Как сделать фильтр в access 2007?

• Если Вы решили использовать фильтры базы данных Access, то
  абсолютно естественно Вам хочется разобраться в этой теме как можно
  полнее и быстрее.
• Начнем с того, что фильтры встроены с целью ускорить поиск и
  сортировку данных.
• На ленте фрейм «Сортировка и фильтр», находится на закладке
  «Главная».

(Рисунок 1)

Подготовка к работе

1. Для того, чтобы разобраться в теме мы создаем тестовую базу
   данных.
2. В этой базе данных 3 записи и 4 поля: Код-статьи, Тема статьи,
   Раздел и Написана.

3. Типы данных у поля Код-статьи – счетчик, у полей Тема статьи и
   Раздел – текстовый тип данных.
4. У поля «Написана» тип данных – логический.

(Рисунок 2)

От простого к сложному

• По смыслу фильтры можно разделить на три блока:
• — сортировка;
• — фильтр по выделенному фрагменту;
• — дополнительный фильтр.
• 1. Применение фильтра «Сортировка»
• — Для применения фильтра необходимо выделить поле и кликнуть на
  кнопку сортировки по убыванию или возрастанию.

(Рисунок 3)

— так же можно применить сортировку выбрав настройку в имени
поля.

(Рисунок 4)

Чтобы отменить изменения нажимаем «Удалить сортировку».

(Рисунок 5)

2. Применение фильтра «Фильтр по выделенному фрагменту»

— Данный фильтр используется по аналогии с поиском. Выделяем
слово и применяем фильтр, чтобы система управления базами данных
сама нашла записи с этим словом.

Например, мы можем найти все записи, которые содержат слово
Access, не содержит, оканчивается и не оканчивается.

1. (Рисунок 6)
2. Выделив слово «Такое» и применив фильтр, мы получим в результате
   две записи, где встречается это слово.
3. Чтобы просмотреть данные без фильтра, нажимаем на кнопку
   «Фильтр».

• (Рисунок 7)
• 3. Применение фильтра «Дополнительный фильтр»
• Подходя к заключительному этапу мы уже порядком поработали и
  сейчас нуно собрать все силы, чтобы познакомиться с наиболее
  полезным дополнительным фильтром.
• Его полезность в том, что можно создавать наиболее сложные
  запросы которые позволят с лазерной точностью отбирать нужные
  записи.
• Начнем с первого этапа
• — нажимаем «Дополнительно» / «Изменить фильтр».

1. (Рисунок 8)
2. — В новом окне выбираем настройки
3. Для этого выделяем нужное нам поле и используем язык запросов,
   либо в выпадающем списке выбираем нужные значения.

(Рисунок 9)

— Применяем фильтр.

(Рисунок 10)

Чтобы отменить изменения нажимаем «Дополнительно» / «Очистить
все фильтры»..

• (Рисунок 11)
• На рисунке виден результат работы фильтра который мы будем
  отменять.

Для полноты картины

1. Вот мы и подошли к завершению нашей темы.
2. Мы научились фильтровать запросы упорядочивая данные.
3. Если требуется произвести более сложный отбор, то к нашим
   услугам Запросы.
4. Так же можно использовать «Расширенный фильтр», который очень
   напоминает «Запросы» и вызвать его можно нажав «Дополнительно» /
   «Расширенный фильтр».
5. (Рисунок)
6. Здесь на рисунке в пункте 4 мы выбираем из списка полей, нужное
   нам поле.
7. В пункте 5, выбираем способ сортировки.
8. В пункте 6, выбираем условие отбора пользуясь языком
   запросов.
9. Затем нажав «Применить фильтр» получаем из базы данных ту запись
   в которой значение поля «Код статьи» равно 3.
10. (Рисунок )
11. Сергей Титов

Источник: https://www.tech-office2010.ru/page/kak-ispolzovat-filtry-bazy-dannyh-access

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access — Базы данных Access

В этом уроке поговорим на тему «Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access».

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Когда записей в таблице становится достаточно много, большое значение приобретает возможность просматривать их выборочно и в определенном порядке.

С помощью инструментов страницы «ленты» «Главная» можно скрыть некоторые столбцы и записи таблицы, а также отсортировать записи по одному или нескольким полям. Для того чтобы спрятать на время выделенный столбец или группу столбцов, раскройте раздел «ленты» «Записи».

Нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите в открывшемся меню команду «Скрыть столбцы».

В открывшемся окне диалога необходимо отметить галочками те столбцы, которые должны отображаться в представлении данных таблицы. Сделанные в окне изменения сразу отображаются в представлении. Отметьте галочкой скрытый столбец и нажмите кнопку «Закрыть».

В списке значений поля уберите значения, которые не должны отображаться путем снятия галочек напротив каждого из значений. Для применения фильтра нажмите кнопку «ОК».

После применения нового фильтра представление данных обновляется. Поле с установленным фильтром маркируется специальным значком в заголовке.

Для временного снятия фильтра с выделенного поля нажмите кнопку «Удалить фильтр».

При снятии фильтра представление тоже обновляется. Повторно нажмите на эту же кнопку, чтобы включить фильтр снова.

• Для окончательной очистки фильтра щелкните по стрелке в заголовке столбца таблицы и выберите команду «Снять фильтр с Сумма».
• Чтобы задать условие для фильтра в виде логического выражения, вызовите снова окно настройки сортировки и фильтров.

Список доступных логических операторов будет зависеть от типа данных поля. Раскройте список «Числовые фильтры». Выберите в списке фильтр «Больше…» и, задав величину для сравнения, нажмите кнопку «ОК».

Теперь на экране будут отражаться только записи, содержащие в поле «Сумма» значения не менее двадцати. К отдельному полю можно применить только один простой фильтр, однако для каждого поля можно определить свой.

В этом случае отображаться будут только записи, удовлетворяющие одновременно всем условиям.

Параметры фильтра действуют до закрытия таблицы и не теряются при переключении режима отображения. Если сохранить таблицу, примененный фильтр будет доступен и при следующем её открытии.

Включать и выключать сохраненный фильтр можно с помощью кнопки панели навигации «Без фильтра» — «С фильтром», надпись на кнопке отражает текущее состояние поля.

Нажмите на кнопку с надписью «С фильтром», чтобы отключить фильтр.

Для упорядочивания записей в представлении данных таблицы применяется сортировка по текстовым, числовым значениям или по дате. Сортировка позволяет пользователям находить нужные данные, не просматривая все данные подряд.

Записи можно сортировать по одному или нескольким полям. Для установки порядка сортировки по возрастанию значений поля нажмите кнопку «По возрастанию».
Для сортировки по убыванию значений нажмите кнопку «По убыванию».

1. Для отмены сортировки по всем полям сразу нажмите кнопку «Очистить все сортировки».

В Microsoft Office Access записи сортируются по возрастанию или по убыванию без учета регистра. Порядок сортировки чисел, текста и специальных знаков зависит от выбранных параметров языка и стандартов для данного компьютера.

При сортировке по нескольким полям сразу результат будет зависеть от порядка применения режима сортировки к этим полям.

В случае, когда надо найти одну или несколько записей по фрагменту текста, входящему в одно из их полей, можно воспользоваться стандартным средством поиска Microsoft Office Access. Нажмите кнопку «Найти» на странице «ленты» «Главная».

• В окне диалога «Поиск и замена» необходимо задать образец для поиска и выбрать нужные параметры поиска, например, задать область совпадение образца с любой частью поля, просмотр по всем записям.
• Для перехода на следующую найденную запись нажмите кнопку «Найти далее».
• После завершения поиска закройте окно.

Источник: https://accesshelp.ru/filtracija-sortirovka-i-poisk-dannyh-v-microsoft-access/

Применение различных фильтров в access — matematiku5.ru

• Лабораторная работа №11
• Применение различных фильтров, добавление двух вычисляемых полей
• в формы и отчеты
• Создайте базу данных Зарплата, содержащую сведения о сотрудниках предприятия, а также данные по начисленной заработной плате, с расчетом налоговых отчислений и выплат сотрудникам.
• Составьте и заполните таблицу Подразделения (без ключевого поля):

Следующая таблица, которую следует создать в режиме конструктора, а затем заполнить данными – Должности:

Теперь создайте таблицу Список сотрудников следующей структуры:

Введите в таблицу фамилии, имена и отчества, приведенные ниже (другие сведения из указанных в списке понадобятся в дальнейшем при заполнении таблицы Зарплата).

Таблицы Подразделения, Должности и Список сотрудников будут использованы в качестве столбцов подстановки.

Создайте таблицу Личные данные. В режиме конструктора в первой строке укажите имя поля Сотрудник, тип данных – Мастер подстановок. Источником данных этого столбца будет таблица Список сотрудников. Выберите для столбца подстановки все видимые поля, ширину столбца Идентификатор несколько уменьшите. Далее укажите, что столбец подстановки будет использовать значения столбца Идентификатор.

Программа изменила имя поля Сотрудник на Идентификатор (поэтому в дальнейшем сразу вводите в качестве имени этого поля «Идентификатор»). Закончите работу с конструктором, чтобы получилось следующее:

Заполните таблицу произвольными данными по каждому ранее сотруднику.

Создайте таблицу Паспортные данные, аналогичную предыдущей, с таким же столбцом подстановки для ввода сотрудника (Идентификатор), приведенной структуры:

Заполните таблицу произвольными данными.

Создайте таблицу Зарплата. Поле Идентификатор создавайте так же, как в таблицах Паспортные данные и Личные данные. Поля Подразделение и Должность также сделайте столбцами подстановки одноименных таблиц, но выбирайте видимым только одно поле – Подразделение или Должность, соответственно (не забудьте отрегулировать их ширину). Таблица в режиме конструктора должна выглядеть так:

Заполните сведения по каждому сотруднику в соответствии с данными, приведенными ниже.

Создайтесь запрос Полные сведения о сотрудниках. В режиме конструктора добавьте 4 таблицы, из которых будут выбираться данные для запроса: Список сотрудников, Зарплата, Личные данные и Паспортные данные. Access автоматически установит связи между таблицами.

Включите в запрос следующие данные (условия отбора пока не указывайте):

Поле	Имя таблицы	Сортировка
Фамилия	Список сотрудников	По возрастанию
Имя	Список сотрудников
Отчество	Список сотрудников
Подразделение	Зарплата
Должность	Зарплата
Дата рождения	Личные данные
Телефон	Личные данные
Образование	Личные данные
Количество детей	Личные данные
Серия паспорта	Паспортные данные
Номер паспорта	Паспортные данные
Паспорт выдан	Паспортные данные
Дата выдачи	Паспортные данные
Код выдавшего подразделения	Паспортные данные

Просмотрите свой запрос.

На примере этого запроса рассмотрите работу с различными фильтрами.

Для создания фильтра по выделенному фрагменту надо вывести на экран окно таблицы (в нашем случае – запроса) или окно формы, на основе которой требуется создать фильтр, и выделить значение, которое необходимо найти в любой из записей, где бы оно ни находилось. Затем выбрать в меню команду Записи – Фильтр – Фильтр по выделенному или щелкнуть по кнопке Фильтр по выделенному в стандартной панели инструментов. Можно также использовать соответствующую команду в контекстном меню выбранного поля.

Отобразим с помощью такого фильтра записи по сотрудникам Бригады №1.

Для этого в столбце Подразделение щелкните мышкой по слову Бригада №1 и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Теперь запрос содержит только сведения о сотрудниках этого подразделения.

Для отмены фильтра нажмите на панели кнопку Удалить фильтр.

Такого же результата отбора записей можно добиться, используя поле Фильтр для. Чтобы применить его, щелкните в любой записи поля Подразделение, вызовите контекстное меню, выберите в нем пункт Фильтр для и введите с клавиатуры условие фильтрации, например, Бухгалтерия, Отменить фильтр.

Фильтр исключая выделенный фрагмент. Можно также вывести на экран все записи, кроме тех, что включают в себя выделенное значение.

Фильтр по выделенному фрагменту с несколькими условиями отбора. После применения фильтра по выделенному фрагменту или фильтра исключая выделенное можно еще больше сузить диапазон выводимых на экран записей, применяя рассмотренные выше способы несколько раз для оставшихся записей.

Щелкните в поле Подразделение по значению Бригада №1, примените команду Фильтр по выделенному. На экране должны остаться только сведения о работниках первой бригады, кроме бригадира.

Расширенный фильтр/Сортировка. Фильтр может быть создан и способами, используемыми при создании запросов. Отмените примененный ранее фильтр. Выберите в меню Записи команду Фильтр – Расширенный фильтр. Окно фильтра идентично окну запроса. Сформируйте его следующим способом:

Для сохранения фильтра нажмите кнопку Сохранить как запрос на панели инструментов (в отличие от запросов, при простом закрытии фильтра его сохранение не будет предлагаться).

Назовите его Трактористы Бригады №1, откройте, развернув соответствующий пункт в разделе Запросы базы данных.

Создайте теперь запрос Начисление зарплаты. Источником данных будут служить таблицы Список сотрудников и Зарплата. Включите в него следующие поля:

Поле	Имя таблицы	Сортировка
Фамилия	Список сотрудников	По возрастанию
Имя	Список сотрудников
Отчество	Список сотрудников
Подразделение	Зарплата
Должность	Зарплата
Начислено	Зарплата

Просмотрите и закройте запрос. Создайте по этому запросу Автоформу.

Добавим в автоформу 2 поля, одно из которых будет вычислять сумму налоговых выплат (13%) с начисленной зарплаты сотрудника, а другой – сумму, предназначенную непосредственно для выдачи сотруднику.

Откройте форму Начисление зарплаты в режиме конструктора. Растяните ее вниз, чтобы можно было добавить два новых поля. Добавьте новое поле, как это было описано ранее.

Откройте окно свойств правой части поля, на вкладке Другие впишите его имя – Налог (это нужно для ссылки на вычисленное значение в дальнейших расчетах), перейдите на вкладку Данные и откройте Построитель выражений.

Введите выражение, используя названия полей, кнопки и ручной ввод цифр:

1. =[Начислено]*13/100
2. На вкладке Макет выберите из списка форматов поля формат Денежный.
3. В качестве подписи поля (левая часть) наберите Налоги.
4. Ниже формы добавьте еще одно поле. В окне свойств (имя можно не исправлять) с помощью построителя выражений введите выражение:
5. =[Начислено] – [Налог]

Формат поля – снова Денежный. Подпись поля измените на К выдаче. В режиме формы у вас должно получиться примерно следующее:

Создайте отчет Выдача зарплаты по запросу Начисление зарплаты. Включите в отчет все имеющиеся в запросе поля. Добавьте в отчет уровни группировки: сначала по полю Подразделение, затем – Должность. Произведите сортировку по полю Фамилия, здесь же внизу щелкните по кнопке Итоги. В окне итоговых вычислений отметьте галочкой Sum. Закончите и просмотрите отчет.

Откройте отчет в режиме конструктора. Добавьте в него вычисляемое поле с подписью К выдаче. Введите выражение, которое будет объединять обе использованные ранее формулы:

=[Начислено] – [Начислено]*13/100

Просмотрите отчет, в случае необходимости отредактируйте его в режиме конструктора.

Источник: http://matematiku5.ru/zadach/primenenie-razlichnyx-filtrov-v-access

Как фильтровать данные в Access 2016 — манекены 2019

Иногда вам нужно увидеть группу записей, которая имеет общее значение в одном поле в Access. Возможно, все они перечисляют конкретный город, определенную должность, или все продукты, которые имеют одинаковую стоимость. Всегда желая помочь, Access включает в себя специальный инструмент для этой цели: команду Filter.

Фильтр использует ваши критерии и отображает все соответствующие записи, создавая мини-таблицу только записей, соответствующих вашим требованиям. Это похоже на мгновенный запрос без всякой работы и планирования. Конечно, это не так гибко или мощно, как запрос, но это все, что вам нужно, когда вы ищете довольно простой ответ.

Инструмент «Фильтр» появляется в разделе «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная» ленты, и для простого фильтра есть следующие варианты:

• Фильтр
• Выбор
• Расширенный фильтр по Форма
• Расширенный фильтр / Сортировка
• Toggle Filter

Каждый тип фильтра выполняет одну и ту же базовую функцию, но несколько иначе. Расширенная опция фильтра / сортировки, найденная нажатием кнопки «Дополнительно», открывает окно, в котором на самом деле создается запрос: выбор таблиц и полей для фильтрации, настройка критериев для использования фильтра при поиске конкретных записей.

Фильтры работают в таблицах, формах и запросах. Хотя вы можете применить фильтр к отчету, фильтрация отчетов может быть сложной задачей. Конечно, то, что вы читаете здесь, может быть применено к этому процессу, если вы хотите попробовать его самостоятельно. И то, чему вы научитесь применять к таблице, также может применяться, когда вы работаете с запросами и формами.

Фильтрация по содержимому поля

Основная команда Фильтр позволяет фильтровать ваши записи, поэтому вы просматриваете только записи, соответствующие определенным критериям. Предположим, например, что вы хотите видеть все записи для людей, живущих в определенном городе. Вот как это сделать:

1. В интересующей вас таблице щелкните маленький треугольник по имени поля для поля, которое вы хотите фильтровать (в данном случае — City).

   Доступ отображает всплывающее меню.

   Не щелкните правой кнопкой мыши заголовок в верхней части столбца (где он говорит Город). Щелчок правой кнопкой мыши показывает другое всплывающее меню, заполненное замечательными вещами, которые вы можете сделать в этом столбце таблицы.

   Фильтрация одного поля на основе записей этого поля.

2. Если вы хотите опустить некоторые записи из вашего фильтра, удалите их флажки во всплывающем меню.

   Вы можете либо

   • Удалить отметки из отдельных записей.или
   • Снимите флажок «Выбрать все», чтобы снять отметку со всех элементов.

   Снимите все флажки, чтобы вы могли легко проверить только те записи, чьи записи соответствия вы хотите увидеть.Когда все записи отмечены, вы увидите все записи.

3. Поместите флажки рядом с теми записями, которые вы хотите использовать при построении фильтра для поля.

   Доступ просматривает выбранное поле и отображает только те записи, которые соответствуют вашим критериям фильтра.

4. Нажмите «ОК».

   Отображаются все записи, соответствующие установленным критериям (в силу отмеченных элементов). Это может быть несколько записей, множество записей или только один.

Чтобы вернуться назад и просмотреть все оригинальные (нефильтрованные) записи, вы можете выбрать

• Нажмите кнопку Toggle Filter в разделе Sort & Filter на ленте, чтобы удалить последний использованный фильтр.или
• Еще раз щелкните крошечный треугольник имени поля и выберите «Очистить фильтр» «Имя поля». Если вы не помните, какие поля были отфильтрованы, вы можете указать их маленьким символом воронки, который появляется рядом с именем поля в представлении Datasheet.

Вся таблица, полная записей, возвращается к просмотру.

Фильтр по выбору

Команда выбора — самая простая из используемых команд Сортировка и Фильтр. Предполагается, что вы нашли одну запись, соответствующую вашим критериям. Использование фильтра «Выбор» очень похоже на захват кого-то в толпе и крик: «Ладно, все, кто похож на этого парня, выстроились там. «

Например, представьте, что вы хотите найти всех добровольцев, которые живут в Ландисвилле. Вы можете использовать фильтр выбора следующим образом:

1. Щелкните поле, в котором есть информация, которую вы хотите сопоставить.

   В этом случае это поле «Город».

2. Прокрутите список до тех пор, пока не найдете полевую запись, которая будет служить подходящим примером для вашего фильтра.

3. Нажмите, чтобы выбрать значение, которое вы ищете, щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую выделение, и выберите «Равно» Независимо от . (В этом случае это будет Equals Landisville.) Вы также можете выбрать ячейку, а затем нажать кнопку «Выбор» на вкладке «Главная» (в разделе «Сортировка и фильтр») для доступа к тому же списку вариантов.

   Доступ немедленно отображает таблицу, содержащую только записи, соответствующие вашему выбору.

   Доступ показывает только те записи, которые соответствуют критерию Filter by Selection.

4. Нажмите кнопку Toggle Filter на панели инструментов после того, как вы закончите использовать фильтр.

   Ваша таблица или форма вернется к ее регулярному отображению.

На этом этапе игры вы можете сохранить список всего, что соответствует вашему фильтру. К сожалению, простота и простота использования фильтра теперь возвращаются, чтобы преследовать вас. Чтобы навсегда записать отфильтрованный поиск, вам нужно создать запрос.

Вы также можете использовать меню «Фильтр», в котором отображаются параметры сортировки и список значений полей.

Когда вы выведете всплывающее меню, откройте «Выбрать все» и затем проверьте значение, которое вы хотите найти. Затем выберите «Текстовые фильтры» из того же всплывающего меню.

Тот же список опций (Equals, Not Equal, Begins With и т. Д.) Появляется как выпадающее меню, и вы можете сделать свой выбор там.

Фильтр по форме

Вы можете затянуть поиск, используя дополнительные фильтры, чтобы отсеять нежелательные совпадения, но это требует больших усилий.Для более простого способа изолировать группу записей в соответствии со значениями в более чем одном поле, попробуйте «Фильтровать по форме».

Фильтр по форме использует более одного критерия для просеивания записей. В некотором смысле это похоже на простой запрос. Он настолько похож на запрос, что вы даже можете сохранить критерии Filter by Form как полноценный запрос!

Предположим, например, что вам нужен список всех сотрудников вашей компании, которые работают в определенном отделе и имеют определенный заголовок.

Чтобы использовать «Фильтр по форме», выполните следующие действия:

1. На вкладке «Главная» ленты нажмите кнопку «Дополнительно» в разделе «Сортировка и фильтрация».

   Появится меню.

2. Выберите «Фильтровать по форме» в меню.

   Таблица заменяется на одну строку ячеек, по одной под каждым заголовком поля в вашей таблице.

3. • Нажмите в пустой ячейке под именем поля для первого столбца, который вы хотите фильтровать.
   • Используйте полосы прокрутки, чтобы вывести столбец на экран, если он выключен вправо и не отображается.
   • Стрелка вниз переходит к столбцу, который вы нажимаете.
   • Обычно Access показывает кнопку со стрелкой вниз рядом с первым полем в таблице.
   • Если вы ранее использовали команду «Фильтр» с таблицей, Access помещает кнопку со стрелкой вниз в последнее поле, которое вы отфильтровали. Фильтр по форме предлагает сетку и выпадающие списки для установки критериев для каждого поля.

4. Нажмите стрелку вниз, чтобы увидеть список значений, которые содержит поле.

   В раскрывающемся списке отображаются все уникальные значения в поле.

5. В списке значений щелкните значение, которое вы хотите использовать в этом фильтре.

   Например, если вы выберете Landisville из раскрывающегося списка в поле City, «Landisville» переместится в столбец City. Доступ автоматически добавляет цитаты — еще одна деталь, которую вы должны помнить!

6. Чтобы добавить еще один параметр фильтра для выбранного поля, щелкните вкладку «Или» в левом нижнем углу таблицы.

   Появится новое окно «Фильтр по форме», позволяющее добавить альтернативное условие поиска. Access также предлагает вкладку Or в левом нижнем углу дисплея.

   Команда Filter by Form любит отвечать на простые вопросы, такие как «Покажите мне всех добровольцев, которые живут в Ланкастере». «Он также предоставляет ответы на более сложные вопросы типа« Покажите мне все записи, содержащие Th в поле AvailableDays и у которых есть Landisville в поле City », и он легко выполняет обе задачи.

   Задавая более сложный вопрос (например, «Покажите мне всех добровольцев в Ланкастере, которые любят фандрайзинг»), требуется запрос.

   Нажмите вкладку Или, чтобы дополнительно определить критерии.

7. Для каждого дополнительного поля, которое вы хотите отфильтровать, нажмите вкладку «Or» и повторите шаги с 3 по 6.

   В этом примере вторым фильтруемым полем является VolunteerInfo, а Фандрайзинг был введен в полевое поле.

8. Когда вы закончите ввод всех критериев для фильтра, нажмите кнопку Toggle Filter.

   Доступ находит всех добровольцев, которые любят сбор средств на основе фильтрации двух полей таблицы.

Заключительная мысль о фильтре по форме:

Хотя вы можете получить фантазию, добавив или ищет контент вашего сердца, отслеживание вашего творчества становится очень трудным в кратчайшие сроки. Прежде чем зайти слишком далеко , напомните себе, что запросы работают лучше, чем фильтры, когда вопросы становятся сложными.

Когда вы закончите играть в свой фильтр, нажмите кнопку Toggle Filter. В этот момент ваша таблица вернется к нормальной (или, по крайней мере, так же нормально, как и таблицы данных).

Unfiltering в форме

Что вы будете делать, когда вводите критерии по ошибке? Или когда вы решите, что вы действительно не хотите включать Ланкастер в свой фильтр сразу после нажатия Lancaster? Нет проблем — команда Clear Grid приходит на помощь!

Когда вы нажимаете команду «Очистить сетку» (находится в расширенном меню «Сортировка и фильтр»), «Доступ» очищает все записи в сетке «Фильтр по форме» и дает вам приятное, чистое место, чтобы начать заново.

Фильтр, исключая выбор

Фильтр выбора также может использоваться для исключения определенных записей. Это отлично подходит для времен, когда вы хотите кратко скрыть кучу записей, в которых все имеют уникальный атрибут (конкретное состояние, город или почтовый индекс).

Вот как сделать фильтр выбора исключать для вас записи:

1. Прокрутите таблицу до тех пор, пока не найдете значение, которое вы хотите исключить.

2. Щелкните правой кнопкой мыши поле, содержащее это значение, и выберите «Не равно» ______ (где пустое представляет значение, которое вы нажали правой кнопкой) в появившемся меню.

   Те записи, которые соответствуют выбранному вами значению, убираются с пути, поэтому вы можете сосредоточиться на записях, которые вас действительно интересуют.

   Одним щелчком мыши Access скрывает всех добровольцев, чье значение поля «Состояние» является «Предполагаемым».

Вы также можете нажать кнопку «Выбор» (в разделе «Сортировка и фильтра» на вкладке «Главная») и выбрать «Не равно» из меню. Вы также заметите, что команды «Содержит и не содержат».

Они удобны для отбраковки записей, которые имеют что-то общее, например, определенное слово или число внутри них.

Вы также можете комбинировать фильтры, за исключением не только (например) добровольцев, которые являются перспективными, но и потенциальных волонтеров, которые живут в определенном городе или штате.

Источник: https://ru.howtodou.com/how-to-filter-data-in-access-2016

Как выполнять фильтрацию и сортировку в MS Access 2007?

• Что вы научитесь делать, посмотрев это видео?
• В этом видеоуроке вы узнаете, как выполнять фильтрацию, поиск и сортировку данных в таблицах MS Access 2007, как сохранять результаты фильтрации и сортировки в запросах.
• Описание видео:

Часто таблицы баз данных в MS Access содержат огромное количество записей и большое число полей. Для поиска нужной информации в таких больших базах и служит сортировка и фильтрация. Мы рассмотрим использование сортировки и фильтрации в MS Access на примере одной таблицы, импортированной из MS Excel. Эта таблица – прайс-лист книг, содержащий более 8,5 тысяч записей. Фильтр позволяет отображать только нужные записи таблицы, соответствующие условиям фильтра, при этом содержимое и структура таблицы не меняется. Фильтрация и сортировка может применяться не только к таблицам, но также к запросам и отчетам.

Предположим, что мы хотим получить список книг, относящихся только к одному  издательству «Полибук-Мультимедиа». Чтобы решить эту задачу, нужно установить фильтр по полю «ИЗД» (Издательство). Для этого наведем курсор на кнопку раскрывающегося списка (маленький треугольник) справа от заголовка поля «ИЗД» и нажмем на него.

В раскрывающемся списке мы видим  возможности сортировки и фильтрации по выбранному полю «ИЗД». В списке фильтрации отображены все значения поля «ИЗД» по всем записям.

После нажатия «ОК» выпадающий список закрывается, и в таблице останутся отображены только 2 книги, относящихся к издательству «Полибук-Мультимедиа». При этом справа возле имени поля «ИЗД» появится пиктограмма, означающая применение фильтра. Если навести курсор на эту пиктограмму, то будет отображено условие фильтрации.

Для отмены фильтра и возврата к отображению всех записей, нужно из контекстного меню фильтра (вызывается правым кликом на пиктограмме фильтра в заголовке поля «ИЗД») выбрать «Снять фильтр с …».

Или нажать кнопку «Удалить фильтр» на ленте в меню «Главная» в группе «Сортировка и фильтр». После удаления фильтра мы увидим все записи таблицы.

Если повторно нажать на ту же кнопку на ленте в меню «Главная» в группе «Сортировка и фильтр», которая теперь сменила название на «Применить фильтр», то к таблице будет применен последний из заданных фильтров.

Чтобы изменить условие фильтра, нужно на ленте в меню «Главная» в группе «Сортировка и фильтр» нажать кнопку «Фильтр», или вызвать контекстное меню фильтра правым кликом на пиктограмме фильтра в заголовке поля «ИЗД».

При этом открывается список задания условий фильтра. В этом списке выберем еще одно издательство, например «ВНV-СПб».

После нажатия «ОК» и закрытия списка условий фильтра в таблице будут отображены только книги 2-х выбранных издательств.

Для этого вызываем выпадающий список условий фильтра для поля «Автор», снимаем пометку «Выделить все» и отмечаем только авторов с фамилией «Кирьянов».

После применения фильтра по автору, в таблице будет отображен список книг автора Кирьянова, которые печатаются в 2-х выбранных нами издательствах.

Аналогично добавим еще один фильтр по полю «Серия» и выберем записи, у которых поле «Серия» имеет значение «В подлиннике». Всем трем фильтрам будут удовлетворять только 4 записи.

Для сохранения условия фильтрации в базе данных нужно выбрать «Сохранение фильтра в виде запроса».

Для этого нажимаем кнопку «Параметры расширенного фильтра» из меню «Главная» на ленте, в группе «Сортировка и фильтр». После этого в раскрывшемся списке выбираем «Изменить фильтр».

Данный фильтр – комбинация трех критериев, выборка по Издательству, Серии и Автору, буден в символическом виде представлен в MS Access.

Раскроем область переходов, в ней пока отображена одна таблица «Лист1: Таблица».  Нажимаем кнопку «Параметры расширенного фильтра» на ленте в группе «Сортировка и фильтр», потом Дополнительно, и в появившемся меню выбираем «Сохранить как запрос». Откроется окно сохранения запроса, в котором надо указать имя запроса (по умолчанию «Запрос1»).

При  этом запрос отработает и на экране останутся только 4 записи таблицы, удовлетворяющие заданным фильтрам.

Наряду с фильтрацией часто используется также поиск и сортировка данных. Для быстрого поиска записи с определенным значением какого-то поля используется строка состояния таблицы.

Для поиска определенных фрагментов текста во всей таблице, или их замены на другие, используется диалоговое окно «Поиск и замена». Это окно вызывается из меню «Главная», нажатием  на ленте кнопки «Найти».

Работает это диалоговое окно полностью аналогично режиму поиска и замены в MS Word и Excel.

Для сортировки записей таблицы используются кнопки на ленте в меню «Главная» в группе «Сортировка и фильтр», а также раскрывающийся список, который находится справа от названия каждого поля таблицы.

При появлении этого раскрывающегося списка выбираем 1 из 2-х вариантов сортировки (по возрастанию или по убыванию), — и записи таблицы сортируются по выбранному порядку.

Для отмены сортировки есть кнопка «Очистить все сортировки», расположенная на ленте рядом с кнопками сортировки.

Источник: http://www.kak-v.com/kak-vypolnyat-filtraciyu-i-sortirovku-v-ms-access-2007/

Система управления базами данных access 2007 лабораторная работа №1 Создание однотабличной базы данных

MS ACCESS Лабораторная работа №1 39

Цель
работы: Научить
студентов
создавать однотабличную базу данных,
редактировать, фильтровать, сортировать
любые данные, используя инструменты
Access:
Сортировка
данных, Расширенный
фильтр, Фильтр
по выделенному
образцу, Удалить фильтр,
Исключить
выделенное, пр..

Теоретические сведения

Access — это система
управления базами данных (СУБД).

Под системой
управления понимается
комплекс
программ,
который
позволяет не только хранить большие
массивы данных в определенном формате,
но и обрабатывать их, представляя в
удобном — для пользователей виде.

Access
дает возможность
также
автоматизировать часто выполняемые
операции (например,
расчет заработной
платы, учет материальных ценностей и
т.п.). С помощью Access можно
не только разрабатывать
удобные формы ввода
и просмотра
данных, но и
составлять
сложные отчеты.

Access является
приложением
Windows, а поскольку
и Windows и Access разработаны одной фирмой
(Microsoft), они
очень хорошо
взаимодействуют друг с другом. СУБД
Access работает под
управлением Windows;
таким образом,
все преимущества Windows доступны в Access,
например, вы
можете вырезать, копировать и вставлять
данные из любого приложения
Windows в
приложение Access
и наоборот.

Применение
реляционной СУБД помогает упростить
структуру данных и таким образом
облегчить выполнение работы.

Таблицу
Access можно
связать с
данными, хранящимися на другом компьютере
или на сервере,
а также использовать
таблицу, созданную в СУБД Раrаdox
или Dbase. Данные Access очень просто
комбинировать с данными Ехсеl.

В СУБД Access
предусмотрено много дополнительных
сервисных возможностей. Мастера
помогут
создать таблицы, формы или отчеты из
имеющихся заготовок, сделав
основную
черновую работу. Выражения
используются
в Access, например, для проверки
допустимости
введенного значения.

Макросы
позволяют
автоматизировать многие процессы без
программирования, тогда как встроенный
в Access язык VBA
(Visual Basic for
Applications) — специально разработанный
компанией
Microsoft диалект
языка Basic для
использования в приложенияхMicrosoft Office —
дает возможность опытному пользователю
программировать сложные процедуры
обработки данных. Просматривая свою
форму или отчет, можно представить, как
они будут выглядеть в распечатанном
виде. И, наконец, используя такие
возможности языка
программирования С, как
функции и обращения к Windows API (Application
Programming Interface — интерфейс прикладных
программ Windows), можно написать подпрограмму
для взаимодействия Access с другими
приложениями
— источниками
данных.

В Microsoft Access добавлено
множество новых средств, разработанных
для облегчения работы в Интернет и
создания приложений для
Web доступа к сети Интернет и использования
преимуществ
новых средств необходимы средства
просмотра Web, например Microsoft Internet Ехрlorer,
а также модем. Пользователь имеет
возможность непосредственно подключаться
к узлам Microsoft Web из программ 0ffice (в том
числе и из Access).
При этом можно,
например, получить доступ к
техническим ресурсам
и загрузить общедоступные программы,
не прерывая работу с Access.

Система Access содержит
набор инструментов для управления
базами данных, включающий конструкторы
таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме
того, Access можно рассматривать и как
среду для разработки приложений.

Используя макросы для автоматизации
задач, можно создавать такие же мощные,
ориентированные на пользователя
приложения, как и приложения, созданные
с помощью «полноценных» языков
программирования, дополнять их кнопками,
меню и диалоговыми окнами. Кроме того,
программируя на VВА, можно также создавать
программы, по мощности не уступающие
самой Access.

Более того, многие средства
Access, например мастера
и конструкторы, написаны
на VBA. Мощность и гибкость темы Access делают
ее сегодня одной из лучших программ для
управления базами данных

Работа с мастерами

Мастер (Wizard)
— специальная программа, помогающая в
решении какой-то задачи или создании
объекта определенного типа. Эта программа
поможет за несколько минут выполнить
рутинную работу, на которую, без применения
этой программы, может уйти несколько
часов.

В Access
имеется около сотни мастеров,
предназначенных
для проектирования баз данных, приложений,
таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых
наклеек, элементов управления и свойств.

Информация для
пользователей электронных таблиц

Те, кто знакомы с
Ехсеl,
заметят, что Access во многом похож на
Ехсеl.
Прежде всего, программы являются
продуктами для Windows, следовательно,
можно использовать опыт применения
специфичных для Windows соглашений.

Данные
таблицы или запроса Ассеss
отображаются в виде электронной таблицы,
которую принято называть таблицей
данных. Размер
строк и столбцов таблицы данных можно
изменять так же, как в рабочих таблицах
Ехсеl.
Фактически режим ввода данных Access ничем
не отличается от аналогичного режима
Ехсеl.

Основное различие между таблицей базы
данных (БД) и электронной таблицей — в
системе адресации: в электронной таблице
адрес — каждая ячейка, а в таблице БД —
только поля текущей записи.

В электронной
таблице каждая ячейка обрабатывается
индивидуально, а в таблице БД обработка
идет по записям, причем записи
обрабатываются однотипным образом. Эти
упрощения для БД позволяют повысить
скорость обработки и количество
обслуживаемой информации.

Контекстно-зависимая
справка и Помощник

Справочная система
фирмы Microsoft является, наверное, лучшей
среди аналогичных программ, как для
новичков, так и для опытных пользователей.
Access
дает возможность
использовать контекстно-зависимую
справку, для получения которой достаточно
нажать правую клавишу мыши.

Какие бы не
возникали затруднения при работе с
системой, может всегда помочь на экране
справка по интересующей вас теме. Помимо
этого, справочная система Access имеет
удобные и простые в использовании
содержание, предметный указатель,
систему поиска, журнал хронологии и
закладки.

Структура таблицы
и типы данных

Все составляющие
базы данных, такие, как таблицы, отчеты,
запросы, формы и объекты, в Access
2007 хранятся в
едином дисковом
файле. Основным структурным компонентом
базы является
таблица. В
таблицах хранятся вводимые нами данные.

Внешне каждая
таблица Access
2007 похожа на таблицы, с которыми мы
привыкли работать на бумаге, — она состоит
из столбцов, называемых полями,
и строк,
называемых записями.
Каждая запись
таблицы содержит
всю необходимую информацию об отдельном
элементе базы данных.

Например,
запись о
преподавателе может содержать фамилию,
имя, отчество, дату рождения, должность
и т.п.

При разработке
структуры таблицы, прежде всего,
необходимо определить названия
полей, из
которых она должна состоять, типы полей
и их размеры. Каждому полю таблицы
присваивается
уникальное
имя, которое не может содержать более
64 символов.

Имя желательно
делать таким, чтобы функция поля
узнавалась по
его имени.
Далее надо
решить,
данные какого типа будут содержаться
в каждом поле. В Access можно выбирать любые
из основных типов данных. Один из этих
типов данных должен быть присвоен
каждому полю.

Значение типа
поля может
быть задано только в режиме конструктора.
Ниже представлены типы данных Access и
их описание.

Тип данных	Описание
Текстовый (Значение по умолчанию)	Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)
Числовой	Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов
Дата — время	Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно
Денежный	Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части
Поле МЕМО	Для хранения комментариев до 65535 символов
Счетчик	Специальное числовое поле, в котором Ассеssавтоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя
Логический	Может иметь только одно из двух возможных значений(True/Fa1se, Да/Нет)
Поле объекта ОLЕ	Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Word, Web– страница, рисунок, звукозапись, или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Ассевв
Гиперссылка	Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNС) или к странице (адрес URL).
Мастер подстановок	Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля

В Access существует
четыре способа создания пустой таблицы:

1. использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных;

2. мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких, как деловые контакты, список личного имущества, или рецепты;

3. ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;

4. определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от
метода, примененного для создания
таблицы, всегда имеется возможность
использовать режим
конструктора
для дальнейшего изменения
макета таблицы,
например для
добавления новых полей, установки
значений по
умолчанию или для создания масок
ввода. Однако
только четвертый метод позволяет сразу
задать ту структуру таблиц, которая
вам нужна, и
поэтому далее рассмотрим именно этот
метод.

Ввод данных в
ячейки таблицы

Ввод данных в
ячейки таблицы производится обычным
образом — необходимо перевести курсор
в нужную ячейку, т.е. сделать ее активной,
и ввести в нее данные (вводить данные в
ячейку для поля с типом данных Счетчик
не требуется,
так как значения в этом поле появляются
автоматически при вводе данных в любую
другую ячейку данной записи).

Особенности
ввода следующие: при нажатии клавиши

ячейка очищается; если ввод данных в
ячейку прервать, нажав клавишу ,
то восстанавливается старое значение,
а если нажать клавиши или ,
то в ячейку заносится новое значение.
Можно редактировать текущее значение,
меняя в нем отдельные символы.

Например, если вы введете букву
в ячейку с числовым типом, то Access выдаст
сообщение о неправильно введенном
значении и не позволит перейти к другой
ячейке, пока не будут введены правильные
данные.

Для всех типов
полей (кроме типов Счетчик
и поле объекта
OLE) можно самостоятельно задавать
ограничения для вводимых данных. Для
этого в режиме конструктора надо выбрать
вкладку Общие,
перевести
курсор в поле с именем «Условия на
значение» и ввести ограничение на
данные. Например, стаж работы вряд ли
может быть более 70 лет, ограничение
будет следующее:

Источник: https://studfile.net/preview/3001829/

Свойство Form. Filter (Access)

• 03/12/2019
• Время чтения: 2 мин

С помощью свойства Filter можно указать подмножество записей, отображаемых при применении фильтра к форме, отчету, запросу или таблице.You can use the Filter property to specify a subset of records to be displayed when a filter is applied to a form, report, query, or table. Для чтения и записи, String.Read/write String.

СинтаксисSyntax

Expression. Filter (фильтр )expression.Filter

выражение: переменная, представляющая объект Form.expression A variable that represents a Form object.

Если вы хотите указать серверный фильтр в проекте Microsoft Access (ADP) для данных, расположенных на сервере, используйте свойство ServerFilter .If you want to specify a server filter within a Microsoft Access project (.adp) for data located on a server, use the ServerFilter property.

Свойство Filter — это строковое выражение, состоящее из предложения WHERE без ключевого слова WHERE.

The Filter property is a string expression consisting of a WHERE clause without the WHERE keyword. Например, приведенный ниже код Visual Basic определяет и применяет фильтр для отображения только клиентов из США.

For example, the following Visual Basic code defines and applies a filter to show only customers from the USA.

Me.Filter = «Country = 'USA'»
Me.FilterOn = True

Примечание

Установка свойства Filter не оказывает никакого действия для свойства Filter фильтра ADO.Setting the Filter property has no effect on the ADO Filter property.

Вы можете использовать свойство Filter , чтобы сохранить фильтр и применить его позже.You can use the Filter property to save a filter and apply it at a later time.

They are automatically loaded when the object is opened, but they aren't automatically applied.

При создании нового объекта он наследует свойства RecordSource, Filter, OrderByи OrderByOn таблицы или запроса, из которых она была создана.

When a new object is created, it inherits the RecordSource, Filter, OrderBy, and OrderByOn properties of the table or query that it was created from.

Чтобы применить сохраненный фильтр к форме, запросу или таблице, можно нажать кнопку Применить фильтр на панели инструментов, выбрать команду Применить фильтр/сортировать в меню записи или использовать макрос или Visual Basic, чтобы задать для свойства FilterOn значение true.To apply a saved filter to a form, query, or table, you can choose Apply Filter on the toolbar, choose Apply Filter/Sort on the Records menu, or use a macro or Visual Basic to set the FilterOn property to True. Для отчетов можно применить фильтр, задав для свойства FilterOn значение Да в окне свойств отчета.For reports, you can apply a filter by setting the FilterOn property to Yes in the report's property sheet.

Кнопка Применить фильтр указывает состояние свойств Filter и FilterOn .The Apply Filter button indicates the state of the Filter and FilterOn properties.

Кнопка остается отключенной до тех пор, пока не будет применен фильтр.The button remains disabled until there is a filter to apply. Если в данный момент применен существующий фильтр, кнопка Применить фильтр появляется в нажатом состоянии.

If an existing filter is currently applied, the Apply Filter button appears pressed in.

Фильтр можно удалить, нажав нажатую кнопку » Применить фильтр «, выбрав команду удалить фильтр/сортировать в меню записи или используя Visual Basic, чтобы задать для свойства FilterOn значение false.You can remove a filter by choosing the pressed-in Apply Filter button, choosing Remove Filter/Sort on the Records menu, or using Visual Basic to set the FilterOn property to False.

Если свойство Filter задано в режиме конструктора формы, Microsoft Access не пытается проверить выражение SQL.

When the Filter property is set in form Design view, Microsoft Access does not attempt to validate the SQL expression. Если выражение SQL недопустимо, при применении фильтра возникает ошибка.

If the SQL expression is invalid, an error occurs when the filter is applied.

Поддержка и обратная связьSupport and feedback

Источник: https://docs.microsoft.com/ru-ru/office/vba/api/access.form.filter(property)