программе, предназначенной для работы с большими объемами данных, например, в Excel или в Access. Также можно использовать список контактов из Outlook, MicrosoftWindowsMail или MicrosoftExpress.

Если источник данных содержит лишь несколько записей, которые не будут

часто обновляться, можно создать их в Word в виде таблицы или в виде списка, в котором поля разделены табуляцией. Или можно создать их в процессе слияния писем.

Может понадобиться осуществить слияние документов только части данных из источника данных. Например, если необходимо оповестить о распродаже в магазинах клиентов из определенной области. После того, как указан источник данных и создан основной документ, можно сделать следующее:

1. — фильтровать источник данных, чтобы создать документы только части данных;
2. — создать запрос
   (набор критериев выбора), чтобы выделить только нужную информацию, например, все почтовые коды нужной области;
3. — сортировать источник данных, например, по почтовому коду.

Рис.1.1. Пример источника данных

• При использовании фильтра или запроса все данные, отвечающие заданным требованиям, используются при слиянии писем.
• Технология создания письма при помощи инструмента слияния:
• Начальными этапами будут создание двух документов: источника данных и основного документа.
• Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки
  .

Слияние можно также выполнить с помощью области задач Слияние
, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки необходимо выбрать пункт Начать слияние
, а затем пункт Пошаговый мастер слияния
[12] (см. рис.1.2.).

По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.

После выбора Пошагового мастера слияния
,откроется область задач Слияние
, в которой представлен Этап 1 из шести этапов мастера.

Дальше, необходимо щелкнуть по типу документа, который нужно создать.

Рис.1.2. Выполнение слияния при помощи Пошагового мастера слияния

Можно, например, создать следующие типы документов:

1. Комплект конвертов
. Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным;

2. Комплект наклеек с адресами
. На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными;

3. Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты
. Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию;

4. Каталог или папка
. Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны [8].

В области задач Слияние
, когда выбрана опция, необходимо щелкнуть внизу области на Далее. Открытие документа
.

1. В области задачи Слияние отобразится Этап 2
   .
2. На этом этапе предстоит выбрать основной документ, который и будет основой для слияния.
3. Мастер слияния на выбор предлагает три варианта:

1. Текущий документ
. Активный документ, который используется в момент выполнения слияния. Подразумевается, что нужно начать с указанного документа и использовать мастер слияния для добавления сведений о получателях;

2. Шаблон
. Предлагает начать с готового шаблона слияния, который может быть настроен для определенных целей.

Далее нужно нажать на Выбор шаблона и выбрать необходимый для дальнейшей работы шаблон;

Нужно выбрать из списка ранее использованных для слияния документ или щелкнуть на Обзор и указать путь к месту расположения нужного документа.

После выбора, нужно щелкнуть на Далее. Выбор получателей.

• Этап 3
  , необходимо выбрать получателей.
• Также это можно сделать на вкладке Рассылки в группе Слияние
  , щелкнув по команде Выбрать получателей
  .
• Предлагается выполнить одно из следующих действий:

1. Если нужно использовать список «Контакты» приложения Outlook, необходимо выбрать пункт Контакты Outlook
.

2. При работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных нужно щелкнуть по параметру Использовать существующий список и найти этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных (см. рис.1.3.).

3. Если файла данных еще не существует, предстоит выбрать команду Создание списка и использовать открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется в виде файла базы данных, который можно использовать многократно.

Нужно щелкнуть на Создать запись
, а затем ниже записи ввести необходимые данные, нажимая на клавишу Tab
, чтобы перемещаться от поля к полю [12].

Источник: https://mirznanii.com/a/170006-2/protsess-sozdaniya-kompleksa-dokumentov-v-ms-word-pri-pomoshchi-funktsii-sliyaniya-na-primere-ooo-a-2

Как cделать cлияние документов в Word 2007

Вы только что подготовили полноценный документ, который будет направлен большой группе людей. И ты понимаешь, что отправка документа гораздо более ужасная, чем его составление. Создание различных сообщений, копирование одного и того же документа, и ввод разных адресов, съедает много времени.

Хотите узнать, как обмануть и убежать от делания этой работы снова и снова? Если у вас есть Microsoft Word 2007 или более ранняя версия, установленная на вашем ПК или ноутбуке, вы находитесь на правильном пути спасения.

Узнайте, как выполнить слияние и отправку документов и сообщений сразу многим людям, на одном дыхании. Далее, они даже не будут знать, кому Вы ещё отправили одно и то же сообщение. Таким образом, почта будет выглядеть более выгодно с личным именем и адресом для её чтения.

В этой статье приведены простые шаги, которые помогут вам выполнить слияние и облегчить вашу монотонную задачу.

Создание слияния документов в Word 2007

• Откройте документ Microsoft Word и создайте свой шаблон письма для отправки. Это ваш «Основной документ».
• Если вы хотите создать слияние в Microsoft Excel откройте электронную таблицу Excel и вставьте все данные в поля column-wise с заголовками для каждой детали. Каждая строка должна состоять из отдельной записи. Это становится источником данных. Если вы создаете письмо, вам потребуются, только два поля, имя и адрес.
• Перейдите в основной документ, нажмите на кнопку ‘Рассылка’ на вкладке ‘Слияние’ инструментов и выберите ‘Start Mail Merge».
• Следуйте инструкциям, указанным в окне, нажав на кнопку » Step By Step » Mail Merge Wizard’.
• Выберите ‘Письмо’ как тип слияния из нескольких параметров, отображаемых в окне.
• Под предложением выбрать «Начальный документ, нажмите на ссылку», текущий документ будет выбран в качестве начального или основного документа.
• Далее, вы должны выбрать имена и адреса получателей из источника данных. Нажмите на кнопку «Выберите существующий список» и откройте Excel-файл, содержащий данные. Если требуется, измените данные и сохраните документ.
• Теперь вы должны вставить эти поля слияния в документ. Выберите функцию «Вставить поле слияния»  и вставьте в поля имена и адреса в письмо. После завершения ввода полей, сохраните документ.
• Сделайте предварительный просмотр документа, чтобы увидеть формат и исправить какие-либо совершённые вами ошибки.
• Нажав на кнопку «Полное слияние», вы получите отдельные буквы, который отображаются на экране.
• Вы можете либо напрямую брать отпечатки всех букв или сохранить их отдельно для дальнейшего использования.
• Аналогично, вы можете создать конверты, наклейки, купоны, письма и факсы, следуя той же процедуре.

Выполните следующие инструкции, чтобы освоить создание слияния в Word 2007. Работая в нём практически, вы сможете очистить все ваши сомнения, если таковые имеются, и сделать правильное слияние документов в Word.

Источник: https://kompkimi.ru/programms-2/ofisnye-programmy/kak-cdelat-cliyanie-dokumentov-v-word-2007

Слияние документов

7 Лекция №8

Слияние
применяется, когда нужно создать набор
документов, к примеру, наклейки с адресами
или письма на бланках, которые рассылаются
большому числу заказчиков. Каждое письмо
или наклейка содержат как общие, так и
индивидуальные сведения. Например, в
письме должно быть обращение к заказчику
по фамилии. Индивидуальные сведения
для каждого письма или наклейки поступают
из источника данных.

Процесс
слияния состоит из нескольких общих
действий.

1. Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.

2. Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.

3. Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных.

4. Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния) При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.

5. Предварительный просмотр и завершение слияния Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.

Для
слияния с почтой используются команды
вкладки Рассылки.

Слияние
можно также выполнить с помощью области
задач Слияние,
которая позволяет шаг за шагом осуществить
весь процесс. Чтобы воспользоваться
областью задач, в группе Начать
слияние
на вкладке Рассылки
выберите пункт Начать
слияние,
а затем пункт Пошаговый
мастер слияния.

Настройка основного документа

1. Запустите приложение Word.

По
умолчанию открывается пустой документ.
Пусть он остается открытым. Если его
закрыть, команды, которые нужно будет
выполнить на следующем шаге, окажутся
недоступными.

1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Начать слияние.

1. Щелкните тип документа, который нужно создать.

Можно,
например, создать следующие типы
документов.

• Комплект конвертов   Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным. Выберите пункт Конверты и на вкладке Параметры конверта диалогового окна Параметры конверта укажите свои предпочтения относительно размера конверта и форматирования текста.
• Комплект наклеек с адресами  На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными. Выберите пункт наклейки и в диалоговом окне Параметры наклейки укажите нужный тип наклейки.
• Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты   Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию. Чтобы создать документы этих типов, выберите письма или электронные письма.
• Каталог или папка  Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Щелкните каталог, чтобы создать документ такого типа.

Возобновление
слияния

Если
необходимо прервать работу по слиянию,
основной документ можно сохранить, а
слияние возобновить позже. Приложение
Microsoft Office Word сохраняет источник данных
и данные поля. Если использовалась
область задач Слияние,
Word вернется к тому ее месту, где нужно
возобновить слияние.

1. При готовности возобновить слияние откройте документ.

Word
запросит подтверждение на открытие
документа, который запустит команду
SQL.

1. Поскольку этот документ подключен к источнику данных, нажмите кнопку Да. Появится текст документа вместе со всеми вставленными полями.

2. Перейдите на вкладку Рассылки и возобновите свою работу.

• Подключение
  документа к источнику данных
• Чтобы
  выполнить слияние данных в основном
  документе, необходимо подключить этот
  документ к источнику данных или файлу
  данных.
• Выбор
  файла данных

1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей.

1. Выполните следующие действия.

Откройте
документ приложения Microsoft Word. Этот
документ должен содержать одну таблицу.
Первая строка таблицы должна содержать
заголовки, а остальные строки — записи,
которые должны быть включены в составной
документ.

В качестве источника данных
можно также использовать источник
данных заголовка (Источник
данных заголовка.

Документ, содержащий
строку заголовка (или запись), которая
используется для объединения указанного
источника данных с основным документом
слияния.).

1. Уточнение
   списка получателей или элементов
2. При
   подключении к определенному файлу
   данных, возможно, не требуется переносить
   данные всех записей файла данных в
   основной документ.
3. Чтобы
   ограничить список получателей или
   использовать подмножество элементов
   файла данных, выполните следующие
   действия.

1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Изменить список.

1. В диалоговом окне Адресаты слияния выполните одно из следующих действий.

Выделение
отдельных записей  Этот
метод наиболее полезен, если список
короткий. Установите флажки напротив
тех получателей, которые должны быть
включены в список, и снимите флажки
напротив тех получателей, которые должны
быть исключены из списка.

Если
известно, что в составной документ нужно
включить лишь несколько записей, можно
снять флажок в строке заголовка, а затем
выделить только нужные записи. Аналогично,
если нужно включить в документ большую
часть списка, установите флажок в строке
заголовка, а затем снимите флажки с тех
записей, которые не нужно включать.

Сортировка
записей  
Щелкните заголовок столбца элемента,
по которому требуется выполнить
сортировку. Список отсортируется в
алфавитном порядке по возрастанию (от
A до Я).

Фильтрация
записей  Эта
функция полезна, если список содержит
записи, которые не требуется видеть или
включать их в составной документ.

Источник: https://studfile.net/preview/1725679/

Информационные технологии в подготовке научных публикаций

Слияние документов – это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащего переменную часть.

Для обработки данных научного исследования может понадобиться выполение процедуры слияния.

Каждый документ из рассылаемых содержит как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого документа слияния поступают из источника данных. Процесс слияния состоит из нескольких общих действий. Соответсвующие этим действиям кнопки и команды расположены на вкладке «Рассылки».  

Настройка основного документа

Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма. Для подготовки такого документа на вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выберают команду «Начать слияние» и тип документа, который нужно создать.

• Комплект конвертов — обратные адреса на всех конвертах одинаковые, а адрес получателя в каждом случае уникален.
• Комплект наклеек (для конвертов) с адресами — на каждой наклейке указаны уникальные фамилия и адрес.
• Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты — основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит уникальные сведения (например, фамилию или адрес).
• Каталог или папка  — для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. 

Подключение документа к источнику данных

Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма. Данные в документе должны быть структурированы определенным образом.

Если это текстовый документ формата doc(docx), то даные в нем должны располагаться в одной таблице. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые должны быть включены в составной документ.

Источником данных также может быть любой лист или именованный диапазон книги Excel. 

• На вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выберают команду «Выбрать получателей», а далее один из пунктов: 
• «Контакты Outlook», если нужно использовать список контактов приложения Outlook, 
• «Использовать существующий список» при работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных и выбирают этот файл в диалоговом окне «Выбор источника данных».  
• «Создание списка», если файла данных еще не существует, используют открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.

Уточнение списка получателей или элементов

В результате слияния будет создана копия основного документа для каждого элемента или записи из источника данных. При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ.

Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполняют следующие действия. На вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выбирают команду «Изменить список».

В диалоговом окне «Адресаты слияния» выполняют одно из следующих действий: 

• «Выделение отдельных записей». Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Необходимо установить флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снять флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка. 
• «Сортировка записей». Выбирают заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Повторный щелчок по заголовку столбца, отсортирует список в алфавитном порядке по убыванию (от A до Я). 
• «Фильтрация записей». Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей.

Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния) 

После подключения основного документа к файлу данных в текст документа добавляют текстовые заполнители, указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные. Текстовые заполнители, такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. Поля будут соответствовать заголовкам столбцов таблицы в файле данных.

При слиянии данные из первой строки файла данных замещают поля в основном документе, образуя первый составной документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д. Перед вставкой поля в основном документе необходимо выполнить щелчок в месте, где необходимо вставить поле.

Поля добавляют одной из команд группы «Составление документа и вставка полей» на вкладке «Рассылки»: 

• «Блок адреса» – позволяет добавить элементы адреса 
• «Строка приветствия» – позволяет сформировать строку с обращением по имен и или фамилии 

Примечание: Если появится диалоговое окно «Подбор полей», значит, не найдены некоторые сведения для формирования полей. Щелкнув стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), выбирают соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния. 

• «Вставить поле слияния» – позволяет вставлять сведения из отдельных полей, комбинируя их в нужной последовательности по потребностям. 

Предварительный просмотр результатов слияния 

Перед фактическим завершением слияния можно просмотреть составные документы и, если нужно, внести соответствующие изменения. Для просмотра необходимо выполнить команду «Просмотреть результаты» в группе «Просмотреть результаты» вкладки «Рассылки».

Для постраничного просмотра каждого составного документа используют кнопки «Следующая запись» и «Предыдущая запись» в группе «Просмотр результатов». Конкретный документ можно выбрать с помощью команды «Найти получателя».

Примечание: Чтобы открыть диалоговое окно «Адресаты слияния», позволяющее отфильтровать список или исключить получателей, если в список попали нежелательные записи, на вкладке «Рассылки» в группе «Начать слияние» необходимо выбрать пункт «Изменить список получателей». Поля слияния форматируют так же, как форматируют текст. (Выделение обязательно должно включать двойные кавычки (« »), окружающие поле). 

Завершение слияния 

Word сохраняет результаты слияния в виде единого файла, где они отделены друг от друга с помощью разрывов страницы.

На вкладке «Рассылки» в группе «Завершение» необходимо выбрать  пункт «Завершить и объединить», а затем выполнить «Печать документов» – если результаты слияния необходимо распечатать.

«Изменить отдельные документы» – позволяет сохранить весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или диапазон документов. 

Основной документ сохраняют отдельно (он может оказаться полезен при выполнении последующих слияний). При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных.

Источник: https://kito.bspu.by/admin-panel/vendor/kcfinder/upload/files/project_14/merger.html

Слияние и печать в Word 2007 Шесть шагов для завершения слияния

Шаг 1: Доступ к Word 2007 слияния команд

• Откройте пустой документ Word 2007.
• Из рассылки вкладки, в Начать слияние группу, нажмите на Начать слияние значок и выберите нужные параметры для создания слияния.

Шаг 2: Выбор типа документа

• Ваши варианты для выбора типа документа включают следующее:

— письма : позволяет изменить одну букву и послать документ к нескольким людям (предположим, мы выбираем эту опцию для демонстрационных целей).
— сообщений электронной почты : позволяет персонализировать буквы предназначенные для отправки нескольким людям по электронной почте.

 Для получения инструкций о том, как выполнить этот тип слияния, обратитесь к Создание слияния электронной почты.
— конверты : позволяет печатать конверты на имя нескольких людей. Для получения инструкций о том, как выполнить этот тип слияния, обратитесь к Создание Слияние конверты.

— этикетки : позволяет печатать этикетки на имя нескольких людей. Для получения инструкций о том, как выполнить этот тип слияния, обратитесь к Создание Слияние этикетки.

— каталог : позволяет собирать разнообразные, но соответствующие информации в список, такие как набор списков в отношении отдела каталога, могут включает в себя список имен, телефонных номеров и т.д.
 

Шаг 3: Выбор получателей

• Из Рассылки вкладки, в Начать слияние группу, нажмите на Начать слияние значок и в меню появляется, выберите нужные параметры, чтобы выбрать получателей:

— Тип Новый список : Если у вас уже есть список, созданный для слияния документов, вы должны создать новый, набрав каждого получателя. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, обратитесь к другому уроку Получатели слияния.

— Использовать существующий список : Когда вы прошли через это или у вас есть удобный список базы данных, который вы хотите использовать. После выбора списка из источника данных выберите диалоговое окно, где вы можете выбрать файл, который вы хотите использовать.

 Для получения дополнительной информации, пожалуйста, обратитесь к другому нашему уроку Получатели слияния.
— Выбрать из контактов Outlook : Использование существующих контактов Outlook в качестве получателей.

 Если ваш компьютер подключен к сети с соответствующим видом программного обеспечения сервера Microsoft. 
 

Шаг 4: Создание и вставка полей

• Установите указатель там, где вы хотите.
• Из рассылки вкладки, в запись и вставка полей группу, щелкните нужные параметры для добавления текста и переменной информации в документ. Часто используемые опции:

— Блок адреса : указать формат имен получателей, чтобы вставить название фирмы и почтовый адрес, и формат почтового адреса.

— Строка приветствия : в формат как приветствие появится строка (например, Уважаемый г-н Сидоров,) и выбрать, какой формат будет использоваться для неизвестных имен (например, Уважаемые дамы и господа,).

— Вставить поле слияния : вставить поля для различных общих опций (например, имя или фамилия, номер телефона, или состояние каждого получателя).
 

Шаг 5: Предварительный просмотр документов

Слияние представляет Вам возможность рассмотреть то, как объединенный документ будет выглядеть. Таким образом, вы можете вернуться и внести изменения, чтобы точно настроить свое слияние.

• Из Рассылки вкладки, в Просмотр результатов группу, нажмите кнопку Просмотр результатов значок.
• Вы можете просматривать документы для других записей, нажав  Предыдущий  или  следующий  кнопку.

Шаг 6: Завершение Word 2007 слияния

Последним шагом для полного слияния должен быть предварительный просмотр, это то, как как слияния будет выглядеть. Вы можете печатать документы или объединения. До печати, можно редактировать отдельные документы.

 
Новый Word 2010  Скачать и установить бесплатно!

Источник: http://master-samouchitel.ru/sliyanie-i-pechat-v-word-2007-/