Как сделать чтобы в excel работали сразу два человека?

При работе над совместным проектом возникает необходимость одновременного внесения данных в документ. Это позволяет оперативно записывать значения по ячейкам и наполнять информацией исходный файл. Microsoft Office Excel имеет в своем арсенале специальную функцию для таких случаев и сегодня разберемся, как обеспечить общий доступ к файлу excel другим пользователям.

Использование

Для редактирования рабочей книги excel группой людей необходимо поместить документ в отдельной папке, к которой имеют доступ все пользователи. Обычно это делается по локальной сети в рамках одного офиса, компании или предприятия. Затем необходимо дать разрешение через редактор. Чтобы сделать общий доступ к файлу excel, необходимо сделать следующее:

1. На Панели инструментов переходите во вкладку Рецензирование и нажимаете кнопку Доступ к книге в блоке Изменения.

1. Открывается диалоговое окно, в котором отображается список людей использующих документ. Ставите галочку напротив разрешения изменять файл и нажимаете ОК.

1. Во вкладке Подробнее можно настроить сроки хранения журнала изменений, периодичность обновления файла, а также приоритетность изменений.

Если файл только создан, то программа предложит сохранить документ. Обязательно сохраняйте в сетевой папке, чтобы не было проблем с доступом у других людей.

После этого в названии рабочей книги должно появиться слово Общий, что свидетельствует о возможности совместной работы.

Чтобы посмотреть список изменений, необходимо выделить исправления при помощи отдельной функции.

В открывшемся окне настраиваете параметры отображения изменений.

После нажатия кнопки ОК все исправления будут вынесены на отдельный лист с пометками кем и когда внесено дополнение. Это называется журналом изменений, который можно сохранить отдельно на компьютере или распечатать.

Ограничения

К сожалению, при работе нескольких человек в одной книге, существует ряд ограничений для редактирования и форматирования информации:

1. Нельзя вставлять диаграммы, рисунки, сводные таблицы и прочие объекты.
2. Запрещено редактирование макросов.
3. Группировка данных по столбцам и строкам ограничена.
4. Нельзя изменять формулы исходного файла.
5. Удаление листов книги также запрещено.

Если необходимо выполнить одну из подобных операций, необходимо попросить администратора отключить общий доступ, провести редактирование и снова включить режим совместной работы.

Бывает, что при открытии книги excel программа выдает ошибку «Файл заблокирован». Причиной этому могут служить следующие проблемы:

1. Большая нагрузка на локальную сеть
2. Два разных пользователя добавляют информацию в одну и ту же ячейку – возникает программный конфликт.
3. Перегружена оперативная память из-за большого размера документа и компьютер не может справиться с нагрузкой.
4. Пользователь был удален из списка в одностороннем порядке.

Чтобы убрать общий доступ, достаточно убрать галочку напротив разрешения изменять файл через настройки совместной работы. При этом в списке пользователей должен остаться один человек – администратор.

Облачные хранилища

Также совместно можно редактировать документы и через интернет. Для этого администратор должен сохранить документ в облаке и предоставить ссылку. Рассмотрим примеры обеспечения общего доступа на самых популярных облачных хранилищах:

1. На яндекс диске щелкаете по загруженному файлу и в верхней части нажимаете Поделиться.

После этого выпадет список возможной рассылки через социальные сети и отдельная ссылка для копирования. При этом на значок документа добавляется специальный символ в виде звеньев цепи, который свидетельствует об общем доступе.

1. На гугл диске нажимаете по документу правой клавишей мыши и из выпадающего списка выбираете строку Открыть доступ.

В появившемся окне можно скопировать ссылку, а также ввести имена контактов или адреса электронной почты для предоставления доступа к файлу. В конце обязательно нажимаете кнопку Готово.

Как видите, обеспечить совместную работу над одним файлом в excel не трудно. Механизм предоставления прав для версий 2007, 2010, 2013 и 2016 годов одинаковый. Помимо этого существует возможность редактирования документов через облачные хранилища, что позволяет изменять документ из любой точки мира по средствам сети интернет.

Источник: https://mir-tehnologiy.ru/obshhij-dostup-k-fajlu-excel/

Общий доступ Excel. Совместная работа с файлом

Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле.

При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении.

В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо — общая сетевая папка.

Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами.

Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.

Как создать общий доступ Excel?

Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.

Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.

История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»

Кто работал с базой данных, хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы.

Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями.

Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений как внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.

Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления

В появившимся окне настройте что и как выводить

Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:

Если отметите такие галочки:

То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.

Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения

Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.

Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.

Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.

Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу

В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.

Разберем содержание окна поподробнее:

Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, что мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.

Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).

Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся, мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.

Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры — снимите эти галочки.

Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?

Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.

Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.

Так же нельзя делать:

• Управление и изменение макросов
• Добавлять рисунки и другие объекты
• Группировать или скрывать столбца или строки
• Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
• Пользоваться инструментом «Проверка данных», например создавать выпадающий список.
• Делать защиту листа
• Невозможна работа с формулами массива

В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?

Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:

Источник: https://excelworks.ru/2018/03/01/obshhiy-dostup-excel-sovmestnaya-rabota/

Совместная работа (общий документ)

Печатать книгу

Если вы когда-нибудь пытались открыть расположенный в сети документ Word, который уже кем-то открыт, то наверняка помните неудобства, вызванные тем, что невозможно сохранить изменения — документ открывается в режиме «только чтение». И как бы нам ни было необходимо совместно поработать над текстом, возможности такой мы не имеем.

Можно с уверенностью сказать, что в Excel такая проблема решена. Да-да, можно один и тот же документ Excel открыть на разных компьютерах и работать совместно, более того, при этом можно отслеживать работу каждого пользователя. Только предварительно надо сделать некоторые настройки, чему мы сегодня и научимся.

Сегодня мы будем готовиться к празднованию Нового года. Итак, комиссия в составе трёх человек — Иванов, Петров и Сидоров — должна подготовить новогодний праздник в школе. Будучи людьми ответственными и не желая что-либо упустить, они решили отмечать все свои действия в таблицах Excel.

• Сохраните файл НГ.xls в сетевой папке (или любой папке, доступной всем участникам работы) под именем НГ-Иванов.xls (вместо Иванов запишите свою фамилию). Замечание. Эту работу необходимо выполнять вдвоём (или, в крайнем случае, можно работать и одному, но на разных компьютерах). Вам придётся одновременно работать за Иванова (в своём файле) и Петрова (в файле вашего помощника), поэтому вы назвали файл своим именем, так как Excel не позволяет открыть одновременно два файла с одинаковым именем.
• Выполните Сервис → Доступ к книге…
• В окне Управление доступом к файлу установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (обратите внимание, что пока вы владеете файлом монопольно):
• После нажатия кнопки ОК появится окно с сообщением Данное действие приведёт к сохранению файла — согласитесь с этим. И теперь в заголовке документа вы видите надпись Общий, что свидетельствует о том, что его можно открыть нескольким пользователям:
• Попросите вашего помощника (для определённости будем называть его Петров) открыть ваш файл на своём компьютере. Если у него это получилось без проблем (то есть Excel не предложил открыть файл в режиме Только чтение), значит, вы всё сделали правильно.

• Выполните Сервис → Доступ к книге… Теперь в окне Управление доступом к файлу отмечено, что с файлом работают двое пользователей:Замечание. Если в этом окне вы вместо ваших фамилий видите неизвестно какие имена, откройте Word, в окне Параметры на вкладке Пользователи впишите свою фамилию и инициалы:после чего перезапустите Excel. Те же действия должен проделать Петров на своем компьютере.
• На листе Иванов заполните следующую строчку:
• Попросите Петрова скопировать на его лист заголовки столбцов, внести свои дела и сохранить документ:
• Теперь сохраните документ вы. При этом появится сообщение о том, что в документе не только сохранены ваши изменения, но и отражены изменения других пользователей:
• Перейдите на лист Петров и убедитесь, что вы видите его изменения.

До сих пор вы работали каждый на своём листе, но иногда возникает необходимость разным пользователям вносить изменения на один лист, и тут могут возникнуть проблемы.

• Попросите Петрова на листе новый год изменить дату и ответственного за покупку призов, а затем сохранить файл:
• После этого (не сохраняя ваш файл!) измените данные в тех же ячейках:
• Сохраните файл. На этот раз вы увидите окно Возник конфликт доступа, в котором показаны изменения, проделанные вами и Петровым в одних и тех же ячейках — в верхнем поле показаны ваши изменения, в нижнем — Петрова:
• Вы можете, рассмотрев сделанные изменения, выбрать, чьи сохранить — свои или вашего помощника. Сохраните свои изменения, нажав кнопку Сохранить мои.
• После этого появится ещё одно сообщение — о конфликте, возникшем во второй, заполненной одновременно с Петровым ячейке:
• На этот раз сохраните изменения Петрова, нажав кнопку Сохранить чужие. И теперь в вашем документе отображены ваши с Петровым совместные изменения:

Вопрос. Что сейчас видит в этом файле Петров? Что он будет видеть после сохранения документа?

Замечание. Окно с оповещением о конфликте доступа появляется не у каждого из «конфликтующих» пользователей, а только у того, чьи изменения были сохранены позже. Это окно не появилось бы у вас, если бы перед внесением изменений вы сохранили свой файл (тем самым отобразив у себя изменения Петрова).

Возможно, сейчас у вас возникло ощущение, что при работе на «общем» листе в одних и тех же ячейках всегда возникают конфликты. На самом деле это не совсем так, в чём мы сейчас убедимся, проведя ещё один эксперимент:

• Попросите Петрова заполнить ячейки одиннадцатой строки и сохранить изменения:
• После этого сами заполните эту же строчку другими данными:
• Сохраните файл.

Вопреки ожиданиям, на этот раз конфликта не возникло — Excel прекрасно понял, что и вы, и Петров продолжили список, только выстроил ваши изменения не в том порядке, в каком они были сохранены (вспомните, ведь первым изменения внёс Петров, а его строчка, тем не менее, оказалась ниже вашей):

Замечание. В данной ситуации Excel исходит из принципа приоритета более позднего изменения, то есть считает последние изменения более важными.

Ну а теперь у вас, конечно же, возник вопрос, можно ли бесконфликтно добавлять записи в середину списка? Давайте попробуем.

• Петров, предварительно сохранив файл (чтобы отобразить ваши последние изменения), добавляет строчку над записью Установка ёлки и вносит туда свою запись:
• После того как он сохранит свои изменения, вы проделываете то же самое, только запись вносите другую:
• Сохраните файл. Как видите, и на этот раз конфликта не возникло:

Единственное, что должно нас насторожить в данной ситуации — дублирование номеров записей, но с этим придётся смириться, периодически «вручную» подправляя нумерацию.

При совместном заполнении «общего» листа в общей книге возникает вопрос об отслеживании того, какой пользователь какую информацию внёс. И сделать это в общей книге можно с помощью средства Выделение исправлений.

• Выполните команду Сервис → Исправления → Выделить исправления…
• В окне Исправления в строке по времени выберите Все:
• Нажмите кнопку ОК — теперь ячейки, заполненные вами и Петровым, обведены цветными рамками.
• Наведите указатель на одну из изменённых ячеек и немного задержите — вы увидите подсказку, сообщающую, кто, когда и как изменил содержимое этой ячейки:
• Вы можете выбрать отслеживание изменений, начиная с некоторой даты или ещё вами не просмотренные:
• Одновременно с этим можно выбрать пользователя, изменения которого вас интересуют:
• Можно указать диапазон, изменения в котором будут отслеживаться:

Кроме такого «оперативного» отслеживания изменений «на месте», можно отобразить все изменения на отдельном листе.

• Откройте окно Исправления.
• Установите флажок пользователем: все и отметьте флажок Вносить изменения на отдельный лист:
• Нажмите кнопку ОК — в книге появится новый лист Журнал, на котором отображены все изменения, внесённые в документ указанными пользователями:Обратите внимание на ячейку J16 (возможно, у вас она расположена чуть ниже или выше), в которой записано слово Выигрыш:Узнаёте? Это же ваш конфликт с Петровым, который вы разрешили в свою пользу. Более того, в ячейке K16 указан номер действия, «проигравшего» в этом споре — 13. Оказывается, даже «проигравшие» в конфликте изменения не теряются бесследно, а сохраняются в журнале изменений.
• Сохраните документ. Не удивляйтесь, что лист Журнал пропал — когда понадобится, вы сможете вызвать его снова с нужными параметрами.

• Статус Общая книга даёт возможность одновременно нескольким пользователям работать с одним документом Excel.
• При сохранении изменений в общей книге на конкретном компьютере в файле отображаются также все изменения, сделанные другими пользователями.
• Если одновременно в одной ячейке сделаны изменения несколькими пользователями, то при их сохранении пользователю, сохраняющему документ последним, будет выдано сообщение о возникшем конфликте и предоставлена возможность выбрать, чьи изменения считать приоритетными.
• Если информация на листе представлена в виде списка, то при добавлении новой записи несколькими пользователями (в конец либо в середину списка) конфликта не возникнет.
• Для общих книг ведётся Журнал изменений, в котором сохраняются все изменения (даже «проигравшие» в конфликте), произведённые с книгой.
• Журнал изменений можно отобразить как в режиме «реального времени» (когда изменения показываются в той ячейке, где они были произведены, в виде комментариев), так и на отдельном листе.

Источник: http://izido.ru/mod/book/tool/print/index.php?id=12834

5 лайфхаков при работе с Google Таблицами

Сергей Капличный

Выбрали для вас пять полезных и эффективных советов из книги «Google Таблицы. Это просто», которые помогут вам стать настоящим джедаем таблиц. Начнём?

Как работать с фильтрами

Как правило, в Таблицах одновременно работают несколько человек. Часто сразу нескольким нужно фильтровать данные. Можно поставить фильтры так, чтобы они не были видны другим пользователям. Обычный фильтр виден всем пользователям, аналогичен таковому в Excel и вызывается нажатием следующей кнопки на панели инструментов:

Режим фильтрации виден только одному пользователю. Благодаря этой опции пользователи могут создавать свои независимые фильтры и не мешать друг другу работать с документом.

Режим фильтрации можно вызвать, нажав на маленькую кнопку со стрелкой рядом с иконкой фильтра и выбрав пункт Создать новый фильтр в выпадающем меню:

После этого внешний вид вашей таблицы поменяется:

• В левом верхнем углу будет стоять имя нового фильтра (по умолчанию — Фильтр 1 (2, 3…)). Его можно изменить и в дальнейшем вызывать в том же диалоговом окне:
• 
• Справа от имени указан диапазон, который вы фильтруете, его можно изменять:

Теперь вы можете фильтровать данные, не опасаясь, что помешаете другим пользователям. Они не увидят результаты обработки данных вашим фильтром. Не забывайте, что после работы все фильтры сохраняются. Их можно удалить в том же меню:

Обратите внимание на то, что после создания фильтра он будет виден всем пользователям, имеющим доступ к документу. Пользователи с правом редактирования смогут его изменять, а пользователи с правом просмотра и комментирования — активировать и просматривать результаты фильтрации.

При этом пользователи с правом комментирования и просмотра смогут сами создавать временные фильтры, которые не будут видны другим пользователям. После закрытия вкладки такие фильтры не сохранятся. Если во время работы с фильтром в режиме фильтрации скопировать ссылку из браузера и отправить ее кому-либо, то адресат сможет попасть по ней в ваш фильтр.

Как писать условия в формулах

Небольшое пояснение, как писать условия в формулах, чтобы все работало.

— Числовые и текстовые условия, знаки >,

Источник: https://biz.mann-ivanov-ferber.ru/2018/05/01/5-effektivnyx-lajfxakov-pri-rabote-s-google-tablicami/

Excel Online. Настройка общего доступа к excel-таблицам

Всем привет!

На работе поставили задачу организовать общий доступ к таблицам Excel для одновременного редактирования несколькими сотрудниками предприятия, возможность оперативно посмотреть информацию если это потребуется, а так же внести поправки и другую важную информацию.К слову не все сотрудники сидят в одном здании, а на разных объектах и площадках, которым необходимо видеть информацию занесенную коллегами. В связи с этим было рассмотрено несколько вариантов для реализации доступа:

Microsoft Excel

• Непосредственно штатным Excel который установлен у всех,но есть некоторые нюансы:
• — Файл должен находится в одной сети (у нас все пользователи раскиданы по разным объектам)
• — Некоторые задачи становятся недоступны (создавать таблицы Excel;создавать, менять или просматривать сценарии; удалять листы; объединять либо разделять ячейки.)
• — Частая «блокировка» файла

— Не видно кто что делает, т.е. информация будет доступна только после сохранения файла. Один не приятный момент при работе с файлом — если вы записываете информацию в одну и ту же ячейку, при сохранении файла работает правило «кто последний тот и папа»)))))

1. Реализация делается следующим образом, заходим в «Рецензирование» и щелкаем по значку «Доступ к книге».
2. 
3. После этих действий файл станет общим и даёт пользователям одновременное редактирование. В названии файла появится приписка [Общий]
4. При нажатии кнопки «Доступ к книге» может возникать ошибка:
5. 
6. Достаточно сделать по шагам что написано в диалоговом окне ошибки и она пропадёт!

И так что же мы увидим когда нажмем кнопку «Доступ к книге»?!

• А увидим список пользователей которые работают в данный момент и не забудем так же поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно»
• 
• Excel настроен для работы с общими документами

OneDrive

Стандартное облачное хранилище семейства Windows 8.08.110. Отказались сразу из-за:

• отличие операционных систем (большинство пользователей работают на windows 7)
• каждому пользователю необходимо было бы регистрировать учетную запись Microsoft
• различные версии Microsoft Office которые могут при неправильном использовании конфликтовать
• сложный механизм аутентификации для понимания конечного пользователя.

Источник: https://www.nibbl.ru/office/excel-online-nastrojka-obshhego-dostupa-k-excel-tablicam.html

Совместная работа нескольких пользователей в одном файле Excel

Заметка написана Андреем Макаренко

По крайней мере с версии Excel 2007 появилась давно ожидаемая возможность совместной работы нескольких пользователей в одной книге. Эта возможность позволяет совместно редактировать данные одной книги, на одном листе и даже в одной ячейке.

Понятно, что в последнем случае разделение возможности совместной работы должно быть произведено административно.

Впрочем, при попытке совместной работы в одной ячейке, Excel об этом честно предупреждает и записывает последнее из выполненных изменений.

Скачать заметку в формате Word или pdf

Есть и другие ограничения на совместную работу, они варьируются от версии к версии, в принципе понятные, для примера можно привести такой список ограничений:

• создание документов
• назначение, изменение и удаление паролей
• защита листов/книги, снятие защиты
• удаление листов
• вставка/удаление ячеек (но работает вставка столбцов и строк)
• объединение ячеек и разъединение объединённых ячеек
• вставка или изменение рисунков и гиперссылок
• создание/изменение диаграмм и отчётов сводных диаграмм
• создание, запись, изменение, просмотр макросов
• работа с XML-данными

Для организации совместной работы файл нужно предварительно подготовить (порядок подготовки варьируется в зависимости от версии Excel. Данное ниже описание сделано для Excel 2010).

В меню Файл/Параметры Excel/Центр управления безопасности/Параметры центра управления безопасности снимите галку Удалять персональные данные из свойств файла при сохранении.

После этого станет доступным пункт меню Рецензирование/Доступ к книге. Поставьте галку Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

• 
• Теперь файл может быть открыт несколькими пользователями, при этом никаких сообщений о том, что кто-то зашел в уже открытый другим пользователем файл не выдается. Узнать, кто работает в настоящее время в файле можно в том же диалоговом окне:
• 
• Открывшие файл пользователи могут работать в нем одновременно. Отражение произведенных пользователем действий происходит у других пользователей после того как:

• сохранит файл пользователь, вносящий изменения
• сохранит файл пользователь, который хочет обновить файл для отражения внесенных другими пользователями изменений

1. При этом если какие-то изменения были внесены другими пользователями, об этом выдается сообщение и ячейки с изменениями подцвечиваются цветными рамочками
2. Если два пользователя одновременно вносят изменения в одну и ту же ячейку, то сохранится последний сохранившийся, поэтому при работе нескольких пользователей в одном файле административно нужно поделить зоны редактирования.
3. На вкладке Подробнее доступен целый ряд дополнительных настроек:
4. 

Источник: http://baguzin.ru/wp/sovmestnaya-rabota-neskolkih-polzo/

Общий доступ к книгам Excel — Microsoft Excel для начинающих

Предоставление общего доступа к файлу Excel позволяет сразу нескольким пользователям иметь доступ к одному и тому же документу. В некоторых случаях такая возможность является более чем полезной. В данном уроке мы научимся открывать доступ к файлу Excel и контролировать параметры общего доступа.

Excel 2013 упрощает процесс предоставления общего доступа к документам посредством сервиса OneDrive. Ранее, если возникала необходимость поделиться книгой, можно было отправить ее по электронной почте в качестве вложения. Но при таком подходе появляется множество копий файлов, которые в дальнейшем становится трудно отслеживать

Для того чтобы предоставить общий доступ к книге Excel, прежде всего ее необходимо сохранить в облачном хранилище OneDrive.

Как открыть общий доступ к файлу Excel

1. Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage, затем выберите Общий доступ.
2. Появится панель Общий доступ.
3. С левой стороны панели Вы можете выбрать способ предоставления общего доступа, а с правой его параметры.

Параметры общего доступа

Данная область изменяется в зависимости от того, какой способ предоставления общего доступа к файлу Вы выбираете. У Вас есть возможность выбирать и контролировать процесс предоставления доступа к документу. Например, Вы можете установить права на редактирование документа пользователями, которым предоставляется общий доступ к файлу.

Способы предоставления общего доступа

1. Пригласить других людей

Здесь Вы можете пригласить других людей посмотреть или отредактировать книгу Excel. Рекомендуем пользоваться этой опцией в большинстве случаев, так как этот вариант оставляет у Вас наибольший уровень контроля и конфиденциальности при предоставлении доступа к книге. Эта опция выбрана по умолчанию.

2. Получить ссылку

Здесь вы можете получить ссылку и с помощью нее поделиться книгой Excel. Например, Вы можете опубликовать ссылку в блоге или отправить группе людей по электронной почте. У Вас есть возможность создать два типа ссылок, в первом случае пользователи смогут только просматривать книгу, а во втором еще и редактировать.

3. Опубликовать в социальных сетях

Источник: https://office-guru.ru/excel/obschii-dostup-k-knigam-excel-10.html

Трюк №2. Одновременный ввод данных в несколько рабочих листов

Часто бывает так, что одни и те же данные одновременно содержатся в нескольких рабочих листах. Можно применить инструмент группировки Excel, чтобы данные в одной рабочей книге можно было одновременно вводить в несколько рабочих листов.

Кроме того, мы предлагаем более быстрый и гибкий подход, в котором используется пара строчек кода VBA (Visual Basic for Applications).

Встроенный механизм Excel для одновременного размещения данных в нескольких листах — это средство под названием Группа (Group).

Оно позволяет группировать листы, связывая их внутри рабочей книги.

Группировка рабочих листов вручную

Чтобы применить средство Группа (Group) вручную, щелкните лист, на котором будете вводить данные, а затем, удерживая клавишу Ctrl (Shift на Macintosh), щелкните ярлычки с именами рабочих листов, куда должны одновременно вводиться те же данные. Когда вы будете вводить данные в любую ячейку на вашем рабочем листе, они автоматически появятся и на остальных сгруппированных листах. Миссия окончена.

Чтобы отменить группировку листов, либо выберите любой лист, не включенный в группировку, либо щелкните правой кнопкой мыши любой ярлычок листа и выберите команду Разгруппировать листы (Ungroup Sheets).

Хотя это очень простой метод, он означает, что вам необходимо помнить о необходимости группировать и отменять группировку листов, иначе вы можете случайно заменить или стереть нужные данные с другого рабочего листа.

Также это означает, что данные будут одновременно вводиться на другом листе независимо от того, на какой ячейке вы находитесь в данный момент. Например, вам может потребоваться одновременный ввод данных, только если вы находитесь в определенном диапазоне ячеек.

Автоматическая группировка рабочих листов

Эти трудности можно преодолеть при помощи очень простого кода VBA. Чтобы этот код заработал, он должен находиться в частном модуле (private module) для объекта Sheet (Лист).

Чтобы быстро перейти в частный модуль, правой кнопкой мыши щелкните ярлычок листа и в контекстном меню выберите команду Исходный текст (View Code).

Затем для помещения кода в частный модуль для объекта Лист (Sheet) вы сможете использовать одно из событий листа Excel, то есть событий, которые происходят в вашем листе, например, изменение ячейки, выбор диапазона, активация, деактивация и так далее.

1 2 3 4 5 6 7 8

// Листинг 1.1 Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Range(«MyRange»), Target) Is Nothing Then Sheets(Array(«Sheet5», «Sheet3», «Sheet1»)).Select Else Me.Select End If End Sub

// Листинг 1.1
Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Range(«MyRange»), Target) Is Nothing Then Sheets(Array(«Sheet5», «Sheet3», «Sheet1»)).Select Else Me.Select End If
End Sub

В этом коде мы использовали имя диапазона MyRange. (Если вы не знакомы с именованными диапазонами, обратитесь к разделу «Адресация данных по имени» [Трюк № 39].

) Измените MyRange на имя диапазона, которое вы используете в своем листе. Кроме того, измените в коде три имени листов на имена листов, которые хотите сгруппировать (рис. 1.5).

Закончив, закройте окно модуля или нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q, чтобы вернуться в Excel.

Рис. 1.5. Код автоматической группировки рабочих листов

Важно помнить, что первым в этом массиве должно стоять имя листа, содержащего этот код, то есть листа, на котором вы будете вводить данные. После того как код создан, каждый раз, когда вы будете выбирать ячейку на рабочем листе, код будет проверять, принадлежит ли выбранная ячейка диапазону с именем MyRange.

Если да, то код будет автоматически группировать нужные рабочие листы. Если нет, он будет разгруппировывать листы, активируя тот лист, на котором вы в данный момент находитесь. Прелесть этого трюка в том, что вручную группировать листы не нужно, и нет риска забыть разгруппировать их.

Этот подход может сэкономить много времени и усилий.

Если вы хотите, чтобы те же данные появлялись на других листах, но не в ячейках с теми же адресами, используйте код из листинга 1.2.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

// Листинг 1.2 Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Range(«MyRange»), Target) Is Nothing Then With Range(«MyRange») .Copy Destination:=Sheets(«Sheet3»).Range(«A1») .Copy Destination:=Sheets(«Sheet1»).Range(«D10») End With End If End Sub

// Листинг 1.2
Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Range(«MyRange»), Target) Is Nothing Then With Range(«MyRange») .Copy Destination:=Sheets(«Sheet3»).Range(«A1») .Copy Destination:=Sheets(«Sheet1»).Range(«D10») End With End If
End Sub

Этот код также необходимо записать в частный модуль объекта Лист (Sheet). Чтобы раскрыть его, выполните действия, описанные ранее в этом трюке.

Источник: http://Excel2010.ru/hack-2.html