Как в word сделать форму для автоматической подстановки?

Продолжаем серию заметок по теме автоматизации документов.

Сегодня я расскажу, как добавить к вашим документам специальную форму, с помощью которой можно легко и просто вводить данные в документ. Введенные в форму данные адресата по нажатию кнопки на форме будут автоматически внесены в документ.

Предполагается, что у вас есть готовый шаблон документа, например, письма. В качестве образца можно использовать подготовленный мною шаблон официального письма вымышленной организации.

Использование шаблона необходимо, ведь на его основе вы в дальнейшем будете создавать свои документы.

Распакуйте файл из архива и поместите его в папку с шаблонами редактора Word. Как правило, эта папка находится по адресу: C:Documents and SettingsИМЯ_ПОЛЬЗОВАТЕЛЯApplication DataMicrosoftШаблоны.

Итак, шаблон документа у нас есть, открыт и готов к изменению. В первую очередь нам необходимо добавить закладки в те позиции в документе, куда вы собираетесь вставлять данные из формы. Как правило, письмо должно содержать фамилию, имя и отчество адресата, наименование организации адресата, полный почтовый адрес и приветствие.

Исходя из этого мы добавим в документ следующие закладки:

name
company
address
date
salutation

Обратите внимание, реквизитов адресата, которые должно содержать письмо, на самом деле может быть много, а закладок мы определили всего пять. Это логично, так как в дальнейшем мы будем подставлять несколько реквизитов к одной закладке (например, адрес, который будет состоять из индекса, названия города, области, улицы).

После добавления закладок (и если у вас включен режим отображения меток закладок), наш документ будет выглядеть примерно как на рисунке ниже (щелкните по картинке для ее увеличения):

Как в word сделать форму для автоматической подстановки?

Эти метки закладок после нажатия кнопки «Внести данные» будут заменены на конкретные тексты.

Не забывайте сохранять сделанные вами изменения в шаблоне на всякий «пожарный» случай.

На втором шаге мы создадим специальную форму с текстовыми полями, которая будет открываться при создании каждого нового документа на основе вашего шаблона письма. Кратко расскажу, как добавить в шаблон форму.

Откройте редактор Visual Basic с помощью сочетания клавиш «Alt»+«F11». Убедитесь, что в окне проектов выделен ваш шаблон:

Как в word сделать форму для автоматической подстановки?

В меню Insert выберите команду UserForm. В окне проектов будет создан новый объект Forms с пустой формой или просто добавлен в проект модуль userForm.
Разместите на форме необходимые элементы. Например, как на рисунке ниже:

Как в word сделать форму для автоматической подстановки?

Текстовые поля (со стандартными именами TextBox1) были мною переименованы с учетом их назначения. Обратите внимание в нижеприведенном коде, как они теперь называются.

Третий шаг — написание кода для элементов нашей формы.

В меню Insert выберите команду Module. В окне проектов будет создан новый модуль Module1. Дважды щелкните по модулю и перейдите в окно редактирования кода. Вставьте следующий код:

Sub AutoNew()
Dim oF As MyForm
Set oF = New MyForm
oF.Show
Set oF = Nothing
End Sub

Этот код запускает форму каждый раз при создании нового документа на основе вашего шаблона.

Перейдите на модуль UserForm1. Переименуйте его в MyForm.
Нажмите клавишу «F7» и в окне редактора кода вставьте следующий код (содержит процедуры для действий с элементами формы):

Private Sub CommandButton1_Click()
'Действия формы по нажатию кнопки «Ввести данные»
Dim bm As Bookmarks
Dim rng As Word.Range
Dim addr As String
Dim sText As String
Dim sResult1 As String
Dim sResult2 As String
Dim arName() As String
Set bm = ActiveDocument.Bookmarks
sText = Me.tbName.Text 'присваиваем переменной текст из текстового поля «Имя адресата»
arName = Split(sText) 'создаем массив из отдельных слов, вместе составляющих ФИО адресата
'Действия с полем «Дата»
With Me.tbDate
If Not IsDate(.Text) Then 'если данные введены не в формате даты, то
MsgBox «В поле «»Дата»» неверно введены данные.» 'выводим сообщение
.Text = Format(Now, «dd MMMM yyyy») 'автоматически заполняем поле текущей датой
.SetFocus 'фокус на поле «Дата»
.SelStart = 0 '
.SelLength = Len(.Text) 'выделяем весь текст в поле, начиная с левого края
Exit Sub
Else
Set rng = bm(«date»).Range 'присваиваем переменной rng ссылку на закладку «date»
rng.Text = .Text & » г.» 'определяем новый текст закладки
bm.Add «date», rng 'заменяем закладку
End If
End With
Set rng = bm(«name»).Range 'присваиваем переменной rng ссылку на закладку «name»
sResult1 = arName(0) & » » 'присваиваем переменной значение первого слова из поля «Имя адресата» и добавляем пробел
sResult1 = sResult1 & Left(arName(1), 1) & «. » 'добавляем к первому слову первую букву Имени и точку
sResult1 = sResult1 & Left(arName(2), 1) & «.» 'добавляем первую букву Отчества и точку
rng.Text = sResult1 'определяем новый текст закладки
bm.Add «name», rng 'заменяем закладку
Set rng = bm(«company»).Range 'присваиваем переменной rng ссылку на закладку «company»
rng.Text = Me.tbCompany 'определяем новый текст закладки
bm.Add «company», rng 'заменяем закладку
If Len(sText) > 0 Then 'если в поле «Имя адресата» есть какие-то символы, то
sText = sResult1 & vbCr 'присваиваем переменной текст закладки «name» и переводим строку
End If
If Len(Me.tbCompany.Text) > 0 Then 'если в поле «Организация» есть какие-то символы, то
Me.tbCompany.Text = Me.tbCompany.Text & vbCr 'присваиваем переменной текст из поля и переводим строку
End If
If Len(Me.tbAddress.Text) > 0 Then 'если в поле «Адрес» есть какие-то символы, то
Me.tbAddress.Text = Me.tbAddress.Text 'присваиваем переменной текст из поля
End If
If Len(Me.tbIndex.Text) > 0 Then 'если в поле «Индекс» есть какие-то символы, то
Me.tbIndex.Text = Me.tbIndex.Text & «,» 'присваиваем переменной текст из поля и добавляем запятую
End If
If Len(Me.tbCity.Text) > 0 Then 'если в поле «Город» есть какие-то символы, то
Me.tbCity.Text = Me.tbCity.Text & «,» 'присваиваем переменной текст из поля и добавляем запятую
End If
If Len(Me.tbOblast.Text) > 0 Then 'если в поле «Область» есть какие-то символы, то
Me.tbOblast.Text = Me.tbOblast.Text & «,» 'присваиваем переменной текст из поля и добавляем запятую
End If
'присваиваем переменной фрагментов текста из полей «Индекс», «Город», «Область» и «Адрес»
addr = Me.tbIndex.Text & » » & Me.tbCity.Text & » » & Me.tbOblast.Text & » » & Me.tbAddress.Text
Set rng = bm(«address»).Range 'присваиваем переменной rng ссылку на закладку «address»
rng.Text = addr 'определяем новый текст закладки из переменной addr
bm.Add «address», rng 'заменяем закладку
Set rng = bm(«salutation»).Range 'присваиваем переменной rng ссылку на закладку «salutation»
rng.Text = Me.tbSalutation.Text 'определяем новый текст закладки
bm.Add «salutation», rng 'заменяем закладку
Unload Me 'Закрываем форму
ActiveDocument.Range.Fields.Update 'Обновляем все поля в документе
End Sub

Ниже этого кода вставьте следующий код:

Private Sub CommandButton2_Click()
'Выход из формы и закрытие окна документа при нажатии кнопки «Отменить»
On Error GoTo ErrLabel
Unload Me 'Закрываем форму
ActiveDocument.Close 'Закрываем текущий документ
ErrLabel:
End Sub
Private Sub tbIndex_Exit(ByVal Cancel As MSForms.ReturnBoolean)
'Устанавливаем правила заполнения поля «Индекс»
With Me.tbIndex
If Not IsNumeric(.Text) Or Len(.Text) 6 Then 'если в поле «Индекс» данные не цифры и меньше 6, то
MsgBox «Ошибка!» & » » & «Введите 6 цифр индекса города или района.» 'выводим сообщение
Cancel = True 'возвращаемся к полю
.Text = «» 'очищаем поле
.SetFocus
End If
End With
End Sub
Private Sub tbName_Exit(ByVal Cancel As MSForms.ReturnBoolean)
'При выходе из поля «Имя адресата» его имя подставляется в поле «Приветствие»
sText = Me.tbName.Text
arName = Split(sText)
sResult2 = arName(1) & » »
sResult2 = sResult2 & arName(2)
Me.tbSalutation = «Уважаемый » & sResult2 & «!»
End Sub
Private Sub UserForm_Initialize()
Me.tbDate = Format(Now, «dd MMMM yyyy»)
With Me.tbName
.Text = «Фамилия Имя Отчество»
.SetFocus
.SelStart = 0
.SelLength = Len(.Text)
End With
End Sub

Сохраните проект и попробуйте создать на основе вашего шаблона новый документ. Введите необходимые данные в поля формы и нажмите кнопку «Внести данные».

Вы можете скачать уже готовый шаблон письма и подредактировать его под свои нужды.
В этом шаблоне есть небольшой недостаток: в текстовые поля нужно вводить информацию в правильном формате и регистре, иначе в итоговом письме придется вручную править недочеты.
Образцом для шапки шаблона послужила картинка из шаблона городского письма редактора Word 2007.
Образцом кода для данного макроса и формы послужила заметка Gregory Maxey Address a Letter Using as UserForm.

Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:

Источник: http://wordexpert.ru/page/ispolzovanie-form-dlya-vvoda-dannyih-v-dokument

Создание форм в Word

Цель
работы: научиться
создавать формы в Word.
Содержание
работы:
1
Создание формы.
2
Защита полей формы.

1 Создание формы

Формы
(или бланки) — один из самых распространенных
видов документов как в офисной и
производственной деятельности, так и
в повседневной жизни
Всевозможные анкеты, ведомости, больничные
листы, справки, читательские билеты,
паспорта, зачётные книжки и др. являются
различного рода формами.

Форма
–
это документ, содержащий постоянную и
переменную части.

Постоянная
часть
– это неизменяемый текст, неизменяемые
таблицы, рисунки, графика, рамки, заливка,
линии разметки, стрелки, автофигуры и
др.

Переменная
часть
– это пустые места (поля), в которые
вводятся данные пользователя.

Форма в
общем похожа на шаблон, но отличается
более широкими возможностями, поскольку
эти пустые места могут быть заполнены
не только текстом — в них можно также
вставить текущие дату и время, таблицу,
формулу для автоматического вычисления,
поля-флажки, раскрывающиеся списки и
др.

Если мастера и шаблоны MS
Word
разрабатывались для создания бумажных
документов, то форму предпочтительнее
использовать в компьютерном, электронном виде и заполнять с помощью команд
клавиатуры и мыши. На рис. 49 показан
пример формы — анкеты офицера — выпускника
военного факультета университета в
электронном виде.

Анкета
выпускника Военного факультета
1
Фамилия
Васильев
2
Имя
Иван
3
Отчество
Петрович
4
Пол:
муж жен
5
Отношение
к воинской службе:
—
военнообязанный
—
невоеннообязанный
6
Дата
рождения:

8
Род
войск:
Артиллерия ▼
Рисунок
49 Формаанкеты
офицера

Рисунок
50 — Вкладка Разработчик

Для этого:

Щелкните по вкладке Файл (значок Кнопка Office ), затем выберите пунктПараметры Word.
Нажмите в левой части окна кнопку Основные.
Установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте, а затем нажмите кнопку OК.

Вкладка
Разработчик содержит
раздел
Элементы управления,
с помощью которых можно создавать в
документах списки, флажки, переключатели
и т.п.

Редактор
MS
Word
позволяет использовать три типа полей

Текстовые поля — прочерки которые можно заполнить текстом, числами, датой, временем или формулой для вычислений – создаются элементом Форматированный текст (RTF) или Обычный текст(строки 1,2,3 в анкете офицера).
Поля-флажки — маленькие квадраты в которые можно поставить крестик или галочку – элемент Флажок (строки 5,6).

Поля-списки
– раскрывающиеся списки элементовиз которых можно выбирать нужный –
элемент Поле со списком, Раскрывающийся
список(в анкете офицера списокВоинское званиераскрывается наЛейтенант,
Старший лейтенант и
Капитан, а списокРод
войск– наАртиллерия,
Пехота, Авиация).

Параметры
этих полей задаются с помощью клавиши
Свойства
из
раздела
Элементы управления.
Предварительно создаваемый элемент
нужно выделить.

Кроме
инструментов для полей раздел Элементы
управления
содержит элементы:

Выбор даты – вставляет текущую дату выбранного формата;
Управление содержимым рисунка;
Коллекция стандартных блоков документа (шапка, таблица, подпись и др.);
Инструменты для создания форм из предыдущих версий Word(Вставка рамки, полосы прокрутки, переключателя и др.);

Вкладка
Разработчик
содержит
также раздел XML(позволяет
применять к документу Word
готовые схемы, шаблоны и структуры,
раздел Защитить
для
защиты документа с помощью пароля и др.
Создание
формы. Чтобы создать форму для
просмотра и заполнения в Microsoft Word, нужно
выполнить следующие действия:
1
Создать новый документ (с помощью кнопки
OfficeСоздать или
командойФайл Создать…,в окнеСоздание документа,выбрать разделСоздание документа Новый документ).
2
Ввести неизменяемую часть текста,
предусмотрев пустые места для размещения
полей формы.
3
На вкладке Разработчикв группеЭлементы управлениянажать кнопкуРежим конструктора, затем поставить
курсор на место вставки элемента.
Далее
можно выполнить любое из следующих
действий:

А)
Добавление тестового поля. Текстовое
поле используется для ввода текста,
чисел, даты, времени и формулы для
вычислений. Для его вставки необходимо:

щелкнуть элемент управления Форматированный текстилиТекст.
Ввести в элемент необходимый текст.

Б)
Добавление флажка.ПолеФлажокиспользуется для ответовДаилиНет. В анкете рис. 49 такими являются
поля пунктов 4 и 5. Для вставки поля —
типаФлажок нужно:

Рисунок
51 – Вставка элемента Флажок

В)
Поле раскрывающегося спискавставляется
в форму, если нужно выбрать один из
вариантов текста, который должен
находиться в этом месте.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления Раскрывающийся список.
Выделите элемент, затем нажмите кнопку Свойства.
Чтобы создать список значений, в группе Свойства раскрывающегося списка нажмите кнопку Добавить.
Введите значение в окне Краткое имя, например Лейтенант, Старший лейтенант и Капитан.
Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все значения не окажутся в раскрывающемся списке.

Источник: https://studfile.net/preview/6058989/page:28/

Как в ворде сделать шаблон бланка – Как сделать фирменный бланк в Word

Чтобы создать в Word форму, которую смогут заполнять другие люди, начните с шаблона и добавьте к нему элементы управления содержимым. К таким элементам относятся, например, флажки, текстовые поля, элементы выбора даты и раскрывающиеся списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.

Создание заполняемых форм начинается с шести основных шагов. Рассмотрим эти шаги по порядку.

Шаг 1. Отображение вкладки «Разработчик»

На вкладке файл выберите Параметры> Настройка ленты.
В разделе Настроить ленту установите в списке Основные вкладки флажок Разработчик и нажмите кнопку ОК.

Шаг 2. Открытие шаблона или документа, на основе которого будет создана форма

Чтобы сэкономить время, за основу для формы можно взять шаблон. Если хотите начать с нуля, возьмите пустой шаблон.

Создание формы на основе шаблона

Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Создать.
В поле Поиск шаблонов в сети введите тип формы, которую вы хотите создать, и нажмите клавишу ВВОД.
Щелкните шаблон формы, который вы хотите использовать, а затем нажмите кнопку Создать.

Использование пустого шаблона

Щелкните вкладку Файл.
Нажмите кнопку Создать.
Выберите Новый документ.

Шаг 3. Добавление содержимого в форму

На вкладке Разработчик нажмите кнопку Режим конструктора и вставьте нужные вам элементы управления.

Примечание: Форму с элементами управления содержимым можно распечатать, однако поля вокруг них напечатаны не будут.

Вставка элемента управления текстом, куда пользователи могут вводить текст

В элементе управления содержимым «форматированный текст» пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым «обычный текст».

Щелкните в том месте, где вы хотите вставить элемент управления.
- На вкладке разработчик щелкните элемент управления содержимым «форматированный текст »
- или элемент управления содержимым «обычный текст »
- .

Чтобы задать свойства элемента управления, см. Шаг 4. Установка или изменение параметров элементов управления содержимым.

Вставка элемента управления «рисунок»

Элемент управления «рисунок» часто используется в шаблонах, однако его можно добавить и в форму.

Щелкните в том месте, где вы хотите вставить элемент управления.
На вкладке Разработчик щелкните Элемент управления содержимым «рисунок».

Вставка элемента управления «стандартный блок»

Используйте стандартные блоки, когда хотите предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста.

Например, эти элементы управления полезны, когда создается шаблон договора, в котором в зависимости от конкретных требований нужно добавить разные варианты стандартного текста.

Вы можете создать для каждого варианта элемент управления содержимым «форматированный текст» и поместить их все в элемент управления «стандартный блок», который будет служить контейнером.

Элементы управления «стандартный блок» также можно использовать в формах.

Щелкните место, куда нужно добавить элемент управления.
На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите следующий элемент управления содержимым:

Вставка поля со списком или раскрывающегося списка

В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.

1. На вкладке разработчик нажмите элемент управления содержимым «поле со списком
2. или элемент управления содержимым » раскрывающийся список »
3. .
Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Разработчик щелкните Свойства.
Чтобы создать список вариантов, щелкните Добавить в разделе Свойства раскрывающегося списка.
Введите значение в поле Отображаемое имя, например Да, Нет или Возможно.

Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все нужные вам значения не окажутся в раскрывающемся списке.
При необходимости задайте остальные свойства.

Примечание: Если установить флажок Содержимое нельзя редактировать, пользователи не смогут изменять выбранные пункты.

Вставка элемента управления «выбор даты»

Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления «выбор даты».
На вкладке Разработчик щелкните Элемент управления содержимым «выбор даты».

Сведения о настройке свойств элемента управления см. в разделе Шаг 4: установка или изменение параметров элементов управления содержимым.

Вставка флажка

Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления «флажок».
На вкладке Разработчик щелкните Элемент управления содержимым «флажок».

Шаг 4. Установка или изменение параметров элементов управления содержимым

У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, для элемента управления «Выбор даты» вы можете выбрать различные форматы отображения даты.

Щелкните элемент управления содержимым, который вы хотите изменить.
На вкладке Разработчик щелкните Свойства и измените свойства нужным вам образом.

Шаг 5. Добавление в форму пояснительного текста

Пояснительный текст может сделать форму, которую вы создаете и распространяете, более удобной в использовании. Пояснительный текст, который показывается по умолчанию в элементе управления содержимым, можно изменить.

На вкладке Разработчик нажмите кнопку Режим конструктора.
Щелкните элемент управления содержимым, у которого вы хотите изменить замещающий пояснительный текст.
Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.
На вкладке Разработчик нажмите кнопку Режим конструктора, чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.

Примечание: Не устанавливайте флажок Содержимое нельзя редактировать, если хотите, чтобы пользователи формы заменяли пояснительный текст своим собственным.

Шаг 6. Защита формы

Если вы хотите ограничить возможности редактирования или форматирования формы пользователями, воспользуйтесь командой Ограничить редактирование.

Откройте форму, которую хотите заблокировать или защитить.
Щелкните Главная > Выделить > Выделить все или нажмите сочетание клавиш CTRL+A.
Щелкните Разработчик > Ограничить редактирование.
После выбора ограничений нажмите кнопку Да, чтобы включить защиту.

Совет: При желании вы можете проверить форму, перед тем как распространять ее. Откройте и заполните форму, а затем сохраните ее копию в нужном месте.

Если вы знакомы с классическим приложением Word, то возможно знаете, что в нем можно создать заполняемые формы. Этот параметр недоступен в Веб-приложение Word.

Чтобы открыть документ в классической версии Word, выберите Редактировать документ > Изменить в Word или нажмите кнопку Открыть в Word.
Затем следуйте инструкциям в разделе Создание заполняемой формы.
Когда вы сохраните документ и снова откроете его в Веб-приложение Word, вы увидите внесенные изменения.

support.office.com