Как сделать Огиву в Excel?

Очень давно не писал блог. Расслабился совсем. Ну ничего, исправляюсь. Продолжаю новую рубрику блога, посвященную анализу данных с помощью всем известного Microsoft Excel.

В современном мире к статистике проявляется большой интерес, поскольку это отличный инструмент для анализа и принятия решений, а также это отличное средство для поиска причин нарушений процесса и их устранения.

Статистический анализ применим во многих сферах, где существуют большие массивы данных: естественно, в первую очередь я скажу, что металлургии, а также в экономике, биологии, политике, социологии  и… много где еще.

Статья эта будет, как несложно догадаться по ее названию, про использование некоторых средств статистического анализа, а именно — гистограммам.
Ну, поехали.

Статистический анализ в Excel можно осуществлять двумя способами:

С помощью функций

С помощью средств надстройки «Пакет анализа». Ее, как правило, еще необходимо установить.

Чтобы установить пакет анализа в Excel, выберите вкладку «Файл» (а в Excel 2007 это круглая цветная кнопка слева сверху), далее — «Параметры», затем выберите раздел «Надстройки». Нажмите «Перейти» и поставьте галочку напротив «Пакет анализа».

Как сделать огиву в excel? Как сделать огиву в excel?

А теперь — к построению гистограмм распределения по частоте и их анализу.

Речь пойдет именно о частотных гистограммах, где каждый столбец соответствует частоте появления* значения в пределах границ интервалов. Например, мы хотим посмотреть, как у нас выглядит распределение значения предела текучести стали S355J2 в прокате толщиной 20 мм за несколько месяцев. В общем, хотим посмотреть, похоже ли наше распределение на нормальное (а оно должно быть таким).

*Примечание: для металловедческих целей типа оценки размера зерна или оценки объемной доли частиц этот вид гистограмм не пойдет, т.к. там высота столбика соответствует не частоте появления частиц определенного размера, а доле объема (а в плоскости шлифа — площади), которую эти частицы занимают.

График нормального распределения выглядит следующим образом:

Как сделать огиву в excel?

График функции Гаусса

Мы знаем, что реально такой график может быть получен только при бесконечно большом количестве измерений. Реально же для конечного числа измерений строят гистограмму, которая внешне похожа на график нормального распределения и при увеличении количества измерений приближается к графику нормального распределения (распределения Гаусса).

  1. Построение гистограмм с помощью программ типа Excel является очень быстрым способом проверки стабильности работы оборудования и добросовестности коллектива: если получим «кривую» гистограмму, значит, либо прибор не исправен или мы данные неверно собрали, либо кто-то где-то преднамеренно мухлюет или же просто неверно использует оборудование.
  2. style=»display:inline-block;width:468px;height:60px» data-ad-client=»ca-pub-9341405937949877″
  3. data-ad-slot=»7116308946″>
  4. А теперь — построение гистограмм!

Способ 1-ый. Халявный.

Идем во вкладку «Анализ данных» и выбираем «Гистограмма».

Как сделать огиву в excel?

Как сделать огиву в excel?

  1. Выбираем входной интервал.
  2. Здесь же предлагается задать интервал карманов, т.е. те диапазоны, в пределах которых будут лежать наши значения. Чем больше значений в интервале — тем выше столбик гистограммы. Если мы оставим поле «Интервалы карманов» пустым, то программа вычислит границы интервалов за нас.
  3. Если хотим сразу же вывести график,то ставим галочку напротив «Вывод графика».

Как сделать огиву в excel?

  1. Нажимаем «ОК».
  2. Вот, вроде бы, и все: гистограмма готова. Теперь нужно сделать так, чтобы по вертикальной оси отображалась не абсолютная частота, а относительная.

Как сделать огиву в excel?

  1. Под появившейся таблицей со столбцами «Карман» и «Частота» под столбцом «Частота» введем формулу «=СУММ» и сложим все абсолютные частоты.
  2. К появившейся таблице со столбцами «Карман» и «Частота» добавим еще один столбец и назовем его «Относительная частота».
  3. Во всех ячейках нового столбца введем формулу, которая будет рассчитывать относительную частоту: 100 умножить на абсолютную частоту (ячейка из столбца «частота») и разделить на сумму, которую мы вычислил в  п. 7.

Способ 2-ой. Трудный, но интересный.

  1. Будет полезен тому, кто по каким-либо причинам не смог установить Пакет анализа.
  2. Перво-наперво нужно задать интервалы тех самых карманов, которые мы не стали вычислять в способе, описанном выше.
  3. Интервал карманов вычисляют так: разность максимального значения и минимального значений массива, деленная на количество интервалов: (Xmax-Xmin)/n.
    Для оценки оптимального для нашего массива данных количества интервалов можно воспользоваться формулой Стерджесса: n~1+3,322lgN, где N — количество всех значений величины. Например для N=100, n=7,6. Естественно, округляем до 8.
  4. Для нахождения максимального и минимального значений воспользуемся соответствующими функциями: =МАКС(наш диапазон значений) и =МИН(наш диапазон значений).
    Как сделать огиву в excel?

    1. Найдем разность этих значений и разделим его на количество интервалов, которое нам захочется. Пусть будет 10. Так мы вычислили ширину нашего «кармана».

Как сделать огиву в excel?

  1. Теперь в каждой ячейке шаг за шагом прибавляем полученное значение ширины кармана: сначала к минимальному значению нашего массива (п. 3), затем в следующей ячейке ниже — к полученной сумме и т.д. Так постепенно доходим до максимального значения. Вот мы и построили интервалы карманов в виде столбца значений. Интервалом считается следующий диапазон : (i-1; i] или iСкачать бесплатно видеокурc по Excel

Источник: http://metallovedeniye.ru/analiz-dannyx-v-excel/postroenie-gistogramm-raspredeleniya-v-excel.html

Функция OFFSET (СМЕЩ) в Excel. Как использовать?

Функция СМЕЩ в Excel используется, когда вы хотите получить ссылку, которая смещается на указанное число строк и столбцов от начального положения.

Что возвращает функция

Возвращает ссылку, которая смещается на заданное количество ячеек.

Синтаксис

=OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width]) – английская версия

=СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]) – русская версия

Аргументы функции

  • reference (ссылка) – ссылка на ячейку, от которой вы хотите сделать смещение. Это может быть ссылка на ячейку или диапазон смежных ячеек;
  • rows (смещ_по_строкам) – количество строк для смещения от изначальной позиции. Если вы укажете положительное число, то произойдет смещение строк ниже, если отрицательное – выше;
  • cols (смещ_по_столбцам) – количество колонок для смещения от изначальной позиции. Если вы укажете положительное число, то произойдет смещение колонок вправо, если отрицательное число, то влево;
  • [height] ([высота]) – количество строк в указанном диапазоне функции;
  • [width] ([ширина]) – количество колонок в указанном диапазоне функции.

Основной принцип работы функции

Функция СМЕЩ, пожалуй, самая запутанная функция в Excel.

Давайте разберем ее работу на простом примере игры в шахматы. В шахматах есть фигура Ладья.

Как сделать огиву в excel?

По правилам игры в шахматы, Ладья может ходить только вправо, влево, вниз и вверх. Фигура не может передвигаться по диагонали.

Как сделать огиву в excel?

Теперь давайте представим, что нашей Ладье нужно переместиться не строго влево или вправо, а на ячейку, находящуюся по диагонали от изначальной позиции. Что мы будем делать этом случае?

Как сделать огиву в excel?

Правильно, мы будем использовать несколько шагов, для того чтобы привести Ладью к цели. Тот же принцип действует и в функции OFFSET (СМЕЩ).

Рассмотрим перемещение Ладьи на примере в Excel. Мы хотим начать с ячейки D5 (где находится ладья), а затем перейти на две строки вниз и два столбца вправо и извлечь значение из ячейки. Для этого будем использовать формулу:

=OFFSET(стартовая позиция, на сколько строк сместиться вниз, на сколько столбцов сместиться вправо) – английская версия

=СМЕЩ(стартовая позиция, на сколько строк сместиться вниз, на сколько столбцов сместиться вправо) – русская версия

Как сделать огиву в excel?

Как вы видите формула по нашему примеру выглядит так:

=OFFSET(D5,2,2) – английская версия

=СМЕЩ(D5;2;2) – русская версия

Функции задан аргумент старта отсчета с ячейки “D5”, затем смещение на две строки вниз, после этого на две колонки вправо. Так мы переместимся с ячейки “D5” на ячейку “F7”. По завершении перемещения функция выдает значение ячейки “F7”.

На примере выше мы рассмотрели функцию OFFSET (СМЕЩ) с тремя аргументами. Но есть еще два необязательных аргумента, которые можно использовать.

  • Давайте рассмотрим простой пример:Как сделать огиву в excel?
  • Предположим, вы хотите использовать ссылку на ячейку “A1” (желтую), и хотите сослаться на весь диапазон, выделенный синим (C2:E4) в формуле.

Как бы вы это сделали с помощью клавиатуры? Сначала нужно перейти к ячейке C2, а затем выбрать все ячейки в диапазоне “C2:E4”.

Теперь посмотрим, как это сделать, используя формулу OFFSET (СМЕЩ):

=OFFSET(A1,1,2,3,3) – английская версия

=СМЕЩ(A1;1;2;3;3) – русская версия

Если вы используете эту формулу в ячейке, она вернет #VALUE! Но если вы перейдете в режим редактирования, выберете формулу и нажмите клавишу “F9”, вы увидите, что она возвращает все значения, выделенные синим цветом.

Надеюсь, теперь у вас есть базовое понимание использования функции OFFSET (СМЕЩ) в Excel.

Примеры использования функции СМЕЩ в Excel

Пример 1. Ищем последнюю заполненную ячейку в колонке

Представим, что у вас есть данные в колонке. Для того чтобы отобразить последнее значение в колонке используйте формулу:

Как сделать огиву в excel?

=OFFSET(A1,COUNT(A:A)-1,0) – английская версия

=СМЕЩ(A1;СЧЁТ(A:A)-1;0) – русская версия

Эта формула предполагает, что кроме указанных значений нет никаких других, и в этой колонке нет пустых ячеек. Функция работает, подсчитывая общее количество заполненных ячеек и соответствующим образом смещает ячейку “A1”.

Например, в указанном примере есть 8 значений, поэтому функция COUNT(A:A) или СЧЁТ(A:A) возвращает 8. Мы смещаем ячейку “A1” на 7, чтобы получить последнее значение.

Читайте также:  Сообщение в excel как сделать

Пример 2. Создаем динамический выпадающий список с автоматическим дополнением новых данных

Вы можете использовать принцип из Примера 1 для создания динамического выпадающего списка с автоматическим дополнением новых данных. Например, вы создали выпадающий список и хотите, чтобы при добавлении новых строк, значения автоматически подгружались в выпадающий список.

Обратите внимание, что на примере выше, значения автоматически появляются и исчезают из выпадающего списка, как только вы вносите изменения в диапазон ячеек, указанный для выпадающего списка.

Это происходит, поскольку формула, которая используется для создания раскрывающегося списка, является динамической и определяет любое добавление или удаление и соответствующим образом корректирует диапазон.

Как сделать такой список:

  • Выберите ячейку, в которой вы хотите создать выпадающий список;
  • Нажмите на вкладку Data => Data Tools => Data Validation;
  • В диалоговом окне Data Validation, в разделе Настройки выберите List из выпадающего списка;
  • В параметрах Source укажите формулу =OFFSET(A1,0,0,COUNT(A:A),1) или =СМЕЩ(A1;0;0;СЧЁТ(A:A);1)
  • Нажмите ОК

Как эта формула работает:

Первые три аргумента функции OFFSET (СМЕЩ) A1, 0, 0.

Это означает что начальное значение в ячейке “A1”, которое не смещается ни по строкам и по колонкам (0, 0); Четвертый аргумент функции указывает на высоту, и здесь функция COUNT (СЧЁТ) возвращает суммарное количество ячеек в диапазоне данных для выпадающего списка. Главное условие – отсутствие пустых ячеек в диапазоне. Пятый аргумент функции “1”, обозначает ширину диапазона данных, которая в нашем случае равна одной колонке.

  • Функция OFFSET (СМЕЩ) – волатильная функция. Она пересчитывается каждый раз, как только вы открываете Excel файл. Работа этой функции может сильно сказываться на скорости работы всего файла.
  • Если значения высоты и ширины не указаны, функция учитывает только первые три аргумента;
  • Если значения аргументов rows (смещ_по_строкам) и cols (смещ_по_столбцам) отрицательны, то смещение будет происходить в обратную сторону.

Альтернативы функции OFFSET (СМЕЩ) в Excel

Ввиду некоторых ограничений функции, многие из вас рассматривают альтернативные методы:

  • Функция INDEX (ИНДЕКС) также может использоваться для возврата ссылки на ячейку.
  • Excel таблицы: если вы используете структурированные ссылки в таблице Excel, вам не нужно беспокоиться о добавлении новых данных и необходимости корректировки формул.

Источник: https://excelhack.ru/funkciya-offset-smesh-v-excel/

11 полезных приемов для опытных пользователей Excel

Знание этих функций — от сводных таблиц до Power View — поможет вам влиться в ряды специалистов по электронным таблицам.

Пользователи Microsoft Excel делятся на две категории: представителям первой кое-как удается справляться с маленькими табличками, а те, кто относятся ко второй, поражают коллег сложными диаграммами, мощным анализом данных и волшебством эффективного применения формул и макросов. Одиннадцать приемов, которые мы рассмотрим в этой статье, помогут вам стать полноправным членом второй группы.

ВПР

Функция ВПР помогает собрать данные, разбросанные на различных листах или хранящиеся в различных рабочих книгах Excel, и разместить их в одном месте для создания отчетов и подсчета итогов. Предположим, вы оперируете товарами, продаваемыми в розничном магазине.

Каждому товару обычно присваивается уникальный инвентаризационный номер, который можно использовать в качестве связующего звена для ВПР.

Формула ВПР ищет соответствующий идентификатор на другом листе и подставляет оттуда в указанное место рабочей книги описание товара, его цену, уровень запасов и другие данные.

Как сделать огиву в excel?

Функция ВПР помогает находить информацию в больших таблицах, содержащих, например, перечень имеющегося ассортимента

Вставьте в формулу функцию ВПР, указав в первом ее аргументе искомое значение, по которому осуществляется связь [ 1 ].

Во втором аргументе задайте диапазон ячеек, в которых следует производить выборку [ 2 ], в третьем [ 3 ] — номер столбца, из которого будут подставляться данные, а в четвертом введите значение ЛОЖЬ, если хотите найти точное соответствие, или ИСТИНА, если нужен ближайший приблизительный вариант [ 4 ].

Создание диаграмм

Для создания диаграммы введите в Excel данные с указанием заголовков столбцов [ 1 ], выберите на вкладке «Вставка» пункт «Диаграммы» [ 2 ] и укажите требуемый тип диаграммы.

В Excel 2013 имеется вкладка «Рекомендуемые диаграммы» [ 3 ], на которой размещены типы, соответствующие введенным вами данным. После определения общего характера диаграммы Excel открывает вкладку «Конструктор», где производится ее более точная настройка.

Огромное количество наличиствующих здесь параметров позволяет придать диаграмме тот внешний вид, который вам нужен.

Как сделать огиву в excel?

В версии Excel 2013 есть вкладка «Рекомендуемые диаграммы», на которой отображаются типы диаграмм, соответствующие введенным вами данным

Функции ЕСЛИ и ЕСЛИОШИБКА

К числу наиболее популярных функций Excel относятся ЕСЛИ и ЕСЛИОШИБКА.

Функция ЕСЛИ позволяет определить условную формулу, которая при выполнении условия вычисляет одно значение, а при его невыполнении — другое.

Например, студентам, получившим за экзамен 80 баллов и больше (оценки выставлены в столбце C), можно присвоить признак «Сдал», а тем, кто получил 79 баллов и меньше, — признак «Не сдал».

Функция ЕСЛИОШИБКА представляет собой частный случай более общей функции ЕСЛИ. Она возвращает какое-то конкретное значение (или пустое значение), если в процессе вычисления формулы произошла ошибка.

К примеру, при выполнении функции ВПР над другим листом или таблицей, функция ЕСЛИОШИБКА может возвращать пустое значение в тех случаях, когда ВПР не находит искомого параметра, задаваемого первым аргументом.

Сводная таблица

Сводная таблица, по сути, представляет собой итоговую таблицу, позволяющую подсчитывать число элементов и вычислять среднее значение, сумму и другие функции на основе определенных пользователем опорных точек.

В версии Excel 2013 дополнительно появились «Рекомендуемые сводные таблицы», упрощающие создание таблиц, в которых будут отображаться нужные вам данные.

Например, чтобы подсчитать средний балл студентов в зависимости от их возраста, переместите поле «Возраст» в раздел Строки [ 1 ], а поля с оценками — в раздел «Значения».

В меню значений выберите пункт «Параметры полей значений» и в качестве операции укажите «Среднее» [ 3 ]. Таким же образом можно подсчитывать итоги и по другим категориям, например, вычислять число сдавших и не сдавших экзамен в зависимости от пола.

Как сделать огиву в excel?

Сводная таблица — это инструмент для проведения над таблицей различных итоговых расчетов в соответствии с выбранными опорными точками

Сводная диаграмма

Сводные диаграммы обладают чертами как сводных таблиц, так и традиционных диаграмм Excel. Сводная диаграмма позволяет легко и быстро формировать простое для восприятия визуальное представление сложных наборов данных. Сводные диаграммы поддерживают многие функции традиционных диаграмм, в том числе ряды, категории и т.д.

Возможность добавления интерактивных фильтров позволяет манипулировать выбранными подмножествами данных. В Excel 2013 появились «Рекомендуемые сводные диаграммы». Откройте вкладку «Вставка», перейдите в раздел «Диаграммы» и выберите пункт «Рекомендуемые диаграммы». Переместив указатель мыши на выбранный вариант, вы увидите, как он будет выглядеть.

Чтобы создать сводную диаграмму вручную, нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Сводная диаграмма».

Как сделать огиву в excel?

Сводные диаграммы помогают получать простое для восприятия представление сложных данных

Мгновенное заполнение

Лучшая, пожалуй, новая функция Excel 2013 — «Мгновенное заполнение» — позволяет эффективно решать повседневные задачи, связанные с быстрым переносом нужных блоков информации из смежных ячеек.

В прошлом, при работе со столбцом, представленным в формате «Фамилия, Имя», пользователю приходилось вручную извлекать из него имена или искать какие-то очень сложные обходные пути. Предположим, что тот же самый столбец с фамилиями и именами есть и в Excel 2013.

Достаточно ввести имя первого человека в ближайшую справа ячейку [ 1 ] и на вкладке «Главная» выбрать «Заполнить» и «Мгновенное заполнение» [ 2 ]. Excel автоматически извлечет все прочие имена и заполнит ими ячейки справа от исходных.

Как сделать огиву в excel?

«Мгновенное заполнение» позволяет извлекать нужные блоки информации и заполнять ими смежные ячейки

Быстрый анализ

Новый инструмент быстрого анализа Excel 2013 помогает ускорить создание диаграмм из простых наборов данных. После выделения данных рядом с правым нижним углом выделенной области появляется характерный значок.

Щелкнув на нем, вы переходите в меню «Быстрого анализа». Там представлены инструменты «Форматирования», «Диаграмм», «Итогов», «Таблиц» и «Спарклайнов».

Щелкая мышью на этих инструментах, вы увидите поддерживаемые ими возможности.

Power View

Интерактивный инструмент исследования и визуализации данных, Power View, предназначен для извлечения и анализа больших объемов данных из внешних источников. В Excel 2013 для вызова функции Power View перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите кнопку «Отчеты».

Отчеты, созданные с помощью Power View, уже готовы к презентации и поддерживают режимы чтения и полноэкранного представления. Интерактивную их версию можно даже экспортировать в PowerPoint.

Руководства по бизнес-анализу, представленные на сайте Microsoft, помогут вам в кратчайшие сроки стать специалистом в этой области.

Условное форматирование

Расширенные функции условного форматирования Excel позволяют легко и быстро выделять нужные данные. Соответствующий элемент управления находится на вкладке «Главная». Выделите диапазон ячеек, которые требуется отформатировать, и нажмите кнопку «Условное форматирование». В подменю «Правила выделения ячеек» перечислены условия форматирования, которые встречаются чаще всего.

Читайте также:  Как сделать кнопку перехода на другой лист в excel?

Транспонирование столбцов в строки и наоборот

Иногда возникает потребность поменять в таблице местами строки и столбцы.

Чтобы проделать это, скопируйте нужную область в буфер обмена, щелкните правой кнопкой мыши на левой верхней ячейке той области, в которую осуществляется вставка, и выберите в контекстном меню пункт «Специальная вставка». В появившемся на экране окне установите флажок «Транспонировать» и нажмите OK. Все остальное за вас сделает Excel.

Важнейшие комбинации клавиш

Приведенные ниже восемь комбинаций клавиш особенно полезны для быстрого перемещения по электронным таблицам Excel и выполнения часто встречающихся операций.

— илиПеремещение курсора в верхнюю или нижнюю ячейку текущего столбца

— или Перемещение курсора в крайнюю левую или крайнюю правую ячейку текущей строки
— или Выделение всех ячеек выше или ниже текущей ячейки
Создание нового листа в рабочей книге
Переключение в режим редактирования ячейки
Перемещение в ячейку A1
Перемещение в последнюю ячейку таблицы, в которой содержатся данные
-= Автоматическое суммирование всех ячеек, расположенных выше текущей

Источник: http://excelexpert.ru/poleznyx-priemov-dlya-opytnyx-polzovatelej-excel

Огивы

Графики накопленных частот (огивы) представляют собой кривые накопленных частот. На таком графике по оси ординат (Y) откладывают либо общее количество, либо процент всех наблюдений, в которых значение некоторой величины не превышает данного значения из интервала возможных результатов. По оси ординат (Y) откладывают накопленные частоты.

Поскольку частоты не могут принимать отрицательных значений, кривые накопленных частот являются монотонно неубывающими. Такой кривой описывают вероятность распределения параметра.

Как сделать огиву в excel?

Полигон

Полигон распределения можно построить и для  интервального вариационного ряда. Для этого по вертикальной оси  откладывают те же частоты, что и при построении гистограммы, а по горизонтальной — середины интервалов.

Полигон чаще всего используют для изображения дискретных рядов.

Полигоном частот называют ломаную, отрезки которой соединяют точки с координатами (xi,mi) , где xi — варианты выборки и mi — соответствующие им частоты. Если полигон строят по данным интервального ряда, то в качестве абсцисс точек берут середины соответствующих интервалов.

Для построения полигона в прямоугольной системе координат в произвольно выбранном масштабе на оси абс­цисс откладывают значения аргумента (вари­анты), а на оси ординат – значения час­тот.

Масштаб выбирают такой, чтобы была обеспечена необходимая наглядность и желательный размер рисунка.

Далее строят точки с координатами (xi,mi) и последовательно соединяют их отрезками прямой.

Полигоном относительных частот (частостей) называют ломаную, отрезки которой соединяют точки с координатами (xi,wi), где xi — варианты выборки и wi — соответствующие им относительные частоты.

Как сделать огиву в excel?

Преобразованной формой вариационного ряда является ряд накопленных частот (кумулятивный ряд). Кумулятивный ряд позволяет графически представить данные вариационного ряда в виде кумуляты и огивы.

Накопленные частоты получаются в результате последовательного суммирования (кумуляции) всех значений частот, либо от минимального значения варианты к максимальному, либо, наоборот, от максимального к  минимальному.

Кумулята

Кумулята (кумулятивная кривая) представляет собой кривую накопленных частот (частостей). Для ее построения на оси абсцисс откладывают значения аргумента, а на оси ординат – накопленные частоты или накопленные относительные частоты. Масштаб на каждой оси выбирают произвольно.

Далее строят точки, абсциссы которых равны вариантам (в случае дискретных рядов) или верхним границам интервалов (в случае интервальных рядов), а ординаты – соответствующим накопленным частотам. Эти точки соединяют отрезками прямой. Полученная ломаная и является кумулятой.

Как сделать огиву в excel?

в начало

предыдущая следующая

Источник: http://yuschikev.narod.ru/psk13/lection4-6.html

Суперсила Мгновенного заполнения (Flash Fill)

Хотя инструмент Мгновенное заполнение (Flash Fill) появился в Excel ещё с 2013-й версии, но почему-то для многих пользователей этот факт остался незамеченным. И совершенно напрасно.

Во многих случаях он оказывается проще, легче и быстрее, чем аналогичные решения на формулах или макросах.

По моему опыту, на тренингах эта тема вызывает постоянное «вау!» аудитории — независимо от продвинутости и/или усталости слушателей.

Механизм работы этого инструмента прост: если у вас есть один или несколько столбцов с исходными данными и вы начинаете набирать рядом в соседнем столбце их же, но в каком-либо нужном вам измененном виде, то Excel рано или поздно намекнёт, что готов продолжить дальше за вас:

Чтобы выявить логику (шаблон, pattern) преоборазования и запустить эту функцию Excel обычно хватает ввода 1-3 первых результирующих значений вручную. Если предложенный вариант вам подходит, то достаточно нажать Enter — и остаток списка будет доделан моментально.

Если вы уже ввели 2-3 первых значения, а продолжение всё не появляется, то можно форсировать процесс сочетанием клавиш Ctrl+E или использовать кнопку Мгновенное заполнение (Flash Fill) на вкладке Данные (Data):

Как сделать огиву в excel?

Давайте рассмотрим несколько примеров использования этого инструмента на практике, чтобы понять его возможности.

Извлечение слов из текста и перестановки

Написать формулу, которая извлекает, например, третье слово из текста в ячейке — маленький подвиг. Разобрать фразу по пробелу в разные колонки с помощью Данные — Текст по столбцам (Data — Text to Columns) тоже дело не быстрое. С помощью мгновенного заполнения это делается легко и красиво. Причем, можно попутно менять извлекаемые слова местами, комбинируя их в любом порядке:

Деление текста по регистру

Для выделения слов мгновенному заполнению совершенно не обязательно наличие именно пробела. Отлично сгодится и любой другой разделитель, например, запятая или точка-с-запятой после импорта CSV-файла. Но что совсем круто, так это то, что разделителя может и не быть совсем — достаточно только заглавных букв:

Реализовать подобное формулами очень тяжко. Если без мгновенного заполнения, то поможет только макрос.

Склейка текста

Если можно делить, то можно и клеить! Мгновенное заполнение легко соберёт для вас длинную фразу из нескольких фрагментов, перемежая их нужными пробелами, запятыми, союзами или словами:

Извлечение отдельных символов

Обычно для вытаскивания отдельных символов и подстрок в Excel используются функции ЛЕВСИМВ (LEFT), ПРАВСИМВ (RIGHT), ПСТР (MID) и им подобные, но мгновенное заполнение с легкостью решает и эту задачу. Классический пример — формирование ФИО:

Извлечение только чисел, текста или дат

Если вы когда-нибудь пытались вытащить только нужный тип данных из буквенно-цифровой каши, то должны понимать всю сложность этой простой, на первый взгляд, задачи. Мгновенное заполнение и тут справляется «на ура», но нужен лёгкий пендель в виде Ctrl+E:

Преобразование форматов чисел или дат

Мгновенное заполнение поможет изменить внешний вид имеющихся данных или привести их к «одному знаменателю». Например, обычную дату преобразовать «шиворот-навыворот» в Unix-формат:

  • Здесь нюанс в том, что перед вводом нужно заранее поменять формат итоговых ячеек на текстовый, чтобы Excel не пытался распознать введенные вручную в качестве образца «неправильные» даты.
  • Аналогичным образом можно также правильно представить телефонные номера, добавив код страны и трехзначный префикс оператора (города) в скобках:
  • Не забудьте сначала поменять формат ячеек в столбце В на текстовый — иначе Excel будет воспринимать значения начинающиеся со знака «+» как формулы.

Преобразование текста (чисел) в дату

При выгрузках из различных ERP и CRM-систем часто дата представляется 8-значным числом в формате ГГГГММДД. Конвертировать её в нормальный вид можно либо функцией ДАТАЗНАЧ (DATEVALUE), либо гораздо проще — мгновенным заполнением:

Изменение регистра

Если вам достался текст с нЕпрАвИльНЫм рЕгисТроМ, то можно просто намекнуть в соседнем столбце к какому виду вы хотите его преобразовать — и мгновенное заполнение сделает за вас всю работу:

Чуть сложнее будет, если нужно изменить регистр по разному у разных частей текста. Например, сделать заглавными только второе слово, оставив первое в нормальном виде. Здесь двух введённых в качестве образца значений окажется недостаточно и придется внести правки, которые мгновенное заполнение тут же учтёт в результатах:

Ограничения и нюансы

При использовании в работе мгновенного заполнения следует помнить несколько моментов:

  • Оно срабатывает только, если вводить образцы строго рядом — в предыдущем или следующем столбце справа от данных. Если отступить одну пустую колонку от исходного текста, то ничего не получится.
  • При выявлении шаблона учитываются все значения в строке — слева и справа от вводимого столбца. Мораль: лишние колонки, способные запутать алгоритм или внести помехи, лучше заранее отделить от рабочих данных пустыми столбцами или удалить.
  • Мгновенное заполнение отлично работает в умных таблицах.
  • Малейшая ошибка или опечатка при наборе ячеек-образцов может привести к тому, что мгновенное заполнение не сможет выявить паттерн и не сработает. Будьте внимательны.
  • Есть ситуации, когда шаблон определяется некорректно, поэтому всегда нужно проверять результаты, которые вы получили (хотя бы выборочно).

Источник: https://www.planetaexcel.ru/techniques/7/7751/

Шаг #2. Расчеты в Эксель (изучаем Excel с нуля)

Давайте рассмотрим следующий пример.

Допустим, что у нас есть 100 000 рублей и мы их хотим поместить на банковский депозит под 11% годовых с ежемесячной капитализацией.

Читайте также:  Как сделать красную строку в word 2016?

Ежемесячная капитализация — это присоединение начисленных за месяц процентов к сумме вклада. Соответсвенно, в следующем месяце начисление процентов происходит уже к новой сумме и так далее.

Давайте посмотрим на доход, который мы при этом получим. Для этого создадим соответствующую таблицу.

Сделаем активной ячейку А1, с клавиатуры введем слово «Месяц», затем выберем ячейку B1 и введем в нее «Размер вклада». Нажмем клавишу Enter.

Ввод данных в ячейки таблицы

Вы видите, что название в ячейке В1 перекрыло часть соседней ячейки С1, но это не означает, что в ячейку С1 было что-то помещено. У Эксель есть такая особенность — если соседняя ячейка не занята, а в текущую ячейку информация не помещается из-за ее размеров, то программа выводит весь текст, не ограничиваясь размерами ячейки.

Давайте введем в ячейку С1 «День недели»:

Отображение значения ячейки в строке формул

Мы видим (1), что название из ячейки В1 обрезалось границами ячейки С1. Опять же, это не означает, что название было частично стерто.

Оно просто не отображается полностью, но если мы обратим внимание на строку формул (2), то обнаружим там содержимое активной ячейки.

В строке формулы отображается все содержимое любой выбранной ячейки и мы видим, что введенный нами текст никак не изменился (не обрезался).

Мы можем изменить ширину столбца, чтобы текст ячейки отображался полностью. Для этого наводим указатель мыши на границ между столбцами В и С. Указатель мыши изменится и это означает, что теперь можно захватить границу (нажав и удерживая левую кнопку мыши) и переместить ее в нужную нам сторону, изменив ширину столбца В.

Изменение ширины ячейки в таблице Эксель

Если же нужно сделать так, чтобы в ячейку помещалась вся введенная нами информация, то наводим указатель мыши на границу между столбцами и дважды щелкаем мышью.

Подгонка ширины ячейки (столбца) под ее содержимое

Таким образом мы можем автоматически скорректировать ширину столбцов по ширине размещенного в ячейках текста.

Теперь нам нужно установить табличный курсор в ячейку A2 и ввести название месяца. Например, мы сделали вклад в ноябре и поэтому введем название месяца в ячейку А2 и нажимаем клавишу Enter. Далее можем продолжить ввод названий месяцев — декабрь, январь, февраль и так далее… Но давайте воспользуемся функцией автозаполнения, чтобы автоматизировать этот процесс.

Если присмотреться к табличному курсору, то мы увидим в правом нижнем его углу квадратик, который называется маркером заполнения.

Маркер заполнения

Наведем на него указатель мыши, который сразу же изменится на крестик, и захватим маркер, то есть мы нажмем и будем удерживать нажатой левую кнопку мыши и начнем ее перемещать вниз, выделяя ячейки от А2 до А13. Отпустим левую кнопку мыши и увидим, что Эксель сам заполнил месяцы по порядку:

Автозаполнение месяцев в Excel

Эта функция автозаполнения работает аналогично и с днями недели, то есть если мы в соответствующем столбце напишем «понедельник» и затем повторим проделанную операцию, то получим список, в котором дни недели будут идти по порядку.

Чтобы удалить введенные данные, мы должны сначала их выделить. Для этого выбираем первую ячейку, информацию из которой нужно удалить, нажимаем и удерживаем левую кнопку мыши и ведя мышью по таблице останавливаемся на последней ячейке, выделяя весь диапазон. Нажимаем на клавишу Delete, чтобы удалить содержимое выделенных ячеек:

Удаление данных из ячеек таблицы

Давайте вернемся к нашей таблице и рассчитаем доход от вклада за первый месяц. Для этого в ячейку В2 введем расчетную формулу:

Введение формулы в ячейку

Формула означает, что сумма нашего вклада в размере 100000 будет умножена на 11%, а поскольку процентная ставка годовая, то делим все на 12 месяцев.

Если ввод данных в ячейке начинается со знака равенства, то Эксель автоматически понимает, что сейчас последует формула, которую нужно вычислить.

После нажатия клавиши Enter обнаружим в ячейке В2 вычисленное значение (1, см. рис.

ниже), при этом если мы выберем ячейку В2, то в поле формулы сможем увидеть не вычисленное значение, а формулу (2) и при необходимости можем ее отредактировать в этом поле, что мы сейчас и сделаем.

Отображение формулы в строке формул

  • Дело в том, что мы получили размер дохода от вклада за месяц, а нам нужно видеть всю сумму целиком, поэтому добавим в формулу размер вклада. Формула будет выглядеть так: =100000*11%/12+100000
  • Далее нам нужно определить размер дохода в следующем месяце.
  • Получаем формулу: =B2*11%/12.

То есть мы сумму вклада не вводим вручную, а берем готовое значение из ячейки B2, указав ее адрес. При этом обратите внимание на то, что адрес ячейки В2 в формуле имеет цвет и сама ячейка обрамляется рамкой такого же цвета.

Использование адреса ячейки в формуле

Ну а чтобы увидеть, какова у нас будет сумма вклада во втором месяце, изменим формулу, добавив значение размера вклада за прошлый месяц. То есть к уже введенной формуле необходимо прибавить значение, находящееся в ячейке В2. Мы можем ввести адрес ячейки вручную с клавиатуры или укажем ячейку мышью:

Вставка адреса ячейки в формулу с помощью мыши

Этот способ ввода формул более удобный, так можно просто указать нужную ячейку, а не искать ее адрес.

Ну а теперь нам нужно повторить тоже самое для следующего месяца. Формула будет такая: =B3*11%/12+В3

Давайте проанализируем ситуацию. Для удобства включим отображение в таблице формул, а не значений. Для этого на вкладке Формулы (1, см. рис. ниже) включим инструмент Показать формулы (2). В итоге в таблице будут отображаться формулы, а не значения (3).

Отображение формул в электронной таблице

Если проанализируем уже введенные формулы, то увидим, что в последующих формулах у нас будет изменяться только адрес ячейки в столбце В. Это означает, что формула отличается только адресом ячейки!

Что нам это дает? А дело в том, что мы снова можем воспользоваться автозаполнением данных. Да-да, тоже самое, что мы делали с месяцами!

Точно также захватываем за край табличный курсор на ячейке В3 и перемещаем его до ячейки В13.

Автозаполнение в формулах

Если мы теперь посмотрим на вставленные в ячейки формулы, то увидим, что они отличаются только значениями адресов ячеек столбца В — в каждой последующей формуле адрес ячейки увеличивается на единицу:

Итог автозаполнения формул

Отличается только формула в ячейке В2, в которой находится сумма вклада — 100000 рублей.

Давайте несколько улучшим нашу таблицу и сделаем так, чтобы сумма вклада задавалась отдельно.

С помощью мыши выделим все ячейки с введенные нами данными и немного переместим их. Для этого наведем указатель мыши на границу выделения и он изменит свой вид, указывая на то, что теперь мы можем захватить область мышью и переместить ее. Переместим выделенную область на пять строк ниже:

Перемещение выделенного диапазона ячеек

Если мы теперь обратим внимание на формулы, то обнаружим, что значения адресов ячеек в них также автоматически изменились и поэтому расчет по прежнему отталкивается от первой строки нашей таблицы, а точнее от ячейки, которая теперь имеет адрес А7.

Адреса ячеек в формулах автоматически изменились

Это свойство Экселя очень упрощает нам создание всевозможных таблиц. Более подробно об этом поговорим в следующий раз.

Пока же давайте создадим отдельную графу для суммы вклада — в ячейку А1 введем название всей нашей таблицы — «Расчет дохода от вклада», а в ячейку А3 — «Вклад».

Далее в ячейку В3 вынесем сумму вклада — 100 000 рублей:

Внесение дополнительных граф в таблицу

Теперь нужно отредактировать формулу в ячейке В7 — заменим значение вклада на значение из ячейки В3. Для этого в строке формулы выделим сумму двойным щелчком мыши на ней и укажу ячейку В3:

Изменение суммы вклада на значение ячейки B3

Можем выйти из режима отображения формул (отключим инструмент Показать формулы на вкладке Формулы) и проверим работу таблицы, изменив сумму вклада:

Расчет при сумме вклада в 100 000 и 150 000 рублей

Таким образом значения в таблице зависят от суммы вклада, то есть от значения ячейки В3.

Мы можем вынести в отдельную строку процентную ставку, чтобы была возможность ее также изменять. Но для этого нам понадобятся еще кое-какие дополнительные сведения, о которых речь пойдет на следующем шаге.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5c4d8a530aaeef00ac928ac3/5c52f58b84869700acac6a89

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector