Как сделать проект в Excel?

Если Вас попросят назвать три важнейших компонента Microsoft Excel, какие Вы назовёте? Скорее всего, листы, на которые вводятся данные, формулы, которые используются для выполнения вычислений, и диаграммы, при помощи которых данные различного характера могут быть представлены графически.

Уверен, что каждый пользователь Excel знает, что такое диаграмма и как её создать. Однако, есть тип графиков, окутанный мраком для многих – диаграмма Ганта.

Это краткое руководство разъяснит основные особенности диаграммы Ганта, расскажет, как сделать простейшую диаграмму Ганта в Excel, подскажет, где можно скачать продвинутые шаблоны диаграмм Ганта и как использовать онлайн сервис «Project Management» для создания диаграмм Ганта.

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта названа в честь Генри Ганта, американского инженера и консультанта по менеджменту, который придумал такую диаграмму в 1910 году.

Диаграмма Ганта в Excel представляет проекты или задачи в виде каскада горизонтальных линейчатых графиков.

Диаграмма Ганта показывает разложенную на части структуру проекта (дату начала и окончания, различные связи между задачами в рамках проекта) и таким образом помогает контролировать выполнение задач во времени и согласно намеченным ориентирам.

Как сделать проект в excel?

Как создать диаграмму Ганта в Excel 2010, 2007 и 2013

К сожалению, Microsoft Excel не предлагает встроенного шаблона диаграммы Ганта. Однако, можно быстро создать её самостоятельно, используя функционал линейчатой диаграммы и немного форматирования.

Внимательно проделайте следующие шаги, и на создание простой диаграммы Ганта потребуется не более 3 минут. В своих примерах мы создаём диаграмму Ганта в Excel 2010, но то же самое можно сделать в Excel 2007 и 2013.

Шаг 1. Создайте таблицу проекта

Первым делом, введём данные проекта на лист Excel. Запишите каждую задачу в отдельной строке и постройте структурный план проекта, указав дату начала (Start date), окончания (End date) и длительность (Duration), то есть количество дней, которое требуется для завершения задачи.

Совет: Для создания диаграммы Ганта необходимыми являются только столбцы Start date и Duration. Однако, если создать также столбец End date, то вычислить длительность задачи можно при помощи простой формулы, как видно на рисунке ниже:

Как сделать проект в excel?

Шаг 2. Постройте обычную линейчатую диаграмму Excel на базе данных столбца “Start date”

Начните построение диаграммы Ганта в Excel с того, что создайте обычную Линейчатую диаграмму с накоплением:

  • Выделите диапазон Start Dates вместе с заголовком столбца, в нашем примере это B1:B11. Нужно выделить только ячейки с данными, а не весь столбец листа.
  • На вкладке Вставка (Insert) в разделе Диаграммы (Charts) нажмите Вставить линейчатую диаграмму (Bar).
  • В открывшемся меню в группе Линейчатая (2-D Bar) нажмите Линейчатая с накоплением (Stacked Bar).

Как сделать проект в excel?

В результате на листе должна появится вот такая диаграмма:

Как сделать проект в excel?

Замечание: В некоторых других инструкциях по созданию диаграмм Ганта предлагается сначала создать пустую линейчатую диаграмму, а затем наполнить её данными, как мы это сделаем на следующем шаге. Но я считаю, что показанный метод лучше, поскольку Microsoft Excel автоматически добавит один ряд данных и таким образом мы сэкономим немного времени.

Шаг 3. Добавьте к диаграмме данные о продолжительности

Далее к нашей будущей диаграмме Ганта нужно добавить ещё один ряд данных.

  1. Кликните правой кнопкой мыши в любом месте диаграммы и в контекстном меню нажмите Выбрать данные (Select Data).Как сделать проект в excel?Откроется диалоговое окно Выбор источника данных (Select Data Source). Как видно на рисунке ниже, данные столбца Start Date уже добавлены в поле Элементы легенды (ряды) (Legend Entries (Series). Теперь сюда же нужно добавить данные столбца Duration.
  2. Нажмите кнопку Добавить (Add), чтобы выбрать дополнительные данные (Duration), которые нужно отобразить на диаграмме Ганта.Как сделать проект в excel?

В открывшемся окне Изменение ряда (Edit series) сделайте вот что:

  • В поле Имя ряда (Series name) введите “Duration” или любое другое имя по желанию. Или можно поставить курсор в это поле и затем кликнуть по заголовку соответствующего столбца в таблице – заголовок, по которому кликнули, будет добавлен в качестве имени ряда для диаграммы Ганта.
  • Кликните иконку выбора диапазона рядом с полем Значения (Series values).Как сделать проект в excel?
  1. Диалоговое окно Изменение ряда (Edit series) уменьшится. Выделите данные в столбце Duration, кликнув по первой ячейке (в нашем случае это D2) и протянув мышью вниз до последней ячейки с данными (D11). Проверьте, что не выделили случайно заголовок или какую-нибудь пустую ячейку.Как сделать проект в excel?
  2. Нажмите ещё раз иконку выбора диапазона. Диалоговое окно Изменение ряда (Edit series) будет вновь развёрнуто и появятся поля Имя ряда (Series name) и Значения (Series values). Нажмите ОК.Как сделать проект в excel?
  3. Мы снова вернемся к окну Выбор источника данных (Select Data Source). Теперь в поле Элементы легенды (ряды) (Legend Entries (Series) мы видим ряд Start Date и ряд Duration. Просто нажмите ОК, и данные будут добавлены к диаграмме.Как сделать проект в excel?

Диаграмма должна принять приблизительно вот такой вид:

Шаг 4. Добавьте описания задач к диаграмме Ганта

Теперь нужно в левой части диаграммы вместо чисел показать список задач.

  1. Кликните правой кнопкой мыши в любом месте области построения диаграммы (область с синими и оранжевыми полосами) и в появившемся меню нажмите Выбрать данные (Select Data), чтобы снова появилось диалоговое окно Выбор источника данных (Select Data Source).
  2. В левой области диалогового окна выделите Start Date и нажмите кнопку Изменить (Edit) в правой области окна под названием Подписи горизонтальной оси (категории) (Horizontal (Category) Axis Labels).
  3. Откроется маленькое диалоговое окно Подписи оси (Axis Labels). Теперь нужно выделить задачи так же, как на предыдущем шаге выбирали данные о продолжительности задач (столбец Durations) – нажимаем иконку выбора диапазона, затем кликаем по первой задаче в таблице и протягиваем выделение мышью вниз до последней задачи. Помните, что заголовок столбца не должен оказаться выделенным. Сделав это, ещё раз кликните по иконке выбора диапазона, чтобы появилось диалоговое окно.
  4. Дважды нажмите ОК, чтобы закрыть все диалоговые окна.
  5. Удалите легенду диаграммы – кликните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню нажмите Удалить (Delete).

На этом этапе диаграмма Ганта должна иметь описания задач с левой стороны и выглядеть приблизительно так:

Шаг 5. Превращаем линейчатую диаграмму в диаграмму Ганта

На данном этапе наша диаграмма всё ещё является линейчатой диаграммой с накоплением. Чтобы она стала выглядеть как диаграмма Ганта, нужно правильно её оформить.

Наша задача – удалить синие линии, чтобы видимыми остались только оранжевые части графиков, которые представляют собой задачи проекта.

Технически, мы не будем удалять синие линии, а просто сделаем их прозрачными, а значит – невидимыми.

Кликните по любой синей линии на диаграмме Ганта, при этом все они будут выделены. Кликните по выделенному правой кнопкой мыши и в контекстном меню нажмите Формат ряда данных (Format Data Series).

В появившемся диалоговом окне сделайте следующее:

  • В разделе Заливка (Fill) выберите Нет заливки (No Fill).
  • В разделе Граница (Border Color) выберите Нет линий (No Line).

Замечание: Не закрывайте это диалоговое окно, на следующем шаге оно снова понадобится.

Задачи на диаграмме Ганта, которую мы построили в Excel, расположены в обратном порядке. Сейчас мы это исправим.Кликните по списку задач в левой части диаграммы Ганта, чтобы выделить ось категорий. Откроется диалоговое окно Формат оси (Format Axis). В разделе Параметры оси (Axis Options) отметьте галочкой опцию Обратный порядок категорий (Categories in reverse order), затем закройте окно, чтобы сохранить сделанные изменения.В результате только что сделанных изменений:

  • Задачи на диаграмме Ганта расположены в правильном порядке.
  • Даты на горизонтальной оси переместились с нижней в верхнюю часть диаграммы.

Диаграмма становится похожей на обычную диаграмму Ганта, согласны? К примеру, моя диаграмма Ганта теперь выглядит вот так:

Шаг 6. Настраиваем дизайн диаграммы Ганта в Excel

Диаграмма Ганта уже приобретает нужную форму, но можно добавить ещё несколько финишных штрихов, чтобы сделать её действительно стильной.

1. Убираем пустое пространство в левой части диаграммы Ганта

При построении диаграммы Ганта в начале графика мы вставляли синие полосы, показывающие начальную дату. Теперь пустоту, которая осталась на их месте, можно убрать и переместить полосы задач влево, ближе к вертикальной оси.

  • Кликните правой кнопкой мыши по первому значению столбца Start Date в таблице с исходными данными, в контекстном меню выберите Формат ячеек > Число > Общий (Format Cells > Number > General). Запомните число, которое увидите в поле Образец (Sample) – это числовое представление даты. В моём случае это число 41730. Как известно, Excel хранит даты в виде чисел, равные количеству дней от 1 января 1900 до данной даты (где 1 января 1900 года = 1). Никаких изменений здесь делать не нужно, просто нажмите Отмена (Cancel).
  • На диаграмме Ганта кликните по любой дате над графиком. Один щелчок мышью выделит все даты, после этого кликните по ним правой кнопкой мыши и в контекстном меню нажмите Формат оси (Format Axis).
  • В меню Параметры оси (Axis Options) измените опцию Минимум (Minimum) на Число (Fixed) и введите число, которое запомнили на предыдущем шаге.
Читайте также:  Как в excel сделать пустые ячейки а не 0?

2. Настраиваем количество дат на оси диаграммы Ганта

Здесь же, в диалоговом окне Формат оси (Format Axis), которое открыли на предыдущем шаге, измените параметры Основные деления (Major unit) и Промежуточные деления (Minor unit) на Число (Fixed) и введите нужные значения интервалов на оси. Обычно, чем короче временные рамки задач в проекте, тем меньший шаг делений нужен на оси времени. Например, если нужно показать каждую вторую дату, то введите 2 для параметра Основные деления (Major unit). Какие настройки сделал я – можно увидеть на картинке ниже:

Совет: Поиграйте настройками параметров, пока не получите нужный результат. Не бойтесь сделать что-либо неправильно, всегда можно вернуться к настройкам по умолчанию, установив для параметров значение Автоматически (Auto) в Excel 2010 и 2007 или нажав Сброс (Reset) в Excel 2013.

3. Удаляем лишнее пустое место между полосами

Расположите полосы задач на графике более компактно, и диаграмма Ганта станет выглядеть ещё лучше.

  • Выделите оранжевые полосы графиков, кликнув по одной из них левой кнопкой мыши, затем кликните по ней правой кнопкой мыши и в появившемся меню нажмите Формат ряда данных (Format Data Series).
  • В диалоговом окне Формат ряда данных (Format Data Series) установите для параметра Перекрытие рядов (Series Overlap) значение 100% (ползунок сдвинут до упора вправо), а для параметра Боковой зазор (Gap Width) значение 0% или почти 0% (ползунок до упора или почти до упора влево).
  • И вот результат наших усилий – простая, но вполне аккуратная диаграмма Ганта в Excel:
  • Помните, что созданная таким способом диаграмма Excel очень близка к настоящей диаграмме Ганта, и при этом сохраняет все удобства диаграмм Excel:
  • Диаграмма Ганта в Excel будет изменять размер при добавлении или удалении задач.
  • Измените начальную дату задачи (Start date) или её длительность (Duration), и график сразу же автоматически отразит сделанные изменения.
  • Созданную в Excel диаграмму Ганта можно сохранить как картинку или преобразовать в формат HTML и опубликовать в интернете.

СОВЕТЫ:

  • Настройте оформление диаграммы Ганта, изменяя параметры заливки, границы, тени и даже используя 3D эффекты. Все эти параметры доступны в диалоговом окне Формат ряда данных (Format Data Series). Чтобы вызвать это окно, кликните правой кнопкой мыши по полосе графика в области построения диаграммы и в контекстном меню нажмите Формат ряда данных (Format Data Series).
  • Если созданный стиль оформления радует глаз, то такую диаграмму Ганта можно сохранить в Excel как шаблон и использовать в будущем. Для этого кликните по диаграмме, откройте вкладку Конструктор (Design) и нажмите Сохранить как шаблон (Save as Template).

Шаблоны диаграмм Ганта в Excel

Как видите, построить простую диаграмму Ганта в Excel совсем не сложно.

Но что, если требуется более сложная диаграмма Ганта, в которой заливка задачи зависит от процента её выполнения, а контрольные точки проекта обозначены вертикальными линиями? Конечно, если Вы относитесь к числу тех редких и загадочных существ, которых мы уважительно называем Гуру Excel, то можете попробовать сделать такую диаграмму самостоятельно.

Однако, быстрее и проще будет использовать готовые шаблоны диаграммы Ганта в Excel. Ниже приведён краткий обзор нескольких шаблонов диаграммы Ганта для управления проектами для различных версий Microsoft Excel.

Шаблон диаграммы Ганта для Excel 2013 от Microsoft

Этот шаблон диаграммы Ганта для Excel называется Планировщик проекта (Gantt Project Planner).

Он предназначен для отслеживания выполнения проекта по различным показателям, таким как Плановое начало (Plan Start) и Фактическое начало (Actual Start), Плановая длительность (Plan Duration) и Фактическая длительность (Actual Duration), а также Процент завершения (Percent Complete).

В Excel 2013 этот шаблон доступен на вкладке Файл (File) в окне Создать (New). Если в этом разделе шаблон отсутствует, то его можно загрузить с веб-сайта Microsoft. Для использования этого шаблона не требуется никаких дополнительных знаний – кликните по нему и приступайте к работе.

Источник: https://office-guru.ru/excel/kak-sozdat-diagrammu-ganta-v-excel-481.html

Ведение проектов бережливого производства в Excel-модели

В условиях роста требований потребителей компании вынуждены постоянно адаптировать и улучшать организацию бизнеса. Бережливое производство (от англ. lean production, lean manufacturing) — это концепция управления производственным предприятием, которая основана на постоянном устранении всех видов потерь, а также повышении его конкурентоспособности и эффективности.

Бережливое производство предлагает комплекс методов и инструментов по всем направлениям деятельности для производства продукции в минимальные сроки, с минимальными затратами, но с требуемым потребителем качеством. Методы и инструменты бережливого производства в настоящее время хорошо известны, поэтому в данной статье мы не будем их рассматривать, а поговорим о следующем:

  • как организовать учет проектов бережливого производства в информационной системе;
  • какие справочники и классификаторы использовать;
  • с помощью каких показателей можно оценить эффективность lean-проектов;
  • какие полезные отчеты по бережливому производству можно сформировать в информационной системе.

Информационную систему по учету бережливого производства будем организовывать в Excel. Это позволит исключить такой недостаток других продуктов, как излишний функционал и громоздкость.

Преимущества Excel:

  • легко настроить под специфику компании;
  • это привычная среда работы для учетного и технического персонала (привлечение последнего — обязательное условие успеха!);
  • достаточный уровень автоматизации и визуализации;
  • возможность получить отчеты.

Прежде чем приступить к настройке Excel-модели, нужно изучить концепцию и инструменты бережливого производства:

  • ГОСТ Р 56020-2014 «Бережливое производство. Основные положения и словарь»;
  • ГОСТ Р 56404-2015 «Бережливое производство. Требования к системам менеджмента»;
  • ГОСТ Р 56406-2015 «Бережливое производство. Аудит. Вопросы для оценки системы менеджмента»;
  • ГОСТ Р 56407-2015 «Бережливое производство. Основные методы и инструменты».

Этапы построения модели для учета и контроля lean-проектов в Excel

Учет проектов «бережливого производства» в Excel-модели организуют поэтапно.

Этап 1. Проработка классификаторов

Чтобы организовать учет и контроль lean-проектов в Excel, прорабатывают следующие классификаторы:

  • потери, которые планируют устранять. Это время ожидания, простои, дефекты и их устранение, излишние запасы, ненужные перемещения рабочих, перепроизводство и др.;
  • инструменты, с помощью которых компания стремится улучшить показатели: Gemba, Just-In-Time, Poka-Yoke — защита от ошибок, SMED — быстрая переналадка оборудования, Система 5С, Кайдзен, Канбан и др. — всего их более 25;
  • статус проекта важен для понимания стадии и специфики проекта: Аннулирован, В работе, Завершен отрицательно, Завершен положительно, Пилотный проект.
  • подразделения, кураторы проектов и эксперты, единицы измерения;
  • справочники «Показатели» и «Цель» полностью приведены в табл. 1 и 2.

Многих специалистов интересует, какие показатели использовать при внедрении бережливого производства.

Справочники взаимосвязаны — чтобы добиться определенной цели, надо улучшить ряд показателей. Например, если lean-мероприятие направлено на сокращение коммунальных затрат на складе, то показателями могут выступать высвобождаемые площади и электроэнергия непроизводственная.

Как сделать проект в excel?

Перечень всех справочников в рассматриваемой Excel-модели приведен на листе «Классификаторы». При необходимости каждый справочник дополняют нужными классификаторами в зависимости от специфики бизнеса и внедряемых проектов. Это легко сделать, так как каждый справочник отформатирован как «умная» таблица: вкладка Главная → Стили → Форматировать как таблицу.

Этап 2. Организация Журнала проектов

Проработанные на предыдущем этапе справочники используют для организации Журнала проектов (табл. 3).

Как сделать проект в excel?

Журнал заполняют на основании заявок (пример заявки на проект внедрения технологий бережливого производства представлен далее). Для уточнения данных в Журнале настроена прямая ссылка на заявку (последняя графа): вкладка Вставка → Ссылки → Гиперссылка → в появившемся окне Вставка гиперссылки настраивают адрес.

Читайте также:  Как сделать нумерацию страниц не с первой страницы в Word?

Как сделать проект в excel?

Рассмотрим последовательность настройки и работу с Журналом более подробно.

Нумерация проектов простая цифровая в хронологическом порядке поступления заявок (крайний левый столбец). В дальнейшем это позволит использовать функцию ВПР для получения данных из Журнала проектов по номеру проекта.

Если в компании принципиально важно использовать другую нумерацию, тогда вместо функции ВПР используют сложную функцию ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ.

Внедрение проектов бережливого производства регламентируют сроками.

Это необходимо для того, чтобы оценить эффективность проведенных мероприятий, рассчитать экономический эффект и затраты, проанализировать ошибки и достижения.

На этапе утверждения заявки регламентируют плановый срок завершения проекта. На практике сроки могут затянуться, поэтому вводят дополнительную графу фактического завершения проекта.

Графы «Эффект от проекта БП (годовой)» и «Затраты на проект БП» заполняют после завершения комплекса запланированных мероприятий.

Если в ходе выполнения проекта наметили существенные дополнительные мероприятия, не предусмотренные ранее, то первоначальный проект закрывают, подводят итоги, оценивают результаты и параллельно открывают новый. Это сделает прозрачной динамику изменений, а все возможности в Excel-модели для этого есть.

Графы «Куратор», «Эксперт проекта», «Подразделение», «Статус», «Инструмент», «Цель», «Потери» также заполняют на основании заявки.

Чтобы из Журнала проектов можно было получать данные сводными таблицами, перечисленные графы заполняют выпадающим списком: вкладка Данные → Работа с Данными → Проверка данных → в окне Проверка вводимых значений задают Тип данных → Список → в Источнике – диапазон с соответствующим справочником (рис. 1).

  • Источник задан функцией ДВССЫЛ, где аргументом — название соответствующего справочника.
  • Обратите внимание!
  • Название в шапке Журнала и имя умной таблицы-справочника должны совпадать.

Как сделать проект в excel?

Таблица 3 отформатирована как «умная», название — «Проекты». В ней предусмотрены скрытые графы, которые при вводе данных в Журнал не участвуют (скрыты от пользователя), но их применяют для построения сводных таблиц. Использованы сцепки, для читабельного вида добавлены пробелы и разделители:

  • «№ + Наименование» =[@[№ ]]&» «&[@[Наименование проекта БП]];
  • «Подразделение + Инструмент» =[@Подразделение]&» / «&[@Инструмент];
  • «Куратор + Цель» =[@Куратор]&» /»&[@Цель].

Как сделать проект в excel?

Этап 3. Визуализация проектов бережливого производства по срокам

Учет проектов бережливого производства не ограничивается их внесением в Журнал проектов (см. табл. 3) — по Журналу контролируют сроки завершения мероприятий, их результаты. Это удобно делать, если применить визуализацию (рис. 2):

  • проекты, срок завершения которых просрочен, подсветить красным. По этим проектам необходимо затребовать отчет по результатам у кураторов и экспертов проекта, после этого проставить соответствующий статус (например, меняют статус «В работе» на «Завершен положительно») и указать фактическую дату завершения;
  • проекты, срок завершения которых сегодня, — зеленым.

Как сделать проект в excel?

Чтобы было удобно включать и выключать автоматическую визуализацию, используют элемент управления формы «флажок». Понадобится вкладка Разработчик. Если ее нет (в стандартных настройках она отсутствует), выбираем Файл → Параметры → Настройка ленты и в перечне Основных вкладок напротив Разработчик ставим флажок.

После того как вкладка Разработчик появилась в ленте, выполняем команду: вкладка Разработчик → Элементы управления → Вставить → Элементы управления формы, затем выбираем флажок.

Размещаем флажок в нужном месте листа (в нашем случае возле даты — ячейка D1).

Затем задаем размеры кнопки, изменяем заливку и текст (правой кнопкой мыши → Изменить текст) → Контроль готовности проектов БП.

Как сделать проект в excel?

Чтобы флажок включал и выключал визуализацию, его нужно связать с любой ячейкой на листе. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по флажку, выбираем в контекстном меню команду Формат объекта и в открывшемся окне задаем любую подходящую ячейку в поле Связь с ячейкой. В нашем случае это К1.

Проверяем работу флажка: в связанную ячейку К1 должно выводиться значение ИСТИНА, когда флажок включен, ЛОЖЬ — когда он выключен (рис. 4).

Как сделать проект в excel?

Далее настраиваем заливку цветом.

Чтобы автоматически заливать всю строку с данными по проекту (столбцы A–R) в красный или зеленый цвет в зависимости от текущей даты, выделяем нужные столбцы Журнала проектов  без «шапки» и выполняем команду: вкладка Главная → Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Другие правила.

В окне Создание правила форматирования выбираем Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.

Как сделать проект в excel?

В нашем случае  функцией =И($E4.

Источник: https://www.profiz.ru/se/5_2019/lean_v_Excel/

Диаграмма Ганта: как построить в Excel

Диаграмма Ганта традиционно применяется для отображения этапов проекта. Она наглядно показывает длительность разных этапов работы и может использоваться даже непрофессионалами. Расскажем, как построить простую диаграмму Ганта в Excel – подробно и с примерами.

Используйте пошаговые руководства:

Название метод получил по фамилии своего создателя – американского инженера Генри Лоуренса Ганта. Большую часть жизни он провел над изучением количественных методов организации производств.

Существуют альтернативные названия этого инструмента. В профессиональной литературе также можно встретить следующие термины:

  • график Ганта;
  • календарный график;
  • ленточная диаграмма.

Диаграмма Ганта — это разновидность графика, который в наглядном виде отображает план работ по реализации проекта. Каждая задача обозначается прямоугольником, его длина показывает, сколько времени займет выполнение. Несколько таких прямоугольников размещаются по вертикали и обозначают каждый свою работу в рамках проекта.

Другими словами, диаграмма Ганта представляет собой планировщик того или иного проекта, который хочет реализовать организация. Этот инструмент показывает движение проекта от задумки к цели по шагам, поскольку типичная модель представляет собой две шкалы: временную и шкалу выполнения задач.

Диаграмма может применяться в проектах любой сложности. На этапы можно разбить проект по приобретению автомобиля, созданию нового направления бизнеса или постройки бизнес-центра.

Кроме того, эта диаграмма используется в презентациях инвестиционных проектов, стартапов, инновационных производств. Такая подача информации упрощает и ускоряет понимание — насколько сложен проект, как много времени надо на его реализацию, насколько он проработан.

В целом, диаграмма Ганта в Excel стала стандартом в практике управления проектами и широко применяется проектными менеджерами.

Как контролировать задачи и сроки с помощью Excel

Самый простой способ построить диаграмму Ганта в Excel – создать ее с помощью условного форматирования. Предстоит выполнить всего два шага. Узнайте каких в решении от «Системы Финансовый директор».

Сохранить решение

Конечно, без этой диаграммы можно обойтись. Например, использовать обычный план действий, либо устно передавать своей команде информацию о задачах и сроках. Однако графическое представление сроков и этапов работ дает важное преимущество — наглядность.

Человек гораздо лучше воспринимает информацию в виде визуальных образов, поэтому одна диаграмма поможет гораздо быстрее передать массу информации, чем многостраничный тест с планом действий. Особенно это актуально когда в проекте меняются участники.

Также наглядное представление более уместно при презентации проекта перед аудиторией.

План движения денежных средств

Диаграмма Ганта в Exel. Пошаговый алгоритм

Шаг 1. Введите данные, которые необходимо отобразить в виде диаграммы Ганта в Excel. Укажите название задач, даты начала и конца работ, их длительность.

Количество указанных работ зависит от сложности проекта и от того, насколько детализировано он прописывается. В нашем случае используются название «Задача 1», «Задача 2» и так далее.

Подразумевается, что каждая следующая задача начинается после окончания предыдущей. Затем, для создания диаграммы необходимо выделить данные этой таблицы.

Как сделать проект в excel?

Шаг 2. Выберите вкладку «Вставка».

Как сделать проект в excel?

В этой вкладке нажмите на иконку с изображением диаграммы, обычно она первая в списке. При наведении указателя мыши на иконку появится всплывающая подсказка.

Как сделать проект в excel?

При нажатии на иконку появится дополнительное окно, с перечнем возможных диаграмм — гистограмма, объемная гистограмма, линейчатая, объемная линейчатая, другие гистограммы.

Как сделать проект в excel?

В этом окне в строке «Линейчатая» надо выбрать иконку диаграммы «Линейчатая с накоплением».

Как сделать проект в excel?

При наведении указателя мыши на эту иконку появится всплывающая подсказка. На заднем фоне появится сам график. Нажать на иконку.

Как сделать проект в excel?

После нажатия в окне появится пример диаграммы Ганта. Ее нужно будет дополнительно отредактировать.

Как сделать проект в excel?

Шаг 3. В первую очередь удалите легенду диаграммы, она не несет смысловой нагрузки. Для этого надо выделить легенду и в контекстном меню, которое появится при нажатии правой кнопки мыши выбрать «Удалить».

Как сделать проект в excel?

Шаг 4. Теперь необходимо отредактировать временную ось, Excel по умолчанию подставляет некорректные параметры. Дважды кликнуть на оси времени, появится дополнительное меню.

Читайте также:  Как сделать постоянным значение в Excel?

Источник: https://www.fd.ru/articles/158761-diagramma-ganta-kak-postroit-v-excel

Как создать план дома или квартиры в MS Excel

Те, кто знаком с пакетом программного обеспечения Microsoft Office, знают, что в его составе есть программа для работы с электронными таблицами MS Excel.

Это мощный табличный процессор, используемый в офисах различных компаний для расчета и хранения больших массивов информации. Но известно ли вам, что MS Excel можно успешно использовать для создания плана дома или квартиры?

Как сделать проект в excel?

При этом можно создавать планы любой сложности – от простого дачного домика до проектирования промышленных зданий. Рассмотрим на простом примере, как создавался мой первый проект коттеджа.

Настройка столбцов и строк рабочего поля

После того, как откроем электронную таблицу, устанавливаем высоту и ширину ячеек для создания координатной сетки. В дальнейшем это упростит масштабирование изображения.

Как сделать проект в excel?

Выделим рабочее поле, используя комбинацию клавиш Ctrl+A.

Кликаем правой кнопкой мыши по столбцу.

В контекстном меню выбираем Ширина столбца. Устанавливаем значение 1 и нажимаем кнопку ОК.

Как сделать проект в excel?

Затем правой кнопкой мыши кликаем по номеру строки.

В выпадающем контекстном меню выбираем Высота строки. Устанавливаем значение 9 и нажимаем кнопку ОК.

Рабочее поле с сеткой готово к работе.

Выбор масштаба и построение контура стены

Как сделать проект в excel?

Выполнение этой части проекта зависит от того, что вы хотите реализовать в собственном проекте. В данном примере создается план первого этажа кирпичного здания. Выбран масштаб 1 клетка=250 мм. Построение началось с изображения стен дома.

Построение внутренних стен дома

В план добавляются внутренние стены и перегородки.

Как сделать проект в excel?

Далее в гостиной и спальне указываются элементы мебели. Используются подходящие фигуры на панели инструментов Фигуры из пункта меню Вставка.

Как сделать проект в excel?

Завершается построение плана нанесением условных обозначений на плане кухни и санузла.

Последние штрихи

Как сделать проект в excel? 

На плане указываем крылечко. Подправляем «выезжающие» линии. Не забываем добавить надписи, указывающие названия помещений.

Табличный процессор MS Excel будет полезен для домашнего использования при создании собственного строительного проекта или выборе вариантов расстановки мебели в помещении.

Совет. Для удобства работы с сеткой ее разбиваем на ячейки размером 5×5 клеток. Для этого выделяем группу ячеек, кликаем по выделению правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем Формат ячеек.

В открывшемся окне кликаем мышкой на вкладке Граница. Указываем внешние границы и выбираем цвет – фиолетовый. Нажимаем кнопку ОК. Далее копируем ячейки по горизонтали и по вертикали.

Источник: http://iddeas.ru/u-kompyutera/kak-sozdat-plan-doma-ili-kvartiry-v-ms-excel.html

Календарь этапов проекта

Предположим, что нам необходимо оперативно и с наименьшими усилиями создать годовой календарь, на котором автоматически отобразить даты этапов проекта (или отпуска сотрудников, или тренинги и т.п.)

Заготовка

Начнем с заготовки:

Как сделать проект в excel?

Как видите, тут все просто:

  • По строчкам — месяцы, по столбцам — дни.
  • В ячейке А2 лежит год, для которого строится календарь. В ячейках A4:A15 — вспомогательные номера месяцев. И то и другое понадобится нам чуть позже для формирования дат в календаре.
  • Справа от таблицы размещены названия этапов с датами начала и окончания. Можно предусмотреть заранее пустые ячейки для новых этапов, добавляемых в будущем.

Заполняем календарь датами и прячем их

Теперь давайте заполним наш календарь датами. Выделим ячейку первую ячейку C4 и введем туда функцию ДАТА (DATE), которая формирует дату из номера года, месяца и дня:

Как сделать проект в excel?

После ввода формулы, ее надо скопировать на весь диапазон c 1 января до 31 декабря (C4:AG15). Поскольку ячейки узкие, то вместо созданных дат мы увидим решетки (#). Тем не менее, при наведении мыши на любую такую ячейку во всплывающей подсказке можно увидеть ее реальное содержимое:

Как сделать проект в excel?

Чтобы решетки нам не мешали, их можно скрыть с помощью хитрого пользовательского формата.

Для этого выделите все даты, откройте окно Формат ячейки и на вкладке Число (Number) выберите вариант Все форматы (Custom).

Затем в поле Тип введите подряд три точки с запятой (без пробелов!) и нажмите ОК. Содержимое ячеек будет скрыто и решетки пропадут, хотя даты в ячейках, на самом деле, останутся — это только видимость.

Как сделать проект в excel?

Подсветка этапов

Теперь с помощью условного форматирования добавим подсветку этапов к ячейкам со скрытыми датами.

Выделяем все даты в диапазоне C4:AG15 и выбираем на вкладке Главная — Условное форматирование — Создать правило (Home — Conditional formatting — Create Rule).

В открывшемся окне выбираем вариант Использовать формулу для определения форматируемых ячеек (Use formula to defer which cells to format) и вводим формулу:

Как сделать проект в excel?

Эта формула проверяет каждую ячейку с датой, начиная с С4 и до конца года на предмет попадания в интервал между началом и концом каждого этапа. Единичка на выходе будет получаться только тогда, когда оба проверяемых условия в скобках (C4>=$AJ$4:$AJ$13) и (C4

Источник: https://www.planetaexcel.ru/techniques/9/238/

10 шаблонов Excel, которые будут полезны в повседневной жизни

Отрадно, что корпорация Microsoft всеми силами идёт нам навстречу, предоставляя абсолютно бесплатный доступ к своей офисной продукции для мобильных устройств. Поэтому вы можете вполне удобно использовать мощный инструментарий Excel на своём рослом iPhone, на iPad и на Android-гаджетах с крупной диагональю.

Не забывайте и о том, что предлагаемые шаблоны могут быть доработаны с учётом ваших пожеланий, а также распечатаны, если экрану вы предпочитаете бумагу. Но прежде чем браться за коррективы, почитайте об эффективных приёмах, секретах и распространённых ошибках работы в Excel. С таким багажом знаний вам не страшен этот могучий монстр!

1. Список задач

Даже самая светлая голова при ясном уме и твёрдой памяти однажды даст сбой, и вы что-то забудете. Хорошо, если это будет покупка корма для рыбок, поздравление тёщи с Днём матери или поливка фиалки вашей второй половинки. Они побулькают, пошипят и поквакают, а ваша совесть останется чистой.

Но вдруг вы не оплатите предмет первой необходимости — интернет? Вам будет стыдно смотреть на себя в зеркало. И в тот злополучный день вы сломаетесь и пообещаете составлять списки дел. А пока вы будете мучиться выбором среди электронных планировщиков, попробуйте начать с простого перечня задач.

Назначайте задания, устанавливайте им приоритет, задавайте дедлайн, выбирайте ответственное лицо, следите за прогрессом выполнения и оставляйте заметки, не выходя из Excel. Шаблон уже настроен на быструю сортировку по дате, важности, статусу и другим параметрам.

2. Бюджет путешествия

Теоретически даже самое нереальное (и при этом полноценное) путешествие может обойтись вообще без финансовых вложений с вашей стороны. Для этого необходимо заручиться поддержкой на краудфандинговой площадке, найти бесплатные места для посещения и немного поработать за еду и койко-место.

Такие успехи сопутствуют лишь прожжённым путешественникам с изрядной долей везения. Хотя чего таить, даже им приходится искать пару монет на звонок, чтобы отчитаться маме о своём здравии. Поэтому любое перемещение за границы места проживания сопровождается предварительным планированием и составлением сметы.

И дабы вам не пришлось марать листки бумаги и без конца крутить-вертеть цифры, предлагаем обратиться за помощью к калькулятору поездки.

Как сделать проект в excel?

Помимо самого расчёта, шаблон умеет отображать предполагаемые траты в виде круговой диаграммы. Разбиение денежек на категории в процентном отношении даст понять, какая статья расходов наиболее прожорлива.

3. Инвентарный список

Что объединяет пожар, потоп, кражу и приезд родни погостить «на недельку»? Правильно, высокая вероятность утраты целостности вашего имущества.

Уж такова человеческая натура, что жаба душит не за сам факт утери бабушкиных носков, а за то, что вы вообще не можете припомнить весь свой накопленный скарб. При таких неблагоприятных раскладах вас выручит опись домашней утвари. А в дополнение к ней не лишним будет и сфотографировать свои хоромы со всем содержимым.

Отставив шутки, можно посоветовать шаблон тем людям, которые сдают жильё. Принимая постояльцев на долгий срок заселения, не забудьте ознакомить их под роспись с актом проведённой инвентаризации. Он сослужит вам добрую службу при выселении арендаторов.

4. Список контактов

Как бы ни старался технический прогресс, но он не в силах победить «динозавров», не желающих знать о существовании удобных инструментов организации ваших контактов. Дневники, записные книжки и просто клочки бумаги — их всё. Обычно в таких случаях говорят, что горбатого могила исправит (привет, жена!). Но не будем опускать руки и найдём компромиссный вариант — блокнот.

Источник: https://Lifehacker.ru/excel-na-kazhdy-j-den/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector