Как сделать отчет в access 2010?

Практическая работа №7

Создание отчетов в Access 2010

Программа Microsoft Office Access 2010 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета.

Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам.

Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

После того как выбран источник записей для создания отчета, проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов — это средство Microsoft Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.

1.Выбор источника записей

Наряду с данными, извлекаемыми из таблиц и запросов, в отчете содержится информация о макете отчета: подписях, заголовках, рисунках и т. п. Таблицы и запросы, содержащие базовые данные, называются источником записей отчета.

Если все поля, которые нужно включить в отчет, находятся в одной таблице, эта таблица и будет источником записей. Если поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один или несколько запросов.

Иногда эти запросы уже существуют в базе данных, но может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета

2.Создание отчета с помощью средства «Отчет»

Хотя получившийся отчет скорее всего будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные.

После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

1. В области переходов щелкните таблицу или запрос, на основе которых нужно создать отчет.

2. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет.

Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.

После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей — таблицу или запрос. В следующий раз при открытии отчета программа Access отобразит в нем самые последние данные из источника записей.

3.Создание отчета с помощью мастера отчетов

В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.

На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.

1. Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати. Можно также увеличить масштаб для просмотра деталей.

 Примечание.

    Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте в мастере отчетов кнопку Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса.

Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые нужно добавить в отчет. Затем для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

4.Создание наклеек с помощью мастера наклеек

Мастер наклеек помогает создавать наклейки большинства стандартных размеров.

1. В области переходов дважды щелкните источник записей для наклеек — таблицу или запрос.

2. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите кнопку Наклейки.

3. Следуйте указаниям на страницах мастера наклеек. На последней странице нажмите кнопку Готово.

В приложении Access наклейки отображаются в режиме предварительного просмотра, дающем представление о том, как они будут выглядеть в напечатанном виде. При помощи ползунка в строке состояния можно увеличить масштаб, чтобы увидеть детали.

 Примечание.

     Предварительный просмотр — это единственный режим, в котором видны несколько столбцов. В других режимах данные отображаются в одном столбце.

5.Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»

Если по каким-либо причинам для построения отчета не подходят ни средство «Отчет», ни мастер отчетов, можно создать отчет с нуля при помощи средства «Пустой отчет». Это очень быстрый способ, особенно если в отчете должно содержаться небольшое количество полей. Чтобы воспользоваться средством «Пустой отчет», выполните следующие действия.

1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Пустой отчет.

В режиме макета появится пустой отчет, а в правой части окна Access — область Список полей (Список полей.

Окно, содержащее перечень всех полей в базовом источнике записей объекта базы данных, за исключением страницы доступа к данным в режиме конструктора.

В режиме конструктора страницы доступа к данным в списке полей содержится перечень всех источников записей и всех полей в подключенной базе данных.).

1. В области Список полей щелкните знак «плюса» (+) рядом с каждой из таблиц, содержащих поля, которые необходимо включить в отчет.

2. По очереди перетащите каждое из полей в отчет либо, нажав и удерживая клавишу CTRL, выберите несколько полей и перетащите их одновременно.

3. С помощью инструментов, представленных в группе Элементы управления на вкладке Форматирование, можно добавить в отчет эмблему компании, заголовок, номера страниц, дату и время.

6.Разделы отчета

В программе Access макет отчета разбит на разделы. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого раздела. Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них.

• Заголовок отчета   Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.
• Верхний колонтитул   Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.
• Заголовок группы   Печатается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.
• Область данных   Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
• Примечание группы   Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.
• Нижний колонтитул   Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.
• Примечание отчета   Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Примечание.    В конструкторе Примечание отчета находится под нижним колонтитулом. Однако при печати и в режиме предварительного просмотра Примечание отчета помещается над нижним колонтитулом, сразу после Примечания группы для последней группы или строки подробностей последней страницы.

7.Элементы управления

Элементы управления — это объекты, позволяющие отображать и просматривать данные, производить с ними различные действия, а также работать с дополнительными элементами пользовательского интерфейса, такими как подписи и рисунки. В программе Access поддерживаются элементы управления трех типов: присоединенные, свободные и вычисляемые.

• Присоединенные элементы управления  — это элементы управления, для которых источником данных служит поле таблицы или запроса. Они используются для отображения значений из полей базы данных. Это могут быть значения даты или времени, текстовые, числовые, логические, а также рисунки и диаграммы. Типичным примером присоединенного элемента управления является текстовое поле. Например, источником информации для текстового поля формы, в котором указывается фамилия сотрудника, может быть поле «Фамилия» таблицы «Сотрудники».
• Свободные элементы управления  — это элементы управления, не связанные с источником данных (полем или выражением). Свободные элементы управления используются для вывода на экран текста, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является подпись, в которой отображается заголовок отчета.
• Вычисляемые элементы управления  — это элементы управления, для которых источником данных является выражение, а не поле. Чтобы задать значение, которое должно содержаться в таком элементе управления, необходимо задать выражение, которое станет для этого элемента источником данных. Выражение — это сочетание операторов (например = и +), имен других элементов управления, имен полей, функций, возвращающих единственное значение, и констант. Например, в следующем выражении цена изделия рассчитывается с 25%-ной скидкой путем умножения значения поля «Цена за единицу» на константу 0,75.

= [Цена за единицу] * 0,75

В выражение можно включать данные из базовой таблицы или базового запроса, а также из другого элемента управления в отчете.

При создании отчета, в котором будут присутствовать элементы управления всех трех типов, рекомендуется вначале разместить в отчете все присоединенные элементы, особенно если они будут преобладать в отчете. Затем можно добавить свободные и вычисляемые элементы управления, воспользовавшись инструментами группы Элементы управления на вкладке Конструктор.

Элемент управления присоединяется к полю путем указания поля, из которого этот элемент управления получает данные. Чтобы создать элемент управления, присоединенный к выбранному полю, перетащите поле из области Список полей в отчет.

В области Список полей перечисляются поля базовой таблицы или запроса. Чтобы отобразить область Список полей, на вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите кнопку Добавить существующие поля.

Присоединить поле к элементу управления можно и другими способами: ввести имя поля в самом элементе управления либо указать его в качестве значения свойства Данные (ControlSource) в окне свойств элемента управления. В окне свойств определяются такие характеристики элемента управления, как имя, источник данных и формат.

Использование области Список полей можно считать наилучшим способом создания присоединенного элемента управления по двум причинам.

• Присоединенный элемент управления имеет связанную с ним подпись, которой по умолчанию становится имя поля (или подпись, определенная для этого поля в базовой таблице или базовом запросе), поэтому вводить текст подписи не требуется.
• Присоединенный элемент управления наследует многие параметры поля базовой таблицы или базового запроса (например, значения свойств Формат (Format), Число десятичных знаков (DecimalPlaces) и Маска ввода (InputMask)). Поэтому при создании текстовых полей, связанных с этим полем, можно быть уверенным в том, что свойства поля не будут изменены.

Если в отчете уже имеется свободный элемент управления, который необходимо связать с полем, задайте имя поля в качестве значения свойства Данные (ControlSource) этого элемента управления. Для получения дополнительных сведений о свойстве Данные (ControlSource) выполните поиск по слову «Данные (ControlSource)» в справочной системе.

ЗАДАНИЕ:

1. На основе таблицы Товары, подготовьте простой отчет.

2. Создайте отчет по запросу для таблиц Товары и Поставщики, отображающий данные о музыкальных центрах: их марку и цену, а также название фирмы-поставщика, включив в область заголовка соответствующее название отчета, в область верхнего колонтитула дату.

Контрольные вопросы:

1. Что может быть источником для создания отчета?

2. Какой самый быстрый способ создания отчета?

3. Что включается в отчет, созданный с помощью средства «Отчет»?

4. Если в источник создания отчета (таблицу или запрос) были внесены изменения, то при открытии уже созданного отчета увидите ли вы эти изменения?

5. Какие возможности предоставляет Мастер отчетов?

6. Какие действия нужно выполнить, чтобы увидеть как будет выглядеть отчет при печати?

7. Какие действия нужно выполнить, чтобы включить в отчет поля из нескольких таблиц?

8. С помощью какого средства можно создать отчет с нуля?

9. Какие действия нужно выполнить, чтобы воспользоваться средством «Пустой отчет»?

10. На какие разделы разбит в программе Access макет отчета?

11. В каком режиме можно просматривать разделы макета отчета?

12. Элементы управления – это …

13. Какие в Access существуют типы элементов управления?

14. Присоединенные элементы управления  — это …

15. Для чего используются присоединенные элементы управления?

16. Свободные элементы управления  — это …

17. Для чего используются свободные элементы управления?

18. Вычисляемые элементы управления  — это …

19. Если в отчете присутствуют управляющие элементы всех типов, в каком порядке их рекомендуется размещать?

20. Какими способами при создании отчета можно присоединить элемент управления к полю?

Источник: https://infourok.ru/prakticheskaya-rabota-access-sozdanie-otchetov-predmet-osnovi-proektirovaniya-baz-dannih-specialnost-informacionnie-sistemi-po-o-2877116.html

Создание отчетов как объектов базы данных Access

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

2.4.6.1. Структура отчета в режиме Конструктора

• Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.
• К числу таких элементов относятся:

1. Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета.

   Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

2. Верхний колонтитул.

   Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно.

   Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

3. Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет.

   Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы.

   Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

5. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета.

   Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел «Примечание» отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

   Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

1. В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

1. Конструктор.
2. Мастер отчетов.
3. Автоотчет: в столбец.
4. Автоотчет: ленточный.
5. Мастер диаграмм.
6. Почтовые наклейки.

Рис. 1.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
2. Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
3. В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
4. Щелкнуть на кнопке ОК.
5. Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
6. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

• Печать отчета
• Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

1. В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
2. В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
3. Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле «с» и 1 в поле «по».
4. Щелкнуть на кнопке ОК.

1. Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.
2. Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0.
3. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).
4. При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле >>Тема: 2.4.7. Создание главной кнопочной формы

Источник: https://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4_6.html

Глава 6. Создание и печать отчетов

• Глава 6.
• Создание и печать отчетов

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access 2002 для этих целей предназначены формы и отчеты.

Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос.

Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы.

Отчеты и формы Access имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные.

Хотя в отчетах можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков.

Отчет, как и форма, может быть создан с помощью мастера. Разделы отчета подобны разделам формы и включают заголовок и примечание отчета, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы. В примечание отчета часто помещают поля с итоговыми значениями.

Элементы управления могут быть добавлены в отчет с помощью панели инструментов Панель элементов (Toolbox), идентичной той, что используется в режиме Конструктора форм. Форматирование и группировка элементов управления в отчете выполняются аналогично форматированию и группировке элементов управления в форме.

Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты.

В этой главе обсуждаются следующие вопросы:

• Автоматическое создание отчета по таблице или запросу
• Создание отчета с помощью мастера
• Преобразование отчетов Access в другие форматы
• Создание и удаление элементов отчета
• Изменение свойств отчета и его элементов
• Создание вычисляемых полей
• Форматирование отчета
• Просмотр и печать отчетов

Данная глава посвящена созданию и изменению простых отчетов, не содержащих подчиненных отчетов. О создании более сложных отчетов рассказывается в гл. 10.

Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса

Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

Чтобы создать автоотчет:

1. На панели объектов окна База данных (Database) щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report), представленное на рис. 6.1.

Рис. 6.1. Диалоговое окно Новый отчет

1. В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите один из элементов: Автоотчет: в столбец (AutoReport: Columnar) или Автоотчет: ленточный (AutoReport: Tabular).
2. В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделите в списке необходимый элемент.
3. Нажмите кнопку ОК.

В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку.

Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить. Для этого выберите команду Файл, Сохранить (File, Save) или нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов. Затем, в текстовое поле появившегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите название нового отчета (например: Мой отчет) и нажмите кнопку ОК.

Замечание

Есть еще один вариант сохранения отчета: с помощью команды меню Файл, Сохранить как (File, Save As). Этой командой отображается диалоговое окно Сохранение (Save As) (рис. 6.2). Введите имя отчета и, прежде чем нажать кнопку ОК, убедитесь, что в раскрывающемся списке Как (As) этого окна выбран элемент Отчет (Report).

Выбранный элемент определяет то, как будет сохранен новый отчет, точнее, в виде какого объекта базы данных Access. Дело в том, что в новой версии Access 2002 появилась возможность сохранить отчет в виде другого объекта базы данных — страницы доступа к данным (см. гл. 12).

Сделать это позволяет другой элемент раскрывающегося списка Как — элемент Страница доступа к данным (Data Access Page).

Рис. 6.2. Диалоговое окно Сохранение

Создание отчета с помощью Мастера отчетов

С его помощью можно создавать отчеты (от самых простых до включающих подчиненные отчеты), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов.

Использование Мастера отчетов позволяет очень быстро познакомиться со многими основными средствами разработки отчетов, предоставляемыми Access 2002. Процесс создания отчетов, более сложных, чем позволяет мастер, описан в гл. 10.

Чтобы более наглядно представить процесс создания отчета с помощью мастера, опишем процедуру создания отчета на основе сразу нескольких таблиц: «Товары» (Products), «Поставщики» (Suppliers) и «Типы» (Categories) базы данных «Борей» (Northwind). В отчете будет представлено текущее количество товаров на складе по категориям.

Чтобы создать простой отчет:

1. На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report) (см. рис. 6.1).
2. В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите элемент Мастер отчетов (Report Wizard). В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем таблицу «Товары». Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов (рис. 6.3).

Рис. 6.3. Первое диалоговое окно Мастера отчетов

1. Прежде всего нужно определить, какие поля включить в отчет. Из таблицы «Товары» в отчете будут использоваться следующие поля: «КодТовара» (ProductID), «Марка» (ProductName), «Цена» (UnitPrice), «НаСкладе» (UnitsInStock). С помощью кнопки «>» (или дважды щелкнув по элементу списка) поочередно переместите эти поля из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields). В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.

Замечание

Если на каком-либо шаге создания отчета при помощи Мастера отчетов была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо параметров, то для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад (Back). Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена (Cancel) для отказа от создания отчета и возвращения к окну базы данных.

1. Кроме того, чтобы видеть поставщиков товара и категории, в создаваемый отчет необходимо добавить поле «Название» (CompanyName) из таблицы «Поставщики» (Suppliers) и «Категория» (CategoryName) из таблицы «Типы» (Categories). Для добавления первого недостающего поля раскройте список Таблицы и запросы (Tables/Queries) и выберите элемент Таблица: Поставщики (Table: Suppliers). Имя поставщика не должно отображаться в конце отчета. Чтобы столбец «Название» выводился сразу за столбцом «Марка», в списке Выбранные поля (Selected Fields) выделите поле «Марка», затем в списке Доступные поля (Available Fields) выделите поле «Название» и нажмите кнопку «>». Access переместит поле «Название» из списка Доступные поля (Available Fields) и вставит его в список Выбранные поля (Selected Fields) после поля «Марка», перед полем «Цена».
2. Аналогично добавьте в конец списка поле «Категория» из таблицы «Типы». Чтобы перейти ко второму диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 6.4, нажмите кнопку Далее.

Замечание

Можно таким способом добавлять в создаваемый отчет поля из разных таблиц, которые связаны между собой в схеме данных.

Рис. 6.4. Второе диалоговое окно Мастера отчетов

1. Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Мастер проверяет связи между таблицами и в зависимости от выбранного представления предлагает несколько вариантов группировки записи в отчете. Чтобы осуществить группировку по товарам, выделите в списке элемент Товары (by Products).
2. Нажмите на кнопку Вывести дополнительные сведения (Show Me More Information) в левой части диалогового окна для отображения одного из вспомогательных диалоговых окон Мастера отчетов. Если в этом диалоговом окне нажать кнопку Показать примеры (Show Me Examples), то Access выведет дополнительные вспомогательные диалоговые окна, в которых используются «примеры из таблиц «Продажи» (Sales Reps), «Клиенты» (Customers) и «Заказы» (Orders), позволяющие продемонстрировать различные способы группировки, которые Мастер отчетов может автоматически применить к создаваемому отчету. Закройте все вспомогательные диалоговые окна и вернитесь к диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 6.4. Нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к третьему диалоговому окну Мастера отчетов.

Рис. 6.5. Предупреждение Мастера отчетов

1. В третьем диалоговом окне Мастера отчетов необходимо определить дополнительные уровни группировки в отчете. Выделите в списке поле «Категория» (Category) и нажмите кнопку «>» (или просто дважды щелкните по этому полю в списке), чтобы установить группировку по категории товаров (рис. 6.6).

Замечание

Если потребуется отменить добавление поля группировки, нажмите кнопку «

Источник: http://www.realcoding.net/article/view/2171

Создание базы данных в MS Access 2010: инструкция и отличия от версии 2007

Несмотря на то, что недавно вышла последняя версия популярнейшего офисного пакета Microsoft Office 2016, часть пользователей отдает предпочтение старым, проверенным программам и Access 2010 – не исключение. Давайте рассмотрим создание базы данных в Access 2010 пошагово.

Описание

MS Access 2010 – очередная версия популярной системы управления базами данных, которая покоряет пользователей простотой, понятным графическим интерфейсом, функциональностью и производительностью. Приложение приходит на помощь, когда функционала MS Excel уже не хватает.

Во время работы с большими объемами информации необходима возможность создавать полнофункциональные выборки, на что табличный редактор не способен. В функциональном плане она несущественно отличается от своей предшественницы, а вот интерфейс и группировка элементов претерпели некоторые изменения.

Различия MS Access 2007 и 2010

Рассмотрим нововведения, появившиеся в Access 2010:

• создание базы данных, ориентированную на работу с веб-сервисами;
• размещение БД на личном сервере SharePoint для общего доступа к данным и их редактированию;
• выбор готового шаблона под конкретные цели, который успешно редактируется;
• улучшен режим таблицы, создающий атрибуты без указания типа данных (определяется автоматически);
• появилась лента, группирующая элементы управления и упрощает поиск нужной функции;
• добавление эффективных средств создания объектов, с помощью которой создается форма, отчет, таблица или запрос в один клик;
• добавлены новые макеты, разрешающие создавать кастомизированные формы и отчеты;
• улучшены средства сортировки и фильтрации;
• импорт данных в XPS и PDF файлы;
• повышена стабильность работы и оптимизировано потребление ресурсов компьютера.

Внимание! Чтоб открыть созданный в Access 2010 файл в версии 2007 и ниже, нужно сохранить его в формате .mdb.

Создание БД

Учитывая тот факт, что критических нововведений в функциональном плане нет, рекомендуется использовать инструкцию из статьи «Создание базы данных в Access 2007». Единственной особенностью стала частичная миграция некоторых элементов управления, но отыскать их на новой интуитивно понятной ленте не составит труда.

Теперь вы знаете процесс создания базы данных в Access 2010 пошагово, а также осведомлены о ключевых различиях двух популярных версий офисного приложения.

Подписывайтесь на нашу Email-рассылку. Спамить не будем, обещаем!)

[contact-form-7 id=»16177″ title=»Подпись по email»]

Источник: https://geekon.media/sozdanie-bd-v-access-2010/