Как сделать связь между файлами Excel?

Поговорим сегодня о таблицах в AutoCAD, а точнее о их связи с электронными таблицами Excel.

Как сделать связь между файлами excel?

В AutoCAD можно вставить существующую таблицу Excel, при этом сохраняется двусторонняя связь между программами. Если изменить исходную Excel-таблицу, то изменится и связанная с ней таблица в AutoCAD, аналогично при изменении таблицы в AutoCAD поменяется и исходная. Связь поддерживается на уровне данных и форматирования таблиц.

Рассмотрим основные моменты работы на примере создания перечня элементов.

Как сделать связь между файлами excel? Необходимо импортировать эту таблицу в AutoCAD так, чтобы сохранилась двухсторонняя связь между ними. 1. Запускаем в AutoCAD команду Таблица. В диалоговом окне выбираем пункт На основе связи с данными. В выпадающем списке еще нет никаких связей, мы создадим новую, выбрав соответствующий пункт меню или нажав кнопку рядом

Как сделать связь между файлами excel?

В окне Выбор связи данных создаем новую связь с данными Excel

Как сделать связь между файлами excel?  Присваиваем ей имя

Как сделать связь между файлами excel?
Выбираем файл с перечнем элементов. Для многостраничных таблиц нужно указать необходимый лист с данными, выбрать опцию Связь со всем листом или с диапазоном. После введения всех данных будет доступен предварительный просмотр таблицы

Как сделать связь между файлами excel?

 Теперь в окне Выбор связи данных выбираем нашу созданную связь и вставляем таблицу в чертеж
Как сделать связь между файлами excel?

Как сделать связь между файлами excel?

После создания связи с таблицей в правой части строк состояния появляется символ связи и в виде цепочки

Как сделать связь между файлами excel?

При таком способе создания таблиц на основе данных из таблицы Excel мы получаем не только облегчение рутинной работы, но и возможность всегда пользоваться актуальным данными за счет двусторонней связи между программами.

Вставленная в AutoCAD таблица заблокирована, о чем символизирует символ замка около курсора. В этом случае работает только прямая связь — из Excel в AutoCAD и в самом AutoCAD править таблицу нельзя.

Как сделать связь между файлами excel?

Чтобы изменить блокировку необходимо из контекстного меню таблицы выбрать меню Блокирование, где доступно четыре опции:

  • Разблокирование — снятие всех блокировок с таблицы (при этом связь с Excel сохраняется)
  • Содержимое заблокировано — блокировка содержимого таблицы, но не ее формата
  • Формат заблокирован — запрет изменения формата, но возможность редактирования данных таблицы
  • Содержимое и формат заблокированы — полная блокировка таблицы (этот параметр установлен по умолчанию для всех вновь созданных таблиц)

Проще говоря, заблокировав содержимое мы сможем брать данные из любой таблицы Excel и оформлять ее в AutoCAD так, как нам нужно. При этом данные всегда будут актуальны. На нашем примере — перечень элементов создан путем экспорта в Excel из EDA-приложения, вставлен в AutoCAD с разблокированным форматированием и оформлен по ЕСКД средствами AutoCAD.

Попробуем поменять и сохранить исходную таблицу, при этом в строке состояния AutoCAD выйдет сообщение о том, что данные в исходной таблице изменены и будет предложено их обновить. Если сообщения нет, то необходимо из контекстного меню таблицы выбрать меню Связь с данными и пункт Загрузить изменения из исходного файла.

Если разблокировать содержимое или формат таблицы, то можно ее править в самом AutoCAD и в любой момент передать изменения в исходный Excel-файл. В уже известном нам меню Связь с данными есть соответствующие команды:

  • Загрузить изменения из исходного файла
  • Выгрузить пользовательские изменения в исходный файл — позволяет выгрузить изменения таблицы, сделанные в AutoCAD в исходный Excel-файл (опять же, можно связать как содержимое, так и формат). ВАЖНО! Перед выгрузкой данных убедитесь, что файл с таблицей Excel закрыт!
  • Редактирования связи с данными — запускает окно изменений связи с Excel
  • Открыть файл связей с данными (не очень удачный перевод на русский язык) — открывает исходную таблицу Excel
  • Разорвать связь с данными — удаляет связь — таблицы становятся независимыми.
  • Любую таблицу Excel можно вставить в чертеж AutoCAD. При этом можно вставить как весь лист таблицы, так и его конкретную часть. Можно создать множество таблиц AutoCAD на основе одного файла Excel
  • Вставленная таблица имеет двустороннюю связь с исходным Excel-файлом. Связь поддерживается на уровне данных и уровне форматов. Можно включать/отключать каждый тип связи для каждой таблицы — это дает огромные возможности для совместной работы проектировщиков, сметчиков, плановых служб и пр., когда все всегда пользуются актуальными данными
  • Благодаря возможности блокировки/разблокировки связи формата можно брать за основу любую таблицу Excel и оформлять ее в AutoCAD стандартными средтвами
  • При двусторонней связи всегда есть опасность одновременного внесения изменений, поэтому грамотная организация этого процесса очень важна
  • Связь между таблицами можно разорвать.

С другими приемами работы в AutoCAD можно ознакомиться на одноименной странице блога.

Источник: https://mikhailov-andrey-s.blogspot.com/2012/08/autocad-excel.html

Как создать в Excel выпадающий список с данными из другого файла

Создать простой выпадающий список в ячейке с данными из этого же файла – просто. Все усложняется, когда сам список и данные для него находятся в разных файлах. Для решения этой проблемы есть несколько способов.

Способ 1. Функция ДВССЫЛ

В простом случае можно использовать функцию ДВССЫЛ (INDIRECT), чтобы сформировать правильную ссылку на внешний файл.

Например, если необходимо создать выпадающий список с содержимым ячеек А1:А10 с листа Список из файла Товары.

xls, нужно открыть окно проверки данных через вкладку Данные – Проверка данных (Data – Validation) и в поле Источник (Source) ввести следующую конструкцию: =ДВССЫЛ(«[Товары.xls]Список!$A$1:$A$10»).

Как сделать связь между файлами excel?

Чтобы сформировать правильную ссылку на внешний файл можно использовать функцию ДВССЫЛ

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) преобразует текстовую строку аргумента в реальный адрес, используемый для ссылки на данные. Обратите внимание, что имя файла заключается в квадратные скобки, а восклицательный знак служит разделителем имени листа и адреса диапазона ячеек. Если имя файла содержит пробелы, то его надо заключить в апострофы.

Если файл с исходными данными для списка лежит в другой папке, необходимо указать полный путь к файлу, например, следующим образом: =ДВССЫЛ(«‘C:Поставщики[Товары.xls]Список’!$A$1:$A$10»).

В данном случае не забудьте заключить в апострофы полный путь к файлу и имя листа. Минус этого способа только один – выпадающий список будет корректно работать только в том случае, если файл Товары.

Способ 2. Импорт данных

Суть этого способа в том, что данные для выпадающего списка буду импортироваться из другого файла в текущий. Для этого необходимо создать обновляемую связь между двумя файлами.

Сначала откройте файл-источник, где находятся эталонные значения для выпадающего списка (назовем его, допустим, Справочник.xlsx).

Выделите диапазон с данными для списка и отформатируйте его как таблицу с помощью кнопки Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home – Format as Table).

Обратите внимание, что у такой таблицы предварительно должна быть сделана «шапка» – строка заголовка. После этого файл Справочник можно сохранить и закрыть.

Теперь откроем книгу, где мы хотим создать выпадающий список (условно назовем ее Бланк.xlsx).

Вставим чистый лист (Alt+F11), выберем на вкладке Данные – Существующие подключения – Найти другие (Data – Existing Connections – Browse for more) и укажем наш файл Справочник.xlsx.

Появится диалоговое окно, в котором Excel спросит нас о том, какую именно таблицу мы хотим импортировать (если их в файле было несколько).

Как сделать связь между файлами excel?

Теперь откроем книгу, где мы хотим создать выпадающий список

После нажатия на ОК появится еще одно последнее окно, где можно указать удобную ячейку для импорта и, нажав на кнопку Свойства (Properties), задать частоту обновления информации.

Как сделать связь между файлами excel?

После нажатия на ОК появится еще одно последнее окно

Тут можно включить флажок Обновить при открытии файла (Refresh on open), чтобы каждый раз при открытии этой книги иметь последнюю версию списка.

Как сделать связь между файлами excel?

Можно включить флажок Обновить при открытии файла

После нажатия на кнопку ОК, Excel загрузит данные из созданной таблицы из файла Справочник в наш текущий файл Бланк и отформатирует их в виде таблицы.

Читайте также:  Как сделать режим совместимости в Excel?

Как сделать связь между файлами excel?

Если выделить импортированный список (диапазон А2:А7 в нашем случае), то в строке формул можно увидеть его имя, которое он автоматически получает при вставке.

Как сделать связь между файлами excel?

Это имя также можно увидеть в Диспетчере имен на вкладке Формулы (Formulas – Name Manager).

Осталось создать выпадающий список, который будет ссылаться на эти данные. Для этого:

  1. Выделяем ячейки, где хотим создать выпадающие списки.
  2. На вкладке Данные жмем на кнопку Проверка данных (Data – Validation).
  3. Выбираем в раскрывающемся списке разрешенных типов данных вариант Список (List) и вводим в поле Источник (Source) следующую формулу: =ДВССЫЛ(«Таблица_Справочник»). В англоязычной версии Excel это будет =INDIRECT(«Таблица_Справочник»).

Как сделать связь между файлами excel?

Логично было бы ввести просто имя нашего диапазона, но, к сожалению, Microsoft Excel почему-то не воспринимает имена таблиц в поле Источник. Поэтому мы используем тактическую хитрость – функцию ДВССЫЛ (INDIRECT), которая превращает свой аргумент (имя нашей таблицы) в рабочую ссылку.

Все. После нажатия на ОК наш список начнет работать и будет в дальнейшем автоматически обновляться, подгружая данные из другого файла.

Как сделать связь между файлами excel?

После нажатия на ОК список начнет работать и автоматически обновляться

Источник: http://pivot-table.ru/kak-sozdat-v-excel-vypadayushhij-spisok-s-dannymi-iz-drugogo-fajla.html

Как вставить файл в книгу Excel?

Узнаем как внедрять любые типы документов в файл Excel для возможности открытия документов непосредственно из книги.

Помимо работы с данными внутри книги Excel иногда бывает необходимо к документу приложить какие-либо внешние данные в виде дополнительного файла. Так как вместо отдельного хранения файлов зачастую удобней внедрить их все в документ.

Это позволяет получить более быстрый доступ к внешним файлам, повышает удобство просмотра и работы с файлом, в общем и целом в определенных случаях весьма полезный инструмент.

Как внедрить документ в Excel?

Стоить отметить, что инструментом внедрения пользуются достаточно редко, поэтому нужную вкладку не так-то просто найти.
Переходим во вкладку Вставка -> Текст -> Объект:

Как сделать связь между файлами excel?

Далее щелкаем мышкой по кнопке Объект и перед нами появляется всплывающее окно с настройками вставки:

Как сделать связь между файлами excel?

Excel предлагает нам 2 основные опции для внедрения файлов в книгу:

  • Добавить новый объект (вкладка Новый);
  • Добавить существующий файл (вкладка Из файла).

А также возможность отображения файла в виде значка и создания связи с файлом. Давайте поподробнее остановимся на каждом из имеющихся вариантов.

Создание нового документа

Остаемся в текущей вкладке Новый и в зависимости от наших задач в поле Тип объекта выбираем подходящий тип файла (из наиболее используемых типов тут присутствуют документы Microsoft Word и PowerPoint), далее нажимаем OK и в текущей книге Excel встроенный окном появится новый документ.

К примеру, если выбрать тип файла Microsoft Word, то в окне Excel появится встроенное окно с Word, где доступны все функции программы и мы можем начать набирать любой текст:

Как сделать связь между файлами excel?

Аналогичный пример при работе с Microsoft PowerPoint:

Как сделать связь между файлами excel?

Если нам нужно, чтобы внедряемый документ вставлялся не как рабочее окно программы, а более компактно, то внешний вид отображения файла можно поменять на отображение с помощью иконки.

В этом случае при создании нового документа поставьте флажок напротив поля В виде значка, далее выберите вид отображаемой иконки с помощью кнопки Сменить значок (вид меняется в зависимости от программы внедряемого файла), либо оставьте текущий вариант иконки, а также в случае необходимости поменяйте подпись:

Как сделать связь между файлами excel?

В результате в рабочем окне Excel появится изображение выбранной иконки и по двойному щелчку мыши по иконке будет открываться исходный документ:

Как сделать связь между файлами excel?

Теперь перейдем ко второму варианту вставки документа.

Внедрение существующего файла

Помимо создания нового документа мы можем добавить уже готовый существующий файл. В этом случае вверху начального окна с настройками выбираем вкладку Из файла:

Как сделать связь между файлами excel?

Далее для добавления файла нажимаем кнопку Обзор и вставляем нужный нам файл (как и в предыдущем случае мы дополнительно можем задать значок):

Как сделать связь между файлами excel?

Еще одной важной особенностью при вставке документа является возможность связать вставляемый файл с исходным документом, для этого нужно поставить галочку напротив поля Связь с файлом.

В этом случае при внесении каких-либо изменений в исходный файл эти изменения отобразятся в прикреплённом файле. Однако, обратите внимание, что связь будет работать только в том случае, если у конечного пользователя (который работает с файлом) будет доступ к этому файлу.

Другими словами, если внедряемый файл сохранен в общем доступе, то связь будет работать, если же файл сохранить в локальном месте, куда нет доступа у читателя, то каждый раз будет открываться первоначальная версия файла.

Источник: https://tutorexcel.ru/knigi-i-listy/kak-vstavit-fajl-v-knigu-excel/

Связывание таблиц Word и Excel

Этот метод можно рекомендовать, когда возникает необходимость переноса данных из таблиц Еxcel для вставки в текстовый документ.

Ранее описанный способ вставки таблицы как графического объекта имеет определенные ограничения, такие, как: невозможность изменения данных, искажения при масштабировании, нечитаемость мелкого шрифта и т.д.

  • Второй предложенный способ — вставлять листы Excel непосредственно в документ, — приводит к неоправданному «раздуванию» файла, кроме того, внедренные объекты иногда ведут себя непредсказуемо.
  • Однако, используя технологию Automation, объекты можно не только внедрять, но и связывать.
  • Сейчас мы свяжем между собой таблицы Еxcel и Word, причем так, чтобы изменения в исходной таблице приводили к изменениям в таблице документа. Итак, у нас есть исходная таблица с расчетами:

Как сделать связь между файлами excel?Создаем в Word точно такую же, но пустую таблицу:

Как сделать связь между файлами excel?

Заголовки не набираем, а специально оставляем пустые строки.

После проделанных операций, на экране должно быть открыты оба окна: окно MS Word с заготовкой и окно MS Excel с расчетной таблицей. Можем приступать к связыванию. Суть его состоит в том, чтобы последовательно, одна за другой, связать ячейки таблицы с необходимыми позициями в текстовом документе.

Для этого:

  • Перейдите на лист Еxcel и сделайте текущей ячейку, которую необходимо связать с документом (начнем с В1).
  • Выполняем копирование ячейки (меню Правка-Копировать либо сочетание клавиш Ctrl+C).
  • Переходим в окно с документом Word и помещаем курсор в позицию для вставки. В данном случае это будет заголовок, расположенный через одну строку над таблицей.
  • В меню Word выбираем Правка-Специальная вставка. В результате откроется диалоговое окно Специальная вставка, где в области Источник (в левом верхнем углу) указаны координаты выделенной ячейки:

Как сделать связь между файлами excel?

  • Устанавливаем переключатель в положение Связать.
  • В списке Как выбираем Неформатированный текст.
  • Щелчком по кнопке ОК закрываем окно.

Таким образом мы установили связь между текстовой позицией в документе и ячейкой в рабочем листе. Необходимо сразу отметить, что с объединенными ячейками связывание работает не совсем корректно. Аналогично необходимо связать оставшиеся ячейки. Окончательно документ должен выглядеть так:

Как сделать связь между файлами excel?

Теперь мы имеем возможность форматировать таблицу, как нам удобно, при этом изменение данных будет происходить автоматически. Также можно отметить, что таблицу в Word можно использовать как сводную, занося в нее значения из разных листов и даже книг Еxcel.

Режим обновления также можно настраивать. Для этого необходимо:

  • Выбрать любое вставленное значение в Word и нажать правую кнопку мыши:

Как сделать связь между файлами excel?

  • В контекстном меню выбрать Связанный объект Лист-Связи.
  • В открывшемся окне можно выбирать Способ обновления связи:

Как сделать связь между файлами excel?

Способ обновления можно изменять для каждой связи по отдельности, а можно выделить изменить для всех значений или для нескольких сразу.

Данный способ при разовом использовании подходит мало, так как он достаточно трудоемкий на начальном этапе. Однако при частых вычислениях (курсовые, дипломные работы, финансовые отчеты и т.д.) он окупается.

Читайте также:  Как сделать раскрывающееся меню в Excel?

Также при изменении структуры таблицы в Excel происходит нарушение связей, что влечет за собой разрушение целостности таблицы в документе.

Поэтому связывание лучше выполнять после окончательного формирования расчетных таблиц.

Источник: http://wordexpert.ru/page/svyazyivanie-tablits-word-i-excel

Как в Excel отобразить связанные ячейки — Трюки и приемы в Microsoft Excel

В Excel имеется очень полезная возможность отображения связанных ячеек. Так, можно для ячейки с формулой отобразить связи — ячейки, значения из которых используются в формуле. Кроме того, установив табличный курсор в какую-либо ячейку, можно просмотреть, в каких формулах она участвует.

При этом вес связи отображаются в виде стрелок.

Чтобы отобразить связи с ячейками, участвующими в данной формуле, следует установить табличный курсор на ячейку с формулой и на вкладке Формулы ленты инструментов нажать кнопку Влияющие ячейки.

В результате к ячейке устремятся стрелочки, отходящие от ячеек, участвующих в формуле (рис. 1.12).

Как сделать связь между файлами excel?

Влияющие ячейки

Чтобы наглядно увидеть, на какие другие ячейки влияет значение какой-либо из ячеек, следует установить на нее табличный курсор и на вкладке Формулы ленты инструментов нажать кнопку Зависимые ячейки. В результате от ячейки с формулой отойдут стрелочки, указывающие на зависимые ячейки (рис. 1.13).

Необходимо иметь в виду, что связи показываются только с теми ячейками, на которые впрямую влияет значение выбранной ячейки. Связь не отображается в случае косвенного влияния, когда первая ячейка влияет на вторую, а вторая влияет на третью.

В этом случае первая ячейка косвенно влияет на значение в третьей ячейке, но связь в таком случае не отображается.

Как сделать связь между файлами excel?

Зависимые ячейки

Подобные связи можно отобразить сразу для нескольких ячеек, построив таким образом своеобразную карту взаимосвязей ячеек таблицы. При этом можно одновременно отображать связи разного тина (и влияющие, и зависимые ячейки).

Чтобы убрать с экрана отображенные связи, на вкладке Формулы ленты инструментов достаточно нажать кнопку Убрать стрелки. В результате будут скрыты все отображенные ранее связи.

В том случае, если требуется скрыть связи только определенного типа (иллюстрирующие влияющие связи или зависимые), следует щелкнуть мышкой по стрелочке, расположенной рядом с кнопкой Убрать стрелки, и в появившемся меню выбрать, какие именно стрелки необходимо убрать (рис. 1.14).

Как сделать связь между файлами excel?

Сокрытие ненужных стрелок

Если ваша версия Excel на английском языке, то вам стоить посетить курсы, которые открыла школа английского языка и несомненными преимуществами которой являются следующие: соответствие школьной программе обучения, простота, наглядность и доступность изложения материала, большое количество и разнообразие упражнений для практики, наличие упражнений разной степени сложности, универсальность использования вне зависимости от базового учебника, соответствие возрастным особенностям и возможностям учащихся.

Источник: http://excelexpert.ru/kak-v-excel-otobrazit-svyazannye-yachejki

Настройка связей между документом Word и таблицей Excel

Очень многие в своей работе сталкиваются с необходимостью формировать отчёты, сводки, обобщающие документы на основе каких-то вычислений, расчетов, таблиц с исходными данными и их анализа. И часто для выполнения этих задач приходится прибегать к комбинации таких программных продуктов как Word (где формируется итоговый отчет для дальнейшей распечатки или пересылки кому-либо) и Excel (в котором собираются и обрабатываются исходные данные для отчета).

Если разовые задачи не вызывают особых вопросов, то формирование периодических отчетов порой доставляет немало проблем. Рутинное копирование одних и тех же табличек или графиков (с немного изменившимися данными) в одни и те же документы крайне утомляет. Но этот процесс можно автоматизировать. Как это сделать — читайте ниже.

Создание связи между Word и Excel

Самый быстрый и эффективный способ создать связи между файлами — скопировать нужную информацию из одного и вставить в другой, воспользовавшись инструментом «Специальная вставка». Для этого нужно выделить таблицу, ячейку или диаграмму в Excel, перейти в Word, поставить курсор в нужную часть документа и:

— нажать правую кнопку мыши и выбрать пиктограмму с нужным способом вставки

— или выбрать на вкладке «Главная» команду «Вставить» (нажать на стрелочку под иконкой) и в появившемся списке выбрать «Специальная вставка», либо воспользоваться сочетанием клавиш «CTRL+ALT+V». В появившемся окне необходимо активировать пункт «Связать», выбрать вариант вставки и нажать ОК.

Вставка связи через команду меню или горячие клавиши

В результате вставленный объект будет связан с тем файлом, откуда он был скопирован, и при обновлении исходных данных можно будет быстро обновить связи в документе Word.

Выбор способа вставки данных

Кроме того, важно отличать связанные объекты от внедренных. Внедрение — операция, которая не рассматривается в этой статье. Суть ее в том, что в документ Word внедряется объект Excel, который позволяет работать с данными в табличном процессоре прямо из документа Word.

При этом исходный файл и текстовый документ никак не связаны. Внедрение используется редко, так как сильно увеличивает размер файла.

В большинстве случаев при выборе способа вставки таблицы следует выбирать текстовый вариант, чтобы иметь возможность настроить форматирование под себя.

Картинки можно вставлять, если форматирование в исходном документе Excel Вас полностью устраивает.

Бывают ситуации, когда приходится вставлять не всю таблицу, а данные из отдельных ячеек.

Например, когда нужно вставить в предложение какую-то цифру или текст, которые есть в файле Excel и будут изменяться, или же когда таблица в Word составляется из нескольких разрозненных ячеек Excel (из разных таблиц, листов или даже книг). В таких случаях копируем данные ячеек в нужное место и выбираем способ вставки «Неформатированный текст».

Настройка способа обновления связей и работа с диспетчером связей

Вставленные связи можно обновлять несколькими способами. Например, если на вставленном объекте кликнуть правой кнопкой мыши, то в меню будет кнопка «Обновить связь», нажатие которой приведет к обновлению выбранной связи.

Обновление через правую кнопку мыши

Можно задать параметры обновления сразу для всех объектов. Для этого нужно вызвать диспетчер связей документа. Проходим по пути «Файл»-«Сведения»-«Изменить связи с файлами» (данная команда доступна, когда в документе есть как минимум одна связь, а сам документ сохранен).

В диспетчере показаны все связи файла. В группе «Способ обновления связи» можно выбрать тот вариант, который более предпочтителен или вообще отключить обновление связей. Также для каждой связи можно задать настройку «Сохранять формат при обновлении». Она отвечает за то, чтобы выбранное Вами форматирование не слетало, когда вы обновите связь.

В этом же диспетчере можно разорвать связи, открыть или изменить источник.

Работа со связями через коды полей Word

По своей сути каждая связь представляет собой специальное поле Word. Если в документе со связями Вы нажмете ALT+F9, то увидите, что вместо вставленных данных отобразятся коды этих полей.

Работа с ними открывает возможности, которые не предоставляет стандартный диспетчер связей. И хотя коды полей Word — широчайшая тема, выходящая далеко за рамки данной статьи, пару примеров их полезного использования мы приведем:

Связи с исходными документами осуществляются через прямые ссылки. Если Вы переложили исходный файл, то нужно будет переподтянуть все связи.

В диспетчере связей придется делать это для каждой связи отдельно (даже если выбрать несколько — диспетчер будет по очереди предлагать заменять каждую ссылку).

Если же вы перейдете в режим отображения кодов полей (ALT+F9), то старые ссылки можно поменять на новые простой заменой (CTRL+H или «Главная-Заменить»), указав старый адрес и новый.

Если вы вставляете в Word таблицу из Excel, то ссылка на нее будет содержать конкретный диапазон ячеек. То есть, если вы добавите в таблицу строки или столбцы — то данные обновятся только в пределах жестко указанного диапазона. Диспетчер связей позволяет изменить диапазон вручную.

Читайте также:  Презентация PowerPoint как сделать слайд шоу

Автоматическое же изменение можно настроить, задав в Excel именованный динамический диапазон (урок здесь и здесь, не разберетесь — пишите нашему боту в Telegram, поможем), а в файле Word в режиме правки кодов полей после этого нужно будет заменить прямые ссылки на ячейки на название именованного диапазона.

Теперь при изменении размера исходной таблицы в Excel документ в Word обновится корректно.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/59affb7afd96b11e8eadd771/59c379a5a867312e013d1a8f

Формирование Excel-документов средствами PHP

Возможность создания Excel-документов в общих чертах уже была описана на Хабре, но полной информации из этих статей мне получить не удалось. Пришлось заняться собственными изысканиями, результатами которых я хотел бы с Вами поделиться.

Данная статья будет полезна и новичкам, и профессионалам, столкнувшимся с проблемой динамического формирования Excel-документов. Это всего лишь первая часть серии статей, которыми хотелось бы поделиться с общественностью.

В последующих статьях будут более подробно рассмотрены некоторые способы и нюансы выгрузки xls-файлов.

Введение

Не хочу распространяться на тему того, зачем необходима выгрузка в Excel. Мне кажется, что это вполне очевидно: в формате MS Excel достаточно удобно предоставлять пользователю загружаемые данные.

Это могут быть прайс-листы, каталоги или любая подобная служебная, статистическая и иного рода информация.

Сразу хочу оговориться, что в статье рассматривается работа с документами через COM-объекты. Данный метод таботает только на Windows-платформах.

Другими словами, если Вы предпочитаете *nix-хостинг, этот метод Вам не подходит.

Синтаксис

Создание COM-объекта осуществляется следующим образом:

$my_com_object = new COM($object_class);, где $my_com_object — новый COM-объект; $object_class — id-класс требуемого объекта. Для создания Excel-документов переменной $object_class необходимо задать значение «Excel.Application» либо «Excel.sheet». $xls = new COM(«Excel.Application»);

После создания нового COM-объекта, можно обращаться к его свойствам и методам:

Открытие, запись, закрытие документа

Общие возможности

В Excel при помощи PHP можно:

  • создать новый документ
  • открыть ранее созданный документ
  • сохранить открытый документ
  • закрыть документ

Создание нового документа

Создание нового документа происходит в три действия

  1. создаем «связь» между PHP и Excel (создается дескриптор, как при работе с файлами)
  2. указываем, будет ли визуально открыта программа или нет
  3. указываем программе через дескриптор, что нужно открыть новый документ

Для создания дескриптора нужно использовать обращение к Excel через COM-объект:

  • $xls = new COM(«Excel.Application»);
  • $xls->Application->Visible = 1;
  • $xls->Workbooks->Add();

Теперь через дескриптор $xls мы можем обращаться ко всем свойствам и методам Excel. Будет ли отображаться Excel или нет, указывается в свойстве Visible() объекта Application(). Если мы этому свойству присвоить значение 1, то программа будет отображаться, если 0, то нет: Ну и, наконец, добавить новый документ можно при помощи метода Add() объекта Workbooks(): То есть для того, чтобы просто запустить при помощи PHP Excel нужно выполнить следующий код: Первые две строки этого примера, разумеется, используются всегда при работе с Excel через PHP.

Открытие ранее созданного документа

Открытие документа можно сделать при помощи метода Open() объекта Workbooks(). В передаваемом методу Open() параметре нужно указать имя открываемого файла: Внимание! Если указать не полный, а относительный путь, то поиск открываемого файла будет происходить не на сервере, а на компьютере пользователя. По умолчанию это папка «Мои документы».

Сохранение открытого документа

Сохранение открытого документа производится при помощи метода SaveAs() объекта Workbooks(): Хочу отдельно отметить, что высвобождение объектов — это очень хорошо и правильно. Да сгорят в священном очищающем пламени костров Инквизиции те, кто считает иначе.

Закрытие документа

Закрытие документа производится методом Quit().

Заключение

Если статья оказалась Вам полезна и интересна, буду рад подготовить продолжение, где более подробно будут рассматриваться методы работы с листами документов, ячейками и границами.

Разумеется, если это кому-то интересно и необходимо для работы.

Источник: https://habr.com/post/55800/

Связывание электронных таблиц Excel

Информацию в электронной таблице Microsoft Excel можно объединить с извлеченными из чертежа данными.

С помощью создания связи с электронной таблицей Excel можно включить информацию из всего листа или только его части, т. е. именованного диапазона. В диалоговом окне «Связь с внешними данными» можно выполнить следующие действия.

  • Задать связь с данными путем выбора файла XLS, с которым требуется связать данные, извлеченные из чертежа.
  • Задать соответствие между извлеченными данными чертежа и данными электронной таблицы.
  • Выбрать в файле XLS столбцы, которые требуется объединить с извлеченными данными чертежа.

На странице «Исправление данных» предусмотрен доступ к диалоговому окну «Связь с внешними данными», в котором можно настроить связь извлеченных данных со всей электронной таблицей Excel или с диапазоном строк и столбцов.

Для создания связи с электронной таблицей необходимо, чтобы на компьютере, выполняющем извлечение данных, было установлено приложение Microsoft Excel. Если не установлена программа Microsoft Excel или файл XLS не сохранен локально на компьютере, на котором выполняется извлечение данных, установить связь с данными невозможно.

После изменения связанной электронной таблицы, например после добавления строки или столбца, можно обновить таблицу на чертеже в соответствии с этим изменением с помощью команды СВЯЗЬОБНОВИТЬ. Аналогичным образом, при изменении таблицы в чертеже связанную электронную таблицу можно обновить с помощью этой же команды.

Примечание Для удаления связи с данными служит команда СВЯЗЬ. Связи с данными из палитры «Внешние ссылки» удалить невозможно.

О связывании и установлении соответствия данных

Связывание данных заключается в выборе электронной таблицы Microsoft Excel с целью объединения всей таблицы или ее части с извлеченными данными чертежа. Дополнительные сведения о связывании данных см. в разделе «Создание связи таблицы с внешними данными».

В процессе задания соответствия данных создается связь между двумя наборами данных: данные в столбце таблицы извлеченных данных чертежа и данные в столбце электронной таблицы Excel.

В следующем примере рассматривается простая спецификация. Из чертежа извлекаются три столбца данных. В этих столбцах содержатся следующие данные: № детали, Редакция и Количество. В спецификацию можно включить два дополнительных столбца данных из электронной таблицы. В этих столбцах содержатся следующие данные Стоимость и Поставщик.

В данном примере электронная таблица содержит столбец номеров деталей, который имеет заголовок Номер по каталогу и соответствует столбцу Номер детали в таблице извлеченных данных.

В диалоговом окне «Связь с внешними данными» выберите «Номер детали» в качестве столбца для данных чертежа и «Номер по каталогу» в качестве столбца для внешних данных.

Поскольку в столбце данных чертежа и в столбце внешних данных существует по крайней мере одна ячейка соответствующих данных, функция извлечения данных «знает», как связаны между собой оба источника.

Соответствие данных можно проверить путем нажатия кнопки «Проверить соответствие» в диалоговом окне «Связь с внешними данными». При ошибочном соответствии отображается предупреждающее сообщение, указывающее причину. В некоторых случаях правильное создание связи между данными чертежа и данными электронной таблицы невозможно.

Проверка сопоставленных данных

Сбой при проверке соответствия данных означает, что невозможно найти допустимое соответствие между данными чертежа и внешними данными (в электронной таблице). Отображаются следующие сообщения об ошибках.

Соответствия между значениями в данных чертежа и внешними данными не обнаружены.

Если неполадку устранить не удается, объединение внешних данных не происходит. Сравните данные столбца электронной таблицы с данными чертежа и попробуйте найти соответствующие значения. Например, для данных чертежа и внешних данных может быть установлены разные значения точности.

Столбец данных во внешних данных не содержит уникальных значений.

Столбец внешних данных содержит одну или несколько ячеек с одинаковыми данными. В этой ситуации невозможно однозначно задать соответствие между данными чертежа и внешними данными.

Источник: http://docs.autodesk.com/ACD/2013/RUS/files/GUID-EC74C0C3-22EA-4159-B43C-479102E4639B.htm

Ссылка на основную публикацию