Как сделать группировку в сводной таблице excel?

Helen Bradley рассказывает, как группировать данные в сводной таблице Excel для их дальнейшего обобщения и анализа.

Работая в Excel со сводной таблицей, Вы можете прийти к выводу, что многие данные должны быть обобщены ещё больше. Это может быть сделано с помощью группировки данных, и цель этой статьи – показать Вам, как это делается.

Группируем по значению

Представьте себе такую ситуацию: Вы анализируете подборку счетов, собранных в сводной таблице. Вы можете обобщать счета, объединяя их в группы по 5 – 10 или даже 100 счетов.

Давайте рассмотрим пример, где идентификатор строки OrderID – это числовое поле. В данный момент каждому счёту соответствует отдельная строка, и результат получается довольно громоздким.

Мы можем сгруппировать эти данные, чтобы упростить таблицу.

В этой сводной таблице каждый идентификатор OrderID представлен в отдельной строке. Такие данные можно считать обобщёнными, но нам этого недостаточно.

Для этого кликните правой кнопкой мыши по одному из OrderID данной сводной таблицы и в появившемся меню выберите Group (Группировать).

Так как OrderID это числовое поле, то диалоговое окно уже будет подготовлено для численной группировки с полями Starting At (Начиная с), Ending At (По) и By (С шагом).

В данной ситуации Excel предлагает Вам группировать элементы по 10 штук.

По умолчанию Excel предлагает в качестве значения Starting At (Начиная с) первый элемент OrderID: 10248.

Тем не менее, Вы можете настроить точнее или создать другую группировку, установив собственное значение параметра Starting At (Начиная с).

Чтобы начать с элемента 10240, введите это значение в поле Starting At (Начиная с) – Вы можете установить любое стартовое значение, даже такое, которого нет в данных.

Мы настраиваем параметры группировки данных – они будут сгруппированы по полю OrderID по десять последовательно пронумерованных заказов.

Итак, мы настроили значение Starting At (Начиная с), оставили значение Ending At (По) таким, как предложил Excel, и оставили значение By (С шагом) равным 10, поскольку оно нам подходит. Вы можете делать группы меньше или больше, изменяя это значение – например: 5, 20, 50 или 100. Теперь жмём ОК. Данные будут сгруппированы по значению OrderID в более удобные для обработки группы.

Вот так выглядят данные, сгруппированные по OrderID. Как видите, они значительно более обобщены, чем ранее.

Группируем по дате

Если данные, с которыми Вы работаете, являются датами, то Вы сможете использовать похожий приём. Чтобы сгруппировать информацию по датам, кликните правой кнопкой мыши по дате в столбце или строке Вашей сводной таблицы и выберите Group (Группировать).

Вы можете выбрать шаг группировки – Seconds (Секунды), Minutes (Минуты), Hours (Часы), Days (Дни), Months (Месяцы), Quarters (Кварталы) или Years (Годы), и установить начальный и конечный момент времени.

Для этого выберите Days (Дни) как шаг группировки, установите количество дней равным 7, укажите для параметра Starting At (Начиная с) дату, которая выпадает на начало недели, и нажмите ОК. Информация будет сгруппирована по неделям.

Большой объём данных будет сгруппирован по неделям (по 7 дней), и первым днем выступит воскресенье – день недели, соответствующий дате, указанной в параметре Starting At (Начиная с).

Группируем данные вручную

Не всегда набор записей можно разделить по группам с такой же лёгкостью, как последовательность чисел или дат. Иногда группа становится группой просто потому, что Вы так решили. В этом случае можно создать свою собственную группировку.

Откройте лист со сводной таблицей, кликните по первому элементу данных, который нужно включить в группу и далее, с нажатой клавишей Ctrl, последовательно щелкните по всем элементам, которые также нужно включить в эту группу.

Затем на вкладке PivotTable / Options (Работа со сводными таблицами / Анализ) нажмите Group Selection (Группировка по выделенному) и элементы будут добавлены в новую группу. Таким же образом Вы можете выделить другие элементы и создать еще одну группу.

Выделив несколько полей, Вы можете объединить их в группы так, как будет удобно.

При помощи этого инструмента Вы можете группировать данные в небольшие подборки, с которыми удобно работать. Так как по умолчанию группы названы именами Group 1 (Группа 1) и Group 2 (Группа 2), Вам придётся самостоятельно переименовать их. Для этого кликните ячейку, содержащую имя группы, и в строке формул введите более подходящее имя для группы.

После того, как группы созданы, Вы вправе переименовывать их, как угодно.

Вы можете развернуть или свернуть группу, нажав символы плюс или минус (+/-) слева от имени группы.

Исправляем ошибки

Иногда, пытаясь сгруппировать выделенные данные, Вы получите сообщение об ошибке, уведомляющее, что выбранные данные не могут быть объединены в группу. Есть целый ряд причин, почему это может произойти. Одна из причин: если Вы пытаетесь создать собственную группировку, то должны выделить два или более элемента для создания группы – нельзя создать группу из одной записи.

Если у Вас есть пустые ячейки в тех полях, где должны быть даты или числа, то это тоже станет причиной сообщения об ошибке. Ошибка появится и в том случае, если вместо даты или числа в ячейке содержится текстовое значение. В каждом случае, проверьте исходные данные и исправьте ошибку, а затем обновите сводную таблицу и попытайтесь снова.

Детализация групп

Одним из преимуществ, которые даёт группировка данных, является то, что Вы можете извлечь подмножество сгруппированных данных на новый лист. Чтобы сделать это, выберите группу, и дважды щелкните по ячейке с интересующим Вас итоговым значением. Данные, из которых было собрано это итоговое значение, будут извлечены на новый лист текущей рабочей книги Excel.

Двойной щелчок мышью по любому значению в сводной таблице создаёт новый лист, содержащий все данные, относящиеся к этому значению.

Группировка и несколько диапазонов консолидации

Вы можете создавать группы в сводной таблице, которая собрана из нескольких консолидированных диапазонов, например, из данных на разных листах рабочей книги. Для этого в Excel 2007 и 2010 на Панель быстрого доступа необходимо добавить команду PivotTable and PivotChart Wizard (Мастер сводных таблиц и диаграмм).

Чтобы сделать это, кликните выпадающее меню Панели быстрого доступа, выберите пункт More Commands (Другие команды), в открывшемся диалоговом окне установите группу All Commands (Все команды) и в списке команд найдите PivotTable and PivotChart Wizard (Мастер сводных таблиц и диаграмм). Нажмите кнопку Add (Добавить), чтобы добавить кнопку на Панель быстрого доступа.

Теперь Вы можете создать сводную таблицу из нескольких диапазонов Excel с единообразной компоновкой данных. Вам понадобятся данные с одинаковым количеством столбцов, одинаковыми заголовками столбцов, при этом каждая таблица может иметь разное количество строк.

Эта команда исключена из меню Excel 2010, но Вы можете добавить её на Панель быстрого доступа самостоятельно.

Создайте новый лист в Вашей рабочей книге Excel, кликните только что добавленную кнопку PivotTable and PivotChart Wizard (Мастер сводных таблиц и диаграмм), выберите пункты Multiple Consolidation Ranges (В нескольких диапазонах консолидации) и PivotTable (Сводная таблица), а затем нажмите Next (Далее). Выберите I will create the page fields (Создать поля страницы) и снова нажмите Next (Далее). Теперь Вам нужно указать каждый из диапазонов. Зайдите на первый лист, выберите все данные, включая заголовки таблицы, и нажмите Add (Добавить). Повторите шаги, чтобы добавить информацию со следующего листа и так далее, пока не добавите данные со всех листов, которые планировали использовать в сводной таблице.

Мастер сводных таблиц и диаграмм позволяет объединять сразу несколько диапазонов в одной сводной таблице.

В Мастере сводных таблиц и диаграмм первым делом нужно выбрать, какие диапазоны данных будут использованы.

Далее укажите количество полей, которые нужно добавить в сводную таблицу – вероятнее всего, Вам понадобится одно или два.

Теперь выберите один из диапазонов в поле немного выше и введите для него имя группы. Затем выберите следующий диапазон и проделайте для него те же самые шаги. И так далее для всех диапазонов.

Если имя группы уже существует, Вы можете не вводить его, а выбрать из выпадающего списка.

Так, например, диапазон, содержащий даты, может быть частью группы, которая разделяет месяцы по кварталам, а также частью группы, которая разделяет месяцы по сезонам: Winter (Зима), Spring (Весна), Summer (Лето) и Fall (Осень). Группировки могут быть по любому признаку, который Вы посчитаете подходящим для своих данных. Нажмите Next (Далее), кликните по ячейке, в которой должен будет находиться верхний левый угол сводной таблицы и нажмите Finish (Готово).

• В Мастере сводных таблиц и диаграмм Вы можете связать диапазоны со страницами, как показано на рисунке выше – Quarters (Кварталы) и Seasons (Сезоны).
• Сводная таблица будет сформирована автоматически, группы будут созданы как поля Report Filter (Фильтры) в списке полей сводной таблицы, но Вы, если пожелаете, можете перетащить эти поля в область Row Labels (Строки) или Column Labels (Колонны).

Источник: https://office-guru.ru/excel/kak-gruppirovat-dannye-v-svodnoi-tablice-excel-dlja-ih-dalneishego-obobschenija-i-analiza-196.html

Сводные таблицы в MS Excel

Сводные таблицы необходимы для суммирования, анализа и представления данных, находящихся в «больших» исходных таблицах, в различных разрезах. Рассмотрим процесс создания несложных Сводных таблиц.

Сводные таблицы () могут пригодиться, если одновременно выполняются следующие условия:

• имеется исходная таблица с множеством строк (записей), речь идет о нескольких десятках и сотнях строк;
• необходимо провести анализ данных, который требует выборки (фильтрации) данных, их группировки (суммирования, подсчета) и представления данных в различных разрезах (подготовки отчетов);
• этот анализ затруднительно провести на основе исходной таблицы с использованием других стредств: фильтра (CTRL+SHIFT+L), формул, Расширенного фильтра;
• исходная таблица удовлетворяет определенным требованиям (см. ниже).

Пользователи часто избегают использования Сводных таблиц, т.к. уверены, что они слишком сложны. Действительно, для того чтобы освоить любой новый инструмент или метод, требуется приложить усилия и потратить время. Но, в результате эффект от освоения нового должен превзойти вложенные усилия. В этой статье разберемся, как создавать и применять Сводные таблицы.

Подготовка исходной таблицы

Начнем с требований к исходной таблице.

• каждый столбец должен иметь заголовок;
• в каждый столбец должны вводиться значения только в одном формате (например, столбец «Дата поставки» должен содержать все значения только в формате Дата; столбец «Поставщик» — названия компаний только в текстовом формате или можно вводить Код поставщика в числовом формате);
• в таблице должны отсутствовать полностью незаполненные строки и столбцы;
• в ячейки должны вводиться «атомарные» значения, т.е. только те, которые нельзя разнести в разные столбцы. Например, нельзя в одну ячейку вводить адрес в формате: «Город, Название улицы, дом №». Нужно создать 3 одноименных столбца, иначе Сводная таблица будет работать неэффективно (в случае, если Вам нужна информация, например, в разрезе города);
• избегайте таблиц с «неправильной» структурой (см. рисунок ниже).

Вместо того, чтобы плодить повторяющиеся столбцы (регион 1, регион 2, …), в которых будут в изобилии незаполненные ячейки, переосмыслите структуру таблицы, как показано на рисунке выше (Все значения объемов продаж должны быть в одном столбце, а не размазаны по нескольким столбцам. Для того, чтобы это реализовать, возможно, потребуется вести более подробные записи (см. рисунок выше), а не указывать для каждого региона суммарные продажи).

Более детальные советы по построению таблиц изложены в одноименной статье Советы по построению таблиц.

Несколько облегчит процесс построения Сводной таблицы, тот факт, если исходная таблица будет преобразована в формат EXCEL 2007 (). Для этого сначала приведите исходную таблицу в соответствие с вышеуказанными требованиями, затем выделите любую ячейку таблицы и вызовите окно меню . Все поля окна будут автоматически заполнены, нажмите ОК.

Создание таблицы в формате EXCEL 2007 добавляет новые возможности:

• при добавлении в таблицу новых значений новые строки автоматически добавляются к таблице;
• при создании таблицы к ней применяется форматирование, к заголовкам – фильтр, появляется возможность автоматически создать строку итогов, сортировать данные и пр.;
• таблице автоматически присваивается Имя.

В качестве исходной будем использовать таблицу в формате EXCEL 2007 содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте.

В таблице имеются столбцы:

• Товар – наименование партии товара, например, «Апельсины»;
• Группа – группа товара, например, «Апельсины» входят в группу «Фрукты»;
• Поставщик – компания-поставщик Товаров, Поставщик может поставлять несколько Групп Товаров;
• Дата поставки – Дата поставки Товара Поставщиком;
• Регион продажи – Регион, в котором была реализована партия Товара;
• Продажи – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
• Сбыт – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
• Прибыль – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через Диспетчер имен () откорректируем Имя таблицы на «Исходная_таблица».

Создание Сводной таблицы

Сводную таблицу будем создавать для решения следующей задачи: «Подсчитать суммарные объемы продаж по каждому Товару». 

Имея исходную таблицу в формате EXCEL 2007, для создания Сводной таблицы достаточно выделить любую ячейку исходной таблицы и в меню выбрать пункт Сводная таблица.

В появившемся окне нажмем ОК, согласившись с тем, что Сводная таблица будет размещена на отдельном листе.

На отдельном листе появится заготовка Сводной таблицы и Список полей, размещенный справа от листа (отображается только когда активная ячейка находится в диапазоне ячеек Сводной таблицы).

Структура Сводной таблицы в общем виде может быть представлена так:

 Заполним сначала раздел Названия строк. Т.к. требуется определить объемы продаж по каждому Товару, то в строках Сводной таблицы должны быть размещены названия Товаров. Для этого поставим галочку в Списке полей у поля Товар (поле и столбец — синонимы).

Т.к. ячейки столбца Товар имеют текстовый формат, то они автоматически попадут в область Названия строк Списка полей. Разумеется, поле Товар можно при необходимости переместить в другую область Списка полей. Заметьте, что названия Товаров будут автоматически отсортированы от А до Я (об изменении порядка сортировки читайте ниже).

Теперь поставим галочку в Списке полей у поля Продажи.

Т.к. ячейки столбца Продажи имеют числовой формат, то они автоматически попадут в раздел Списка полей Значения.

Несколькими кликами мыши (точнее шестью) мы создали отчет о Продажах по каждому Товару. Того же результата можно было достичь с использованием формул (см. статью Отбор уникальных значений с суммированием по соседнему столбцу). Если требуется, например, определить объемы продаж по каждому Поставщику, то для этого снимем галочку в Списке полей у поля Товар и поставим галочку у поля Поставщик.

Детализация данных Сводной таблицы

Если возникли вопросы о том, какие же данные из исходной таблицы были использованы для подсчета тех или иных значений Сводной таблицы, то достаточно двойного клика мышкой на конкретном значении в Сводной таблице, чтобы был создан отдельный лист с отобранными из исходной таблицей строками. Например, посмотрим какие записи были использованы для суммирования продаж Товара «Апельсины». Для этого дважды кликнем на значении 646720. Будет создан отдельный лист только со строками исходной таблицы относящихся к Товару «Апельсины».

Обновление Сводной таблицы

Если после создания Сводной таблицы в исходную таблицу добавлялись новые записи (строки), то эти данные не будут автоматически учтены в Сводной таблице.

Чтобы обновить Сводную таблицу выделите любую ее ячейку и выберите пункт меню: меню .

Того же результата можно добиться через контекстное меню: выделите любую ячейку Сводной таблицы, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Обновить.

Удаление Сводной таблицы

Удалить Сводную таблицу можно несколькими способами. Первый – просто удалить лист со Сводной таблицей (если на нем нет других полезных данных, например исходной таблицы).

Второй способ — удалить только саму Сводную таблицу: выделите любую ячейку Сводной таблицы, нажмите CTRL+A (будет выделена вся Сводная таблица), нажмите клавишу Delete.

Изменение функции итогов

При создании Сводной таблицы сгруппированные значения по умолчанию суммируются.

Действительно, при решении задачи нахождения объемов продаж по каждому Товару, мы не заботились о функции итогов – все Продажи, относящиеся к одному Товару были просуммированы.

Если требуется, например, подсчитать количество проданных партий каждого Товара, то нужно изменить функцию итогов. Для этого в Сводной таблице выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт .

Изменение порядка сортировки

Теперь немного модифицируем наш Сводный отчет. Сначала изменим порядок сортировки названий Товаров: отсортируем их в обратном порядке от Я до А. Для этого через выпадающий список у заголовка столбца, содержащего наименования Товаров, войдем в меню и выберем Сортировка от Я до А.

Теперь предположим, что Товар Баранки – наиболее важный товар, поэтому его нужно выводить в первой строке. Для этого выделите ячейку со значением Баранки и установите курсор на границу ячейки (курсор должен принять вид креста со стрелками).

• Затем, нажав левую клавишу мыши, перетащите ячейку на самую верхнюю позицию в списке прямо под заголовок столбца.
• После того как будет отпущена клавиша мыши, значение Баранки будет перемещено на самую верхнюю позицию в списке.

Изменение формата числовых значений

1. Теперь добавим разделитель групп разрядов у числовых значений (поле Продажи). Для этого выделите любое значение в поле Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт меню Числовой формат…
2. В появившемся окне выберите числовой формат и поставьте галочку флажка Разделитель групп разрядов.

Добавление новых полей

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Товаров, но с разбивкой по Регионам продажи. Для этого добавим поле Регион продажи, поставив соответствующую галочку в Списке полей.

Поле Регион продажи будет добавлено в область Названия строк Списка полей (к полю Товар).

Поменяв в области Названия строк Списка полей порядок следования полей Товар и Регион продажи, получим следующий результат.

• Выделив любое название Товара и нажав пункт меню , можно свернуть Сводную таблицу, чтобы отобразить только продажи по Регионам.

Добавление столбцов

Добавление поля Регион продажи в область строк привело к тому, что Сводная таблица развернулась на 144 строки. Это не всегда удобно. Т.к. продажи осуществлялись только в 6 регионах, то поле Регион продажи имеет смысл разместить в области столбцов.

1. Сводная таблица примет следующий вид.
2. Меняем столбцы местами
3. Чтобы изменить порядок следования столбцов нужно взявшись за заголовок столбца в Сводной таблице перетащить его в нужное место.

Удаление полей

Любое поле можно удалить из Сводной таблицы. Для этого нужно навести на него курсор мыши в Списке полей (в областях Фильтр отчета, Названия отчета, Названия столбцов, Значения), нажать левую клавишу мыши и перетащить удаляемое поле за границу Списка полей.

Другой способ – снять галочку напротив удаляемого поля в верхней части Списка полей. Но, в этом случае поле будет удалено сразу из всех областей Списка полей (если оно использовалось в нескольких областях).

Добавление фильтра

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Групп Товаров, причем его нужно сделать в 2-х вариантах: один для партий Товаров принесших прибыль, другой – для убыточных. Для этого:

• Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы, нажмите пункт меню ;
• Ставим галочки в Списке полей у полей Группа, Продажи и Прибыль;
• Переносим поле Прибыль из области Названия строк Списка полей в область Фильтр отчета;

• Вид получившейся Сводной таблицы должен быть таким:
• Теперь воспользовавшись Выпадающим (раскрывающимся) списком в ячейке B1 (поле Прибыль) можно, например, построить отчет о продажах Групп Товаров, принесших прибыль.
• После нажатия кнопки ОК будут выведены значения Продаж только прибыльных Партий.

Обратите внимание, что в Списке полей Сводной таблицы напротив поля Прибыль появился значок фильтра. Удалить фильтр можно сняв галочку в Списке полей.

1. Очистить фильтр можно через меню .
2. Также стандартный механизм фильтрации данных доступен через выпадающий список в заголовках строк и столбцов Сводной таблицы.

Несколько итогов для одного поля

Предположим, что требуется подсчитать количество проданных партий и суммарные продажи каждого Товара. Для этого:

• Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы, нажмите пункт меню ;
• Поставьте галочки напротив полей Товар и Продажи в верхней части Списка полей. Поле Продажи будет автоматически помещено в область Значения;
• Перетащите мышкой еще одну копию поля Продажи в ту же область Значения. В Сводной таблице появится 2 столбца подсчитывающими суммы продаж;

• в Сводной таблице выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт . Задача решена.

Отключаем строки итогов

Строку итогов можно отключить через меню: . Не забудьте предварительно выделить любую ячейку Сводной таблицы.

Группируем числа и Даты

Предположим, что требуется подготовить отчет о сроках сбыта. В результате нужно получить следующую информацию: сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д. Для этого:

• Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы, нажмите пункт меню ;
• Поставьте галочку напротив поля Сбыт (срок фактической реализации Товара) в верхней части Списка полей. Поле Сбыт будет автоматически помещено в область Значения;
• выделите единственное значение поля Сбыт в Сводной таблице, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт .
• Перетащите мышкой еще одну копию поля Сбыт в область Названия строк;

Теперь Сводная таблица показывает сколько партий Товара сбывалось за 5, 6, 7, … дней. Всего 66 строк. Сгруппируем значения с шагом 10. Для этого:

• Выделите одно значение Сводной таблицы в столбце Названия строк;
• В меню выберите пункт Группировка по полю;
• Появившееся окно заполните, как показано на рисунке ниже;

Теперь Сводная таблица показывает сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д.

• Чтобы разгруппировать значения выберите пункт Разгруппировать в меню .
• Аналогичную группировку можно провести по полю Дата поставки. В этом случае окно Группировка по полю будет выглядеть так:
• Теперь Сводная таблица показывает, сколько партий Товара поставлялось каждый месяц.

Условное форматирование ячеек Сводной таблицы

К ячейкам Сводной таблицы можно применить правила Условного форматирования как и к ячейкам обычного диапазона. Выделим, например, ячейки с 10 наибольшими объемами продаж. Для этого:

• Выделите все ячейки содержащие значения продаж;
• Выберите пункт меню ;
• Нажмите ОК.

Источник: https://excel2.ru/articles/svodnye-tablicy-v-ms-excel

Группировка элементов сводной таблицы

Одним из самых полезных свойств сводных таблиц является возможность объединения элементов в группы. Пользователь может сгруппировать элементы, вынесенные в области названий строк и столбцов. Excel предлагает два способа группировки элементов.

• Ручной. После создания сводной таблицы выделите элементы, подлежащие группировке, а затем выберите команду Работа со сводными таблицами→Параметры→Группировать→Группировка по выделенному. Также можете щелкнуть правой кнопкой и выбрать в контекстном меню пункт Группировать.

• Автоматический. Если элементы являются числами или датами, можете определить способ группировки в специальном диалоговом окне Группировка.

Для этого выделите любой элемент в заголовках строк или столбцов и выберите команду Работа со сводными таблицами→Параметры→Группировать→Группировка по выделенному.

Также можете щелкнуть правой кнопкой и выбрать в контекстном меню пункт Группировать. В любом случае будет открыто диалоговое окно Группировка.

На рисунке показана сводная таблица, созданная из списка сотрудников, находящегося в столбцах А:С. В этих столбцах содержатся поля заголовков Работник, Регион и Пол. Сводная таблица, содержащаяся в столбцах Е:Н, отображает список работников в каждом из регионов.

Наша задача – создать две группы регионов: западный (города Москва, Калуга и Тверь) и восточный (города Казань, Тула и Пермь). Для создания первой группы, удерживая клавишу , выделите города Москва, Калуга и Тверь.

После этого щелкните правой кнопкой и выберите в контекстном меню пункт Группировать. Ту же операцию повторите и для второй группы. На рисунке показаны результаты такой группировки.

Можно создать любое количество групп, и даже объединить их в более общие группы.

Просмотр сгруппированных данных

Excel предлагает массу вариантов отображения сводных таблиц, и вы вольны экспериментировать с этими параметрами при использовании групп. Все команды форматирования содержатся в контекстной вкладке Работа со сводными таблицами→Конструктор.

Для выбора этих параметров не существует никаких правил. Немного поэкспериментируйте и добейтесь подобающего внешнего вида сводной таблицы. В дополнение можете попробовать применить разные стили сводных таблиц, как с чередующимися столбцами и строками, так и без.

Правильно выбранный стиль в большинстве случаев улучшает читабельность сводной таблицы.

На рисунке показаны сводные таблицы, в которых используются различные параметры отображения промежуточных и общих итогов, а также стили.

Примеры автоматической группировки

Когда некоторое поле содержит числа, даты или время, Excel может автоматически создавать группы. Два примера, приведенные в настоящем разделе, демонстрируют автоматическую группировку.

Группировка по дате

На рисунке показана часть обычной таблицы, содержащей два поля: Дата и Продажи. Эта таблица содержит 730 строк и охватывает диапазон дат от 1 января 2009 года до 31 декабря 2010 года. Требуется обобщить данные о продажах по месяцам.

На рисунке показана часть сводной таблицы, созданной на основе этих данных. Поле Дата находится в области Названия строк, а поле Продажи – в области Значения. Не удивительно, что сводная таблица выглядит точно так же, как и исходные данные, поскольку даты еще не были сгруппированы.

Для группировки элементов по месяцам выделите любую дату и выберите команду Работа со сводными таблицами→Параметры→Группировать→Группировка по полю или щелкните правой кнопкой на поле и выберите в контекстном меню команду Группировать. Откроется диалоговое окно, показанное на рисунке.

В поле с шагом выделите элементы Месяцы и Годы; при этом проверьте правильность начальной и конечной дат. Щелкните на кнопке ОК. Элементы Дата в сводной таблице будут сгруппированы по годам и месяцам, после чего таблица примет вид, показанный на рисунке.

Примечание

Если в диалоговом окне Группирование выбрать только элемент Месяцы, одинаковые месяцы разных лет будут объединены. К примеру, в строке Январь будут сведены данные о продажах за два января 2005 и 2006 года.

На рисунке ниже показано еще одно представление тех же данных, однако в этом случае группировка выполнена по годам и кварталам.

Группировка по времени

На рисунке в столбцах А и В рабочего листа показаны данные, считанные с некоторого датчика на протяжении суток с интервалом в одну минуту. Всего данная таблица содержит 1440 строк. В сводной таблице эти данные обобщены по часам.

Для создания сводной таблицы, показанной на рисунке, были использованы следующие настройки.

• В области значений содержится три экземпляра поля Чтение.

Использовано диалоговое окно Параметры поля значений для обобщения первого экземпляра поля по среднему, второго – по минимальному и третьего – по максимальному значению.

• Поле Время помещено в область Названия строк; при этом в диалоговом окне Группирование выполнена группировка по часам.

В начало

Полезное

Источник: http://wordex999.ru/gruppirovka-elementov-svodnoj-tablitsy/

Группировка элементов по дате в сводной таблице

Если поле содержит даты, Excel способен создавать группы автоматически. Многие пользователи упускают эту полезную функцию.

На рисунке показана часть таблицы, в которой есть два столбца с данными: Дата и Продажи. Полностью таблица содержит 93156 строк и охватывает период с 8 июля 2006 года по 8 августа 2009 года.

Цель состоит в том, чтобы объединить информацию о продажах по месяцам.

На рисунке 57 вы можете видеть часть сводной таблицы (в столбцах D:E), созданную на основе данных. Неудивительно, что она выглядит так же, как и входные данные, поскольку даты не были сгруппированы.

Для группировки элементов по месяцам щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке в столбце Дата сводной таблицы и выберите в контекстном меню пункт Группировать. Вы увидите окно Группирование, показанное на рис. 58.

В списке выберите Месяцы и Годы и убедитесь, что начальная и конечная даты являются правильными. Нажмите кнопку ОК. Элементы Дата в сводной таблицы группируются по годам и по месяцам (Рисунок 57).

Рисунок 57 – часть сводной таблицы без группировки данных

Рисунок 58 – Окно «Группирование» MS Excel

Если вы выберете только Месяцы в окне Группирование, будут объединены месяцы из разных лет. Например, элемент июнь отобразит продажи за 2008 и 2009 годы. Обратите внимание на то, что окно Группирование содержит и другие элементы, основанные на времени. Например, можно сгруппировать данные по кварталам (рисунок 59).

• Рисунок 59 – Сводная таблица после группировки по кварталам и годам
• Фильтрация данных в сводной таблице при помощи срезов
• Использование срезов

Чтобы выделить из большого объема данных в сводной таблице некоторую часть для углубленного анализа, их можно отфильтровать несколькими способами.

Для начала можно добавить один или несколько срезов — удобных инструментов для быстрой и эффективной фильтрации данных.

В срезах есть кнопки, позволяющие отфильтровать информацию, и они отображаются вместе с данными, благодаря чему всегда понятно, какие поля показаны и скрыты в отфильтрованной сводной таблице (рисунок 60).

Рисунок 60 – пример среза

1. Щелкните любое место сводной таблицы. На ленте появится вкладка Работа со сводными таблицами(рисунок 61).

Рисунок 61 – вкладка «Работа со сводными таблицами»

2. Если вы используете Excel 2016 или 2013, на вкладке Анализ нажмите кнопку Вставить срез(рисунок 62).

Рисунок 62 – инструмент «Вставить срез» в MS Excel 2013-2016

Если вы используете Excel 2010 или 2007, щелкните Параметры > Вставить срез > Вставить срез(рисунок 63).

Рисунок 62 – инструмент «Вставить срез» в MS Excel 2007-2010

3. В диалоговом окне Вставка срезов выберите поля, для которых нужно создать срезы.

4. Нажмите кнопку ОК.

Для каждого поля, выбранного в диалоговом окне Вставка срезов, отобразится срез.

5. В каждом срезе выберите элементы, которые нужно отобразить в сводной таблице.

Чтобы выбрать более одного элемента, щелкните каждый из них, удерживая нажатой клавишу CTRL.

Отключение среза

1. Щелкните в любом месте отчета сводной таблицы, от которого нужно отключить срез.

Появится раздел Работа со сводными таблицы со вкладками Параметры и Конструктор.

2. На вкладке Параметры в группе Сортировка и фильтр щелкните стрелку Вставить срез, а затем выберите пункт Подключения к срезам.

Форматирование среза

1. Выберите срез, который необходимо отформатировать.

Откроется окно Инструменты для среза со вкладкой Параметры.

2. На вкладке Параметрыв группе Стили срезов выберите необходимый стиль.

Чтобы просмотреть все доступные стили, нажмите кнопку Дополнительные кнопки .

Использование срезов в разных сводных таблицах

Если в одном отчете содержатся несколько сводных таблиц (например, при работе с отчетом по бизнес-аналитике), может потребоваться применить один фильтр к нескольким или всем сводным таблицам. В этом случае вместо создания нескольких фильтров можно использовать один срез с несколькими таблицами.

При использовании среза с несколькими таблицами создается связь с другой сводной таблицей, которая и содержит нужный срез.

Все изменения общего среза мгновенно отражаются в сводных таблицах, связанных с этим срезом.

Например, если в сводной таблице 1 для фильтрации по определенной стране используется срез «Страна», в сводной таблице 2, которая также использует этот срез, будут отображены данные для той же страны.

Источник: https://cyberpedia.su/11xe277.html

Группировка данных в сводной таблице Excel

Если работаете с большими массивами данных в Excel, воспользуйтесь этими советами для группировки данных в сводной таблице. Рекомендации помогут сгруппировать данные отчета и анализировать показатели в аналитике по каждому товару за месяц или квартал. Решение универсальное, подойдет для любых отчетов в Excel. Требует минимальных навыков работы со сводными таблицами.

Используйте пошаговые руководства:

Чтобы оценить эффективность сбытовой политики и проверить ассортимент на экономические невыгодные товары, выгрузите из учетной системы данные о продажах.

Если в выгруженных отчетах многоуровневая шапка, объединенные ячейки – преобразуйте отчет в сводную таблицу в Excel.

Воспользуйтесь инструментом «Группировка», чтобы подвести промежуточные итоги и проанализировать продажи по номенклатурным группам и каналам сбыта.

Как сгруппировать данные в сводной таблице в Excel

Чтобы проанализировать продажи в разных разрезах и аналитике, сгруппируйте данные по: дате, числам или тексту.

Сгруппируйте даты. Посмотрите итоги по месяцам, кварталам или годам. Например, в отчете о прибыли нужно выяснить, сколько денег компания получает в месяц. В сводной таблице отнесите поле «Товар» в область «Названия строк», поле «Прибыль» в область «Значения» и дату в «Названия столбцов».

Выделите любую ячейку с датой, щелкните правой кнопкой мыши. В контекстном меню нажмите «Группировать». В поле «С шагом» выберите «Месяц» (см. рисунок 1. Группировка данных в отчете по месяцам и годам). Обратите внимание, программа выдаст итоговую сумму без уточнений по году.

Чтобы получить цифры с разбивкой по месяцам и годам — удерживайте кнопку «Ctrl», выберите «Месяц» и «Год». Нажмите «ОК».

Рисунок 1. Группировка данных в сводной таблице по месяцам и годам

Если нужно посчитать прибыль по неделям, выберите «Дни» и поставьте «Количество дней» – 7. Проверьте, что в поле «Начиная с» стоит понедельник. Например, в отчете продажи начинаются в воскресенье 09. 01. 2011 года.

Чтобы недели формировались в отчете правильно, начните группировку с понедельника 03.09.2011 года. Если за неделю не было продаж, программа не включит ее в отчет.

Если вручную поставите даты в диалогом окне, галочки напротив исчезнут.

Сгруппируйте числа. Разбейте цифры из отчета по группам с нужным шагом. Например, нужно понять, дешевые или дорогие товары приносят основную прибыль компании. В сводном отчете о прибыли, отнесите поле «Прибыль» в области «Названия строк» и «Значения».

В первом столбце выделите любую ячейку, нажмите правой кнопкой мыши, «Группировать». Обратите внимание, нельзя выделять несколько ячеек. Иначе программа объединит их между собой. В диалоговом окне поставьте интервал от ста тысяч до двухсот. Шаг – 10 000 (см. рисунок 2).

Чтобы увидеть, какие товары относятся к группе, перенесите поле «Товары» в область «Названия строк».

Рисунок 2. Группировка числовых полей

Сгруппируйте поля с текстом. Объедините названия товаров в группы. Удерживайте «Ctrl» и выделите нужные ячейки. Щелкните правой кнопкой мыши, нажмите «Группировать». Чтобы переименовать группу, выделите ячейку с названием, нажмите F2 и напишите новое имя.

Что делать, если Excel не группирует данные в сводном отчете и выдает ошибку?

Если в сводной таблице Excel не группирует данные и выдает ошибку «Выделенные объекты нельзя объединить в группу», значит в исходных данных есть числа, которые записаны как текст. Чтобы программа корректно работала, дата должна быть в формате «Дата», а цифры в формате «Числовой» или «Финансовый».

Чтобы преобразовать формат ячеек в исходной таблице:

• посмотрите на отчет. Excel подсвечивает зеленым треугольником текстовые ячейки, которые выглядят как число. Если увидели такую ячейку, выделите ее и нажмите Ctrl+Shift+стрелка вниз. Вернитесь к выделенной ячейке и нажмите значок с восклицательным знаком. В открывшемся окне выберите «Преобразовать в число».
• скопируйте пустую ячейку на листе. Выделите даты или числа. Нажмите правой кнопкой мыши, выберите «Специальная вставка». В диалогом окне поставьте «Значения» и «Сложить» (см. рисунок 3). Нажмите «ОК».

Не забудьте обновить сводную таблицу. На вкладке «Данные», нажмите «Обновить все» и «Обновить».

Источник: https://www.fd.ru/articles/158312-kak-bystro-sgruppirovat-dannye-v-svodnom-otchete-v-excel-qqq-16-m11

Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую. 

Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали.

Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах.

Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.

Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.

Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.

Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.

Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.

• — Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?
• — Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?
• — Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?

Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.

Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel.

Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить.

Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.

Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями.

Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица.

Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).

Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.

Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.

В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.

Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.

Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.

В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.

Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.

Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.

Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.

С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.

Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».

В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.

На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.

Работа со сводными таблицами в Excel

Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.

Заменим выручку на прибыль.

Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.

Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.

На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.

Источник данных сводной таблицы Excel

Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.

1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу. 

2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.

3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.

4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.

В целом требований немного, но их следует знать.

Обновление данных в сводной таблице Excel

Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши

иличерез команду во вкладке Данные – Обновить все.

Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных. 

Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных. 

Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.

Скачать файл с примером.

Поделиться в социальных сетях:

Источник: https://statanaliz.info/excel/svodnye-tablitsy/kak-v-excel-sdelat-svodnuyu-tablitsu/