Как сделать базу данных microsoft access?

Рассмотрим основное отношение, соответствующее теме «Деятельность музея»:Код экспоната, Наименование, Код зала, Дата поступления, Автор, Материал, Техника, Наименование зала, Код ответственного, Код сотрудника, ФИО, Оклад, Должность, Код экскурсии, Время проведения, График, Срок действия. Данное отношение находится в первой нормальной форме, поскольку все его атрибуты являются неделимыми и имеет составной ключ: Код экспоната, Код зала, Код сотрудника, Код экскурсии.

      Скачать базу данных в Access

Приведение отношения к третьей нормальной форме

Некоторые атрибуты зависят только от части составного ключа.

Устраним частичную зависимость и переведем это отношение во вторую нормальную форму путем декомпозиции основного отношения на следующие отношения:1) Код экспоната, Наименование, Код зала, Дата поступления, Автор, Материал, Техника 2) Код зала, Наименование зала, Код ответственного 3) Код сотрудника, ФИО, Оклад, Должность 4) Код экскурсии, Время проведения, График, Срок действия, Код ответственного, Стоимость.

Отношения 1,2,3 и 4 находятся в третьей нормальной форме, поскольку они находятся во второй нормальной форме, и каждый неключевой атрибут нетранзитивно зависит от первичного ключа.

Итак, спроектировали 4 таблицы.

Определение ключей и создание связей схемы связей

Определим первичные и внешние ключи в таблицах и необходимые связи между атрибутами таблиц для обеспечения целостности БД.В 1-ой таблице первичный ключ — Код экспоната. Атрибут Код зала является внешним ключом к таблице 2.

Во 2-ой таблице первичный ключ- Код зала. Атрибут Код ответственного является внешним ключом по отношению к таблице 3. В 3-ей таблице первичный ключ- Код сотрудника.

В 4-ой таблице первичный ключ — Код экскурсии, атрибут Код ответственного является внешним ключом по отношению к таблице 3.

Создадим схему связей между атрибутами таблиц для обеспечения целостности БД.

Создание файла базы данных в СУБД Microsoft Access 2003

Создадим файл спроектированной БД в СУБД Microsoft Access 2003.

Для этого запустим программу Microsoft Access 2003, выберем в окне команду Создать файл, затем в окне Создание файла выберем пункт Новая база данных и укажем диск, каталог и имя «Деятельность музея».

 Создадим таблицы, для этого выберем объект Таблицы и кнопку Создать. В режиме Конструктор создадим таблицы со следующей структурой:

Изменение структуры таблиц с помощью SQL запроса

С помощью SQL-запроса изменим структуру таблицы Залы. Добавим атрибут Площадь, тип данных – числовой.ALTER TABLE Залы ADD COLUMN Площадь FLOAT;

Внесение данных в таблицы

В окне базы данных выберем объект Таблицы, установим курсор на нужную таблицу и нажмем кнопку Открыть. В режиме Таблицы введем записи в таблицы:

Изменение данных с помощью SQL запросов в MS Access

• Запрос на добавление данных в таблицу Залы:INSERT INTO Залы ( [Код зала], Наименование, [Код ответственного], Площадь )
• VALUES (6, «Серебряный», 1, 145);
• Запрос на удаление данных из таблицы Сотрудники Удалим записи с фамилией сотрудника, содержащей « Мечникова»: 
• DELETE ФИОFROM Сотрудники

Источник: http://Help-Informatika.ru/primery-reshenij/bazy-dannykh-access/19-baz

Создание баз данных в Microsoft Access

В наше время базы данных очень широко применяются в различных сферах: на предприятиях, в компаниях, учебных заведениях и так далее.

А работать с ними позволяет программа из пакета Office — Microsoft Access, которая даёт юзерам очень широкие возможности для взаимодействия с таблицами.

База данных представляет собой совокупность связанной между собой информации, объединённой в виде таблицы. Разобравшись с тем, что это вообще такое, можно переходить непосредственно к созданию.

Пример создания базы с многоуровневым списком

Запустив Microsoft Access, выберите «Создать» в меню «Файл». Затем нажмите кнопку «Новая база данных». Справа в окне укажите имя файла и место, где он будет храниться.

После этого нажмите кнопку «Создать». Также вы можете воспользоваться одним из списка шаблонов, предлагаемых утилитой.

В некоторых случаях будет гораздо удобнее просто отредактировать шаблон, чем самостоятельно создать всё заново.

Как начать создание базы данных

Перед вами появится таблица с одним единственным полем. Наведите курсор на вкладку и выберите пункт «Конструктор». В появившемся окне будет предложено изменить название.

Теперь можно начать заполнять ячейки в колонке «Имя поля». Следующий столбец «Тип данных» будет заполняться автоматически, в зависимости от того, вводили вы слова или числа.

Тип данных в каждой ячейке можно изменять. Существуют такие типы данных:

• текстовый;
• поле МЕМО (эксплуатируется для описаний объектов, так как разрешает вводить большое количество символов, >255);
• числовой;
• дата/время;
• денежный;
• счётчик;
• логический (удобно применять для полей, содержащих «да» или «нет»);
• поле объекта OLE (позволяет вставлять файлы мультимедиа: фото, видео);
• гиперссылка;
• вложение (используется для хранения нескольких файлов в одном поле);
• вычисляемый (разрешает рассчитать сумму, разность, произведение на основе других данных из таблицы);
• мастер подстановок.

В большинстве случаев вам пригодятся только «числовой», «текстовый», «денежный», «вычисляемый» и «Дата/время», именно такие типы данных эксплуатируются наиболее часто. Ниже, в разделе «Свойства поля», вы можете увидеть размер поля. В случае, если у вас текстовый тип данных, там будет стоять 255.

Это значит, что вы можете ввести в данной ячейке 255 символов. Разумеется, это слишком много, поэтому следует сократить размер указанного поля до 30 (вы можете поставить любое другое число, в зависимости от стоящих задач). Делается это для того, чтобы БД занимала меньше дискового пространства.

Для разного атрибута разный тип данных, пример на скриншоте.

Выбрав числовой тип данных, можно задать так называемую маску ввода. Нужна она для того, чтобы определённым образом отображать введённые числовые значения. Задаётся маска при помощи пробелов и решёток.

Например, если ваша таблица содержит номера паспортов, то, чтобы эти номера отображались в соответствующем формате, задайте маску «####_######». То есть 4 символа, затем пробел и ещё 6 символов.

Для номеров телефона можно указать маску «8(###)-###-##-##».

Для типа «Дата/время» дозволено выбрать различные форматы отображения в разделе «Свойства поля».

Не забудьте сохранить созданную таблицу. Сделать это можно, воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl+S. Если при сохранении появляется окно с предупреждением, что ключевые поля не заданы, то нажмите «Нет», так как их можно создать позже.

Клавиша сохранения находиться в левом верхнем углу.

Как вы можете убедиться, создание баз данных — нехитрый процесс, с которым справится даже начинающий пользователь. Пишите в комментариях, помогла ли вам статья разобраться в вопросе, и спрашивайте, если что-то из изложенного материала осталось непонятным для вас.

Источник: https://nastroyvse.ru/programs/review/kak-sozdat-bazu-dannyx-access.html

Перенос базы данных Microsoft Office Access в Microsoft SQL Server

Со временем в ходе может потребоваться перенос файл-серверной базы данных Microsoft Office Access (Access) в формат клиент-серверной СУБД. Обычно для этой цели используется ODBC. Однако для переноса в Microsoft SQL Server (MS SQL) СУБД Access и MS SQL имеют удобные специализированные средства.

Всего существует три способа переноса базы данных из Access в MS SQL. Рассмотрим их все на примере простой базы данных состоящей из двух таблиц и одного запроса.

Перенос базы данных средствами Access («Мастер преобразования в формат SQL Server»)

• Для того чтобы начать перенос нужно нажать кнопку «SQL Server» в области «Перемещение данных» вкладки «Работа с базами данных».
• В открывшемся окне нужно выбрать, куда будут перенесены данные.
• 
• Возможны два варианта:

1. Экспорт в уже существующую базу данных MS SQL;
2. Создание новой базы данных (по умолчанию).

1. Задаём имя сервера, на который будем переносить базу данных, имя создаваемой базы данных и указываем имя пользователя и пароль для подключения.
2. 
3. Далее предстоит выбрать таблицы, которые будут перенесены.
4. 

Для выбора одной таблицы служит кнопка «>», а для выбора всех таблиц кнопка «>>». Для того чтобы отказаться от переноса предназначены кнопки «

Источник: http://streletzcoder.ru/perenos-bazyi-dannyih-microsoft-office-access-v-microsoft-sql-server/

Проектирование и создание базы данных в MS Access

Тема урока: «Проектирование и создание базы данных в MS Access»

Цель урока:

• приобретение навыков работы с приложением Microsoft Access;
• усвоить понятие базы данных и способы их создания в Microsoft Access.

Для достижения цели перед учащимися ставятся и решаются следующие задачи:

• Знакомство с интерфейсом Microsoft Access;
• Создание БД с помощью мастера;
• Занесение информации в таблицу БД;
• Добавление и редактирование записей;
• Внесение изменений в структуру таблицы.

1. Развивающие — развитие приемов умственной деятельности, формирование и развитие функционального мышления учащихся, развитие познавательных потребностей учащихся, создание условий для приобретения опыта работы учащихся в среде ИКТ;

2. Воспитательные — достижение сознательного усвоения учебного материала учащимися, формирование умения работать в коллективе, работа над повышением грамотности устной речи, правильного использования компьютерных терминов.

Тип урока: урок изучения нового материала и совершенствования знаний и умений.

Формы организации работы на уроке: фронтальная форма познавательной деятельности учащихся. Индивидуальная работа по предложенным вариантам.

Программное обеспечение: Windows XP, MS Office. Программа для работы с базами данных MS Access.

Оборудование, наглядные пособия: компьютеры, раздаточный материал, плакаты и кроссворды.

Новые понятия:

• База данных;
• Структурирование данных;
• Поле;
• Запись;
• Таблица;
• Структура базы данных.

Ход урока:

Приветствие, проверка присутствующих, заполнение журнала, объявление новой темы и ее цели.

1. Повторение материала предыдущего занятия.

Повторение защищается в виде презентаций, выступают 2 уч-ся.

1. Объяснение нового материала:

Существуют три типа базы данных: иерархические, сетевые, табличные или реляционные. Иерархические базы графически могут быть представлены как перевернутое дерево, состоящие из объектов различных уровней (например, иерархической БД является каталог папок Windows).

Табличные или реляционные базы представлены в виде таблиц, состоящую из вертикальных столбцов и горизонтальных строк. Вертикальные столбцы принято называть — полями, а горизонтальные строки – записями. Единицей хранимой информации является горизонтальная строка – запись, которая хранит информацию.

Сетевая база данных является обобщением иерархической за счет допущения объектов, имеющих более одного предка. Вообще, на связи между объектами в сетевых моделях не накладывается никаких ограничений (сетевой базой данных является Интернет).

• MS Access – это система управления базами данных под управлением Windows.
• MS Access входит в пакет Microsoft Office.
• Запуск MS Access.
• Пуск àПрограммы àMicrosoft Access
• или щелкнуть по значку в панели Microsoft Office.
• Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение .MDB
• В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.
• Объекты MS Access.
• MS Access работает со следующими объектами:
• —          таблицами
• —          формами
• —          запросами
• —          отчетами
• Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами: макросами и модулями.
• Макрос – набор специальных макрокоманд (открыть форму, напечатать отчет).
• Модуль – это программа, написанная на специальном языке.

Таблица является базовым объектом MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

Таблица – это объект предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

1. Форма не является самостоятельным объектом MS Access, она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе.
2. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции.
3. Запрос – объект БД , позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.
4. Отчет – объект БД предназначенный для печати данных.

Каждый объект MS Access имеет имя. Длина имени не более 64 символов, включая русские буквы и пробел (исключение – точка и некоторые специальные символы).

• Поле – элемент таблицы, столбец или ячейка.
• Запись – полный набор данных об определенном объекте, в режиме таблицы это строка.
• С каждым объектом работают в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:
• 1)оперативный режим – когда просматривается, изменяется, выбирается информация;
• 2)режим конструктора – когда создается, изменяется макет, структура объекта.

Кроме того в файл БД входит еще один документ, имеющий собственное окно – Схема данных. В этом окне создают, просматривают, изменяют и разрывают связи между таблицами. Эти связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

1. Окно приложения MS Access и окно БД.
2. 1)Заголовок приложения MS Access;
3. 2)Горизонтальное меню;
4. 3)Панель инструментов;
5. 4)Окно базы данных:
6. а)заголовок окна;
7. б)три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать;
8. в)шесть вкладок по числу объектов: Таблицы, Запросы, Формулы, Отчеты, Макросы, Модули.
9. Если выбрана вкладка Таблицы, в окне этой вкладки отображается список существующих таблиц данной БД.
10. —          Чтобы открыть существующую таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку Открыть.
11. —          Чтобы включить в БД новую таблицу, надо нажать кнопку Создать.
12. —          Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя и нажать кнопку Конструктор.
13. Существует несколько способов создания таблиц в Access:
14. Создание таблицы в режиме таблицы (или путем ввода данных);*
15. Создание таблицы в режиме конструктора таблиц;
16. Создание таблиц с помощью мастера таблиц.
17. Создание таблицы с помощью мастера.

Любой объект можно создавать либо вручную (Новая таблица), либо с помощью мастера. Итак, создадим на диске С: каталог BAZA.

• 1)Запустим MS Access.
• 2)В окне MS Access выбрать Новая база данных и ОК.
• 3)Откроется диалоговое окно Файл новой базы данных, куда следует внести имя файла БД и указать имя каталога для сохранения БД.
• 1)В окне База данных нажмите кнопку Таблица, затем кнопку Создать.
• 2)В окне Новая таблица выберите Мастер таблиц и ОК.
• 3)В окне Разработка таблицы выберите образец таблицы, например Сотрудники.

4)Определите перечень полей. Для этого поочередно выделяйте мышью имя поля в списке образцов полей и нажимайте кнопку чтобы образец поля попал в список полей новой таблицы.

5)Нажимайте кнопку Далее пока она активна и потом один раз Готово.

6)Появится таблица Сотрудники с выбранными полями. В качестве ключа MS Access сама выбрала Код сотрудников.

Ключ – одно или несколько полей, значения которых однозначно определяет любую запись таблицы. Это поле – счетчик нумерует записи в порядке ввода.

7)Заполним таблицу.

1. Практическая работа на тему: «Основные приемы работы с данным».

Задание: Создание базы данных. Знакомство с основными объектами базы данных. Создание и заполнение таблицы. Режимы представления таблицы. Типы данных. Маска ввода. Изменение структуры таблицы в режиме конструктора.

Создание базы данных

Заранее создайте каталог (папку) с названием BAZA.

Запустите MS Access

Нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов или в меню Файл – Создать. Будет открыто окно диалога Создание базы данных, в которое следует ввести имя базы, например Adress и выбрать каталог BAZA. В результате вы увидите окно базы данных.

Создание таблицы с помощью Мастера

В окне База данных нажмите кнопку Таблицы, а затем кнопку Создание таблицы с помощью мастера В окне Создание таблицы выберите образец Список рассылки (самый первый в списке).

Далее нужно определить перечень полей, которые вы хотите включить в таблицу. Для этого поочередно выделяйте мышью поля в списке Образцов полей и нажимайте кнопку чтобы образец поля попал в список полей создаваемой таблицы.

Выберите следующие поля: КодСпискаРассылки, Фамилия, Имя, Адрес, Домашний телефон, Сотовый телефон

Переименуем названия некоторых полей, выбранных из шаблона. Для этого установите курсор в окне Поля новой таблицы на строке КодСпискаРассылки и щелкните кнопку Переименовать поле и нажмите кнопку Далее. До тех пор, пока кнопка Далее активна, пользуйтесь ею, кнопку Готово нажимайте только в последнем случае!!!

В следующем окне диалога введите имя таблицы Адреса и разрешите MS Access самостоятельно определить ключ и нажмите кнопку Далее

В последнем окне диалога согласитесь на Непосредственный ввод данных в таблицу. И нажмите кнопку Готово.

Таблица создана. В строке заголовков таблицы можно найти ее название. Все имена полей представлены в виде заголовков таблицы.

1. Измените заголовок первого поля КодСпискаРассылки на Адресат.
2. Заполнение таблицы
3. В процессе создания таблицы, вы встретились с понятием ключа.
4. Первичный ключ (в последующем будем называть просто ключом) – одно или несколько полей, совокупность которых однозначно определяет любую запись таблицы.

В нашем варианте ключевым является поле Адресат. В таблице видно, что это поле – счетчик, т.е. нумерует записи в порядке ввода. Заполнять поле Адресат не нужно, счетчик срабатывает автоматически, как только заполнена хоть одна ячейка строки таблицы.

Заполните только поля Фамилия и Имя, остальные поля оставьте незаполненными.

Попробуйте заполнить поле Телефон.

• Любая таблица Microsoft Access может быть представлена в двух режимах:
• режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования;
• режиме конструктора, предназначенном для создания и изменения таблицы.
• Если внимательно рассмотреть содержимое ячейки, то можно увидеть некоторую разметку — маску ввода.

Маска ввода — это шаблон, позволяющий вводить в поле значения, имеющие одинаковый формат. Маска ввода автоматически изображает в поле постоянные символы.

При вводе данных в поле нет необходимости набирать эти постоянные символы, даже если они должны быть включены в значение поля; достаточно заполнить пустые позиции в маске ввода.

Кроме того, Microsoft Access не позволит ввести в поле значения, не вписывающиеся в определенную для этого поля маску ввода.

Для того чтобы изменить маску ввода для телефона, следует переключиться в режим конструктора таблицы. Это можно сделать, выбрав команду Конструктор меню Вид или при помощи кнопки панели инструментов.

Окно конструктора содержит таблицу, в первом столбце которой перечислены поля, а во втором типы данных (форматы).

Зададим маску ввода для полей ДомашнийТелефон и СотовыйТелефон. Установите текстовый курсор в имя поля Домашний телефон в нижнем поле Общие напротив Маски ввода и создайте шаблон в окне Создание масок ввода щелкните Cписок

Источник: https://videouroki.net/razrabotki/proektirovanie-i-sozdanie-bazy-dannykh-v-ms-access.html

Как создать базу данных в Access. Работа с базой данных Access

Большинство российских пользователей помнят, какой переполох в свое время поднялся по причине выхода видоизмененного интерфейса MS Office 2007. Профессионалы жаловались на то, что усовершенствованный офисный пакет неудобен в использовании и вообще довольно странный. Поэтому они с уверенностью предрекали ему быструю кончину. Однако этому не суждено было сбыться. Скорее, наоборот, выяснилось, что использовать новую версию «Офиса» стало значительно проще и удобнее. Таким образом, все изменения, предпосылки для которых созданы еще в «Офисе 2007», с успехом перекочевали в его новую версию. Поэтому пакет 2010 года стал достаточно известным среди профессиональных пользователей.

Изменения в усовершенствованной версии Access

Достаточно заметные изменения связаны с известным приложением, предназначенным для создания баз данных. При помощи нового компонента Sparklines существует возможность создавать, а также редактировать большие объемы информации.

Инструмент Slicer позволяет осуществлять простую и быструю навигацию даже в огромных базах. Это все достигается за счет тщательно продуманным и настроенным системам фильтрации. К тому же, производителями была добавлена лучшая интеграция с Excel.

Из этой программы напрямую можно импортировать большие массивы данных. Хотя, новички зачастую задают вопросом том, как построить базу данных в Access.

Что это такое

Для правильного создания баз требуется заранее разобраться, что они собой представляют. База данных − это строго организованная структура, которая предназначается для хранения, а также упорядочивания информации. Она способна включать в себя различные объекты, однако в качестве логической их единицы выступает таблица.

Главное, чем они отличаются от аналогичных структур, встречающихся в табличном редакторе, состоит в их взаимосвязанности. Осуществляя изменение любого компонента, пользователь автоматически инициирует замену структур, которые взаимосвязаны с ним.

Другими совами, больше нет необходимости переживать по поводу ручного редактирования больших информационных таблиц.

Операции, доступные для выполнения с помощью MS Access

Кстати, любое создание базы данных MS Access предусматривает детальное продумывание информационной структуры определенного документа, проверку целостности изначальных данных, применение данной информации с целью моделирования запросов, а также форм и отчетов.

Пример создания

Поскольку построить базу данных в Access можно и с помощью «Мастера», который существенно упрощает работу для новичков, процесс больших трудностей не вызывает. Однако рекомендуется выбрать именно такой путь, потому что для продуктивной работы необходимо овладеть всеми происходящими процессами. Действия должны быть следующими:

1. Сначала нужно выполнить запуск приложения. На экране отобразится диалог создания нового документа.
2. Далее в нем требуется выбрать пункт «Новая база данных».
3. В разделе «Имя файла» следует ввести осмысленное ее. Рекомендуется избегать повторяющихся имен, которые ничего не значат, поскольку по причине допущения ошибки или невнимательности можно с легкостью потерять важные данные.

4. Затем необходимо нажать кнопку «Создать». Когда это будет выполнено, на экране возникнет диалоговое окно создания новой информационной таблицы. Именно она и нужна для создания собственного проекта.

Какой режим выбрать?

Существует возможность монтировать таблицу в нескольких режимах, однако рекомендуется воспользоваться «Конструктором», поскольку в нем более просто взять под контроль весь процесс, а также лучше представлять себе внутреннюю структуру документа. Необходимо использовать переход «Вид-Конструктор». Затем разрешается вводить требуемое имя определенной таблицы. Поскольку их может понадобиться сразу несколько, желательно снова воспользоваться более осмысленными названиями.

Далее происходит сам процесс. Сначала следует выбрать, а после этого заполнить имена полей. Потом необходимо определить типы данных, указать правильное ключевое поле. Когда такие действия будут выполнены, приходит время заполнения таблицы данными. С этой целью стоит использовать команду «Вид-режим таблицы».

Обязательно нужно обратить внимание на то, если в поле «Код предмета» установлено значение «Счетчик», заполнять его нет необходимости. Когда работа по внесению информации будет окончена, можно ее закрывать. Когда определенная база данных требует использования второй таблицы, она монтируется при помощи команды «Создание-Конструктор таблиц».

Примеры баз

Стоит отметить, что подобные примеры можно рассматривать вплоть до бесконечности, однако нужно остановиться более подробно на варианте, который способен существенно облегчить поведение учебного процесса.

В качестве примера стоит привести разработку учебного плана. В создание документа должны входить такие поля:

• код специальности;
• номер группы;
• предмет;

• преподаватели.

Стоит обратить внимание на то, что поля «Предмет» и «Преподаватель» необходимо как-то связать с дополнительными таблицами. Именно из них программа и черпает соответствующую информацию.

Как это выполняется?

Сначала необходимо осуществить все действия, предусмотренные в инструкции, описанной ниже. Затем стоит перейти в «Конструктор» и начать заполнять поля. В строке с кодом специальности отмечается тип данных как «Счетчик, ключевое поле». В «Группе», а также других схожих строках тип поля указывается как «Текст».

Что касается полей «Предмет» и «Преподаватель», необходимо выбрать «Мастер подстановок». Не стоит переживать, сразу после выбора данного значения программа отобразит диалоговое окно.

Если следовать его инструкциям, можно создать связь с иными таблицами. Стоит отметить, что их нужно предварительно создать. После нажатия на клавишу «Готово», возникнет предупреждение о том, что для создания связи следует сохранить таблицу.

Осуществление этого действия необходимо подтвердить.

Создание связей между таблицами

Ранее уже было сказано о том, что работа с базой данных Access предусматривает присутствие связей сразу между некоторыми электронными таблицами.

Для определения и задания характера связи нужно произвести двойное нажатие при помощи левой клавиши манипулятора в диалоговом окне «Изменение связей». Затем нужно кликнуть по кнопке «ОК». В итоге будет задан стандартный параметр «Один ко многим».

Таким образом, был рассмотрен вопрос о том, как построить базу данных в Access. Данная информация сможет принести пользу многим пользователям.

Источник: http://computerologia.ru/kak-sozdat-bazu-dannyx-v-access-rabota-s-bazoj-dannyx-access/

Создание базы данных в MS Access. Знакомимся с СУБД

Всем привет!

СУБД или системы управления базами данных служат для обработки и сортировки различной информации. Вообще довольно сложно представить себе ее внекомпьютерный аналог. Хотя, отчасти, базы данных и напоминают картотеку, но информация, которая содержалась на карточках, была статичной и неизменчивой.

Когда мы говорим о базах данных, нам нужно понимать , что каждая из них содержит в себе два отдельных объекта:

1. Собственно сама база или огромный массив информации и данных;
2. Сама программа, которая позволяет получить ответ на нужный нам запрос (СУБД). Причем, тот документ, который сформируется согласно нашему запросу, создастся тут же, а не будет выведен из какого-то «укромного места» самой программы. Именно в способности моментально сформировать  из громаднейшего объема информации, необходимые данные в надлежащем виде и заключается смысл любой СУБД.

Базы данных применяются практически везде – начиная с крупных предприятий и Интернета до небольших офисов. О мощных промышленных СУБД мы говорить не будем, потому что это уже узкая специализация.

Но об одной довольно распространенной и практически всем доступной СУБД упомянуть все, же стоит, тем более эта система управления базами данных входит в комплект Microsoft Office и называется Access.

Программа отличная и я думаю, новичкам стоит начинать знакомиться с миром СУБД именно с нее.

Итак, среди всех продуктов входящих в пакет Office, Microsoft Access всегда стоял особняком. Оно и понятно – применение Access в домашних условиях найти очень сложно, если просто невозможно. По возможностям и сложности интерфейса, Access скорее ближе к профессиональным программам. Для Access масштабы маленького офиса или дома очень малы.

Поэтому и происходит такая статистика, что из десяти пользователей, установивших Microsoft Access, всего лишь один запускает эту программу))) Шутка, конечно. Но в каждой шутке есть доля… шутки))) да, и всего лишь один из ста работает с Access постоянно.

Как показывает практика – человек, знающий и умеющий работать в Access, имеет гораздо больше шансов преуспеть и в карьерном плане, да и при трудоустройстве.

Знание баз данных это доступ к целой Вселенной информации и «способность видеть мир в трех измерениях». Кстати, эта фраза буквальна. Напомню, что в Word человек работает в линейном мире или одномерном мире.

В Excel, на его поле, поделенном на клеточки, мы уже «видим» два измерения.

Access, в качестве основы, использует все те же таблицы, которые нам знакомы по Excel, причем все возможности работы с ними остаются на месте.

У Вас, наверное, возник вполне резонный вопрос: «А в чем собственно отличие?» При работе с одной таблицей, отличий практически нет. Кроме того, в таком случае лучше так и использовать Excel, меньше будет проблем.

Но вот если нам приходится работать с целыми системами таблиц, то здесь Access покажет себя во всей красе!

Все таблицы в Access, кроме того что они равноправны, они еще и взаимосвязаны! Отсюда и еще одно добавление к базам данных – реляционные базы данных, это означает, что база данных имеет взаимосвязанную табличную форму организации.

Если в Excel мы видим отдельные или автономные документы, то в Access мы можем наблюдать целый механизм, а вене организм, который живет по определенным законам – в любой момент времени, любая таблица может поделиться с Вами содержащейся в ней информацией. Вот и получается что пользователю остается лишь выстроить эти закономерности, – какие и сколько таблиц будет находиться в базе, а также как они будут взаимодействовать между собой.

• К созданию базы данных в Access можно подойти двумя способами:
• 1. С помощью Конструктора (для опытных пользователей) – здесь можно задать все параметры основных таблиц:
• — номенклатуру полей;
• — тип содержащихся данных;
• — установить формы вывода данных и связи.

2. С помощью Мастера (для новичков) – здесь предлагается определенное количество уже готовых шаблонов различных типов таблиц для создания небольшой базы данных.

Для домашнего пользования вполне достаточно будет простой базы данных с двумя – тремя связанными таблицами. Например, если мы решили создать базу данных всех песен, которые содержатся на нашем жестком диске с полными дискографиями исполнителей, их фотографиями, биографиями и т.д. и т.п. 

А вот в условиях даже небольших предприятий приходится уже работать с десятками, а то и с сотнями таблиц. Достаточно взглянуть на любой шаблон Мастера Access — бывает, что и этих таблиц не хватает.

Такую базу данных создавать трудновато конечно, но оно того стоит!

А если представить, что при изменении одного значения, моментально, пересчитываются и изменяются данные в СОТНЯХ таблиц?! Это возможно только в Access! При желании, можно добиться этого и в Excel, но это очень долгая и кропотливая работа.

Как правило, создание базы данных в Access включает в себя несколько комплексов работ:

1. Проектирование базы данных – наверное, самый сложный этап. Номенклатура полей, выверка их значений, связи между таблицами могут занять дни, а то и недели… Создание сложных баз уже требует навыков программирования и работу со сложными формулами. После этой стадии у нас уже будет готова полностью рабочая оболочка, но пока что пустая. Ее и нужно будет заполнять необходимыми данными;
2. Формы ввода и вывода данных. Для упрощения и удобства заполнения всех таблиц следует выбрать форму – типовой бланк. В Access встроена довольно приличная библиотека всевозможных форм, но иногда, все же, приходится прибегать к помощи Конструктора;
3. Ввод данных – монотонная, долгая и нудная работа. Заполнение базы данных может длиться даже дольше чем ее разработка. Зато, если мы все правильно сделали на начальных этапах, никаких трудностей не возникнет. После того, как база данных заполнена, у нас будет сырой массив информации, работать с которым как с таблицами не имеет никакого смысла. Поэтому нужно сделать еще кое-что.
4. Вывод данных. Как я уже говорил выше – именно возможности Access по выводу информации и отличают базу данных от простых экселевских таблиц. Напомню, что при работе с таблицами Excel нам всегда нужно иметь перед глазами всю информацию, переходя с таблицы на таблицу и устанавливая для каждой, фильтры. Access работает по-другому и дает нам точный и лаконичный ответ.

Представим себе что нам нужно извлечь необходимые данные сразу из нескольких таблиц базы данных, а также представить все это дело в максимально удобном для просмотра и последующей распечатки виде.

Следовательно, нам нужно сделать запрос к базе, – какие ячейки, из каких таблиц, в каком порядке нас интересуют.

Для удобства отображения информации мы снова воспользуемся формами, но в этот раз их роль будет гораздо важнее.

Форма – это один из важнейших элементов базы данных. Таким образом, делая выборку из нескольких таблиц, форма должна представить пользователю не просто данные, но и результаты вычислений, сделанных на их основе.

Для того, чтобы не просто лицезреть на экране монитора результаты наших запросов, но еще и распечатать их, в Access есть еще один интересный инструмент – Отчеты. Отчет, по сути, та же форма, но только красиво оформленный с различными атрибутами – небольшой вступительный текст, фирменный бланк и т.д. и т.п. 

Естественно все эти формы и запросы составляются единожды и в дальнейшем, пользователю, для получения информации из базы данных потребуется лишь несколько секунд. Итак, а стоит ли связываться с Access? Я надеюсь, Вы сами себе сможете ответить на этот вопрос, учитывая то, как часто Вам нужно обращаться к базе данных, какой сложности будут Ваши выборки, насколько объемен массив информации.

На сегодня у меня все. И по традиции жду Ваших комментариев.

Да, ну а если Вы хотите научиться самостоятельно создавать полноценные базы данных в Access, то рекомендую мощнейший видеокурс Андрея Домостоя «Как создать базу данных в MS Access»

Источник: http://ComputerLikbez.ru/znakomimsya-s-subd-ms-access.html

Как создать базу данных в access

Из этой статьи наши читатели узнают, какие возможности предоставляет Microsoft Access для создания базы данных. Для того, чтобы с помощью прикладного программирования создать собственную базу данных, требуется наличие пакета Microsoft Office.

Любая сфера бизнеса требует ведения учёта разного рода информации. Это могут быть статьи в прессе или решения судебных органов, затраты на какие-либо закупки или учёт использования транспорта из автопарка фирмы – задачей любого из данных видов записей является накопление информации и возможность быстро найти информацию, причём делая это максимально быстро.

База данных (БД) – это совокупность информации, систематизация которой ведётся по специально выбранному для этого признаку.

Такие программы являются еще одним видом прикладных программ, обеспечивающие автоматизацию продаж.

Использование прикладных программ позволяет повысить эффективность обслуживания клиентов, и в конечном итоге увеличить оборот магазина – продавец тратит минимум времени на поиск товара и информации о нем.

Следует учитывать, что главный критерий при создании любой БД – возможность связать между собой ряд таблиц, чтобы при введении соответствующего запроса иметь возможность извлечь из них необходимую информацию. При работе с базой применяется специальный ключ, позволяющий провести идентификации заложенной в таблице информации по какому-то выбранному признаку.

Наиболее часто используемая двумерная структура базы состоит из столбцов и строк.

Значительное число современных программ, дающих возможность пользователям быстро и просто создавать базы данных, базируются на Microsoft Office Access.

В ней имеются ряд объектов настройки, дающих возможность надлежащим образом форматировать информацию, которая подлежит внесению в базу данных. Пример простой базы данных.

Как создать базу в Microsoft Access

Создание простой БД происходит в несколько этапов:

• на главной панели выбирается вкладка «Файл»;
• в ней следует остановиться на позиции «Новая база данных», которой необходимо присвоить определённое имя;
• нажатие кнопки «Конструктор» позволит задействовать режим построения структуры базы, предоставив пользователю возможность воспользоваться одним из имеющихся для этого шаблонов.
• выбрав подходящий из них, останется лишь подобрать наименования всех полей, и указать типы данных с ключевым словом.

Простейшим примером готовой базы данных может служить список учащихся класса в школе или ином учебном заведении, представляющий собой таблицу, где в первом столбике указаны цифры, а во втором – текст.

Источник: http://xn—-htbdsscdig.xn--p1ai/stati/kak-sozdat-bazu-dannih-access.html

3.2. Создание базы данных в субд Access Запуск Access и открытие бд

Запустить
Access
можно несколькими способами:

1. Пуск => Программы => MicrosoftOffice (может отсутствовать) =>Microsoft Access;

2. Если на экране находится панель Microsoft Office, то достаточно нажать кнопку, соответствующую Access.

После
того как приложение Access
запущено, на экране появится окно Access
(рис. 2).

Рис.
2. Окно программы Microsoft
Access

Для
того, чтобы открыть существующую базу
данных, можно воспользоваться одним из
способов:

• выбрать в меню Файл нужную базу данных из списка ранее открывавшихся файлов;
• выбрать файл из списка Открыть на панели задач, которая расположена в правой части окна приложения;
• выбрать команду Открыть в меню Файл и затем найти нужный файл в диалоговом окне Открытие файла базы данных (в диалоговом окне Открытие базы данных обычно по умолчанию отображается содержимое папки Мои документы);
• нажать кнопку Открыть на Панели инструментов, что также приведет к открытию диалогового окна Открытие файла базы данных.

После
открытия необходимой БД
в главном окне Microsoft
Access
появится окно выбранной базы данных.

Создание новой бд

При
выборе команды Новая
база данных
в разделе Создание
базы данных
окна Microsoft
Access
на экране будет отображено диалоговое
окно создания новой БД,
в котором необходимо в поле Имя
файла
указать имя создаваемой БД
(рис. 3).

Рис.3.
Окно Создание новой БД

После
определения места для БД,
в рабочей зоне программы Access
раскроется окно будущей БД:Товары:
база данных(рис.
4). Это окно является основным и не
закрывается в процессе работы.

Окно
базы данных имеет свою панель инструментов.
Окно базы данных позволяет получить
доступ ко всем объектам базы данных и
выбрать режим работы с объектом.

В левой
части окна находится панель объектов,
которая содержит ярлыки для каждого
типа объектов Access:
Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы,
Макросы, Модули.

Чтобы начать работу с
одним из предложенных объектов, необходимо
щелкнуть по нему мышью. В зависимости
от выбора объекта в окне программы
изменяются кнопки и команды.

Рис.
4. Окно: Товары: база данных

3.3. Создание и редактирование таблиц базы данных в субд Access

Большинство
баз данных имеет табличную структуру.
Таблицы
являются основой, на которой строится
все дальнейшее
создание базы данных. В программе Access
предусмотрено несколько вариантов
построения таблиц,
их можно увидеть при выборе в области
объектов раздела
Таблицы.

Таблицы,
как и любой другой объект базы данных,
имеют два
основных режима создания:

1. режим Конструктора;

2. режим Таблицы.

И
два дополнительных режима:

1. режим Сводной таблицы;

2. режим Сводной диаграммы.

В
режиме Таблицы осуществляется работа
с данными, находящимися в таблице –
просмотр, редактирование, добавление,
сортировка и т. п. В режиме Конструктора
создается или модифицируется структура
таблицы, т.

е. задаются имена полей
таблицы и их типы, поля описываются,
задаются их свойства. В режимах Сводной
таблицы и Сводной диаграммы удобно
выполнять анализ данных, динамически
изменяя способы их представления.

Существует
также дополнительный режим — режим
Предварительного просмотра, который
позволяет увидеть расположение данных
на листе перед осуществлением печати
таблицы.

Источник: https://studfile.net/preview/6062310/page:5/