Как сделать именованный диапазон в excel?

≡  6 February 2017   ·  Рубрика: Excel   

Адаптированный перевод статьи Тома Огера (Tom Auger) Named Ranges in Excel that Automatically Expand (Dynamic Ranges Part 1). Статья была доступна здесь.

Названия функций даются заглавными буквами, пункты меню и некоторые термины выделены курсивом. Так же к первоначальному тексту добавлены примеры.

Именованные диапазоны в Excel — это отличный инструмент. Они позволяют делать такие вещи, как выпадающие списки в пункте Проверка данных. Или можно присвоить имя диапазону с данными и в дальнейшем ссылаться на него вместо того, чтобы указывать координаты (A1:B5).

Чтобы избежать подобной ситуации, можно создать динамический диапазон, применив формулы вместо жёстко заданных координат. Чаще всего используется функция СМЕЩ, как показано ниже.

Запрос «Excel динамический диапазон» в любом поисковике вернёт сотни ссылок, большинство из которых будут вариантами формулы:

=СМЕЩ(Лист!$A$1, 0, 0, СЧЁТЗ ($A:$A), 1)

СМЕЩ возвращает диапазон, модифицированный относительно базового – пункт Ссылка. Смещпострокам и Смещпостолбцам смещают начало диапазона на соответствующее число строк и столбцов. Высота и Ширина задают количество строк и столбцов в диапазоне.

Ссылка: обычно указывается верхняя левая ячейка именованного диапазона.

Смещпострокам: обычно 0, т.к. стартовую позицию мы уже определили.

Смещпостолбцам: так же обычно 0, по той же самой причине.

Высота: количество строк нашего диапазона (здесь будет формула, см. ниже).

Ширина: количество столбцов в нашем диапазоне (минимум 1).

Понятно, что функция СМЕЩ сама по себе не слишком полезна для наших целей. Если вы собираетесь использовать статические числа, то откажитесь от СМЕЩ, непосредственно прописав диапазон. Причина, по которой мы используем СМЕЩ — возможность замены параметров (аргументов) формулами. Они и позволяют получить динамическую часть.

Типичная формула динамического диапазона, которую можно найти на просторах интернета, использует СЧЁТ (для числовых данных) или СЧЁТЗ (для текста). Обе эти функции подсчитывают количество непустых ячеек. Если мы подсчитаем количество непустых ячеек в одном столбце и введём это число в параметр Высота, то мы получим диапазон от начальной ячейки до последней ячейки с записью. Но это в теории.

В действительности, если вы внимательно читали, мы получим диапазон высотой в то количество строк, которое мы получили от СЧЁТЗ. Если в диапазоне присутствуют пустые ячейки, то выходной диапазон окажется короче, чем необходимо, и последние ячейки потеряются. Помните об этой тонкости.

Наиболее часто динамический диапазон используется в следующих случаях:

• в ссылках в формулах для других таблиц
• для определения исходных диапазонов сводных таблиц
• для определения исходных диапазонов диаграмм
• для определения наборов переменных выпадающих списков

Если у нас есть таблица, в которой меняется количество строк, и есть формулы, использующие ссылку на эту таблицу, то применение динамического диапазона вполне логичный шаг. Допустим у нас есть «база данных», в которую мы заносим каждое обращение клиента, и мы хотим подсчитать количество обращений определённого клиента. Тогда можно сделать нечто такое:

• Сначала мы создаём динамический именованный диапазон с помощью Диспетчера имён, после чего используем в нашей формуле.
• Формулы, которые мы использовали:
• СЧЁТЕСЛИ(диапКод;G3)

СМЕЩ(Лист1!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Лист1!$A$2:$A$100);1)

Следующий вариант применения динамического диапазона — сводные таблицы. Воспользуемся «базой» из предыдущего примера. Нам придётся видоизменить формулу динамического диапазона, так как нужно включить заголовки столбцов и включить второй столбец. Мы хотим получить общую сумму для каждого клиента.

Вот начальные данные:

А вот после добавки новых строк (не забываем нажать Обновить):

Формула диапазона:

СМЕЩ(Лист1!$A$1;0;0;СЧЁТЗ(Лист1!$A$1:$A$100);2)

Третий вариант использования динамического диапазона — определение исходного диапазона для диаграмм. Здесь выводится график, диапазон исходных данных которого регулируется параметром.

В данном примере использованы два динамических диапазона.

Последний пример, который мы рассмотрим – создание выпадающих списков посредством инструмента Проверка данных. Этот инструмент применяется, когда мы хотим ограничить пользователя при вводе данных в ячейку. В столбец А мы поместили допустимый набор данных, а в столбце Н создали выпадающие списки (как их создавать здесь не рассматривается).

После добавления новых строк:

Сама формула динамического диапазона тривиальна:

СМЕЩ(Лист2!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Лист2!$A$2:$A$100);1)

Напоследок приведём пример создания динамического диапазона через функцию ИНДЕКС. В общем случае предпочтительно применять неволатильные функции. ИНДЕКС как раз такая, а вот СМЕЩ – волатильная. Результат применения ИНДЕКС по внешнему виду такой же, как и СМЕЩ.

Рассмотрим формулу получения динамического диапазона:

=Лист2!$A$2:ИНДЕКС(Лист2!$A$2:$A$100;ПОИСКПОЗ(ПОВТОР(“я”;255);Лист2!$A$2:$A$100;1))

Дело в том, что ИНДЕКС возвращает ссылку, если стоит завершающим выражением диапазона (стоит после двоеточия). Чтобы получить адрес последней ячейки нам надо вычислить номер строки ячейки в диапазоне. Его мы получаем через функцию ПОИСКПОЗ. Она ищет определённое значение в указанном диапазоне.

С помощью параметра Тип_сопоставления мы указываем функции искать ближайшее меньшее значение. При этом указываем заведомо большее значение для поиска. В результате функция обязательно дойдёт до последней ячейки.Если поиск идёт по числам, то можно использовать 9E+307.

Для текста применим функцию ПОВТОР.

Конструкция ПОВТОР(“я”;255) создаёт строку из 255 литер “я”. При сравнении практически любой текст окажется «меньше», и функция найдёт последнюю строку. Ещё одним плюсом применения функции ИНДЕКС является нечувствительность к пустым ячейкам.

1. Результат для СМЕЩ:
2. А так ведёт себя ИНДЕКС:

Источник: https://needfordata.ru/blog/imenovannye-diapazony-excel-s-avtomaticheskoj-podstrojkoj

7 причин полюбить именованные диапазоны

Мы привыкли ссылаться на ячейки и диапазоны по их адресам. Например, A5 или B2:D17.

Однако, не все знают, что диапазону можно присвоить символьное имя и использовать его в качестве полноценной замены привычных адресов в формулах.

Я считаю, что умение оперировать именованными диапазонами (далее ИД) и понимание, для чего они нужны, одни из ключевых навыков квалифицированного пользователя Excel.

Создаём ИД

Создать ИД можно двумя способами:

1. Быстрый способ. Выделяем необходимый диапазон или ячейку. Идём в поле адреса и вводим там имя создаваемого ИД.



2. Стандартный способ. Выделяем диапазон, а потом выбираем пункт меню Присвоить имя с ленты ФОРМУЛЫ. В диалоговом окне вводим желаемое имя, меняем или оставляем без изменений область действия, примечание, адрес диапазона.

• Сравните 2 формулы:    =ИНДЕКС(Товары!$A$2:$E$26;ПОИСКПОЗ($I$3;Товары!$B$2:$B$26;0);4)*(1.18)     =ИНДЕКС(Товары;ПОИСКПОЗ(PrdSelected;Продукт;0);4)*(1+VAT_Rate) В каком случае у вас больше шансов интуитивно догадаться, что мы вычисляем? Ответ очевиден — во втором случае. Потому что вместо скучных и безликих координат диапазонов, вы видите идентификаторы, которые рождают у вас некоторые ассоциации: Товары — это наверняка таблица с информацией о товарах, PrdSelected — это, видимо, выбранный пользователем продукт, Продукт — какой-то справочник продуктов, а VAT_Rate — без сомнения ставка НДС.
  

  Ид делают формулы более дружественными к пользователю, наглядными и интуитивно понятными!

  У вас не рябит в глазах от букв, цифр и знаков доллара в адресах диапазонов.

• Предположим у вас на листе 500 формул ВПР (VLOOKUP), которые ссылаются на один и тот же диапазон ячеек, из которого вы извлекаете данные. В случае изменения координат этого диапазона, вы будете вынуждены исправить его координаты в пятистах формулах. Безусловно, это можно сделать при помощи инструмента Поиск с заменой, но факт остаётся фактом — так или иначе вам надо менять формулы в большом количестве ячеек. А теперь представьте, что вы ссылаетесь в формулах на ИД. При изменении координат ИД, вы ОДИН раз изменяете его координаты в Диспетчере имён. При этом нет необходимости исправлять какие бы то ни было формулы. Это реальная экономия вашего времени!
  

  Отпадает необходимость править формулы в ячейках из-за изменения адресов диапазонов

  

• Объявив ИД, вы можете его легко вставить в формулу. Есть 3 возможности:
  1. Вызвать диалоговое окно Вставка имени (горячая клавиша F3);

  

  2. Начав набор названия ИД с клавиатуры и завершив выбором из раскрывшегося списка объектов;

  

  3. Воспользовавшись пунктом меню Использовать в формуле на ленте ФОРМУЛЫ.

  

  Формулы вводятся быстрее, приятнее и у вас меньше шансов внести в формулу ошибку

• Используя обычные адреса диапазонов вы всегда должны думать, какой тип адресации применить, чтобы формула не поползла при протягивании или, напротив, поползла в нужном направлении. Речь идёт об относительных и абсолютных ссылках. Адес диапазона, введеный как A1:B5 при распространении (копировании) формулы вниз в следующей ячейке превратится в A2:B6, потом в A3:B7 и т.д. Поэтому при вводе вы должны использовать абсолютную ссылку вида $A$1:$B$5, от которых особенно рябит в глазах. Ссылки в виде ИД лишены данного недостатка.
  

  Нет проблем при протягивании формул

• ИД позволяют реализовать динамические диапазоны, которые подстраиваются под фактические размеры вашей таблицы. Это очень удобно, когда вы добавляете к какому-либо справочнику новые строки или столбцы. Делается это при помощи формул СМЕЩ+СЧЁТЗ (OFFSET+COUNTA), так:     =СМЕЩ(Товары!$A$1;1;0;СЧЁТЗ(Товары!$A:$A)-1;СЧЁТЗ(Товары!$1:$1)), где
  • Товары!$A$1 — точка отсчёта. Берите верхний левый угол таблицы;
  • 1 — смещение по строкам для верхнего левого угла ИД. Поскольку у нас таблица с заголовками, то данные начинаются на 1 строку ниже, относительно указанной точки отсчёта;
  • 0 — смещение по столбцам для верхнего левого угла ИД. Его у нас нет.
  • СЧЁТЗ(Товары!$A:$A)-1 — эта функция подсчитывает количество непустых строк в указанном диапазоне ($A:$A), а единицу вычитаем за счёт пропущенной строки с заголовками столбцов. При расширении таблицы вниз колонка A должна обязательно заполняться данными, либо выберите другой столбец, для которого это условие будет выполняться;
  • СЧЁТЗ(Товары!$1:$1) — подсчёт количества непустых столбцов по тому же принципу (на основе строки 1:1).

  Проконтролировать правильно ли вы написали формулу, можно зайдя в Диспетчер имён, выделив нужный ИД и встав курсором на формулу. При этом сам диапазон должен выделиться пунктирной линией.

  

  Возможность задать динамические границы при определении ИД

• ИД облегчают перенос формул на другие листы, в другие книги, либо перенос данных в другое место.

  Особенно удобно использовать ИД, когда вы ссылаетесь на другую книгу, потому что видеть в формулах длиннющие префиксы с путём к файлу книги, содержащий нужный диапазон, не составляет никакого удовольствия.

  Причём ИД в этом случае определять надо в той книге, в которой вы строите формулы, так как формула может использовать только ИД, определенный в родной книге. А сам ИД будет ссылаться на другую книгу.

  Облегчение ссылок на другие книги, упрощение переноса формул на другие листы/книги

• В Excel 2007 и ранее нельзя было определить в Проверке данных (Data Validation) список (list), который бы ссылался на диапазон, располагающийся на другом листе. То есть вы не могли указать в качестве источника значений списка =Лист4!$A$2:$A$4, а надо было обязательно определить ИД, и вот только так можно было сослаться на другой лист.

  

  Ссылка на источник данных для списка в функции Проверка данных

Управление ИД

Осуществляется при помощи данного блока меню на ленте ФОРМУЛЫ:

Получение списка всех ИД

Через диалог Вставка имени (F3 или через меню Использовать в формуле — Вставить имена…) можно получить в ячейки таблицы список всех ИД. Это выглядит так:

Замена обычных диапазонов на ИД

Если вы сначала написали формулы, а потом решили определить ИД, то обычные координаты диапазонов можно заменить на ИД через меню Присвоить имя, диалог Применить имена…

До

После

Массовое создание ИД

ИД можно создавать массово на основе ваших таблицы и заголовков столбцов/строк. Выделите необходимый диапазон данных и выберите пункт меню Создать из выделенного. Будет предложен такой диалог:

Укажите в нём, где располагаются имена ваших ИД. Если вы укажете, что имена расположены в верхней строке, то Excel создаст ИД для каждой строки и назовёт их теми идентификаторами, которые в верхней строке располагаются. В предложенном примере мы имеем 5 столбцов и после нажатия OK можно проконтролировать, что создано 5 ИД с соответствующими именами:

Тоже самое можно проделать и со строками, если на то есть необходимость.

Именованные константы

Помимо ссылок на ячейки в ИД можно указать ссылку на числовую константу. Например:

Именованную константу можно использовать в формулах наравне с другими числами, однако её имя будет вам напоминать о её назначении, а в случае необходимости вы всегда легко её сможете изменить без необходимости правки формул.

P.S

Многими возможнотями ИД (и даже больше) обладают также умные таблицы.

Источник: http://perfect-excel.ru/publ/excel/razlichnye_instrumenty_excel/7_prichin_poljubit_imenovannye_diapazony/10-1-0-69

Именованный диапазон в MS EXCEL

Обычно ссылки на диапазоны ячеек вводятся непосредственно в формулы, например =СУММ(А1:А10). Другим подходом является использование в качестве ссылки имени диапазона. В статье рассмотрим какие преимущества дает использование имени.

Назовем Именованным диапазоном в MS EXCEL, диапазон ячеек, которому присвоено Имя (советуем перед прочтением этой статьи ознакомиться с правилами создания Имен).

Преимуществом именованного диапазона является его информативность. Сравним две записи одной формулы для суммирования, например, объемов продаж: =СУММ($B$2:$B$10) и =СУММ(Продажи). Хотя формулы вернут один и тот же результат (если, конечно, диапазону B2:B10 присвоено имя Продажи), но иногда проще работать не напрямую с диапазонами, а с их именами.

Совет: Узнать на какой диапазон ячеек ссылается Имя можно через Диспетчер имен расположенный в меню  .

Ниже рассмотрим как присваивать имя диапазонам. Оказывается, что диапазону ячеек можно присвоить имя по разному: используя абсолютную или смешанную адресацию.

Задача1 (Именованный диапазон с абсолютной адресацией)

Пусть необходимо найти объем продаж товаров (см. файл примера лист 1сезон):

Присвоим Имя Продажи диапазону B2:B10. При создании имени будем использовать абсолютную адресацию.

Для этого:

• выделите, диапазон B2:B10 на листе 1сезон;
• на вкладке Формулы в группе Определенные имена выберите команду Присвоить имя;
• в поле Имя введите: Продажи;
• в поле Область выберите лист 1сезон (имя будет работать только на этом листе) или оставьте значение Книга, чтобы имя было доступно на любом листе книги;
• убедитесь, что в поле Диапазон введена формула ='1сезон'!$B$2:$B$10
• нажмите ОК.

Теперь в любой ячейке листа 1сезон можно написать формулу в простом и наглядном виде: =СУММ(Продажи). Будет выведена сумма значений из диапазона B2:B10.

Также можно, например, подсчитать среднее значение продаж, записав =СРЗНАЧ(Продажи).

Обратите внимание, что EXCEL при создании имени использовал абсолютную адресацию $B$1:$B$10. Абсолютная ссылка жестко фиксирует диапазон суммирования: в какой ячейке на листе Вы бы не написали формулу =СУММ(Продажи) – суммирование будет производиться по одному и тому же диапазону B1:B10.

Иногда выгодно использовать не абсолютную, а относительную ссылку, об этом ниже.

Задача2 (Именованный диапазон с относительной адресацией)

Теперь найдем сумму продаж товаров в четырех сезонах. Данные о продажах находятся на листе 4сезона (см.

файл примера) в диапазонах: B2:B10, C2:C10, D2:D10, E2:E10.

Формулы поместим соответственно в ячейках B11, C11, D11, E11.

По аналогии с абсолютной адресацией из предыдущей задачи, можно, конечно, создать 4 именованных диапазона с абсолютной адресацией, но есть решение лучше. С использованием относительной адресации можно ограничиться созданием только одного Именованного диапазона Сезонные_продажи.

Для этого:

• выделите ячейку B11, в которой будет находится формула суммирования (при использовании относительной адресации важно четко фиксировать нахождение активной ячейки в момент создания имени);
• на вкладке Формулы в группе Определенные имена выберите команду Присвоить имя;
• в поле Имя введите: Сезонные_Продажи;
• в поле Область выберите лист 4сезона (имя будет работать только на этом листе);
• убедитесь, что в поле Диапазон введена формула ='4сезона'!B$2:B$10
• нажмите ОК.

Мы использовали смешанную адресацию B$2:B$10 (без знака $ перед названием столбца). Такая адресация позволяет суммировать значения находящиеся в строках 2, 3,…10, в том столбце, в котором размещена формула суммирования. Формулу суммирования можно разместить в любой строке ниже десятой (иначе возникнет циклическая ссылка).

Теперь введем формулу =СУММ(Сезонные_Продажи) в ячейку B11.

Затем, с помощью Маркера заполнения, скопируем ее в ячейки С11, D11, E11, и получим суммы продаж в каждом из 4-х сезонов.

Формула в ячейках B11, С11, D11 и E11 одна и та же!

СОВЕТ: Если выделить ячейку, содержащую формулу с именем диапазона, и нажать клавишу F2, то соответствующие ячейки будут обведены синей рамкой (визуальное отображение Именованного диапазона).

Использование именованных диапазонов в сложных формулах

Предположим, что имеется сложная (длинная) формула, в которой несколько раз используется ссылка на один и тот же диапазон:

=СУММ(E2:E8)+СРЗНАЧ(E2:E8)/5+10/СУММ(E2:E8)

Если нам потребуется изменить ссылку на диапазон данных, то это придется сделать 3 раза. Например, ссылку E2:E8 поменять на J14:J20.

Но, если перед составлением сложной формулы мы присвоим диапазону E2:E8 какое-нибудь имя (например, Цены), то ссылку на диапазон придется менять только 1 раз и даже не в формуле, а в Диспетчере имен!

Более того, при создании формул EXCEL будет сам подсказывать имя диапазона! Для этого достаточно ввести первую букву его имени.

Excel добавит к именам формул, начинающихся на эту букву, еще и имя диапазона!

Источник: https://excel2.ru/articles/imenovannyy-diapazon-v-ms-excel

Динамический диапазон с автоподстройкой размеров

142507 04.03.2015 Скачать пример

Есть ли у вас таблицы с данными в Excel, размеры которых могут изменяться, т.е. количество строк (столбцов) может увеличиваться или уменьшаться в процессе работы? Если размеры таблицы «плавают», то придется постоянно мониторить этот момент и подправлять:

• ссылки в формулах отчетов, которые ссылаются на нашу таблицу
• исходные диапазоны сводных таблиц, которые построены по нашей таблице
• исходные диапазоны диаграмм, построенных по нашей таблице
• диапазоны для выпадающих списков, которые используют нашу таблицу в качестве источника данных

Все это в сумме не даст вам скучать 😉

Гораздо удобнее и правильнее будет создать динамический «резиновый» диапазон, который автоматически будет подстраиваться в размерах под реальное количество строк-столбцов данных. Чтобы реализовать такое, есть несколько способов.

Способ 1. Умная таблица

Выделите ваш диапазон ячеек и выберите на вкладке Главная – Форматировать как Таблицу (Home – Format as Table):

Если вам не нужен полосатый дизайн, который добавляется к таблице побочным эффектом, то его можно отключить на появившейся вкладке Конструктор (Design). Каждая созданная таким образом таблица получает имя, которое можно заменить на более удобное там же на вкладке Конструктор (Design) в поле Имя таблицы (Table Name).

Теперь можно использовать динамические ссылки на нашу «умную таблицу»:

• Таблица1 – ссылка на всю таблицу кроме строки заголовка (A2:D5)
• Таблица1[#Все] – ссылка на всю таблицу целиком (A1:D5)
• Таблица1[Питер] – ссылка на диапазон-столбец без первой ячейки-заголовка (C2:C5)
• Таблица1[#Заголовки] – ссылка на «шапку» с названиями столбцов (A1:D1)

• Такие ссылки замечательно работают в формулах, например:
• =СУММ(Таблица1[Москва]) – вычисление суммы по столбцу «Москва»
• или
• =ВПР(F5;Таблица1;3;0) – поиск в таблице месяца из ячейки F5 и выдача питерской суммы по нему (что такое ВПР?)
• Такие ссылки можно успешно использовать при создании сводных таблиц, выбрав на вкладке Вставка – Сводная таблица (Insert – Pivot Table) и введя имя умной таблицы в качестве источника данных:

Если выделить фрагмент такой таблицы (например, первых два столбца) и создать диаграмму любого типа, то при дописывании новых строк они автоматически будут добавляться к диаграмме.

При создании выпадающих списков прямые ссылки на элементы умной таблицы использовать нельзя, но можно легко обойти это ограничение с помощью тактической хитрости – использовать функцию ДВССЫЛ (INDIRECT), которая превращает текст в ссылку:

Т.е. ссылка на умную таблицу в виде текстовой строки (в кавычках!) превращается в полноценную ссылку, а уж ее выпадающий список нормально воспринимает.

Способ 2. Динамический именованный диапазон

Если превращение ваших данных в умную таблицу по каким-либо причинам нежелательно, то можно воспользоваться чуть более сложным, но гораздо более незаметным и универсальным методом – создать в Excel динамический именованный диапазон, ссылающийся на нашу таблицу. Потом, как и в случае с умной таблицей, можно будет свободно использовать имя созданного диапазона в любых формулах, отчетах, диаграммах и т.д. Для начала рассмотрим простой пример:

Задача: сделать динамический именованный диапазон, который ссылался бы на список городов и автоматически растягивался-сжимался в размерах при дописывании новых городов либо их удалении.

Нам потребуются две встроенных функции Excel, имеющиеся в любой версии – ПОИКСПОЗ (MATCH) для определения последней ячейки диапазона и ИНДЕКС (INDEX) для создания динамической ссылки.

Ищем последнюю ячейку с помощью ПОИСКПОЗ

ПОИСКПОЗ(искомое_значение;диапазон;тип_сопоставления) – функция, которая ищет заданное значение в диапазоне (строке или столбце) и выдает порядковый номер ячейки, где оно было найдено. Например, формула ПОИСКПОЗ(“март”;A1:A5;0) выдаст в качестве результата число 4, т.к.

слово «март» расположено в четвертой по счету ячейке в столбце A1:A5. Последний аргумент функции Тип_сопоставления = 0 означает, что мы ведем поиск точного соответствия.

Если этот аргумент не указать, то функция переключится в режим поиска ближайшего наименьшего значения – это как раз и можно успешно использовать для нахождения последней занятой ячейки в нашем массиве.

Суть трюка проста. ПОИСКПОЗ перебирает в поиске ячейки в диапазоне сверху-вниз и, по идее, должна остановиться, когда найдет ближайшее наименьшее значение к заданному. Если указать в качестве искомого значение заведомо больше, чем любое имеющееся в таблице, то ПОИСКПОЗ дойдет до самого конца таблицы, ничего не найдет и выдаст порядковый номер последней заполненной ячейки. А нам это и нужно!

Если в нашем массиве только числа, то можно в качестве искомого значения указать число, которое заведомо больше любого из имеющихся в таблице:

Для гарантии можно использовать число 9E+307 (9 умножить на 10 в 307 степени, т.е. 9 с 307 нулями) – максимальное число, с которым в принципе может работать Excel.

Если же в нашем столбце текстовые значения, то в качестве эквивалента максимально большого числа можно вставить конструкцию ПОВТОР(“я”;255) – текстовую строку, состоящую из 255 букв «я» — последней буквы алфавита. Поскольку при поиске Excel, фактически, сравнивает коды символов, то любой текст в нашей таблице будет технически «меньше» такой длинной «яяяяя….я» строки:

Формируем ссылку с помощью ИНДЕКС

Теперь, когда мы знаем позицию последнего непустого элемента в таблице, осталось сформировать ссылку на весь наш диапазон. Для этого используем функцию:

ИНДЕКС(диапазон; номер_строки; номер_столбца)

Она выдает содержимое ячейки из диапазона по номеру строки и столбца, т.е. например функция =ИНДЕКС(A1:D5;3;4) по нашей таблице с городами и месяцами из предыдущего способа выдаст 1240 – содержимое из 3-й строки и 4-го столбца, т.е. ячейки D3. Если столбец всего один, то его номер можно не указывать, т.е. формула ИНДЕКС(A2:A6;3) выдаст «Самару» на последнем скриншоте.

Причем есть один не совсем очевидный нюанс: если ИНДЕКС не просто введена в ячейку после знака =, как обычно, а используется как финальная часть ссылки на диапазон после двоеточия, то выдает она уже не содержимое ячейки, а ее адрес! Таким образом формула вида $A$2:ИНДЕКС($A$2:$A$100;3) даст на выходе уже ссылку на диапазон A2:A4.

=$A$2:ИНДЕКС($A$2:$A$100; ПОИСКПОЗ(ПОВТОР(«я»;255);A2:A100))

Создаем именованный диапазон

Осталось упаковать все это в единое целое. Откройте вкладку Формулы (Formulas) и нажмите кнопку Диспетчер Имен (Name Manager). В открывшемся окне нажмите кнопку Создать (New), введите имя нашего диапазона и формулу в поле Диапазон (Reference):

Осталось нажать на ОК и готовый диапазон можно использовать в любых формулах, выпадающих списках или диаграммах.

Ссылки по теме

Источник: https://www.planetaexcel.ru/techniques/2/219/

Диапазон Excel. Выделение, сравнение, изменение диапазонов значений

Ячейка в Excel — это прямоугольная область рабочего листа, которая образуется при пересечении одного столбца и одной строки. Если две ячейки имеют одну общую сторону, то ячейки называют смежными. Соответственно, если две ячейки общих сторон не имеют, то их называют несмежными. Кроме этого в Excel различают диапазон ячеек и группу ячеек.

Что такое диапазон ячеек в Excel?

В свою очередь диапазоны ячеек также могут быть как смежными, так и несмежными.

Смежный диапазон ячеек в Excel — это совокупность ячеек, представляющая собой прямоугольную область, полученную при пересечении нескольких столбцов и нескольких строк, идущих подряд.

Два или более диапазонов, не примыкающих друг к другу, не имеющие общих сторон, являются несмежными. Такие диапазоны также называют несвязанными. Ячейки, входящие в несмежные диапазоны образуют группу ячеек.

Что такое используемый диапазон ячеек в Excel?

Диапазон рабочего листа, все ячейки которого находятся между первой заполненной и последней заполненной ячейкой, называется используемым диапазоном. Другими словами использыемый диапазон — это область ячеек, используемая пользователем для хранения информации (значений, форматов и так далее).

Что такое именованный диапазон ячеек в Excel?

Именованный диапазон — это ячека, либо диапазон ячеек, которому присвоено имя. Имя — краткое, осмысленное обозначение.

Имена ячеек и диапазонов могут использоваться при создании формул вместо адресов ячеек, а также при выделении нужных диапазонов.

Присвоить имя диапазону можно различными способами, самый простой из которых — выделить нужную ячейку или диапазон и в адресном окошке строки формул написать имя для именованного диапазона.

• По умолчанию имена диапазонов ячеек автоматически считаются абсолютными ссылками.
• Для имен действует ряд ограничений:
• — имя может содержать до 255 символов;
• — первым символом в имени должна быть буква, знак подчеркивания (_) либо обратная косая черта (), остальные символы имени могутбыть буквами, цифрами, точками и знаками подчеркивания;
• — имена не могут быть такими же, как ссылки на ячейки;
• — пробелы в именах не допускаются;
• — строчные и прописные буквы не различаются.

Управление существующими именованными диапазонами (создание, просмотр и изменение) можно осуществлять при помощи диспетчера имен. В Excel 2007 диспетчер находится на вкладке «Формулы», в группе кнопок «Определенные имена».

Основные действия с диапазонами

Выделение диапазонов

О том как выделять ячейки и группы ячеек уже рассказывалось в одной из наших публикаций. Также ранее рассматривалась тема о том как выделять строки в рабочих листах Excel, но строка является одним из частных видов диапазона ячеек. Рассмотрим несколько способов выделения диапазонов ячеек в общем виде.

Способ первый: для выделения небольшого диапазона ячеек, находящихся рядом, можно просто провести по ним курсор мыши в виде широкого белого креста при нажатой левой кнопке мыши. Первая ячейка диапазона при этом останется неподсвеченной и готовой к вводу информации.

Способ второй: для выделения большого диапазона ячеек необходимо щелкнуть по первой ячейке диапазона, после чего при нажатой клавише Shift, щелкнуть по последней ячейке диапазона. При этом можно использовать горячие клавиши для перехода в начало или конец строки, а также для перехода в начало или конец рабочего листа.

Способ третий: для выделения диапазона можно просто написать адрес этого диапазона в адресном окошке строки формул, а если диапазон именованный, то достаточно в адресном окошке написать его имя.

Сравнение диапазонов

Сравнение диапазонов — это одна из классических задач в Excel, которую рано или поздно приходится решать любому пользователю Excel. Задача по сравнению диапазонов может быть поставлена по разному.

Когда-то нужно найти различия или совпадения в диапазонах при построчном их сравнении, а когда-то необходимо узнать есть ли что-то общее в сравниваемых диапазонах вообще.

В зависимости от поставленной задачи различаются и методики её решения.

Например, для построчного сравнения часто используется логическая функция «ЕСЛИ» и какой-либо из операторов сравнения (также можно использовать и другие функции, например «СЧЕТЕСЛИ» из категории статистические для проверки вхождения элементов одного списка в другой).

Также для поиска отличий по столбцам или по строкам используется стандартное средство Excel, которое находится на вкладке «Главная», в группе кнопок «Редактирование», в меню кнопки «Найти и выделить». Если в этом меню выбрать пункт «Перейти» и далее нажать кнопку «Выделить», то в диалоговом окне «Выделение группы ячеек» можно выбрать одну из опций «Отличия по строкам» или «Отличия по столбцам».

Для поиска повторяющихся или уникальных значений в двух диапазонах можно использовать условное форматирование.

Сравнение диапазонов можно провести и при помощи надстройки для Excel, которая позволяет находить и подсвечивать заливкой различия или совпадения в двух заданных диапазонах. 

Изменение (преобразование) диапазонов значений

Одним из способов преобразования диапазона значений является транспонирование. Транспонирование — это такое преобразование диапазона значений, при котором данные, расположенные построчно перемещаются в столбцы и наоборот с сохранением порядка, то есть первая строка становится первым столбцом, вторая строка — вторым столбцом и так далее.

Транспонирование можно осуществить при помощи функции «=ТРАНСП(Диапазон)», которая находится в категории «Ссылки и массивы». Есть и другой способ — копирование диапазона значений с последующей специальной вставкой, при которой ставится флажок в поле «Транспонировать».

Есть еще одна возможность изменения выбранного диапазона значений. При помощи надстройки для Excel можно значения исходного диапазона разложить по заданному количеству строк либо столбцов. 

А знаете ли Вы, что можно быстро собрать диапазоны значений с разных листов на итоговый лист?

Надстройка для работы с диапазонами в Excel

Кнопки надстройки расположены на отдельной вкладке ленты Excel, каждая кнопка вызывает пользовательскую форму (диалоговое окно), при помощи которой процедурам VBA задаются начальные условия.

Надстройка позволяет осуществлять различные действия с диапазонами ячеек, такие как: копирование диапазонов из определенных листов различных рабочих книг и вставка их на итоговый лист, сравнение двух диапазонов, вставка заданного диапазона в определенные листы различных рабочих книг, производить математические действия между значениями ячеек диапазона и заданным числом, изменение размеров диапазона, применение текстовых функций к текстовым значениям ячеек диапазона, копирование и вставка диапазонов ячеек со всех листов книги на итоговый лист.

скачать надстройку для переноса строк по условию

Источник: http://macros-vba.ru/nadstrojki/excel/183-diapazon-excel

Трюк №42. Создание увеличивающихся и уменьшающихся диапазонов Excel

Если вам необходимо постоянно обновлять и добавлять данные или если вы работаете с диаграммами и сводными таблицами, вам понадобятся динамические именованные диапазоны, которые увеличиваются и уменьшаются в зависимости от ваших данных.

Чтобы понять, как работают динамические именованные диапазоны, сначала нужно познакомиться с функцией Excel СМЕЩ (OFFSET), если вы еще не знакомы с ней. Функция СМЕЩ (OFFSET) относится к ссылочным функциям и функциям поиска Excel.

Начнем с простейшего динамического именованного диапазона, который будет расширяться вниз по одному столбцу, но только до тех пор, пока в этом столбце есть записи. Например, если в столбце А есть 10 последовательных строк с данными, динамический именованный диапазон будет охватывать диапазон А1:А10. Чтобы создать базовый динамический именованный диапазон, сделайте следующее.

Выберите команду Вставка → Имя → Присвоить (Insert → Name → Define) и в поле Имя (Names in workbook) введите MyRange. В поле Формула (Refers to) введите следующую формулу: =OFFSET($A$1;0;0;COUNTA($A$l:$A$100);l), в русской версии Excel =СМЕЩ($А$1;0;0;СЧЁТЗ($А$1:$А$100);1).

Если вы хотите проверить динамический именованный диапазон, это можно сделать несколькими способами.

К сожалению, динамические именованные диапазоны нельзя проверить в стандартном поле имени слева от строки формул. Несмотря на это, можно щелкнуть в поле имени, ввести имя MyRange и нажать клавишу Enter.

Excel автоматически выделит диапазон. Конечно, можно воспользоваться и диалоговым окном Переход (Go То), выбрав команду Правка → Перейти (Edit → Go To) (сочетание клавиш Ctrl/Apple+G).

В поле Ссылка (Reference) введите MyRange и щелкните на кнопке ОК.

В динамическом именованном диапазоне, который вы создали в предыдущем примере, функция СЧЁТЗ (COUNTA) стоит на месте аргумента Высота (Height) функции СМЕЩ (OFFSET).

Если у вас есть список, который содержит только числовые данные, а в конце списка вы хотите записать текстовое значение, но не помещать его в динамический именованный диапазон, можно заменить функцию СЧЁТЗ (COUNTA) стандартной функцией Excel СЧЁТ (COUNT). Она подсчитывает только ячейки, содержащие числовые данные.

В следующем примере динамический именованный диапазон мы применим для определения таблицы данных, которая должна быть динамической.

Для этогоn в поле Формула (Refers to) введите следующую формулу: =OFFSET($A$1;0;0;COUNTA($A$1:$A$100);COUNTA($1:$1)), в русской версии Excel =СМЕЩ($А$1;0;0;СЧЁТЗ($А$1:$А$100);СЧЁТЗ($1:$1)).

Единственная проблема при использовании динамического именованного диапазона для таблицы данных заключается в том, что предполагается, что столбец А определяет максимальную длину таблицы.

Чаще всего это так, однако иногда самым длинным столбцом может быть другой столбец таблицы. Преодолеть эту проблему можно при помощи функции Excel МАКС (МАХ), которая возвращает самое большое число в диапазоне ячеек.

В качестве примера создайте таблицу, как на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Динамическая таблица данных и диалоговое окно присвоения имени

В строке 1 хранятся функции СЧЁТЗ (COUNTA), которые ссылаются вниз на соответствующий столбец и, таким образом, возвращают количество записей в каждом столбце. Функция МАКС (МАХ) будет использоваться в качестве аргумента Высота (Height) функции СМЕЩ (OFFSET).

Это гарантирует, что динамический именованный диапазон для этой таблицы всегда будет расширяться вниз на столько ячеек, сколько их содержится в самом длинном столбце в таблице. Конечно же, можно скрыть строку 1, так как пользователю совершенно не нужно ее видеть.

Во всех этих примерах мы предполагали, что данные всегда будут размещаться в соседних строках, между которыми не будет пустых ячеек. Хотя именно этот способ настройки списка или таблицы данных является правильным, иногда он становится неуправляемым.

В следующем примере список чисел в столбце А также содержит пустые ячейки. Это означает, что, если вы попытаетесь воспользоваться функцией СЧЁТ (COUNT) или СЧЁТЗ (COUNTA), динамический именованный диапазон закончится раньше, чем последняя ячейка с данными. Взгляните, например, на рис. 3.5.

Рис. 3.5. Диапазон чисел и диалоговое окно присвоения имени

В этом случае, хотя последнее число диапазона в действительности находится в строке 10, динамический диапазон расширяется вниз только до шестой строки. Причина этого лежит в функции СЧЁТ (COUNT), которая считает значения в ячейках от А1 до А100. Так как в списке только шесть числовых значений, диапазон содержит только шесть строк.

Чтобы преодолеть эту проблему, воспользуйтесь функцией Excel ПОИСКПОЗ (MATCH). Функция ПОИСКПОЗ (MATCH) возвращает относительную позицию элемента массива, соответствующего указанному значению в указанном порядке.

Например, если вы примените следующую функцию ПОИСКПОЗ (MATCH): =МАТСН(6;$А$1:$А$100;0), в русской версии Excel =ПОИСКПОЗ(6;$А$1:$А$100;0), к тому же набору чисел, что и на рис. 3.5, она вернет число 10, представляющее строку 10 столбца А.

Она возвращает 10, так как вы приказали функции найти число 6 в диапазоне А1:А100.

Очевидно, когда вы используете функцию ПОИСКПОЗ (MATCH) в динамическом именованном диапазоне, последнее число диапазона, вероятно, заранее неизвестно. Таким образом, понадобится задать в функции поиск слишком большого числа, которое никогда не появится в диапазоне, и изменить ее последний аргумент с 0 на 1.

В предыдущем примере вы приказали функции ПОИСКПОЗ (MATCH) найти в точности число 6, не больше и не меньше. Заменив 0 на 1, вы заставите функцию искать самое большое значение, меньшее или равное указанному. Для этого воспользуйтесь формулой =МАТСН(1Е+306;$А$1:$А$100;1), в русской версии Excel =ПОИСКПОЗ(1Е+306;$А$1:$А$100;1).

Чтобы создать динамический именованный диапазон, который будет расширяться до последней строки, содержащей число (независимо от наличия пустых ячеек до нее), введите следующую формулу в поле Формула (Refers to) диалогового окна Присвоение имени (Define Name) (рис. 3.6): =OFFSET(Sheet2!$A$1;0;0;MATCH(lE+306;Sheet2!$A$l:$A$100;1);1), в русской версии Excel =CMEЩ(Sheet2!$A$1;0;0;ПОИСКПОЗ(1E+306;Sheet2!$A$l:$A$100;1);1).

Рис. 3.6. Динамический диапазон, расширяющийся до последней записи, содержащей число

Следующий логический тип динамических именованных диапазонов, вытекающий из данного, — это диапазон, расширяющийся до последней текстовой записи независимо от пустых ячеек в списке или таблице.

Для этого измените функцию ПОИСКПОЗ (MATCH) таким образом: МАТСН(«*»;$А$1:$А$100;-1), в русской версии Excel ПОИСКПОЗ(«*»;$А$1;$А$100;-1).

Такая функция всегда возвращает номер строки, где содержится последняя текстовая запись в диапазоне $А$1:$А$100.

Теперь, когда известно, как выполнить эту задачу для числовых записей и текстовых значений, единственное, что осталось сделать, — каким-то образом определить динамический именованный диапазон, который будет расширяться, не обращая внимания на пустые ячейки в списке, содержащем и текстовые, и числовые данные.

Для этого сначала вставьте две пустые строки выше списка. Выделите строки 1 и 2 и выберите команду Вставка → Строки (Insert → Row).

Ячейка еще ниже, под ячейкой с числом 1, должна содержать текстовый заголовок списка. Число 1 было добавлено, чтобы вторая функция ПОИСКПОЗ (MATCH) не вернула ошибку #N/A, если в диапазоне АЗ:А100 не окажется чисел. Первая функция ПОИСКПОЗ (MATCH) всегда найдет текст — в заголовке.

Дайте ячейке А1 имя MaxRow. Выберите команду Вставка → Имя → Присвоить (Insert → Name → Define), присвойте динамическому диапазону имя, например, MyList и в поле Формула (Refers to:) введите следующую формулу: =OFFSET(Sheet2!$A$3;0;0;MaxRow;1), в русской версии Excel =CMEЩ(Sheet2!$A$3;0;0;MaxRow;1).

В следующем списке перечислены типы динамических именованных диапазонов, которые могут оказаться полезными. Для веет этих примеров понадобится заполнить столбец А и текстом, и числовыми значениями.

Кроме того, выберите команду Вставка → Имя → Присвоить (Insert → Name → Define) и в поле Имя (Names in workbook) введите имя, состоящее из одного слова (например, MyRange).

Все, что будет изменяться, — это формула в поле Формула (Refers to).

Расширить диапазон на столько строк, сколько существует числовых записей: в поле Формула (Refers to) введите следующее: =OFFSET($A$1;0;0;COUNT($A:$A);1), в русской версии Excel =СМЕЩ($А$1;0;0;СЧЁТ($А;$А);1).

Расширить диапазон на столько строк, сколько существует числовых и текстовых записей: в поле Формула (Refers to) введите следующее: =OFFSET($A$1;0;0;COUNTA($A:$A);1), в русской версии Excel =СМЕЩ($А$1;0;0;СЧЁТЗ($А:$А);1).

Расширить до последней числовой записи: в поле Формула (Refers to) введите следующее: =OFFSET($A$1;0;0;MATCH(1E+306;$A:$A)), в русской версии Excel =СМЕЩ($А$1;0;0;ПОИСКПОЗ(1Е+306;$А:$А)). Если вы ожидаете, что может встретиться число, большее 1Е+306 (1 с 306 нулями), введите еще большее число.

Расширить до последней текстовой записи: в поле Формула (Refers to) введите следующее: =OFFSET($A$1;0;0;МАТCH(«*»;$А:$А;-1)), в русской версии Excel =СМЕЩ($А$1;0;0;ПОИСКПОЗ(«*»;$А:$А;-1)).

Расширить вниз в зависимости от значения в другой ячейке:В ячейку В1 введите число 10, а затем в поле Формула (Refers to) введите следующее: =OFFSET($A$1;0;0;$B$1;1), в русской версии Excel =СМЕЩ($А$1;0;0;$В$1;1). Теперь измените число в ячейке В1, и диапазон изменится соответствующим образом.

Расширять вниз по одной строке каждый месяц: В поле Формула (Refers to) введите следующее: =OFFSET($A$1;0;0,MONTH(TODAY());1), в русской версии Excel =СМЕЩ($А$1;0;0.МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ));1).

Расширять вниз по одной строке каждую неделю: В поле Формула (Refers to) введите следующее: =OFFSET($A$1;0;0;WEEKNUM(TODAY());1), В русской версии Excel =СМЕЩ($А$1;0;0;ДЕНЬНЕД(СЕГОДНЯ());1)

Для последней формулы необходимо установить Пакет анализа (Analysis ToolPak). Это можно сделать командой Сервис → Надстройки (Tools → Add-ins).

Источник: http://Excel2010.ru/hack-42.html

Именованный диапазон в Excel

При создании формул в Эксель мы пользуемся стандартной адресацией ячеек, однако мы можем присвоить свое собственное название любой ячейке, диапазону ячеек или таблице. Это позволит значительно упростить создание формул, а также облегчит анализ сложных формул, состоящих из множества функций.

Имя ячейки

Начнем с простого — присвоим имя ячейке. Для этого просто выделяем ее (1) и в поле имени (2) вместо адреса ячейки указываем произвольное название, которое легко запомнить.

Присваиваем имя ячейке C7

Длина имени ограничена 255 символами, что более чем достаточно. Также в имени не должно быть пробелов, поэтому если оно состоит из нескольких слов, то их можно разделять знаком подчеркивания.

Если теперь на других листах книги нам нужно будет вывести данное значение или использовать его в дальнейших расчетах, то не обязательно переключаться на первый лист и указывать ячейку вручную. Достаточно просто ввести имя ячейки и ее значение будет подставлено.

Использование имени ячейки

Именованный диапазон

Аналогичным образом можно задать имя и для диапазона ячеек, то есть выделим диапазон (1) и в поле имени укажем его название (2):

Создание именованного диапазона

Далее это название можно использовать в формулах, например, при вычислении суммы:

Использование именованного диапазона в формуле

Также создать именованный диапазон можно с помощью вкладки Формулы, выбрав инструмент Задать имя.

Создание именованного диапазона с помощью панели инструментов

Появится диалоговое окно, в котором нужно указать имя диапазона, выбрать область, на которую имя будет распространяться (то есть на всю книгу целиком или на отдельные ее листы), при необходимости заполнить примечание, а далее выбрать соответствующий диапазон на листе.

Создание имени с помощью диалогового окна

Диспетчер имен

С его помощью можно удалять, изменять или добавлять новые имена ячейкам или диапазонам.

Управление именованными диапазонами

При этом важно понимать, что если вы используете именованные диапазоны в формулах, то удаление имени такого диапазона приведет к ошибкам.

Именованный диапазон из таблицы

Если же диапазон значений имеет заголовки или речь идет о таблице, то стоит воспользоваться инструментом Создать из выделенного. Как понятно из его названия, предварительно необходимо выделить диапазон или таблицу (1). Затем указываем место, в котором находятся заголовки (3).

Создание именованного диапазона из таблицы с данными

В результате Эксель автоматически создаст диапазоны по заголовкам.

Именованные диапазоны на базе столбцов таблицы

При этом, если заголовки будут состоять из нескольких слов, то Эксель автоматически подставит знак подчеркивания между словами.

Использование именованных диапазонов

Обратите внимание на то, что название диапазона появится в поле имени только в том случае, если он будет полностью выделен.

Отображение имени диапазона при выделении

Если выделить одну ячейку диапазона или другой диапазон, включающий его ячейки, то имя отображаться не будет.

Если в одном документе используется множество именованных диапазонов или ячеек, то запомнить все названия становится сложно. В этом случае при создании формул удобно пользоваться специальным инструментом со вкладки Формулы — Использовать в формуле.

Вставка имени диапазона с помощью панели инструментов

Здесь будут перечислены все имеющиеся названия диапазонов. Если имен слишком много, то можно открыть диалоговое окно Вставить имена и выбрать необходимый диапазон из него.

Вставка имени с помощью диалогового окна

При этом обратите внимание, что при наличии двух и более диапазонов в диалоговом окне появляется кнопка Все имена. С ее помощью можно вставить список всех именованных диапазонов, то есть появится два столбца с данными — имя диапазона и его местоположение.

Вставка списка всех именованных диапазонов документа

Эта информация будет весьма полезной при работе с большим количеством именованных диапазонов, когда нужно быстро вспомнить, какие имена закреплены за какими диапазонами.

Ну и более наглядно и подробно об именованных диапазонах смотрите в видео:

Если вам интересен Excel, то подписывайтесь на этот Дзен-канал или мой видео канал на YouTube.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5c4d8a530aaeef00ac928ac3/5cf7f3ac22f0d900afbfad5c