Как сделать инвентаризацию в excel?

Последние изменение: 17.10.2019

• Выберите уточнение:
• Операция «Инвентаризация» производится в соответствии со следующими бизнес-процессами:
• Инвентаризация – выполняет сверку данных инвентаризационной ведомости по базе 1С с реальным наличием.

Выбор документа на ТСД

Для операции «Инвентаризация» на терминал сбора данных выгружается нужный документ из учетной системы (1С), либо документ создается прямо на ТСД.

1. После открытия документа на ТСД откроется главное меню операции.
2. Скан – начать сканировать продукцию.
3. Расхождения – просмотр расхождений между планом и фактом.
4. Склад – выбор склада.
5. Инфо – информация.
6. Выйти –временное или полное завершение работы с документом.
7. Настройки – меню настройки операции.

Выбор склада

Выбираем склад, в котором проводим инвентаризацию.

Выбор товара

Сканируем штрихкод EAN13 (это тот штрихкод, что сканируется на кассе), штрихкод, артикул или код товара можно ввести вручную или отсканировать.

В окне сканирования отображаются строки номенклатуры. Для созданного документа на ТСД отображаются только набранные товары.

Для выгруженного из 1С отображаются все строки документа.

В один документ на ТСД рекомендуется сканировать не более 1000 строк.

Ввод количества

После выбора товара необходимо ввести нужное количество. Для поштучного ввода товара, нужно просто сканировать следующую позицию.

При сканировании штрихкода весового товара, часть его, содержащая данные о весе будет автоматически извлечена и использована как количество.

Работая с серийными номерами количество отсканированной номенклатуры вводить не требуется, будет учтена 1 единица товара с конкретным серийным номером.

Получение итоговых документов

• Для 1С:Предприятия
• Работая в серверном режиме завершенные на ТСД документы попадают на сервер Mobile SMARTS, загрузка документов в 1С выполняется с сервера.
• В батч режиме загрузка выполняется напрямую с ТСД, подключаемого через ActiveSync или Центр мобильных устройств.
• Загрузка документов выполняется с помощью обработки.

Выбрав необходимые для загрузки документы,загружаем их в 1С.

1. Подробнее про загрузку документов в 1С смотрите страницу «Обмен документами в Магазин 15».
2. Для Excel и текстовых файлов
3. Загрузка итоговых документов в Excel и CSV файлы происходит с помощью специальной «утилиты Excel и CSV обмена».
4. При нажатии на кнопку «С сервера» происходит загрузка выполненных документов с сервера (с ТСД в батч режиме).

Файл документа для загрузки будет иметь имя, начинающееся с имени типа документа (Инвентаризация), после которого идет небуквенный и нецифровой символ, например, «№» или «#».

Итоговые загруженные файлы документа создаются автоматически по шаблону и попадают в папку «…Магазин 15XlsCsvС терминала». Шаблон документа для загрузки с ТСД описывает какие данные и в каком порядке попадут в итоговый файл excel или csv.

Подробнее про загрузку документов в Excel и CSV файлы смотрите страницу «Интеграция через CSV и Excel».

Товар не найден

• Если товар не найден по введенному штрихкоду, то на экране появится об этом информация и меню, для выбора дальнейших действий.
• Привязать ШК к товару
• Позволяет привязать новый штрихкод к товару из списка номенклатуры выгруженного документа.
• Принять неизвестный товар
• Товар запоминается в документе как «неизвестный» и его привязка к номенклатуре оставляется «на потом», при загрузке в 1С.

Дальнейшие сканирования этого штрихкода в документе также будут определять его как «неизвестный».

«Неизвестные» товары с разными штрихкодами запоминаются в документе отдельно.

Источник: https://www.cleverence.ru/support/18849/

Идентификаторы для инвентаризации ИТ оборудования это легко и просто

Доброго дня почтенной публике. Немалая часть моей работы — инвентарный учет оборудования. Я занимаюсь этим уже много лет и во многих компаниях, занимаюсь достаточно успешно, поэтому могу поделиться тем, как нужно делать первые шаги к тому, чтобы этот мутный процесс не превращался в головную боль для человека, которому его поручили.

Начну издалека: чтение статей про инвентаризацию на хабре показало, что в головах моих коллег по цеху творится лютый ужас, они вообще не понимают, с какого конца к задаче подходить и, что еще хуже, не понимают, какая задача, собственно решается.

Отчего-то мои уважаемые коллеги считают, что инвентаризация ит-оборудования должна отвечать на вопрос «какая начинка внутри компьютера?» или нечто вроде того. Для решения этой задачи привлекаются всякие системы вроде Aida, ведутся совершенно дикие способы учета и мониторинга и так далее.

а между тем отношения с бухгалтерией портятся, оборудование теряется, админ носится с выпученными глазами по офису и ничего не может найти. Парни, открываю страшную тайну: никому вообще нет дела до того, что установлено внутри компьютера.

Почему? Потому, что бизнес думает в рублях, ему нет никакого дела до мегабайт и мегагерц, потому, что если оборудование до сих пор находится в эксплуатации, его конфигурация наверняка достаточна для решения задач, которые на нем решаются (а если нет, то отслеживание и управление конфигурацией совершенно точно осуществляется не в рамках процесса инвентарного учета).

И тут возникает вопрос: а что же ожидает бухгалтер от ИТ-подразделения? Ответ прост, их интересует всего лишь одно: на месте ли предмет с инвентарным номером ABC1234? Несколько более продвинутого бухгалтера может также заинтересовать, соответствует ли всё ещё инвентарному номеру ABC1234 то изделие, которому этот номер был присвоен? Другими словами, не пытаются ли нам выдать микроволновку LG за дисковое хранилище HP EVA P6000? Иногда нас еще волнует вопрос, соответствует ли изделию с этим инвентарным номером заранее известный нам заводской номер — этот вопрос мы тоже решим. Следует также понимать, что упомянутая микроволновка от упомянутого дискового хранилища с точки зрения бухгалтера отличается именно что инвентарным номером (ну там есть еще стоимость, амортизация и так далее, но, по счастью, это уже не айтишная головная боль). А это понимание нас приводит к дополнительному бонусу: мы легким движением руки можем выстроить прекрасные отношения не только с бухгалтерией, но и с тем подразделением, что учитывает шкафы, столы и стулья, предоставив им удобный инструмент для работы. Кстати, заодно мы решим еще одну задачу: облегчение идентификации оборудования, принадлежащего вашей компании — это поможет вашим коллегам из сторонних организаций легко определить, кто забыл ноутбук в их переговорке. При написании этого текста я исхожу из предположения, что в вашей компании уже имеется некий софт, в котором как минимум бухгалтерия ведет учет материальных ценностей. Поэтому у вас как минимум нет проблем с получением таблицы соответствия описаний единиц хранения их инвентарным номерам. Мы же сделаем так, чтобы эта информация была наглядно представлена и могла быть легко использована при инвентарном учете оборудования. А, и еще я предполагаю, что у вас установлен Microsoft Office. Всю работу мы будем делать именно в нем. Итак, наш первый шаг — изготовление правильной инвентарной этикетки. Правильная инвентарная этикетка это то, чего как правило нет нигде. Как делают инвентарную этикетку, если вообще ею заморачиваются? Пишут туда то, что не нужно, не пишут то, что нужно, изготавливают ее неподобающим инструментом (например, ленточным принтером LetraTag — вещь прикольная, только вот не контролирует уникальность вводимых данных и изготовить на ней пару тысяч этикеток без ошибок невозможно. Хоть раз, да облажаешься.) Правильная инвентарная этикетка, с моей точки зрения, должна содержать: 1. Краткое название объекта хранения (чтоб ни у кого не возникало соблазна при увольнении, например, наклеить инвентарник от дорогого ноутбука на дырокол). 2. Собственно, инвентарный номер объекта 3. Машиночитаемый инвентарный номер — здесь уместен и достаточен только штрихкод. Я видел предложение кодировать информацию QR-кодом, оно ужасно, и я быстро объясню, почему: это решение не предполагает быстрого и массового ввода информации в компьютер. Сканер баркодов представляет собой с точки зрения компьютера usb-клавиатуру, считывание баркода приводит к отправке в компьютер символьной последовательности закодированного текста, как если бы его набрали руками на клавиатуре и нажатию кнопки Enter. Соответственно, при желании можно идти по офису с ноутбуком, к которому подключен сканер бар-кодов, снимать код за кодом и получить на выходе инвентарную таблицу. Будете использовать QR-коды — такого у вас не получится. Ну сосканируете вы код телефоном, ну распознаете, а что дальше? 4. Логотип компании Сейчас мы это все и сделаем, причем не потратим ни копейки на софт для того, чтобы сделать действительно годную штуку. Для начала мы получаем в бухгалтерии таблицу с инвентарными номерами и описанием позиций. Не смущаемся, что там много текста в описаниях, он нам нужен, чтобы понимать, о чем идет речь, но печатать на этикетках мы будем свое и сами. Важно: то, что мы получили инвентарную таблицу от бухгалтерии в электронном виде, дает нам 100% гарантию того, что мы будем делать этикетки с заведомо правильными инвентарными номерами. Не менее важно: убедитесь, что инвентарные номера не содержат кириллицы. Если содержат — решите этот вопрос, пока не начали делать всё остальное. Итак, исходный вид таблицы (описания позиций взяты из реальной жизни, инвентарные номера и логотип компании — нет, но это неважно): Таблица хороша, будем ее дорабатывать. Введем еще несколько колонок:

Line 1 — сюда мы впишем тип устройства (ноутбук, МФУ, сервер или что там у вас еще есть)

Line 2 — сюда мы впишем марку и модель устройства (например HP Elitebook 6930p) Barcode — сюда мы вставим баркод-представление нашего инвентарного номера. Об этом чуть ниже. Sheet — не менее важный параметр. Он нужен для того, чтобы легко находить нужную этикетку на этикеточном листе. Если вы решитесь делать все с нуля по моему рецепту, у вас образуется прорва листов, на которых будут некоторым образом упорядоченные этикетки. Проблема в том, что оборудование разбросано по офису абсолютно хаотичным образом, и, подходя к очередному устройству, вы вряд ли захотите перелопачивать все свои 50-60 листов по 48 этикеток на листе. Позаботьтесь о себе заранее, укажите, на каком листе у вас находится нужная вам этикетка: первые 48 записей — лист 1, с 49 по 96 — лист 2 и так далее. Уверен, справитесь. Самый важный момент — как же транслировать инвентарный номер в баркод-представление.

Сначала скачиваем c сайта http://code128.narod.ru/ маленький архив, в котором есть нужный нам макрос: http://code128.narod.ru/Barcode.zip, и распаковываем его.

Находим файл со шрифтом barcode.ttf и импортируем шрифт в систему. Находим прекрасный файл Barcode.bas — его надо втащить в файл с нашей инвентарной таблицей: Alt-F11, File->Import file…, находим и выбираем Barcode.bas -> Open, Alt-F4 Ура, макрос импортировался в нашу таблицу. Воспользуемся им. Автор макроса предлагает массу вариантов кодирования данных в баркод. Опыт показывает, что наиболее подходящий для наших целей тип кодирования — Code 128, ибо он позволяет кодировать буквы латиницы в верхнем и нижнем регистрах, цифры и знаки препинания, при этом он достаточно компактен и легко читается сканерами. Таблица к моменту своей готовности (на всякий случай я показываю и то, как пользоваться макросом): На этом, собственно, самая муторная часть мероприятия закончена. Сохраняем таблицу, закрываем Excel.

Быстренько идем на сайт чудесного производителя материалов Avery Zweckform и загружаем программу генерации этикеток с этой страницы: http://www.avery-zweckform.ru/download/avery-wizard-for-microsoft-office

Чуть не забыл: к этому моменту у вас под рукой уже должны быть инвентарные этикетки, на которых мы все и будем печатать. Я использую этикетки Avery L6009-20, чего и вам желаю. Они имеют оптимальный размер (45.7 x 21.2 мм), они прочные, они хорошо клеятся и хорошо проходят через лазерный принтер. С моей точки зрения, идеал. Вы можете использовать другие размеры, в этом случае делайте соответствующие поправки при создании макета. Итак, Avery Wizard для Microsoft Office установлен, открываем MS Word, в нем уже появилось меню Avery c единственной кнопкой: Нажимаем ее, запускаем плагин, нажимаем очевидное «Далее». В меню выбора этикеток находим нужный нам сорт L6009: В следующем окне выбираем «Слияние данных из существующего файла», жмем «Далее». В следующем окне находим и выбираем выбираем созданный нами файл Excel, нажимаем «Далее» В следующем окне выбираем очевидный «Лист1$» или «Sheet1$», не забываем поставить чекбокс, что первая строка содержит заголовки: И в результате получаем окно верстки наклейки. По сути, это все то же окно Microsoft Word с практически всеми инструментами верстки текста. В правой части окна верстки имеется список полей таблицы, двойной щелчок вставляет нужное нам поле данных в нужное место этикетки. Чтобы сэкономить время верстающим, сразу дам оптимальные величины: Первая строка – поле Line1: Шрифт Arial, высота шрифта 8пт. Вторая строка – поле Line2: Шрифт Arial, высота шрифта 8пт. Третья строка – инвентарный номер: Шрифт Arial полужирный, высота шрифта 10пт. Четвертая строка – баркод-представление инвентарного номера. Шрифт Barcode, высота шрифта 18пт. Обратите внимание, что во время верстки эта строка выглядит ужасно. Этого не надо бояться, так и должно быть. Слева остается полно места для размещения логотипа. Итак, вот наш макет: И мы в одном шаге от победы. Нажимаем «Далее», нажимаем «Готово», плагин далее сам раздраконит наш файл данных и подготовит листы с этикетками. Печатаем этикетки на обчном лазерном принтере, получаем этикеточные листы. Не забываем эти листы пронумеровать. Хотите, можете сделать это через добавление колонтитулов с номером страницы, не хотите — надпишите каждый лист ручкой. Будете делать колонтитул — проконтролируйте, чтоб он не сдвинул содержимое вниз. Итак, вот у нас этикетки: Наклеиваем по устройствам, наслаждаемся полученным эффектом. Мы только что стали лучшими друзьями бухгалтеров, только те еще об этом не знают. Ерунда, узнают, когда будет проходить инвентаризация. Да, кстати: о том, куда именно наклеивать номера. У себя я использую два варианта: либо так, чтоб этикетка была легкодоступна, но не бросалась в глаза, либо рядом с заводской табличкой с маркой и моделью оборудования, заводским номером и тому подобной информацией. Первое удобно тем, что инвентарник можно можно легко считать, второе — тем, что нужно меньше вертеть изделие при его инвентаризации: считываем не только инвентарный номер, но и заводской. Да-да. Не все знают, но практически все производители дублируют написание заводского номера баркодом, что изрядно облегчает жизнь специалисту, ответственному за инвентаризацию. Итак, у нас есть чудесные инвентарные этикетки, мы оклеили ими все, до чего смогли дотянуться в нашей организации, при помощи сканера баркодов мы установили соответствие инвентарных номеров заводским — там, где это можно сделать. Мы молодцы? Да. Можно остановиться? Да, но можно сделать и еще лучше. Сейчас мы можем быстро проинвентаризировать все офисное имущество, но еще не можем ответить на вопрос «где что лежит?». Давайте сделаем так, чтобы и это было возможно. Берем в руки план офиса — нас в нем интересует все вообще: как расположены рабочие места, где комнаты печати, где складские помещения, где что еще. Взяв план, берем карандаш и начинаем нумеровать все, что видим. У себя я применяю следующую схему:

Location/Room/Place

Где: Location — трехбуквенная аббревиатура офиса. Например, MSW — Москва, SPB — Питер, NSK — Новосибирск и так далее. Room — номер помещения Place — номер места в помещении. Это может быть номер стола, за которым сидит работник, номер полки на складе, номер шкафа и так далее.

В результате у нас получается нечто вроде MSW/123/15A

Полученные номера сводим в табличку Excel — в ней будет всего четыре колонки: Address — адрес рабочего места Barcode — баркод-представление адреса Comment — текстовый комментарий для себя любимого. Я в это поле пишу фамилию работника, если речь идет об адресе рабочего места и прочие комментарии, если это требуется обстоятельствами. Sheet — номер этикеточного листа, мы это уже проходили. Теперь, имея подготовленную табличку в Excel, формируем этикетки. Не буду перегружать рассказ картинками, просто расскажу готовый рецепт: Формат наклейки: наклейка белого цвета Avery Zweckform №3659 (97×42.3мм) Расположение и формат надписей на наклейке: 1. Первая строка — логотип компании 2. Вторая строка – описание типа места (рабочее место, складское место, складское помещение и т.п.) Шрифт Arial, высота шрифта 11пт.

3. Третья строка – идентификатор рабочего места (вот это вот MSW/123/15A). Шрифт Arial, полужирный, высота шрифта 14пт.

4. Четвертая строка – баркод-представление идентификатора места. Тип кодирования CODE128. Шрифт – Barcode, высота шрифта 18пт. 5. Пятая строка – контактная информация службы ИТ-поддержки. Заметили? У наших сотрудников прямо перед глазами появились телефон и е-мейл адрес хелпдеска, причем практически на халяву. И теперь никто не сможет сказать, что не знал, куда звонить — мы позаботились. А заодно мы пронумеровали все рабочие места, и теперь любой работник может объяснить, где он находится, не прибегая к языку жестов, HR-служба сможет нам давать заявки на организацию рабочих мест для новых работников, не прибегая к рассказам про «это через стол от Любочки», а новый работник хелпдеска не будет бродить по всему офису в поисках того, кто его позвал, он просто спросит номер рабочего места и посмотрит в поэтажный план, чтобы понять, куда ему идти. Я намеренно не рассказываю о том, каким софтом пользоваться для сбора и анализа данных. Это может быть и Access, и Excel, и модуль учета 1С, и что угодно еще. Все, что мы сейчас сделали, может быть интегрировано в любую существующую систему управления активами. Проведя первичный ввод данных, если мы этого еще не делали, мы получаем таблицу, в которой есть соответствие инвентарного номера, заводского номера, адреса установки, ФИО пользователя — этого достаточно, чтоб уверенно беседовать с бухгалтерами и отвечать на их каверзные вопросы. В дальнейшем надо просто поддерживать информацию в актуальном состоянии. Задача не из тяжелых. И, резюмируя: 1. Для управленческого учета вообще не имеют значения начинка компьютеров и характеристики периферии. Имеют значение только инвентарный номер, ФИО материально ответственного лица, местонахождение и, факультативно, заводской номер изделия. 2. Баркоды рулят. Все остальное — не рулит. Из баркодов рулит кодировка Code128. 3. Если что-то можно баркодировать, это нужно баркодировать. 4. Чтобы получить профессионально изготовленные этикетки, надо всего лишь купить этикетки. Софт покупать не надо. 5. Баркод-сканер ускоряет работу в тысячи раз. Даже самый дешевый. 6. При условии, что вы поддерживали инвентарную ведомость в актуальном состоянии, годовую инвентаризацию вы сможете провести практически с той скоростью, с которой вы в состоянии перемещаться по офису. Задиктовывать вслух инвентарные номера и забивать их в компьютер руками вам больше не придется. В этом году я проводил инвентаризацию. Over 9000 позиций — нашлось все, работа заняла два дня на обход и еще пару дней на поиски того, что не обнаружилось сразу, вроде ноутбуков по домам и в запертых кабинетах, оборудования в технологических помещениях и т.п. В общем, я доволен.

Чего и вам желаю.

Источник: https://habr.com/post/205802/

Как создать базовую электронную таблицу инвентаризации в Excel — Вокруг-Дом — 2019

Ищете другой способ отследить и поддерживать свой инвентарь, не просматривая кучу документов? Создание основной таблицы инвентаризации в Microsoft Excel позволит вам хранить инвентаризацию в электронном виде на вашем компьютере. Вы можете создать базовую таблицу инвентаризации с помощью Excel в несколько шагов.

кредит: спрос

Запустите Microsoft Excel и нажмите «Создать заголовок», чтобы создать заголовок или заголовок для таблицы инвентаризации.

кредит: спрос

Нажмите внутри ячейки «А1». Введите слово «Предметы». Теперь вы создали столбец для ваших предметов, которые будут перечислены. Если вы хотите, чтобы колонка выделялась, вы также можете выделить текст, выделить его жирным шрифтом или подчеркнуть его.

кредит: спрос

Создайте столбцы, которые показывают дату инвентаризации и количество товаров на эту конкретную дату. Нажмите внутри ячейки «B1». Введите текст «Дата». Щелкните внутри ячейки «C1» и введите текст «Количество». Переместитесь в ячейку «D1» и введите текст «Дата». Продолжайте эту модель столько, сколько хотите. Вы всегда можете добавить больше столбцов позже, если это необходимо.

кредит: спрос

Введите имя первого предмета, инвентаризируемого внутри ячейки «A2». Введите дату инвентаризации и количество товара, которое хранится внутри ячейки «B2». Перейдите к следующему предмету инвентаризации, введя название предмета в ячейке «A3». Введите дату и количество внутри ячейки B3. «Продолжайте эту процедуру, пока не заполните список инвентаря.

кредит: спрос

Сохраните таблицу инвентаризации на жесткий диск вашего компьютера.

кредит: спрос

Начните с колонки «C1» для вашего следующего инвентаря. Следующий инвентарь после этого — столбец «D1». Продолжайте эту модель для каждого инвентаря.

Источник: https://ru.computersm.com/46-how-to-create-a-basic-inventory-spreadsheet-with-excel-49831

Склад инвентаризации Шаблон Excel

Компании, особенно те, кто продает готовую продукцию или материалы для того, чтобы работать и делать бизнес, часто держать инвентаризацию, чтобы убедиться, что все в правильном порядке, и что они находятся в пределах определенных стандартов качества и финансовых соображений. Кроме того, сохраняя точный учет, например, складских запасов, помогает во многих основных задач компании, таких как составление бюджета и планирование.

Чтобы помочь вам отслеживать то , что происходит в и из вашего склада и убедитесь , что у вас есть все , что нужно под рукой, вам нужен инвентаризации склада Шаблон Excel.

Этот шаблон содержит предварительно отформатированный клетки, встроенные в формулу, комплексные столбцы инвентаризации и образец содержимого, чтобы помочь вам на протяжении всего процесса создания собственного хранилища инвентаризации в Excel.

Создание списка инвентаризации для вашего склада

Шаблон инвентаризации склада создан специально для компаний, которые держат склад, а это значит, у них есть несколько десятков до сотен пунктов, артикулов и различных категорий. Имея шаблон, например, как это поможет вам следить за то, что находится внутри вашего склада и перемещение всех единиц и из него.

Этот шаблон содержит три вкладки рабочего листа. Первая вкладка является инвентарный список, который содержит различные столбцы, такие как SKU, описание, BIN #, Location Unit, Количество, REORDER количество, стоимость, Value Inventory и перегруппировки индикатор.

Инвентарь Значение имеет встроенный Sparklines, чтобы помочь вам иметь визуальные эффекты на взгляд стоимости всего инвентаря для каждого SKU.

Индикатор Переупоряд, тем временем, показывает красные флаги на некоторых артикулов, которые уже должны быть заказаны или пополняться.

Знай своего инвентаря Где бы вы приехали

На второй вкладке рабочего листа является список Пика инвентаризации, которая содержит столбцы Номер заказа, SKU, Pick Количество, имеющееся количество, Описание товара, Unit, BIN номер и местоположение. Это позволит вам разобраться в ваших единиц в пределах вашего склада, чтобы легко найти их.

Третий рабочий лист БИН просмотра. Эта таблица дает полезную информацию как для вашего списка инвентаризации и ваши инвентаризации список выбора листов. Этот документ содержит БИН номер, описание, расположение, ширина, высота и длина.

Сохраняя этот шаблон для вашего OneDrive счета, вы можете также наслаждаться мобильностью, потому что вы можете проверить на вашем складских запасов, где бы вы ни находились.

Перейти к загрузке инвентаризации склада Шаблон Excel

Источник: https://www.homeppt.com/ru/articles/warehouse-inventory-excel-template.html

Бесплатные шаблоны управления инвентарём в Excel

Попробуйте бесплатную версию Smartsheet

Эффективный процесс управления инвентарём имеет крайне важное значение при ведении бизнеса.

Подобный процесс можно использовать и дома: для документирования имеющегося домашнего имущества для страховых целей, отслеживания сданных на хранение личных вещей или планирования, какое количество продуктов и напитков необходимо для мероприятия. Во всех этих случаях отслеживание имеющегося инвентаря поможет вам быть организованнее.

Компании также получают преимущества от учёта инвентаря, так как отслеживая, какие элементы инвентаря пользуются большим спросом, и контролируя потенциальные излишки товара на складах, можно обеспечить более непрерывное выполнение бизнес-операций.

Эти шаблоны легки в использовании, могут быть индивидуализированы для нужд вашего бизнеса или домашнего проекта, а также совместимы с Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010 и Excel 2013.

Вы также узнаете, как применять шаблоны для управления инвентарём в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц, который более прост в использовании, чем Excel.

Бесплатные шаблоны, которые вы найдёте ниже, отличаются друг от друга в зависимости от того, о каком инвентаре идёт речь – об основных бизнес-средствах, личном имуществе, запасах пищевых продуктов и т.д. Тем не менее у всех этих шаблонов есть основные общие преимущества, которые становятся доступны при их использовании:

• Просмотр текущего уровня инвентаря: с помощью шаблона можно легко представить, сколько продуктов различного типа имеется в наличии на текущий момент, а это необходимо, чтобы бизнес-операции выполнялись непрерывно. 
• Управление повторными заказами: с помощью отслеживания инвентаря вы сможете аккуратно определять, какие продукты необходимо заказать повторно, а также какие продукты были сняты с производства. 
• Создание бизнес-статистики: просматривайте модели продаж, определяйте хиты продаж, а также отслеживайте ваших ключевых поставщиков и продавцов. 
• Защита инвестиций: эта функция может использоваться на индивидуальном уровне для страхования личного имущества, а также на уровне компаний для отслеживания компьютерного программного обеспечения, инструментов, оборудования или продукции. Если вы знаете, что у вас есть в наличии, где всё расположено и сколько всё стоит, вы сможете держать под контролем ваши основные средства и вовремя выполнять обновления. 
• Экономия времени и денежных средств: эта функция особенно полезна для мелкого бизнеса, так как шаблон позволяет быстро вводить данные и получать доступ к сведениям о продукции и заказах, а также имеет персонализируемый формат, который можно будет менять по мере развития бизнеса.

Наличие шаблона домашнего инвентаря может оказаться очень полезным в случае пожара, кражи или стихийного бедствия. Переживать травмирующие события и терять личные вещи и так тяжело, а ведь вам придётся держать в голове, какие именно предметы были утеряны и сколько они стоили.

Шаблон домашнего инвентаря упростит задачу документирования ваших предметов обихода, включая модель и серийный номер, текущую стоимость и стоимость при покупке. Таблица включает в себя столбец, содержащий местонахождение предмета, так что вы сможете организовать данные по комнатам вашего дома.

В шаблоне вы найдёте поля для указания информации о страховке, так что вы легко сможете найти номер вашего страхового полиса и сведения о страховом агенте.

‌ Загрузить шаблон домашнего инвентаря

Шаблон базового управления инвентарём очень легко использовать. Этот шаблон идеально подходит для ведения мелкого бизнеса или для любого бизнеса, который нуждается в очень простом способе управления инвентарём. Сортируйте и просматривайте данные об элементах инвентаря по названию, описанию или идентификационному номеру, а также по цене за единицу.

Отслеживайте общее количество и стоимость вашего текущего инвентаря, держите под рукой даты ближайших повторных заказов и информацию о снятой с производства продукции. Благодаря дизайну этого шаблона управлять инвентарём проще простого.

Как и все другие шаблоны Microsoft Excel, собранные в этой статье, этот шаблон содержит столбцы, которые можно настроить для нужд вашего бизнеса, а все расчёты выполняются за вас автоматически.

‌ Загрузить шаблон базового управления инвентарём

Если вы управляете запасами продукции для розничной продажи или материалами, необходимыми для производства, вы знаете, насколько важным для оптимизации продаж и роста продуктивности может быть эффективное управление инвентарём.

Крупным компаниям могут понадобиться более продвинутые базы данных для отслеживания инвентаря, но представители небольшого бизнеса получат все преимущества от использования данного шаблона благодаря его простоте и продуманности, так как смогут представить весь цикл обращения ваших запасов, включая элементы и недопоставки.

‌ Загрузить шаблон управления запасами в наличии

Отслеживайте ваши основные средства, например компьютерное оборудование, оборудование, которое нуждается в обслуживании, или инструменты, с помощью этого бесплатного шаблона отслеживания основных средств.

Эта очень простая система отслеживания была разработана для небольших компаний, хотя она позволяет просматривать не только количество и стоимость ваших основных средств, но и такие данные, как сроки истечения гарантии, сведения о поставщиках и местонахождении средств, серийные номера и многое другое.

Чтобы изменить шаблон, просто удалите ненужные вам столбцы или добавьте новые столбцы для увеличения степени детализации данных.

Загрузить шаблон средства отслеживания основных средств

Профессионалы в сфере IT могут сэкономить время, используя этот шаблон управления имеющимся в наличии программным обеспечением. Шаблон позволит вам контролировать приобретенное программное обеспечение и оборудование, следить за датами истечения сроков действия лицензий и необходимыми обновлениями.

Этот шаблон будет особенно полезен для отслеживания программного обеспечения, поэтому он отличается от других таблиц, созданных для управления инвентарём.

Вы можете без труда найти данные о том, когда определённое ПО было установлено, посмотреть сведения о поставщике и покупке, а также узнать, когда истекает срок действия лицензии. 

Загрузить шаблон средства отслеживания программного обеспечения

Тот факт, что все эти данные собраны в одном месте, поможет вам не упускать из виду, когда нужно выполнить обновление оборудования, знать, где хранится оборудование, а также какое оборудование используется чаще всего, а какое является самым дорогостоящим в облуживании.

Экономьте денежные средства и увеличивайте продуктивность вашей компании, используя шаблон отслеживания оборудования.

‌ Загрузить шаблон средства отслеживания инвентаря (оборудование)

Этот бесплатный шаблон разработан специально для отслеживания запасов пищевых продуктов.

Владельцы ресторанов и поставщики продуктов питания для мероприятий смогут систематизировать свой инвентарь, используя такие категории продуктов питания, как мясные продукты, овощи или десерты, а также смогут легко и просто просмотреть количество продуктов в наличии и инвентарную стоимость каждой категории.

‌ Загрузить шаблон инвентаризации пищевых продуктов

Как и шаблон домашнего инвентаря, о котором мы уже рассказывали, этот шаблон позволяет вам вести учёт ваших личных вещей на случай природных бедствий и других непредвиденных ситуаций.

Шаблон персонального инвентаря представляет собой полезный инструмент для простого отслеживания личных коллекций, например коллекций виниловых пластинок, произведений искусства, книг и других коллекционных предметов.

Шаблон позволяет вам сортировать личные вещи по категориям, описывать их состояние и документировать их стоимость. Это также отличный инструмент для отдельного отслеживания ваших дорогостоящих вещей. 

‌ Загрузить шаблон персонального инвентаря

Вы можете добавлять чеки, фотографии или накладные в виде вложений прямо в таблицу, вносить сведения об элементах инвентаря в поле комментариев, а также просматривать и обновлять инвентарь при помощи мобильного приложения Smartsheet, где бы вы ни находились. Вы также можете собирать запросы на новые заказы, используя веб-формы, и запрашивать сведения о количестве инвентаря в наличии при помощи функции запросов изменений.

Выбор правильного шаблона для управления инвентарём позволит вам сэкономить денежные средства и время. С помощью заранее отформатированного шаблона вы можете вести учёт в едином месте всего, что есть у вас в доме или имеет отношение к вашему бизнесу.

Узнайте, как без труда использовать шаблон управления инвентарём. 

Попробуйте SmartSheet бесплатно

Попробуйте бесплатную версию Smartsheet

Источник: https://ru.smartsheet.com/free-excel-inventory-templates

Как делать инвентаризацию быстрее?

Инвентаризация является одним из самых болезненных процессов для любой торговой точки. Очень часто бывает так, что менеджерам, кассирам и продавцам приходиться ночевать, чтобы подсчитать все товары, а руководители зачастую полностью контролируют процесс, чтобы не чувствовать себя обманутыми.

Мало инвентаризаций заканчиваются без недостач или пересортов, а те, кто дошли до уровня мастерства в этом деле, наверняка потратили очень много времени на эксперементы и оптимизацию процессов внутри магазина.

Процесс инвентаризации зачастую занимает кучу времени и сил, однако стоит потраченных усилий. Ведь вы всегда знаете какие товары имеются в наличии, что персонал не обманывает вас, а посетители не воруют.

Согласно статистике средний показатель потерь в результате воровства и краж в ритейле составляет 2% от оборота. Вроде бы кажется, что это не так уж и много, но если посчитать, то цифры могут стать ошеломляющими.

Представим, что ваша торговая точка делает оборот 100 млн сум в месяц, а это значит, что каждый месяц вы в среднем теряете 2 млн сум, а если посчитать цифры в масштабах года, то получается 24 млн, что очень прилично. Эти деньги лучше потратить на бонусы своим сотрудникам, рекламные акции или благотворительность.

Чем реже вы делаете инвентаризацию, тем выше шанс, что показатель краж и потерь перейдет в зону риска и будет расти стремительными темпами, а самое главное, вам будет тяжело за ним уследить. Как показывает практика, чем реже вы делаете инвентаризацию, тем больше у вас краж и потерь.

В этой статье мы хотим раскрыть что такое инвентаризация, как правильно проводить ее и как современные инструменты помогают оптимизировать этот рутинный процесс, облегчая его как для сотрудников, так и для владельцев.

Что такое инвентаризация?

• Перед тем, как перейти к процессу, давайте разберем что же такое инвентаризация, какие цели у нее цели и каких видов она бывает.
• Инвентаризация — это проверка реального наличия товара в магазине, с тем, что должно быть по факту, после продаж, возвратов, списаний, исходящих трансферов и других движений товаров в магазине.
• Инвентаризация является отличным способом контроля за сохранностью имущественных ценностей в виде товаров, манекенов, оборудования и других материальных ценностей магазина.

Основные цели инвентаризации:

1. Сопоставление фактического наличия с данными системы учета или другими источниками (в excel, на бумажке — для тех, кто ведет учет вручную)
2. Контроль процента потерь и воровства внутри магазина
3. Выявление пересортицы
4. Выявление излишков
5. Выявление обмана и воровства среди персонала
6. Актуализация остатков с данными учета
7. Наполнение магазина нужным ассортиментом

Типы инвентаризаций

Существуют различные типы инвентаризаций и в зависимости от масштабов и специфики вашего бизнеса и процессов, вы можете выбрать подходящие для себя типы и использовать их у себя в бизнесе.

Полная инвентаризация – это инвентаризация, которая охватывает проверку абсолютно всех товаров и других материальных ценностей в магазине. По своей сущности такой вид инвентаризации занимает много времени и ресурсов и поэтому такую инвентаризацию желательно проводить раз в месяц или два месяца.

Частичная инвентаризация – это инвентаризация, в рамках которой проверяется часть товаров. Например, вы можете проверить одну или две категории товаров. Как правило, при частичной инвентаризации выбираются те товарные категории, по которым происходит много продаж, списаний или других движений.

Выборочная инвентаризация – это тип инвентаризации, когда вы проверяете конкретного материально-ответственного сотрудника.

Вы можете проверить магазин, закрепленный за ним и провести полную или частичную инвентаризацию.

Обычно такой тип инвентаризации проводится либо при сдаче дел сотрудником при увольнении, либо при наличии негативных сигналов или прецедентов, связанных с этим материально-ответственным лицом.

Сплошная инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится одновременно во всех ваших магазинах и складах.

Плановая инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится по графику в указанные сроки, утвержденные менеджментом магазина.

Внеплановая инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств. Ее можно проводить при передаче дел от одного материально-ответственного лица другому, после стихийного бедствия, кражи и других непредвиденных обстоятельств.

Повторная инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация – это инвентаризация которая проводится повторно с целью проверки правильности проведения инвентаризации. Такие инвентаризации обычно проводятся с участием руководства и материально-ответственных лиц.

Как организовать процесс инвентаризации, чтобы свести к минимуму кражи и потери?

Инвентаризация доставляет меньше проблем и боли как для руководителей, так и для сотрудников, когда есть четкий и отлаженный процесс, который можно совершенствовать с каждой итерацией.

У каждого магазина или сети, может быть свой процесс, по которому они проводят инвентаризацию и фиксируют результаты. Всегда хорошо, когда каждый член команды знает, когда, кто и как будет проверять магазин.

Наличие процесса также влияет на психологическом уровне и снижает вероятность совершения внутренних краж, т.к. при инвентаризации их очень легко выяить и сотрудники ожидающие, что их проверят, вряд ли намеренно станут воровать товары из магазина.

Ниже мы приведем основные элементы, которые необходимо учесть при инвентаризации.

Процесс проведения инвентаризации

Каждый магазин может определить для себя свой процесс инвентаризации, но мы приведем вам список основных шагов, которые помогут вам в составлении собственного процесса.

Определите роли и ответственные лица

В первую очередь необходимо определить, кто проводит инвентаризацию, а кто несет материальную ответственность в том или ином магазине или складе.

Например, если у вас сеть магазинов, то у вас должен быть материально ответственный сотрудник, который следит за целостностью и сохранностью товаров в вашем магазине. Обычно это руководитель магазина или кассиры с продавцами.

Для каждого магазина вы можете сделать табличку и описать в ней роли, как указано в примере ниже:

1. Магазин: Demo Store Next
2. Материально ответственное лицо: Шахло Камбарова
3. Сотрудник, который проводит инвентаризацию: Инесса Лукьянова

После того, как вы закончили с этим процессом, вы можете перейти к следующему этапу.

Определите частоту проведения инвентаризации

Частота проведения инвентаризации является важным фактором, т.к. именно благодаря частоте инвентаризаций вы можете сократить риски краж и потерь в магазине. Другими словами чем чаще вы делаете инвентаризацию, тем меньше у вас будет рисков с потерями.

Конечно, бывает так, что не всегда есть возможность сделать полную инвентаризацию в магазине. В таких случаях лучше всего подойдет частичная инвентаризация, когда вы выбираете быстро продающиеся товары и категории и проверяете именно их.

Частичную инвентаризацию можно делать по категориям, по полкам, по наименованиям или же по брендам. Так она не отнимет у вас много времени и можно проводить ее каждую неделю по часу. Самое главное не сообщать сотрудникам заранее какие из товаров вы будете проверять именно сегодня.

Если резюмировать, то частичную инвентаризацию лучше всего проводить раз в неделю, а вот полную инвентаризацию рекомендуется проводить хотя бы раз в месяц или два.

Создайте пошаговый процесс проведения инвентаризации

Первый этап – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:

1. определение даты проведения инвентаризации;
2. проверка наличия оборудования или других средств для проведения инвентаризацииж;
3. определение сотрудников, которые будут проводить инвентаризацию;
4. подготовка товара на витринах и на складах к процессу инвентаризации.

Второй этап – проверка фактического наличия товара в магазине или на складе с данными учета. На данном этапе, как правило, происходит подсчет товара. Если вы не используете никакую систему учета, то просто проверяете и отмечаете все подсчеты на бумажке, а если используете систему, то просто сканируете в нее товары, а она уже сама считает вам результаты.

Третий этап – после того, как вы проверили все товары в магазине или на складе, вам необходимо провести подсчеты и проверить недостачи и пересчеты еще раз.

На данном этапе важно проверить именно те товары, которые вышли некорректными после подсчетов.

Также во время инвентаризации у вас наверняка выявятся товары, где нет бирок или ценников, которые также нужно устранить именно на данном этапе.

Заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе после всех проверок фиксируются результаты инвентаризации и подводятся итоги. Если у вас вышли недостачи и потери, то вы должны определить кто и как будет за них отвечать. Вы можете штрафовать сотрудников или применять другие санкции, в зависимости от вашей политики магазина.

Теперь, когда вы полностью вооружены и готовы к проведению инвентаризации. Давайте рассмотрим способы, которые могут облегчить вам эту рутину.

Способы проведения инвентаризации

Все ритейлеры хотя бы раз задавались вопросом «Как же сделать инвентаризацию быстрее?”. Ответим сразу, если вы хотите точную и быструю инвентаризацию, то вам не обойтись без системы учета товаров.

1. Конечно, вы можете делать подсчет вручную в тетрадках или экселе, но каждый раз есть риск совершения ошибки и чем больше таких ошибок, тем больше денег вы теряете как бизнес.
2. Поэтому, если вы хотите избавиться от этой головной боли, вам обязательно потребуется система учета.
3. Ниже мы рассмотрим несколько способов подсчета и сравним плюсы и минусы.

Инвентаризация вручную

Один из самых распространенных способов. Однако, он занимает очень много времени, сил и требует закрытия магазина на определенный срок. Это, в свою очередь, ведет к потере потенциальной прибыли.

К примеру, если средняя выручка магазина за день составляет 5 млн сум, то закрыв магазин на инвентаризацию на 2 дня, вы потенциально теряете 10 млн сум за этот период. Подставьте цифры своей торговли и вы получите потенциальные потери.

К тому же, такой подход доставляет много неудобств персоналу, т.к. приходиться рыться в тетрадках и эксель файле, чтобы просто восстановить историю движения товара. Это, в свою очередь, отнимает много времени и сил.

Инвентаризация с BILLZ

Функция инвентаризации в BILLZ прошла испытания на более чем 100 магазинах и поэтому, она сделана таким образом, что решает проблему со скоростью, точностью и эффективностью инвентаризации.

Система поддерживает частичную и полную инвентаризацию, а также работает как с интернетом так и без. Еще одним большим плюсом является то, что вам не нужно закрывать магазин для инвентаризации, потому что все продажи автоматически фиксируются и учитываются при подсчете.

Также обычную инвентаризацию, на которую вы тратили целый день, вы можете сделать за 2 часа.

Ниже мы рассмотрим основные преимущества инвентаризации с BILLZ:

1. Инвентаризацию можно делать как с интернетом, так и без. Это очень удобно потому, что зачастую, складские помещения расположены в местах со слабым сигналом. В таких случаях очень удобна возможность проведения инвентаризации в режиме оффлайн.
2. Не нужно закрывать магазин и терять доход. Это очень большой плюс, ведь закрывая магазин на время инвентаризации вы теряете клиентов и деньги.
3. Удаленный контроль. Инвентаризацию можно контролировать удаленно, т.е будучи вдалеке от магазина вы всегда можете посмотреть как она проходит и проверить ее результаты.
4. Скорость. Это очень важный показатель для бизнес процесса вроде инвентаризации. Вы можете провести полную инвентаризацию товаров за 2-3 часа, в то время как инвентаризация вручную может затянуться на несколько дней. Все это возможно благодаря быстрому сканированию товаров.
5. Возможность подключения нескольких устройств одновременно. Система поддерживает подключение одновременно с нескольких компьютеров, что также поможет ускорить процесс. К примеру, вы можете разделить товары на условные группы и назначить по человеку на определенные группы, тем самым разделив обязанности и ускорив процесс.
6. Отчетность по итогам инвентаризации. Практически после любой инвентаризации выявляются пересорты и недостачи, по которым надо посмотреть историю. Функция просмотра истории товаров по инвентаризации помогает в несколько кликов восстановить вам всю историю и посмотреть, что было с товаром, чтобы принять финальное решение по отношению к материально ответственным лицам.
7. История всех инвентаризаций. Еще одним большим плюсом BILLZ является то, что вся история инвентаризаций хранится в системе и вы в любой момент можете посмотреть, кто что отсканировал, в какой день какие данные вы получили. Это помогает, когда нужно посмотреть и проверить информацию за несколько месяцев назад.

Резюмируя можно сказать, что инвентаризация является одним из ключевых инструментов для снижения краж и потерь, а также формирования эффективного ассортимента в магазине, поэтому ей стоит уделять больше внимания.

Если вы все еще не делали инвентаризацию, то теперь у вас есть все, чтобы начать внедрять процесс как можно скорее, а нам лишь остается пожелать вам удачи.

Источник: https://billz.uz/kak-delat-inventarizatsiyu-bystree/