Как сделать таблицу меньше в Excel?

Excel – одна из самых популярных и востребованных программ корпорации Microsoft Office. Она используется повсюду: на предприятиях, в офисах компаний и даже на персональных компьютерах. Данная программа предназначена для составления таблиц, работы большим количеством данных, их обработки, хранения и анализа.

• 
• Первая версия данной программы вышла в 1988 году – более 30 лет назад.
• Программа совершенствовалась и на сегодняшний день является одним из мировых лидеров по количеству пользователей, среди программ для работы с таблицами.

Возможности Excel

Возможности данной программы очень широкие, и для того, чтобы разобраться в них полностью, потребуется несколько месяцев усиленного изучения вместе с опытным пользователем.

Но есть и приятная новость: для того, чтобы пользоваться данной программой, достаточно изучить лишь азы. Базовые знания позволят Вам самостоятельно составлять таблицы, строить графики, настраивать функции и многое другое.

В этой статье мы расскажем, как сделать таблицу данных в Excel.

Шаг 1 – создание таблицы

• Начнём изучение пошаговой инструкции по созданию таблицы Excel с создания самой таблицы.
• Когда вы открываете программу, перед вами появляется большое сетчатое белое поле, состоящее из ячеек, а над ним находятся инструменты для работы.

Вам необходимо открыть вкладку «вставка» (эта вкладка находится над панелью инструментов). Выберите режим создания таблицы.

Выделите на поле диапазон ячеек, в которых будет находиться таблица. Делается это нажатием ЛКМ на одной из ячеек, перемещением зажатой мыши к другим ячейкам и отпусканием ЛКМ.

Мы выделили область. Теперь необходимо задать названия всем столбцам таблицы. Для этого выберите столбцы и в панели инструментов отредактируйте названия.

После этих несложных процедур таблица готова к заполнению данными.

Шаг 2 – форматирование таблицы

После того, как мы создали таблицу, её необходимо настроить под удобный для Вас формат.

Программа Excel предлагает воспользоваться уже готовыми шаблонами таблиц. Для того, чтобы выбрать такой шаблон, Вам необходимо перейти в режим «Конструктор» (в разделе «Работа с таблицами», расположенном над панелью инструментов).

Выбрать цвет можно из предлагаемых программой вариантов в правом верхнем углу экрана.

Немного левее от этой настройки находится группа настроек, касающихся строк и столбцов. Этими настройками Вы можете включать/выключать и изменять цвета отдельных строк и столбцов.

Вставить новые столбцы или строки всегда возможно. Для добавления новых столбцов нужно кликнуть ПКМ на одном из столбцов и выбрать в разделе «вставить» новые столбцы.

Строки в таблицу добавляются аналогично, но ПКМ кликнуть нужно на поле таблицы. Удалить столбцы или строки можно в том же меню опцией «удалить»

Шаг 3 – создание сводной таблицы

Как создать сводную таблицу в Excel? Тут всё немного сложнее, чем при создании обычной таблицы, но, тем не менее, каких-то особых и непреодолимых сложностей на данном этапе нет.

• Для того, чтобы создать сводную таблицу, вам необходимо, выделив вашу ранее созданную таблицу, нажать на кнопку «Создать сводную таблицу» (эта кнопка находится около кнопки «таблица» в разделе «Вставка»).

После создания появятся 2 окна: само окно таблицы и окно её настройки. Во втором окне вы можете включать и выключать видимость столбцов для удобной работы.

Шаг 4 – Работа с таблицей

Работать с таблицей тоже надо уметь. Для этого необходимо освоить некоторые простые операции. На этом этапе мы изучим, как сделать график по таблице, как отсортировать данные и как сделать круговую диаграмму в Excel.

1. Для того, чтобы отсортировать или отфильтровать данные в таблице, необходимо нажать на маленькую кнопочку, находящуюся справа от названия каждого из столбцов.

Затем нужно выбрать режим сортировки («От А до Я» или «От Я до А»). Для установки фильтра необходимо выбрать его тип в том же меню.

Чтобы построить график, Вам необходимо выделить область числовых данных, по которым будет построен график. Затем в разделе «Вставка» нужно выбрать режим графика и выбрать его тип.

• Автоматическая функция – это уже более сложный инструмент, поэтому мы рассмотрим только самую простую и необходимую из всех – сумму.
• Для того, чтобы программа сама подсчитывала сумму, Вам необходимо выбрать ЛКМ ячейку, куда будет записываться результат и нажать на небольшую кнопку с символом суммы в правом верхнем углу панели инструментов в разделе «Главная».
• После этого нужно указать, из какого диапазона она будет брать значения (для этого при помощи ЛКМ выделите область в поле таблицы).
• Круговую диаграмму можно добавить, выполняя те же самые действия, что и при создании графика, но после открытия раздела вставка и выбора диапазона данных, Вам необходимо выбрать не «график», а «круговую диаграмму».

Что ещё можно делать в программе Excel?

1. Программа Excel открывает, как уже было сказано, огромные возможности.
2. В данной статье мы рассмотрели только раздел «как создать таблицу данных в Excel», но на этом возможности программы не заканчиваются.

Для того, чтобы изучить всё, необходимо потратить очень много времени, но для того, чтобы начать работать в программе, достаточно знать только самое основное.

Всё остальное будет накапливаться со временем и опытом работы.

Источник: https://kaksdelat.guru/kak-sdelat-tablicu-v-excel/

Как сделать таблицу в экселе?

Если Вам нужно создать электронную таблицу или произвести расчет, то Вам поможет программа Excel. Создав новый файл в этой программе Вы увидите ее рабочее поле, которое состоит из множества ячеек. Заполняя эти самые ячейки можно создавать таблицы. Перейдем непосредственно к созданию.

Найдите закладку «Вставка» и нажмите на кнопку «Таблица», с помощью этой команды можно создать таблицу в Excel.

Этот способ прост, но имеет ряд недостатков и в некоторых ситуациях стоит использовать другой метод. Нажав на кнопку «Таблица» в открывшемся окне выберите количество ячеек и столбцов.

Свойства созданной таблицы можно регулировать в специальном конструкторе, который появится («Работа с таблицами/Конструктор).

Полученная таким образом таблица будет выглядеть не привычно. Чтобы привести созданную структуру к более нормальному виду зайдите в закладку «Работа с таблицами» и отмените все пункты, как показано на рисунке ниже.

Как видите, вышеприведенный метод довольно-таки запутанный и не оптимальный. Для создания таблицы можно использовать более простой способ — заполнение ячеек нужной информацией.

Если текст не вмещается в ячейку и видно только его часть — измените размер ячейки, перетянув стык столбцов вправо или влево.

Для удобства можно изменить свойства таблицы. Зайдите в закладку «Главная», выберите раздел «Формат» и нажмите на «Автоподбор ширины столбца». Теперь размер ячейки будет зависит от содержимого и изменяться в зависимости от длины текста. Высоту можно изменить так же.

Особенностью ввода текста в ячейки является то, что он вводится одной строкой. Чтобы это изменить нужно нажать «Перенос текста», который можно найти в закладке «Главная». Теперь текст будет переноситься автоматически на новую строку, правда нужно отрегулировать высоту ячейки.

Используя пункт «Выравнивание» можно настроить расположение текста в ячейках.

Для придания таблице привычного вида следует изменить шрифт, настроить толщину границ ячеек или изменить их стандартный цвет.

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-sdelat-tablicu-v-eksele

Как изменить (увеличить и уменьшить) масштаб в MS Excel

Увеличение и уменьшение масштаба таблицы с данными в MS Excel — рядовая и рутинная операция. Людям со слабым зрением, к которым отношусь и я, без изменения масштаба работать с большими таблицами вообще практически нереально, да и тем кто видит хорошо, полезно иногда сужать поле зрения, чтобы сосредоточится на деталях и избежать ненужных ошибок.

Важно отметить, что изменение масштаба о котором пойдет речь в этой статье — сугубо «виртуальная» процедура, которая не влияет ни на размер шрифтов, ни на конечный вид документа при печати. Поэтому пользуйтесь ей без всякой боязни — это все равно, что рассматривать книгу с помощью лупы, книге от этого никакого вреда, а вам удобнее.

Увеличение и уменьшение масштаба в MS Excel с помощью панели инструментов

Увеличение и уменьшение масштаба в MS Excel с помощью панели инструментов

Самый «казенный» и потому бестолковый способ, хотя, и не лишенный некоторого удобства. Инструменты масштабирования спрятаны на вкладке «Вид», в группе «Масштаб». Всего тут присутствуют три инструмента:

• Масштаб — нажмите на эту кнопку и на экране появится небольшая дополнительная табличка. Поставьте переключатель на 200% — и лист Excel будет автоматически отмаштабирован в сторону увеличения (в 2 раза), поставьте 50% — и лист «съежится» так, что буквы будут видны едва-едва.
  Инструмент «масштаб» в MS Excel
• 100% — одно нажатие на эту кнопку и масштаб вfшей Excel таблицы будет сброшен на значение по умолчанию, то есть на 100%.
• Масштаб по выделенному — довольно полезный инструмент, позволяющий максимально приблизить (на весь экран) выделенную вами область ячеек таблицы.
  Масштаб по выделенному — позволяет масштабировать таблицу Excel до размеров выделенного участка

Увеличение и уменьшение масштаба в MS Excel с помощью регулятора

Справа в нижней части находится регулятор масштаба, штука намного более наглядная и быстрая, чем панель инструментов. Здесь все понятно интуитивно — нажатием на значок «-« с левой стороны регулятора уменьшает масштаб отображения таблицы, «+» справа — увеличивает. Черточка ровно по середине полосы регулятора — сбрасывает масштаб на 100%.

Полезным дополнением служит и небольшое окошка справа от самого регулятора, где отображается текущее значение масштаба страницы. Выглядит это весьма наглядно и удобно, а для ретроградов предусмотрена и возможность увеличения/уменьшения страницы по старинке:  просто щелкните мышью по окошку с процентами и на экран будет выведено уже знакомое нам окно «Масштаб».

Увеличение и уменьшение масштаба в MS Excel с помощью мыши

А это мой любимый способ. Потому что самый быстрый и простой. Зажмите на клавиатуре клавишу CTRL и не отпуская её прокрутите колесико мыши. Если крутить «на себя», масштаб таблицы на экране будет уменьшаться, а «от себя», наоборот, увеличиваться.

Вот мы и познакомились со всеми способами изменения масштаба документа в MS Excel — используйте тот, который показался вам наиболее простым.

Источник: http://bussoft.ru/tablichnyiy-redaktor-excel/kak-izmenit-uvelichit-i-umenshit-masshtab-v-ms-excel.html

Как уменьшить размер таблицы в excel

В Excel можно уменьшить или увеличить таблицу. Если таблица Excel не помещается на экране монитора и нам приходится двигать ее в сторону, то можно изменить ее размер с помощью изменения масштаба.

Как уменьшить размер таблицы в Excel

Заходим на закладку «Вид», выбираем раздел «Масштаб» (лупа нарисована) — здесь можно установить нужный нам размер таблицы, например 75% или 90%, т.д. Рядом стоит кнопка с цифрой 100%, нажав на нее, получаем масштаб 100%.

Как увеличить размер таблицы в Excel. Для этого ставим масштаб более 100%. Например — 120%, 150%,т.д.

Печать на одном листе в Excel. Чтобы таблица Excel при печати входила на одну страницу, можно использовать несколько способов.

Первый способ

Заходим через кнопку «Office» — «Печать» -> «Предварительный просмотр».

Затем выходим из предварительного просмотра и, в нашей рабочей таблице, появились разметки пунктиром – это выделены области печати.

Область печати в Excel можно настроить и функцией «Области печати» на закладке «Разметка страницы» в разделе «Параметры страницы».

Смотрите статью «Закладка листа Excel «Разметка страницы»». Здесь видно, какая часть таблицы попадает на одну страницу, а какая часть не вошла.

Ориентируясь по этим разметкам, корректируем таблицу. Меняем ширину столбцов, высоту строк, перемещая границу столбца вручную (удобнее, быстрее, нагляднее, если надо подгонять по размеру разные столбцы/строки).

Как быстро изменить ширину столбцов, высоту строк, читайте в статье «Как изменить ширину столбца, высоту строки в Excel».

Или отмечаем диапазон, на закладке «Главная», в разделе «Ячейки» выбираем «Формат». И затем, «Высота строки» или «Ширина столбца».

Ставим цифру размера строки/ столбца. Можно ещё поменять размер шрифта. Смотрите статью «Текст Excel. Формат» тут.

Второй способ

Заходим: «Печать» -> «Предварительный просмотр» -> «Параметры страницы». В появившемся окне устанавливаем, нужные нам, параметры страницы.

Закладка «Страница». Здесь можно выбрать ориентацию страницы. «Книжная» – лист будет расположен вертикально, «Альбомная» – лист будет расположен горизонтально.

Масштаб — нужная функция: если таблица маленькая, а нам надо ее напечатать на весь лист, или большую таблицу распечатать на одной странице.

Например: поставили размер 150% -> ОК. Посмотрели, изменили цифру процента, если надо. Как напечатать большую таблицу Excel на одной странице. Если таблица больше страницы, то, чтобы таблица вошла на страницу, меняем размер масштаба в меньшую сторону.

Например, поставим 80%, др. Еще можно уменьшить поля, чтобы таблица вошла на страницу, на странице «Поля» диалогового окна «Параметры страницы». Для этого поставить свои размеры полей, или везде поставить 0 (ноль). Но удобно работать с полями в режиме просмотра.

Для этого заходим в «Предварительный просмотр» и ставим галочку «Показать поля». На странице просмотра будут видны все поля каждого столбика, двигая их мышью, можно изменить размер каждого столбца. Когда наводите курсор на страницу предварительного просмотра, то курсор становится в виде рисунка «Лупа».

Это значит, что нажав на левую мышь, страница увеличится, можно рассмотреть детали таблицы, текст посмотреть, выходит ли он за границы графы, т.д. Если еще раз нажмем левой мышью на лист, то он снова станет меньше – так лучше виден общий вид страницы.

Еще один вариант настройки таблицы для печати смотрите в статье «Как печатать в Excel». В Exce можно печатать не только таблицу, но и примечания, которые расположены в ячейках. Смотрите статью «Как напечатать примечание в Excel».

Источник: https://j4web.ru/programmy/umenshit-razmer-tablitsyi-v-excel.html

Как уменьшить размер файла Excel и заставить его работать быстрее

Каждый, кто часто имеет дело с Excel и созданными в нем документами, рано или поздно сталкивается с проблемой медленной работы файла. «Файл тормозит, что делать?»

Такой вопрос часто можно увидеть на форумах, тематических сайтах или просто в списке запросов поисковика. Чаще всего подобная проблема сопровождается гипертрофированными размерами книги Excel. Из этой статьи вы узнаете несколько самых действенных способов уменьшения размера файла и ускорения его работы.

1. Уменьшаем размер используемого диапазона листа

Наиболее часто проблема увеличения размера книги и ее торможения бывает связана с разросшимся используемым диапазоном листа.

Это тот диапазон, который Excel запоминает и с которым каждый раз работает.

Если вы используете на листе всего несколько ячеек, но когда то у вас там была таблица в 1000 строк, то даже после ее удаления Excel будет обрабатывать все эти строки, тем самым замедляя работу файла.

Чтобы проверить, есть ли на листе лишние пустые столбцы и строки нужно нажать сочетание клавиш «Ctrl+End». Вы попадете в последнюю ячейку, которую использует программа. Если она явно за пределами ваших данных, то лишние строки и столбцы стоит удалить. Для этого в столбце А встаем в ячейку ниже последней нужной нам строки и нажимаем «Ctrl+Shift+End».

Ручное выделение лишних ячеек

Выделятся все лишние строки. Удаляем их. То же самое повторяем для столбцов. Если их много – файл может зависнуть. В таком случае проще использовать небольшой макрос.

Нажмите Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (как ее активировать — показывализдесь), вставьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда код макроса:

• Sub УдалениеЛишнихЯчеек()
• For Each Sht In ActiveWorkbook.Worksheets
• Sht.UsedRange
• Next Sht
• End Sub
• Чтобы запустить его — на той же вкладке (1) нажмите кнопку «Макросы» (2), выберите в списке «УдалениеЛишнихЯчеек» (3) и нажмите кнопку «Выполнить» (4).
• После проделывания всех операций обязательно сохраняем книгу.

2. Пересохраняем файл в другом формате

Если кто-то еще пользуется файлами в старом формате XLS, но уже сидит на более новом ПО (Excel 2007 и новее), то есть смысл пересохранить файл в один из новых форматов: XLSX, XLSM, XLSB.

Они более современные, лучше оптимизированы, весят меньше и работают быстрее. Самый компактный из них – XSLB.

При сохранении в этом формате размер файла существенно уменьшится (даже если пересохранить в него «новый» XLSX).

3. Удаляем лишние объекты из книги

Часто при копировании в файл данных из сторонних программ (например, 1С) вместе с ними копируются лишние объекты (фигуры, картинки и прочее), которые не всегда можно сразу заметить на листе. Чтобы проверить, есть ли в файле лишние объекты, нужно найти на ленте команду «Найти и выделить» (1) и выбрать «Область выделения» (2). Откроется список объектов листа (3).

Отображение списка объектов листа

Удалить все объекты можно выделив их и нажав клавишу Delete. Чтобы выделить все объекты снова используем команду «Найти и выделить» (1), выбираем пункт «Выделить группу ячеек» (2) и в открывшемся окне выбираем «Объекты» (3).

Вызываем окноУдаляем объекты

Если объектов много, то имеет смысл удалять их простым макросом. Код — ниже. Его нужно запустить поочередно на каждом листе.

1. Sub УдаляемОбъекты()
2. For each shp in ActiveSheet.Shapes
3. shp.delete
4. Next shp
5. End Sub

4. Уменьшаем размер сводных таблиц

Если в вашем файле есть сводные таблицы, то имеет смысл отключить хранение данных для них вместе с файлом. Это потребует обновления таблицы каждый раз при открытии книги, но уменьшит размер файла.

Для отключения этой опции выберите нужную сводную таблицу, перейдите в ее Параметры (правая кнопка мыши — Параметры сводной таблицы) и на вкладке Данные (1) снимите галочку с пункта «Сохранять исходные данные вместе с файлом» (2).

Изменение параметров сводной таблицы

5. Заменяем формулы на значения

Если в файле содержится очень много формул, то нужно постараться везде, где это возможно, заменить их на значения. Постоянный пересчет сильно замедляет работу файла. И хоть его можно отключить (как — смотри здесь), рекомендуем избавляться ото всех лишних формул на листах.

6. Удаляем лишнее форматирование

Красивые документы нравятся всем, но чем более пёстрый лист у Вас получился, тем медленнее будет работать файл. А условное форматирование сказывается на быстродействии еще больше, так как основано на формулах и постоянно пересчитывается. Рекомендуем удалять все лишние форматы, оставляя только то, что действительно нужно (как очистить форматы — смотри здесь). Минимализм сейчас в моде.

Чтобы удалить лишние правила условного форматирования выбираем на вкладке «Главная» инструмент «Условное форматирование», кнопка «Управление правилами». В открывшемся диспетчере выбираем весь лист (1), выделяем лишнее правило (2) и удаляем его (3). Повторяем, пока не удалим всё лишнее.

Удаление лишних правил условного форматирования

И помните — никогда не используйте формат целиком для всего столбца или строки!

7. Удаляем лишние имена

Именованные диапазоны используют далеко не все, но обнаружить их в своем файле может каждый (например, они могли попасть туда при импорте или копировании данных). Весь список можно увидеть в диспетчере имен («Формулы» — «Диспетчер имен»). Там же можно и удалить все ненужные имена.

Диспетчер имен

Иногда в книге могут оказаться скрытые имена. Для их удаления придется воспользоваться небольшим макросом.

• Sub УдалениеСкрытыхИмен()
• For Each Nm In ActiveWorkbook.Names
• If Nm.Visible = 0 Then
•   Nm.Delete
• End If
• Next Nm
• End Sub

Заключение

Предложенные выше способы помогают решить подавляющее большинство «решаемых» проблем с быстродействием и размером книги.

Однако, помните — если ваш рабочий файл содержит множество сводных таблиц, сложных формул, связи с другими документами, диаграммы и условные форматы — то вполне может быть, что и после всех проделанных операций он будет работать медленно и весить много. Это естественно, так как вычислительные способности компьютеров и самого Excel не безграничны.

В таких случаях стоит задуматься о том, чтобы оптимизировать саму логику работы файла, подумать над перестраиванием всей модели вычислений. Если такая необходимость возникла, но самостоятельно решение придумать не удалось — можете обращаться к нам.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/59affb7afd96b11e8eadd771/59b911eca8673183c5047d3f