Справочник в excel как сделать

        Добрый день уважаемый читатель!

      Сегодня я хочу поговорить об одной из основных возможностях — это работа со списками данных в Excel. К самим спискам можно отнести практически любые структурированные данные, такие как, номера телефонов, адреса, ФИО, номенклатурные наименования товаров, перечень заведений, поставщики, сотрудники и много-много другой информации, своего рода база данных.

Я думаю, с такими данными вы сталкивались, а значится и инструменты для систематизации и анализа таких данных будут очень полезны, особенно при создании дашбордов. По большому счёту от обычной таблицы списки ничем особым не отличаются, за исключением своих размеров, они достаточно велики.

При работе со списками используют понятия: для строк – записи, а для столбиков – поля.

     Для примера используем список или базу данных сотрудников и их личных данных:       Для создания правильных списков данных, с которыми эффективно можно работать, необходимо следовать нескольким правилам, а именно:

• За каждым столбиком должна быть закреплена информация только одного типа. Например, в столбик с данными о днях рождениях вводится только такие данные, с именами сотрудников, только имена, и смешение типов данных недопустимы;
• Информацию лучше всего делить по максимум. Например, ФИО стоить разделить на три разных поля, так как поиск и работа с данными будет легче (по имени можно поздравить в связи с праздником);
• В обязательном порядке каждое поле должно иметь заголовок, несмотря на то, что с многоуровневыми «шапками» Excel не очень умело умеет работать;
• В списке должны отсутствовать пустые строки и столбцы, так как это определяется программой как окончание созданного списка и в дальнейшем создаются проблемы и ошибки при отображении данных;
• Размещение иных данных в стороне от списка не рекомендуются, так как в момент наложения любого из фильтров они будут скрыты.

      Для удобства работы и использование списков есть возможность улучшить навигацию по ней, используя закрепление областей или разделения рабочего окна.

       При работе с объёмными таблицами любой пользователь сталкивается с проблемой, когда заголовки полей уходят за пределы окна и в связи с этим появляется неудобства пользования.

Для избегания этого необходимо закрепить «шапку» нашей таблицы, что бы полоса прокрутки не влияла на отображения первых строк и столбцов ваших списков.

        Вариантов закрепить область прокрутки всего три, это:

1. Закрепить область – производится закрепление области слева и сверху от текущей ячейки, то есть по горизонтали и вертикали одновременно;
2. Закрепить верхнюю строку – закрепление по горизонтали сверху установленной ячейки таблицы;
3. Закрепить первый столбец – произвести вертикальное закрепление списков слева от установленной ячейки.

       Также существует возможность разделения рабочей области одновременно на четыре части для независимой работы и прокручивания данных, получая возможность одновременно работать и в начале и в конце списка. Для разделения вам необходимо на панели управления, во вкладке «Вид», в блоке «Окно» нажать кнопку «Разделить», предварительно установив курсор на ячейку, по границам которой и будет происходить разделение. Отключить разделения можно повторно нажав на туже самую кнопку.         Сами же данные в списках, возможно, отбирать, используя несколько инструментов, выбор которых зависит от ваших целей. Для этих задач можно использовать:

    Отбор с помощью фильтра

     Excel предоставляет возможность отфильтровать ваши списки по заданным критериям двумя вариантами, с помощью:

1. Расширенного фильтра;
2. Автофильтра.

    Если вы будете использовать автофильтр, то данные, которые не соответствуют указанным условиям, будут спрятаны. В документе отражаться будут только отобранные по критериям записи в одном столбике.

      Способностей расширенного фильтра гораздо больше, что позволит делать отбор записей по нескольким условиям и даже переносить их в другой диапазон рабочей книги.

     Детально работу с фильтрами, я описал в статье «Автофильтр в Excel» с которой вы можете ознакомиться, перейдя по соответствующей ссылке.

Создаем промежуточные отчёты

     Очень часто возникает необходимость группировать данные списков по определенным показателям с расчётами по ним итогов. Так создаются удобные и очень полезные в работе отчёты  и анализы, прекрасный инструмент для любого бухгалтера и экономиста.

    Создать такой детализированный список данных в Excel с выделением групп и подбитием итогов по группам и общий по полю, не очень трудно. Всё это можно произвести в несколько шагов, но обязательным условием применения промежуточных итогов к спискам, это сортировка данных по полю для которого создается итог.       Подробно и в деталях об этом можно узнать, прочитав статью «Промежуточные итоги в Excel», перейдя по ссылке.

Сортируем свои списки

     При формировании своих списков, практически всегда информация формируется в произвольном порядке, что затрудняет ее эффективное использование. Для избежания этого и удобства работы, в Excel существует инструмент «Сортировка». Запуск производится в панели инструментов, вкладка «Данные» и кнопка «Сортировка».

В появившемся диалоговом окне вы можете выбрать поле сортировки, установить любой приоритет для очередности сортировки, а также выбрать критерии (убывание или возрастание).         Детально о возможностях этого инструмента можете описано в статье «Сортировка данных в Excel».

Работаем со сводными таблицами

      Это улучшенная версия промежуточных итогов и условного форматирования. А более точно, это своеобразное подобие перекрестных запросов по базе данных. Сводные таблицы являют собой динамические структуры, которые умеют выводить данные содержащиеся в БД в разных вариантах детализации при использовании срезов.

       Для создания сводных таблиц данные могут отбираться из любых источников: из внешних баз данных, с любого рабочего листа или книги, а также на основе ранее созданной сводной таблицы.

      Для создания сводной таблицы необходимо установить курсор на любую ячейку таблицы или базы данных, и на панели управления во вкладке «Вставка» выбрать пункт «Сводная таблица». В диалоговом окне указываем, где размещены данные для анализа (по умолчанию будет указан диапазон таблицы, где стоит курсор) и куда нужно поместить результат.

       Следующим шагом в «Конструкторе сводной таблицы» вы можете из полей и записей вашей БД создать отчёт в таком виде, который вам нужен.       При внесении изменений в базу данных, автоматических изменений в сводной таблице не происходит. Все изменения стают, доступны только при нажатии кнопки «Обновить данные», через контекстное меню или вкладка «Данные» и кнопка «Обновить всё».

       Детально о работе со сводными таблицами прочитайте в статьях «Как создать сводную таблицу в Excel» и «Как получить данные со сводной таблицы».

Группируем элементы таблицы

     Иногда для удобства навигации по вашей базе данных или для сворачивания некоторых элементов таблицы можно использовать инструменты «Группировка» и «Разгруппировать». Эта возможность позволит свернуть данные, которые в данный момент вам не интересны и отображать их не стоит. Очень полезный инструмент, когда возникает необходимость создать диапазон печати для некоторых данных.

       Подробнее читайте в «Учимся как скрыть строки в Excel и как скрыть столбцы в Excel, просто и понятно!».

      А на этом у меня всё! Я очень надеюсь, что всё вышеизложенное о работе со списками данных в Excel вам пригодилось и было понятным. Буду очень благодарен за оставленные комментарии, так как это показатель читаемости и вдохновляет на написание новых статей! Делитесь с друзьями, прочитанным и ставьте лайк!

      Не забудьте поблагодарить автора!

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями, твитни или лайкни!

Источник: http://topexcel.ru/rabota-so-spiskami-dannyx-v-excel/

Создание информационного справочника в Excel — часть 2

Чтобы изменить формат ячейки или диапазона ячеек нужно выделить их, затем нажав правую кнопку мыши, в открывшемся меню выберать пункт “Формат ячеек”.

Существует множество форматов ячеек, также можно создавать свои, используя встроенный в Excel язык форматов ячеек.

Для использования рамок в ячейках необходимо проделать следующие действия: выделить ячейки, в которые необходимо добавить рамку; для использования другого типа рамки нужно нажать стрелку рядом с кнопкой Границы и выберите требуемый тип рамки.

Объединение ячеек

В объединенную ячейку Microsoft Excel помещает только данные верхнего левого угла из выделенного диапазона. Для включения в объединенную ячейку всех данных диапазона нужно скопировать все данные в верхнюю левую ячейку внутри диапазона.

Нужно Выделить ячейки, которые необходимо объединить; для объединения ячеек и выравнивания по центру содержимого ячеек нажмите кнопку Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование; чтобы объединить все выделенные ячейки в строке или столбце, в меню Формат выберите команду Ячейки, затем перейдите к вкладке Выравнивание и установите флажок объединение ячеек.

Заполнение
ячеек

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и в строке редактирования (рис.8). Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором. Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка.

Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо: сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть в ячейке мышью; в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором; отредактировать данные; выйти из режима редактирования клавишей Enter.

Перед выполнением любой команды Microsoft Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.

Формулы в Excel

Возможность использования формул (Формула — cовокупность значений, ссылок на другие ячейки, именованных объектов, функций и операторов, позволяющая получить новое значение. Формулы в Excel всегда начинаются со знака равенства (=).) и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц.

Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста.

После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции. В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); — (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.

Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю).

Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства (=). Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 — число 20.

Ввод формул можно существенно упростить, если после ввода знака равенства щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

Описание справочника

В качестве информациооного справочника, в настоящей работе создан справочник “Домашняя библиотека”. Справочник содержит информацию об авторе, названии и жанре книги.

На основании таблицы книг, вычисляется распределение книг по жанрам. Рассчитывается количество книг в стеллажах и на полках. Ведется учет книг взятых друзьями.

Справочник организован в виде файла рабочей книги Excel «библиотека.xls»

• Информация представлена в виде таблиц и лиаграмм.
• В состав рабочей книги входят следующие страницы:
• “все книги”
• “информация о библиотеке”
• “читатели”
• “Диаграмма читатели”

Страница “все книги”

на странице “все книги” размещена таблица, в которую занесена информация о книгах, и элементы управления таблицей. Информация о книгах скопирована с компакт-диска «электронная библиотека»

Здесь и далее приведена часть таблицы “все книги”. Всего в таблице 3284 записи.

Диапазону ячеек A10:F3294 присвоено имя «книги»

Элементы управления:

1. кнопка добавить книгу. Нажатие на кнопку запускает макрос:

1. Sub добавить()
2. Rows(«11:11»).Select
3. Selection.Insert Shift:=xlDown
4. Range(«A11»).Select
5. End Sub
6. В результате исполнения добавляется пустая строка над первой строкой в таблице книги.

Группа «сортировка» содержит кнопки, нажатие на которые производит сортировку записей в таблице.

2. группа сортировка, кнопка автор.

• Sub сортировка_автор()
• Range(«A12»).Select
• Range(«книги»).Sort Key1:=Range(«A12»), Order1:=xlAscending, Header:= _
• xlGuess, OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom, _
• DataOption1:=xlSortNormal
• End Sub
• В результате выполнения макроса, записи в таблице сортируются по полю «автор»

3. группа сортировка, кнопка жанр.

1. Sub сортировка_жанр()
2. Range(«B11»).Select
3. Range(«книги»).Sort Key1:=Range(«B11»), Order1:=xlAscending, Header:= _
4. xlGuess, OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom, _
5. DataOption1:=xlSortNormal
6. End Sub
7. В результате выполнения макроса, записи в таблице сортируются по полю «жанр»

4. группа сортировка, кнопка наименование.

• Sub сортировка_название()
• Range(«C11»).Select
• Range(«книги»).Sort Key1:=Range(«C11»), Order1:=xlAscending, Header:= _
• xlGuess, OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom, _
• DataOption1:=xlSortNormal
• End Sub
• В результате выполнения макроса, записи в таблице сортируются по полю «Название»

4. группа сортировка, кнопка стеллаж.

1. Sub сортировка_стеллаж()
2. Range(«D11»).Select
3. Range(«книги»).Sort Key1:=Range(«D11»), Order1:=xlAscending, Header:= _
4. xlGuess, OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom, _
5. DataOption1:=xlSortNormal
6. End Sub
7. В результате выполнения макроса, записи в таблице сортируются по полю «стеллаж»

5. группа сортировка, кнопка полка.

• Sub сортировка_полка()
• Range(«E12»).Select
• Range(«книги»).Sort Key1:=Range(«E11»), Order1:=xlAscending, Header:= _
• xlGuess, OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom, _
• DataOption1:=xlSortNormal
• End Sub
• В результате выполнения макроса, записи в таблице сортируются по полю «полка»
• Таблица отсортированная по полю

Таблица отсортированная по полю Наименование:

1. При помощи включенного автофильтра, (пункт меню данные — фильтр — автофильтр)
2. Возможно применение фильтра для выбора определенных записей:
3. Критерий фильтра жанр = детская

Страница “информация о библиотеке”

На странице «информация о библиотеке», расположена сводная таблица и диаграмма, показывающие количество книг в библиотеке, с распределением по стеллажам и по жанрам.

• кнопка «обновить данные» запускает макрос:
• Sub обновить()
• Range(«E14»).Select

ActiveSheet.PivotTables(«СводнаяТаблица2»).PivotCache.Refresh

End Sub

В результате происходит обновление сводной таблицы и диаграммы.

Страницы “Читатели” и “Диаграмма читатели”

Информационный справочник «Домашняя библиотека» содержит информацию о книгах, которые взяли почитать. Информация о читателях представлена в сводной таблице и на диаграмме:

в ячейке «А5» введена формула: =СЦЕПИТЬ(«Мои друзья взяли почитать «;ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ(«Наименование»;$A$11);» книг»)

диаграмма:

Кнопка «обновить данные» запускает макрос аналогичный макросу на предыдущей странице.

Компьютер является высокотехнологичным электронным устройством. Работа на компьютере требует знаний и четкого выполнения некоторых правил техники безопасности. Не соблюдение техники безопасности может привести к ухудшению здоровья и травмам, а также к повреждению компьютерного оборудования. В технике безопасности следует обратить внимание на следующие ключевые моменты:

Источник: https://mirznanii.com/a/310897-2/sozdanie-informatsionnogo-spravochnika-v-excel-2

Как создать в Excel выпадающий список с данными из другого файла | Сводные таблицы Excel 2010

Создать простой выпадающий список в ячейке с данными из этого же файла – просто. Все усложняется, когда сам список и данные для него находятся в разных файлах. Для решения этой проблемы есть несколько способов.

Способ 1. Функция ДВССЫЛ

В простом случае можно использовать функцию ДВССЫЛ (INDIRECT), чтобы сформировать правильную ссылку на внешний файл.

Например, если необходимо создать выпадающий список с содержимым ячеек А1:А10 с листа Список из файла Товары.

xls, нужно открыть окно проверки данных через вкладку Данные – Проверка данных (Data – Validation) и в поле Источник (Source) ввести следующую конструкцию: =ДВССЫЛ(«[Товары.xls]Список!$A$1:$A$10»).

Чтобы сформировать правильную ссылку на внешний файл можно использовать функцию ДВССЫЛ

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) преобразует текстовую строку аргумента в реальный адрес, используемый для ссылки на данные. Обратите внимание, что имя файла заключается в квадратные скобки, а восклицательный знак служит разделителем имени листа и адреса диапазона ячеек. Если имя файла содержит пробелы, то его надо заключить в апострофы.

Если файл с исходными данными для списка лежит в другой папке, необходимо указать полный путь к файлу, например, следующим образом: =ДВССЫЛ(«'C:Поставщики[Товары.xls]Список'!$A$1:$A$10»).

В данном случае не забудьте заключить в апострофы полный путь к файлу и имя листа. Минус этого способа только один – выпадающий список будет корректно работать только в том случае, если файл Товары.

xls открыт.

Способ 2. Импорт данных

Суть этого способа в том, что данные для выпадающего списка буду импортироваться из другого файла в текущий. Для этого необходимо создать обновляемую связь между двумя файлами.

Сначала откройте файл-источник, где находятся эталонные значения для выпадающего списка (назовем его, допустим, Справочник.xlsx).

Выделите диапазон с данными для списка и отформатируйте его как таблицу с помощью кнопки Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home – Format as Table).

Обратите внимание, что у такой таблицы предварительно должна быть сделана «шапка» – строка заголовка. После этого файл Справочник можно сохранить и закрыть.

Теперь откроем книгу, где мы хотим создать выпадающий список (условно назовем ее Бланк.xlsx).

Вставим чистый лист (Alt+F11), выберем на вкладке Данные – Существующие подключения – Найти другие (Data – Existing Connections – Browse for more) и укажем наш файл Справочник.xlsx.

Появится диалоговое окно, в котором Excel спросит нас о том, какую именно таблицу мы хотим импортировать (если их в файле было несколько).

Теперь откроем книгу, где мы хотим создать выпадающий список

После нажатия на ОК появится еще одно последнее окно, где можно указать удобную ячейку для импорта и, нажав на кнопку Свойства (Properties), задать частоту обновления информации.

После нажатия на ОК появится еще одно последнее окно

Тут можно включить флажок Обновить при открытии файла (Refresh on open), чтобы каждый раз при открытии этой книги иметь последнюю версию списка.

Можно включить флажок Обновить при открытии файла

После нажатия на кнопку ОК, Excel загрузит данные из созданной таблицы из файла Справочник в наш текущий файл Бланк и отформатирует их в виде таблицы.

Excel загрузит данные из созданной таблицы

Если выделить импортированный список (диапазон А2:А7 в нашем случае), то в строке формул можно увидеть его имя, которое он автоматически получает при вставке.

В строке формул можно увидеть имя импортированного списка

Это имя также можно увидеть в Диспетчере имен на вкладке Формулы (Formulas – Name Manager).

Осталось создать выпадающий список, который будет ссылаться на эти данные. Для этого:

1. Выделяем ячейки, где хотим создать выпадающие списки.
2. На вкладке Данные жмем на кнопку Проверка данных (Data – Validation).
3. Выбираем в раскрывающемся списке разрешенных типов данных вариант Список (List) и вводим в поле Источник (Source) следующую формулу: =ДВССЫЛ(«Таблица_Справочник»). В англоязычной версии Excel это будет =INDIRECT(«Таблица_Справочник»).

Осталось создать выпадающий список

Логично было бы ввести просто имя нашего диапазона, но, к сожалению, Microsoft Excel почему-то не воспринимает имена таблиц в поле Источник. Поэтому мы используем тактическую хитрость – функцию ДВССЫЛ (INDIRECT), которая превращает свой аргумент (имя нашей таблицы) в рабочую ссылку.

Все. После нажатия на ОК наш список начнет работать и будет в дальнейшем автоматически обновляться, подгружая данные из другого файла.

После нажатия на ОК список начнет работать и автоматически обновляться

Источник: http://pivot-table.ru/kak-sozdat-v-excel-vypadayushhij-spisok-s-dannymi-iz-drugogo-fajla.html

Создание списка в Excel

Создание списков инструментами Excel дает возможность не только сделать этот процесс максимально быстрым, но и унифицировать написание тех или иных слов и терминов. Последнее непосредственно касается создания так называемых выпадающих списков.

 Списки для сортировки и заполнения

Списки для сортировки и заполнения, это те списки, элементы которых располагаются в строгой последовательности, кроме того, они циклически повторяются. Примерами таких списков являются дни недели, месяца года и т.п.

Приложение Excel позволяет не вписывать в ячейки каждый раз следующий день недели. Достаточно один раз вписать в ячейку, например, понедельник и выполнить автоматическое заполнение данными последующих строк или столбцов при помощи мыши. Для этого цепляем мышью уголок ячейки и протягиваем его куда нам нужно.

Изменять параметры такого списка можно в меню списки, которое открывается в основных параметрах Excel. Находим кнопку «Изменить списки» и нажимаем ее.

В появившемся окне видны имеющиеся списки, также можно задавать новые. Для этого в окне «Элементы списка» нужно последовательно указать его части и «добавить» в списки.

Также можно импортировать списки прямо с листа Excel, предварительно выделив необходимый диапазон.

Создание выпадающих списков

Выпадающие списки дают возможность не только вставлять в ячейку только заранее определенные значения, но и не дают возможности допустить ошибки при написании элементов этого списка. Чтобы в выпадающем окошке появлялся список нужно его предварительно создать. Это можно сделать как на открытом, так и на другом листе книги Excel.

Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

Чтобы пользоваться выпадающим списком нужно сначала этот список создать. Создаем список на этом же (открытом) листе и проверяем правильность написания его составляющих. Затем выделяем ячейку или несколько ячеек, куда будем вставлять эти данные, открываем окошко «Проверка вводимых значений», которое открывается по прохождении следующего пути: данные/работа с данными/проверка данных.

В этом окне выбираем тип данных – список, в строке источник указываем диапазон ранее созданного списка-источника. Можно ввести этот диапазон с клавиатуры, но легче это сделать, просто выделив его мышью. После нажатия кнопки ОК увидим, возле нашей ячейки показывается стрелочка, при нажатии на которую выпадает наш перечень.

Создание выпадающего списка с источником на другом листе

Использование списка-источника, расположенного на том же активном листе, не совсем удобно, поскольку можно «нечаянно» изменить его содержимое. Поэтому предпочтительнее этот список «спрятать»  на другом листе, а доступ к нему заблокировать.

В этом случае, описанным выше способом не обойтись, так как при открытом окне «Проверки…» мы не сможем попасть на другой лист, чтобы выделить или определить диапазон ячеек исходного списка. В этом случае пользуются назначением имени первоначальному списку.

Выполняем это так: создаем список данных на одном листе, затем выделяем его и присваиваем ему имя, кликаем последовательно вкладка формулы/присвоить имя (в разделе определенные имена), в открывшемся окне задаем имя списка. Если, предварительно мы не выделили список, то задаем диапазон его ячеек.

Переходим к выпадающему перечню на другом листе. Выделяем ячейки рабочего поля редактор, в которые будем вставлять элементы списка, открываем окно проверки… . В типе данных указываем список, в источнике ставим знак равенства и имя требуемого списка.

Как скрыть лист с источником списка

Лист с источниками выпадающих списков желательно открывать как можно реже, дабы случайно не внести в него ненужные изменения. Для этого лист можно защитить паролем и скрыть его отображение. Для того, чтобы спрятать  лист нужно кликнуть по его ярлычку правой клавишей мыши и в открывшемся перечне команд нажать скрыть.

Таким образом Excel представляет большие возможности по созданию списков, даже по сравнению с текстовым процессором Word Office.

Источник: https://compone.ru/sozdanie-spiska-v-excel

База данных в Excel: особенности создания, примеры и рекомендации

Excel является мощным инструментом, совмещающим в себе большинство полезных и нужных пользователям функций. К ним относятся графики, таблицы, диаграммы, ведение учета, составление расчетов, вычисления различных функций и так далее. Из этой статьи мы узнаем, как создать базу данных в Excel, для чего она нужна, и какие советы помогут нам облегчить с ней работу.

Что такое база данных?

Это специальная структура, содержащая и хранящая в себе информационные материалы самого разного назначения. Говоря простым языком, это набор организованных и разложенных по полочкам сведений.

Сколько человек учатся в классе, их характеристики, даты рождения и табель успеваемости – все это в совокупности представляет собой базу данных.

Здесь мы разобрались. Теперь нужно узнать, что представляет собой база данных в Excel, и как ее создать.

Создание хранилища данных в Excel

База, создаваемая нами, будет простой и без изысков. Настоящие же вместилища данных — довольно громоздкие и представляют собой большую информационную систему с внутренним «ядром», которое состоит из множества строк программного кода и написано специалистом.

Наша работа будет представлять собой одну таблицу, в которой будет вся нужная информация. Прежде чем приступить к решению вопроса, как сделать базу данных в Excel, нужно узнать специальные термины, использующиеся при взаимодействии с ней.

Горизонтальные строки в разметке листа «Эксель» принято называть записями, а вертикальные колонки – полями. Можно приступать к работе. Открываем программу и создаем новую книгу. Затем в самую первую строку нужно записать названия полей.

Особенности формата ячеек

Полезно узнать о том, как правильно оформлять содержимое ячейки. Если ваша база данных в Excel будет содержать какие-либо денежные суммы, то лучше сразу в соответствующих полях указать числовой формат, в котором после запятой будет идти два знака.

А если где-либо встречается дата, то следует выделить это место и также установить для него соответствующий формат. Таким образом, все ваши данные будут оформлены правильно и без ошибок.

Все операции с пустыми полями программы производятся через контекстное меню «Формат ячеек».

Также немаловажно и соответствующее оформление проекта. Лист, на котором находится проект, нужно подписать, чтобы избежать путаницы.

Для того чтобы система могла отличать простое содержание от заголовков и подписей, следует выделять их курсивом, подчеркиванием или жирным шрифтом, при этом не забывая помещать названия в отдельные, не объединенные поля.

Это стоит делать для возможности использования таких инструментов, как автоформа и автофильтр.

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

Создание базы данных в Excel – занятие трудное и кропотливое. Чтобы помочь пользователю облегчить работу, программа может предложить ему автоматическое заполнение ячеек заранее заданной информацией. Например, ширина столбца, высота строки, размер и тип шрифта, цвет поля и т. д. – все может в один клик сделать за вас автоформа, если правильно ее настроить. Удобно, правда?

Фиксация «шапки» базы данных

Кроме этого, не нужно забывать о закреплении первой строки.

В Excel 2007 это можно совершить следующим образом: перейти на вкладку «Вид», затем выбрать «Закрепить области» и в контекстном меню кликнуть на «Закрепить верхнюю строку». Это требуется, чтобы зафиксировать «шапку» работы.

Так как база данных Excel может быть достаточно большой по объему, то при пролистывании вверх-вниз будет теряться главная информация – названия полей, что неудобно для пользователя.

После того как верхняя строка закреплена, выделяем первые три строки в будущей базе данных и добавляем границы ячеек.

Продолжение работы над проектом

Для того чтобы продолжить работу, необходимо придумать основную информацию, которую будет содержать в себе база данных в Excel. Пример ее приведен ниже.

Допустим, мы хотим создать базу данных собранных средств с родителей в фонд школы. Размер суммы не ограничен и индивидуален для каждого человека.

Пусть в классе учится 25 детей, значит, и родителей будет соответствующее количество.

Чтобы не нагромождать базу данных большим числом записей, стоит сделать раскрывающиеся списки, которые спрячут лишнюю информацию, а когда она снова потребуется, они услужливо предоставят ее опять.

Как создать раскрывающиеся списки?

Копируем названия полей и переносим их на пустой лист, который для удобства также необходимо назвать. Пусть это будет, к примеру, «Родители». После того как данные будут скопированы, под ними записываем в пустые ячейки все необходимые сведения.

Для того чтобы база данных MS Excel предоставляла возможность выбора данных из раскрывающегося списка, необходимо создать специальную формулу. Для этого нужно присвоить всем сведениям о родителях диапазон значений, имена.

Переходим на тот лист, где записаны все данные под названием «Родители» и открываем специальное окно для создания имени. К примеру, в Excel 2007 это можно сделать, кликнув на «Формулы» и нажав «Присвоить имя». В поле имени записываем: ФИО_родителя_выбор.

Но что написать в поле диапазона значений? Здесь все сложнее.

Диапазон значений в Excel

Существует несколько видов диапазонов значений. Диапазон, с которым мы работаем, называется динамическим. Это означает, что все проименованные ячейки в базе данных могут изменять свои границы. Их изменение происходит в зависимости от количества значений в определенном диапазоне.

Чтобы получился динамический диапазон, необходимо использовать формулу СМЕЩ. Она, независимо от того, как были заданы аргументы, возвращает ссылку на исходные данные. В выпадающем списке, который получится в итоге, не должно встречаться пустых значений. С этим как раз превосходно справляется динамический диапазон.

Он задается двумя координатами ячеек: верхней левой и правой нижней, словно по диагонали. Поэтому нужно обратить внимание на место, откуда начинается ваша таблица, а точнее, на координаты верхней левой ячейки. Пусть табличка начинается в месте А5. Это значение и будет верхней левой ячейкой диапазона.

Нижнюю правую ячейку определяют такие аргументы, как ширина и высота. Значение последней пусть будет равно 1, а первую вычислит формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).

Итак, в поле диапазона записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем клавишу ОК. Во всех последующих диапазонах букву A меняем на B, C и т. д.

Работа с базой данных в Excel почти завершена. Возвращаемся на первый лист и создаем раскрывающиеся списки на соответствующих ячейках.

Для этого кликаем на пустой ячейке (например B3), расположенной под полем «ФИО родителей». Туда будет вводиться информация.

В окне «Проверка вводимых значений» во вкладке под названием «Параметры» записываем в «Источник» =ФИО_родителя_выбор. В меню «Тип данных» указываем «Список».

Аналогично поступаем с остальными полями, меняя название источника на соответствующее данным ячейкам. Работа над выпадающими списками почти завершена. Затем выделяем третью ячейку и «протягиваем» ее через всю таблицу. База данных в Excel почти готова!

Внешний вид базы данных

Красивое оформление тоже играет немалую роль в создании проекта. Программа Excel может предложить на выбор пользователя самые различные способы оформления базы данных.

Количество цветовых схем очень богатое, нужно только выбрать подходящую по душе расцветку.

Кроме того, совсем необязательно выполнять всю базу данных в едином стиле, можно раскрасить одну колонку в голубой цвет, другую – в зеленый и т. д.

Как перенести базу данных из Excel в Access

Не только лишь Excel может сделать базу данных. Microsoft выпустила еще один продукт, который великолепно управляется с этим непростым делом. Название ему – Access. Так как эта программа более адаптирована под создание базы данных, чем Excel, то и работа в ней будет более быстрой и удобной.

Но как же сделать так, чтобы получилась база данных Access? Excel учитывает такое желание пользователя. Это можно сделать несколькими способами:

Можно выделить всю информацию, содержащуюся на листе Excel, скопировать ее и перенести в другую программу. Для этого выделите данные, предназначенные для копирования, и щелкните правой кнопкой мышки. В контекстном меню нажимайте «Копировать». Затем переключитесь на Access, выберите вкладку «Таблица», группу «Представления» и смело кликайте на кнопку «Представление». Выбирайте пункт «Режим таблицы» и вставляйте информацию, щелкнув правой кнопкой мышки и выбрав «Вставить».

Можно импортировать лист формата .xls (.xlsx). Откройте Access, предварительно закрыв Excel. В меню выберите команду «Импорт», и кликните на нужную версию программы, из которой будете импортировать файл. Затем нажимайте «ОК».

Можно связать файл Excel с таблицей в программе Access. Для этого в «Экселе» нужно выделить диапазон ячеек, содержащих необходимую информацию, и, кликнув на них правой кнопкой мыши, задать имя диапазона. Сохраните данные и закройте Excel. Откройте «Аксесс», на вкладке под названием «Внешние данные» выберите пункт «Электронная таблица Эксель» и введите ее название. Затем щелкните по пункту, который предлагает создать таблицу для связи с источником данных, и укажите ее наименование.

Вот и все. Работа готова!

Источник

Источник: https://pomogaemkompu.temaretik.com/925890143160895651/baza-dannyh-v-excel-osobennosti-sozdaniya-primery-i-rekomendatsii/

Справочник в MS EXCEL

Справочник состоит из двух таблиц: справочной таблицы, в строках которой содержатся подробные записи о некоторых объектах (сотрудниках, товарах, банковских реквизитах и пр.) и таблицы, в которую заносятся данные связанные с этими объектами.

Указав в ячейке лишь ключевое слово, например, фамилию сотрудника или код товара, можно вывести в смежных ячейках дополнительную информацию из справочной таблицы.

Другими словами, структура Справочник снижает количество ручного ввода и уменьшает количество опечаток.

Создадим Справочник на примере заполнения накладной.

В накладной будем выбирать наименование товара, а цена, единица измерения и НДС, будут подставляться в нужные ячейки автоматически из справочной таблицы Товары, содержащей перечень товаров с указанием, соответственно, цены, единицы измерения, НДС.

Таблица Товары

Эту таблицу создадим на листе Товары с помощью меню , т.е. в формате EXCEL 2007(см. файл примера). По умолчанию новой таблице EXCEL присвоит стандартное имя Таблица1. Измените его на имя Товары, например, через Диспетчер имен ()

К таблице Товары, как к справочной таблице, предъявляется одно жесткое требование: наличие поля с неповторяющимися значениями. Это поле называется ключевым. В нашем случае, ключевым будет поле, содержащее наименования Товара. Именно по этому полю будут выбираться остальные значения из справочной таблицы для подстановки в накладную.

Для гарантированного обеспечения уникальности наименований товаров используем Проверку данных ():

• выделим диапазон А2:А9 на листе Товары;
• вызовем Проверку данных;
• в поле Тип данных выберем Другой и введем формулу, проверяющую вводимое значение на уникальность:

=ПОИСКПОЗ(A2;$A:$A;0)=СТРОКА(A2)

При создании новых записей о товарах (например, в ячейке А10), EXCEL автоматически скопирует правило Проверки данных из ячейки А9 – в этом проявляется одно преимуществ таблиц, созданных в формате Excel 2007, по сравнению с обычными диапазонами ячеек.

Проверка данныхсрабатывает, если после ввода значения в ячейку нажата клавиша ENTER.

Если значение скопировано из Буфера обмена или скопировано через Маркер заполнения, то Проверка данных не срабатывает, а лишь помечает ячейку маленьким зеленым треугольником в левом верхнем углу ячейке.

Через меню можно получить информацию о наличии данных, которые были введены с нарушением требований Проверки данных.

Для контроля уникальности также можно использовать Условное форматирование (см. статью Выделение повторяющихся значений).

Теперь, создадим Именованный диапазон Список_Товаров, содержащий все наименования товаров:

• выделите диапазон А2:А9;
• вызовите меню
• в поле Имя введите Список_Товаров;
• убедитесь, что в поле Диапазон введена формула =Товары[Наименование]
• нажмите ОК.

Таблица Накладная

К таблице Накладная, также, предъявляется одно жесткое требование: все значения в столбце (поле) Товар должны содержаться в ключевом поле таблицы Товары.

Другими словами, в накладную можно вводить только те товары, которые имеются в справочной таблице Товаров, иначе, смысл создания Справочника пропадает.

Для формирования Выпадающего (раскрывающегося) списка для ввода названий товаров используем Проверку данных:

• выделите диапазон C4:C14;
• вызовите Проверку данных;
• в поле Тип данных выберите Список;
• в качестве формулы введите ссылку на ранее созданный Именованный диапазон Список_товаров, т.е. =Список_Товаров.

Теперь товары в накладной можно будет вводить только из таблицы Товары.

Теперь заполним формулами столбцы накладной Ед.изм., Цена и НДС. Для этого используем функцию ВПР():

• =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;2;ЛОЖЬ);»»)
• или аналогичную ей формулу
• =ИНДЕКС(Товары;ПОИСКПОЗ(C4;Список_Товаров;0);2)
• Преимущество этой формулы перед функцией ВПР() состоит в том, что ключевой столбец Наименование в таблице Товары не обязан быть самым левым в таблице, как в случае использования ВПР().
• В столбцах Цена и НДС введите соответственно формулы: =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;3;ЛОЖЬ);»») =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(C4;Товары;4;ЛОЖЬ);»»)
• Теперь в накладной при выборе наименования товара автоматически будут подставляться его единица измерения, цена и НДС.

Источник: https://excel2.ru/articles/spravochnik-v-ms-excel

Финансы в Excel

При построении сложных экономических моделей обычно имеется набор данных, используемых в нескольких таблицах как в качестве параметров расчетов, так и для построения отчетных форм.

Создание и использование отдельных таблиц-справочников позволяет ускорить процесс разработки модели, повышает надежность расчетов, а также дает возможность применять специальные средства интерфейса Microsoft Excel.

В прилагаемом примере рассматривается модель с использованием двух типов справочников:

• Одномерный — продукты с наименованием и единицей измерения
• Двумерный — прайс-листы с различными ценами по продуктам и периодам.

Поиск в одномерном справочнике

На первом этапе (лист «Пример1») добавим в прайс-листы по продуктам формулу для поиска единицы измерения каждого продукта. Если продукты в прайс-листе располагаются в той же последовательности, что и в справочнике, то очевидно, что формула может использовать простую ссылку на справочник.

Для формирования денежной единицы измерения используем строковую операцию конкатенации (соединения частей текста).

Пример1!B10:

Для добавления единицы измерения в таблицу продаж прямая ссылка на справочник приведет к некопируемой формуле. Чтобы избежать этого, используем функцию поиска ВПР.

Пример1!D17:

=VLOOKUP(B17;$A$3:$B$6;2;0)

Функция ВПР ищет значение по определенному номеру столбца (в примере – второй столбец) в прямоугольном диапазоне ячеек. Последний параметр (0 или ЛОЖЬ) используется для указания искать ли ближайшее значение (ИСТИНА), либо точное совпадение (ЛОЖЬ).

Первый вариант редко используется на практике, так как требует предварительно отсортированного диапазона поиска. Важное замечание по параметру «столбец». Это не номер столбца во всей электронной таблице, а номер столбца в диапазоне поиска.

Для аналойного поиска по горизонтальному массиву используется функция ГПР (HLOOKUP).

Поиск в двумерном справочнике

• Сложный случай поиска по двум условиям реализован в формулах выбора цены из прайс-листа для таблицы продажи.
• Необходимо выбрать значение из ячейки на пересечении строки покупателя и столбца месяца. Реализация такого алгоритма напрямую приводит к формуле с использованием функций вычисляемых ссылок:
• Пример1!E17:

=OFFSET($A$9;MATCH(B17;$A$10:$A$13;0);MATCH(DATE(YEAR(A17);MONTH(A17);1);$C$9:$E$9;0)+1)

Функция ПОИСКПОЗ (MATCH) ищет и возвращает порядковый номер элемента в списке (работает аналогично ВПР). Функция СМЕЩ (OFFSET) возвращает значение по относительной ссылке от определенной ячейки – в примере, от верхнего левого угла таблицы прайс-листов. Функция преобразования даты ДАТА (DATE) превращает дату в из таблицы продаж в дату, используемую в прайс-листе – первое число месяца.

Более простой вариант решения задачи использован в нижних ячейках таблицы продаж. Здесь использована формула обработки массива. Причем суммирование ведется по двумерному массиву:

Пример1!E22:

{=SUM(IF(B22=$A$10:$A$13;IF(MONTH(A22)=MONTH($C$9:$E$9);$C$10:$E$13)))}

Функция суммирования в данном случае не осуществляет никаких операций кроме поиска, так как значение выбирается на пересечении строк и столбцов.

=SUM(
IF(«Продукт4″={«Продукт1″:»Продукт2″:»Продукт3″:»Продукт4»};
IF(3={1;2;3};
{
2;2,1;2,2:
3;2,9;3,05:
1299;1280;1350:
6,4;6,9;6,7
}
)
)
)

Первое условие на продукт возвращает массив {6,4;6,9;6,7}, второе условие выбирает из этого массива последнее значение.

В принципе обе формулы являются копируемыми и можно использовать ту, которая легче для восприятия. В части производительности вероятно первый вариант будет работать быстрее. Но это заметно только на очень больших объемах данных.

Использование справочников для создания пользовательского интерфейса

Обратите внимание на выпадающий список для выбора элементов справочника на листе «Пример2», таблицы «Продажи» (Пример2!B17).

Организация подобных выпадающих списков возможна через опцию «Проверка». Доступ в Excel до 2007 через меню ДанныеПроверка (DataValidation), в Excel 2007 и старше – лента ДанныеРабота с даннымиПроверка данных (DataData ToolsData Validation).

При выборе данного пункта меню появляется диалог, позволяющий организовать проверку вводимых в ячейку данных. Одной из возможностей такой проверки является выбор значений из списка.

Интерфейс с организацией выпадающего списка существенно снижает риск ошибок при вводе строковых значений в ячейку электронной таблицы.

Одной из проблем организации списка через функцию проверки является невозможность использования явной ссылки на диапазон данных, находящихся вне текущего листа (попробуйте и получите сообщение об ошибке). Для сложных экономических моделей – это может быть важным ограничением.

К счастью, имеется обходной путь для решения этой проблемы. Проверки не допускает прямых ссылок на другие листы, но нормально понимает именованные диапазоны.

Обратите внимание на описание проверки в ячейке Пример2!B18. Здесь вместо ссылки на лист «Пример1» задана формула

Имя listProducts задано в примере как диапазон Пример1!$A$3:$A$6. Очевидно, что использование такого именованного диапазона делает более прозрачным смысл заданного условия проверки, а также снижает риск ошибки в формуле.

Кроме выбора из списка, можно добавить проверку данных на вводе. Причем в полях условий можно вводить формулы.

Источник: https://www.excelfin.ru/index.php/addinsdesc/64