Как сделать отчет в Excel 2010?

Сводные таблицы в Excel – мощный инструмент для создания отчетов. Он особенно полезен в тех случаях, когда пользователь плохо работает с формулами и ему сложно самостоятельно сделать анализ данных. В данной статье мы рассмотрим, как правильно создавать подобные таблицы и какие для этого существуют возможности в редакторе Эксель. Для этого никаких файлов скачивать не нужно. Обучение доступно в режиме онлайн.Как сделать отчет в excel 2010?

Начало работы

Первым делом нужно создать какую-нибудь таблицу. Желательно, чтобы там было несколько столбцов. При этом какая-то информация должна повторяться, поскольку только в этом случае можно будет сделать какой-нибудь анализ введенной информации.

Например, рассмотрим одни и те же финансовые расходы в разных месяцах.

Как сделать отчет в excel 2010?

Создание сводных таблиц

Для того чтобы построить подобную таблицу, необходимо сделать следующие действия.

  1. Для начала ее необходимо полностью выделить.

Как сделать отчет в excel 2010?

  1. Затем перейдите на вкладку «Вставка». Нажмите на иконку «Таблица». В появившемся меню выберите пункт «Сводная таблица».

Как сделать отчет в excel 2010?

  1. В результате этого появится окно, в котором вам нужно указать несколько основных параметров для построения сводной таблицы. Первым делом необходимо выбрать область данных, на основе которых будет проводиться анализ. Если вы предварительно выделили таблицу, то ссылка на нее подставится автоматически. В ином случае ее нужно будет выделить.

Как сделать отчет в excel 2010?

  1. Затем вас попросят указать, где именно будет происходить построение. Лучше выбрать пункт «На существующий лист», поскольку будет неудобно проводить анализ информации, когда всё разбросано на несколько листов. Затем необходимо указать диапазон. Для этого нужно кликнуть на иконку около поля для ввода.

Как сделать отчет в excel 2010?

  1. Сразу после этого мастер создания сводных таблиц свернется до маленького размера. Помимо этого, изменится и внешний вид курсора. Вам нужно будет сделать левый клик мыши в любое удобное для вас место.

Как сделать отчет в excel 2010?

  1. В результате этого ссылка на указанную ячейку подставится автоматически. Затем нужно нажать на иконку в правой части окна, чтобы восстановить его до исходного размера.

Как сделать отчет в excel 2010?

  1. Для завершения настроек нужно нажать на кнопку «OK».

Как сделать отчет в excel 2010?

  1. В результате этого вы увидите пустой шаблон, для работы со сводными таблицами.

Как сделать отчет в excel 2010?

На этом этапе необходимо указать, какое поле будет:

  1. столбцом;
  2. строкой;
  3. значением для анализа.

Вы можете выбрать что угодно. Всё зависит от того, какую именно информацию вы хотите получить.

  1. Для того чтобы добавить любое поле, по нему нужно сделать левый клик мыши и, не отпуская пальца, перетащить в нужную область. При этом курсор изменит свой внешний вид.
  2. Отпустить палец можно только тогда, когда исчезнет перечеркнутый круг. Подобным образом, нужно перетащить все поля, которые есть в вашей таблице.
  3. Для того чтобы увидеть результат целиком, можно закрыть боковую панель настроек. Для этого достаточно кликнуть на крестик.
  4. В результате этого вы увидите следующее. При помощи этого инструмента вы сможете свести сумму расходов в каждом месяце по каждой позиции. Кроме того, доступна информация об общем итоге.

Как посчитать сумму значений столбца в Эксель

  1. Если таблица вам не понравилась, можно попробовать построить ее немного по-другому. Для этого нужно поменять поля в областях построения.
  2. Снова закрываем помощник для построения.
  3. На этот раз мы видим, что сводная таблица стала намного больше, поскольку сейчас в качестве столбцов выступают не месяцы, а категории расходов.

Использование рекомендуемых сводных таблиц

Если у вас не получается самостоятельно построить таблицу, вы всегда можете рассчитывать на помощь редактора. В Экселе существует возможность создания подобных объектов в автоматическом режиме.

Для этого необходимо сделать следующие действия, но предварительно выделите всю информацию целиком.

  1. Перейдите на вкладку «Вставка». Затем нажмите на иконку «Таблица». В появившемся меню выберите второй пункт.
  2. Сразу после этого появится окно, в котором будут различные примеры для построения. Подобные варианты предлагаются на основе нескольких столбцов. От их количества напрямую зависит число шаблонов.
  3. При наведении на каждый пункт будет доступен предварительный просмотр результата. Так работать намного удобнее.
  4. Можно выбрать то, что нравится больше всего.
  5. Для вставки выбранного варианта достаточно нажать на кнопку «OK».
  6. В итоге вы получите следующий результат.

Обратите внимание: таблица создалась на новом листе. Это будет происходить каждый раз при использовании конструктора.

Анализ

Как только вы добавите (неважно как) сводную таблицу, вы увидите на панели инструментов новую вкладку «Анализ». На ней расположено огромное количество различных инструментов и функций.

Рассмотрим каждую из них более детально.

Сводная таблица

  • Нажав на кнопку, отмеченную на скриншоте, вы сможете сделать следующие действия:
  • В окне параметров вы увидите много чего интересного.

Активное поле

При помощи этого инструмента можно сделать следующее:

  1. Для начала нужно выделить какую-нибудь ячейку. Затем нажмите на кнопку «Активное поле». В появившемся меню кликните на пункт «Параметры поля».
  2. Сразу после этого вы увидите следующее окно. Здесь можно указать тип операции, которую следует использовать для сведения данных в выбранном поле.
  3. Помимо этого, можно настроить числовой формат. Для этого нужно нажать на соответствующую кнопку.
  4. В результате появится окно «Формат ячеек».

Здесь вы сможете указать, в каком именно виде нужно выводить результат анализа информации.

Группировать

Благодаря этому инструменту вы можете настроить группировку по выделенным значениям.

Вставить срез

Редактор Microsoft Excel позволяет создавать интерактивные сводные таблицы. При этом ничего сложного делать не нужно.

  1. Выделите какой-нибудь столбец. Затем нажмите на кнопку «Вставить срез».
  2. В появившемся окне, в качестве примера, выберите одно из предложенных полей (в будущем вы можете выделять их в неограниченном количестве). После того как что-нибудь будет выбрано, сразу же активируется кнопка «OK». Нажмите на неё.
  3. В результате появится небольшое окошко, которое можно перемещать куда угодно. В нем будут предложены все возможные уникальные значения, которые есть в данном поле. Благодаря этому инструменту вы сможете выводить сумму лишь за определенные месяцы (в данном случае). По умолчанию выводится информация за всё время.
  4. Можно кликнуть на любой из пунктов. Сразу после этого в поле сумма изменятся все значения.
  5. Таким образом получится выбрать любой промежуток времени.
  6. В любой момент всё можно вернуть в исходный вид. Для этого нужно кликнуть на иконку в правом верхнем углу этого окошка.

В данном случае мы смогли сортировать отчет по месяцам, поскольку у нас существовало соответствующее поле. Но для работы с датами есть более мощный инструмент.

Вставить временную шкалу

Если вы кликните на соответствующую кнопку на панели инструментов, то, скорее всего, увидите вот такую ошибку. Дело в том, что в нашей таблице нет ячеек, у которых будет формат данных «Дата» в явном виде.

  1. В качестве примера создадим небольшую таблицу с различными датами.
  2. Затем нужно будет построить сводную таблицу.

Снова переходим на вкладку «Вставка». Кликаем на иконку «Таблица». В появившемся подменю выбираем нужный нам вариант.

  1. Затем нас попросят выбрать диапазон значений.
  2. Для этого достаточно выделить всю таблицу целиком.
  3. Сразу после этого адрес подставится автоматически. Здесь всё очень просто, поскольку рассчитано для чайников. Для завершения построения нажмите на кнопку «OK».
  4. Редактор Excel предложит нам всего один вариант, поскольку таблица очень простая (для примера больше и не нужно).
  5. Попробуйте снова нажать на иконку «Вставить временную шкалу» (она расположена на вкладке «Анализ»).
  6. На этот раз никаких ошибок не будет. Вам предложат выбрать поле для сортировки. Поставьте галочку и нажмите на кнопку «OK».
  7. Благодаря этому появится окошко, в котором можно будет выбирать нужную дату при помощи бегунка.
  8. Выбираем другой месяц и данных нет, поскольку все расходы в таблице указаны только за март.

Обновить

Если вы внесли какие-нибудь изменения в исходные данные и по каким-то причинам это не отобразилось в сводной таблице, вы всегда можете обновить её вручную. Для этого достаточно нажать на соответствующую кнопку на панели инструментов.

Источник данных

Если вы решили изменить поля, на основе которых должно происходить построение, то намного проще сделать это в настройках, а не удалять таблицу и создавать её заново с учетом новых предпочтений.

Читайте также:  Как содержание в word сделать автоматически?

Для этого нужно нажать на иконку «Источник данных». Затем выбрать одноименный пункт меню.

  • В результате этого появится окно, в котором можно заново выделить нужное количество информации.

Действия

При помощи этого инструмента вы сможете:

  • очистить таблицу;
  • выделить;
  • переместить её.

Вычисления

Если расчетов в таблице недостаточно или они не отвечают вашим потребностям, вы всегда можете внести свои изменения. Нажав на иконку этого инструмента, вы увидите следующие варианты.

  1. К ним относятся:
  • порядок вычислений (в списке отображаются добавленные формулы);
  • вывести формулы (информации нет, так как нет добавленных формул).

Сервис

Здесь вы сможете создать сводную диаграмму либо изменить тип рекомендуемой таблицы.

Показать

При помощи этого инструмента можно настроить внешний вид рабочего пространства редактора.

Благодаря этому вы сможете:

  • настроить отображение боковой панели со списком полей;
  • включить или выключить кнопки «плюс/мину»с;
  • настроить отображение заголовков полей.

Конструктор

При работе со сводными таблицами помимо вкладки «Анализ» также появится еще одна – «Конструктор». Здесь вы сможете изменить внешний вид вашего объекта вплоть до неузнаваемости по сравнению с вариантом по умолчанию.

Можно настроить:

промежуточные итоги:

  • не показывать;
  • показывать все итоги в нижней части;
  • показывать все итоги в заголовке.

Абсолютные и относительные ссылки в Эксель

общие итоги:

  • отключить для строк и столбцов;
  • включить для строк и столбцов;
  • включить только для строк;
  • включить только для столбцов.

макет отчета:

  • показать в сжатой форме;
  • показать в форме структуры;
  • показать в табличной форме;
  • повторять все подписи элементов;
  • не повторять подписи элементов.

пустые строки:

  • вставить пустую строку после каждого элемента;
  • удалить пустую строку после каждого элемента.

параметры стилей сводной таблицы (здесь можно включить/выключить каждый пункт):

  • заголовки строк;
  • заголовки столбцов;
  • чередующиеся строки;
  • чередующиеся столбцы.
  • настроить стиль оформления элементов.

Для того чтобы увидеть больше различных вариантов, нужно кликнуть на треугольник в правом нижнем углу этого инструмента.

Сразу после этого появится огромный список. Можете выбрать что угодно. При наведении на каждый из шаблонов ваша таблица будет меняться (это сделано для предварительного просмотра). Изменения не вступят в силу, пока вы не кликните на что-нибудь из предложенных вариантов.

  • Помимо этого, при желании, вы можете создать свой собственный стиль оформления.

Сортировка значений

Также тут можно изменить порядок отображения строк. Иногда это нужно для удобства анализа расходов. Особенно, если список очень большой, поскольку необходимую позицию проще найти по алфавиту, чем листать список по несколько раз.

Для этого нужно сделать следующее.

  1. Кликните на треугольник около нужного поля.
  2. В результате этого вы увидите следующее меню. Здесь вы можете выбрать нужный вариант сортировки («от А до Я» или «от Я до А»).
  3. Если стандартного варианта недостаточно, вы можете в этом же меню кликнуть на пункт «Дополнительные параметры сортировки».

В результате этого вы увидите следующее окно. Для более детальной настройки нужно нажать на кнопку «Дополнительно».

Здесь всё настроено в автоматическом режиме. Если вы уберете эту галочку, то сможете указать необходимый вам ключ.

Сводные таблицы в Excel 2003

Описанные выше действия подходят для современных редакторов (2007, 2010, 2013 и 2016 года). В старой версии всё выглядит иначе. Возможностей, разумеется, там намного меньше.

Для того чтобы создать сводную таблицу в Экселе 2003 года, нужно сделать следующее.

  1. Перейти в раздел меню «Данные» и выбрать соответствующий пункт.
  2. В результате этого появится мастер для созданий подобных объектов.
  3. После нажатия на кнопку «Далее» откроется окно, в котором нужно указать диапазон ячеек. Затем снова нажимаем на «Далее».
  4. Для завершения настроек жмем на «Готово».
  5. В результате этого вы увидите следующее. Здесь нужно перетащить поля в соответствующие области.
  6. К примеру, может получиться вот такой результат.

Становится очевидно, что создавать подобные отчеты намного лучше в современных редакторах.

Заключение

В данной статье были рассмотрены все тонкости работы со сводными таблицами в редакторе Excel. Если у вас что-то не получается, возможно, вы выделяете не те поля или же их очень мало – для создания такого объекта необходимо несколько столбцов с повторяющимися значениями.

Если данного самоучителя вам недостаточно, дополнительную информацию можно найти в онлайн справке компании Microsoft.

Источник: https://os-helper.ru/excel/svodnye-tablicy.html

Водная таблица в Excel

Чтобы лучше понимать как создавать сводные таблицы в программе, нам нужно научиться делать их в Excel.

Сводные таблицы в Excel

Возьмем следующие исходные данные. Это таблица продаж.

Как сделать отчет в excel 2010?

В таблице видно кто, что, когда и на какую сумму продал.

Чтобы узнать общую сумму продаж на каждому продавцу придется взять калькулятор и посчитать. Или можно посчитать с помощью формулы excel. Для Иванова это будет следующая формула: =D2+D5+D8+D11. Так и ошибиться не долго!

Более правильным способом будет использование сводной таблицы.

  1. Щелкните курсором на ячейку A1, чтобы excel понял с какими данными мы собираемся работать.
  2. Выберите в меню Данные — Сводная таблица… Далее появится серия диалогов, для настройки сводной таблицы.
  3. В первом диалоге нужно указать параметры сводной таблицы. Ничего не меняйте в нем и нажмите Далее.
  4. Второй диалог попросит выделить данные для сводной таблицы. Excel сам выделил всю нашу таблицу (т.к. у нас фокус стоит на ячейке A1), ничего не меняйте здесь и нажмите Далее.
  5. В третьем диалоге нужно указать где будем создавать сводную таблицу. Выберите флаг Существующий лист, затем щелкните ячейку F1 и нажмите готово.

Теперь на нашем листе появилась форма сводной таблицы и список полей.

Форма сводной таблицы содержит три области для перетаскивания в них полей: для столбцов, для строк и для данных.

Как сделать отчет в excel 2010?

Из диалога Список полей сводной таблицы перетащите поле Фамилия в область Перетащите сюда поля строк. Форма сводной таблицы немного изменилась.

Как сделать отчет в excel 2010?

Excel выбрал все уникальные значения столбца Фамилия и расположил их в строках нашего будущего отчета.

Теперь перетащите поле Сумма в область данных.

Как сделать отчет в excel 2010?

Excel посчитал сумму продаж для каждого продавца. Главное быстро и без ошибок. Отчет можно считать готовым.

Но для большего понимания возможностей сводной таблицы укажем еще область столбцов. Эта область кажется теперь скрытой, но на самом деле ее видно. Перенесите поле Дата на правый верхний угол отчета, вот сюда:

Как сделать отчет в excel 2010?

Как только вы отпустите кнопку мыши отчет сразу изменится, показав динамику продаж по дням для каждого продавца.

Как сделать отчет в excel 2010?

Отчет получился слишком подробным. Сгруппируем его по месяцам.

  1. Щелкните правой кнопкой по полю отчета Дата, в появившемся меню выберите Группа и структура, затем Группировать…
  2. В следующем диалоге Excel просит нас указать как именно группировать и сразу предлагает по месяцам (выделено). Ничего не меняем и нажимаем ОК.

Теперь дата продажи в отчете сгруппирована по месяцам.

Как сделать отчет в excel 2010?

Изменение сводного отчета Excel

Чтобы изменить отчет, например, заменить поле строк, просто перетяните это поле из отчета за его пределы. А затем перенесите туда другое поле, например, поле Продукт.

Как сделать отчет в excel 2010?

Получили отчет по продажам продуктов по месяцам.

А вот что получится, если мы заменим поле Дата на Фамилия.

Как сделать отчет в excel 2010?

Возможности сводных таблиц кажутся безграничными. А как вам это?

Как сделать отчет в excel 2010?

Резюме

В качестве исходных данных для построения отчета мы взяли коротенькую таблицу продаж. Но она могла состоять из тысяч строк и десятков столбцов. Способ построения отчета останется таким же: указали столбцы, строки и данные.

Источник: https://www.supasoft.ru/docs/prototype-8/lesson-1

Общая информация о MS Excel 2010

Excel — это программа для работы с электронными таблицами, входящая в состав пакета Microsoft Office. С помощью Excel можно создавать и форматировать книги (наборы листов) для анализа данных и принятия более обоснованных деловых решений.

Например, с помощью Excel можно отслеживать данные, разрабатывать модели анализа данных, создавать формулы для вычислений с этими данными, сводить данные множеством способов, а также отображать их на профессионально выглядящих диаграммах различных видов.

Ниже перечислены распространенные области применения Excel.

  1. Учет.  Можно использовать мощные вычислительные возможности Excel для работы с различными финансовыми документами, например отчетами о движении денежных средств, отчетами о доходах или отчетами о прибылях и убытках.
  2. Бюджетирование.  В Excel можно создавать как личный бюджет, так и бюджеты компании, например план выделения средств на маркетинг, бюджет мероприятия или пенсионных отчислений.
  3. Выставление счетов и продажи.  Приложение Excel также полезно применять для управления данными о выставлении счетов и продажах. Можно легко создавать нужные формы, например счета, отборочные накладные или заказы на покупку.
  4. Создание отчетов.  В Excel можно создавать отчеты различных типов, в которых анализируются или обобщаются данные, например отчеты о ходе выполнения проекта, расхождениях между предполагаемыми и фактическими результатами, а также отчеты для прогнозирования данных.
  5. Планирование.  Excel прекрасно подходит для создания профессиональных планов или удобных планировщиков, таких как расписание занятий на неделю, план маркетинговых исследований, план налогообложения, а также планы отпусков, вечеринок или приготовления пищи на неделю.
  6. Отслеживание.  С помощью Excel можно отслеживать данные в листах учета или списках — к примеру, листах учета рабочего времени либо товарных списках для складского учета.
  7. Работа с календарями.   Рабочая область Excel, имеющая вид таблицы, позволяет легко создавать календари различных видов — например, учебный календарь для отслеживания различных видов деятельности в течение учебного года, либо календарь финансового года для отслеживания бизнес-событий и этапов.
Читайте также:  Как сделать красную строку в word 2016?

Интерфейс Excel 2010 является дальнейшим развитием пользовательского интерфейса, который впервые был использован в выпуске системы Microsoft Office 2007.

При создании интерфейса разработчиками была поставлена задача: сделать основные приложения Microsoft Office удобнее в работе.

В результате был создан пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, который упрощает для пользователей работу с приложениями Microsoft Office и дает возможность быстрее получать лучшие результаты.

Основные его элементы главного окна MS Excel 2010

Заголовок окна расположен вверху экрана и отображает значок Microsoft Excel, название открытой в данный момент Рабочей книги. При открытии новой рабочей книги, ей присваивается временное имя (например «Книга1») . В правом верхнем углу строки названия размещены кнопки: Свернуть, Развернуть, Свернуть окно и. Закрыть.

Лента — новый пользовательский интерфейс, пришедший на смену панелям инструментов. Она представляет собой полосу в верхней части экрана, на которой размещаются все основные наборы команд, сгруппированные по тематикам в группах на отдельных вкладках.

Панель быстрого доступа предоставляет быстрый доступ к наиболее часто выполняемым командам. Изначально, Панель быстрого доступа находится над Лентой, и там расположено всего несколько команд – сохранения, отмены и повтора действия.

  •  Как сделать отчет в excel 2010?
  • Поле имени расположено в левой части строки формул и отображает имя активной ячейки.
  • Строка формул отображает действительное содержимое активной ячейки.Как сделать отчет в excel 2010?
  • Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная) предназначены для просмотра содержимого рабочей книги по горизонтали и вертикали с помощью мыши.
  • Ярлычки рабочих листов содержат имена рабочих листов и используются для выбора нужного листа рабочей книги.

Строка состояния представляет собой горизонтальную полосу в нижней части окна рабочей книги. В строке состояния отображаются данные о текущем состоянии содержимого окна и другие сведения, зависящие от контекста.

  1. Ползунок масштаба позволяет быстро масштабировать текст, содержащийся в окне документа.
  2. Кнопки быстрого переключения представлений.
  3. Активная ячейка указывает место на рабочем листе, куда будет произведена вставка текста.Как сделать отчет в excel 2010?
  4. Лента в MS Excel 2010
  5. Как и в Word 2010, лента представляет из себя набор команд помещённых во вкладки.Как сделать отчет в excel 2010?
  6. Вкладка Файл

Вкладка Файл, пришедшая на смену кнопки «Office» (Office 2007), открывает представление Microsoft Office Backstage, которое содержит команды для работы с файлами (Сохранить охранить как, Открыть, Закрыть, Последние. Создать, для работы с текущим документом (Сведения, Печать (Сохранить и отправить, а также для настройки Excel (Справка, Параметры).

Как сделать отчет в excel 2010?

  • Команды «Сохранить», как и «Открыть» вызывают соответствующие окна для работы с файловой системой.
  • Команда «Сведения» открывает раздел вкладки для установки защиты Рабочей книги, проверки совместимости Рабочей книги с предыдущими версиями Excel, работы версиями файлов, а также просмотра и изменения свойств Рабочей книги.

Команда «Последние» открывает раздел вкладки со списком последних файлов, с которыми работали в Excel, в том числе закрытых без сохранения. При этом также отображается и список папок.

  1. Команда «Создать» открывает раздел вкладки с шаблонами для создания новых Рабочих книг.
  2. Команда «Печать» открывает раздел вкладки для настройки и организации печати, а также предварительного просмотра печатного документа.
  3. Команда «Сохранить и отправить» открывает раздел вкладки для отправки Рабочей книги по электронной почте, публикации в Интернете или в сети организации и изменения формата файла.
  4. Команда «Справка» открывает раздел вкладки для просмотра сведений об установленной версии Microsoft Office, проверки наличия обновлений, настройки параметров Excel.
  5. Команда «Параметры» отображает диалоговое окно Параметры Excel для настройки параметров Excel.
  6. Команда «Закрыть» закрывает текущую Рабочую книгу.
  7. Команда «Выход» завершает работу с приложением.Как сделать отчет в excel 2010?

Источник: http://xn—-9sbvbfvse8g8a.xn--p1ai/index.php/excel/item/18-obshchaya-informatsiya-o-ms-excel-2010

Excel 2010: сводные отчеты без сводных таблиц

В качестве примера я подготовил небольшую таблицу, фрагмент которой показан на рис. 1. Таблица расположена на листе с именем «БД». Она представляет собой базу данных, где записаны подробные сведения о движении ТМЦ. В таблице восемь полей:

  •  «Дата» — дата реализации товара;
  •  «Склад» — место хранения, с которого был отпущен товар;
  •  «Покупатель» — контрагент, купивший товар;
  •  «ИНН» — идентификационный код покупателя;
  •  «НаимТов» — название проданного товара;
  • «Кол-во» — объем реализации (в штуках);
  •  «Цена» — цена за единицу товара;
  •  «Сумма» — стоимость отгруженного товара.

По этой таблице я хочу построить сводный отчет, где показать движение ТМЦ (в количественном выражении) по каждому складу.

В принципе такие цифры можно получить при помощи сводной таблицы. Для этого нужно обратиться к Мастеру сводных таблиц, в макете отчета в область строк поставить наименования товаров, в область колонок — поле «Склад», а в область данных перенести поле «Сумма».

И все будет нормально, пока нам не понадобится взять отдельные цифры из этой сводной таблицы и подставить их в другой отчет. Здесь сразу же возникнет проблема. В любом случае для решения задачи придется задействовать ссылки на ячейки сводной таблицы. Чтобы эти ссылки работали правильно, после каждой корректировки данных сводную таблицу придется обновлять.

Но и это не все! При добавлении новых записей в базу размеры сводного отчета могут измениться. И тогда все ссылки придется полностью поменять… Отсюда следует вывод: сводная таблица хороша, если она используется сама по себе.

Но как только итоги нужно посчитать и вставить в отчет произвольной формы, лучше оперировать формулами, обратившись к встроенным функциям MS Excel.

Таких функций существует много. Это и обработка баз данных, и определение промежуточных итогов, и многое другое. О них мы обязательно поговорим в одной из наших статей. Но сейчас я предлагаю ограничиться двумя вариантами — это функции «СУММПРОИЗВ()» и «СУММЕСЛИМН()». На мой взгляд, полезность этих функций для практикующего бухгалтера трудно переоценить. Приступим.

Определение итогов при помощи функции «СУММПРОИЗВ()»

В бухгалтерских расчетах функцию «СУММПРОИЗВ()» используют нечасто. Может быть, потому, что находится она в категории «Математические».

А может, причина в том, что официальная справка по этой функции недостаточно хороша, — на этот вопрос я не готов ответить.

Но в любом случае максимум, что делают при помощи «СУММПРОИЗВ()», — поэлементно перемножают строки (или колонки) и считают сумму полученных произведений.

Синтаксис формулы выглядит так: «=СУММПРОИЗВ(Массив1; Массив2; Массив3;…; МассивN)», где «МассивX» — блок ячеек на рабочем листе. Количество таких блоков не должно превышать 255. Размеры всех блоков должны быть одинаковыми.

Важно! Все параметры функции «=СУММПРОИЗВ()» должны быть или фрагментами строк, или частью колонок. Строки на столбцы функция перемножать не умеет.

Простейший пример использования функции «=СУММПРОИЗВ()» — найти сумму продаж, если известна цена и объем реализованного товара. Применительно к базе на рис. 1 такая формула будет выглядеть так: «=СУММПРОИЗВ(F:F;G:G)». С этим все понятно.

Читайте также:  Как сделать таблицу в Excel график на месяц?

Но на самом деле функция «=СУММПРОИЗВ(F:F;G:G)» обладает гораздо более широкими, даже уникальными возможностями. Для иллюстрации этих возможностей предлагаю вернуться к нашей задаче и построить отчет о движении товаров с детализацией по каждому складу предприятия.

Для определенности будем считать объемы в количественном выражении. Теперь делаем так:

Как сделать отчет в excel 2010?

Открываем файл с базой данных, создаем новый лист. Я назвал его «СТ».

Щелкаем на ячейке «A1» и вводим текст «Наим. товара».

В ячейку «B1» пишем заголовок «Номер склада».

Выделяем блок ячеек «B1:D1».

Щелкаем в выделенном блоке правой кнопкой мыши. Из контекстного меню выбираем пункт «Формат ячеек…». Откроется одноименное окно «Формат ячеек», как на рис. 2.

Как сделать отчет в excel 2010?

В этом окне переходим на закладку «Выравнивание». Включаем флажок «объединение ячеек». Переключатель «по горизонтали:» ставим в положение «по центру».

В окне «Формат ячеек» нажимаем «ОК», — таким образом мы объединили ячейки «B1» и «D1».

В ячейки «B2», «C2», «D2» вводим названия мест хранения. У нас это будут значения «001», «002», «003».

В блоке ячеек «A3:A11» заносим наименования товаров.

В ячейку «B3» вводим формулу «=СУММПРОИЗВ((БД!$B$2:$B$65536=B$2)* (БД!$E$2:$E$65536=$A3)*(БД!$F$2:$F$65536))». Разумеется, формулу нужно вводить при помощи Мастера функций. Адреса блоков выбираем щелчком мыши на рабочем листе.

Копируем формулу вправо и вниз на всю высоту сводного отчета (это блок ячеек с «B3» до «D11»).

В ячейку «E3» вводим формулу «=СУММ(B3:D3)». Копируем ее вниз до ячейки «E11». Результат нашей работы показан на рис. 3.

Как сделать отчет в excel 2010?

13. Сохраняем файл с именем «Отчет_1.xls», — он нам еще пригодится.

Вот и все! Мы построили сводный отчет при помощи встроенной функции «=СУММПРОИЗВ()» программы Excel. Преимущества этого подхода очевидны. При любых изменениях в исходной базе итоги Excel обновит автоматически. Формулы можно использовать в любом документе или перенести в произвольную ячейку рабочего листа, — в этом плане нет никаких ограничений.

Теперь вкратце об алгоритме расчета итогов. Давайте рассмотрим его на примере формулы, которая записана в ячейке «B3». Она выглядит так: «=СУММПРОИЗВ((БД!$B$2:$B$65536=B$2)*(БД!$E$2:$E$65536=$A3)*(БД!$F$2:$F$65536))».

Ключевым элементом формулы является функция «=СУММПРОИЗВ()». Первые два параметра функции работают как логические выражения.

Берем фрагмент формулы «БД!$B$2:$B$65536=B$2». Внутри функции «=СУММПРОИЗВ()» это выражение работает так. Каждое значение из блока «B2:B65536» основной базы (лист «БД») Excel сравнит с содержимым ячейки «B2» сводного отчета.

Фактически он сравнит номер склада из колонки «B» базы данных со значением «001» (рис. 3). Если номер склада в базе (колонка «B») равен «001», результатом сравнения будет «ИСТИНА». В противном случае мы получим «ЛОЖЬ». По такой же схеме работает выражение «БД!$E$2:$E$65536=$A3.

Только сравнивает оно наименования товаров из колонки «E» базы данных с названием в ячейке «A3» сводного отчета.

После обработки условий Excel перемножит полученные результаты. Если оба логических выражения вернут значение «ИСТИНА» (и склад, и название товаров совпадают с указанными в сводном отчете), результат умножения будет равен «1». Если хотя бы один из сомножителей окажется ложным, мы получим «0».

Этот результат Excel умножит на объем реализации из колонки «F» основной базы, после чего просуммирует полученные значения. В итоге все цифры, которые не попадают под условие отбора, будут умножены на «0».

Оставшиеся объемы войдут в сумму с коэффициентом «1».

А в результате формула найдет сумму всех объемов из диапазона «БД!$F$2:$F$65536», для которых номер склада и название товара совпадают с теми, которые указаны в ячейках «B2» и «A3» сводного отчета.

Подробный пример расчетов по указанному алгоритму для ячейки «M2» (склад «001», позиция «Карандаш») выглядит так:

№ строки Склад НаимТов Усл.1 (Склад= «001») Усл.2 (ТМЦ=»Карандаш») Усл1*Усл2 Кол-во Сумма
1 2 3 4 5 6 7 8
1 001 Скоросшиватель ИСТИНА ЛОЖЬ 10
2 003 Бумага оф. ЛОЖЬ ЛОЖЬ 1
3 003 Блокнот ЛОЖЬ ЛОЖЬ 2
4 002 Бумага оф. ЛОЖЬ ЛОЖЬ 4
5 003 Ластик канц. ЛОЖЬ ЛОЖЬ 5
6 001 Ластик канц. ИСТИНА ЛОЖЬ 1
7 001 Блокнот ИСТИНА ЛОЖЬ 3
8 003 Скрепка канц. ЛОЖЬ ЛОЖЬ 8
9 002 Скоросшиватель ЛОЖЬ ЛОЖЬ 6
10 001 Бумага оф. ИСТИНА ЛОЖЬ 2
11 001 Скрепка канц. ИСТИНА ЛОЖЬ 7
12 002 Ручка шар. ЛОЖЬ ЛОЖЬ 9
13 003 Блокнот ЛОЖЬ ЛОЖЬ 6
14 001 Файлик пласт. ИСТИНА ЛОЖЬ 25
15 003 Скоросшиватель ЛОЖЬ ЛОЖЬ 1
16 001 Скоросшиватель ИСТИНА ЛОЖЬ 2
17 003 Скотч ЛОЖЬ ЛОЖЬ 3
18 001 Файлик пласт. ИСТИНА ЛОЖЬ 50
19 003 Ручка шар. ЛОЖЬ ЛОЖЬ 10
20 002 Скоросшиватель ЛОЖЬ ЛОЖЬ 5
21 001 Файлик пласт. ИСТИНА ЛОЖЬ 20
22 001 Карандаш ИСТИНА ИСТИНА 1 11 11
23 002 Ручка шар. ЛОЖЬ ЛОЖЬ 4
24 001 Карандаш ИСТИНА ИСТИНА 1 8 8
25 001 Блокнот ИСТИНА ЛОЖЬ 2
26 002 Скотч ЛОЖЬ ЛОЖЬ 11
27 001 Ластик канц. ИСТИНА ЛОЖЬ 2

По такому же принципу при помощи функции «=СУММПРОИЗВ()» можно сформировать сводные отчеты практически неограниченной сложности. Все, что да этого нужно, — правильно написать условия для отбора и суммирования записей.

В качестве примера я предлагаю построить таблицу, в которой показать динамику движения ТМЦ (по датам) по каждому складу. Иными словами, в этой таблице мы хотим отразить: сколько, какого товара и когда было отпущено с конкретного склада.

Для этого делаем так.

В документе «Отчет_1.xls» создаем новый лист.

В ячейку «A1» этого листа пишем текст «Наим. товара».

В ячейку «B1» вводим дату «01.10.2012».

В «С1» вводим формулу «=B1+1», копируем ее вправо до ячейки «F1».

В ячейки «B2:F2» вводим текст «001» (номер первого склада).

В «G1» пишем текст «Итого» — здесь будет посчитана сумма реализации каждого товара.

Выделяем блок ячеек «A1:A2».

Щелкаем на выделенном блоке правой кнопкой мыши.

Из контекстного меню выбираем пункт «Формат ячеек…». Откроется окно «Формат ячеек», как на рис. 2.

В этом окне на закладке «Выравнивание» включаем флажок «Объединение ячеек», переключатель «по вертикали:» ставим в положение «по центру».

В окне «Формат ячеек» нажимаем «ОК». Таким образом мы объединили ячейки «A1» и «A2».

Аналогичным образом объединяем ячейки «G1» и «G2».

Выделяем блок «B1:G2», копируем в буфер (комбинация «Ctrl+C») и вставляем дважды, начиная с ячеек «H1» и «N1».

 В ячейках «H2:L2» и «N2:R2» изменяем номера мест хранения (рис. 4). Шапка отчета готова.

В ячейку «B3» вводим формулу «=СУММПРОИЗВ((БД!$A$2:$A$65536=B$1)* (БД!$B$2:$B$65536=B$2)*(БД!$E$2:$E$65536=$A3)*(БД!$F$2:$F$65536))».

Копируем эту формулу в ячейки «B3:F11», затем — в ячейки «H3:L11» и «N3:R11».

В «G3» вводим формулу суммирования «=СУММ(B3:F3)».

Копируем формулу из «G3» в ячейки «M3» и «S3».

Копируем все формулы вниз на всю высоту таблицы. Результат нашей работы показан на рис. 4.

Как сделать отчет в excel 2010?

В этом отчете мы показали движение ТМЦ в трех измерениях: товары, склады и даты реализации. Причем сделали все это при помощи одной-единственной функции! Более того. Добавляя в формулу новые условия, мы можем расширить свой отчет и получить сводную таблицу практически любой сложности. Вот несколько примеров.

Предположим, мы решили изменить сводный отчет, дополнив его условием для формирования итогов по конкретной дате. Делаем так.

Открываем документ «Отчет_1.xls».

Переходим на лист «СТ».

В ячейку «F1» вводим начальное значение интервала, пусть это будет «03.10.2012».

В «B3» вводим формулу: «=СУММПРОИЗВ((БД!$B$2:$B$65536=B$2)*(БД!$E$2:$E$65536=$A3) *(БД! $A$2:$A$65536=$F$1)*(БД!$F$2:$F$65536))». Изменения в параметрах функции показаны полужирным начертанием.

5. Копируем формулу в ячейки «B3:D11». Мы построили сводный отчет, включив в него данные только за «03/10/12».

Кстати, в функции «=СУММПРОИЗВ()» можно использовать логические операции. Например, выражение «=СУММПРОИЗВ((БД!$B$2:$B$65536=B$2)*(БД!$E$2:$E$65536=$A3)*(БД!$A$2: $A$65536>$F$1)*(БД!$F$2:$F$65536))» посчитает итоги по датам, которые больше значения в ячейке «F1».

Чтобы посчитать итоги для некоторого интервала дат из основной базы, можно дополнить условие функциями «И()», «ИЛИ()». Но лучше действовать по уже привычной схеме. Вот пример, как это сделать.

В ячейку «F2» на листе «СТ» вводим значение «05.10.2012». Это будет конечная дата временного интервала. Дата начала находится в ячейке «F1», это «03.10.2012».

В «B3» вводим формулу: «=СУММПРОИЗВ((БД!$B$2:$B$65536=B$2)*(БД!$E$2:$E$65536=$A3) *(БД!$A$2:$A$65536>$F$1)*(БД!$A$2:$A$65536

Источник: https://buhgalter.com.ua/articles/other/438018/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector