Как сделать таблицу из запроса в access?

Описание: При выполнении обычного запроса запроса на выборку результаты являются динамическим набором данных. При создании макета запроса т. При разработке конкретного запроса допускается любое сочетание базовых операций. Создание запроса на выборку.

• Дата добавления: 2015-01-30
• Размер файла: 811.23 KB
• Работу скачали: 87 чел.

Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

Тема:

Субд ms access. создание запросов.

Запросы используются для сортировки, фильтрации, добавления, удаления или изменения информации в базах данных. С помощью запросов выбираются определенные записи, предназначенные для форм и отчетов, которые работают не со всеми имеющимися данными, а лишь с частью.

В спроектированных нами таблицах Клиенты, Продукты и Поставки содержится вся информация, необходимая для учета поставок.

Механизм составления запросов позволяет резко расширить возможности системы за счет подключения функций соединения таблиц, расчетных операций, группировки записей и отбора записей.

Существуют следующие типы запросов:

•  Запрос на выборку. Эти запросы извлекают данные, соответствующие указанному условию. Они также группируют записи для просмотра итоговых данных и представляют вычисления, выполненные в полях данных.
•  Запрос на изменение. Эти запросы каким-либо образом изменяют данные в исходных таблицах. Они используются для удаления, обновления и добавления большого количества данных, а также для создания новых таблиц.
•  Запросы с параметрами. Эти запросы при запуске предлагают вам ввести какие-либо параметры (данные или условия).
•  Перекрестные запросы. Перекрестные запросы используются для расчетов и представления данных в структуре (типа электронной таблицы), облегчающей анализ.
•  SQL-запросы.

Общие положения

Запрос-выборка – это производная таблица, которая содержит те же структурные элементы, что и обычная таблица (столбцы-поля и строки), и формируется на основе фактических данных системы.

При выполнении обычного запроса (запроса на выборку) результаты являются динамическим набором данных. Записей в динамическом наборе не существует, так что, когда этот набор закрывается, записи «пропадают» (данные, на которых основан набор, конечно, остаются в исходных таблицах). При сохранении запросов сохраняется только их структура.

При создании макета запроса (т.е. производной таблицы) в общем случае необходимо выполнение четырех базовых операций:

1.  указать, какие поля и из каких таблиц надо включить в запрос;
2.  описать вычисляемые поля, т.е. поля, значения которых являются функциями значений существующих полей (например, стоимость=цена*количество)
3.  описать групповые операции над записями исходных таблиц (например, нужно ли объединить группу записей с одним и тем же кодом клиента в одну и просуммировать стоимость заказанной им продукции)%
4.  указать условие отбора, т.е. сформулировать логическое выражение, которое позволит включить в выборку только записи, удовлетворяющие какому-либо условию (например, с датой поставки от 1 до 31 марта 2002 года).

При разработке конкретного запроса допускается любое сочетание базовых операций.

Создание запроса на выборку

Мастер создания простых запросов

Как и любой объект Access, можно создать запрос вручную или с помощью Мастера создания запросов (рекомендуется для начинающих пользователей). Процесс создания нового запроса аналогичен созданию таблицы, т.е. надо просто выбрать объект базы данных Запросы – Создать и далее в диалоговом окне Новый запрос выбрать режим создания запроса (рис 4.1).

Разберем создание простого запроса на выборку данных из таблицы Клиенты .

Рис. 4.1. Выбор режима создания нового запроса.

Рис. 4.2. Выбор полей, включаемых в запрос.

Определив способ создания запроса, выбираем поля, которые включаются в запрос (рис.4.2) из таблицы Клиенты — поля КодКлиента, Клиент, Телефон

На последней странице мастера запросу присваивается имя Телефоны (рис 4.3).

Рис. 4.3. Наименование запроса.

Результат выполнения запроса представлен на рис 4.4.

В готовом запросе мастер выводит поля в том порядке, в котором они представлены в списке выбранных полей.

Рис. 4.4. Простой запрос возвращает из таблицы Клиенты только указанные в запросе поля.

Нахождение итоговых значений

Простой запрос можно использовать и для нахождения итоговых данных, например, для вычисления суммы поля. Обязательным условием является наличие в запросе числового поля.

Создадим новый простой запрос из таблицы Поставки для подсчета суммарного объема каждой марки нефтепродуктов за весь период. Для этого из таблицы поставки выберем поля КодПродукта и Объем (рис. 4.5)

Рис. 4.5. Выбор полей, включаемых в запрос.

На следующем шаге выберем параметр Итоговый и, нажав кнопку Итоги …(рис 4.6), в диалоговом окне Итоги (рис 4.7) установим флажок Sum в Поставки.

Рис. 4.6. Выбор отчета с отображением Итогов.

Рис. 4.7. Выбор итоговой функции для поля Объем..

Результат выполнения запроса представлен на рис. 4.8.

Рис. 4.8. Запрос, созданный мастером, возвращает общий объем каждой марки нефтепродуктов.

На рис. 4.4 и 4.8 представлен просмотр результата запросов в режиме Таблица. Среда запросов позволяет просматривать (создавать) запросы еще в режиме Конструктор с бланком запроса и в режиме SQL.

1.  Создание и изменение запросов в режиме Конструктор.

Вид запроса в режиме Конструктор

На рис 4.9 представлен запрос в режиме конструктора, в котором можно определить таблицы и поля, включенные в этот запрос. В области заголовка представлено наименование и тип запроса.

Верхняя часть окна представляет список полей каждой таблицы, входящих в текущий запрос (в примере — таблица Клиенты). Нижняя часть окна, называемая бланком запроса, представляет поля запроса и условия выборки.

Рис. 4.9. Запрос Телефоны в режиме Конструктор.

Вид запроса в SQL-режиме

SQL-режим

В общем случае для создания произвольного запроса используется универсальный язык. SQL. В предложении этого языка (SELECT – Выбрать) можно описать все четыре базовые операции: какие поля и откуда выбрать, какие вычислить, как сгруппировать записи (просуммировать, сосчитать, найти среднее и т.п.) и при каких условиях включить записи в выборку.

Рис. 4.10. Запрос Телефоны в режиме SQL.

На рис 4.10 представлен эквивалент запроса Телефоны в форме SQL (такое представление запроса можно установить, выбрав для открытой таблицы запроса в меню Вид режим SQL). Сравнение SQL-выражения и режима конструктора запроса является хорошим способом познакомиться с логикой построения запроса.

Реально в Access для построения запросов используется механизм QBE (Query By Example – Запрос по образцу) – метод создания запросов, изобретенный IBM еще в 70-е годы.

Тем не менее, полезно знать некоторые элементы языка SQL, так как с его помощью можно создавать запросы, которые невозможно создать с помощью бланка запроса.

Простые ключевые слова языка SQL

Рассмотрим подробнее запрос на рис.4.10. Использование ключевого слова SELECT свидетельствует о том, что это запрос. Далее в выражении перечислены четыре поля запроса, разделенные запятыми. Ключевое слово SELECT указывает источник данных (таблица Клиенты), а точка с запятой указывает на окончание выражения.

Ключевые слова SQL обычно представлены строчными буквами. (У операторов строчной является только первая буква). Самыми распространенными ключевыми словами являются:

•  AS. Задает оператор, указывающий выражение или значение, а также имя поля, с которым оно связано (иногда называют псевдонимом);
•  DISTINCTROW. Предотвращает дублирование записей из запроса;
•  FROM. Задает оператор, указывающий таблицу или запрос, из которых извлекаются поля;
•  GROUP BY. Указывает поле, которое используется для группировки записей в итоговой и перекрестной таблице;
•  ORDER BY. Указывает поле, которое определяет порядок хранения записей.
•  SELECT. Задает оператор, содержащий список полей, включаемых в запрос;
•  UNION. Объединяет два набора записей в один;
•  WHERE. Задает оператор с условием (или набором условий) для фильтрации записей запроса.

Создание запроса в режиме Конструктор

В конструкторе можно создать запрос вручную. Для создания нового запроса надо выбрать объект базы данных Запросы – Создать и далее в диалоговом окне Новый запрос выбрать режим создания запроса Конструктор (рис 4.1).

Добавление таблиц в запрос

Открыв окно запроса, можно приступать к разработке нового запроса. Разберем создание запроса на список всех поставок из базы Поставки с полным названием продукта и клиента. Необходимо начать с добавления таблиц, из которых выбираются данные (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Диалоговое окно Добавление таблицы.

Количество таблиц, используемых в запросе, не ограничивается. Кроме таблиц в запросах могут использоваться другие запросы. Запросы, использующие несколько связанных таблиц, называются реляционными.

В процессе создания запроса всегда можно добавить еще таблицы, открыв окно добавления таблиц снова (меню Запрос – Добавить таблицу…).

После закрытия диалогового окна Добавление таблицы, открывается окно конструктора. На рис. 4.12 показано такое окно с добавленными таблицами Клиенты, поставки и Продукты, с отображением установленных ранее связей.

Примечание. Если таблицы в запросе не объединены, то Access создаст полное объединение, содержащие все возможные комбинации, т.е. объединит все записи всех таблиц. Например, для двух несвязанных таблиц из 10 и 20 записей, запрос БУДЕТ содержать 200 записей.

Рис. 4.12. Создание нового Запроса в режиме Конструктор.

Окно конструктора запроса разделено на две части. В верхней части содержится окно таблиц и запросов, используемых в создаваемом запросе, а в нижней – бланк запроса QBE, в котором задаются включаемые поля, условия отбора и порядок сортировки (если он необходим).

Добавление полей в запрос

Для создания запроса нам потребуются следующие поля:

•  Из таблицы Поставки – КодПоставки, Дата, Объем
•  Из таблицы Продукты – Продукты
•  Из таблицы Клиенты – Клиент.

Чтобы добавить любое поле, надо переместить его мышью из окна таблицы в строку Поле бланка запроса или просто дважды щелкнуть на поле в окне таблицы (поле переместиться в следующий свободный столбец запроса).

Рис. 4.12. Пример добавления полей в бланк запроса.

Добавление вычисляемых полей

Помимо выделения определенного набора записей запросы могут использоваться для расчета выражений для каждой записи. Практически во все запросы можно добавить вычисляемые поля.

При работе с формой выражение можно ввести в свойстве Данные определенного элемента управления. При работе с запросом выражение вводится в ячейке Поле бланка запроса. Вычисляемое поле или вычисляемый столбец – это любое поле, содержащее выражение.

Добавим вычисляемое поле в запрос Поставки. Для вычисления стоимости заказа в поле последнего столбца введем (см. рис. 4.13):

Стоимость_заказа: [Цена]*[Объем]

Рис. 4.13. Пример добавления вычисляемого поля в бланк запроса.

Определение порядка сортировки

Результат запроса можно сортировать по одному или нескольким полям. По умолчанию данные изображаются в прядке, установленном для ключевого поля первой выбранной таблицы. Если ключевого поля нет, данные отображаются в порядке отбора записей.

Для задания порядка сортировки в строке Сортировка бланка запроса открывается список и выбирается По возрастанию или По убыванию (рис 4.14). Данные сортируются в соответствии со стандартными правилами.

Рис. 4.14. Задание порядка сортировки.

На рис. 4.15 приведен выполненный запрос с сортировкой поля Дата по возрастанию

Рис. 4.15. Запрос Поставки с сортировкой по возрастанию Даты.

При сортировке по нескольким полям порядок, в котором поля добавлены в бланк запроса, определяет приоритет полей. Крайнее слева поле с включенной сортировкой имеет наиболее высокий приоритет, а крайнее справа – наиболее низкий.

Выполнение запроса

После создания запроса и установки всех его параметров запрос можно выполнить (меню Запрос — команда Запуск). Запрос отбирает данные и отображает результаты в динамическом наборе.

Для запуска запроса на выполнение можно использовать команду Режим таблицы. Для запросов на выборку оба метода идентичны; каждый выдает динамический набор с результатом запроса.

Разница между этими двумя методами станет очевидной для запросов на изменение данных. Операции по модификации данных (например, удаление записей) выполняются только после команды Запрос — Запуск.

Сохранение и печать запросов

Запросы можно сохранять и печатать так же, как и другие объекты Access. Если запрос сохраняется впервые, появляется диалоговое окно для задания имени запроса.

Задание условий

В рассматриваемом примере запроса Поставки указывались лишь включаемые поля и порядок сортировки. На практике такие запросы приходится делать редко. Для получения необходимых специфических данных задаются условия, которым должны удовлетворять выбираемые данные.

Условия задаются в строке Условие отбора бланка запроса в виде выражений, служащих для отбора данных из таблиц. Выражение является предложением, содержащим хотя бы один оператор и операнд.

Чтобы ввести условия, щелкните в любом месте строки Условие отбора нужного поля и введите выражение (допускается ввод длинных выражений). Чтобы просмотреть все выражение, нажмите Shift+F2 для открытия окна Область ввода.

Операторы, используемые в выражениях.

Операция	Значение
Арифметические операторы
+	Сложение
*	Умножение
/	Деление
^	Возведение в степень
Сравнения операторы
=	Равно
Больше
=	Больше ли равно (не меньше)
Не равно
Логические операторы
Or	Любое из условий
And	Все условия
Between	В диапазоне (между двумя крайними значениями, включая их)

Использование текстовых условий

Допустим, надо модифицировать запрос Поставки так, чтобы отображались данные только для клиента Гранд 7. Тогда в поле условие надо ввести текст — Гранд 7.

Access допускает использование разных способов ввода текстовых выражений. Можно вводить любое из следующих выражений:

•  Гранд 7
•  «Гранд 7»
•  =Гранд 7
•  =»Гранд 7″

В приведенном примере оператор это знак =, а операнд это текстовое значения «Гранд 7» (кавычки можно опустить).

Источник: http://refleader.ru/yfsjgeatypol.html

Пример создания базы данных в Access "Деятельность cпортивного клуба"

Рассмотрим основное отношение, соответствующее варианту задания «Деятельность спортивного клуба»:Код клиента, фамилия имя, телефон, код абонемента, описание, цена, код зала, наименование, код тренера, фамилия имя тренера, оклад, месяц, произведена оплата. Спроектируем базу данных.

      Скачать базу данных «Спортивный клуб» в Access

Определим атрибуты и их типы значений

• Данное отношение находится в первой нормальной форме, поскольку все его атрибуты являются неделимыми, и имеет составной ключ: Код клиента, код зала, код тренера, код абонемента.
• Некоторые атрибуты зависят только от части составного ключа. Устраним частичную зависимость и переведем это отношение во вторую нормальную форму путем декомпозиции основного отношения на следующие отношения:
• 1) код клиента, фамилия имя, телефон, код тренера; 2) код абонемента, описание, цена, код зала;3) код зала, наименование;4) код тренера, фамилия имя тренера, оклад;
• 5) код клиента, код абонемента, месяц, произведена оплата.
• Отношения 1,2,3,4,5  находятся в третьей нормальной форме, поскольку они находятся во второй нормальной форме, и каждый неключевой атрибут нетранзитивно зависит от первичного ключа.

Определение ключей и создание связей схемы связей

В 1-ой таблице первичный ключ – код клиента, атрибут код тренера является внешним ключом к таблице 4.Во 2-ой таблице первичный ключ- код абонемента. Атрибут код зала является внешним ключом по отношению к таблице 3.

В 3-ей таблице первичный ключ- код зала.В 4-ой таблице первичный ключ – код тренера.В 5-ой таблице составной первичный ключ — код клиента, код абонемента, месяц.

Создадим схему связей между атрибутами таблиц для обеспечения целостности БД.

Создание файла базы данных в СУБД Microsoft Access 2003

Создадим файл спроектированной БД в СУБД Microsoft Access 2003. Для этого запустим программу Microsoft Access 2003, выберем в окне команду Создать файл, затем в окне Создание файла выберем пункт Новая база данных и укажем диск, каталог и имя «Деятельность музея». Создадим таблицы, для этого выберем объект Таблицы и кнопку Создать. В режиме Конструктор создадим таблицы.

С помощью запроса изменим структуру таблицы: В таблицу Тренеры добавим атрибут Телефон: ALTER TABLE Тренеры ADD COLUMN Телефон CHAR(10);

В окне базы данных выберем объект Таблицы, установим курсор на нужную таблицу и нажмем кнопку Открыть. В режиме Таблицы введем записи в таблицы. Получим:

     

Изменение структуры таблиц с помощью SQL запроса

С помощью SQL-запроса изменим структуру таблицы Залы. Добавим атрибут Площадь, тип данных – числовой.ALTER TABLE Залы ADD COLUMN Площадь FLOAT;

Создание SQL запросов в MS Access для манипулирования данными

1. Запрос на создание таблицы Тренеры:
2. CREATE TABLE Тренеры (Код_тренера  INT NOT NULL PRIMARY KEY, Фамилия_имя_тренера CHAR (40) NOT NULL, Оклад MONEY NOT NULL);
3. Запрос на добавление данных в таблицу Залы: 
4. INSERT INTO Залы ( Код_зала, Наименование )VALUES (1001, 'Бассейн 25м');
5. Запрос на обновление данных в таблице Абонементы – ежемесячную цену поднимем на 10%
6. UPDATE Абонементы SET Абонементы.Цена = «Цена*1,1»;
7. Запрос на удаление данных из таблицы Учет – удалим записи января месяца:
8. DELETE Учет.МесяцFROM Учет
9. WHERE Учет.Месяц=»январь»;
10. SQL запросы в Access для выборки данных
11. Напишем запросы SQL для выборки данных.

Выберем клиентов, занимающихся в бассейне 25м:SELECT Клиенты.Код_клиента, Клиенты.Фамилия, Клиенты.Имя, Залы.Код_залаFROM Клиенты INNER JOIN (Залы INNER JOIN (Абонементы INNER JOIN Учет ON Абонементы.Код_абонемента=Учет.Код_абонемента) ON Залы.Код_зала=Абонементы.Код_зала) ON Клиенты.Код_клиента=Учет.Код_клиентаGROUP BY Клиенты.Код_клиента, Клиенты.Фамилия, Клиенты.Имя, Залы.Код_зала

• HAVING (((Залы.Код_зала)=1001));
• Получим:

Подсчитаем количество человек, занимающихся у каждого тренера: SELECT Тренеры.Код_тренера, Тренеры.Фамилия_имя_тренера, Count(Клиенты.Код_клиента) AS КоличествоFROM Тренеры INNER JOIN Клиенты ON Тренеры.Код_тренера = Клиенты.Код_тренера

GROUP BY Тренеры.Код_тренера, Тренеры.Фамилия_имя_тренера;

Получим:

Вычислим премию для тренеров с больше чем одним клиентом в виде 40% от оклада:SELECT Тренеры.Код_тренера, Тренеры.Фамилия_имя_тренера, Count(Клиенты.Код_клиента) AS Количество, [Оклад]*0.4 AS ПремияFROM Тренеры INNER JOIN Клиенты ON Тренеры.Код_тренера=Клиенты.Код_тренераGROUP BY Тренеры.Код_тренера, Тренеры.Фамилия_имя_тренера, [Оклад]*0.4

1. HAVING (((Count(Клиенты.Код_клиента))>1));
2. 
3. Выберем клиентов-должников

SELECT Клиенты.Код_клиента, Учет.Произведена_оплатаFROM Клиенты INNER JOIN Учет ON Клиенты.Код_клиента = Учет.Код_клиента

• WHERE (((Учет.Произведена_оплата)=No));
• 
• Создание однотабличного подзапроса:

SELECT Клиенты.Код_клиента, Клиенты.Фамилия, Клиенты.ИмяFROM КлиентыWHERE (((Клиенты.Код_клиента) In (SELECT Учет.Код_клиента FROM Учет

1. WHERE (Учет.Месяц)=»июнь»)));

Источник: http://Help-Informatika.ru/primery-reshenij/bazy-dannykh-access/20-baza-deyatelnost-cportivnogo-klub

Как самостоятельно составлять запросы в Microsoft Access

Начинающим разработчикам приложений под Microsoft сервер необходимо знать, как делать запросы в Access. Microsoft Access – самая популярная программа для работы с базами данных в Windows. Основной причиной успеха программы является интерактивный интерфейс.

Запросы или команды предоставляют возможность извлекать и фильтровать информацию, вычислять итоги, а также обновлять, перемещать и удалять записи в большом количестве. Освоение команд Microsoft Access улучшит способность программистов управлять данными и упростит разработку приложений.

Визуальное представление таблиц и графических связей между ними делает запросы Microsoft Access чрезвычайно простыми в использовании. Приятный пользовательский интерфейс по-прежнему позволяет выполнять очень мощный и расширенный анализ. Весь механизм смоделирован на системах SQL и может переключаться между графическим дизайном и синтаксисом SQL.

Разработчики сами делают выбор: использовать готовый конструктор или писать код на SQL. Но стоит помнить, что знание многих функций Microsoft Access позволяет быстро выполнять расширенную обработку данных без программирования.

Виды запросов

Microsoft Access поддерживает множество типов. Описание главных категорий:

1. Select позволяет получать записи или сводки (итоги).
2. Создание таблиц. Аналогично к Select, но результаты помещаются в таблицу, которая создается автоматически.
3. Добавление. Аналогично первым двум, но результаты добавляются в существующую таблицу.
4. Update изменяет (обновляет) данные в записях.
5. Delete.

Команда Select является наиболее распространенной и может использоваться для просмотра и выбора данных для форм, отчетов, элементов управления и других операций. Другие типы создают или изменяют данные и вместе называются запросами действий.

Запросы на примере Select

Для создания команды с помощью конструктора следует выполнить такие действия:

1. Перейти во вкладку «Создать» и нажать на кнопку «Конструктор запросов».
2. Выбрать тип.
3. Выбрать таблицу и поля. Основным шагом является указание таблицы или таблиц для использования и полей для отображения. Необходимо выбрать таблицу из списка. Выбранная таблица размещается в верхней части окна. Оттуда можно выбрать поля, нужно дважды нажать по ним или перетащить их в нижнюю часть окна. Важно убедиться, что опция «Вывод на экран» активна для требуемых ячеек.
4. Применить сортировку и изменить порядок полей. Как только ячейки помещены в сетку QBE (нижняя часть экрана), можно изменить их последовательность. Для этого нужно щелкнуть на столбец и перетащить его в нужное место. Чтобы отсортировать результаты, достаточно выбрать критерий в меню «Сортировка».
5. Изменить название. Данные могут храниться под названиями, которые нелегко понять пользователям. Используя выражения, можно изменить имя, которое видит пользователь. Например, имя «Поле 1» можно изменить на «ID Клиента», поместив новое имя с последующим двоеточием и исходным именем в ячейку поля QBE: «ID Клиента: [Поле 1]».
6. Установить свойства. В правой части экрана есть окно свойств. Для отображения свойств запроса нужно временно отключить флажок в «Вывод на экран».
7. У каждой области также есть свойства, которые можно установить. Для отображения свойств, нужно вернуть флажок и нажать на требуемое поле. В зависимости от типа данных доступны разные свойства. Наиболее важные свойства для числовых типов и типа даты. В свойствах можно указать, как ячейки будут форматироваться при выполнении.
8. Просмотреть результаты и эквивалент SQL. Когда запрос завершен, можно просмотреть его результаты, переключившись из режима конструктора в «Режим таблицы». Также можно просмотреть в виде кода SQL. Таким образом, можно редактировать синтаксис SQL напрямую, просматривать результаты и переключаться в режим конструктора.
9. Нажать кнопку «Выполнить» и просмотреть результат.

Настройка условий и их типы

Нижняя часть сетки QBE состоит из нескольких строк для условий. Эти дополнительные строки необходимы для того, чтобы указать, какие записи будут получены.

Чтобы еще больше сузить область, можно ввести критерии для нескольких полей одновременно. При вводе критериев в одной строке выполняется операция «И» между полями. То есть извлекаются строки, которые соответствуют критериям в поле 1 и в поле 2 и т. д. Если условия размещены в разных строках, выполняется операция «ИЛИ».

Типы условий:

• самым простым условием является точное соответствие. Стоит ввести желаемую величину в разделе «Условие отбора»;
• , , BETWEEN, AND. Можно получить записи, в которых значение поле не равно определенной величине, используя символ «». Точно так же используются знаки >, = или

Источник: https://vacenko.ru/kak-samostoyatelno-sostavlyat-zaprosy-v-microsoft-access/

Создание и удаление поля подстановки

Создание поля подстановки не только делает данные более понятными, но и позволяет избежать ошибок данных, ограничивая значения, которые можно вводить. Поле подстановки может отображать понятное пользователю значение, связанное с другим значением в таблице исходных данных.

Например, вам нужно записать заказ клиента в таблице «Заказы». Однако все сведения о клиентах отслеживаются в таблице «Клиенты». Вы можете создать поле подстановки, отображающее сведения о клиенте в элементе управления «поле со списком» или «список».

Затем, когда вы выбираете клиента в этом элементе управления, в записи заказа сохраняется соответствующее значение, например значение первичного ключа клиента.

Примечание.    В Access есть другие типы полей списков: поле списка значений, которое хранит только одно значение из допустимых, определенных в свойстве, и многозначное поле, в котором можно хранить до 100 значений, разделенных запятой (,). За дополнительной информацией обращайтесь к статьям Создание и удаление поля списка значений и Создание и удаление многозначного поля.

Что такое поле подстановки?

Создание поля подстановки в Конструкторе

Сведения о связанных и отображаемых значениях

Обновление свойств поля подстановки

Удаление поля подстановки

Поле подстановки — это поле таблицы, значение которого получено из другой таблицы или запроса. По возможности следует создавать поле подстановки с помощью мастера подстановок, который упрощает процесс, автоматически заполняя соответствующие свойства полей и создавая нужный тип связи между таблицами.

К началу страницы

1. Откройте таблицу в режиме Конструктор.

2. В первой доступной пустой строке щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите имя поля подстановки.

3. В столбце Тип данных этой строки щелкните стрелку, а затем в раскрывающемся списке выберите пункт Мастер подстановок.

   Примечание.   Мастер подстановок в зависимости от выбранных в нем настроек создает списки трех типов: поле подстановки, поле списка значений и многозначное поле.

4. Внимательно следуйте указаниям мастера.

   1. На первой странице выберите вариант Объект «поле подстановки» получит значения из другой таблицы или другого запроса и нажмите кнопку Далее.

   2. На второй странице выберите таблицу или запрос со значениями и нажмите кнопку Далее.

   3. На третьей странице выберите одно или несколько полей и нажмите кнопку Далее.

   4. На четвертой странице выберите порядок сортировки для полей при отображении в списке и нажмите кнопку Далее.

   5. На пятой странице настройте ширину столбца, чтобы упростить чтение значений и нажмите кнопку Далее.

   6. На шестой странице при необходимости измените имя поля, установите флажок Включить проверку целостности данных, выберите вариант Каскадное удаление или Ограничить удаление и нажмите кнопку Готово.

      Дополнительные сведения о применении проверки целостности данных см. в статье Создание, изменение и удаление отношения.

5. Сохраните изменения.

К началу страницы

Поле подстановки предназначено для замены отображаемого числа, например ИД, более понятным значением, таким как имя. Например, вместо отображения идентификатора контакта Access может показать имя контакта. Идентификатор контакта является связанным значением. Оно автоматически ищется исходной таблице или запросе и заменяется именем контакта. Имя контакта является отображаемым значением.

Важно понимать разницу между отображаемым и связанным значением поля подстановки. Отображаемое значение автоматически выводится в режиме таблицы (по умолчанию). Тем не менее сохраняется именно связанное значение, использующееся в условиях запроса, а также приложением Access при связывании таблиц.

Ниже в примере поля подстановки «КомуНазначено»:

• 1   Имя сотрудника является отображаемым значением
• 2    ИД сотрудника является связанным значением, сохраняемым в свойстве Присоединенный столбец поля подстановки.
• К началу страницы

Если для создания поля подстановки используется мастер подстановок, его свойства задаете вы. Чтобы изменить структуру многозначного поля, укажите свойства Подстановки.

1. Откройте таблицу в Конструкторе.

2. Щелкните имя поля подстановки в столбце Имя поля.

3. В разделе Свойства поля откройте вкладку Подстановка.

4. Задайте свойству Тип элемента управления значение Поле со списком, чтобы видеть все доступные изменения свойств, отражающие ваш выбор. Дополнительные сведения см. в разделе Свойства поля подстановки.

К началу страницы

Важно!    При удалении поля подстановки, в котором содержатся данные, эти данные теряются без возможности восстановления, отменить это действие нельзя.

Поэтому перед удалением каких-либо полей или других компонентов базы данных создавайте резервную копию базы данных. Также удаление поля подстановки может быть запрещено, так как применяется проверка целостности данных.

Дополнительные сведения см. в статье Создание, изменение и удаление отношения.

1. Откройте таблицу в режиме Режим таблицы.

2. Найдите поле подстановки, щелкните правой кнопкой мыши строку заголовка и выберите команду Удалить поле.

3. Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить удаление.

1. Откройте таблицу в режиме Конструктор.

2. Щелкните область выделения строки рядом с полем подстановки, а затем нажмите клавишу DELETE, либо щелкните правой кнопкой мыши область выделения строки и выберите команду Удалить строки.

3. Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить удаление.

К началу страницы

СвойствоЗадача

Тип элемента управления	Укажите это свойство, чтобы задать отображаемые свойства: Поле со списком содержит список всех доступных свойств. Список содержит список всех доступных свойств кроме свойств Число строк списка, Ширина списка и Ограничиться списком. Текстовое поле не отображает свойства и преобразует поле в поле, доступное только для чтения.
Тип источника строк	Определяет, откуда брать значения для поля подстановки: из другой таблицы или запроса либо из списка указанных вами значений. В качестве источника вы также можете выбрать имена полей таблицы или запроса.
Источник строк	Указывает таблицу, запрос или список значений, из которых извлекаются значения для поля подстановки. Если свойство Тип источника строк имеет значение Таблица или запрос или Список полей, в этом свойстве должно быть указано имя таблицы или запроса либо инструкция SQL, представляющая запрос. Если свойство Тип источника строк имеет значение Список значений, это свойство должно содержать список значений, разделенных точками с запятой.
Связанный столбец	Указывает столбец в источнике строк, в котором содержится значение, хранящееся в столбце подстановок. Может принимать любое значение в диапазоне между 1 и числом столбцов в источнике строк. Столбец, из которого извлекается значение, может отличаться от отображаемого столбца.
Число столбцов	Определяет число столбцов в источнике строк, которые можно отобразить в поле подстановки. Чтобы выбрать столбцы для отображения, нужно задать ширину столбцов в свойстве Ширина столбцов.
Заглавия столбцов	Определяет, нужно ли отображать заголовки столбцов.
Ширина столбцов	Задает ширину каждого столбца. Отображаемое значение в поле подстановки — это один или несколько столбцов, для которых в свойстве Ширина столбцов указано значение, отличное от нуля. Если столбец не нужно отображать, например столбец «Код», укажите значение «0» для его ширины.
Число строк списка	Определяет количество строк, отображаемых в поле подстановки.
Ширина списка	Определяет ширину элемента управления, появляющегося при отображении поля подстановки.
Ограничиться списком	Определяет возможность ввода значения, отсутствующего в списке.
Разрешить несколько значений	Определяет возможность выбора нескольких значений в поле подстановки. Нельзя изменить значение этого свойства с «Да» на «Нет».
Разрешить изменение списка значений	Определяет возможность редактирования элементов поля подстановки, основанного на списке значений. Если это свойство имеет значение Да, при щелчке правой кнопкой мыши поля подстановки, основанного на списке значений из одного столбца, в меню появится команда Изменение элементов списка. Если поле подстановки содержит несколько столбцов, это свойство игнорируется.
Форма изменения элементов списка	Указывает существующую форму, используемую для изменения элементов списка в поле подстановки, основанном на таблице или запросе.
Только значения источника строк	Показывает только значения, соответствующие текущему источнику строк, если свойство Разрешить несколько значений имеет значение Да.

К началу страницы

Источник: https://support.microsoft.com/ru-kz/help/304462/how-to-add-lookup-fields-in-a-microsoft-access-table

MS Access: Введение в объекты — Таблицы, формы, запросы и отчеты

Базы данных в Access 2010 состоят из четырех объектов: таблиц, запросов, форм и отчетов. Вместе эти объекты позволяют вам вводить, хранить, анализировать и компилировать ваши данные, при необходимости.

В этой статье вы узнаете о каждом из четырех объектов и поймете, как они взаимодействуют друг с другом для создания полностью функциональной реляционной базы данных.

Объекты Access

Таблицы, запросы, формы и отчеты являются основой для любой базы данных, которую вы создаете в Access. Понимание того, как работает каждый из этих объектов, поможет вам создать базу данных, которая будет полезна и поможет вам получить необходимую информацию.

Таблицы

К этому моменту вы уже должны понимать, что база данных представляет собой совокупность данных, организованных во много связанные списки. В Access все данные хранятся в таблицах, что ставит таблицы в центр любой базы данных.

Возможно, вы уже знаете, что таблицы организованы в вертикальные столбцы и горизонтальные строки.

В Access строки и столбцы называются записями и полями. Поля больше, чем просто колонки; это способ организации информации по типу данных. Каждая часть информации внутри поля имеет один и тот же тип. Например, каждая запись в поле « Имя» будет именем, и каждая запись в поле « Адрес улицы» будет адресом.

Аналогично, запись — это больше, чем просто строка; это единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки.

Обратите внимание, как каждая запись охватывает несколько полей. Несмотря на то, что информация в каждой записи организована в поля, она принадлежит другой информации в этой записи. Видите номер слева от каждой строки? Это идентификационный номер, который идентифицирует каждую запись. Идентификационный номер для записи относится к каждой части информации, содержащейся в этой строке.

Таблицы хороши для хранения тесно связанной информации. Допустим, у вас есть пекарня и есть база данных, в которой есть таблица с именами и информацией ваших клиентов — их номера телефонов, домашние адреса и адреса электронной почты.

Если вы решили добавить больше информации — например, день рождения клиента — вы просто создадите новое поле в одной таблице.

Формы, запросы и отчеты

Хотя таблицы хранят все ваши данные, остальные три объекта — формы, запросы и отчеты — предлагают вам способы работать с ним. Каждый из этих объектов взаимодействует с записями, хранящимися в таблицах вашей базы данных.

Формы

Формы используются для ввода, изменения и просмотра записей. Вам, вероятно, приходилось заполнять формы во многих случаях, например, при посещении кабинета врача, подаче заявления на работу или регистрации в школе.

Формы причины используются так часто, так это то, что они являются простым способом правильно управлять людьми.

Когда вы вводите информацию в форму в Access, данные идут именно там, где разработчик базы данных хочет, чтобы она шла: в одну или несколько связанных таблиц.

Формы облегчают ввод данных. Работа с обширными таблицами может сбивать с толку, и когда вы подключаете таблицы, вам может потребоваться работать с более чем одним за раз, чтобы ввести набор данных. Однако с помощью форм можно сразу вводить данные в несколько таблиц, все в одном месте.

Разработчики баз данных могут даже устанавливать ограничения для отдельных компонентов формы, чтобы обеспечить ввод всех необходимых данных в правильном формате. В целом, формы помогают поддерживать согласованность и организованность данных, что необходимо для точной и мощной базы данных.

Запросы

Запросы — это способ поиска и компиляции данных из одной или нескольких таблиц. Запуск запроса похож на запрос подробного вопроса о вашей базе данных. Когда вы создаете запрос в Access, вы определяете конкретные условия поиска, чтобы точно найти нужные данные.

Запросы гораздо более мощные, чем простые поиски, которые вы могли бы выполнять в таблице.

Хорошо спроектированный запрос может предоставить информацию, которую вы, возможно, не сможете узнать, просто просмотрев данные в ваших таблицах.

Отчеты

Отчеты предлагают вам возможность представить свои данные в печати. Если вы когда-либо получали распечатку расписания классов или распечатанный счет-фактуру покупки, вы видели отчет о базе данных.

Отчеты полезны, поскольку они позволяют вам представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате. Вы даже можете настроить внешний вид отчета, чтобы сделать его визуально привлекательным.

Access предлагает вам возможность создавать отчет из любой таблицы или запроса.

Объединяя все вместе

Даже если у вас есть хорошее представление о том, как можно использовать каждый объект, изначально может быть трудно понять, как все они работают вместе. Это помогает помнить, что все они работают с одними и теми же данными. Каждая часть данных, использующая запрос, форму или отчет, хранится в одной из таблиц базы данных.

Формы позволяют вам одновременно добавлять данные в таблицы и просматривать данные, которые уже существуют. В отчетах представлены данные из таблиц, а также из запросов, которые затем выполняют поиск и анализ данных в этих же таблицах.

Эти отношения звучат сложнее, но на самом деле они работают вместе так хорошо и так естественно, что мы часто даже не замечаем, когда мы используем связанные объекты базы данных.

Вы когда-нибудь использовали электронный карточный каталог для поиска книги в библиотеке? Скорее всего, вы ввели свой поиск во что-то похожее на это:

Когда вы выполнили поиск, вы вводили условия поиска в форму, которая затем создала и запускала запрос на основе вашего запроса.

Когда запрос завершил поиск таблиц базы данных для записей, соответствующих вашему поиску, вам был показан отчет, в котором была получена информация из запроса и связанных таблиц — в данном случае — список книг, соответствующих вашим условиям поиска. Вы можете представить соединения между объектами, как это:

Скажем, вместо использования этих инструментов вам пришлось искать в гигантской таблице, содержащей каждую книгу в библиотечной системе. Соответствующие записи, вероятно, будут распространены во многих таблицах: таблица для названий книг и описаний, таблица, содержащая информацию о том, какие книги проверяются или выходят, и таблицу с каждой ветвью библиотеки, чтобы назвать несколько.

В статье «Что такое база данных?» мы обсудили концепцию реляционной базы данных, которая представляет собой базу данных, способную понять, как разные наборы данных относятся друг к другу.

Ситуации, подобные приведенному выше примеру, являются именно тем, почему люди находят реляционные базы данных настолько полезными. Без реляционной базы данных, что должно быть простой задачей — поиск книги и наблюдение, если она проверена и где — становится невероятно сложной и трудоемкой.

Знание того, как использовать четыре объекта Access, может сделать даже сложные задачи довольно удобными для пользователя.

С уважением, авторы сайта Компьютерапия

Источник: https://maxfad.ru/ofis/ms-access/320-ms-access-vvedenie-v-ob-ekty-tablitsy-formy-zaprosy-i-otchety.html