Во многих случаях работая с документами Microsoft Excel нам попадаются одинаковые данные. В таком случае будет уместно создать выпадающий список, благодаря которому станет намного легче ориентироваться в документе. Создать выпадающий список в эксель можно несколькими способами, начнем с простого.
Создание дополнительного списка
Данный метод для создания выпадающих списков пользуется наибольшим спросом. В документе создаем дополнительный список, в который вносим повторяющиеся данные.
Первым делом нужно создать основную таблицу (для которой потребуется выпадающее меню).
Далее создаем дополнительный список с повторяющимися данными (для примера возьмём поле «Название товара»). Вносим в дополнительный список все значения.
Дополнительный список можно создавать также на отдельном листе, чтобы он не портил внешний вид главной страницы.
Выделяем заполненные поля с наименованием товаров, нажимаем правой клавишей и выбираем пункт «Присвоить имя».
В нашем случае все устройства можно отнести к категории Электроника, поэтому заполняем поле «Имя» и нажимаем кнопку «ОК».
Выделяем пустые поля, где будем делать выпадающий список и выбираем в верхней панели пункт «Данные», затем подпункт «Проверка данных».
Осталось сделать пару настроек, и выпадающий список станет активным. В графе «Тип данных» выбираем значение «Список», в поле источник указываем имя, созданное два шага назад, то есть «Электроника», нажимаем ОК.
Проверяем работу
Как видим, теперь в поле «Название товара» не нужно вручную вписывать данные. Остается лишь выбрать из выпадающего списка нужно значение и выбрать его.
Связанные списки
Для удобства разработчики Microsoft Excel дают возможность создавать связанные списки, которые сразу позволяют пользователю выбирать дополнительные данные о товаре из выпадающего списка.
Для примера мы попробуем к нашему списку добавить связанный список, а именно возьмем поле «Количество», присвоим значения от 1 до 6.
Далее в основной таблице нажимаем на пустую ячейку в поле «Количество», переходим снова в «Проверку данных», выбираем список, в поле «Источник» вписываем следующее значение: =ДВССЫЛ($B3).
Теперь можно сразу занести в таблицу количество каждого товара:
Вывод
В сегодняшней статье мы узнали, как сделать выпадающий список в Excel, научились создавать связанный список. Как видите, сделать выпадающий список совсем просто, поэтому не ленитесь и сделайте аналогично, чтобы облегчить себе работу.
Источник: https://linchakin.com/posts/make-drop-down-list-excel/
Как в Excel сделать выпадающий список
В Excel пользователям часто приходится оперировать большими объемами однотипной информации. Даты рождения, имена, товары, размер заработной платы – если в документ нужно постоянно вставлять одинаковые сведения, то лучше заранее сформировать их в единый каталог.
Разобравшись, как в Excel сделать выпадающий список, вы автоматизируете процесс ввода информации, что приведет к заметной экономии затраченного времени. Кроме того, это поможет вам визуально уменьшить число заполненных строчек, что скажется на удобстве работы с файлом.
Создание раскрывающегося меню
В Excel за создание перечня отвечает инструмент «Проверка данных». Сам процесс формирования каталога занимает немного времени; продолжительность процедуры зависит от количества фактов, которые требуется закрепить.
- Введите в столбик все названия, которые необходимо представить в перечне. Напишите их вне зоны основной работы.
- Выберите столбцы, в которых будет закреплен созданный реестр. Допустим, в столбце A будут названия футбольных команд, а в столбце B – чемпионаты стран,где эти клубы выступают.
- Выделите строчку, в которой нужно разместить меню. Перейдите на вкладку «Данные» и выберите функцию «Проверка».
Появится окошко «Проверка значений». Здесь вы будете настраивать параметры отображения. Для минимальной настройки выполните два действия:
- Укажите тип данных «Список».
- В строчке «Источник» задайте область, сведения из которой будут закреплены в раскрывающемся меню.
Область задается несколькими способами: ручным вписыванием через запятую, прописыванием словами (цифрами). Я пользуюсь самым простым способом: кликаю по кнопке со стрелочкой и выделяю мышкой нужные ячейки. Затем необходимо кликнуть по кнопке возврата к окну настройки – строка «Источники» окажется заполненной.
Минимальная настройка завершена, реестр сформирован. Нажмите «Ок», чтобы посмотреть на результаты работы. Если появились пробелы, их можно быстро убрать из таблицы. Главно не удалять столбец с закрепленными наименованиями. Именно поэтому в первом пункте инструкции было уточнение, что нужно создавать его вне зоны основной работы.
Вы создали один табель, но в табличке может быть много строк, так что каталог нужно скопировать. Делается это простым растягиванием:
- Щелкните по ячейке с выпадающим меню. В правом нижнем углу появится небольшой квадрат.
- Нажмите левой кнопкой на квадратик. Удерживая кнопку, растяните ячейку на необходимое количество строк вниз. Все попавшие в этот столбец ячейки будут заполнены выпадающими меню.
Табличка заполнена нужными сведениями, однако при желании можно настроить параметры отображения перечня, добавив название и подсказки.
Изменение и удаление
Чтобы удалить перечень, запустите инструмент «Проверка данных» и поставьте тип «Любое значение».
Чтобы стереть список из одной ячейки, выделите её и нажмите Delete на клавиатуре.
Для редактирования значений, доступных в выпадающем меню, измените состав «Источника». Задайте новую область и сохраните изменения. После обновления содержание каталога будет изменено в соответствии с выбранными вами диапазоном.
Настройка отображения
Если вам не нравится, что содержимое каталога написано на листе, где размещена основная таблица, то можно перенести её на другой лист.
- Откройте Лист 2 и пропишите в столбик нужные сведения.
- Выделите область с введенными данными. Перейдите к вкладке «Формулы», выберите инструмент «Присвоить имя».
- Впишите название и нажмите «ОК».
При формировании перечисления в «Источнике» задайте имя области, которое вы прописали на втором листе (не забудьте добавить знак =). После такой настройки сведения будут располагаться на одном листе, а список с ними отображаться на другом.
Можно сделать еще сложнее – ввести данные в одном файле, а каталог добавить в отдельный документ. Для удобства лучше положить обе книги в одну папку, но это необязательное условие:
- Пройдите «Данные – Проверка».
- В «Источнике» пропишите конструкцию типа =ДВССЫЛ(“[Футбол.xls]Страны!$A$2:$A$11”).
Пройдемся по синтаксису: =ДВССЫЛ – это функция, преобразующая текстовую строку в адрес. Футбол.xls – это имя файла, на который вы ссылаетесь, оно заключается в квадратные скобки. Если в имени есть пробелы, его нужно дополнительно заключить в апострофы. Восклицательный знак разделяет название листа и отображаемый в списке диапазон.
Если файл находится в другой папке, то пропишите к нему полный путь – допустим, =ДВССЫЛ(“‘C:TEMP[Футбол.xls]Страны!$A$2:$A$11”). Минус этой системы в том, что она работает только в том случае, если обе книги открыты одновременно, иначе ссылки не действуют.
Создание подсказок и снятие ограничений
Если с таблицей будет работать другой человек, то оставьте для него подсказки, которые помогут разобраться с каталогом.
- Запустите функцию «Проверка данных».
- Откройте вкладку «Сообщение для ввода».
- Напишите, какое сообщение показывать при выборе ячейки.
Есть еще одна вкладка, позволяющая настроить сообщение об ошибке. Так как список ограничивает пользователя в правах (по умолчанию нельзя вводить новые значения), то при попытке вписать информацию появится ошибка.
Чтобы вписывать в готовый список новые сведения, откройте раздел «Сообщение об ошибке» и в поле «Вид» укажите параметр «Предупреждение».
Теперь при попытке ввести значение вручную будет выскакивать предупреждение, но если вы нажмете «Да», то ограничение будет снято.
Это лишь основные сведения о выпадающем списке в Excel и способах его формирования. Используя макросы и другие инструменты, можно создавать куда более крутые вещи – например, давать возможность пользователям делать мультивыбор. Наименования, которые человек будет выбирать, могут добавляться в строку по горизонтали или в столбец по вертикали.
Источник: https://faqpc.ru/kak-v-excel-sdelat-vypadayushhij-spisok/
Как в Excel сделать раскрывающийся список
Можно сделать в Excel выпадающий список для каждой ячейки который представляет из себя небольшой треугольник и если нажать на него то откроется список из которого можно выбрать нужный пункт и он будет отображаться в этой ячейке.
Так раскрывается в Excel выпадающий список в ячейке
Обычно раскрывающийся список в Excel создают для быстрой вставки в таблицу часто встречающихся названий и данных. Создать в эксель выпадающий список можно только на двух листах.
На первом листе составляются столбцы с названиями и данными которые должны отображаться в раскрывающихся списках, а на втором листе делают таблицу с раскрывающимися списками.
Приведу пример как сделать выпадающий список в Excel в таблице в которой будет три колонки: номер магазина, название фрукта, страна поставщик.
Составление списка
Чтобы создать выпадающий список в Excel с подстановкой данных сначала на первом листе составляем три списка.
Создать раскрывающийся список Excel 2010 можно на первом листе, а таблицу на втором
- Первый список с номерами магазинов в которые будут поставляться фрукты.
- Второй с названиями фруктов которые будут поставляться в магазины.
- Третий с названиями стран из которых поступили эти фрукты.
Каждый список должен составляться в один столбик или в одну строку и при этом не иметь пустых ячеек. Обязательно между списками должен быть пробел в виде столбика или строки, в моём случае пробел делается в виде столбца.
В каком порядке в списках вы поставите названия в ячейках в таком порядке они и будут раскрываться в таблице при раскрытии.
Когда списки будут составлены и рассортированы нужно будет произвести форматирование ячеек в Excel отдельно для каждого списка.
Лучше сделать выпадающий список в экселе с форматированием
Форматирование в эксель делается следующим образом. В первом списке с номерами магазинов наводите курсор на любой магазин и нажимаете левую кнопку мыши. Затем нажимаете на панели эксель Форматировать как таблицу и выбираете из предложенных стилей любой стиль и наведя на него курсор мыши нажимаете левую кнопку мыши.
Создать раскрывающийся список в Excel 2010 можно любого стиля
Откроется окошко под названием Форматирование таблицы. В этом окошке нужно поставить галочку у пункта Таблица с заголовками и после этого нажимаете кнопку ОК.
Лучше всего в Excel 2010 сделать выпадающий список форматированным
После того как форматирование в экселе всех списков закончите нужно присвоить каждому списку имя. Для того чтобы присвоить имя в Excel для одного списка нужно выделить весь список, а для этого нужно навести курсор на самый первый магазин в списке, нажать левую кнопку мыши и не отпуская её довести до последнего магазина в списке. После этого можно отпустить левую кнопку мыши.
Прежде чем сделать выпадающие списки в Excel 2010 необходимо создать эти списки
Затем в небольшом поле находящимся в левой части на панеле инструментов эксель нужно вписать название списка в моём случае это будет магазины и после этого обязательно нужно нажать на клавиатуре клавишу Enter. Нужно учесть, что название списка должно быть из одного слова или из нескольких слов но без пробелов между ними. Таким же образом готовим другие списки.
Чтобы сделать выпадающий список в эксель обязательно необходимо присвоить каждому списку имя
Когда все списки получат названия нужно будет проверить их, нажав на всплывающий список, при этом все ваши вводимые названия должны отобразиться.
Таблица с раскрывающимся списком
При создание в Excel выпадающего списка можно не беспокоится о точном количестве строк в таблице так как в неё легко можно будет добавлять строки.
Чтобы в таблице в Excel сделать раскрывающийся список необходимо сначала выделить первый столбец. Потом нужно перейти с вкладки Главная на вкладку Данные.
На этой вкладке нужно как сделать ниспадающий список в Excel нажав в панели инструментов на Проверку данных.
В эксель сделать выпадающий список можно на вкладке Данные
Откроется окошко под названием Проверка вводимых значений. В этом окошке на вкладке Параметры нужно выбрать из всплывающего списка пункт Список, а в появившейся строке источник нужно вписать название списка. Обязательно перед названием списка ставить знак равенства и будет выглядеть так =номер магазина.
Нажав в этом окошке кнопку ОК сразу в первом столбике этой таблицы можно будет производить выбор из списка в Excel. Точно также делаются выпадающие списки Excel и в других столбиках.
Когда таблица будет заполнена рекомендуется произвести её форматирование как и со спискам. Нажмите любую ячейку в таблице, а затем на главной вкладке эксель нажмите Форматировать как таблицу.
Вам предоставят выбрать какой-нибудь стиль. Выбрав стиль сразу откроется окошко в котором нужно нажать ОК.
Добавление и удаление пунктов из всплывающего списка
Из списков можно удалять какие-то пункты, а также можно дополнять списки. Чтобы удалить из списка какой-то пункт нужно открыть лист где находятся составленные списки.
Всплывающий список Excel легко дополнять
Находите в списках ячейку в которой находится пункт который нужно удалить. Наводите курсор на эту ячейку и нажимаете правую кнопку мыши. Откроется контекстное меню в котором нужно выбрать пункт Удалить.
От пункта удалить идут два пункта выбрать нужный нужно в зависимости от того как у вас расположены списки. Если у вас списки расположены в столбец то выбираете пункт Строки таблицы, а если списки расположены построчно то тогда выбираете пункт Столбцы таблицы.
После этого ячейка сразу удалится, а также и в таблице из раскрывающегося списка.
Чтобы добавить в список какой-то пункт нужно открыть лист где находятся составленные списки. Навести курсор на пустую ячейку которая находится сразу под последним пунктом списка и нажимаете левую кнопку мыши.
Теперь вписываете в ячейку нужные данные или название. После этого в таблице при открытии всплывающего списка вы увидите, что новый пункт уже имеется и его можно выбрать.
Источник: https://kaknakomputere.ru/sovety/kak-v-excel-sdelat-raskryvayushhijsya-spisok
Как в Эксель сделать выпадающий список в ячейке
Полезнейший функционал, о котором я расскажу – как сделать, чтобы при заполнении однотипных данных в таблицу, не писать их вручную, а выбрать из раскрывающегося списка Excel. Так, как на картинке:
Для реализации задуманного, действуйте в последовательности:
- Выделите ячейки, в которых нужно выбирать из списка. Например, целый столбец (как выделять – читайте здесь)
- Нажмите на ленте Данные – Проверка данных
- В открывшемся окне выберите Тип данных – Список
- В поле Источник перечислите возможные варианты через точку с запятой
- Либо укажите ссылку на диапазон, в котором находится список для выбора
- Нажмите Ок, готово!
Теперь, при выделении ячейки, справа от нее будет кнопка со стрелкой. Нажмите на нее, отобразится всплывающий список в Excel. Сделайте свой выбор.
Если Вы вручную введете в ячейку значение, которого нет в списке – программа сообщит об ошибке и предложит исправить, либо отменить ввод. Это поведение по умолчанию.
Дополнительные настройки выпадающего списка
Можно сделать некоторые правки, которые влияют на поведение инструмента.
На вкладке «Параметры» есть опции:
- Галка «Игнорировать пустые ячейки» — не будет предлагать в списке пустые значения, если они встречаются в источнике
- Галка «Список допустимых значений». Если она снята, выбор из выпадающего списка excel не будет работать, но программа проверит, чтобы вводимые значения были предусмотрены в источнике. Если внесенной строки нет в списке допустимых – выдаст ошибку
Настройки вкладки «Сообщение для ввода»:
Здесь пропишите меседж для пользователя, который будет вносить значение в клетку. Рядом с ней появится небольшое поле с вашим предупреждением или нотацией. Например, так:
Вкладка «Сообщение об ошибке» позволяет задать содержимое диалогового окна, которое появляется при введении ошибочного значения.
Галка «Выводить сообщение об ошибке». Если она снята, вы можете добавлять в таблицу любые данные, но в раскрывающемся списке будут лишь те, что указаны заранее
Вид – выбрать операцию, которая будет выполнена при вводе недопустимого значения
- Останов – ввод будет прерван, пока вы не внесете верные данные
- Предупреждение – Эксель переспросит, действительно ли вы хотите внести значение не из списка
- Сообщение – вам напомнят, что такой вариант не предусмотрен, но его все равно можно будет добавить
«Заголовок» и «Сообщение» — текст диалогового окна
Это всё о выпадающем списке, но если вы хотите усилить свои знания – прочтите практикум, как сделать зависимый выпадающий список. Это когда исходные данные в одном списке зависят от того, что выбрано в другом. Когда я освоил этот способ – не понимаю, как жил без него!
На этом всё, если статья вам понравилась – поделитесь ею с друзьями и коллегами. Что-то не получилось – спросите в х!
Источник: https://officelegko.com/2019/09/18/kak-v-eksel-sdelat-vypadayushhij-spisok-v-yachejke/
Как создать выпадающее меню в MS Excel
С выпадающем меню в MS Excel очень интересная ситуация. Несмотря на то, что операция достаточно простая и легко выполняется, каждый следующий раз забывается как это делать. Возможно автор материала исключение из правил, однако, не лишним будет создать запись, где подробно будет расписано выполнение данной операции.
Итак, зачем необходим вообще выпадающий список в MS Excel? Первое, что приходит на ум – это заполнение ячейки данными перечень которых ограничен и/или заполнение требует времени на рутинную операцию.
С помощью выпадающего меню решаются сразу несколько задач: во-первых, таким образом ускоряется время на ввод данных в определенную ячейку; во-вторых, с помощью выпадающего списка можно исключить ошибочные записи; в третьих, можно еще придумать причины, но первых двух уже более чем достаточно, чтобы пользоваться выпадающим меню в MS Excel.
Выпадающее меню создается с помощью вкладки «Данные», группа «Работа с данными», пункт «Проверка данных»
В выпадающем меню необходимо выбрать тип данных – «Список» и указать диапазон в котором расположен список с соответствующими значениями. Кроме того в этом же диалоговом окне существует возможность дополнительно указать параметры для ввода данных, например, сообщение при неправильном вводе данных.
После проделанных манипуляций в целевой ячейке или ячейках (если по нажатии на команду «Проверка данных» был выбран диапазон ячеек) появится список из предложенных вариантов. Что же касается использования значений ячеек ввод данных в которые был осуществлен с помощью выпадающего меню, то оно ничем не отличается от того случая, если бы данные были введены в ручном режиме.
Источник: https://msoffice-prowork.com/kak-sozdat-vypadayushhee-menyu-v-ms-excel/
Как сделать выпадающий список в excel 2019 – Как сделать выпадающий список в Excel? Инструкция и видеоурок — MS Office Excel — Работа на компьютере: инструкции и советы
Если Вы заполняете таблицу в Excel, и данные в столбце могут иногда повторяться, например, название товара, или имя сотрудника, то, чтобы не вводить нужный параметр каждый раз, проще и легче один раз создать выпадающий список и выбирать из него значение.
В статье мы рассмотрим, как сделать выпадающие списки различного вида в таблице Эксель.
Создаем простой выпадающий список
Для этого, в ячейки А1:А7 вписываем данные, которые будут отображаться в списке. Теперь выделим ячейку, в которой создадим выпадающий список – В2.
- Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопочке «Проверка данных».
- На вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем «Список». В поле «Источник» можно ввести значения различными способами:
- 1 – вводим значения для списка вручную, через точку с запятой;
- 2 – указываем диапазон ячеек, в которые введены данные для выпадающего списка;
- 3 – выделяем ячейки с именами, кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из меню «Присвоить имя».
- Дальше впишите «Имя» для выделенных данных.
- Выделяем ячейку В2 и в поле «Источник» ставим «=», затем пишем созданное имя.
- Таким образом, мы создали простой выпадающий список в Excel.
Если у Вас есть заголовок для столбца, и значениями нужно заполнять каждую строку, то выделите не одну ячейку, а диапазон ячеек – В2:В9. Тогда можно будет выбирать из выпадающего списка нужное значение в каждой ячейке.
Добавляем значения в выпадающий список – динамический список
- При этом мы будем дописывать значения в нужный диапазон, а они будут автоматически добавляться в выпадающий список.
- Выделяем диапазон ячеек – D1:D8, затем на вкладке «Главная» нажимаем «Форматировать как таблицу» и выбираем любой стиль.
- Подтверждаем расположение данных и ставим галочку в поле «Таблица с заголовками».
- Вверху пишем заголовок таблицы – «Сотрудники», и заполняем ее данными.
Выделяем ячейку, в которой будет выпадающий список и кликаем по кнопочке «Проверка данных». В следующем окне, в поле «Источник», пишем следующее: =ДВССЫЛ(«Таблица1[Сотрудники]»).
У меня одна таблица на листе, поэтому пишу «Таблица1», если будет вторая – «Таблица2», и так далее.
Теперь добавим новое имя сотрудника в наш список: Ира. В выпадающем списке оно появилось. Если мы удалим любое имя из таблицы, из списка оно тоже удалится.
Выпадающий список со значениями с другого листа
- Если таблица с выпадающими списками находится на одном листе, а данные для этих списков – на другом, то данная функция нам очень поможет.
- На Листе 2, выделяем одну ячейку или диапазон ячеек, затем кликаем по кнопочке «Проверка данных».
- Переходим на Лист 1, ставим курсор в поле «Источник» и выделяем нужный диапазон ячеек.
- Теперь можно дописывать имена на Листе 1, они будут добавляться в выпадающие списки на Листе 2.
Создаем зависимые выпадающие списки
Предположим, у нас есть три диапазона: имена, фамилии и отчества сотрудников. Для каждого, нужно присвоить имя. Выделяем ячейки оного диапазона, можно и пустые – в них со временем можно будет добавлять данные, которые будут появляться в выпадающем списке. Кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из списка «Присвоить имя».
Первый называем «Имя», второй – «Фамилия», третий – «Отч».
Сделаем еще один диапазон, в котором будут прописаны присвоенные имена. Назовем его «Сотрудники».
Делаем первый выпадающий список, который будет состоять из названия диапазонов. Выделяем ячейку Е1 и на вкладке «Данные» выбираем «Проверка данных».
В поле «Тип данных» выберите «Список», в поле источник – или введите «=Сотрудники», или выделите диапазон ячеек, которому присвоено имя.
Первый выпадающий список создан. Теперь в ячейке F2 создадим второй список, который должен зависеть от первого. Если в первом выберем «Имя», во втором отобразится список имен, если выберем «Фамилия» – список фамилий.
Выделяем ячейку и кликаем по кнопочке «Проверка данных». В поле «Тип данных» выбираем «Список», в поле источник прописываем следующее: =ДВССЫЛ($Е$1). Здесь Е1 – это ячейка с первым выпадающим списком.
По такому принципу можно делать зависимые выпадающие списки.
Если в дальнейшем, нужно будет вписать значения в диапазон, которому задано имя, например, «Фамилия». Перейдите на вкладку «Формулы» и кликните «Диспетчер имен».
Теперь в имени диапазона выбираем «Фамилия», и внизу, вместо последней ячейки С3, напишите С10. Нажмите галочку.
После этого диапазон увеличится, и в него можно будет дописывать данные, которые автоматически будут появляться в выпадающем списке.
Теперь Вы знаете, как сделать раскрывающийся список в Excel.
Источник: https://toto-school.ru/excel/kak-sdelat-vypadayushhij-spisok-v-excel-2019-kak-sdelat-vypadayushhij-spisok-v-excel-instrukciya-i-videourok-ms-office-excel-rabota-na-kompyutere-instrukcii-i-sovety-obrazovanie-vos.html
Загрузка...
