Как сделать общий доступ к файлу word 2010?

• Груздева Людмила Михайловна
  
• кандидат технических наук, профессор Российской Академии Естествознания
• Московский государственный университет путей сообщения (МИИТ)
• Доцент кафедры «Информационно-математические технологии и информационное право» Юридический институт МИИТ
• Цель работы. Изучить способы защиты
• документов в текстовом процессоре MS Word 2010.

1. Изучить теоретическую часть.

2. Выполнить задания практической части.

3. 1. Представить файлы для проверки преподавателю.
   2. Теоретическая часть
      
   3. В MS Word 2010 предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к документам (рис. 1):

• Пометить как окончательный. Это помогает пользователю сообщить о том, что он предоставляет для совместного использования окончательную версию документа. Кроме того, это позволяет предотвратить внесение в документ случайных изменений рецензентами или читателями.

• Зашифровать паролем. Это позволяет ограничить доступ к документу, предоставив его только «доверенным» пользователям.

  Пароль – способ ограничения доступа к книге, листу или части листа. В MS Word длина пароля не должна превышать 255 букв, цифр, пробелов и других символов. При вводе пароля учитывается регистр букв.

• Ограничить редактирование. Чтобы предотвратить внесение редакторами содержимого случайных изменений в документ MS Word 2010, можно ограничить возможности форматирования и изменения файла.

• Ограничить разрешения для пользователей. Для ограничения разрешений позволяет использовать идентификатор Windows Live ID или учетную запись MS Windows.

• Добавление цифровой подписи. Цифровые подписи используются для проверки подлинности цифровых данных, например документов, сообщений электронной почты и макросов, с помощью криптографии. Они создаются путем ввода или на основе изображения и позволяют обеспечить подлинность, целостность и неотрекаемость.

  Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а скорее взаимодополняющими друг друга.

  

  Рис. 1. Вкладка Файл / Сведения
  Форматирование текста в MS Word
  
  Под форматированием страницы понимается ее разметка и положение на ней текста. Основные инструменты, позволяющие задавать эти параметры, расположены на вкладке Разметка страницы (рис. 2).

  
  Рис. 2. Вкладка Разметка страницы

  Разбивка документа на страницы выполняется автоматически, по мере заполнения их какой-либо информацией. Разбивка зависит не только от количества информации, но и от параметров пустых пространств по краям листа – полей. На полях можно поместить некоторые элементы, например номера страниц и колонтитулы. Область между полями называется областью печати.

  Примечание: колонти́тул (фр. colonne – столбец и лат. titulus – надпись, заголовок) – заголовок (имя автора, название произведения, части, главы, параграфа и т. д.), присутствующий на всех или нескольких страницах печатного издания.

  Размер полей можно изменять с помощью кнопки Поля в группе инструментов Параметры страницы (рис. 2), где предлагается набор стандартных размеров полей.

  Если ни один из стандартных вариантов не подходит, можно выполнить более точную настройку параметров (кнопка Настраиваемые поля) в окне Параметры страницы (рис. 3).

  

  Рис. 3. Окно Параметры страницы / Поля

  Разбить текст на колонки можно при помощи кнопки Колонки (рис. 2). Если ни один из предложенных вариантов не подходит, можно настроить количество колонок и их размер в меню кнопки Другие колонки (рис. 4). Можно задать число колонок, их ширину и промежуток между ними, а так же снять галочку колонки одинаковой ширины.

  

  Рис. 4. Окно Колонки

  Практическая часть
  
  Задание 1. Создайте документ в текстовом процессоре MS Word.

1. Запустите MS Word. Сохраните файл под именем «Ваша фамилия1» (например: Иванов1).

2. Создайте документ по образцу (рис. 5).

   

   Рис. 5 Образец документа

   Для этого выполните:

3. Установите параметры страницы: ориентация страницы – альбомная; поля по 2,5 см каждое.

4. Заголовок: Классификация конфиденциальной информации выполнить полужирным шрифтом Times New Roman размером 26 пунктов с выравниванием по центру.

5. Установите шрифт Microsoft Sans Serif, размер шрифта 13 пт, междустрочный интервал одинарный, абзацный отступ 1 см, выравнивание по ширине. Наберите текст, представленный на рис. 6.

   

   Рис. 6. Текст первой колонки

6. Выделите набранный текст, вызовите меню Другие колонки. Укажите тип – две колонки (ширина первой – 10,0 см, ширина второй – 12,0 см). Снимите галочку колонки одинаковой ширины. Текст будет разбит на две колонки.

7. Установите курсор в конце текста во второй колонке, нажмите кнопку Разрывы» (рис. 7), выберите пункт Колонка.

   

   Рис. 7. Кнопка Разрывы

8. Во второй колонке наберите текст (рис. 8), установив шрифт Century Gothic, размер шрифта 14 пт, междустрочный интервал полуторный, абзацный отступ 1,25 см, выравнивание по ширине.

   

   Рис. 8. Текст второй колонки

9. Маркеры в текст первой колонки документа можно добавить с помощью пункта Маркеры контекстного меню (рис. 9). Выберите для каждого абзаца индивидуальный произвольный маркер (после вставки маркера форматирование текста может измениться).

   

   Рис. 9. Пункт Маркеры контекстного меню

10. Вставьте в документ нижний колонтитул с помощью пункта меню Вставка / Нижний колонтитул / Газетная бумага.

11. Введите в текст колонтитула свои фамилию, имя и отчество, название группы и дату выполнения практической работы.

    Примечание: чтобы выйти из колонтитула можно, например, дважды кликнуть левой кнопкой мыши по основному тексту документа.

    Задание 2. Защитите документ паролем.

    Для этого выполните действия:

    1. Для открытого документа выберите вкладку Файл / Сведения / Защитить документ / Зашифровать паролем.

    2. В окне Шифрование документа(рис. 10) введите пароль. Нажмите кнопку ОК.

    Примечание: при вводе пароля следует строго следить за регистром и раскладкой клавиатуры нажатие на одни и те же клавиши клавиатуры в русской и английской раскладке вводит различные символы. Убедитесь в том, что при первом вводе пароля не нажата клавиша [CAPS LOCK].

    

    Рис. 10. Ввод и подтверждение пароля

    3. В окне Подтверждение пароля(рис. 10) введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК.

    Примечание: пароль начнет действовать после сохранения и закрытия файла. В случае утраты пароля приложению MS Word не удастся восстановить данные.

    При открытии защищенного файла или снятии защиты выводится окно для ввода пароля, в котором необходимо ввести пароль. В случае неправильного ввода пароля выводится соответствующее сообщение.

    Следует нажать кнопку ОКи попытаться ввести правильный пароль.

    4. Сохраните файл и закройте MS Word.

    5. Откройте текстовый редактор Блокнот, введите придуманный Вами пароль. Сохраните файл под именем «Ваша фамилия1_пароль», например, Иванов1_пароль. Закройте Блокнот.

    6. Проверьте успешность защиты документа паролем. Для этого:

    – откройте ваш документ и введите неверный пароль в окне Пароль (рис. 11);

    Рис. 11. Окно Пароль

    – в ответ на ввод неправильного пароля проявить ошибка «Указан неверный пароль» (рис. 12). Нажмите кнопку ОК и закройте MS Word;

    Рис. 12. Сообщение об ошибке

    – откройте ваш документ и введите верный пароль в окне Пароль(рис. 11). При правильности ввода документ будет успешно открыт.

    Задание 3. Снимите пароль, установленный через Защиту документа.

    Для этого выполните действия:

12. Для открытого документа выберите вкладку Файл / Сохранить как.

13. Введите имя файла «Ваша фамилия2», например Иванов2.

14. Для открытого документа с именем «Ваша фамилия2» выберите вкладку Файл / Сведения / Защитить документ / Зашифровать паролем.

15. В окне Шифрование документа(рис. 10) очистите поле пароля. Нажмите кнопку ОК.

    Примечание: отказ от пароля начнет действовать после сохранения и закрытия файла.

16. Сохраните файл с заменой уже существующего и закройте MS Word.

    Задание 4. Установите пароль на документ при сохранении файла.

    Для этого выполните действия:

    1. Откройте файл с именем «Ваша фамилия2», например Иванов2. Файл должен открывать без ввода пароля.

    2. Выберите вкладку Файл / Сохранить как.

    3. В окне Сохранение документанажмите кнопку Сервиси выберите команду Общие параметры(рис. 13).

    Рис. 13. Окно Сохранение документа

17. В окне Общие параметры (рис. 14) в поле пароль для открытия
    файла введите пароль для открытия документа. Установите флажок Рекомендовать доступ только для чтениядля ограничения доступа к файлу. Нажмите кнопку ОК.

    Рис. 14. Окно Общие параметры

    5. В окне Подтверждение пароля(рис. 15) введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК.

    Рис. 15. Окно Подтверждение пароля

    6. Нажмите Сохранить в окне Сохранение документа. Нажмите кнопку Да в окне Подтвердить сохранение в виде. Закройте MS Word.

18. Откройте текстовый редактор Блокнот, введите придуманный Вами пароль. Сохраните файл под именем «Ваша фамилия2_пароль», например, Иванов2_пароль. Закройте Блокнот.

    8. Проверьте успешность защиты документа паролем. Для этого:

    – откройте ваш документ и введите верный пароль в окне Введите пароль (рис. 16);

    Рис. 16. Окно Введите пароль

    – при открытии документа выйдет запрос на способ открытия (рис. 17). Нажмите кнопку Нет, чтобы открыть файл в полнофункциональном режиме.

    Рис. 17. Запрос на способ открытия

    Примечание: для открытия файла в режиме только для чтения, необходимо нажать кнопку Да.

    Задание 5. Снимите пароль, установленный при сохранении файла.

    Для этого выполните действия:

    1. Для открытого документа выберите вкладку Файл / Сохранить как.

19. Введите имя файла «Ваша фамилия3», например Иванов3.

20. Для открытого документа с именем «Ваша фамилия3» выберите вкладку Файл / Сохранить как.

21. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и выберите команду Общие параметры(рис. 13).

22. В окне Общие параметры очистите поля пароль для открытия и пароль для изменения (если он был установлен), снимите флажок Рекомендовать доступ только для чтения (рис. 14). Нажмите кнопку ОК.

23. Закройте текстовый процессор MS Word.

24. • Представьте преподавателю на проверку файлы с именами:
    • «Ваша фамилия1», например, Иванов1.docx;
    • «Ваша фамилия2», например, Иванов2. docx;
    • «Ваша фамилия3», например, Иванов3. docx;
    • «Ваша фамилия1_пароль», например, Иванов1_пароль.txt;

    «Ваша фамилия2_пароль», например, Иванов2_пароль.txt.

    Контрольные вопросы
    

    1.    Какие уровни защиты, позволяющие управлять доступом к документам, предусмотрены в MS Word 2010?

    2.    Что такое пароль и каковы правила его формирования в MS Word 2010?

    3.    Как установить пароль на документ при сохранении файла?

    4. Как защитить документ от редактирования в MS Word 2010?

    5. Как снять пароль с документа в MS Word 2010?

Источник: http://portalnp.ru/2015/09/2852

Совместная работа в удаленном режиме

Мир вокруг нас меняется. Если раньше удаленная работа казалась чем-то совершенно экзотическим, то сейчас это уже считается в порядке вещей: по недавно проведенным исследованиям выяснилось, что к 2020 году одна пятая часть всех россиян будут работать удаленно. А, например, в США уже сейчас удаленно работают больше трети всех американцев. 

У меня удаленная работа обычно была связана с документами формата MS Word. (Ну и изредка — с файлами презентаций.

) В текстовом редакторе Word еще со старых версий (минимум лет двадцать назад) присутствовали удобнейшие средства рецензирования и совместного редактирования документов, причем в документе можно было сохранять всю историю внесения изменений и вы всегда могли посмотреть, кто из пользователей какие именно изменения производил. 

• Кстати, по моей практике подавляющее большинство пользователей (и даже профессиональных редакторов) понятия не имеют о том, что в Word существуют подобные средства, и, когда им приходится совместно работать над документами, делают это по старинке: вносят исправления в текст по живому и пишут подробные комментарии в примечаниях.    
• В старые времена, когда не было облачных сервисов, документы пересылались по электронной почте (или передавались на дискетах) и это было не очень удобно: какие-то версии файлов в процессе терялись, новые версии замещались старыми — и при этом терялась часть исправлений. 
• Но со временем у компании Microsoft появилось два очень существенных новшества, значительно облегчающих совместную работу над документами. 
• А новшества эти следующие: онлайновая версия офисного пакета MS Office, позволяющая работать в привычных Word, Excel и Power Point с любого компьютера, имеющего доступ в Интернет, и облачный сервис OneDrive, с помощью которого можно легко организовать хранение документов, над которыми ведется совместная работа, прямо в Интернете: при этом пользователи уже вообще никак не привязаны к конкретным компьютерам и могут иметь доступ к нужным документам откуда угодно.

Мне по роду работы главным редактором в нескольких проектах нередко приходится в подробностях объяснять схему совместной удаленной работы над документами новым авторам, поэтому я решил изложить это все в отдельной статье: оно пригодится и для новых авторов, да и, вполне возможно, кто-то из вас, дорогие читатели, для себя найдет это полезным.

Как это все делается? Для начала нужно зарегистрироваться в облачном сервисе OneDrive, который пригодится и для совместной работы, и для архивирования важных данных, и для удаленного доступа к вашим документам и медиафайлам. 

Если у вас уже есть учетная запись Microsoft, то в OneDrive можно войти с этой учетной записью, а если нет — просто создайте эту учетную запись: для этого потребуется указать какой-нибудь работающий e-mail, к которому у вас есть доступ. 

Принцип работы облачного сервиса OneDrive примерно такой же, как и у, например, Dropbox: вы имеете доступ к вашему персональному хранилищу в Интернете (на сайте OneDrive) и это хранилище можно синхронизировать с соответствующим хранилищем на рабочем компьютере, ноутбуке, планшете, смартфоне. Для синхронизации с облаком на компьютер (ноутбук, планшет, смартфон) устанавливается соответствующее приложение OneDrive, в котором производятся настройки синхронизации. 

Указываете папку, где будут располагаться папки OneDrive, указываете, какие из них должны синхронизироваться, — и все, дальше OneDrive все будет делать самостоятельно. 

Также OneDrive умеет автоматически отправлять в облако фотографии и видео, которые вы делаете вашим смартфоном или планшетом. 

По умолчанию бесплатно вам выделяют в облаке 15 Гб пространства, что вполне хватит для фото и документов.

Однако если вы используете план Office 365 (а я именно его и использую буквально с первого дня появления — это очень удобно), где за 286 рублей в месяц или 2874 рубля в год вам предоставляются Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher и Access, причем вы можете их устанавливать для пяти пользователей на пяти компьютерах, пяти планшетах и пяти смартфонах, то с этим планом для каждого пользователя в OneDrive выделяется аж 1 Тб, а уж туда слона можно запихнуть.

Мой OneDrive

Впрочем, облачные возможности OneDrive — это удобно и полезно, однако нас сейчас этот сервис интересует прежде всего с точки зрения организации совместной удаленной работы. И тут OneDrive, конечно, заметно выигрывает у Dropbox, потому что именно под OneDrive хорошо заточены приложения MS Office.

И работает это очень и очень просто. Смотрите. Например, создали вы в MS Word какую-то статью. Эту статью вам потом нужно отправить редактору (начальнику, коллеге), чтобы он сделал там свои замечания и статью подредактировал.

Для этого вам данную статью нужно сохранить не в локальной папке, а в соответствующей папке OneDrive. Делается это буквально в один клик: в Word при сохранении документа просто выбираете свой OneDrive. (При первом доступе OneDrive попросит указать ваши данные учетной записи — e-mail и пароль.)

Ну и далее сохраняете свой документ, например, в папке «Документы Office Live». Или создаете в OneDrive для этого какую-то другую папку — как вам удобно.

OneDrive интегрируется с Windows, и операционная система работает с его папками точно так же, как с локальными папками компьютера.

Теперь что нужно сделать? Дать доступ к этому документу вашему редактору (начальнику, коллеге). Это делается очень просто. В Word нажимаете Файл — Общий доступ. Появляется вот такое окно.

Там введите адрес того человека (людей), который должен прочитать и отредактировать вашу статью, после чего нажмите кнопку «Общий доступ». 

Ему на e-mail придет соответствующее уведомление примерно такого вида.

1. А у вас в данных документа появятся все абоненты, которых вы пригласили.
2. Далее вашему абоненту остается просто щелкнуть по ссылке — и у него эта статья появится для чтения в онлайновой версии Word.
3. Там есть ссылка «Редактировать документ»: с ее помощью документ можно открыть для редактирования в онлайновой версии или в MS Word.
4. Удобнее, конечно, работать с документом в Word, однако, в случае когда вы находитесь за чужим компьютером, онлайновая версия может стать выходом из положения.
5. Статья в онлайновом редакторе
6. Дальше главное, чтобы при редактировании статьи у абонента был включен режим отслеживания исправлений — это в разделе Рецензирование.
7. Отображать или не отображать эти исправления на экране — включается в соответствующем меню.

Тот, кто редактирует документ, обычно все исправления на экране не отображает — так редактировать неудобно. Зато, когда автор получает документ после редактирования, он включает режим «Все исправления» — и прекрасно во всех мелочах видит то, что с его текстом делал редактор: и исправления, и удаления, и переформатирования, и примечания. 

• Скриншот кликабелен
• На примечания можно отвечать, и там всегда видно, кто какие примечания делал.

Автор делает требуемые исправления, что-то там редактирует — и снова отправляет это редактору. У того тоже прекрасно видно, как изменился документ со времени его последнего редактирования, причем изменения и дополнения, сделанные автором, показываются другим цветом — это очень наглядно. (Вообще, для исправлений каждого пользователя выбирается какой-то свой цвет.)

1. Скриншот кликабелен
2. Причем достаточно выбрать режим показа «Без исправлений» — статья будет показана так, как должна выглядеть в законченном виде. 

Подобным образом над документом (электронной таблицей, презентацией, базой данных, расписанием) могут работать десятки различных людей. MS Office будет бережно записывать все дополнения и изменения, и там всегда можно будет откатываться на какие-то предыдущие версии. 

Причем система вполне нормально работает в многопользовательском режиме, то есть когда над документом одновременно трудятся несколько человек. И вы всегда можете увидеть, кто в данный момент вместе с вами работает над этим документом. 

Возможности редактирования документа могут ограничиваться: например, одним пользователям будет разрешено только добавлять примечания, другим вообще разрешить только чтение. Также можно ограничивать набор разрешенных к применению стилей. 

Кстати, в окончательном документе крайне желательно убрать всю историю изменений и комментарии, особенно если он предназначен для использования какими-то другими людьми.

Сделать это довольно просто: нужно документ сохранить под новым именем и в меню Рецензирование — Принять выбрать пункт «Принять все исправления и прекратить отслеживание» — тогда вы получите окончательный текст (таблицу, презентацию и так далее) без всякой лишней информации. 

А то я знаю случаи, когда пользователи очень жалели, что не стерли всю историю изменений в документе, а особенно — комментарии. 

Вот как-то так организуется удаленная работа нескольких человек над одним документом. Как видите, все очень просто, легко и удобно.

И ваша совместная работа над документами будет крайне удобной, и всегда можно будет отслеживать любые шаги по изменению документа. 

Вроде бы все это вещи общеизвестные, но я, как ни странно, очень часто сталкиваюсь с тем, что, когда, например, мне должны прислать мою статью с какими-то правками, люди присылают документ без отслеживания изменений и я должен сличать их текст с моим, чтобы понять, где и что они понаисправляли. Да это же просто дикость какая-то: что им стоило включить отслеживание изменений — и я бы потом все мгновенно увидел?!!

Так что не пренебрегайте подобными возможностями, они позволяют очень сильно экономить время и очень эффективно совместно удаленно работать над какими-то файлами. 

Источник: https://www.exler.ru/likbez/sovmestnaya-rabota-v-udalennom-rezhime.htm

Вкладка Файл на ленте управления Word 2010

Предпоследняя в списке вкладка Доступ (Save & Send) предлагает пользователям возможность настройки совместного доступа к документам Microsoft Word и отправки документов с помощью Интернета (рис. 2.7). Как и предыдущую страницу, эту можно условно разделить на две части. Левая часть предлагает пользователю различные функции, а правая позволяет определять дополнительные настройки.

Рис. 2.7. Содержимое вкладки Доступ

В левой части вкладки Доступ (Save & Send) расположены две группы элементов управления — Доступ (Save & Send) и Типы файлов (File Types).

Правая часть вкладки предназначена для того, чтобы отображать дополнительные параметры функций групп элементов управления Доступ (Save & Send) и Типы файлов (File Types). Можно сказать, что вкладка Доступ (Save & Send) состоит из дополнительных вкладок.

Чтобы активировать дополнительные параметры элементов вкладки Доступ (Save & Send), достаточно щелкнуть мышью по нужной кнопке в правой части вкладки.

Первая вкладка Отправить по электронной почте (Send Using E-mail), точнее первые четыре верхних кнопки в ее левой части, позволяет отправить открытый в программе Microsoft Word документ по электронной почте.

[box color=primechanie]Для работы функции отправки файлов посредством электронной почты в операционной системе должна быть настроена почтовая программа.

Для работы программы Microsoft Word c факсами должен быть подключен и настроен факс-модем.[/box]

Первая кнопка, Отправить как вложение (Send as Attachment), создаст в почтовой программе новое письмо и прикрепит к письму открытый документ в качестве вложения. В этом случае получатель получит документ в формате .doc или .docx.

Пользователь, получивший этот файл, сможет отредактировать его в любой программе, которая работает с файлами данных форматов.

[box color=sovet]Если вы сомневаетесь, какой вид отправки подойдет именно вам, прочитайте комментарии справа от кнопки.[/box]

Следующая кнопка, Отправить как ссылку (Send a Link), позволяет отправить ссылку на созданный документ. В том случае, если документ доступен для других пользователей, пользователи смогут перейти по ссылке и загрузить себе копию документа или же редактировать один и тот же документ, что и автор.

Кнопки Отправить как PDF (Send as PDF) и Отправить как XPS (Send as XPS) позволяют отправить документ в качестве вложенного в письмо файла в форматах .pdf и .xps соответственно.

Это закрытые для свободного редактирования форматы файлов, которые гарантируют правильное отображение содержания и форматирования документа на любом компьютере, где установлены специальные программы для просмотра данных типов файлов.

Однако современные средства компьютерных сетей предлагают пользователям куда более широкие возможности доступа к документу, нежели просто отправка файла средствами электронной почты.

Три оставшиеся кнопки группы элементов управления Доступ (Save & Send) позволяют сделать документ доступным для других пользователей за счет использования различных технологий, при этом сохранив возможность совместного редактирования файла.

Нажатие кнопки Сохранить в SkyDrive (Save to SkyDrive) приведет к появлению в правой части вкладки Доступ (Save & Send) информации о размещении документа в сетевом хранилище SkyDrive. Кнопка Сохранить в SharePoint (Save to SharePoint) позволяет разместить документ на центральном узле корпоративной сети SharePoint, сделав его доступным для коллег, работающих в той же сети.

[box color=primechanie]Для работы с серверами SkyDrive, SharePoint и блоговыми сервисами ваш компьютер должен быть подключен к сети Интернет, а также должны быть настроены учетные записи пользователя для каждого из сервисов.

[/box]
Последняя кнопка группы элементов управления Доступ (Save & Send), Опубликовать как запись блога (Publish as Blog Post), позволит вам использовать созданный в текстовом процессоре Microsoft Word документ в качестве записи блога.
[box color=primechanie]Функция Опубликовать как запись блога (Publish as Blog Post) поддерживает не только большинство популярных блоговых сервисов (Blogger, MS Live Spaces, TypePad), но и ряд CMS (Систем управления содержимым сайта), предназначенных для организации блогов (WordPress).[/box]

Последняя группа элементов Типы Файлов (File Types) позволяет сделать документ доступным для более широкого круга лиц за счет смены формата файла на более распространенные и универсальные. Несмотря на то, что форматы файла .doc и .

docx являются де-факто стандартом в корпоративной среде, не все программы корректно отображают подобные файлы.

Если вам необходимо изменить тип документа Microsoft Word для гарантированной совместимости с другими, более ранними версиями офисного пакета Microsoft Office, можно воспользоваться кнопкой Изменить тип файла (Change File Type).

Рис. 2.8. Вкладка Доступ, меню смены типа файла

1. Щелкните мышью по кнопке Изменить тип файла (Change File Type) в группе элементов управления Типы файлов (File Types). В правой части вкладки Доступ (Save & Send) появятся варианты типов файлов, доступные для конвертации (рис. 2.8).
2. Выберите пункт Документ Word 97-2003 (Word 97-2003 Document). Вкладка Доступ (Save & Send) закроется, и появится диалоговое окно Сохранение документа (Save as). Если вы не хотите изменять имя файла и каталог сохранения (по умолчанию и тот и другой параметр совпадает с исходным файлом), нажмите кнопку Сохранить (Save). Диалоговое окно закроется, и вы продолжите работу с документом уже в формате .doc.

Конечно, неудобно делать операцию конвертации для каждого создаваемого файла. В программе Microsoft Word предусмотрена функция смены формата для всех создаваемых документов. Однако о том, как это сделать, вы узнаете в следующих разделах. Помимо этого формата вы можете выбрать любой другой из предложенных, в зависимости от потребностей.

Алгоритм конвертации одинаков для всех видов файла.
[box color=primechanie]Разница между форматами .pdf и .xps заключается только в том, что они разработаны и запатентованы в различных компаниях. Тем не менее мы рекомендуем использовать для экспорта формат PDF, так как он сейчас является более распространенным и поддерживается большим количеством устройств.

Для его чтения используется бесплатное приложение Adobe Acrobat Reader.[/box]

Вторая кнопка группы элементов Типы файлов (File Types), Создать документ PDF/XPS (Create PDF/XPS Document), сохранит файл в формате .pdf или .xps. Оба эти формата не дают возможности другим пользователям изменять содержимое файла и гарантируют правильное отображение документа на других компьютерах.

Рис. 2.9. Диалоговое окно публикации файла в PDF/XPS

Создание документа PDF/XPS аналогично конвертации документа.

• Для начала экспорта файла необходимо щелкнуть мышью по кнопке Создать документ PDF/XPS (Create PDF/XPS Document).
• Затем в открывшемся в правой части вкладки Доступ (Save & Send) меню необходимо нажать кнопку Создать PDF/XPS (Create a PDF/XPS).
• Откроется диалоговое окно Опубликовать как PDF или XPS (Publish as PDF or XPS) (рис. 2.9), в котором в раскрывающемся списке Тип файла: (Save as Type) нужно указать PDF или XPS .
• Чтобы сохранить документ, нужно нажать кнопку Опубликовать (Publish). Диалоговое окно закроется, и опубликованный документ откроется в программе просмотра PDF/XPS файлов.

[box color=sovet]Если вы не хотите, чтобы созданный документ открывался после сохранения, сбросьте флажок Открыть файл после публикации (Open file after publishing), расположенный под раскрывающимся списком Тип Файла (Save as Type).

[/box]
В зависимости от пропускного канала Интернета можно выбрать уровень оптимизации публикуемого файла. По умолчанию переключатель Оптимизация (Optimize for) установлен в положение Стандартная (Standard), что обеспечивает высокое качество файла, но и его больший объем.

Если вы готовы пожертвовать качеством (например, если нужно разместить документ в Интернете), можно установить переключатель в положение Минимальный (Minimum).

[box color=primechanie]Можно также самостоятельно настроить параметры оптимизации, щелкнув мышью по кнопке Параметры (Options), расположенной под переключателем Оптимизация (Optimize for), однако данная настройка подразумевает некоторый опыт работы с публикацией файлов для печати.[/box]

А теперь рассмотрим последнюю вкладку Справка (Help), расположенную в меню Файл (File).

Вкладка Справка

Вкладка в меню Справка (Help) в меню Файл (File) содержит инструменты, помогающие пользователю в освоении программы Microsoft Word. Она поможет, если вы не нашли какую-либо функцию в программе или не знаете, как реализовать ту или иную задачу.

Аналогично преды дущим вкладкам Справка (Help) состоит из двух областей. В левой части вкладки расположены две группы элементов управления — Поддержка (Support) и Инструменты для работы с Office (Tools for Working With Office).

В правой части располагаются пояснения к функциям левой части вкладки и дополнительные настройки.

Группа элементов управления Поддержка (Support) содержит три кнопки:

• Кнопка Справка Microsoft Office (Microsoft Office Help) вызывает диалоговое окно Справка: Word (Help: Word);
• Кнопка Приступая к работе (Getting Started) при нажатии откроет установленный по умолчанию в операционной системе браузер с веб-страницей, содержащей рекомендации и инструкции по работе с программой;
• Кнопка Свяжитесь с нами (Contact Us) откроет веб-браузер на странице с формой обратной связи с компанией Microsoft.

[box color=primechanie]Обратите внимание на то, что для корректной работы некоторых функций вкладки Справка (Help) компьютер должен быть подключен к сети Интернет.[/box]
Вторая группа элементов управления Инструменты для работы с Office (Tools for Working With Office) содержит две кнопки.

Кнопка Параметры (Options) открывает диалоговое окно Параметры Word (Word Options), в котором вы можете изменить многие настройки программы (подробнее об этом будет рассказано в главе о полезных настойках текстового процессора).

Нажатие кнопки Проверить наличие обновлений (Check for Updates) приведет к открытию в веб-браузере страницы с информацией о последней версии офисного пакета Microsoft Office и инструкциями по обновлению вашей копии до актуальной.

Кнопки Параметры и Выход

Последние две кнопки, расположенные в меню Файл (File), выполняют два простых действия. Кнопка Параметры (Options) открывает диалоговое окно настроек программы Параметры Word (Word Options), а кнопка Выход (Exit) закрывает программу Microsoft Word.

[box color=primechanie]Если вы решили закончить работу с текстовым процессором Microsoft Word, однако забыли сохранить один или несколько документов, программа позаботится о них.

Прежде чем закроются все документы, появится диалоговое окно, содержащее предупреждение о том, что документ не сохранен.

Вы можете сохранить изменения в документе, нажав кнопку Сохранить (Save), закрыть документ без сохранения изменений, щелкнув мышью по кнопке Не сохранять (Don’t Save), а также отменить завершение работы программы Microsoft Word, нажав кнопку Отмена (Cancel) или клавишу Esc.[/box]



Microsoft, Windows, Windows NT, Microsoft Office и/или иные продукты Microsoft, упомянутые здесь, являются либо товарными знаками, либо зарегистрированными товарными знаками Microsoft.

Названия других продуктов и компаний, упомянутые здесь, могут являться товарными знаками соответствующих владельцев. Любые права, прямо не предоставленные здесь, зарезервированы.

Вся представленная информация найдена на просторах сети Интернет и должна быть использована в ознакомительных целях, а также не предназначена для коммерческого использования. Сайт предназначен для посетителей старше 12 лет.

Источник: http://ladyoffice.ru/vkladka-fajl-lente-upravleniya-word-2010/2

Совместное использование документов Microsoft Office

Если люди, с которыми вы сотрудничаете, хотят передать вам файлы Microsoft Office: документы Word, таблицы Excel или презентации PowerPoint (но, как было отмечено, не базы Access) — и на вашем Mac установлена какая-либо из версий Microsoft Office, вам повезло.

Документы Microsoft Office почти всегда беспрепятственно перемещаются между Mac и Windows, и для работы с файлами в этих системах не нужно никаких преобразований. «Почти всегда» — потому что есть несколько исключений из правил:

Наиболее важным фактором является обратная совместимость. Все версии Office имеют такую совместимость с предыдущими версиями, а это означает, что вы можете использовать свою версию для работы с документами, созданными в любой из предыдущих версий.

Конечно, хотелось бы избежать и несовместимости с более новыми версиями, когда вы сталкиваетесь с документом в обновленном формате.

Например, если вы работаете в Office 2004 для Mac, то не сможете открыть документы, созданные в новых форматах, поддерживаемых Office 2007 и 2010 (или Office 2008 и 2011 для Mac), таких KaK.docx, .xlsx и .pptx.

Если вы получите такой файл, попросите коллегу сохранить документ в более раннем формате, та ком как Office 2003 (Windows) или 2004 (Mac).

Чем сложнее документ, тем больше вероятность того, что некоторые из использованных в нем многочисленных возможностей не выдержат переноса с одной системы на другую.

Если этот документ позже будет открыт в Windows даже после сохранения изменений, сделанных на компьютере Mac, в нем будет отображен исходный шрифт.

) Имейте в виду, однако, что версии Word и PowerPoint для Windows дают возможность встраивать шрифт в документ, и в этом случае вы увидите такой шрифт на Mac, даже если он не установлен в системе.

Если важно видеть на Mac именно оригинальный шрифт, встройте его следующим образом:

Word. Выберите Office => «Параметры Word» (Word Options) — в Word 2010 или 2007 или «Сервис» (Tools) => «Параметры» (Options) — в более ранних версиях; откройте вкладку «Сохранение» (Save) и поставьте галочку в поле «Включать шрифты в файл» (Embed Fonts in the File). Нажмите ОК.

PowerPoint. Выберите Office => «Параметры PowerPoint (PowerPoint Options) — в PowerPoint 2010 или 2007 или «Сервис» (Tools) => «Параметры» (Options) — в более ранних версиях; откройте вкладку «Сохранение» (Save) и поставьте галочку в поле «Включать шрифты в файл» (Embed Fonts in the File). Нажмите ОК.

Если документ Office содержит макросы Visual Basic for Applications (VBA) и вы используете Office 2008 для Mac, который их не поддерживает, то при открытии файла на экране появится диалоговое окно. Вы можете случайно удалить макросы, нажав на «Открыть и удалить макросы» (Open and Remove Macros).

Это, пожалуй, опрометчиво, если потом вы собираетесь передавать документ другим людям, поэтому нажмите на значок «Открыть» (Open). Office 2008 откроет файл обычным образом, но без доступа к макросам. Учтите, что в Office 2011 для Mac поддержка макросов VBA восстановлена, так что не будет необходимости для этих действий.

Источник: http://win7time.com/sovmestnoe-ispolzovanie-dokumentov-microsoft-office.html

Совместное редактирование в MS Office 2010 — немного технических подробностей #платформы #СЭД #ECMJ

В блоге SharePoint Workspace Team, появилась статья SharePoint Workspace and the Office Document Cache, которая затрагивает некоторые вопросы реализации такой давно ожидаемой функциональности, как параллельная/совместная работа над документами, которая доступна при использовании Microsoft Office 2010 и SharePoint Foundation 2010 (ну или SharePoint Server 2010, естественно).

Однако, прежде чем говорить о реализации, я хочу немного рассказать как выглядит этот механизм с точки зрения пользователя.

Как это выглядит…

Итак, пусть мы (т.е. я, конечно, но в двух лицах Admin1 и Administrator) открываем с узла SharePoint какой-нибудь простой документ, например MS Word:

Если теперь щелкнуть по области авторов, то можно увидеть подробные сведения о каждом из моих соавторов и даже связаться с ними по почте (или через службу мгновенных сообщений, если в сети развернут Communication Server):

(в моем примере нет ни изображений, ни статусов пользователей: «занят»/»в сети»/…, т.к. в этом тестовом домене я практически ничего не настраивал и уж тем более не развертывал сервисы Communication Server. Впрочем, мне это ничуть не мешает, ибо я знаю, что мой соавтор — это я сам, а желания поговорить с собой … пока не возникает, вроде)

Что же произойдет, если теперь один из пользователей поменяет документ? В этом случае второй увидит уведомление, что документ был изменен, и появится метка — в какой именно области:

Обратите внимание: изменения сейчас есть только локально у пользователя Administrator, ни на сервере, ни у второго клиента они не доступны. Однако, как только пользователь Administrator сохранит свой измененный документ на сервер, у первого пользователя появится уведомление в строке состояния о доступности изменений:

а метки, которые показывали места изменений, приобретут вид (значок дискетки появится, в общем):

Для того, чтобы получить эти изменения, второму автору нужно вызвать операцию сохранения (которая также получает и изменения). Эти изменения будут выделены в основном тексте цветом:

— выделение будет оставаться до следующего сохранения (когда автор сохранит уже совокупный документ, включающий все исправления: и свои, и других авторов).

Однако в этой идиллии возможны и темные пятна — конфликтующие изменения, когда авторы совместно правят одну и ту же область. В общем случае такая ситуация не возникнет, т.к.

изменения, произведенные первым автором тут же блокируют область от изменений всеми остальными авторами (заблокировать область можно и превентивно — выделив часть документа и нажав кнопку «Блокировать авторов» в меню или на Ribbon).

Однако, информация об изменениях распространяется не мгновенно (по моим наблюдениям задержка между внесением изменения, и появлением информации о нем проходит не меньше 10-20 секунд, но это очень условные прикидки), кроме того, Office 2010 позволяет открывать документы из локальной копии без непосредственной связи с сервером (сам я не проверял — так уверяют авторы блогов, которые я читал, приходится верить). А это значит, что в принципе несколько авторов могут независимо внести правки в одну и ту же область. В этом случае Word не может автоматически слить изменения и предлагает автору (тому, который пытается сохранить свой документ последним) разрешить конфликты вручную.

Вот так будет выглядеть сообщение об обнаружении конфликта:

А вот так — панель со списком конфликтующих изменений и текст, который попал в конфликт:

Вот так примерно это выглядит. Ну а теперь немного тех самых технических подробностей.

Сразу оговорюсь — особых откровений не будет, а будет небольшой реферат по тому, что удалось почерпнуть из приведенной в самом начале статьи (и пары других статей, которые я нашел по ключевым словам из нее)…

Итак, работа офисного пакета с нелокальными документами (т.е. загружаемыми по сети из публичных источников) строится на таких компонентах как:

• Локальном хранилище Office Document Cache и программе Upload Center (msosync.exe)
• Протоколах File Sync via SOAP over HTTP и Binary Requests for File Synchronization via SOAP Protocol Specification

Office Document Cache и Upload Center  

Все документы, загружаемые извне (например, с узла SharePoint или папки в SkyDrive) на компьютер пользователя сохраняются в специальном хранилище — Office Document Cache (ODC). Все офисные приложения, т.е. и Word, и Excel, и PowerPoint работают с этим хранилищем.

 Основная (но не единственная!) его задача — уменьшение времени при повторном открытии файлов. Физически хранилище — это не более чем папка в профиле пользователя %userprofile%AppDataLocalMicrosoftOffice14.0OfficeFileCache.

Для управления хранилищем используется приложение Upload Center (или Центр отправки в русскоязычном Office) — процесс Msosync.exe.

• Помимо отображения содержимого кэша и управления его настройками, msosync выполняет также фоновую синхронизацию (загрузку) измененных файлов на сервер.
• Co-authoring

Для реализации собственно совместной работы используются дв специализированных протокола: File Sync via SOAP over HTTP и Binary Requests for File Synchronization via SOAP Protocol Specification.

Оба протокола рассматривают редактируемые файлы как структурированные сущности (используется специальный термин для единицы структуризации: хранимая ячейка (storage cell)).

Сам протокол ничего не знает о содержимом и форматах этих сущностей — это полностью отдается на откуп клиентам.

Первый из протоколов обеспечивает:

• подключение авторов к совместному редактированию
• обмен информацией о вносимых изменениях (не сами изменения, а факт, что такое было) и блокировках
• получение клиентом информации о текущем авторе (т.е. о себе самом) — используется для отображения friendly name. 
• получение серверного времени (синхронизацию)

Второй протокол позволяет обмениваться изменениями (т.е. передавать не целиком файл, а только измененные хранимые ячейки) между клиентами. Понятно, что для корректной работы на каждой стороне должны быть одинаковые клиенты, либо должен быть способ им обменяться информацией о том, какой формат имеют файлы и какие его части синхронизируются.

Для этого в протоколе предусмотрены такие понятия как: описание хранилища (Storage Manifest), пользовательские данные (User Data) и настраиваемые фильтры (Custom Filter) — для идентификации которых используются глобально-уникальные идентификаторы (GUID), которые определяет вендор форматов.

 

Описания обоих протоколов опубликованы на сайте MSDN: [MS-FSSHTTP]: File Synchronization via SOAP over HTTP Protocol Specification и [MS-FSSHTTPB]: Binary Requests for File Synchronization via SOAP Protocol Specification в рамках инициативы Microsoft Open Specification Promise.

Описания того, как организуется взаимодействие между экземплярами Word (т.е. описание тех самых хранилищ, фильтров, …) доступно на там же сайте и по той же программе: [MS-WORDLFF]: Word Co-Authoring File Format (.

xml) in Document Lock Persistence Structure Specification.

Для других приложений я подобных описаний не нашел (скорее всего, плохо искал или они просто еще не выложены), но данная функциональность также заявлена для Excel и OneNote.

Вместо заключения 

К сожалению я не очень владею хитросплетениями лицензирования по программе Microsoft Open Specification Promise — вроде бы лицензирование по ней предполагает возможность свободной реализации в рамках Community-проектов, и какие-то отчисления, если проект коммерческий — но, это туманные воспоминания 3-4 летней давности и все уже могло измениться (а еще я мог сам тогда не разобраться).

Но это что касается юридических вопросов, а в техническом плане все перечисленные протоколы, в первую очередь MS-FSSHTTP и MS-FSSHTTPB, практически не содержат вендор-специфичных деталей (единственно, что я нашел при первичном анализе — необходимость размещать сервисы по пути /_vti_bin/cellstorage.svc, где сервер — тот с которого забираются файлы). 

Источник: https://ecm-journal.ru/post/Parallelnoe-redaktirovanie-v-Microsoft-Office-2010—nekotorye-tekhnicheskie-podrobnosti.aspx