Excel является мощным инструментом, совмещающим в себе большинство полезных и нужных пользователям функций. К ним относятся графики, таблицы, диаграммы, ведение учета, составление расчетов, вычисления различных функций и так далее. Из этой статьи мы узнаем, как создать базу данных в Excel, для чего она нужна, и какие советы помогут нам облегчить с ней работу.
Что такое база данных?
Это специальная структура, содержащая и хранящая в себе информационные материалы самого разного назначения. Говоря простым языком, это набор организованных и разложенных по полочкам сведений.
Сколько человек учатся в классе, их характеристики, даты рождения и табель успеваемости – все это в совокупности представляет собой базу данных.
Она нужна везде – на промышленных и технических предприятиях, в образовательных и медицинских учреждениях, в силовых структурах и даже в заведениях общественного питания. Ведь список блюд, их рецептура с калорийностью, а также описание тоже является вместилищем данных.
Здесь мы разобрались. Теперь нужно узнать, что представляет собой база данных в Excel, и как ее создать.
Создание хранилища данных в Excel
База, создаваемая нами, будет простой и без изысков. Настоящие же вместилища данных — довольно громоздкие и представляют собой большую информационную систему с внутренним «ядром», которое состоит из множества строк программного кода и написано специалистом.
Наша работа будет представлять собой одну таблицу, в которой будет вся нужная информация. Прежде чем приступить к решению вопроса, как сделать базу данных в Excel, нужно узнать специальные термины, использующиеся при взаимодействии с ней.
Горизонтальные строки в разметке листа «Эксель» принято называть записями, а вертикальные колонки – полями. Можно приступать к работе. Открываем программу и создаем новую книгу. Затем в самую первую строку нужно записать названия полей.
Особенности формата ячеек
Полезно узнать о том, как правильно оформлять содержимое ячейки. Если ваша база данных в Excel будет содержать какие-либо денежные суммы, то лучше сразу в соответствующих полях указать числовой формат, в котором после запятой будет идти два знака.
А если где-либо встречается дата, то следует выделить это место и также установить для него соответствующий формат. Таким образом, все ваши данные будут оформлены правильно и без ошибок.
Все операции с пустыми полями программы производятся через контекстное меню «Формат ячеек».
Также немаловажно и соответствующее оформление проекта. Лист, на котором находится проект, нужно подписать, чтобы избежать путаницы.
Для того чтобы система могла отличать простое содержание от заголовков и подписей, следует выделять их курсивом, подчеркиванием или жирным шрифтом, при этом не забывая помещать названия в отдельные, не объединенные поля.
Это стоит делать для возможности использования таких инструментов, как автоформа и автофильтр.
Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?
Создание базы данных в Excel – занятие трудное и кропотливое. Чтобы помочь пользователю облегчить работу, программа может предложить ему автоматическое заполнение ячеек заранее заданной информацией. Например, ширина столбца, высота строки, размер и тип шрифта, цвет поля и т. д. – все может в один клик сделать за вас автоформа, если правильно ее настроить. Удобно, правда?
Фиксация «шапки» базы данных
Кроме этого, не нужно забывать о закреплении первой строки.
В Excel 2007 это можно совершить следующим образом: перейти на вкладку «Вид», затем выбрать «Закрепить области» и в контекстном меню кликнуть на «Закрепить верхнюю строку». Это требуется, чтобы зафиксировать «шапку» работы.
Так как база данных Excel может быть достаточно большой по объему, то при пролистывании вверх-вниз будет теряться главная информация – названия полей, что неудобно для пользователя.
После того как верхняя строка закреплена, выделяем первые три строки в будущей базе данных и добавляем границы ячеек.
Продолжение работы над проектом
Для того чтобы продолжить работу, необходимо придумать основную информацию, которую будет содержать в себе база данных в Excel. Пример ее приведен ниже.
Допустим, мы хотим создать базу данных собранных средств с родителей в фонд школы. Размер суммы не ограничен и индивидуален для каждого человека.
Пусть в классе учится 25 детей, значит, и родителей будет соответствующее количество.
Чтобы не нагромождать базу данных большим числом записей, стоит сделать раскрывающиеся списки, которые спрячут лишнюю информацию, а когда она снова потребуется, они услужливо предоставят ее опять.
Как создать раскрывающиеся списки?
Копируем названия полей и переносим их на пустой лист, который для удобства также необходимо назвать. Пусть это будет, к примеру, «Родители». После того как данные будут скопированы, под ними записываем в пустые ячейки все необходимые сведения.
Для того чтобы база данных MS Excel предоставляла возможность выбора данных из раскрывающегося списка, необходимо создать специальную формулу. Для этого нужно присвоить всем сведениям о родителях диапазон значений, имена.
Переходим на тот лист, где записаны все данные под названием «Родители» и открываем специальное окно для создания имени. К примеру, в Excel 2007 это можно сделать, кликнув на «Формулы» и нажав «Присвоить имя». В поле имени записываем: ФИО_родителя_выбор.
Но что написать в поле диапазона значений? Здесь все сложнее.
Диапазон значений в Excel
Существует несколько видов диапазонов значений. Диапазон, с которым мы работаем, называется динамическим. Это означает, что все проименованные ячейки в базе данных могут изменять свои границы. Их изменение происходит в зависимости от количества значений в определенном диапазоне.
Чтобы получился динамический диапазон, необходимо использовать формулу СМЕЩ. Она, независимо от того, как были заданы аргументы, возвращает ссылку на исходные данные. В выпадающем списке, который получится в итоге, не должно встречаться пустых значений. С этим как раз превосходно справляется динамический диапазон.
Он задается двумя координатами ячеек: верхней левой и правой нижней, словно по диагонали. Поэтому нужно обратить внимание на место, откуда начинается ваша таблица, а точнее, на координаты верхней левой ячейки. Пусть табличка начинается в месте А5. Это значение и будет верхней левой ячейкой диапазона.
Теперь, когда первый искомый элемент найден, перейдем ко второму.
Нижнюю правую ячейку определяют такие аргументы, как ширина и высота. Значение последней пусть будет равно 1, а первую вычислит формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).
Итак, в поле диапазона записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем клавишу ОК. Во всех последующих диапазонах букву A меняем на B, C и т. д.
Работа с базой данных в Excel почти завершена. Возвращаемся на первый лист и создаем раскрывающиеся списки на соответствующих ячейках.
Для этого кликаем на пустой ячейке (например B3), расположенной под полем «ФИО родителей». Туда будет вводиться информация.
В окне «Проверка вводимых значений» во вкладке под названием «Параметры» записываем в «Источник» =ФИО_родителя_выбор. В меню «Тип данных» указываем «Список».
Аналогично поступаем с остальными полями, меняя название источника на соответствующее данным ячейкам. Работа над выпадающими списками почти завершена. Затем выделяем третью ячейку и «протягиваем» ее через всю таблицу. База данных в Excel почти готова!
Внешний вид базы данных
Красивое оформление тоже играет немалую роль в создании проекта. Программа Excel может предложить на выбор пользователя самые различные способы оформления базы данных.
Количество цветовых схем очень богатое, нужно только выбрать подходящую по душе расцветку.
Кроме того, совсем необязательно выполнять всю базу данных в едином стиле, можно раскрасить одну колонку в голубой цвет, другую – в зеленый и т. д.
Как перенести базу данных из Excel в Access
Не только лишь Excel может сделать базу данных. Microsoft выпустила еще один продукт, который великолепно управляется с этим непростым делом. Название ему – Access. Так как эта программа более адаптирована под создание базы данных, чем Excel, то и работа в ней будет более быстрой и удобной.
Но как же сделать так, чтобы получилась база данных Access? Excel учитывает такое желание пользователя. Это можно сделать несколькими способами:
Вот и все. Работа готова!
Источник
Источник: https://pomogaemkompu.temaretik.com/925890143160895651/baza-dannyh-v-excel-osobennosti-sozdaniya-primery-i-rekomendatsii/
Структура организации – схема, пример, описание
Чтобы повысить качество управляемости, решить стратегические и тактические задачи, сформировать оптимальные условия для успешного развития, на предприятиях разрабатывается структура организации со схемами движения информации (приказов, планов, отчетов) и примерами.
В верхней части схемы располагаются владельцы, генеральные директора и директора, в средней – специалисты среднего звена, в нижней – исполнители. Организационную структуру выбирают в зависимости от размеров организации и сферы деятельности.
В идеале разработка конфигурации и работа над развитием должна находиться под контролем владельцев или высшего руководства.
Функции и элементы оргструктуры
Независимо от вида главная задача организационной структуры – установить связи между подразделами предприятия, распределить между ними ответственность и права. Руководство разрабатывает положение о структурном подразделении, состоящее из общих положений, определения главных функций и задач, обязанностей и прав, порядка взаимоотношений.
На схеме отражаются:
- подразделения предприятия с обозначением функций в управлении;
- уровни управления в виде ступеней;
- вертикальные и горизонтальные связи, обеспечивающие взаимодействие.
Структура предприятия зависит от ориентации компании и штатной численности (состава работников).
Компания может ориентироваться на использование новых возможностей, поиск наиболее эффективных ресурсов, освоение новых рынков.
Составляется штатное расписание, содержащее перечень подразделений и должности работников (с определением размера окладов), исходя из плановых размеров производства и объема фонда заработной платы.
Независимо от вида, организационные системы предприятий должны быть:
- простыми (с минимальным количеством уровней);
- экономичными (с минимальными затратами финансовых ресурсов);
- гибкими (способными легко меняться при изменениях внутренних и внешних факторов);
- эффективными (способными обеспечить максимальные результат при минимальных вложениях).
По сути оргструктура – это разделение труда в управлении. Совершенная система способна эффективно воздействовать на компанию, улучшать результаты ее работы.
Разрабатывая схему, организация учитывает:
- организационно-правовую форму;
- вид, номенклатуру, ассортимент продукции;
- рынки поставок и сбыта;
- производственные технологии;
- объем информационных потоков;
- обеспеченность ресурсами.
Организационная структура и штатная численность являются взаимозависимыми. В небольшой компании руководитель чаще всего управляет единолично. С увеличением количества работников возникает необходимость в более сложной структуре с промежуточными уровнями.
Виды структур управления организациями со схемами и примерами
В зависимости от типа связей в структурных подразделениях экономисты делят оргструктуры на следующие виды:
- линейные;
- функциональные;
- линейно-функциональные;
- дивизионные;
- матричные;
- комбинированные.
Линейные
Линейную конструкцию может использовать любая компания, не учитывая штатную численность. Она подразумевает единоличное управление каждым подразделением штатным управленцем, подчиняющимся вышестоящему управленцу.
- Примером может служить следующий образец:
- Основной признак этой конфигурации – только линейные связи, обладающие рядом преимуществ:
- четкая система отношений между начальниками и подчиненными;
- четко определенная ответственность;
- прямые указания выполняются быстро;
- высокий уровень прозрачности работы всех элементов;
- простое управление.
При выборе необходимо учесть минусы: высокую нагрузку на высшее руководство, невозможность быстро решать разногласия между структурными единицами, зависимость от способностей руководителя. Это оптимальный вариант для небольшой компании с всесторонне подготовленным высшим руководством, способным справиться с концентрацией власти и огромным потоком информации.
Если линейную схему дополнить связями между отдельными единицами, она превратится в функциональную. Это хорошо видно на следующем примере:
Отделы группируются, исходя из вида деятельности. Функциональные связи позволяют подразделениям контролировать работу друг друга. Если штатное расписание позволяет, можно организовать вспомогательные службы. Это определяет преимущества:
- снижение нагрузки на высшее руководство;
- снижение потребности в штатных специалистах широкого профиля;
- возможность создавать подструктуры;
- повышение качества выпускаемых продуктов.
К недостаткам можно отнести усложнение потоков информации из-за большого количества каналов, затруднения в координации действий, чрезмерную централизацию.
Линейно-функциональная
Линейно-функциональная конфигурация дает возможность избежать недостатков линейной и функциональной системы. Функциональные службы готовят информацию для линейных руководителей, которые принимают производственные и управленческие решения. Но снижается уровень ответственности, повышается нагрузка на руководство, появляется тенденция к централизации.
Дивизионная
Более гибкой считается дивизионная система, разделяющая организацию следующим образом:
Это самостоятельные структуры с собственными службами. Иногда это могут быть дочерние предприятия, которые оформлены как самостоятельные юридические лица.
Дивизионная конфигурация:
- децентрализованная;
- разгружает руководителей;
- повышает степень выживаемости;
- развивает навыки управления у руководителей дивизионов.
Но слабеют связи между сотрудниками, могут появиться дублирующие функции, снижается контроль над общей ситуацией.
Матричная
Из схемы и примера матричной структуры организации видно, что она поли-административная.
Деятельность осуществляется одновременно по нескольким направлениям. Такая конфигурация подходит для проектных организаций и других предприятий, запускающих новые проекты и программы. Назначается руководитель, сотрудники направляются из всех отделов. По окончании работы возвращаются на прежние места. Для постоянного использования такая конфигурация не подходит, хотя позволяет:
- оперативно выполнять заказы;
- снизить затраты на разработку и внедрение новинок;
- готовить руководителей.
Матрица затрудняет работу организации, возникают конфликты между руководителями подразделений и руководителями проектов.
Комбинированные
Комбинированные схемы позволяет группировать подразделения по любому признаку и различным критериям. Это дает возможность создать систему, соответствующую стратегии, соединить принцип единого руководства с принципом специализации. Но не всегда удается создать гибкую конфигурацию, что приводит к избыточному взаимодействию по вертикали.
Вывод
Рассмотренные примеры позволяют сделать вывод, что оргструктура требует разработки не только схемы, но и положения об организации, положений о подразделениях, регламентов бизнес процессов, должностных инструкций, штатных расписаний, регламентов управления и бюджетирования. Образцы при разработке не помогут, так как требуются исследования специфики связей, целей стратегии, экономических и социальных характеристик компании.
Источник: https://Papinian.com/trudovoe/obzor-struktur-organizacii-so-sxemami-i-primerami.html
Создание организующей схемы компании
Я часто слышу сравнение надежного бизнеса со швейцарскими часами. Они прочные, стабильные, являются атрибутом статуса. Но главное часто кроется в мелочах, которые мы не замечаем. Часы надежные из-за механизма функционирования, из-за системы, которая определяет движение каждой стрелки.
Как и швейцарские часы, бизнес не должен требовать вашего постоянного внимания. Каждый предприниматель мечтает о том, чтобы лишь изредка поглядывать на свой бизнес и проверять, все ли идет по плану.
Если компания не требует постоянного внимания владельца, то ценность и стоимость такого актива возрастают в разы.
Здесь мы расскажем о главном инструменте менеджмента, который лежит в основе удаленной и автоматизированной системы управления компанией. Это оргсхема.
Что такое «организующая схема»?
Организующая схема или кратко оргсхема – это схема, показывающая должности, обязанности, последовательность действий и полномочий в организации. Она регламентирует организационную структуру компании.
Преимущество оргсхемы в ее материальности. Это в первую очередь бизнес-документ, в котором прописан продукт компании и ведущий к нему основной бизнес-процесс.
Оргсхема содержит в себе функционал подразделений компании в виде списка должностей в каждом подразделении с их ключевыми обязанностями.
«Продукты» каждого отдела четко сформулированы и обозначены на оргсхеме. Из них складывается продукт всей компании. Продукт – это результат деятельности, поэтому продуктом может быть и предоставленная услуга. Это касается абсолютно всех компаний.
Продукт, производимый торговой компанией, – это, по сути, логистика. Продукт юридических консультаций – оказанная услуга, полезные рекомендации. Продукт есть у любой деятельности, именно за продукт клиент нам платит деньги.
Его мало интересует процесс, его интересует результат.
«Организующая» – потому что описывает все функции, которые должны выполняться в компании для успешной деятельности. Благодаря организующей схеме становится понятно, кто за какие функции отвечает и кто кому подчиняется.
Не имеет значения, каков размер компании, руководству необходимо понимать, какие именно функции должны выполняться, чтобы бизнес‐процесс давал ожидаемый результат.
Организованность возможна только тогда, когда каждый сотрудник понимает свои функции и знает функции других, чтобы можно было с ними взаимодействовать.
Автором этого инструмента управления – оргсхемы – является американский писатель и философ Л. Рон Хаббард, который был ещё и выдающимся менеджером. Он разработал систему управления организацией – Hubbard Management System.
На наш взгляд, это оптимальная система для малого и среднего бизнеса. Компания «Высоцкий Консалтинг» помогает владельцам бизнеса выводить свои компании на новый уровень развития и эффективности при помощи этой системы.
Как мы это делаем, я подробно описал в своей книге «Моя компания работает без меня».
Организационная структура на оргсхеме
Структура компании – это форма, согласно которой осуществляется деятельность. Если представить функционал в виде потока воды, именно организационная структура определяет, куда этот поток будет двигаться, то есть выступает в виде русла. Без такого инструмента деятельность компании беспорядочна и плохо контролируема.
Наличие четкой организационной структуры в компании – это очень хорошо! Но этого недостаточно.
Необходимо создать документ, на котором записаны должности, иерархия, которая называет и определяет полномочия и область ответственности каждого сотрудника, а также результат, который ожидается от каждого. Это как раз и есть оргсхема. Компания работает как единый механизм, направленный на достижение цели.
Система управления бизнес-процессами
Организационная структура является основой для систематизации бизнеса. Сначала определяется идея, цель, продукт, стратегия. Затем нанимаются люди, которые могут выполнять функции. Затем идет составление и запуск рекламных, маркетинговых кампаний, цель которых – привлечь клиента.
После этого клиент покупает продукт, это оформляется и проводится через отделение финансов. Продукт предоставляется, проверяется качество и удовлетворенность клиента. И затем успешное предоставление продукта делается известным с помощью партнерских программ и мероприятий для потенциальных клиентов.
Новые клиенты направляются в коммерческий отдел.
Глобально, для того чтобы достичь необходимого результата, необходимо выполнять семь основных функций. Этим функциям соответствуют семь отделений в компании. Функции такие:
1. Административная функция
Административная – определение идеи, цели, стратегии, технологии, рынка и т.д. Процесс внедрения оргсхемы начинается с разработки организационной структуры. Сначала определяется и формулируется Ценный Конечный Продукт (ЦКП) компании. Исходя из продукта, формируется основной бизнес-процесс.
Затем формулируются ЦКП для каждого из семи отделений и каждого отдела внутри отделений. Из ЦКП отделов складываются ЦКП отделений, а из ЦКП отделений – ЦКП компании. После продуктов описываются должности каждого сотрудника. В стандартной структуре семь отделений. В каждом отделении – три отдела.
Во главе стоит владелец (учредитель), за ним директор, заместители директора, руководители отделений, отделов и другие сотрудники.
2. Функция построения и персонала
Построения и персонала – организация рабочего процесса и обеспечение компании квалифицированным персоналом.
Это отделение отвечает за кадры, их учет, найм, адаптацию, введение в должность, контролирует соблюдение корпоративных правил и стандартов, обеспечивает работу внутренней коммуникационной системы компании.
Продукт отделения заключается в работающих бизнес-процессах компании, в продуктивно работающих и выполняющих свои обязанности сотрудниках.
3. Функция распространения
Распространение – реклама, маркетинг, продажи. Для того чтобы клиент приобрел продукт, необходимо продвижение, донесение до покупателя ценности продукта и продажа. Этим занимается отделение распространения.
4. Финансовая функция
Финансовая – принятие денег, оформление, распределение. Все финансовые потоки контролируются в этом отделении. Его основные задачи – увеличение материально-денежных активов компании и порядок в финансах.
5. Производство
Производственное (техническое) отделение отвечает за сам продукт. У рекламного агентства это созданная и запущенная реклама для клиентов. В компании «Высоцкий Консалтинг» это предоставленный консалтинг, работа отделения начинается в момент предоставления консалтингового проекта «Школа Владельцев Бизнеса» и заканчивается, когда в компании владельца инструменты управления внедрены.
6. Качество и квалификация
Проверка и коррекция качества продукта, а также обучение персонала компании. Самое сложное и загадочное отделение, и наименее популярное в России.
Для того чтобы ваши клиенты возвращались, именно это отделение отслеживает их удовлетворенность продуктом.
Одним из способов повысить качество продукта является повышение квалификации сотрудников, их профессиональное обучение.
7. Связи с общественностью или PR
Работа с партнерами, мероприятия, СМИ и любые контакты с новой публикой. О продукте вашей компании можно рассказать. Успехи и достижения – это то, о чем говорят и пишут.
Именно с помощью связей с общественностью вы можете получить новых клиентов и сделать вашу компанию известной. Это отделение отвечает за имидж и репутацию компании, за ее медиаобраз.
От того, как вас видит потенциальный клиент на этапе первого касания, во многом зависит ваше дальнейшее взаимодействие.
Когда одна из основных функций не выполняется, появляется узкое место, которое мешает развитию и расширению компании. Без работающей оргсхемы такое узкое место заметить крайне сложно. Типичная картина для малого и среднего бизнеса – это развитые отделения распространения (маркетинг, продажи) и производства и практически отсутствующие отделения качества и PR.
Производственный цикл начинается с административного отделения. Именно в этом отделении находится владелец бизнеса. Его главная задача заключается в стратегическом управлении компанией.
Он задает вектор движения, определяет, каким будет продукт и формулирует цель компании. Любые инновации, изменения начинаются в этом отделении. Именно поэтому мы предоставляем консалтинговые услуги только владельцам.
Если изменения пытается внедрить, к примеру, директор, а владелец не согласен или не понимает их, то ничего внедрить не удастся.
Развитие организующей схемы
Систематизация бизнеса превращает бизнес в актив, который может работать автономно, без вас и приносить стабильную прибыль. Это открывает возможности для автоматизации бизнес-процессов.
После того как определены цели, замыслы, продукт, разработка оргсхемы продолжается:
- Выписываются все функции, выполняемые в организации, и определяются продукты.
- Проводится опрос сотрудников для уточнения данных (владелец не всегда знает, какие конкретно функции выполняют подчиненные).
- Определяется оптимальная структура компании (в некоторых компаниях нужны два отдела продаж, в некоторых – два технических отделения).
- Полученные данные расставляются по шаблону (как на иллюстрациях выше).
- Таким образом, оргсхема регламентирует все функции, создается основа для систематизации всей работы компании.
Пример организующей схемы компании по проектированию, строительству и ремонту
Это лишь небольшая часть процесса разработки оргсхемы. Для того чтобы оргсхема заработала, требуется внимание профессионала от начального этапа до полного внедрения в работу компании. Нарисованная и повешенная на стену схема ничего не меняет в бизнесе. Необходимо понимание технологии расстановки людей по постам и внедрения изменений в бизнес.
Неверно сформулированный ценный конечный продукт для нескольких должностей перечеркивает результат всей работы. Именно поэтому я не рекомендую внедрять организационную структуру самостоятельно. К тому же, разработка оргсхемы с консультантом занимает 20 часов.
Если владелец занимается этим самостоятельно, методом проб и ошибок, то весь процесс затягивается на долгие месяцы.
Если вы предприниматель и заинтересованы в систематизации своего бизнеса – регистрируйтесь на специальный тренинг по разработке оргсхемы за 4 дня. И ваша компания сделает свой первый шаг на пути к системности.
Если у вас есть, что добавить по теме, не стесняйтесь. Оставляйте комментарии!
Источник: http://umom.biz/organizuyushhaya-shema-kompanii/
Создание организационной диаграммы в Visio на основе данных Excel
В боле blogs.office.com опубликовали интересную заметку по постройке организационной диаграммы в MS Visio на основе данных из MS Excel.
Для постройки диаграммы, изображенной на рисунке понадобятся данные, которые могут находится в файле Excel, взяты из Exchange/Active Directory или введены вручную.
Рассмотрим способ создания организационной диаграммы с данными из файла Excel. Для построения диаграммы на листе должны находится колонки, которые однозначно интерпретируют объекты организационной диаграммы и их подчиненность, например: Имя, Должность и подчиненность.
Для построения самой диаграммы необходимо выбрать в Visio соответствующий тип организационной диаграммы.
Дальше, с помощью мастера, выбрать месторасположение данных.
Также можно указать папку с фотографиями и, если будет совпадение названия фотографии с полями подключаемого файла, Visio автоматически подтянет фотографии в диаграмму.
Естественно, по желанию, имеется возможность настройки диаграммы, с помощью соответствующей вкладки.
И получить, например, вот такую диаграмму:
Источник: blogs.office.com
Источник: https://msoffice-prowork.com/sozdanie-organizacionnojj-diagrammy-v-visio-na-osnove-dannykh-excel/
Финансы в Excel
Подробности Создано 04 Ноябрь 2012
Загрузки Магазин FAQ
Программа Финансы в Excel. Консолидация бюджетов (до версии 2.6 — Финансы в Excel.
Бюджетирование) представляет собой рабочую книгу Excel, содержащую программный код для автоматизации процесса консолидации типовых бюджетов на крупных и средних предприятиях.
Анализ и консолидация бюджетов производится с использованием сводных таблиц Excel. Исходные данные бюджетов подразделений могут храниться в различных файлах.
Введение
Задача консолидации и анализа бюджетов подразделений предприятия на разных уровнях, несмотря на кажущуюся простоту, на практике вызывает множество проблем, связанных как с организационной деятельностью, так и с отсутствием специальных программных средств.
В подавляющем большинстве случаев для работы используется Excel – в электронных таблицах готовятся и хранятся исходные бюджеты подразделений, в других файлах эти данные собираются в общий консолидированный отчет.
При этом используются формулы и ссылки на внешние файлы, которые могут быть обновлены по запросу пользователей. Недостатки подобной схемы работы общеизвестны:
- Большое количество формул суммирования в консолидированном отчете. Необходимо постоянно отслеживать ссылки на данные исходных бюджетов подразделений.
- Отсутствие контроля целостности данных. Нет никакой гарантии, что все данные попали в консолидированный отчет.
- Сложность анализа данных на промежуточных уровнях иерархии. Первоначально выстроенная структура формул суммирования бюджетов подразделений не поддается реорганизации простыми средствами.
- Жесткая привязка ссылок к ячейкам внешних файлов. При минимальном изменении структуры файлов в консолидацию попадают неверные данные.
- Большие размеры файлов. Для устранения предыдущей проблемы обычно пытаются собрать как можно больше данных в один файл, связав страницы при помощи формул.
Подобные аргументы о проблемах использования Excel очень популярны при обсуждении специализированных программ для бюджетирования, обычно основанных на OLAP-технологиях (названия приводить не будем, чтобы не делать рекламу; желающие могут найти описания через поисковые системы). Однако эти программные продукты, несмотря на активное продвижение, не являются панацеей и к тому же требуют больших финансовых вложений для внедрения и поддержки.
Одной из задач программы «Финансы в Excel. Консолидация бюджетов» является устранение описанных недостатков без привлечения внешних программных средств, сохранив при этом все возможности вычислительного аппарата Excel.
Программа не содержит формул для консолидации – процесс обеспечивается интерфейсом сводных таблиц. Иерархическая структура подчинения подразделений предприятия настраивается в специальном справочнике, и может быть преобразована в любой момент времени (никаких формул при этом изменять не потребуется).
Набор статей затрат определяется единым справочником с обязательной кодировкой. Данные подразделений могут храниться как в том же программном файле, так и во внешних файлах Excel. Эти файлы могут содержать любые дополнительные вычисления и расшифровки статей затрат, не попадающие в консолидированный отчет.
Изменения в версии 2.6
- Изменено название программы. Старое название Финансы в Excel. Бюджетирование
- Начиная с версии 2.6, не поддерживается старый формат рабочей книги XLS. Файл программы сохранен в формате XLSX/XLSM и работает в Excel, начиная с версии 2007 (2007-2016). Программа в формате XLS доступны только в версии 2.0, и может быть приобретена только по специальному запросу.
- Обновлен внешний вид рабочих книг в соответствии с дизайном последних версий Microsoft Office.
- Элементы управления Checkbox в справочнике Струкутра заменены на стандартные поля. Изменения значения возможно либо через двойной клик на ячейке, либо через ввод значения 1 — да, — нет.
Установка и запуск
В разделе Загрузки доступен для скачивания и установки файл демонстрационной версии:
При запуске программы установки все приложения Excel должны быть закрыты.
Если на компьютере установелены программы Финансы в Excel более ранних версий, то желательно их деинсталлировать стандартными средствами Windows, либо просто отключить надстройку ExcelFin.AddIn версий 1.55 и ниже.
По умолчанию демонстрационный файл устанавливается в папку в каталог документов текущего пользователя Windows UserМои документыExcelFin (User – имя пользователя). Кроме основного выполняемого файла, программа установки создает нескольо папок и файлов с примерами условных бюджетов подразделений. Рабочие файлы могут располагаться на любых дисковых ресурсах.
Запуск программу осуществляется через открытие демонстрационного (или другого рабочего) файла в среде Excel. Для упрощения вызова демонстрационного файла его ярлык сохранен в меню Windows Все программы Финансы в Excel Консолидация бюджетов.
После успешного запуска программы откроется Excel-файл программы. Для нормальной работы программы необходимо подключить макросы Excel.
Состав файла
Программа представляет собой файл формата Excel с набором макросов. Обращаем внимание, что без подключенных макросов анализ проводить невозможно – данные обновляться не будут.
При первом открытии программы активизируется Главная страница с кратким описанием и информацией об авторских правах. Ниже расположен блок гиперссылок для навигации по страницам файла. Возврат на Главную страницу можно произвести из любого места программы через кнопку • в заголовке окна. Для навигации также можно использовать стандартные ярлыки листов Excel.
Файл включает следующие обязательные страницы:
Структура – справочник иерархической организационной структуры.
Статьи – справочник статей бюджета. Статья идентифицируется и сортируется в отчете по коду.
Бюджет – основной лист консолидации данных и анализа.
Данные – служебный лист с данными сводной таблицы. Может быть скрыт.
Кроме перечисленных страниц, основной файл может включать одну или несколько страниц с исходными бюджетами подразделений.
Такие страницы могут находиться также во внешних файлах – правила поиска и загрузки исходных данных описаны на листе Структура.
В демонстрационном примере в основной файл включены 2 страницы с исходными данными (бФиндир и бГендир), еще 3 бюджета подразделений включены в дистрибутивный архив в виде отдельных файлов.
Структура организации
Справочник предназначен для описания иерархической организационной структуры предприятия. Настраивается на странице Структура.
Уровни подчинения задаются через ввод данных в ячейки со второго по шестой столбец (подзаголовки столбцов: 1, 2, 3, 4, 5). В каждой строке этого диапазона может быть только одна ячейка с названием, остальные должны оставаться пустыми. На верхнем уровне консолидируется предприятие целиком. Название организации вводится в ячейку, помеченную желтым цветом фона.
Уровни консолидации, имеющие дочерние объекты, не могут содержать собственные данные бюджетов, они используются только для анализа. Поля с именем файла и листа для таких строк не заполняются (выделяются серым цветом).
Кроме описания отделов и уровней подчинения, в справочнике указываются ссылки на файлы и листы – источники данных бюджетов. Путь к файлу задается в столбце 11 (Файл). Возможны следующие варианты.
- Пустое значение. Данные хранятся в основном программном файле.
- Относительный путь к файлу от программного файла.
- Абсолютный путь к файлу, расположенному на общем ресурсе (сервере) или на локальном диске компьютера.
Поле Лист (столбец 12) хранит название страницы в файле с данными бюджета подразделения.
Если не задан Лист, то строка игнорируется при обновлении данных.
В представленной версии основного файла программы заготовлено 50 строк для описания структуры организации. Добавлять бюджеты можно через копирование и вставку строк целиком. Если требуется больше 5ти уровней иерархии подчинения, то потребуется исправление кода программы.
Статьи затрат/доходов
Справочник статей, используемых во всех бюджетах организации, настраивается на странице Статьи.
Обязательными полями справочника являются:
Код – идентификатор статьи. Может быть числовыми или символьным, но важно иметь в виду, что в отчете статьи будут отсортированы по возрастанию данного кода.
Наименование – произвольное наименование статьи бюджета. Настоятельно рекомендуется использовать уникальные наименования статей, хотя это и не является обязательным условиям (идентификация производится по коду). Кроме хранения названия, ячейка влияет на формат отображения статьи в отчете. Этот формат определяется следующими параметрами:
- шрифт (размер, жирность, курсив, подчеркивание)
- цвет текста
- цвет фона
- уровень отступа
В представленной версии основного файла программы заготовлено 50 строк для статей бюджета. Добавлять статьи можно через копирование и вставку строк без ограничений.
Анализ
Страница анализа данных называется Бюджет. Содержит сводный отчет, позволяющий просмотреть данные бюджетов на различных уровнях консолидации.
Для выбора бюджета используется выпадающий список в верхней части окна:
При выборе бюджета с исходными данными любого подразделения появляется гиперссылка с возможностью быстрого перехода к этим данным.
Страница Бюджет не предполагает редактирования или проведения вычислений. Сводная таблица является преднастроенной, изменение ее формата или вида может привести к ошибкам при обновлении данных.
Подробный анализ (drill-down) можно провести через двойной клик на ячейке в области данных. Это стандартное средство интерфейса Excel.
Наряду с названиями статей и суммой по периодам отображается дополнительное поле «комментарий», если он был задан через примечание к ячейке в исходных данных.
Данные
Страница Данные хранит исходные данные, используемые в сводном отчете. Никаких программных методов, кроме стандартного интерфейса Excel, для работы с этим листом не предусмотрено. Можно использовать автофильтр для поиска информации.
Формат бюджета подразделения
Предполагается, что исходные данные любого бюджета подразделения предприятия имеет стандартную форму. Таблица исходных данных имеет наиболее удобный для заполнения вид с точки зрения конечного пользователя: статьи бюджета располагаются по горизонтали, периоды по вертикали.
Программа предполагает некоторую гибкость в формате таблиц для индивидуальной настройки. Формат ячеек и формулы никак не влияют на возможность загрузки данных (демонстрационные примеры оформлены в едином стиле с программой).
Для поиска начала таблицы на листе анализируются первые 10 строк и 10 столбцов от начала страницы. Признаком верхнего левого угла бюджетной таблицы является ячейка со словом «код» (регистр не важен).
Справа в той же строке располагаются заголовки периодов. Важно, что периоды должны определяться датами, а не строками. Можно использовать формат ячейки для отображения даты в виде месяца и года (формат числа «МММ ГГ»).
Вниз от начала таблицы располагаются коды статей, которые в общем случае должны соответствовать справочнику.
В случае если код не определен в справочнике, он все равно попадет в сводный отчет, но при этом название статьи будет взято не из справочника, а из ячейки справа от кода в самом исходном бюджете.
Желательно не допускать таких ситуаций, так как это может привести к трудно обнаруживаемым ошибкам консолидации.
Конец бюджетной таблицы определяется через поиск пустых ячеек в столбце кода. При наличии 10ти пустых ячеек подряд считается, что достигнут конец таблицы. Этот параметр можно изменить в коде программы.
Корректность формул в исходных бюджетах, например, для вычисления промежуточных сумм, определяется только конченым пользователем – программа не проверяет значения по статьям при проведении консолидации.
Данные во внешних файлах
На практике бюджеты подразделений предприятия обычно редактируются и хранятся в отдельных файлах. Это обеспечивает распределенную работу группы пользователей, а также разграничивает доступ к данным.
Программа поддерживает загрузку данных из внешних файлов. Правила загрузки определяются на листе Структура через относительные или абсолютные пути к файлам.
На отдельные файлы действуют те же правила размещения бюджетной таблицы на листе, что и для встроенных в основной файл бюджетов.
Статьи, загружаемые в бюджетный отчет, могут иметь расшифровки в виде таблиц, листов и даже дополнительных файлов. Программа не анализирует эти дополнительные вычисления, что позволяет готовить данные наиболее привычным конечному пользователю способом.
Загрузка и обновление данных*
Любые изменения в исходных бюджетных таблицах попадают в консолидированный отчет только после выполнения процедуры загрузки данных. Это правило действует как для внешних файлов, так и для таблиц, расположенных на листах основного файла программы.
Загрузку данных можно производить, находясь на листе Структура или на листе Бюджет.
В первом случае доступна выборочная загрузка данных только по указанным бюджетам подразделений (через установку или снятие флажка в соответствующей строке).
Операция производится по нажатию кнопки √ в заголовке окна. Для больших файлов загрузка данных может занять длительное время.
Выборочная загрузка данных на практике будет работать гораздо быстрее, чем полная, так как реально используемые бюджетные таблицы могут храниться в файлах большого объема.
При загрузке данных из внешних файлов нет ограничения на их состояние (открыт или закрыт), так как программа использует доступ только для чтения.
Заключение
Программа распространяется с открытым исходным кодом без паролей. В коде можно изменить параметры анализа исходных бюджетов или, если требуется, подкорректировать номера столбцов в справочниках. Ссылки представлены в коде VBA в виде публичных свойств объектов рабочих листов, либо в виде глобальных констант.
* В демонстрационной версии программы загрузка данных не поддерживается.
Загрузки Магазин FAQ
Тема бюджетирования в последние годы является едва ли не самой популярной в области автоматизации финансового менеджмента. Мы не…
Пример может быть использован для формирования итогов бюджетных и других таблиц. Формулы позволяют работать с таблицами разной…
Источник: https://www.excelfin.ru/index.php/component/content/article?id=171:soft-budget
Загрузка...
